phân tích công việc của chức danh trưởng phòng hành chính- quản trị tại trường cao đẳng sư phạm hà nội

LỜI NÓI ĐẦU
“ Mọi nguồn tài nguyên đều là hữu hạn.
Chỉ có sức sáng tạo của con người là vô hạn.
Quản trị nhân lực hiệu quả là chìa khóa giải phóng sức sáng tạo đó. “
Nếu như trước đây, con người chỉ được coi là một loại công cụ lao động không
hơn không kém thì trong thời đại ngày nay tầm quan trọng của con người trong
tổ chức đã được mọi người, mọi tổ chức công nhận. Nhiều tổ chức đã sai lầm
khi cho rằng tài chính là sự thể hiện sức mạnh của mình. Trong xu thế toàn cầu
hóa và sự phát triển mạnh mẽ của khoa học – kỹ thuật, một tổ chức muốn khẳng
định được vị thế, sức mạnh và tầm ảnh hưởng thì phải dựa vào động lực quan
trọng nhất là nguồn lực con người. Con người là yếu tố mang tính quyết định, có
tính sáng tạo, có thể nói “ con người là nguồn lực của mọi nguồn lực “.Vì vậy
công tác quản trị nhân lực đang ngày càng được quan tâm, coi trọng nhằm khai
thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi thế của nguồn lực con người.
Phân tích công việc là việc đầu tiên cần phải thực hiện của mọi nhà quản trị
nhân lực. Đây là hoạt động mang tính nền tảng của quản trị nhân lực. Phân tích
công việc là công cụ để làm tốt các công tác như: tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí
lao động, đánh giá thực hiện công việc, trả thù lao lao động, đào tạo và phát
triển nguồn nhân lực của tổ chức. Do vậy đây được coi là công việc quan trọng
cần thực hiện đầu tiên để làm cở sở, nền tảng cho các công tác khác.
Tuy nhiên, đối với các nước đang phát triển như Việt Nam hiện nay, phân tích
công việc là khái niệm khá mới mẻ và xa lạ. Phần lớn các tổ chức chưa thực
hiện hoặc thực hiện chưa đầy đủ công tác phân tích công việc. Nguyên nhân là
do hoạt động quản trị nhân lực ở nước ta chưa được nhận thức và đánh giá một
cách đúng đắn, các tổ chức chưa thấy rõ được bản chất và vai trò của phân tích
công việc nên chưa có sự đầu tư đúng mức cho công tác này. Tại trường Cao
đẳng Sư phạm Hà Nội, công tác phân tích công việc cũng chưa được quan tâm
và thực hiện đầy đủ. Vì vậy em đã chọn đề tài : “ Phân tích công việc của chức
danh Trưởng phòng Hành chính- Quản trị tại trường Cao đẳng Sư phạm Hà
Nội “.
Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thạc sĩ Nguyễn Thị Hồng đã

nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thiện bài báo cáo này. Tuy nhiên do kinh nghiệm và
trình độ chuyên môn còn hạn chế nên bài báo cáo thực hành còn nhiều thiếu sót,
em rất mong nhận được sự đánh giá và góp ý của các thầy cô giao để bài báo
cáo hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên
Hoàng Quỳnh Anh

1
I. KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM HÀ NỘI
1. Giới thiệu chung
Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội là cơ sở đào tạo trực thuộc Uỷ ban Nhân
dân thành phố Hà Nội có chức năng đào tạo, bồi dưỡng giáo viên Tiểu học, giáo
viên Trung học cơ sở có trình độ Cao đẳng các bộ môn Tự nhiên, Xã hội, Ngoại
ngữ, Nhạc, Họa, Thể dục, Công nghệ thông tin, v.v.
Trụ sở chính đặt tại : Đường Dương Quảng Hàm, phường Quan Hoa, quận Cầu
Giấy, TP Hà Nội.
Cơ sở II tại đường Vĩnh Phúc, phường Vĩnh Phúc, quận Ba Đình, TP Hà Nội.
Điện thoại: 04.8330708 Fax: 8335426
Sứ mạng
Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội là một trong những trung tâm đào tạo, bồi
dưỡng giáo viên Tiểu học, Trung học cơ sở có chất lượng cao của Thủ đô; là cơ
sở nghiên cứu khoa học, ứng dụng, chuyển giao công nghệ, cung cấp nguồn
nhân lực cho sự nghiệp giáo dục và các lĩnh vực phát triển kinh tế - xã hội của
thành phố Hà Nội.
Tầm nhìn
"Xây dựng trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội trở thành trung tâm đào tạo, bồi
dưỡng giáo viên Tiểu học, Trung học cơ sở có chất lượng cao. Phát triển Nhà
trường trở thành trường đại học đa ngành, đáp ứng nguồn nhân lực cho sự
nghiệp phát triển của Thủ đô Hà Nội".

Lịch sử phát triển
Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội được thành lập ngày 06/01/1959. Trong
suốt quá trình hơn 50 năm xây dựng và trưởng thành, nhà trường đã không
ngừng phát triển, đóng góp xuất sắc vào sự nghiệp giáo dục đào tạo của Thủ đô
Hà Nội nói riêng và của cả nước nói chung. Lịch sử hình thành và phát triển của
nhà trường gắn liền với sự nghiệp đấu tranh cách mạng cũng như phát triển của
đất nước và Thủ đô và có thể được chia ra thành 09 giai đoạn chủ yếu sau đây:
Giai doạn 1959- 1964: Trường Sư phạm Trung, Sơ cấp Hà Nội
Trong thời gian chuẩn bị cho năm học 1959 – 1960, Sở Giáo dục Hà Nội đã
gửi tờ trình lên Bộ Giáo dục và Ủy ban Hành chính thành phố xin phép cho Hà
Nội được mở trường Sư phạm. Sở Giáo dục đã giao nhiệm vụ cho hai đồng chí
Nguyễn Công Tạc và Bùi Đình Tân cùng một số giáo viên cũ của trường Sư
phạm Sơ cấp và Chu Văn An II chịu trách nhiệm tổ chức trường Sư phạm đầu
tiên của Thủ đô: Trường Sư phạm Trung, Sơ cấp Hà Nội.
2
Giai đoạn 1965- 1969: Trường Sư phạm cấp II Hà Nội
Việc đào tạo giáo viên cấp 2 hệ 7+2, thật ra chỉ là giải pháp tình thế nhằm khắc
phục tình trạng thiếu giáo viên nghiêm trọng của Thủ đô Hà Nội mấy năm sau
hòa bình lập lại. Nhưng chúng ta đã sớm nhận thức được, là muốn có đội ngũ
giáo viên cấp 2 có chất lượng hơn thì cấn sớm nâng cấp hệ đào tạo khi điều kiện
cho phép. Chính vì vậy mà trường chỉ mở 2 khóa 7+2, sau đó chuyển sang hệ
10+1. Đến thời điểm này số lượng giáo viên cấp 2 của Hà Nội đã tương đối đủ
theo yêu cầu cho phép, trường Sư phạm Hà Nội triển khai đào tạo giáo viên cấp
2 hệ dài hạn hơn – hệ 10+2.
Tuy vẫn là hệ Trung cấp nhưng với hệ 10+2, chất lượng sinh viên đã được
nâng lên một bước. Vì học sinh đã tốt nghiệp phổ thông hệ 10 năm nên có điều
kiện tiếp cận với những kiến thức cơ sở của chương trình đại học.
Giai đoạn 1970 – 1975: Trường Sư phạm Cấp II Hà Nội
Đầu năm học 1969 – 1970, nhà trường chỉ còn hệ đào tạo Sư phạm cấp II với 4
ban: văn sử, toán lí, sinh hóa, sinh địa. Đây cũng là năm học cuối cùng của khóa

I, hệ đại học.
Cũng từ năm học này, trường mang tên mới: Trường Sư phạm cấp II (10+3) Hà
Nội.
Từ năm 1967, Bộ Giáo dục đã giao cho trường Đại học Sư phạm Hà Nội mở
thí điểm khoa đào tạo giáo viên cấp 2 dạy 2 môn theo trình độ đại học, học trong
3 năm.
Năm học 1967-1968, trường đã tuyển sinh thí điểm 2 lớp(10+3) này. Trong khi
đó nhà trường vẫn tiếp tục đào tạo đại trà hệ 10+2 và đặt 2 lớp 10+3 thí điểm
này cạnh 2 lớp (10+3) của Bộ ở nơi sơ tán và cử các cán bộ giảng dạy tham gia
giảng dạy và viết tài liệu học tập cho giáo sinh.
Việc chuyển từ đào tạo theo các hệ trung cấp sang hệ đại học (10+3), tuy mới
là thí điểm nhưng cũng đánh dấu một bước ngoặt lớn về chất đối với nhà trường.
Sự thay đổi của hệ đào tạo giáo viên cấp II từ bậc trung cấp sang bậc đại học mở
đầu thời kì ổn định tương đối lâu dài của nhà trường. Sự thay đổi hệ đào tạo đặt
ra nhiều vấn đề mới mẻ về nội dung, phương pháp, công tác quản lí điều hành
buộc nhà trường phải suy nghĩ, tìm tòi các biện pháp giải quyết.
Giai đoạn 1975 – 1978: Trường Sư phạm Cấp II Hà Nội
3
Từ năm 1975, Trường Sư phạm cấp II (10+3) Hà Nội được coi là đơn vị duy
nhất của địa phương được Bộ cho phép đào tạo giáo viên cấp 2 theo chương
trình đại học.
Ngày 31-03-1976, Bộ Giáo dục gửi Ủy ban Hành chính thành phố Hà Nội chỉ
thị số 764 về việc chuẩn bị công nhận tư cách pháp nhân cho trường Cao đẳng
Sư phạm Hà Nội. Chỉ thị trên có vai trò khá quan trọng đối với việc phát triển
của trường.
Để tăng cường bộ máy quản lí, trường đã được bổ sung thêm 01 Hiệu phó phụ
trách chuyên môn (đ/c Vương Thị Hanh) và một số cán bộ giảng dạy các môn
Nhạc, Họa, Thể dục, KTCN, KTNN, Ngoại ngữ để kịp khai giảng năm học
mới.
Nhờ sự chi viện kịp thời và có hiệu quả trên, trường Sư phạm (10+3) Hà Nội là

trường duy nhất trong cả nước thực hiện đầy đủ việc đào tạo 12 ban theo chương
trình thí điểm hệ Cao đẳng Sư phạm của Bộ Giáo dục.
Giai đoạn 1978 – 1984
Từ một trường Sư phạm không chính quy của địa phương, chưa có tư cách
pháp nhânn để tổ chức các kì thi và cấp bằn tốt nghiệp cho các giáo sinh hệ
10+3, giờ đây nhà trường đã được công nhận là một đơn vị đào tạo Cao đẳng Sư
phạm chính quy của nhà nước (theo QĐ 164-TTG ngày 21-03-1978 của Thủ
tướng Chính phủ vể công nhận chính thức một số trường Cao đẳng Sư phạm).
Từ năm 1978, nhà trường bắt đầu một thời kìa mới, thời kì của một hệ đào tạo
lâu dài nhất, ổn định nhất và đạt được nhiều thành tựu đáng tự hào nhất, tất cả
đều xuất phát từ quyết định có tính pháp lí trên.
Đầu năm học 1980-1981, đồng chí Lê Văn Lương (Ủy viên Bộ Chính trị, Bí
thư Thành ủy Hà Nội) đã về thăm và khảo sát nhà trường. Sau chuyến thăm đó,
trường được xác định là đơn vị trực thuộc quản lí của Ủy ban Nhân dân thành
phố Hà Nội.
Về cơ cấu tổ chức: Ban Giám hiệu nhà trường bao gồm 01 hiệu trưởng và 01
hiệu phó. Nhà trường có 04 khoa và 01 tổ trực thuộc (khoa Tự nhiên, khoa Xã
hội, khoa Ngoại ngữ, khoa Tại chức và tổ Tâm lý Giáo dục); 04 phòng và 01 ban
(phòng Tổ chức-Cán bộ, phòng Giáo vụ, phòng Quản trị - Tài vụ, phòng Hành
chính-Tổng hợp và ban Thư viện).
Giai đoạn 1984 – 1989
4
Quán triệt và thực hiện những tư tưởng lớn của Đại hội đại biểu toàn quốc
Đảng cộng sản Việt Nam lần thứ IV, hướng tới kỉ niệm 30 năm ngày thành lập
trường, quyết tâm vượt qua mọi khó khăn, tập trung mọi sức mạnh, với tư tưởng
dám nghĩ dám làm, mạnh dạn đổi mới tư duy, đổi mới công tác tổ chức cán bộ,
đổi mới tác phong và lề lối làm việc, thực sự làm chuyển biến các danh hiệu thi
đua đã đạt được: Đảng bộ trong sạch và vững mạnh, Công đoàn và Đoàn Thanh
niên Cộng sản Hồ Chí Minh vững mạnh.
Nhiệm vụ cơ bản của kế hoạch 3 năm 1987 – 1990:

+ Thực hiện thắng lợi Nghị quyết của Đại hội đại biểu toàn quốc Đảng Cộng sản
Việt Nam lần thứ IV
+ Đổi mới toàn diện các hoạt động trong nhà trường
+ Chuẩn bị đội ngũ và các điều kiện để hoàn thành tốt nhiệm vụ cán bộ giảng
dạy theo QĐ số 365/QĐ do Bộ Giáo dục ban hành ngày 20-03-1986
+ Phấn đầu mỗi giáo viên trở thành một chuyên gia cấp học
+ Phát động các phong trào thi đua lớn về mọi mặt để lập thành tích hướng tới kỉ
niệm 30 năm ngày thành lập trường (06-01-1989).
Giai đoạn 1989 – 1994
Ngay từ năm học 1989 – 1990, nhà trường đã thí điểm việc áp dụng quy trình
đào tạo mới: chuyển từ cách đào tạo theo niên chế sang cách đào tạo tích lũy học
phần. Để làm được việc này, nhà trường đã phải tự lực thiết kế lại chương trình
đào tạo theo học phần cho cả 16 ban đào tạo khác nhau.
Nhà trường đã tổ chức nhiều cuộc hội thảo cấp trường, cấp khoa để phát huy trí
tuệ tập thể nhằm xây dựng cho được 1 quy trình đào tạo mới khả thi. Các tổ
chuyên môn cũng tập trung rà soát lại chương trình, phân công giảng dạy hợp lí,
có ý thức hướng dẫn sinh viên học tập và nghiên cứu theo quy trình đào tạo mới,
bước đầu thử nghiệm xây dựng cac quỹ đề thi học phần cho từng bộ môn.
Từ thói quen đào tạo theo niên chế, với việc kết thúc khóa đào tạo bằng một kì
thi tốt nghiệp, nay chuyển sang cách đào tạo mới, không còn kì thi tốt nghiệp mà
thay vào đó là việc xét và công nhận tốt nghiệp. Chỉ sau 1 năm học, việc đào ạo
theo quy trình mới của nhà trường đã nhanh chóng đi vào nền nếp.
Giai đoạn 1994 – nay
Từ giữa những năm 1990 đến nay, nhà trường đã có nhiều tờ trình gửi các cơ
quan hữu quan, các cấp trên, với tính chất như là những văn bản chuẩn bị về mặt
pháp lí cho quá trình nâng cấp trường lên đại học.
5
Mục tiêu trước mắt và một vài năm đầu thế kỉ XXI của trường Cao đẳng Sư
phạm Hà Nội là: Đào tạo giáo viên Tiểu học và Trung học cơ sở chất lượng cao,
theo hướng xây dựng trường thành trường Đại học của Thủ đô.

6
2. Thực trạng phân tích công việc
Tổng số chức danh công việc hiện có:
Bộ phận Tên chức danh công việc Số người thực hiện
Ban giám hiệu
Hiệu trưởng 1
Phó hiệu trưởng 1
Các khoa đào tạo
Chủ nhiệm khoa 6
Phó chủ nhiệm khoa 6
Chủ nhiệm bộ môn 19
Tổ trưởng chuyên môn 4
Phó tổ trưởng chuyên môn 4
Giảng viên 72
Giáo vụ 4
Các phòng ban, trung
tâm
Trưởng phòng 7
Phó trưởng phòng 7
Giám đốc 3
Phó giám đốc 3
Chuyên viên 20
Nhân viên 30
Văn thư 5
Thư viện viên 4
Kế toán 4
Lái xe 4
Kỹ thuật viên 5
Trưởng ban 2

Y sỹ 2
Hiện nay, trong cơ cấu tổ chức của trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội công tác
quản trị nhân lực được giao cho phòng Tổ chức đảm nhận. Nhìn chung công tác
quản trị nhân lực đã được tiến hành và đạt kết quả tốt trong thời gian qua. Tuy
nhiên công tác phân tích công việc vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Phòng
Tổ chức chưa xây dựng bản mô tả công việc cho từng chức danh công việc cụ
thể. Điều này tạo ra sự chồng chéo trong thực hiện nhiệm vụ, gây khó khăn cho
công tác đánh giá việc thực hiện công việc.
Tại phòng Hành chính- Quản trị, thạc sĩ Lê Văn Chung là trưởng phòng. Đây là
chức danh có vai trò quan trọng, quyết định và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt
động của phòng, giúp đỡ Ban giám hiệu trong công tác quản lý. Tuy nhiên chức
danh công việc này chưa có bản mô tả công việc. Vì vậy cần xây dựng một bản
mô tả công việc để cụ thể các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của trưởng
phòng, từ đó tạo điều kiện hoàn thành công việc một cách tốt hơn.
7
II. KHẢO SÁT PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG
HÀNH CHÍNH- QUẢN TRỊ
1. Chuẩn bị phân tích công việc
1.1. Bản chất của phân tích công việc
- Là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông
tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ
bản chất của từng công việc.
- Là việc nghiên cứu công việc để làm rõ ở từng công việc cụ thể người lao
động có nhiệm vụ, trách nhiệm gì, họ thực hiện các hoạt động nào, tại sao phải
thực hiện và thực hiện như thế nào, những máy móc, thiết bị, công cụ nào được
sử dụng, những mối quan hệ nào được thực hiện, điều kiện làm việc cụ thể,
những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và những khả năng mà người lao động cần
phải có để thực hiện công việc.
- Là việc xác định rõ những yêu cầu về nghiệp vụ, kỹ năng cần thiết và các
điều kiện để thực hiện có hiệu quả các công việc trong một tổ chức.

1.2 . Mục đích phân tích công việc
* Đối với người lao động:
- Hiểu rõ công việc của mình.
- Nắm vững nhiệm vụ, quyền hạn của bản thân trong công việc.
- Thấy rõ vị trí của bản thân trong tổ chức, mối quan hệ với các bên.
- Hiểu được kì vọng của tổ chức với bản thân.
- Có tiêu chuẩn, mục đích rõ ràng để hướng đến ( định hướng nỗ lực thực hiện
công việc và định hướng học tập hoàn thiện, nâng cao trình độ).
- Có cẩm nang hướng dẫn cho sự thực hiện công việc.
- Có tài liệu, bằng chứng để bảo vệ quyền lợi của bản thân.
* Đối với tổ chức: Các văn bản kết quả của phân tích công việc là điều kiện
cần để đảm bảo tính chuyện nghiệp trong triển khai các hoạt động quản lý. Đảm
bỏa hiệu quả quản lý, tăng cường tính tự quản, tiết kiệm các loại chi phí trong tổ
chức sản xuất.
- Giúp tổ chức xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động,
đồng thời có thể làm cho họ hiểu các kỳ vọng đó.
- Định hướng cho các công tác: tuyển mộ, tuyển chọn, hoàn thiện bố trí lao
động.
- Là cơ sở cho bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác cho CBNV trong tổ chức.
8
- Là cơ sở cho việc xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc và hệ
thống chức danh công việc.
- Là cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch đào tạo.
- Là cơ sở trả thù lao lao động công bằng….
* Đối với cá nhân:
- Có điều kiện để vận dụng kiến thức đã học trong môn quản trị nhân lực vào
thực hành.
- Giúp củng cố những kiến thức đã học qua thực tế, làm nền tảng cho quản trị
nhân lực học phần 2.
- Là cơ hội để tiếp xúc sớm với nghề của mình trong tương lai.

- Tạo cho cá nhân cảm giác yêu nghề, hứng thú với công việc.
1.3. Xác định công việc cần phân tích
* Công việc cần phân tích:
- Tên công việc : Trưởng phòng
- Bộ phận: Phòng Hành chính – Quản trị
- Số người thực hiện công việc: 1
- Người đang đảm nhận công việc: Thạc sĩ Lê Văn Chung
* Các phương pháp thu thập thông tin:
- Thu thập thông tin thứ cấp: Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội là tổ chức
trực thuộc UBND thành phố Hà Nội. Đây là cơ quan nhà nước nên có nhiều văn
bản được ban hành. Hơn nữa đây là phương pháp đầu tiên và dễ dàng để thu
thập thông tin từ những tài liệu đã có. Dùng phương pháp này sẽ tránh được
những nguồn thông tin sai lệch vì các thông tin được thu thập từ các văn bản có
tính pháp lí, đã được ban hành và áp dụng. Các văn bản có thể thu thập như:
+ Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và các bộ phận trực thuộc
+ Bản phân công nhiệm vụ của các phòng, ban, tổ đội
+ Các văn bản quy định tiêu chuẩn chức danh viên chức
+ Các văn bản liên quan đến đánh giá thực hiện công việc của các phòng ban
+ Văn bản quy định định mức lao động
+ Các bản mô tả công việc đã có hoặc văn bản tương tự ở đơn vị
+ Những bộ tiêu chuẩn về điều kiện lao động, định mức trang thiết bị
+ Các văn bản thể hiện nội dung quy trình công nghệ, quy trình thực hiện thao
tác, tài liệu về hợp lý hoá phương pháp thao tác
+ Quy chế hoạt động của đơn vị và các bộ phận trực thuộc
9
- Phỏng vấn: Đây là công việc liên quan tới lĩnh vực quản lí, không phải là
công việc sản xuất vì vậy dùng phương pháp quan sát, ghi chép sự kiện quan
trọng sẽ không đạt hiệu quả cao. Khi sử dụng phương pháp phỏng vấn có thể thu
thập thông tin từ chính đố tượng thực hiện công việc nên các thông tin thu được
sẽ cụ thể hơn, có độ tin cậy tương đối cao.

- Sử dụng bảng hỏi: Sử dụng phương pháp này có thể thu thập thông tin nhiều,
nhanh, tốn ít công sức và chi phí. Các thông tin thu được không bị phân tán mà
tập trung vào 1 trọng tâm. Người cần hỏi sẽ dễ dàng trả lời các câu hỏi.
* Kế hoạch cụ thể tiến hành phân tích công việc:
ST
T
Ngày thực
hiện
Tên công việc Nguồn thông tin
1 03/10/2011
Thu thập thông tin
giới thiệu khát quát
về trường CĐSP Hà
Nội
Trang web:
www.caodangsuphamhanoi.edu.com
2 05/10/2011
Chuẩn bị phân tích
công việc: tìm hiểu
về bản chất, mục
đích, phương pháp
thu thập thông tin
Giáo trình Quản trị nhân lực I
Slide bài giảng Quản trị nhân lực
Internet
3 07/10/2011
Thu thập các thông
tin, văn bản liên
quan tới chức năng,
nhiệm vụ của

Trưởng phòng Hành
chính- Quản trị
Trưởng phòng Hành chính- Quản trị
Internet
4 11/10/2011
Phỏng vấn người
trực tiếp làm công
việc cần mô tả
Đề cương môn Quản trị nhân lực
Trưởng phòng Hành chính- Quản trị
4 14/10/2011
Phát bảng hỏi thu
thập thêm các thông
tin cần thiết
Phó Hiệu trưởng
Trưởng phòng Hành chính- Quản trị
Trưởng phòng Tổ chức
5 15-16/10/2011
Phác thảo bản mô tả
công việc của
Trưởng phòng Hành
chính- Quản trị
Các văn bản, thông tin liên quan
Nội dung cuộc phỏng vấn
Bảng hỏi
10
6 19/10/2011
Kiểm chứng, lấy ý
kiến để hoàn thiện
bản mô tả công việc

Phó Hiệu trưởng
Trưởng phòng Hành chính- Quản trị
Trưởng phòng Tổ chức
7 22/10/2011
Hoàn thiện bản mô
tả công việc
Ý kiến đóng góp, sửa chữa của Phó
Hiệu trưởng, Trưởng phòng Tổ chức,
Trưởng phòng Hành chính- Quản trị
2. Thu thập thông tin
* Ngày 07/10/2011, tới trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội gặp Trưởng phòng
Hành chính- Quản trị để trao đổi về bài báo cáo thực hành và xin các văn bản
liên quan. Các văn bản thu thập được là:
- Quy chế tổ chức và hoạt động của trường Cao Đẳng Sư phạm Hà Nội ( trích
chương III, IV. Phụ lục 1, 2)
- Phân công chức năng, nhiệm vụ đối với CBNV phòng Hành chính- Quản trị
năm học 2011-2012.
11
Chương III
TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ
Điều 7. Cơ cấu tổ chức của trường.
1) Lãnh đạo:
a/ Hiệu trưởng.
b/ Các Phó Hiệu trưởng.
2) Các Hội đồng: Đào tạo, Khoa học và Tư vấn khác.
3) Các phòng chức năng.
Căn cứ vào tình hình, nhiệm vụ, Trường được thành lập từ 5
đến 8 phòng. Hiện tại trường có :
a/ Phòng Đào tạo.
b/ Phòng Hành chính - Quản trị.

c/ Phòng Tổ chức.
d/ Phòng Kế hoạch -Tài chính.
e/ Phòng QLKH và Đối ngoại.
4) Các Khoa và Tổ bộ môn trực thuộc.
a/ Khoa Tự nhiên.
b/ Khoa Xã hội.
c/ Khoa Tiểu học.
d/ Khoa Ngoại ngữ.
e/ Khoa Nhạc-Hoạ-Thể dục.
f/ Khoa Công nghệ thông tin.
g/ Tổ Tâm lý-Giáo dục.
h/ Tổ Mác Lê nin.
5) Các bộ phận phục vụ đào tạo:
a/ Ban Thư viện.
b/ Ban Y tế.
Điều 8. Hiệu trưởng.
Hiệu trưởng là người đại diện theo pháp luật của nhà trường có
trách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động của nhà
12
trường theo các quy định của pháp luật. Hiệu trưởng do UBND thành
phố bổ nhiệm, miễn nhiệm theo nhiệm kỳ và theo tiêu chuẩn qui định
của Thành phố, của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Hiệu trưởng có nhiệm
vụ, quyền hạn sau:
1) Trình Cơ quan chủ quản phê duyệt quy chế Tổ chức và hoạt
động của trường.
2) Trình các cơ quan chủ quản duyệt kế hoạch dài hạn và hàng
năm của trường, trình duyệt dự toán và quyết toán tài chính hàng năm;
tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính đã được Uỷ ban Nhân dân thành
phố Hà Nội phê duyệt. Quản lý trường, tài chính, tài sản, thiết bị;
quyết định sử dụng các nguồn vốn vào công tác đào tạo, nghiên cứu

khoa học, sản xuất kinh doanh, xây dựng và phát triển trường.
3) Tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của
trường theo các điều 5,6,7 của quy chế này.
4) Quản lý giảng viên, cán bộ, nhân viên. Quyết định bổ nhiệm,
miễn nhiệm các chức vụ từ Trưởng khoa, Trưởng phòng trở xuống.
Thực hiện những công việc thuộc thẩm quyền trong tuyển dụng giảng
viên, cán bộ, nhân viên và ký kết các hợp đồng lao động theo quy định
của pháp luật.
5) Khai thác, quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực nhằm
thực hiện mục tiêu đào tạo, phát triển nhà trường và đảm bảo chất
lượng, hiệu quả đào tạo, nghiên cứu khoa học.
6) Hiệu trưởng là chủ tài khoản của trường, chịu trách nhiệm
trước pháp luật về toàn bộ công tác quản lý tài chính và tài sản của
đơn vị.
7) Chỉ đạo và tổ chức thực hiện việc quản lý tài chính, tài sản quy
định tại quy chế này và các quy định của Nhà nước về lao động, tiền
lương, tiền công, học bổng, học phí, trợ cấp xã hội, các chế độ chính
sách đối với giảng viên, cán bộ, nhân viên và người học của trường.
13
8) Quyết định mức chi phí quản lý, chi nghiệp vụ trong phạm vi
nguồn tài chính được sử dụng, tuỳ theo nội dung và hiệu quả công
việc quy định tại điều 24, 25, 26 của quy chế này.
9) Tuỳ theo điều kiện cụ thể, Hiệu trưởng được Bộ Giáo dục và
Đào tạo hoặc cơ quan chủ quản uỷ quyền quyết định đầu tư các dự án
theo theo quy định của Nhà nước.
10) Tổ chức các hoạt động khoa học và công nghệ, cung ứng dịch
vụ, nhận tài trợ và tiếp nhận viện trợ của nước ngoài theo quy định của
pháp luật để bổ sung kinh phí hoạt động và đầu tư phát triển nhà
trường.
11) Bảo đảm sự lãnh đạo của tổ chức Đảng trong nhà trường. Xây

dựng mối quan hệ chặt chẽ với các đoàn thể, tổ chức xã hội trong các
hoạt động của trường.
12) Khi vắng mặt, Hiệu trưởng uỷ quyền một Phó Hiệu trưởng
điều hành giải quyết công việc nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm trước
pháp luật và UBND thành phố Hà Nội về việc uỷ quyền.
13) Đảm bảo an ninh trật tự và an toàn trong nhà trường.
Điều 9. Phó Hiệu trưởng.
Phó Hiệu trưởng là người giúp việc cho Hiệu trưởng, được Hiệu
trưởng phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác của
trường. Phó Hiệu trưởng giải quyết công việc và chịu trách nhiệm trước
Hiệu trưởng về kết quả công việc được phân công.
Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Phó Hiệu trưởng do Hiệu trưởng đề
nghị và UBND thành phố Hà Nội quyết định theo nhiệm kỳ và tiêu
chuẩn quy định của Bộ Giáo dục - Đào tạo và của UBND thành phố
Hà Nội.
Điều 10. Hội đồng Khoa học và Đào tạo.
1) Hội đồng khoa học và đào tạo là tổ chức tư vấn cho Hiệu
trưởng về:
14
- Mục tiêu, chương trình, kế hoạch dài hạn, kế hoạch năm về giáo
dục - đào tạo và khoa học công nghệ của trường.
- Đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên.
2) Hội đồng Khoa học và Đào tạo của trường gồm Hiệu trưởng,
các Phó Hiệu trưởng, các Trưởng Khoa, một số Trưởng phòng, Ban,
Trung tâm, Tổ trưởng Tổ bộ môn, giảng viên, cán bộ hoạt động khoa
học, nhà khoa học ở ngoài trường.
3) Hiệu trưởng ra quyết định thành lập Hội đồng khoa học và Đào
tạo. Chủ tịch Hội đồng do các uỷ viên Hội đồng bầu theo nguyên tắc
đa số, trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định theo phía có
phiếu của Hiệu trưởng. Hiệu trưởng ra quyết định bổ nhiệm Chủ tịch

Hội đồng Hội đồng Khoa học và Đào tạo trường, nhiệm kỳ Hội đồng
Khoa học và Đào tạo cùng nhiệm kỳ của Hiệu trưởng.
Điều 11. Hội đồng tư vấn.
Các Hội đồng tư vấn (bao gồm các Hội đồng: Lương, tuyển dụng,
tuyển sinh, thi đua khen thưởng, kỷ luật ) do Hiệu trưởng quyết định
thành lập và có quy chế hoạt động riêng.
Thành phần, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và thời hạn của các
Hội đồng tư vấn sẽ được thể hiện theo từng quyết định thành lập của
Hiệu trưởng.
Điều 12. Các phòng chức năng.
1) Trường được tổ chức các phòng chức năng giúp Hiệu trưởng
thực hiện các mặt công tác chủ yếu: Hành chính – tổng hợp, Tổ chức,
Đào tạo, Khoa học và công nghệ, Kế hoạch – Tài chính, Quan hệ quốc
tế, Quản lý sinh viên – học sinh, Thanh tra.
2) Các phòng chức năng có các nhiệm vụ sau đây:
a. Tổ chức và triển khai thực hiện nhiệm vụ theo chức năng và
quyền hạn được giao.
15
b. Đề xuất các đề án, dự án, các chủ trương công tác, dự thảo
các quyết định quản lý theo thẩm quyền để Hiệu trưởng xem xét quyết
định.
c. Tổ chức thực hiện các quyết định của Hiệu trưởng và giải
quyết công việc thường xuyên thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ
được giao.
d. Quản lý cán bộ, nhân viên của đơn vị mình theo sự phân cấp
của Hiệu trưởng.
3) Đứng đầu các phòng là Trưởng phòng do Hiệu trưởng bổ
nhiệm và miễn nhiệm. Giúp việc Trưởng phòng là Phó Trưởng phòng
do Hiệu trưởng bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề nghị của Trưởng
phòng.

Trưởng phòng có nhiệm vụ quản lý đơn vị mình theo chế độ thủ
trưởng. Tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về
công tác của đơn vị mình theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn đã
được Hiệu trưởng phê duyệt.
Điều 13. Các Khoa và Bộ môn trực thuộc trường.
1) Căn cứ vào số lượng ngành và qui mô đào tạo, Hiệu trưởng
quyết định thành lập các Khoa, Tổ bộ môn trực thuộc theo cơ cấu
được UBND thành phố Hà Nội phê duyệt. Khoa, Tổ bộ môn trực
thuộc trường có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
a. Tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học
tập và các hoạt động giáo dục khác theo chương trình, kế hoạch giảng
dạy chung của nhà trường.
b. Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; chủ động khai
thác các dự án hợp tác, phối hợp với các tổ chức khoa học và công
nghệ, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học và đời sống xã hội.
c. Quản lý giảng viên, cán bộ, nhân viên, sinh viên thuộc Khoa
theo phân cấp của Hiệu trưởng.
16
d. Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học, tài liệu
giảng dạy do Hiệu trưởng giao. Tổ chức nghiên cứu cải tiến phương
pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì
thiết bị dạy học, thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học thuộc
chuyên môn khoa quản lý.
e. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc đào tạo, bồi
dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho giảng viên và
cán bộ nhân viên thuộc khoa.
2) Đứng đầu các khoa, bộ môn trực thuộc là Trưởng khoa,
Trưởng bộ môn do Hiệu trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm. Giúp việc
Trưởng khoa có các Phó Trưởng khoa do Hiệu trưởng bổ nhiệm, miễn
nhiệm theo đề nghị của Trưởng khoa. Nhiệm kỳ của Trưởng khoa và

Phó Trưởng khoa theo nhiệm kỳ của Hiệu trưởng và có thể được bổ
nhiệm lại nhưng không quá hai nhiệm kỳ liên tiếp.
Trưởng khoa, Trưởng bộ môn có nhiệm vụ quản lý đơn vị mình
theo chế độ thủ trưởng. Tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trước
Hiệu trưởng về công tác của đơn vị mình theo chức năng nhiệm vụ và
quyền hạn đã được Hiệu trưởng phê duyệt.
Điều 14. Các bộ môn thuộc Khoa.
1) Bộ môn thuộc Khoa là đơn vị cơ sở về đào tạo, hoạt động khoa
học và công nghệ của trường, chịu trách nhiệm về học thuật trong các
hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ. Bộ môn hoạt động theo quy
chế do Hiệu trưởng quy định.
2) Bộ môn có các nhiệm vụ sau đây:
a. Chịu trách nhiệm về nội dung, chất lượng, tiến độ giảng dạy,
học tập một số môn học trong chương trình, kế hoạch giảng dạy chung
của trường, của khoa.
b. Tổ chức xây dựng và hoàn thiện nội dung, chương trình, biên
soạn giáo trình và tài liệu giảng dạy liên quan đến ngành, chuyên
ngành đào tạo được khoa và trường giao.
17
c. Triển khai kế hoạch giảng dạy, học tập, hoạt động khoa học
và công nghệ, quản lý cơ sở vật chất, thiết bị theo sự phân công của
trường và của khoa.
3) Đứng đầu bộ môn là Trưởng bộ môn. Trưởng bộ môn do Hiệu
trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm trên cơ sở đề nghị của Trưởng khoa sau
khi tham khảo ý kiến của các giảng viên trong bộ môn.
Điều 15. Các cơ sở phục vụ và dịch vụ đào tạo.
1) Trường được tổ chức các cơ sở phục vụ đào tạo gồm: Trung
tâm hỗ trợ dạy-học, Ban Y tế, Phòng thí nghiệm, Xưởng thực hành,
Phòng truyền thống, Câu lạc bộ, Ký túc xá, Nhà ăn,
2) Hiệu trưởng quyết định thành lập các cơ sở phục vụ; qui định

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và bổ nhiệm các chức danh quản lý
18
Chương IV
GIẢNG VIÊN, CÁN BỘ VÀ NHÂN VIÊN
Điều 16. Giảng viên.
Giảng viên của trường là những người làm công tác giảng dạy có trình độ
chuyên môn bậc đại học trở lên, có năng lực sư phạm, đạt tiêu chuẩn chuyên
môn theo qui định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, có khả năng giảng dạy lý thuyết
và thực hành các môn học bậc Cao đẳng. Giảng viên có các nhiệm vụ và quyền
hạn sau:
1) Nhiệm vụ:
a. Chấp hành nghiêm chỉnh chủ trương, nghị quyết của Đảng; chính
sách, pháp luật của Nhà nước; thực hiện các quy chế của Bộ Giáo dục và Đào
tạo; Điều lệ trường Cao đẳng và quy chế tổ chức và hoạt động của trường.
b. Giảng dạy theo đúng nội dung chương trình đã được Bộ Giáo dục và
Đào tạo, nhà trường quy định; viết giáo trình, tài liệu phục vụ giảng dạy, học tập
theo sự phân công của Trường, Khoa, Bộ môn.
c. Chịu sự giám sát của các cấp quản lý về chất lượng, nội dung, phương
pháp đào tạo và nghiên cứu khoa học.
d. Tham gia hoặc chủ trì các đề tài nghiên cứu khoa học, ứng dụng
chuyển giao công nghệ theo sự phân công của Trường, Khoa, Bộ môn.
e. Giữ gìn phẩm chất, uy tín, danh dự của nhà giáo: tôn trọng nhân cách
của người học, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của người học, hướng dẫn
người học trong học tập, nghiên cứu khoa học, rèn luyện tư tưởng, đạo đức, tác
phong, lối sống.
f. Không ngừng tự bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, cải tiến phương
pháp giảng dạy để nâng cao chất lượng đào tạo.
g. Hoàn thành tốt các công tác khác được Trường, Khoa, Bộ môn giao.
2) Quyền hạn:
a. Được bố trí giảng dạy theo chuyên môn được đào tạo theo nội dung các

giáo trình giảng dạy phù hợp với quy định chung của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
b. Lựa chọn phương pháp và phương tiện giảng dạy nhằm phát huy năng
lực cá nhân, bảo đảm chất lượng và hiệu quả đào tạo.
c. Được tham gia nghiên cứu khoa học, đào tạo và bồi dưỡng để nâng cao
trình độ chuyên môn nghiệp vụ; được thi nâng bậc, chuyển ngạch giảng viên
theo quy định của pháp lệnh Cán bộ công chức.
19
d. Được hưởng mọi quyền lợi về vật chất tinh thần theo các chế độ chính
sách quy định cho nhà giáo; được hưởng các chế độ nghỉ lễ theo quy định của
Nhà nước và được nghỉ hè, nghỉ tết theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
e. Được ký hợp đồng giảng dạy và nghiên cứu khoa học tại các cơ sở giáo
dục nghiên cứu khoa học ngoài trường theo quy định của Bộ luật Lao động và
quy chế thỉnh giảng do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành.
f. Tham gia thực hiện quy chế dân chủ trong nhà trường.
g. Được Nhà nước xét tặng các danh hiệu Nhà giáo Nhân dân, Nhà giáo Ưu
tú, Kỷ niệm chương "Vì sự nghiệp Giáo dục" và các danh hiệu thi đua khác.
Điều 17. Cán bộ, nhân viên.
Cán bộ, nhân viên của trường gồm có: Cán bộ lãnh đạo quản lý trường,
lãnh đạo các đơn vị chức năng, lãnh đạo các đơn vị chuyên môn, phục vụ, dịch
vụ và nhân viên trong các đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của trường. Cán bộ, nhân
viên của trường có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
1) Được giao nhiệm vụ rõ ràng và có trách nhiệm hoàn thành công việc
được giao.
2) Chấp hành nghiêm chỉnh các qui định, quyết định của Hiệu trưởng, pháp
luật của nhà nước.
3) Được sử dụng phương tiện làm việc theo yêu cầu công việc và có nghĩa
vụ giữ gìn, bảo quản tài sản chung của trường.
4) Tham gia thảo luận góp ý kiến xây dựng chương trình, kế hoạch, sơ kết
tổng kết của đơn vị công tác và của trường. Được đề xuất các biện pháp cải tiến
tổ chức quản lý, điều kiện làm việc, đời sống vật chất, tinh thần, vệ sinh môi

trường và đào tạo bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của trường.
5) Tham gia thảo luận, xây dựng các qui chế,về tổ chức quản lý, quyền lợi
và nghĩa vụ của cán bộ nhân viên trong trường.
6) Được đề xuất để Hiệu trưởng bố trí, sử dụng và thực hiện chính sách chế
độ của nhà nước đối với cán bộ nhân viên theo qui đinh của Bộ Luật lao động.
20
Phụ lục 1
NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG BAN
1) PHÒNG TỔ CHỨC
a. Chức năng
Phòng Tổ chức là bộ phận chức năng có nhiệm vụ tham mưu, giúp Đảng uỷ
và Hiệu trưởng thực hiện tốt việc quản lý Nhà nước trên lĩnh vực tổ chức và cán
bộ; tổ chức và quản lý đời sống học sinh, sinh viên; thực hiện các chế độ chính
sách đối với đội ngũ cán bộ, giảng viên, học sinh, sinh viên ; công tác trật tự an
ninh trong phạm vi nhà trường.
b. Nhiệm vụ
* Công tác tổ chức cán bộ
- Nghiên cứu và đề xuất các phương án xây dựng và kiện toàn bộ máy quản
lý, cơ cấu tổ chức và soạn thảo các chủ trương nhiệm vụ của các bộ phận trong
trường.
- Lập quy hoạch xây dựng, phát triển bồi dưỡng các loại hình cán bộ trong
trường, cán bộ lãnh đạo từ cấp trường đến các khoa, phòng, ban; làm các thủ tục
bổ nhiệm cán bộ vào các chức danh lãnh đạo trong trường.
- Giúp Hiệu trưởng dự trù chỉ tiêu biên chế để trình Uỷ ban Nhân dân thành
phố từng năm và lâu dài, xét tuyển và bố trí cán bộ theo định biên đã được quy
định.
- Tổ chức thực hiện quy định về thi tuyển viên chức.
- Làm các thủ tục thuyên chuyển, thôi việc, hưu trí đối với cán bộ, viên
chức; chuẩn bị các loại hồ sơ cán bộ theo danh mục chức vụ do cấp trên quản lý

để trình duyệt khi có yêu cầu.
- Quản lý, thường xuyên cập nhật hồ sơ, lý lịch, của cán bộ, giảng viên,
nhân viên trong toàn trường.
- Quản lý định mức lao động của cán bộ, giảng viên, nhân viên trong nhà
trường.
- Lập hồ sơ nâng bậc lương, hồ sơ trợ cấp bảo hiểm xã hội cho cán bộ, viên
chức trong trường.
- Hoàn thiện các thủ tục về nhân sự trong việc đi công tác, học tập ở trong
và ngoài nước.
21
- Thực hiện luật Nghĩa vụ quân sự đối với cán bộ, viên chức, sinh viên và
học sinh.
- Chứng nhận lý lịch cho cán bộ trong trường.
- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
- Theo dõi việc xét khen thưởng, kỷ luật và đánh giá hàng năm đối với cán
bộ, viên chức.
* Công tác sinh viên, học sinh
- Tổ chức tiếp nhận sinh viên, học sinh trúng tuyển vào học tại trường.
Quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên theo quy định; bố trí nơi ăn, ở cho sinh viên,
học sinh nội trú.
- Tổ chức cho sinh viên, học sinh học tập chính trị đầu năm và cuối khoá.
- Xác nhận các loại giấy tờ, làm thủ tục cho sinh viên thôi học, chuyển
trường.
- Tổ chức và quản lý đời sống vật chất của sinh viên, học sinh nội trú trong
ký túc xá. Theo dõi công tác học sinh, sinh viên ngoại trú; phối hợp với các cơ
quan chức năng và chính quyền địa phương triển khai công tác, học sinh, sinh
viên ngoại trú.
- Tổ chức và quản lý đời sống tinh thần của sinh viên, học sinh; chịu trách
nhiệm về các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao và các hoạt động
khác của sinh viên, học sinh nội trú.

- Tổ chức, thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước quy định đối với
sinh viên, học sinh về học bổng, học phí và các chế độ khác.
- Phụ trách công tác khen thưởng, kỷ luật sinh viên, học sinh
- Phối hợp với phòng Đào tạo  Bồi dưỡng tổng hợp kết quả học tập để
công nhận tốt nghiệp và đánh giá chất lượng toàn diện của sinh viên, học sinh.
- Hàng năm, tổ chức đối thoại với sinh viên, học sinh
* Công tác bảo vệ an ninh trật tự
- Xây dựng kế hoạch, nội quy, quy chế và tổ chức triển khai thực hiện các
biện pháp bảo vệ an ninh trật tự và phòng cháy chữa cháy trong nhà trường.
- Tổ chức tốt việc thường trực tại cổng ra vào trường, khu ký túc xá sinh
viên, học sinh; tuần tra, canh gác, kiểm soát, giữ gìn trật tự, bảo vệ tài sản của
nhà truờng, của sinh viên, học sinh trong ký túc xá. Đồng thời tạo điều kiện
thuận lợi cho cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên, học sinh và khách tới làm
việc tại trường.
22
- Chịu trách nhiệm bảo vệ an toàn các phương tiện đi lại của cán bộ, giảng
viên, nhân viên, sinh viên, học sinh và khách đến làm việc tại trường.
- Giải quyết mọi vụ việc có liên quan đến công tác bảo vệ, đến tính mạng
và tài sản của công dân, tập thể trong phạm vi trường quản lý.
2) PHÒNG HÀNH CHÍNH  QUẢN TRỊ
a. Chức năng
Phòng Hành chính  Quản trị là bộ phận chức năng có nhiệm vụ tham
mưu, giúp Hiệu trưởng thực hiện quản lý Nhà nước về:
- Công tác hành chính.
- Công tác chính trị tư tưởng, kế hoạch, tổng hợp và thi đua khen thưởng
- Quản lý cơ sở vật chất và công tác hậu cần.
b. Nhiệm vụ
* Công tác hành chính
- Giúp Hiệu trưởng lập kế hoạch công tác trong từng thời gian.
- Tiếp nhận, phân loại các công văn, thư tín, điện báo, fax từ các nơi gửi

đến; chuyển đến các đơn vị và cá nhân có liên quan để xử lý giải quyết. Đề xuất
mua và phân phối báo, tạp chí cho các bộ phận theo quy định.
- Kiểm tra, phân loại công văn, tài liệu, tờ trình của các bộ phận và cá nhân
trong trường đến xin chữ ký hoặc ý kiến của các đồng chí lãnh đạo trường.
- Quản lý con dấu; lưu trữ các công văn, giấy tờ của nhà trường.
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, nhân viên được cử đi công
tác ngoài trường. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú
tại trường.
- Phối hợp với các đơn vị chức năng quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thực
hiện các chủ trương, kế hoạch công tác chung của nhà trường.
- Đánh máy, in ấn, sao lục các loại công văn tài liệu phục vụ cho công tác,
hoạt động của nhà trường.
- Sắp xếp hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công
việc.
- Chịu trách nhiệm về việc khánh tiết, trang trí, âm thanh, ánh sáng, phục
vụ cho các ngày lễ và các hội nghị cấp trường do Đảng uỷ, Ban Giám hiệu và
các đoàn thể tổ chức.
- Thực hiện các công việc hiếu, hỷ đối với các cơ quan, cá nhân trong và
ngoài trường (kể cả nghỉ hưu, mất sức).
23
- Có trách nhiệm chuẩn bị nội dung, cơ sở vật chất để phục vụ cho những
yêu cầu công tác của Hiệu trưởng.
* Công tác chính trị
- Căn cứ vào kế hoạch năm học của Đảng uỷ, chính quyền và các đoàn thể
trong nhà trường nắm bắt kịp thời tình hình tư tưởng của cán bộ, giảng viên,
nhân viên. Xây dựng kế hoạch về công tác giáo dục chính trị tư tưởng. Phản ánh
kịp thời cho lãnh đạo trường và chủ động đề xuất những biện pháp thích hợp để
uốn nắn những quan điểm sai trái, ngăn chặn ảnh hưởng của tư tưởng phi xã hội
chủ nghĩa, văn hoá phẩm đồi trụy và các tệ nạn xã hội vào nhà trường.
- Tổ chức các buổi nói chuyện thời sự, học tập chính trị cho cán bộ, giảng

viên, nhân viên.
- Tổ chức và thực hiện việc phát thanh, tuyên truyền; là đầu mối quan hệ
với phóng viên báo, đài và các phương tiện thông tin đại chúng. Tổ chức viết bài
giới thiệu về trường, về các gương điển hình tiên tiến của các tập thể và các
nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua dạy tốt, học tốt, phục vụ tốt.
- Tổ chức các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao, các hoạt động
xã hội, từ thiện, đền ơn đáp nghĩa trong và ngoài trường của cán bộ, giảng viên,
nhân viên, sinh viên và học sinh.
- Chịu trách nhiệm quản lý phòng truyền thống, thu thập, bảo quản, lưu giữ
các huân chương, cờ thưởng, tặng phẩm, vật kỷ niệm, tranh ảnh, tài liệu, băng
hình của trường.
* Công tác tổng hợp
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của năm, tháng, tuần và theo
dõi việc thực hiện kế hoạch của các khoa, phòng, trung tâm, tổ trực thuộc trong
nhà trường.
- Tổng hợp làm báo cáo thường kỳ và bất thường theo chức năng nhiệm vụ,
đồng thời quản lý các loại kế hoạch, thống kê theo yêu cầu của cấp trên và của
nhà trường.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức các hoạt động về thi đua, khen thưởng
trong nhà trường.
- Làm nhiệm vụ thường trực và thư ký Hội đồng Thi đua của nhà trưòng.
* Công tác quản trị
- Quản lý, sử dụng, bảo dưỡng, duy tu, quy hoạch, xây dựng toàn bộ hệ
thống nhà và cơ sở vật chất của trường: đất đai, tường rào, hệ thống giao thông,
điện, cấp thoát nước, các giảng đường, phòng học, phòng làm việc.
24
- Quản lý, điều hành toàn bộ phương tiện giao thông vận tải và phục vụ
công tác của lãnh đạo và các cán bộ được uỷ quyền.
- Đảm bảo đầy đủ nước phục vụ khu nhà làm việc, khu nhà ở của sinh viên,
học sinh; theo dõi đồng hồ đo điện nước và làm thủ tục thanh toán theo đúng

quy định.
- Quản lý việc sử dụng điện thoại trong trường. Đảm bảo cho việc thông tin
liên lạc thông suốt. Quản lý và làm vệ sinh lớp học, hội trường, phòng họp.
- Có kế hoạch và thực hiện việc kiểm tra thường xuyên, định kỳ tài sản của
nhà trường.
- Quy hoạch và thực hiện công tác vệ sinh môi trường, chăm sóc vườn hoa,
cây cảnh, cây bóng mát đảm bảo cảnh quan môi trường sư phạm xanh, sạch,
đẹp.
- Phối hợp với các khoa, phòng, trung tâm liên quan để theo dõi thi công,
nghiệm thu các công trình đã xây dựng hoặc sửa chữa cải tạo. Nhận bàn giao và
đưa công trình đó vào sử dụng có hiệu quả.
- Triển khai công tác phòng chống bão lụt, phòng cháy chữa cháy.
- Chịu trách nhiệm theo dõi hoạt động của bếp ăn, căng tin phục vụ cán bộ,
giảng viên, nhân viên, sinh viên, học sinh.
- Trên cơ sở kinh phí hàng năm, phối hợp với các khoa, phòng, trung tâm
phân phối, lên dự trù mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác
giảng dạy, học tập và ký túc xá.
3) PHÒNG ĐÀO TẠO
a. Chức năng
Là bộ phận chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho Hiệu trưởng thực hiện
quản lý Nhà nước trên lĩnh vực đào tạo; tổ chức, triển khai xây dựng mục tiêu,
nội dung, chương trình, kế hoạch đào tạo; quản lý chất lượng dạy và học; thực
hiện bồi dưỡng nâng cao trình độ, đào tạo lại cho đội ngũ giáo viên Tiểu học và
Trung học cơ sở trên địa bàn Hà Nội và các địa phương khác (nếu có nhu cầu).
Tổ chức các loại hình đào tạo khác nếu có nhu cầu và được các cấp có thẩm
quyền cho phép.
b. Nhiệm vụ
* Công tác quản lý dạy và học
- Nghiên cứu xây dựng các mô hình, phương thức đào tạo, kế hoạch đào
tạo và chuẩn bị các thủ tục cần thiết để mở các ngành, các hệ đào tạo mới.

25