Bài Thảo Luận Nhóm 4 Htttql.docx

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA MARKETING

BÀI THẢO LUẬN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
ĐỀ TÀI
TRÌNH BÀY MƠ HÌNH, ĐẶC TRƯNG VÀ CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH,
LỢI ÍCH CỦA HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ. PHÂN TÍCH NHỮNG
THUẬN LỢI VÀ KHĨ KHĂN KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG NÀY TẠI
CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT. QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ: HOẠT
ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN TRONG TRƯỜNG ĐẠI HỌC

Giảng viên hướng dẫn

: ThS. Vũ Diệu Hương

Lớp học phần

: 231_ECIT0311_06

Nhóm

: 4

Hà Nội, 2023


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
PHẦN 1: LÝ THUYẾT...............................................................................................2
1.1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT........................................................................................2

1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự.................................................2
1.1.2. Phân loại hệ thống thông tin quản lý.................................................................2
1.1.3. Vai trị, lợi ích của HTTTQL.............................................................................2
1.2. HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ..........................................4
1.2.1. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự................................................4
1.2.2. Mơ hình của hệ thống thơng tin quản lý nhân sự..............................................5
1.2.3. Các thành phần chính HTTTQL nhân sự..........................................................8
1.2.4. Lợi ích của HTTTQL nhân sự..........................................................................10
1.3. THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI HTTTQL NHÂN SỰ
TẠI DOANH NGHIỆP..........................................................................................11
1.3.1. Thuận lợi............................................................................................................ 11
1.3.2. Khó khăn............................................................................................................11
1.4. LIÊN HỆ THỰC TIỄN TRIỂN KHAI HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT..................................13
1.4.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH phần mềm FPT.....................................13
1.4.2. Phần mềm quản lý nhân sự Peoplesoft Human Capital Management..........15
1.4.3. Thực trạng về việc triển khai phần mềm quản lý nhân sự tại công ty TNHH
phần mềm FPT............................................................................................................. 17
1.4.4. Đánh giá việc triển khai phần mềm Peoplesoft HCM....................................19
PHẦN 2: BÀI TẬP.....................................................................................................22
2.1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT......................................................................................22
2.1.1. Dữ liệu................................................................................................................22
2.1.2. Biểu đồ phân cấp chức năng.............................................................................22
2.1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu........................................................................................23
2.2. MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ TƯ LIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC...........26


2.3. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ HOẠT
ĐỘNG QUẢN LÝ TƯ LIỆU CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC..............27
2.3.1. Biểu đồ phân cấp chức năng.............................................................................27

2.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh...............................................................28
2.3.3 Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh..................................................................................29
2.3.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh..............................................................29
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................32


LỜI MỞ ĐẦU
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HTTTQL nhân sự) đang trở thành một phần
quan trọng trong quá trình quản lý nhân viên và hỗ trợ quyết định trong các doanh
nghiệp. Việc hiểu rõ mơ hình, đặc trưng, và các thành phần chính của HTTT này, cũng
như nhận thức về lợi ích và những thách thức liên quan đến triển khai nó tại các tổ
chức, là một phần quan trọng để đảm bảo hiệu quả trong quản lý nhân sự.
Với sự cấp thiết này, nhóm 4 đã lựa chọn đề tài: “Trình bày mơ hình, đặc trưng
và các thành phần chính, lợi ích của HTTT quản lý nhân sự. Phân tích những
thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại công ty TNHH phần mềm
FPT. Quy trình nghiệp vụ: Hoạt động của thư viện trong trường đại học.”
Bài thảo luận này tập trung vào việc trình bày mơ hình của HTTTQL nhân sự,
điểm qua các đặc trưng và các thành phần quan trọng của nó. Chúng ta cũng sẽ nhận
diện các lợi ích mà hệ thống này có thể mang lại trong các lĩnh vực đặc biệt là đối với
doanh nghiệp, và phân tích các thuận lợi và khó khăn mà doanh nghiệp có thể gặp phải
khi triển khai hệ thống này, cụ thể với công ty TNHH phần mềm FPT. Giúp độc giả
hiểu rõ hơn về sự quan trọng của HTTT quản lý nhân sự và cung cấp thơng tin hữu ích
cho các quyết định liên quan đến triển khai và sử dụng hệ thống này.
Do kinh nghiệm cũng như kiến thức của các thành viên trong nhóm cịn hạn chế
nên khó tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, nhóm chúng em rất mong nhận được sự
góp ý của cơ để có thể hoàn thiện bài hơn. Chúng em xin chân thành cảm ơn!

1

PHẦN 1: LÝ THUYẾT
1.1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là hệ thống có chức năng thu thập, xử lý,
lưu trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong bộ máy quản
lý để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tổ
chức.
Trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ của khoa học và kỹ thuật, các chức năng của
HTTTQL gắn liền với các phương pháp chun dụng và các cơng cụ tính tốn điện tử,
nhờ đó việc xử lý khối lượng thơng tin khổng lồ, đa dạng ngày càng nhanh chóng và
hiệu quả. Các chức năng của HTTTQL kết hợp thành quy trình xử lý dữ liệu đầu vào
thành thông tin đầu ra.
1.1.2. Phân loại hệ thống thông tin quản lý
Phân loại theo cấp quản lý:
+ Mức chiến lược: HTTT hỗ trợ điều hành, hệ hỗ trợ ra quyết định
+ Mức chiến thuật: HTTT quản lý
+ Mức tác nghiệp: Hệ xử lý giao dịch, hệ thống tự động hố văn phịng.
Phân loại theo chức năng, nghiệp vụ:
+ Hệ thống thơng tin tài chính kế tốn
+ Hệ thống thơng tin quản lý sản xuất
+ Hệ thống thông tin quản lý nhân sự
+ Hệ thống thơng tin marketing
Phân loại theo quy mơ tích hợp:
+ Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng
+ Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng
2


+ Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
1.1.3. Vai trị, lợi ích của HTTTQL

Hệ thống thơng tin đối với tổ chức doanh nghiệp có 3 vai trị chính:
a) Hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp
Việc triển khai các hệ thống thơng tin các nghiệp giúp q trình điều hành tổ
chức, doanh nghiệp có hiệu quả hơn, thơng qua chúng các tổ chức doanh nghiệp có thể
cắt giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và hoàn thiện được quá trình phân
phối sản phẩm và dịch vụ của mình. Ngồi ra việc triển khai các hệ thống thơng tin tác
nghiệp tạo ra một số hình thức hoạt động mới trong tổ chức, doanh nghiệp như:
Các hoạt động ảo, các hoạt động theo thỏa thuận, các hoạt động liên kết các hoạt
động theo truyền thống với các bộ phận cấu thành từ các thiết bị công nghệ. Khi triển
khai các hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ, chúng làm gia tăng giá trị
cho các sản phẩm, nâng cao được chất lượng sản phẩm cũng như hiệu quả hoạt động
nghiệp vụ của tổ chức doanh nghiệp.
Việc triển khai hệ thống thông tin giúp tổ chức doanh nghiệp có được lợi thế
cạnh tranh và nhờ liên kết chặt chẽ với khách hàng tìm kiếm và các mối quan hệ chặt
chẽ với các nhà cung cấp nguyên liệu, giúp quá trình điều hành tổ chức, doanh nghiệp
trở nên hiệu quả hơn.
Hệ thống thơng tin có thể gia tăng giá trị của tổ chức, doanh nghiệp bằng nhiều
cách như cải tiến mẫu mã, hình thức sản phẩm và cải tiến quá trình nghiệp vụ liên
quan đến sản xuất sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm và hỗ trợ quản lý trong
quá trình ra quyết định hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hệ thống thơng tin khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong tổ chức, doanh
nghiệp như phát triển sản phẩm mới, dịch vụ mới, tạo ra cơ hội kinh doanh hoặc tìm
kiếm được các thị trường mới cho tổ chức, doanh nghiệp.
b) Hỗ trợ các hoạt động quản lý
Giảm bớt các cấp quản lý trung gian: Các tổ chức doanh nghiệp có quy mơ lớn
nhiều cấp thường quản lý kém hiệu quả và chậm đáp ứng yêu cầu xét duyệt cho mỗi
yêu cầu công việc (Thường phát sinh từ cấp quản lý thấp nhất), mỗi nhà quản lý đều
cần có thời gian tìm hiểu ngun nhân và Tìm biện pháp giải quyết trong phạm vi khả
3

năng và quyền hạn được giao. để khắc phục vấn đề này, hệ thống thông tin đã trợ giúp
nhà quản lý nâng cao khả năng giải quyết vấn đề và năng lực kiểm sốt, đánh giá cơng
việc, giúp giảm bớt các cấp quản lý trung gian và làm cho cấu trúc quản lý gọn nhẹ
hơn.
Tách rời cơng việc vị trí làm việc: Với sự trợ giúp của mạng máy tính, các thao
tác nghiệp vụ khơng cịn bị lệ thuộc vào vị trí của người nhân viên. Làm việc từ xa làm
một lợi ích điển hình vì khơng cịn chi phí di chuyển, phạm vi tuyển dụng nhân sự là
toàn cầu, nhà kho lưu trữ có thể khơng cần thiết khi nguyên vật liệu được chuyển trực
tiếp từ nhà cung cấp đến phân xưởng sản xuất ngay khi có yêu cầu.
Tổ chức lại các luồng công việc: Cách thức tổ chức thực hiện luồng công việc
trong tổ chức, doanh nghiệp quyết định hiệu quả xử lý và thời gian đáp ứng yêu cầu
của tổ chức doanh nghiệp đối với xã hội. Hệ thống thông tin thay thế xử lý nhân công
bằng các chức năng đã được chuẩn hóa trên máy tính, đồng thời giảm giấy tờ thủ tục
hành chính và các bước thực hiện trong quy trình xử lý nhằm tránh sai sót chủ quan
cấp sản chi phí và rút ngắn thời gian thực hiện.
Giáp tăng tính linh hoạt cho tổ chức, doanh nghiệp: Hệ thống thông tin giúp tổ
chức, doanh nghiệp có thêm nhiều phương án để đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ xã
hội.
c) Hỗ trợ tạo ra lợi thế cạnh tranh cho các tổ chức doanh nghiệp
Trong môi trường kinh doanh đầy biến động hiện nay, hệ thống thơng tin đã vẫn
đang đóng vai trị quyết định đối với hoạt động kinh doanh mang tính sống cịn của các
tổ chức, doanh nghiệp.
Hệ thống hỗ trợ tất cả các cấp quản lý: Giúp thay đổi mục tiêu hoạt động, sản
phẩm, dịch vụ hay các tương tác với môi trường, hỗ trợ các chiến lược kinh doanh
trong tổ chức, doanh nghiệp. Hệ thống thông tin đang được kỳ vọng là một trong
những công cụ then chốt đảm bảo cho tổ chức, doanh nghiệp đạt được những ưu thế
cạnh tranh trong một thế giới ngày càng phẳng. Để có thể sử dụng hệ thống thơng tin
như một vũ khí cạnh tranh tổ chức doanh nghiệp phải biết xác định được các cơ hội
các chiến lược hoạt động kinh doanh nằm ở đâu, hệ thống thông tin chiến lược sẽ làm

thay đổi các sản phẩm, dịch vụ và thủ tục nghiệp vụ của các tổ chức, doanh nghiệp, hỗ
trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định trong những trường hợp khó khăn.

4


Các tổ chức, doanh nghiệp ngày càng có xu hướng sử dụng hệ thống thông tin
tạo ưu thế cạnh tranh bằng cách thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng trung
thành, với các đối tác hợp tác với nhau để cùng phát triển lâu dài. Sự liên minh này
được gọi là “quan hệ thông tin khách hàng”, theo đó hai hay nhiều tổ chức, doanh
nghiệp chia sẻ dữ liệu với nhau vì lợi ích của tất cả các bên. Hệ thống thơng tin này
thường địi hỏi sự thay đổi trong mục tiêu chiến lược kinh doanh, kiến trúc thông tin
của doanh nghiệp thay đổi trong mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp các hoạt
động nghiệp vụ và kiến trúc thông tin của doanh nghiệp.
1.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
1.2.1. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một hệ thống thông tin dùng để thu thập,
xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thơng tin có liên quan đến nguồn nhân lực
trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống có vai trị quan trọng trong
hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mạng lại có vai trị quan trọng trong
việc ra quyết định nhân sự tại cơ quan. Ví dụ về các phần mềm quản lý nhân sự hiện
nay
 Theo công nghệ: Web-based, Cloud based và Windows-Based
 Theo hình thức mua bán: phần mềm đóng gói, phần mềm viết theo yêu
cầu(customize), phần mềm của nước ngồi, phần mềm bán
 theo hình thức th bao và trả phí hàng tháng.
 Theo mức độ quản lý: Quản lý đơn giản cấp độ thông tin cơ bản, quản lý các
chức năng yêu cầu xử lý phức tạp và nhiều quy định riêng theo từng ngành
nghề, quản lý theo độ lớn của doanh nghiệp như, Tập đoàn đa ngành, chuỗi
trung tâm phân phối, chuỗi khách sạn, nhà hàng, cửa hàng, …

Đặc điểm:
 Quản lý thông tin đa cấp, đa ngành, phù hợp cho nhiều tổ chức, doanh nghiệp
có nhiều phịng ban, nhiều chi nhánh
 Có đầy đủ báo cáo về quản trị nhân sự, theo dõi chính sách đối với người lao
động và các báo cáo sử dụng lao động theo quy luật nhà nước
 Hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, truy vấn động theo tất cả các chỉ tiêu có trong
cơ sở dữ liệu, hỗ trợ lập các báo cáo thống kê nhanh theo các yêu cầu của lãnh
đạo.
 Hỗ trợ mềm dẻo trong cách tính lương: lương gián tiếp, lương khốn sản phẩm,
lương khốn theo doanh thu.

5


 Hỗ trợ các tiện ích truy xuất số liệu báo cáo thống kê. Cho phép kết xuất số liệu
ra các định dạng khác nhau như: word, excel, pdf.
 Dưới góc độ quản lý, hệ thống quản trị nhân sự được phân thành ba mức: tác
nghiệp, chiến thuật và chiến lược.
1.2.2. Mơ hình của hệ thống thơng tin quản lý nhân sự
Mơ hình quản lý nhân sự là tất cả hoạt động của doanh nghiệp hay tổ chức liên
quan đến hoạt động quản trị nguồn nhân lực, bao gồm thu hút, sử dụng, đánh giá, phát
triển và gìn giữ đội ngũ lao động phù hợp với doanh nghiệp, đủ về số lượng và cao về
chất lượng.
Mơ hình quản lý nhân sự liên quan chặt chẽ đến mơ hình kinh doanh của doanh
nghiệp. Nếu có một mơ hình quản trị nhân lực tốt, doanh nghiệp có thể:
 Thu hút – đào tạo được nhân sự chất lượng cao cho doanh nghiệp
 Phát triển – duy trì số lượng nhân sự đủ để đảm bảo hoạt động kinh doanh,sản
xuất theo đúng kế hoạch. Giữ chân được người tài, đặc biệt là những nhân sự
phù hợp
 Tối đa hiệu quả sử dụng nguồn lực: Khai thác được hết các kỹ năng và tố chất

của nhân viên, sử dụng đúng người đúng việc
Mơ hình hệ thống thông tin quản lý được biểu diễn theo hình dưới đây, trong đó
thơng tin đầu vào gồm tất cả các thông tin nhân sự bên trong các hệ thống khác có
trong doanh nghiệp, các hoạt động trong bộ phận tổ chức nhân sự và các nguồn dữ liệu
bên ngồi liên quan tới nhân sự của doanh nghiệp.

Hình 1: Mơ hình hệ thống thơng tin quản lý
6


Nguồn: PGS.TS Đàm Gia Mạnh (2017) Giáo trình Hệ thống thông tin quảng lý,
Trường Đại học Thương Mại
Trong kế hoạch chiến lược của tổ chức thường bao gồm các mục tiêu và chiến
lược quan trọng về nguồn nhân lực. Các chương trình chiến lược do các nhà lãnh đạo
xác định sẽ là những định hướng hoạt động quan trọng của bộ phận quản lý nhân sự.
Ngoài ra, việc đề ra các chính sách kinh doanh, tách nhập các bộ phận trong đơn vị và
mọi liên kết giữa các tổ chức cũng sẽ ảnh hưởng đến chức năng quản lý nhân sự.
Dữ liệu về nhân sự của tổ chức thường bao gồm dữ liệu về nghề nghiệp, kỹ năng,
kinh nghiệm làm việc và các thông tin quan trọng khác trong CSDL. Những dữ liệu
này có thể sẽ rất hữu ích cho việc lựa chọn đúng đối tượng nhân lực cho các công việc
hoặc dự án.
Để thực hiện được các chức năng nghiệp vụ của mình, bộ phận quản trị nhân lực
thường phải sử dụng dữ liệu do các Hệ thống xử lý giao dịch cung cấp, ví dụ, số giờ
cơng và đơn giá ngày công của mỗi nhân công được sử dụng để tính tiền lương cho
nhân cơng đó. Những dữ liệu này được dùng để tính tổng chi phí lương cho từng bộ
phận trong tổ chức và cho toàn tổ chức. Tổng chi phí mà đơn vị dành cho chăm sóc
sức khỏe, lương hưu và các chương trình phúc lợi khác của nhân viên cũng có thể có
được một cách trực tiếp từ các HTTT xử lý lương.
Dữ liệu về đặt hàng của khách hàng cũng thường được sử dụng để lên kế hoạch
về nguồn nhân lực. Trên cơ sở các đơn đặt hàng cho những tháng tới hoặc năm tới

người ta có thể dễ dàng tính tốn được nhu cầu về nhân lực.
Rất nhiều các nguồn dữ liệu quan trọng từ bên ngồi có thể được dùng cho HTTT
quản lý nhân sự, ví dụ, mức lương trả cho nhân công ở các cơ quan khác hoặc dữ liệu
thống kê về nhân lực có thể được sử dụng để xác định mức lương hoặc tiền công cho
nhân viên trong tổ chức. Ngoài ra, các hiệp hội và tổ chức lao động khác cũng là
những nguồn dữ liệu quan trọng đối với HTTT quản lý nhân lực.
Đầu ra của HTTT quản lý nhân sự bao gồm các báo cáo quản lý như báo cáo
lương thưởng, các khoản phúc lợi bảo hiểm; kế hoạch nhu cầu nhân sự; hồ sơ, lý lịch
nhân sự; báo cáo kỹ năng làm việc. Bằng việc cung cấp các báo cáo quản lý, HTTT
quản lý nguồn nhân lực có khả năng gia tăng giá trị cho các sản phẩm và dịch vụ của
đơn vị. Ví dụ, trong lĩnh vực dịch vụ chuyển phát nhanh, vào thời điểm nhạy cảm như
Noel hay những ngày lễ, việc lập kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả
là hết sức mấu chốt và quan trọng. Các nhà quản lý sẽ dựa trên các báo cáo quản lý
nguồn nhân lực và kế hoạch nhu cầu nhân sự để tiến hành phân công, điều phối các lái

7


xe vào công việc chuyển hàng tới tay khách hàng đúng thời hạn. Và như vậy giá trị gia
tăng đã tới tay người sử dụng dưới hình thức nhận hàng chuyển phát nhanh đúng hạn.

8


1.2.3. Các thành phần chính HTTTQL nhân sự
Dưới góc độ quản lý, hệ thống quản trị nhân sự được phân thành ba mức: tác
nghiệp, chiến thuật và chiến lược.
a) Hệ thống thông tin quản trị nhân sự mức tác nghiệp: Hệ thống quản trị nhân
sự mức tác nghiệp là các hệ thống quản lý: lương, vị trí làm việc của người lao động,
hệ thống thơng tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và nhân sự, hệ thống thông

tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc.
Quản lý lương: Công việc chấm công hàng ngày được nhân viên thống kê của
phòng nhân sự trực tiếp thực hiện và ghi vào sổ chấm cơng, sau đó tổng hợp lại vào
cuối tháng để làm cơ sở tính lương cuối tháng và chuyển giao cho phịng kế tốn.
Bảng chấm cơng bao gồm họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số giờ làm thêm, số
ngày nghỉ có phép, số ngày nghỉ không phép. Sau khi nhận được bảng chấm công,
nhân viên phịng kế tốn sẽ thực hiện kiểm tra, đối chiếu xem số lượng báo cáo có
đúng khơng, nếu khơng đúng thì gửi trả phịng hành chính tiến hành điều chỉnh lại, nếu
đúng thì sử dụng chương trình tiến hành cập nhật thơng tin chấm cơng để tính lương.
Mục tiêu của hệ thống này là xác định từng vị trí lao động trong doanh nghiệp, phạm
trù nghề nghiệp và nhân sự đang đảm đương vị trí đó; tiến hành phân tích cơng việc
theo u cầu của các phịng ban, sau đó lấy thông tin nhân viên phù hợp yêu cầu để
tiến hành lập danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, vị trí việc làm cịn thiếu
nhân sự.
Quản lý người lao động: Nhân viên khi vào làm việc tại tổ chức, doanh nghiệp
đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám
sức khỏe, bằng cấp chuyên môn. Khi được tuyển dụng thì phải thử việc, sau đó ký hợp
đồng dài hạn hoặc ngắn hạn tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp, tháng thử việc đầu
tiên được hưởng 70% lương, nếu hồ sơ nào được chấp nhận thì ký hợp đồng và xếp
bậc lương, nếu khơng thì trả lại hồ sơ. Trưởng phòng nhân sự và ban giám đốc là
những người chịu trách nhiệm điều chỉnh bậc lương, kéo nhân viên cần cập nhật vào
hệ thống gồm: mã nhân viên, mã phịng ban, họ tên nhân viên, giới tính, ngày sinh, nơi
sinh, địa chỉ thường trú, địa chỉ, số CMND, q qn, dân tộc, tơn giáo, trình độ học
vấn, ngày vào làm, mức lương cơ bản, bậc lương.
Đánh giá tình hình thực hiện cơng việc và nhân sự: Hàng tháng các phịng ban
tiến hành đánh giá tình hình thực hiện cơng việc của các nhân viên thuộc phịng mình,
sau đó gửi các đánh giá này đến phòng nhân sự. Phòng nhân sự sẽ kiểm tra đối chiếu,
xin chỉ đạo của giám đốc để quyết định khen thưởng kỷ luật, thông tin đánh giá còn
được sử dụng làm căn cứ cho hàng loạt các quyết định như đề bạt, thuyên chuyển,
buộc thôi việc người lao động.

9


b) Hệ thống thông tin quản trị nhân sự mức chiến thuật: Hệ thống quản trị nhân
sự mức chiến thuật là các hệ thống thơng tin phân tích và thiết kế công việc, tuyển
chọn nhân viên, quản lý lương thưởng và bảo hiểm trợ cấp, đào tạo và phát triển nguồn
nhân lực.
Tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc: Bộ phận quản lý sẽ gửi yêu cầu lên
phòng nhân sự để tuyển chọn nhân viên mới. Công việc tuyển chọn được tiến hành
theo trình tự ứng viên nộp đơn vào, bộ phận tuyển chọn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ,
sau đó ứng viên phải làm bài kiểm tra về những trắc nghiệm và phỏng vấn. Bộ phận
tuyển dụng gửi thông tin ứng viên đạt yêu cầu lên ban giám đốc (để xét duyệt) đồng
thời cũng thông báo quyết định tuyển cho ứng viên biết, cuối cùng thông tin ứng viên
sẽ được đưa vào hồ sơ nhân viên.
Hệ thống thông tin quản trị nhân sự hỗ trợ nhà quản lý ra các quyết định tuyển
người lao động, phân tích và thiết kế việc làm, quyết định phát triển và đào tạo, kế
hoạch hóa trợ cấp cho người lao động.
Quản lý tuyển dụng: Quản lý tồn bộ q trình tuyển dụng của doanh nghiệp, từ
việc tạo lập yêu cầu, kế hoạch đợt tuyển dụng cho các vị trí cần tuyển dụng, cập nhật
danh sách ứng viên, tìm kiếm ứng viên từ kho cơ sở dữ liệu, lên lịch thi tuyển, ghi
nhận và đánh giá kết quả thi tuyển, cho đến bước cuối cùng là chuyển hồ sơ ứng viên
trúng tuyển thành hồ sơ nhân sự, các chức năng chính của hệ thống là tìm kiếm ứng
viên, in lịch thi tuyển, in kết quả thi tuyển rất hữu ích cho bộ phận tuyển dụng của
doanh nghiệp.
Quản lý hồ sơ nhân sự: Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những chức năng cốt
lõi của hệ thống. Quản lý hồ sơ nhân sự gồm nhiều chức năng linh hoạt giúp đơn giản
hoá nhiều thao tác như quản lý sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, vị trí làm việc. Đồng
thời trong quá trình nhân viên làm việc tại tổ chức, doanh nghiệp mọi sự thay đổi đối
với nhân viên đều được ghi nhận đầy đủ: các thay đổi về hợp đồng lao động, phòng
ban, chức vụ, thang bảng lương, hệ số, khen thưởng, kỷ luật.

Quản lý đào tạo: Chức năng này giúp tổ chức, doanh nghiệp tổ chức và quản lý
các khóa đào tạo, lựa chọn nhân viên tham gia đồng thời quản lý kết quả đào tạo của
từng học viên, từ đó cung cấp các báo cáo chi tiết về những kết quả đào tạo đó.
Quản lý bảo hiểm xã hội: Quản lý q trình tham gia đóng BHXH của nhân viên,
đồng thời hỗ trợ cơng tác tính tốn mức tiền trích nộp hàng tháng cho cơ quan bảo
hiểm xã hội.
Quản lý chấm công: Phân hệ này quản lý ca làm việc, ghi nhận dữ liệu chấm
công hàng ngày của nhân viên. Xử lý dữ liệu để tính ra số ngày công, các loại công, số
10


cơng làm ngồi giờ, làm ca đêm, phân hệ này còn quản lý ngày nghỉ phép và cân đối
chỉ tiêu nghỉ phép cho nhân viên trong doanh nghiệp.
c) Hệ thống thông tin quản trị nhân sự mức chiến lược: Hệ thống quản trị nhân
sự mức chiến lược là các hệ thống thơng tin kế hoạch hóa nguồn nhân lực, lập kế
hoạch về nguồn nhân lực, hệ thống quản trị nhân sự mức chiến lược thường gồm ba
thành phần chính là cơ sở dữ liệu nhân sự, phần mềm quản lý nhân sự mức chiến lược
và hàng loạt mơ hình thống kê, đánh giá nguồn lực nhân sự.
1.2.4. Lợi ích của HTTTQL nhân sự
 Cung cấp thơng tin tồn diện và chi tiết cho quản lý
Ngoài ra, phần mềm nhân sự có thể cung cấp thơng tin chi tiết tồn diện phục vụ cho
việc ra quyết định của nhà quản trị, ví dụ có bao nhiêu nhân viên cần thiết vào những
thời điểm nhất định trong năm dựa trên dữ liệu lịch sử để có thể phân bổ và huy động
nguồn lực tuyển dụng phù hợp. Ngồi ra, cịn nhiều lợi ích khác mà một cơng ty có thể
được hưởng lợi từ việc dựa vào phần mềm thay vì quản lý nhân sự bằng hồ sơ giấy
như truyền thống.
 Tiết kiệm thời gian
Lợi ích của phần mềm nhân sự có thể rất khác nhau tùy thuộc vào loại phần mềm được
chọn và đặc điểm của công ty. Phần mềm nhân sự giúp tiết kiệm thời gian dành cho
các thao tác hành chính thơng thường, thời gian này có thể được chuyển hướng dành

cho các nhiệm vụ sinh lợi hơn hoặc hiệu quả hơn để giúp cho doanh nghiệp tốt hơn.
Phần mềm nhân sự giúp nhà quản trị và nhân viên tiết kiệm thời gian trong công tác
quản lý cũng như thực hiện cơng việc thơng qua tự động hóa, hỗ trợ các quy trình quản
lý nhân sự bằng việc cho phép lập kế hoạch, quản lý ngân sách.
 Giảm lỗi nhập liệu
Tùy thuộc vào phần mềm được chọn và cách sử dụng, các doanh nghiệp có thể
giảm lỗi trong nhập dữ liệu thủ công và cải thiện cơ sở dữ liệu của cơng ty với việc tạo
hồ sơ điện tử. Ngồi ra, có thể tiết kiệm khơng gian và chi phí do sử dụng tối thiểu
giấy, kẹp giấy, mực và các vật liệu liên quan.
Ngồi những lợi ích trên phạm vi rộng này, các cơng ty có thể thấy những lợi ích
xuất phát từ từng loại phần mềm hoặc module cụ thể đã được chọn, như cải tiến kế
hoạch kế nhiệm và phát triển nhân viên sau khi thực hiện một hệ thống quản lý học tập
mạnh mẽ.

11


1.3. THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN KHI TRIỂN KHAI HTTTQL NHÂN SỰ TẠI
DOANH NGHIỆP
1.3.1. Thuận lợi
Một số thuận lợi khi triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại doanh
nghiệp có thể kể đến bao gồm:
Dễ dàng quản lý nhân sự: ở doanh nghiệp có hệ thống quẹt thẻ từ và trang bị thẻ
cho mỗi nhân viên. Vì vậy, khi sử dụng phần mềm, những công việc như hỗ trợ đăng
ký và phê duyệt ngày phép, tăng ca, yêu cầu tuyển dụng, đào tạo qua hệ thống website
và email, nhân viên đăng nhập vào hệ thống để đăng ký ngày phép, tăng ca,... hệ thống
quản lý sẽ dễ dàng xử lý những tác vụ ấy.
Tối ưu quá trình quản lý: phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp sẽ
tăng thêm hiệu quả sử dụng nguồn lực, tạo thêm nhiều cơ hội phát triển cho doanh
nghiệp, tạo hiệu quả kinh doanh. Phần mềm có quy mơ, có đầy đủ tính năng và ưu

việt. Dù kinh tế thị trường có nhiều biến động, cơ chế sản xuất thay đổi, khoa học kỹ
thuật công nghệ không ngừng phát triển và càng ngày càng tiên tiến thì phần mềm vẫn
có đủ những tính năng để cung cấp, phục vụ cho cơng tác nhân sự của doanh nghiệp.
Tạo điều kiện cho việc ra quyết định quản trị tốt hơn: phần mềm quản lý nhân
sự với khả năng liên kết, tích hợp các phần mềm khác, có tính chun nghiệp và hữu
ích có thể giúp nhà quản trị ra quyết định tốt hơn và xử lý công việc tốt hơn.
Tận dụng tối đa cơ sở vật chất doanh nghiệp: doanh nghiệp có hệ thống mạng
internet phục vụ công tác hoạt động cũng như kiểm tra giữa các phịng ban. Thêm đó
cịn trang bị máy tính cho mỗi cá nhân trong các phịng ban thuộc bộ phận quản lý.
Điều này đã tạo điều kiện cho phần mềm thực sự phát huy được hiệu quả tốt nhất.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: trước đây, mỗi năm, các doanh nghiệp nói chung
đều phải chi trả một khoản chi phí rất lớn cho văn phịng phẩm (giấy, bút, mực,...). Vì
vậy, sử dụng phần mềm quản lý nhân sự giúp giảm thiểu lượng hao phí văn phịng
phẩm, về lâu dài thì đây cũng là cách tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó,
vì hệ thống được tự động hóa nên quy trình hoạt động sẽ được rút ngắn so với lúc sử
dụng nhiều giấy tờ. Ví dụ, khi nhân viên nộp báo cáo, cần có chữ ký của cấp trên,
nhưng nếu như cấp trên không có ở cơng ty, bản báo cáo sẽ phải chờ chữ ký vào ngày
khác. Nhưng bây giờ, hệ thống quản lý nhân sự cho phép các đơn vị sử dụng chữ ký
số, tức là đơn vị không cần vận chuyển đơn hay phải in ra để ký như trước.
1.3.2. Khó khăn

12


Việc triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự cần phải đòi hỏi sự chuẩn bị
kỹ lưỡng và sự tham gia của nhiều bộ phận trong một doanh nghiệp. Khi đó, doanh
nghiệp chắc chắn sẽ gặp phải những trục trặc trong thời gian đầu triển khai, tuy nhiên,
nếu doanh nghiệp có những dự đốn trước những khó khăn có thể gặp phải và chuẩn bị
kỹ càng các phương án thì việc thực hiện sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Do đó, một số khó
khăn điển hình mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi triển khai hệ thống thơng tin quản

lý nhân sự như:
Khó khăn trong việc lựa chọn hệ thống phù hợp: Xây dựng và triển khai một
hệ thống thông tin quản lý cho nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được rất
nhiều chi phí và nguồn lực về tương lai lâu dài. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải lựa
chọn hệ thống đáp ứng được các nhu cầu và quy trình từ bao quát đến cụ thể có sự linh
hoạt trong mỗi hoạt động. Để làm được điều đó thì doanh nghiệp cần hiểu rõ hệ thống
thơng tin đó thật sự dùng vào mục đích gì và địi hỏi doanh nghiệp cần có sự nghiên
cứu, đánh giá kỹ lưỡng trong từng khâu hoạt động. Từ đó mới có được hướng đầu tư
đúng, chú trọng về cả cơ sở hạ tầng cũng như về giải pháp và đào tạo trong việc triển
khai hệ thống của doanh nghiệp mình.
Chi phí ban đầu bỏ ra khá lớn: Khơng ai có thể phủ nhận hiệu quả vượt trội khi
sử dụng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiệu quả trong các doanh nghiệp, đặc
biệt đối với doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh hoặc đơn vị con. Tuy nhiên, khơng
phải doanh nghiệp nào cũng có đủ tiềm lực để triển khai thực hiện điều này. Vấn đề
khó khăn đầu tiên chính là tài chính. Do để triển khai cần có sự đầu tư rất lớn khơng
chỉ cho cơ sở vật chất, từ máy móc, thiết bị kỹ thuật số cần thiết, đến hệ thống phần
mềm lưu trữ, phân tích, quản lý,.. Mà quan trọng hơn là chi phí để tiến hành các cơng
việc về nhân sự, bao gồm thực hiện các khóa đào tạo về kiến thức, kỹ năng tin học cho
đội ngũ nhân viên, và có thể yêu cầu tuyển dụng thêm các nhân sự có chun mơn
cơng nghệ, kỹ thuật mới.
Khó khăn trong việc triển khai và thay đổi quy trình: Việc triển khai và vận
hành hệ thống thơng tin quản lý nhân sự địi hỏi sự tham gia của tất cả các bộ phận
trong doanh nghiệp từ trên xuống dưới. Việc áp dụng một phương thức làm việc hoàn
toàn mới sẽ tốn khá nhiều thời gian để hoạt động doanh nghiệp và đơn vị triển khai
phần mềm hệ thống thông tin thống nhất. Hơn nữa, việc triển khai này thường đi kèm
với sự thay đổi quy trình và thủ tục quản lý nhân sự. Doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị
kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành cơng của q trình triển khai.
Nhân viên chống đối: Sợ hãi và phản đối trước mọi sự thay đổi là một phần bản
chất của con người. Đội ngũ nhân viên tất nhiên đều hiểu được những lợi ích to lớn
của việc triển khai đồng bộ và thực hiện trên hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới.

13


Nhưng thực tế, họ khơng muốn nghĩ đó là một cơng cuộc mang tính chiến lược lâu dài,
mà cho đó là một sự thay đổi mệt mỏi. Họ trì hỗn, lười biếng, không chịu học tập để
thay đổi cách làm việc và áp dụng phương pháp hiệu, một số gây khó khăn khi sử
dụng phần mềm trong cơng việc. Vấn đề nhân sự ln là bài tốn nan giải với mọi
doanh nghiệp, và đặc biệt trở nên đau đầu hơn trong việc triển khai thực hiện hệ thống
thông tin quản lý nhân sự mới.
Nói tóm lại, bên cạnh những lợi ích to lớn mà hệ thống thông tin quản lý nhân sự
đem thì đi kèm với đó là sự khó khăn trong q trình triển khai trong chính doanh
nghiệp. Do vậy, doanh nghiệp cần lường trước những khó khó đó và quyết tâm thực
hiện triển khai hiệu quả để đạt được những thuận lợi trong hoạt động lâu dài của tổ
chức.
1.4. LIÊN HỆ THỰC TIỄN TRIỂN KHAI HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT
1.4.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH phần mềm FPT
Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Phần mềm FPT (FSOFT), là doanh nghiệp công
nghệ hàng đầu trong lĩnh vực phần mềm tại Việt Nam, được thành lập vào năm 1999,
FPT Software bắt đầu hành trình phát triển của mình từ Trung tâm Phần mềm Chiến
lược số 1 (FSU1), sau này được đổi tên thành FPT Software. Với tầm nhìn chiến lược,
FPT Software không chỉ là một nhà cung cấp dịch vụ phần mềm mà còn là một đối tác
chiến lược đồng hành cùng các doanh nghiệp trên tồn thế giới.

Hình 2: Logo FPT Software
Nguồn: FPT
Với hơn hai mươi năm hoạt động, FPT Software đã chứng minh vị thế của mình
trên thị trường quốc tế. Năm 2002, công ty đạt chuẩn CMM-4, đưa tên tuổi của mình
lọt vào danh sách danh 100 công ty hàng đầu thế giới về Quản lý chất lượng. Đặc biệt,
14

năm 2006, FPT Software vươn lên đạt tiêu chuẩn CMMi mức 5, khiến cho tên tuổi của
FPT được công nhận và đánh giá cao trên trường quốc tế. Lịch sử phát triển của FPT
Software được minh chứng rõ nét qua q trình mở rộng quy mơ tồn cầu. Chỉ sau 8
năm thành lập, cơng ty đã có mặt tại 7 thị trường trọng điểm trên thế giới, bao gồm
Nhật Bản, Singapore, châu Âu, Mỹ, Australia, Malaysia. Trong đó, FPT Software
Europe (FEU) được khai trương vào năm 2008, đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong
chiến lược quốc tế hóa của cơng ty.
FPT Software không chỉ là một doanh nghiệp kỹ thuật hàng đầu, mà còn là đơn
vị tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ và xuất khẩu phần mềm. Hoạt động kinh
doanh cốt lõi của công ty bao gồm xuất khẩu phần mềm và cung cấp dịch vụ CNTT.
Bên cạnh đó, FPT Software cịn tập trung vào các lĩnh vực chuyển đổi số, điện tốn
đám mây, phân tích dữ liệu lớn, công nghệ di động và Internet vạn vật.
Với đội ngũ lên tới hơn 2,700 nhân viên, trong đó 2,000 là những kỹ sư với
trình độ cao, FPT Software tỏ ra tự hào với sức mạnh đa dạng và chất lượng của đội
ngũ nhân sự đa ngơn ngữ của mình. Không chỉ là những nhân sự sở hữu kiến thức
chuyên sâu, họ cịn có kỹ năng tồn diện và một sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ
khách hàng trong nhiều lĩnh vực kinh tế. Điều này không chỉ là bằng chứng cho sự chú
trọng và đầu tư lâu dài của FPT Software vào sự phát triển của đội ngũ nhân sự mà còn
là cam kết mạnh mẽ về việc mang đến những giải pháp và dịch vụ chất lượng hàng
đầu. Với đội ngũ nhân sự nhân sự và đa ngơn ngữ, Cơng ty tự tin rằng có thể đáp ứng
mọi yêu cầu và thách thức phức tạp từ thị trường toàn cầu.

15


1.4.2. Phần mềm quản lý nhân sự Peoplesoft Human Capital Management
PeopleSoft Human Capital Management (HCM) là một sản phẩm của Oracle,
được thiết kế để giúp các tổ chức quản lý hiệu quả hơn các hoạt động liên quan đến

nhân sự. HCM của PeopleSoft cho phép xây dựng một nền tảng dữ liệu nhân sự và cải
thiện các quy trình kinh doanh. Phần mềm cung cấp một bộ chức năng quản lý nhân sự
hàng đầu, giúp tăng năng suất, tăng tốc độ hoạt động kinh doanh và giảm chi phí sở
hữu.
Từ việc tuyển dụng và quản lý nhân sự, đến việc dự đốn chính xác nhu cầu
nhân lực trong tương lai, PeopleSoft HCM giúp bạn quản lý một cách chủ động các
hoạt động nhân sự trong khi tập trung vào các sáng kiến kinh doanh chiến lược. Một số
chức năng chính của PeopleSoft HCM bao gồm:
- Quản lý nhân sự trên một hệ thống duy nhất trong khi tuân thủ các luật và quy
định.
- Quản lý lực lượng lao động: Dự báo, triển khai, theo dõi và quản lý lao động.
- Quy tắc lao động và giám sát: Tối ưu hóa các nhiệm vụ quản lý thời gian để phê
duyệt thời gian, giải quyết các ngoại lệ và đưa ra quyết định tốt hơn với phân tích dữ
liệu lao động doanh nghiệp theo thời gian thực.
- Cung cấp dịch vụ cho lực lượng lao động: Cắt giảm chi phí và tăng năng suất
với việc cung cấp dịch vụ cho lực lượng lao động.
- Quản lý nhân sự: Thu hút, giữ chân và động viên một lực lượng lao động xuất
sắc với việc quản lý nhân sự tích hợp.
PeopleSoft HCM đem lại sự đồng thuận trong quản lý nhân sự, từ việc tuyển
dụng và phát triển nhân viên đến quản lý hiệu suất và phúc lợi. Hệ thống này không
chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình quản lý nhân sự
mà cịn tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững thông qua việc tối ưu hóa tài nguyên
và quản lý hiệu suất cá nhân.

16


Hình 3: Hệ thống PeopleSoft HCM
Nguồn: FPT
Một trong những điểm mạnh của PeopleSoft HCM là khả năng tích hợp linh

hoạt với các hệ thống khác trong tổ chức, tạo ra một hệ sinh thái thông tin liên kết
mạnh mẽ. Điều này giúp đảm bảo sự chính xác và tồn diện trong việc quản lý dữ liệu
nhân sự, từ thông tin cơ bản như thông tin liên hệ đến chi tiết phức tạp như kỹ năng và
kinh nghiệm làm việc.

Hình 4: Hệ sinh thái thông tin của Oracle
PeopleSoft HCM không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì một hệ thống nhân sự
hiệu quả mà còn đặt ra một tiêu chuẩn mới về trải nghiệm người dùng. Giao diện thân
thiện và dễ sử dụng giúp mọi người dùng, từ nhân viên đến quản lý, tận hưởng trải
nghiệm sử dụng mượt mà và tiện lợi. Việc này khơng chỉ tăng cường sự hài lịng của
người dùng mà cịn giúp tăng cường tính hiệu quả trong quản lý nhân sự.
17