SmartBiz Phần mềm ERP cho lĩnh vực Logistic

[Case study] Cách Công

ty Logistics áp dụng Hệ
thống ERP thành công
như thế nào?

/>

Cách Công ty Logistic áp dụng các chức năng
của Hệ thống ERP thành công như thế nào?
Hệ thống chức năng ERP có thực sự mang lại hiệu quả tối ưu cho hoạt động quản lý
của doanh nghiệp? Cùng chúng tôi giải đáp vấn đề thông qua câu chuyện về các khó
khăn cũng như cách áp dụng chức năng ERP của một doanh nghiệp Logistic lớn tại
Việt Nam – Công ty cổ phần SBI, đơn vị hoạt động trong lĩnh vực vận tải được chia sẻ
dưới đây.

Hệ thống chức năng ERP

Nội dung chính
1. Giới thiệu về doanh nghiệp
2. Khó khăn, thách thức của doanh nghiệp
3. Giải pháp triển khai hệ thống ERP cho lĩnh vực Logistics
4. Kết luận

2
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


Giới thiệu về doanh nghiệp
Công ty Cổ phần SBI được thành lập vào năm 2010, có trụ sở đặt tại Khu đô thị mới
Quế Võ II - Xã Phượng Mao - Huyện Quế Võ - Tỉnh Bắc Ninh, Công ty cổ phần SBI

(SBI) là đơn vị cung cấp các gói dịch vụ như:
● Dịch vụ lưu trữ hàng hóa và cho thuê kho bãi.
● Dịch vụ xử lý giấy tờ, thủ tục hải quan, xuất nhập hàng hóa.
● Dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa trọn gói.
Sau hơn 10 năm hoạt động và phát triển, tính đến thời điểm hiện tại, SBI đã đạt được
các thành tựu nổi bật như:
● Sở hữu một hệ thống kho bãi rộng lớn với diện tích mặt bằng lên đến
15.000m2, được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại, có thể đáp ứng, hỗ
trợ một cách tốt nhất các nhu cầu của khách hàng.
● Hợp tác với hơn 300 đối tác có quy mơ lớn, vừa và nhỏ trong nhiều lĩnh vực
khác nhau trên cả nước, như: YCH, DEASUN, CANON, TÂN CẢNG,
GALTRONICS, FOXCONN,…
SBI đã từng bước khẳng định được uy tín, vị thế thương hiệu, trở thành đơn vị vận tải
vững mạnh trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh cũng như toàn miền Bắc, nhận được giải
thưởng Doanh nghiệp tiêu biểu cùng nhiều danh hiệu cao quý khác.

Công ty cổ phần SBI là một trong các đơn vị vững mạnh trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh
cũng như toàn miền Bắc trong lĩnh vực vận tải (logistics)

3
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


Khó khăn, thách thức của doanh nghiệp
Bên cạnh những thành cơng SBI đạt được thì họ cũng đã và đang phải đối diện với
khơng ít các khó khăn, thử thách.
Trước khi áp dụng các chức năng ERP, thao tác xử lý cơng việc của cơng ty gặp nhiều
khó khăn bởi sự không đồng nhất về hệ thống phần mềm trong quản lý giữa các bộ
phận (tức là mỗi bộ phận ứng dụng một phần mềm khác nhau), khiến SBI đối mặt với
tình trạng thơng tin bị rời rạc, khó quản lý, không đồng bộ trong số liệu. Điều này dễ

dẫn đến những thiếu sót, thất thốt khơng mong muốn trong quá trình hoạt động.

Việc áp dụng phương thức quản lý thủ cơng gây khó khăn trong thao tác xử lý cơng
việc của cơng ty
Ngồi ra, thao tác xử lý, điều hành đội phương tiện, vận tải của SBI như: Quản lý hoạt
động vận tải, quản lý thơng tin, chi phí vẫn đang vận hành theo cách hồn tồn thủ
cơng dựa trên việc ghi chép sổ sách hoặc tự thao tác trên excel. Điều này đã khơng
cịn phù hợp trong thời đại công nghệ ngày càng phát triển như hiện nay, khiến SBI
gặp phải những khó khăn, thách thức lớn như:

4
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


● Vấn đề quản lý hoạt động vận tải: Với số lượng lớn các dữ liệu về thông tin
khách hàng đặt xe, các hoạt động điều xe, kiểm soát xe ra vào hay những thay
đổi trong quá trình điều vận,... khi ghi chép thủ công trên sổ sách hoặc excel sẽ
rất khó kiểm sốt, dễ thiếu sót thơng tin, khơng thể đảm bảo hồn tồn tính
chính xác cũng như phải mất rất nhiều thời gian khi có nhu cầu tìm lại thông
tin.
● Quản lý thông tin: Để hợp tác được với các khách hàng lớn, doanh nghiệp cần
khẳng định được sự chun nghiệp của mình, có thể cung cấp đầy đủ các thông
tin khách hàng yêu cầu về hoạt động, lịch trình như: tài xế lái xe, thời gian ra
vào, nhận hàng,... Tuy nhiên, với thông tin được ghi nhận rời rạc, dữ liệu không
đồng bộ, tổng hợp về một nguồn như ở phương thức quản lý truyền thống, điều
này sẽ rất khó khăn và mất nhiều thời gian.
● Quản lý chi phí: Vấn đề ghi nhận chi phí phát sinh trong quá trình chờ vận
chuyển (như thời gian chờ) một cách thủ cơng thường gặp tình trạng thiếu sót.
Điều này gây khó khăn cho hoạt động quản lí chi phí, kế tốn, hạch tốn, hiệu
quả mang lại khơng cao.

Giải pháp triển khai hệ thống ERP cho lĩnh vực Logistics
Để giải quyết những khó khăn, vấn đề trở ngại đang gặp phải của SBI, SmartBiz đã
thực hiện tư vấn và chuẩn hóa lại quy trình vận hành của SBI. Thơng qua các cơng cụ
tự động, hệ thống có thể cập nhật hoạt động trên cơ sở thời gian thực, giúp vận hành
doanh nghiệp suôn sẻ, giảm bớt gánh nặng của quản lý, cung cấp doanh số bán hàng
cũng như dịch vụ khách hàng tốt hơn.

Ứng dụng hệ thống ERP giúp giải quyết các khó khăn doanh nghiệp đang gặp phải.
5
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


Các ứng dụng Smartbiz triển khai:
Ứng dụng quản lý điều vận trên giao diện Web: Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp ghi
nhận, cập nhật và quản lý các dữ liệu về đơn hàng, danh sách khách hàng, danh sách
đơn đặt xe cũng như danh sách xe, lái xe, tình trạng xe hay lịch sử đặt xe một cách đầy
đủ theo thời gian thực. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý vận tải
hiệu quả, chính xác và nhanh chóng.

Giao diện đăng nhập ứng dụng quản lý điều vận

6
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


Thông tin chi tiết về xe và lịch sử đặt xe

Lịch đặt xe được cung cấp chi tiết

Thơng tin tình trạng đơn hàng rõ ràng
Ứng dụng quản lý điều vận trên giao diện Mobile (cho lái xe): Được thiết kế theo
giao diện điện thoại dành cho lái xe. Giúp quản lý các thông tin lái xe như: Tên, địa
chỉ, số điện thoại, email, giấy phép lái xe,...
Ứng dụng quản lý bán hàng: Là ứng dụng giúp doanh nghiệp quản lý được các hoạt
động từ báo giá cho đến lên đơn cho khách hàng. Thống kê toàn bộ lịch sử đơn bán
cũng như giá bán đã giao dịch. Quản lý một cách hiệu quả hơn, tránh bị bỏ sót đơn
cũng như tình trạng nhầm lẫn trong xử lý đơn hàng bán.
7
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


Ứng dụng quản lý hợp đồng: Cho phép doanh nghiệp quản lý thơng tin tất các hợp
đồng hiện có với khách hàng, nhắc nhở doanh nghiệp thực hiện gia hạn hoặc kết thúc
hợp đồng khi sắp đến thời hạn cuối.
Ứng dụng kế tốn: Tất cả các thơng tin dữ liệu về hợp đồng, chi phí, đơn hàng,... cần
thiết cho hoạt động kế toán của doanh nghiệp sẽ được tổng hợp tự động và sử dụng
xuyên suốt cho tất cả các phịng ban. Qua đó, giúp doanh nghiệp kiểm sốt tốt dịng
tiền ra vào, đảm bảo độ chính xác cao của các nghiệp vụ, tránh tiền thất thoát.

Ứng dụng kế toán giúp doanh nghiệp kiểm sốt tốt dịng tiền ra vào, đảm bảo độ
chính xác cao của các nghiệp vụ, tránh tiền thất thoát
Với các chức năng ERP trên, doanh nghiệp đã:
● Tự động hóa tối đa các quy trình xử lý nghiệp vụ kinh doanh. Cho phép các bộ
phận phối hợp và tương tác trên cùng một hệ thống nhất định.
● Theo dõi/giám sát cụ thể và rõ ràng các trạng thái, tiến độ công việc từ lúc
được yêu cầu cho đến khi kết thúc nhiệm vụ.
● Báo cáo theo thời gian thực, nhiều chiều mang lại nguồn dữ liệu chính xác,
thống nhất tại một nguồn, phục vụ cho yêu cầu quản trị từ nhiều bộ phận khác
nhau.

● Với thiết kế thông minh, phần mềm vô cùng thân thiện và dễ sử dụng. Có thể
mở rộng hoặc nâng cấp khi có các u cầu thay đổi về hệ thống.
Tìm hiểu thêm: Top 5 lý do vì sao phần mềm ERP thống trị các doanh nghiệp

8
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


Kết luận
Qua những chia sẻ về các khó khăn của SBI và cách giải quyết bằng việc sử dụng
phần mềm ERP với các chức năng ERP ở trên, có thể thấy được các công dụng vượt
trội mà hệ thống này mang lại, là câu trả lời thỏa đáng cho thắc mắc về tính hiệu quả
của ERP.
Với nền tảng của giải pháp là ERP, kiến trúc dạng module cho phép tuỳ chọn triển
khai theo từng giai đoạn hoặc tuỳ chỉnh linh hoạt các ứng dụng hiện tại đồng thời dễ
dàng phát triển các ứng dụng nghiệp vụ mới theo sự phát triển và trưởng thành của
doanh nghiệp.
Để trải nghiệm sự đột phá trong hoạt động quản lý của công ty, tạo bước đệm cho sự
phát triển xa hơn trong tương lai, hãy liên hệ ngay với SmartBiz và nhận sự tư vấn, hỗ
trợ của các chuyên gia của chúng tôi sớm nhất!

9
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: