Quy trinh ve trien khai hop dong dien tu phap che doanh ngiep 2023

CƠNG TY CỔ PHẦN – TẬP ĐỒN UBG

QUY TRÌNH
VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ
Số:………./2022/QT/UBG

NĂM 2022


QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ

MỤC LỤC
I.

Mục đích

II.

Phạm vi áp dụng

III.

Nội dung
1. Trách nhiệm của các Phòng, Ban chức năng
2. Các website liên quan đến hợp đồng điện tử
3. Quy tắc đánh số hợp đồng điện tử
4. Quy trình phối hợp giữa các Phòng, Ban chức năng
5. Các quy trình riêng:
a. Quy trình đăng ký tài khoản đầu tư trên />b. Quy trình cập nhật thơng tin khách hàng và hợp đồng lên google driver.
c. Quy trình cập nhật, theo dõi thông tin khách hàng và hợp đồng trên
website: />d. Quy trình khởi tạo, ký kết, lưu trữ và theo dõi hợp đồng điện tử trên

website: />e. Sơ đồ thực hiện

IV.

Văn bản kèm theo
(Các văn bản, hình ảnh minh họa cụ thể sẽ được đính kèm dưới dạng
hyperlink)

2
LƯU HÀNH NỘI BỘ


QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ

I.

MỤC ĐÍCH
-

Hướng dẫn các Phịng, Ban, Cá nhân trong cơng ty nắm kỹ về các quy trình
liên quan đến Hợp đồng điện tử. Từ đó cùng nhau phối hợp để thực hiện
cũng như hướng dẫn, giải đáp thắc mắc của khách hàng về hợp đồng điện
tử.

II.

PHẠM VI ÁP DỤNG
-

III.

Áp dụng cho toàn thể nhân viên cơng ty.

NỘI DUNG
1. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC PHỊNG, BAN CHỨC NĂNG
-

Bộ phận CS (Customer Service): Hướng dẫn Khách hàng ký Thỏa thuận
đặt mua và ký hợp đồng chuyển nhượng cổ phầnmua chung và phụ lục;
Cập nhật thông tin khách hàng và theo dõi Hợp đồng điện tử lên google
driver; Viết phiếu thu/phiếu xác nhận nhận tiền cho Khách hàng; Theo dõi
và chăm sóc khách hàng; Phối hợp với các Phịng, Ban khác trong cơng ty.

-

Phịng Pháp chế: Giám sát và theo dõi danh sách thông tin khách hàng và
hợp đồng điện tử trên driver do CS cập nhật; Hỗ trợ cập nhật thông tin
khách hàng; Kiểm tra thông tin, chính sách của Hợp đồng điện tử đã ký;
Trình ký Hợp đồng điện tử; Phối hợp với các Phòng, Ban khác trong cơng
ty.

-

Phịng Kế tốn: Giám sát và theo dõi danh sách thông tin khách hàng và
hợp đồng điện tử trên driver do CS cập nhật; Kiểm tra, đối chiếu về việc
thanh toán của khách hàng; Ký Hợp đồng điện tử sau khi Khách hàng đã
thanh toán đủ; Lưu Hợp đồng điện tử; ; Phối hợp với các Phòng, Ban khác
trong cơng ty.

-

Phịng IT: Phối hợp với CS, Pháp chế, Kế tốn và các phịng, ban khác
trong việc thực hiện các công việc liên quan đến công nghệ thông tin.

-

Các phòng ban khác: Phối hợp với CS, Pháp chế, Kế tốn và các phịng,
ban khác trong cơng ty nếu thuộc phạm vi quản lý của mình.

3
LƯU HÀNH NỘI BỘ


QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ

2. CÁC WEBSITE LIÊN QUAN ĐẾN HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ
ST

Đường link

T
1

/>
Quy ước
tên gọi
Web cổ
phần

1hNgKKjeqRLe1kVWgKbi0kkelxKsYVmBm/

Driver

edit#gid=1996083773

Quyền truy
cập

Để đăng ký
mua cổ phần
Để cập nhật,
bổ sung thơng

/>2

Mục đích

tin khách hàng
và hợp đồng
lên google

Mọi người

Chỉ những ai
được cấp
quyền

driver
Để theo dõi,
cập nhật thơng

tin khách
hàng, tình
3

/>
Web Admin

trạng ký kết,
thanh tốn và

Chỉ những ai
được cấp
quyền truy
cập

xuất file hợp
đồng điện tử
(word).
Để khởi tạo,

3

/>
Econtract

chỉnh sửa, lưu,

Chỉ những ai

theo dõi, gửi

được cấp

các bên tham

quyền truy

gia hợp đồng

cập

điện tử để ký
4
LƯU HÀNH NỘI BỘ


QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ

3. QUY TẮC ĐÁNH SỐ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ
Việc đánh số hợp đồng bắt buộc phải tuân theo quy tắc:

Mã Vùng/Số Hợp đồng/CNCP/UBG<công ty>/Tháng/Năm

Trong đó:
1. “Mã vùng” sẽ được đánh số tương đương với 63 tỉnh, thành của Việt
Nam ( Quy ước đánh số tỉnh thành Việt Nam sẽ được đính kèm theo bản
quy trình này). Ví dụ: HCM mã vùng 79, số HĐ 200, khởi tạo tháng 8
năm 2022 vậy số hợp đồng sẽ là: 79/200/CNCP/UBG/8/2022
Theo QUY ƯỚC ĐÁNH SỐ TỈNH VIỆT NAM.pdf
2. “<Công ty>” là quy ước tên viết tắc của các công ty trong hệ sinh thái

UBG theo BẢN QUY ƯỚC TÊN VIẾT TẮC CÔNG TY.pdf

5
LƯU HÀNH NỘI BỘ


QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ

4. QUY TRÌNH PHỐI HỢP GIỮA CÁC PHỊNG, BAN CHỨC NĂNG
Trách
nhiệm

Quy trình riêng

Quy trình
CS photo CMND/CCCD
KH để lưu hồ sơ

CS*

Bước 1: CS cho KH ký thỏa
thuận đặt mua

CS*

Bước 2: CS cho KH ký Bookng
(file giấy) HĐ CNCP mua chung
và phụ lục (cho KH ký tên trước
– file điện tử)

CS cập nhật thông tin KH
và file theo dõi hợp đồng

CS*, Kế
toán, Pháp
chế

Bước 3: CS viết phiếu thu/Phiếu
xác nhận nhận tiền cho KH

Kế toán và Pháp chế giám
sát và theo dõỗi danh sách
thơng tin

CS*, Kế
tốn, Pháp
chế

Bước 4: Chuyển HĐ và Phụ lục
(nếu khách yêu cầu thêm HĐ
giấy), Giấy chứng nhận về Phịng
Kế tốn

Kế tốn kiểm tra đối chiếu,
KH đã hồn tất thanh tốn
thì chuyển cho Pháp chế

Kế toán,
Pháp chế

Bước 5:
HĐ điện tử: Kế toán kiểm tra về
tiến độ thanh tốn: Nếu Khách
hàng hồn tất thanh tốn thì sẽ
thực hiện ký HĐ
HĐ Giấy và GCN: Kế tốn
chuyển hồ sơ Bước 4 cho Pháp
chế kiểm tra và trình ký

HĐ điện tử: Pháp chế
kiểm tra thông tin trên hệ
thống
HĐ Giấy và GCN: Pháp
chế kiểm tra HĐ/GCN ký
đã chính xác thơng tin,
chính sách chưa

CS*, Kế
tốn, Pháp
chế

Bước 6: Pháp chế chuyển trả Hồ
sơ đã ký cho Kế tốn

Nếu chính xác thì sẽ trình
ký. Nếu chưa chính xác sẽ
chuyển trả cho Kế toán yêu
cầu CS viết lại

Kế toán, CS*

Bước 7: Kế toán lưu Hồ sơ và
chuyển hồ sơ cho CS

Kế toán và pháp lý lưu và
theo dõi HĐ điện tử trên
trang của FPT và đồng tải
tải về máy tính để lưu trữ

Quy trình 1
Quy trình 2
Quy trình 3

Quy trình 4
Quy trình 4’

6
LƯU HÀNH NỘI BỘ


QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ

CS*

Bước 8: CS gửi hồ sơ cho KH

CS lưu và theo dõi HĐ điện
tử trên trang của FPT và
đồng tải tải về máy tính để

lưu trữ

(*) Hiện tại chưa có đội ngũ CS nên việc phối hợp thực hiện trên sẽ do Phòng
IT của cơng ty đảm nhận cho đến khi có quyết định sử dụng đội ngũ CS.
5. CÁC QUY TRÌNH RIÊNG:
a. Quy trình 1: Quy trình đăng ký tài khoản đầu tư trên
/>Bước 1: KH đăng nhập/tạo tài khoản qua
Bước 2: Tại góc phải phía trên cửa sổ website, KH chọn Tài khoản 
Quản lý cổ phần
Bước 3: Chọn cơ hội đầu tư
Bước 4: Chọn gói đầu tư - Cổ phần UBG Group
Bước 5: Chọn tham gia các gói cổ phần theo nhu cầu của KH
Bước 6: Cập nhật lại thông tin để đầy đủ; xác nhận ký hợp đồng và đã
thanh tốn
(Hướng dẫn minh họa sẽ được đính kèm theo văn bản này:BẢN QUY
TRÌNH WEB CỔ PHẦN.pdf)
b. Quy trình 2: Quy trình cập nhật thơng tin khách hàng và hợp đồng
lên google driver.
Bước 1: Đăng nhập vào Gmail của mình
Bước 2: Truy cập vào đường dẫn
/>lxKsYVmBm/edit#gid=1996083773
Trường hợp người truy cập chưa được cấp quyền truy cập thì liên hệ
Pháp chế để được cấp quyền.
Bước 3: Cập nhập thông tin khách hàng, hợp đồng vào sheet “ Tổng hợp
HĐ” để Kế tốn, Pháp chế giám sát, theo dõi.
c. Quy trình 3: Quy trình cập nhật, theo dõi thơng tin khách hàng và

hợp đồng trên website: />7
LƯU HÀNH NỘI BỘ

QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ

Bước 1: Đăng nhập web />Bước 2: Vào mục Quản lý hợp đồng  Chọn Lịch sử cổ phần
Bước 3: Đến bộ lọc tìm hợp đồng và tích vào ơ sửa
Bước 4: Kiểm tra các thông tin khách hàng cung cấp đã đúng, đủ, rõ
ràng ( Họ, tên, email, số điện thoại, hình ảnh CMND/CCCD, địa chỉ) 
nếu không đáp ứng yêu cầu khách hàng cập nhập lại trên hệ thống tài
khoản của khách hàng trên web />Bước 5: Truy cập vào Econtract của FPT (quy trình 4) để khởi tạo hợp
đồng và gửi khách ký hợp đồng (quy trình 4’) ( sau khi báo kế toán và
xác nhận tiền đã vào tài khoản cơng ty)
Bước 6: Sau khi KH ký xong thì CS sẽ liên hệ và báo với kế toán. Thống
nhất 1 khung giờ để kế toán đăng nhập và ký hợp đồng. Định kỳ 1 ngày
1 lần CS truy cập vào Econtract của FPT để tải về hợp đồng và upload
lên />Bước 7: Đăng nhập lại theo các
bước như trên và tải lên hợp đồng vừa tải về, cập nhật lại trạng thái ký và
trạng thái thanh toán và Lưu.
(Hướng dẫn minh họa sẽ được đính kèm theo văn bản này: BẢN QUY
TRÌNH WEB CỔ PHẦN.pdf)
d. Quy trình 4: Quy trình khởi tạo, ký kết, lưu trữ và theo dõi hợp

đồng điện tử trên website: />Bước 1: Đăng nhập bằng tài khoản người dùng được FPT kích hoạt
Bước 2: Vào mục “Tài liệu” và chọn “Tạo tài liệu”
Bước 3: Chọn loại tài liệu
Bước 4: Tải tài liệu
Bước 5: Xác định người ký
Bước 6: Thiết kế tài liệu
Bước 6: Xác nhận và hoàn tất

8

LƯU HÀNH NỘI BỘ


QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ

(Hướng dẫn minh họa sẽ được đính kèm theo văn bản này:BẢN QUY
TRÌNH TRIỂN KHAI HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ TRÊN HỆ THỐNG
FPT.pdf)
Quy trình 4’: Quy trình ký hợp đồng điện tử dành cho khách hàng
Hình thức 1: Thơng qua hình thức SMS
Bước 1: Khách hàng nhấp vào link được gửi kèm qua tin nhắn
Bước 2: Khách hàng đăng nhập bằng số điện thoại/email với mã được
gửi qua tin nhắn
Bước 3: Xác nhận và đăng ký chứng thư số 1 lần để ký
Bước 4: Tiến hành ký hợp đồng điện tử
Hình thức qua email: Thực hiện như hình thức 1
(Hướng dẫn minh họa sẽ được đính kèm theo văn bản này:QUY TRÌNH
KÝ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ DÀNH CHO KHÁCH HÀNG.pdf)
e. Sơ đồ thực hiện
Bước 1

Bước 2

Bước 3

Đăng ký tài
khoản đầu tư
trên Web cổ
phần

Cập nhật
thông tin
khách hàng
và hợp đồng
lên Driver

Cập nhật, theo
dõi thông tin
khách hàng và
hợp đồng trên
Web admin

Quy trình 2

Quy trình 3
CS* phối hợp
với Pháp chế,
Kế tốn thực
hiện

Quy trình 1
CS* hướng
dẫn KH thực
hiện quy
trình này

CS* thực hiện

Bước 4
Khởi tạo, ký kết,

lưu trữ và theo
dõi hợp đồng
điện tử trên
website
Econtract
Quy trình 4
CS* phối hợp với
Pháp chế, Kế
tốn thực hiện

Quy trình 4’
Gửi yêu cầu ký
HĐ cho KH
CS* hướng dẫn
KH thực hiện
9
LƯU HÀNH NỘI BỘ


QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ

quy trình này
(*) Hiện tại chưa có đội ngũ CS nên việc phối hợp thực hiện trên sẽ do Phịng IT của
cơng ty đảm nhận cho đến khi có quyết định sử dụng đội ngũ CS.

10
LƯU HÀNH NỘI BỘ