Một số kiến nghị và giải pháp để hoàn thiện công tác hành chính văn phòng tại tổng công ty thép việt nam

Báo cáo thực tập
Mở bàI
Trong xu thế hội nhập của nỊn kinh tÕ khu vùc vµ thÕ giíi, cïng víi sự phát
triển càng cao của nền kinh tế trong nớc, đòi hỏi các doanh nghiệp cả trong cũng
nh ngoài quốc doanh, đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nớc lớn - tập đoàn kinh
doanh đợc thành lập theo nghị quyết đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VII của
đảng: Sắp xếp lại các liên hiệp xí nghiệp , tổng công ty phù hợp với nhu cầu sản
xuất kinh doanh trong cơ chế thị trờng. Phải tự đổi mới mình, sắp xếp lại bộ máy
quản lý cũng nh cơ cấu tổ chức, công tác hành chính văn phòng để theo kịp với
xu thế chung của đất nớc.
Tổng công ty thép Việt Nam là một trong những doanh nghiệp nhà nớc lớn.
đà liên tục đổi mới cả về cơ cầu quản lý cũng nh công tác hành chính văn phòng
và đà từng bớc đáp ứng đợc nhu cầu của nền kinh tế thị trờng.
Từ thực tế trên và sau thời gian thực tập , nghiên cứu tại văn phòng tổng công
ty thép Việt Nam em đà nhận rõ đợc tính cấp bách cũng nh là vai trò củabộ máy
văn phong trong tổng công ty thép Việt Nam nói riêng và toàn doanh nghiệp Việt
Nam nói chung. Em đà quyết định chọn đề tàI một số kiến nghị và giảI pháp
để hoàn thiện công tác hành chính văn phòng tại tổng công ty thép Việt
Nam. Làm báo cáo thực tập.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu của báo cáo đợc chia làm 3 chơng:
Chơng I kháI quát chung về qua trình hình thành và phát triển của tổng công
ty thép Việt Nam.
Chơng II. Thực trạng hoạt động hành chính văn phòng tại tổng công ty thép
Việt Nam
Chơng III một số kiến nghị và giảI pháp để hoàn thiện công tác hành chính
tại tổng công ty thép Việt Nam.
Do thực tập có hạn, kiến thức và trình độ còn hạn chế nên bàI viết không thể
tránh khỏi những thiếu xót em rất mong đợc sự chỉ bảo và góp ý chân thành của
thầy cô để em hoàn thiện báo này
Chơng I kháI quát chung về qua trình hình thành và
phát triĨn cđa tỉng c«ng ty thÐp viƯt nam.

i.

giíi thiƯu chung

Tỉng công ty thép Việt Nam đợc thành lập theo quyết định số314/TTg ngày
4/7/1994 của thủ tớng chính phủ trên cơ sở hợp nhất tổng công ty thép và tổng

Trơng tuấn giang

1

líp 410 msv 99D267


Báo cáo thực tập
công ty kim khí thuộc bộ công nghiệp nặng (nay là bộ công nghiệp). Thực hiện
chủ trơng của đảng và nhà nớc về tiếp tục đổi mới, sắp xếp các doanh nghiệp nhà
nớc, đặc biệt là các tổng công ty nắm giữ các ngành then chốt của nền kinh tế,
ngày 29/4/1995 thủ tớng chỉnh phủ quyết định số 255/TTg thành lập lại tổng
công ty thép Việt Nam tổ chức hoạt động theo mô hình công ty nhà níc- tỉng
c«ng ty 91.
Tỉng c«ng ty thÐp ViƯt Nam cã tên giao dịch đối ngoại : Việt Nam STEEL
CORPORATION tên viết tắt VSC. địa chỉ 91 Láng Hạ Đống Đa Hà Nội.
Tổng công ty thép Việt Nam là một pháp nhân kinh doanh hoạt động theo
luật doanh nghiệp nhà nớc. Đìêu lệ tổ chức và hoạt động đợc chính phủ phê duyệt
tại nghị định số 03-CP ngày 25/1/1996 và giấy phép kinh doanh số 109621 ngày
5/2/1996 do bộ kế hoạch và đầu t cấp.
Hiện nay tổng công ty thép Việt Nam có 15 đơn vị thành viên và 14 liên
doanh với nớc ngoài. Tổng công ty đợc nhà nớc giao quản lý và sử dụng hơn
1600 tỷ đồng. Lao động bình quân 17805 ngời, doanh thu 7723 tỷ đồng. Sản lợng

cán thép là 1720000 tấn/năm.
II.

chức năng và nhiệm vụ của tổng công ty thép việt nam.

Mục tiêu của tổng công ty thép Việt Nam là xây dựng và phát triển tập đoàn
kinh doanh đa ngành trên cơ sở sản xuất và kinh doanh thép là nền tảng. Tổng
công ty thép Việt Nam kinh doanh hầu hết trên các thị trờng trọng đIểm trên lÃnh
thổ Việt Nam và bao gồm hầu hết các công đoạn khai thác nguyên liệu, vật liệu ,
sản xuất thép ,và các sản phẩm thép cho đến khâu phân phối và tiêu thụ sản
phẩm. Các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của tổng công ty thép Việt Nam là:


khai thác quặng sắt, than mỡ, nguyên liệu phục vụ cho công ngiệp
luyện kim.



Sản xuất gang, thép các kim loại sản phẩm thép



Kinh doanh xuất nhập khẩu thép vật t, thiết bị và các dịch vụ có liên
quan đến công nghệ luyện kim nh: nguyên liệu, vật liệu đầu vào, các sản phẩm
thép, trang thiết bị luyện kim, chuyển giao công nghệ và hỗ trợ.



Thiết kế chế tạo thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim
và xây dựng dân dụng.

Kinh doanh khách sạn nhà hàng, ăn uống, xăng dầu ,mỡ, gas, dịch vụ
và các vật t tổng hợp khác.

Trơng tuấn giang

2

lớp 410 msv 99D267


Báo cáo thực tập


đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ ngành công nghiệp
luyện kim và lĩnh vực sản xuất kim lloại , vật liệu xây dựng.



đầu t liên doanh, liên kết kinh tế với các đối tác trong nớc và nớc
ngoài.



Xuất khẩu lao động.
Bên cạnh phạm vi chức năng, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh đợc nhà nớc
giao, tổng công ty thép Việt Nam còn đợc nhà nớc giao một nhiệm vụ quan trọng
là cân đối sản xuất thép trong nớc với tổng nhu cầu tiêu dùng cđa nỊn kinh tÕ, x·

héi kÕt hỵp xt nhËp khÈu các mặt hàng thép trong nớc cha sản xuất đợc để ổn
định giá cả thị trờng thép trong nớc, bảo toàn và phát triển vốn nhà nớc giao, tăng
nguồn thu cho ngân sách nhà nớc, tạo việc làm cho ngời lao động trong công ty.
iii.

cơ cấu tổ chức tổng công ty thép việt nam.

Cơ cấu tổ chức và đIều hành tổng công ty đợc tổ chức theo quy định của
luật doanh nghiệp nhà nớc và đIều lệ tổng công ty do nhà nớc phê chuẩn.
Tổng công ty thép Việt Nam có bộ máy quản lý và đIều hành các đơn vị
thành viên của tổng công ty đợc phân bố trên các tỉnh và thành phố trong cả nớc
nh: Hà Nội, Hải Phòng, Thái Nguyên, Thứa Thiên Huế, Đà Nẵng, Khánh Hoà
và các khu công nghiệp trong cả nớc.
Hiện nay cơ cấu tổ chức quản lý của tổng công ty thép Việt Nam theo mô
hình trực tuyến- chức năng. Theo cơ cấu này ngời lÃnh đaoh doanh nghiệp phảI
đợc giúp sức của tập thể lÃnh đạo để thực hiện các quyết định, hớng dẫn và kiểm
tra thực hiện các quyết định đối với cấp dới. Ngời lành đạo phảI chịu trách nhiệm
về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp.
Việc truyền lệnh , ra các quyết định, chỉ thị theo tuyến đà quyết định bởi các lÃnh
đạo bộ phận các chức năng tổng công ty, ngời ra mệnh lệnh trực tiếp, chỉ thị cho
các đơn vị thành viên cấp dới.
Sơ đồ bộ máy quản lý tổng công ty thép Việt Nam
Hội đồng quản trị

Tổ
giúp
HĐQT

việc

Ban kiểm soát
Tổng giám đốc

Trơng tuấn giang

3

lớp 410 msv 99D267


Báo cáo thực tập

Phó tổng giám đốc

Phòng
kĩ
thuật

Phó tổng giám đốc

P. kế
hoạch
đầu t

Tổ
trung
Văn
Phòng
Phòng Phòng
đIũu

tâm hợp phòng
kế
kinh
tổ
tiết
tác lao
toán
doanh chức
sản lđộng
tàI
XNK
lao
ợng
và
với
nớc
chính
Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý tổng công ty thép Việtđộng
Nam.
giá
ngoài
Hội đồng quản trị: thực hiện các chức năng hoạt động quản lý của tổng
công ty thép Việt Nam theo quy định của đIều lệ tổng công ty thép, luật doanh
nghiệp nhà nớc và chịu trách nhiệm trớc chính phủ. Trớc phát luật về hoạt động
và phát triển của tổng công ty theo chức năng và nhiệm vụ đợc nhà nớc giao.
Hội đồng quản trị có 5 thành viên do thđ tíng chÝnh phđ bỉ nhiƯm gióp
viƯc cho héi đồng quản trị có tổ chuyên viên do hội đồng quản trị thành lập gồm
3 chuyên viên. ngoàI ra hội đồng quản trị đợc sử dụng bộ máy gíup việc ( phòng
chuyên môn nghiệp vụ) của tổng giám đốc tổng công ty tham mu về các lĩnh vực
khi cần thiết.

Ban kiểm soát: do hội đồng quản trị thành lập để giúp hội đồng quản trị
kiểm tra giám soát các hoạt động đIều hành của tổng giám đốc của tổng công ty
và bộ máy giúp việc của tổng giám đốc theo nghị quyết quyết định của hội đồng
quản trị. Ban kiểm soát có 5 thanh viên do chủ tịch hội đồng quản trị thành lập.
Tổng giám đốc: là uỷ viên hội dồng quản trị do thủ tớng chính phủ bổ
nhiệm, tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của tổng công ty, có quyền đIều
hành cao nhất trong tổng cong ty và chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị trớc
thủ tớng chính phủ và trớc pháp luật về đIều hành và hoạt động của tổng công ty.
tổng công ty có 2 phó tổng giám đốc do bộ trởng bộ công nghiệp bổ nhiệm các
phó tổng giám đốc giúp tổng giám đốc một số lĩnh vực hoạt động của tổng công
ty đợc tổng giảm đốc phân công hoặc uỷ quyền và chịu trách nhiệm trớc tổng
giám đốc và trớc hội đồng quản trị tổng công ty và trớc phấp luật về nhiệm vụ đợc phân công và bổ nhiệm.
Kế toán trởng: tỉng c«ng ty do bé trëng bé c«ng nghiƯp bỉ nhiệm. Kế
toán trởng phụ trách phòng kế toán tàI chính tổng công ty giúp cho giám đốc chỉ
đạo tổ chức công tác kế toán, tàI chính kiểm toàn nội bộ và thống kê của tổng

Trơng tuấn giang

4

lớp 410 msv 99D267


Báo cáo thực tập
công ty và chịu trách nhiệm trớc tổng giám đốc, trớc hội đồng quản trị tổng công
ty, và trớc pháp luật về nhiệm vụ của mình.
Chơng II Thực trạng hoạt động văn phòng tại tổng công
ty thép việt nam:
I,
kháI quát về văn phòng tổng công ty thép việt nam

Cơ quan văn phòng tổng công ty thép Việt Nam có 6 phòng chuyên môn,
nghiệp vụ: phỏng tỏ chức lao động, phòng kế toán tàI chính, phòng kinh doanh
xuất nhập khẩu, phòng kế hoạch đầu t, phòng kĩ thuật và văn phòng, một tổ đIều
tiết sản lợng và giá, một trung tâm do tổng giám đốc thành lập. Các phòng các
trung tâm của tổng công ty thực hiện chức năng tham mu giúp việc cho tổng
giám đốc trong việc đIều hành hoạt động tổng công ty
1.

Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng tổng Công ty thép Việt

Nam
Chức năng tham mu.
Là chức năng nghiên cứu các văn bản, quy định của Nhà nớc, của ngành để
tham mu cho lÃnh đạo, đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc trong
Công ty hiệu quả hơn.
Trong tổng Công ty thì giám đốc là ngời chỉ đạo tất cả các công việc trong
tổng Công ty nhng xét về mặt cá nhân thì ngời lÃnh đạo không thể hiểu rõ và nắm
bắt toàn bộ hoạt động trong tổng Công ty mình nhất là những hoạt động của con
ngời vì thế để điều hành các hoạt động cụ thể đó thì ban giám đốc trong tổng
Công ty cần phải có những phơng án quyết định do những ngời tham mu cho họ
đề xuất giúp lÃnh đạo tổng Công ty đa ra đợc phơng án phán quyết kịp thời và
đúng đắn để lÃnh đạo ứng xử kịp thời với những tình huống cụ thể xảy ra.
Chức năng tổng hợp.
Là chức năng thu thập, tổng hợp, phân tích, xử lý những thông tin từ các
nguồn: thông tin đầu ra, thông tin đầu vào, thông tin ngợc trên mọi lĩnh vực của
mọi đối tợng mà văn phòng là đầu mối thu thu thập, phân tích quản lý và sử dụng
theo yêu cầu của ngời lÃnh đạo nhằm giúp cho ban giám đốc tổng Công ty đa ra
những quyết định kịp thời và chính xác. Các thông tin văn phòng tổng hợp đợc có
thể thông qua bộ phận tham mu hoặc trực tiếp trình lÃnh đạo tổng Công ty.

Chức năng hậu cần.

Trơng tuấn giang

5

líp 410 msv 99D267


Báo cáo thực tập
Là chức năng bố trí sắp xếp, bảo đảm điều kiện vật chất phơng tiện cho tổng
Công ty nh: xe cộ, bố trí nơi làm việc của tổng Công ty, văn phòng phẩm, tổ chức
các cuộc hội họp tiếp khách, kinh phí, y tế và môi trờng... Có thể nói, chức năng
hậu cần là một trong những chức năng quan trọng trong quá trình hoạt động của
tổng Công ty. Nếu không đảm bảo đợc các yếu tố này thì tiến độ công việc trong
tổng Công ty sẽ bị ngng trệ, không đảm bảo mục tiêu mà tổng Công ty đặt ra.
Tóm lại: Văn phòng là đầu mối giúp ban giám đốc thực hiện chức năng tổng
hợp, tham mu, hậu cần song bản thân văn phòng của tổng Công ty không thể thực
hiện đợc toàn bộ các chức năng mà văn phòng phải phối hợp với các phòng ban
chuyên môn, các đơn vị sản xuất và cơ quan chủ quản để thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mình. Có thể thấy rằng cả 3 chức năng trên đều rất quan trọng vì
chúng đều nhằm duy trì hoạt động của tổng Công ty nói chung và hoạt động của
văn phòng nói riêng. Trong đó chức năng tổng hợp là chức năng quan trọng nhất
bởi bất cứ một hoạt động nào của tổng Công ty cũng cần đến nhu cầu tối thiểu về
thông tin do phòng tổng hợp trình sẽ là cơ sở quan trọng để ban giám đốc tổng
Công ty đa ra đợc quyết định tối u.

nhiệm vụ của văn phòng tổng Công ty
Chức năng là lý do tồn tại của một tổ chức, nhiệm vụ chính là những hoạt
động cụ thể để thực hiện chức năng đó.

- Nghiên cứu đề xuất, xây dựng, hoàn thiện phơng án tổ chức bộ máy sản
xuất kinh doanh của tổng Công ty ®¶m b¶o tÝnh hiƯu qu¶.
- Qu¶n lý sư dơng lao động (tuyển dụng, bồi dỡng, đào tạo, đề bạt, chăm sóc
sức khoẻ CBCNV theo luật định).
- Giải quyết các chế ®é chÝnh s¸ch ®èi víi ngêi lao ®éng mét c¸ch kịp thời và
đầy đủ.
- Quản lý và theo dõi tình hình sức khoẻ CBCNV, tổ chức khám sức khoẻ
điều dỡng điều trị làm các thủ tục mất sức khoẻ cho CBCNV.
- Đề xuất các phơng án thực hiện về công tác thanh tra pháp chế, quân sự. Có
những biện pháp xử lý nghiêm minh kịp thời các vụ vi phạm thực hiện các biện
pháp quản lý để ngăn chặn vụ việc tiêu cực.
- Lập phơng án tổ chức - cán bộ xây dựng định biên hàng năm phù hợp với
tình hình sản xuất của tổng Công ty.
- Quản lý lu trữ toàn bộ tài sản, hành chính, tài liệu của tổng Công ty.

Trơng tuấn giang

6

lớp 410 msv 99D267


Báo cáo thực tập
- Là uỷ viên thờng trực các héi ®ång.
+ Héi ®ång thi ®ua, Héi ®ång kû luËt, Hội đồng thi và nâng lơng hàng năm,
hội đồng thực hiện chỉ thị 08, Hội đồng hoà giảI, Hội đồng quản lý và phân phối
đất nhà ở của tổng Công ty.
- Tổ chức thực hiện các công tác an toàn bảo hộ lao động, an toàn phòng cháy
chữa cháy, vệ sinh môi trờng. Thờng xuyên kiểm tra, thanh tra đôn đốc các đơn
vị trực thuộc và CBCNV thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác bảo hộ

lao động, vệ sinh lao động, vệ sinh môi trờng.

2. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức bộ máy văn phòng tổng công ty

Trởng phòng
Phó phòng

3. phân công
(+) Trởng phòng tổ chức lao động hành chính.
BộChức
Chuyên
phậnnăng:Bộ phận
Chuyên
Chuyên
bảo
vệ
viên
nhân
lái
xe
con
viên
y
tế
viên
laochính.
Tham mu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ đào tạo hành
sự
đời sống

động tiền
Nhiệm vụ:
lơng
- Điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ đợc
giao.

Nhân
viên văn
th lu trữ

- Tổ chức đào tạo và đào tạo lại toàn diện cho CBCNV đáp ứng với nhu cầu
của tổng Công ty.
- Đào tạo hớng dẫn để CBCNV trong tổng Công ty hiểu và thông hiểu các
văn bản liên quan.

(+) Phó phòng tổ chức lao động hành chính.


Chức năng:

Giúp việc cho trởng phòng trực tiếp quản lý công tác lao động tiền lơng và
các chế độ chính sách về lao ®éng tiỊn l¬ng.


NhiƯm vơ:

Tr¬ng tn giang

7

líp 410 msv 99D267


Báo cáo thực tập
- Trực tiếp điều hành công việc đợc phân công.
- Quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn lao động, quỹ tiền lơng. Xây dựng các
nội quy, quy chế và quản lý sử dụng lao động, phơng án khoán tiền lơng đến từng
CBCNV.
- Quản lý các chế độ chính sách về tiền lơng, bồi dỡng độc hại đối với ngời
lao động.

(+) Nhân viên văn th lu trữ.


Chức năng:

Giúp việc cho trởng, phó phòng về công tác văn th.


Nhiệm vụ:

- Với những văn bản đi đến thì nhân viên văn th phải làm thủ tục tiếp nhận
theo quy định.
- Kiểm tra giấy tờ, văn bản chữ ký theo quy định.
- Quản lý đóng dấu các văn bản theo đúng quy chế.
- Sắp xếp, lu trữ công văn tài liệu hợp lý đúng quy định.
- Thực hiện nghiêm chỉnh quy định bảo mật của công tác văn th.

(+) Bộ phận lái xe.

Chức năng:

Lái xe phục vụ cán bộ lÃnh đạo và CBCNV theo đúng quy định.


Nhiệm vụ:

Lái xe phục vụ cho cán bộ lÃnh đạo và CBCNV trong tổng Công ty đi chỉ đạo
sản xuất trên các công xởng.

(+) Bộ phận bảo vệ.


Chức năng:

- Đảm bảo công tác an ninh, trật tự trong toàn tổng Công ty.


Nhiệm vụ:

- Tuần tra, canh gác trụ sở, đảm bảo phơng tiện và tài sản của tổng Công ty.
- Tổ chức công tác bảo đảm an ninh trật tự, bảo vệ tổng Công ty.
- Quản lý phơng tiện ra vào tổng Công ty, kiĨm tra giÊy tê khi cã dÊu hiƯu
nghi vÊn.

Tr¬ng tn giang

8

líp 410 msv 99D267


Báo cáo thực tập
(+) Chuyên viên nhân sự.


Chức năng:

Chức năng giúp việc cho trởng, phó phòng về công tác quản lý hồ sơ, chế độ
bảo hiểm xà hội, bảo hộ lao động và bảo hộ tiền lơng.


Nhiệm vụ:

- Lập kế hoạch tổ chức thực hiện chế độ bảo hộ lao động, bồi dỡng độc hại
cho ngời lao động.
- Xây dựng các nội quy, quy chế và chế độ bảo hiểm lao động xà hội.
- Tổng hợp các báo cáo về hồ sơ chế độ.

(+) Chuyên viên y tế - đời sống.


Chức năng:

Chăm sóc sức khoẻ cho CBCNV trong tổng Công ty.


Nhiệm vụ:

- Hớng dẫn và tổ chức chỉ đạo công tác an toàn lao động
- Phòng chống dịch bệnh, khám sức khoẻ theo định kỳ hàng năm cho tập thể
CBCNV.

(+) Chuyên viên lao động - tiền lơng.


Chức năng:

- Giúp việc trởng, phó phòng về công tác lao động tiền lơng, xây dựng định
mức lao động.


Nhiệm vụ:

- Xác định phơng án khoán lơng tới các đơn vị sản xuất, xây dựng quy chế trả
luơng, thởng cho tổng Công ty.
- Xác định kế hoạch tiền lơng, định mức lao động.
- Làm các báo cáo theo yêu cầu của khu, tổng Công ty về tiền lơng, định mức
và các vấn đề liên quan.
Tình hình hoạt động công tác văn phòng tại tổng Công ty.
II. các hoạt động chủ yếu của tổng công ty thép việt nam.

1.

Công tác tổ chức cán bộ.

Trơng tuấn giang

9

lớp 410 msv 99D267


Báo cáo thực tập
Căn cứ vào nhiệm vụ hàng năm và năng lực của cán bộ, tuỳ tình hình cụ thể
thành lập các đơn vị sản xuất, các phòng chức năng chủ động bổ nhiệm cán bộ từ
cấp trởng phòng, trở xuống đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh.
Năm 2003 Lực lợng cán bộ tuy không bổ sung thêm nhng văn phòng của
tổng Công ty cùng ban lÃnh đạo đà bố trí và sắp xếp một cách phù hợp.
Trong năm 2003, ngoài việc cử cán bộ chủ chốt có trình độ đại học trở nên
theo học lớp quản lý doanh nghiệp, cán bộ theo học chơng trình lý luận cao cấp.
Tổng Công ty vẫn duy trì việc tạo điều kiện cho số cán bộ trẻ đi học lớp đại học
tại chức và các lớp học nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
2. Công tác tham mu.
Hoạt động của ®êi sèng x· héi hÕt søc phong phó, ®a d¹ng đặc biệt là các
hoạt động sản xuất kinh theo cơ chế thị trờng lại càng phức tạp bởi vậy mà các
nhà quản lý khó có thể theo dõi mọi quá trình diễn ra trong tổ chức của mình mà
phải có bộ phận trợ giúp theo dõi, giám sát, kiểm tra, ®¸nh gi¸ rót ra kÕt ln
nh»m tham mu cho l·nh đạo những phơng án có tính khả thi cao.
3.

Công tác văn th lu trữ.

Là quá trình xử lý thông tin nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động
lÃnh đạo, điều hành của các nhà quản lý.
- Công tác văn th là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức
quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong cơ quan Nhà nớc, các doanh nghiệp
Nhà nớc, các tổ chức xà hội.

Với tính chất hoạt động của mình, mỗi ngày văn phòng của tổng Công ty
nhận đợc rất nhiều công văn, thông báo từ các nơi khác gửi đến cũng nh công văn
tài liệu mà tổng Công ty gửi qua đờng bu điện đến các đơn vị có liên quan.


Thủ tục tiếp nhận giải quyết văn bản đến.

Là các loại văn bản mà tổng Công ty nhận đợc từ bên ngoài gửi đến.
Khi văn bản đến nhân viên văn th phải tuân thủ theo trình tự thủ tục nh sau:
+ Kiểm tra sơ bộ về văn bản.
+ Sơ bộ phân loại về văn bản.
+ Bóc bì văn bản.
+ Đóng dấu đến trên văn bản.
+ Trình trởng phòng xem xét cho ý kiến giải quyết và giải quyết văn bản đến.

Trơng tuấn giang

10

lớp 410 msv 99D267


Báo cáo thực tập
+ Đăng ký vào sổ văn bản
+ Phân phối chuyển giao văn bản.
+ Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản.
ở tổng Công ty tất cả các văn bản đều đợc vào sổ văn bản đến theo biểu mẫu
quy định nh sau:
Ngày

Số đến

Tên cơ Số và

đến

quan

Ngày

Tên

Đơn vị và ng
Ký nhận Ghi

ký hiệu tháng loại và nhận
của

trích

văn

yếu

chú

bản
(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

Thủ tục giải quyết văn bản đi.
Văn bản đi là tất cả các văn bản do tổng Công ty gửi đi. Tất cả văn bản đi đều
phải qua bộ phận văn th của tổng Công ty để đăng ký, đóng dấu, lu hồ sơ và làm
thủ tục chuyển đi.
Trình tự xử lý văn bản đi gồm có những bớc sau:
+ Kiểm tra thể thức văn bản.
+ Đóng dấu tổng Công ty vào văn bản đi.
+ Vào sổ văn bản đi.
+ Gửi văn bản đi.
+ Sắp xếp bản lu trữ văn bản đi.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ở tổng Công ty nh sau:

Ngày tháng

Số và ký

Tên loại và Ngời ký

Của văn bản

Hiệu

trích yếu

(1)

(2)

(3)

(4)

Nơi nhận Số lợng bảnGhi chú

(5)

(6)

Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu.

Trơng tuấn giang

11

lớp 410 msv 99D267

(7)


Báo cáo thực tập
Việc quản lý và sử dụng con dấu của tổng Công ty đợc tuân theo quy định tại
nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của chính phủ.
Trớc khi đóng dấu lên văn bản thì nhân viên văn th cần phải kiểm tra và soát
kỹ văn bản trớc khi đóng dấu. Con dấu chỉ đợc đóng lên các văn bản giấy tờ sau
khi đà có chữ ký của ngời có thẩm quyền, không đóng dấu khống chỉ (đóng dấu
không có chữ ký, đóng dấu trớc - ký tên sau). Không đợc tuỳ tiện mang con dấu
theo ngời.
- Công tác lu trữ:
Tất cả những văn bản đà qua xử lý, văn bản đến và bản lu của văn bản đi (bản
chính), những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải đợc chuyển vào lu trữ là nhằm để
khai thác, xử lý thông tin.
Tài liệu lu trữ ở tổng Công ty đợc sắp xếp theo nội dung công việc của từng
phòng ban trong tổng Công ty. Tài liệu thuộc lĩnh vực của phòng nào thì đợc xếp
riêng ở khu vực dành riêng cho phòng đó. Do việc lập hồ sơ và phân loại hồ sơ
theo công việc của từng phòng ban để tiện theo dõi, quản lý, tra tìm khi cần thiết.
Hồ sơ đợc lu trữ tại văn phòng tổng Công ty.
STT
(1)

Số và ký
hiệu
(2)

Ngày,
tháng
(3)

Trích
yếu
(4)

Tác giả

Tờ số

Ghi chú

(5)

(6)

(7)

N
Ngoài những nhiệm vụ kể trên, nhân viên văn th lu trữ còn phải tiếp nhận
các loại sách, báo, tạp. Vì vậy, nhân viên văn th phải có trách nhiệm phân loại
chúng và chuyển phát đến lÃnh đạo tổng Công ty và các phòng ban.
Nhìn chung, công tác văn th lu trữ ở tổng Công ty đợc thực hiện tốt theo đúng
những quy định của Nhà nớc về công tác này, nhân viên văn th lu trữ có trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
4.

Công tác hậu cần.

Là công tác đảm bảo những điều kiện cho hoạt động văn phòng: cơ sở vật
chất, trang thiết bị, môi trờng...
Công tác tổ chức hội nghị - tiếp khách.

Trơng tuÊn giang

12

líp 410 msv 99D267


Báo cáo thực tập
Hội họp và tiếp khách là những hoạt động mà bất kỳ một cơ quan, đơn vị nào
cũng phải quan tâm và thực hiện, nó không chỉ đơn thuần là việc giải quyết công
việc giữa các cơ quan với nhau mà còn thể hiện uy tín của cơ quan đó với các tổ
chức khác.
Hàng năm tổng Công ty thêng tỉ chøc rÊt nhiỊu héi nghÞ nh: héi nghị sơ kết,
tổng kết, đại hội công nhân viên chức, các cuộc họp giao ban... thông thờng thì
các hội nghị thờng đợc tổ chức tại tổng Công ty. Cho nên văn phòng phải có trách
nhiệm chuẩn bị chu đáo cho các kỳ hội nghị này. Trớc tiên văn phòng phải chuẩn
bị hội trờng, nơi ăn ở, phơng tiện đi lại, cách đa đón đại biểu ở nơi xa về dự hội
nghị, phù hiệu dùng trong hội nghị. Sau đó gần đến ngày hội nghị, văn phòng cần
phải quan tâm đến mét sè c«ng viƯc chÝnh nh sau: kiĨm tra, quan sát tại chỗ các
công việc, tổ chức đón tiếp sắp xếp chỗ ở, phân phối tài liệu, đa khách vào chỗ
ngồi tại hội trờng tổng Công ty.
5. Chuẩn bị cho lÃnh đạo đi công tác.
Để chuyến đi công tác của ban lÃnh đạo tổng Công ty đạt kết quả cao thì văn
phòng cần phải có trách nhiệm làm những công việc sau:

- Văn phòng cần phải liên hệ nơi công tác: về thời gian công tác, danh sách
ngời đến bằng công văn, điện thoại, fax giúp cho tổng Công ty và đối tác có thể
chủ động trong công việc.
- Chuẩn bị nội dung công tác.
Là phần cơ bản nhất của chuyến công tác. Nếu lÃnh đạo đi phổ biến những
chủ trơng chính sách của tổng Công ty, thì văn phòng phải chuẩn bị trớc đề cơng,
báo cáo và một số tài liệu; liên quan
- Tài liệu nghiên cứu tham khảo.
- Chuẩn bị phơng tiện giao thông.
Văn phòng phải căn cứ vào địa điểm và thời gian công tác mà lựa chọn phơng
tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm đợc chi phí.
- Chuẩn bị giấy tờ.
Những loại giấy tờ mà văn phòng phải chuẩn bị cho lÃnh đạo đi công tác nh:
giấy giới thiệu, giấy đi đờng, chứng minh th nhân dân...
- Chuẩn bị kinh phí.


Mua sắm trang thiết bị.

Trơng tuấn giang

13

lớp 410 msv 99D267


Báo cáo thực tập
Văn phòng của tổng Công ty có trách nhiệm mua sắm các trang thiết bị nh:
điện thoại, máy fax, máy photocopy, văn phòng phẩm, bàn ghế... đó là những nhu
cầu thờng xuyên của cán bộ nhân viên văn phòng. Công tác hậu cần văn phòng

cần trang bị đầy đủ để giúp cán bộ nhân viên ở khối văn phòng tăng năng suất lao
động.
Tóm lại, công tác hậu cần ở tổng Công ty đợc thực hiện khá tốt, việc mua
sắm trang thiết bị máy móc, văn phòng phẩm... đầy đủ. Các loại phơng tiện đi lại,
nớc uống, chỗ ở... đợc chuẩn bị khá chu đáo trong các kỳ hội nghị.
Chơng iii.
Một số kiến nghị và giảI pháp hoàn
thiện công tác hành chính văn phòng ở tổng công ty
thép việt nam.
i.

đánh giá chung

1. u đIểm
a. bộ máy quản lý.
Bớc đầu tổng công ty đà đIều tiết đợc thép sản xuất trong nớc để phục vụ
nhu cầu tiêu dùng của nền kinh tế xà hội và bình ổn đợc giá cả thị trờng thép
trong nớc đà hình thành hệ thống từ khối sản xuất đến khối lu thông đà có sự
tham gia của hkối nghiên cứu và đào tạo.
Các phòng ban chức năng của bộ máy quản lý tổng công ty thể hiện đợc tơng đối đầy đủ các mặt quản lý phảI thực hiện tốt các nhiệm vụ tham mu giúp
tổng giám đốc trong việc đIều hành cơ quan tổng công ty và chỉ đạo các đơn vị
thành viên tổng công ty, phối hợp tốt với nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ là
trung gian giữa các đơn vị thành viên tổng công ty với các cơ quan quản lý nhà nớc nhằm đảm bảo tính hệ thống từ chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty xuống
các đơn vị thành viên.

b.

Về công tác hành chính văn phòng

Tổ chức văn phòng xáp xếp một cách khoa học , hợp lý. Cơ cấu tổ chức cán

bộ bố trí phù hợp với năng lực chuyên môn từng ngời.
Các nghiệp vụ hành chính không còn bị phân tán nh trớc mà đà tập trung các
trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ hành chính cũng đà đổi mới .
- cán bộ nhân viên của văn phòng luôn đợc cử đến trung tâm đào tạo để
nâng cao chuyên môn nghiệp vụ

Trơng tuấn giang

14

líp 410 msv 99D267


Báo cáo thực tập
Hoạt động của văn phòng đảm bảo tính thống nhất dồng bộ và đI vào nền
nếp, văn phòng luôn thực hiện đúng chức năng và thẩm quyền đợc giao giúp cho
lÃnh đạo tổng công ty đa ra những quyết định đúgn đắn
tổng công ty đà thực sự quan tâm, trú trong đầu t các trang thiết bị cho hoạt
động văn phòng
2. hạn chế

a. về bộ máy quản lý.
Do quá trình hinhf thành sát nhập giữa tổng công ty thép và tổng công ty
kim khí lên các đơn vị thành viên của tổng công ty cũng hình thành từ các đơn vị
thành viên của hai tổng công ty này. vì thế mặc dù đà có sự đIều tiết cảu tổng
công ty nhng do cơ chế hạch toán độc lập và đảm bảo lợi ích của bản thân dơn vị
lên có tình trạng trên cùng một thị trờng, nhiều đơn vị cùng hoạt động nhng cạnh
tranh không lành mạnh nên gây khó khăn cho tổng công ty về mặt hàng và giá cả.
Nghiệp vụ của bộ máy quản lý tổng công ty diễn ra trên nhiều lĩnh vực nên
một số mặt quản lý còn có sự chồng chéo nhiệm vụ giữa các phòng ban, dẫn đến

quản lý giữa các công việc còn lúng túng, trì trệ ảnh hởng đến hoạt động sản xuất
và kinh doanh của tổng công ty thép Việt Nam.
Đội ngũ cán bộ quản lý của tổng công ty tuy khá đông nhng cán bộ quản
lý kinh tế vẫn còn thiếu. Một số cán bộ cha đáp ứng đợc đòi hỏi về trình độ và
năng lực nên cha thực hiện đợc nhiệm vụ do tổng công ty giao, cha đáp ứng đợc
nhu cầu cấp bách của tình hình nền kinh tế thị trờng và tình trạng cạnh tranh
quyết liệt. độ tuổi bình quân của cân bộ quản lý khá cao, trong đó lực lợng cán
bộ trẻ kế cận vẫn còn thiếu.
b. về công tác hành chính.
Hoạt động văn phòng của tổng công ty khó chánh khỏi sự chồng chéo về
chức năng nhiệm vụ giữa các phòng ban, dẫn đêná việc sử lý công việc còn lúng
túng.
Hiện nay nhân sự văn phòng còn quá ít, một nhân viên thờng phảI kiêm
nhiệm nhiều công việc khác nhau không thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của
mình nên cha thực sự đáp ứng đợc hết những nhu cầu nhiệm vụ đợc giao.
Do đIều kiện nơI làm viẹc chặt hẹp cán bộ quản lý văn phòng cha có phòng
làm việc riêng nên vẫn phảI ngồi cùng với nhân viên vì vậy mà hạn chế đến phần
nào hiệu quả công việc.

Trơng tuấn giang

15

líp 410 msv 99D267


Báo cáo thực tập
ii.

Một số kiến nghị và giảI pháp.

b. kiến nghị về kiện toàn đội ngũ càn bộ quản lý.
Mục tiêu của việc kiện toàn đội ngũ cán bộ quản lý là quy hoạch đào tạo
và xây dựng đợc đội ngũ cán bộ quản lý và đội ngũ kế cận đảm bảo tinh thông
nghiệp vụ , vững vàng quan đIểm, có phẩm chất đạo đức tốt, sÃn sàng đáp ứng tốt
mọi nhiệm vụ đợc giao.
Trong xu thế hiện nay đội ngũ cán bộ quản lý của tổng công ty thép càng
có tính chất quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của tổng công ty để thực
hiện công tác kiện toàn đội ngũ cán bộ quản lý tổng công ty cần có phơng hớng
giảI quyết sau:
Những cán bộ quản lý tuổi cao năng lực hạn chế nên có những chính sách
khuyến khích, hỗ trợ những ngời này về nghỉ tự nguyện
Những cán bộ trên 45 tuổi có kinh nghiệm và có trình độ đáp ứng đợc đòi
hỏi của công việc thì bố trí họ vào những công việc phù hợp để có thể đáp ứng đ ợc những khả năng của họ . bên cạnh đó tổng công ty cần có những kế hoạch trẻ
hoá cán bộ bằng chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận thay thế cho đội ngũ cán bộ đến
tuổi nghỉ hu
Với đội ngũ cán bộ quản lý trẻ cần tạo đIều kiện cho họ đI học nâng cao
trình độ nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, cấp chỉ tiêu cho họ để di đào tạo ở nớc
ngoài.
Tổng công ty cần có kế hoạch bồi dỡng nâng cao kĩ năng nghiệp vụ cho
cán bộ quản lý để họ có những kiến thức vững vàng trong công tác quản lý,
nghiên cứu và sản xuất, khuyến khích cán bộ quản lý học tập lắm bắt những kiến
thức mới thông qua những lớp học ngắn hạn về quản lý doanh nghiệp, hành chính
văn phòng. Thông qua công tác đào tạo và đào tạo lại cán bộ quản lý các cấp lắm
đợc những kiến thức quản lý phục vụ cho công tác của họ và góp phần nâng cao
hoạt động của bộ máy quản lý.
Tổng công ty cần chú ý đến công tác tuyển dụng, đối với cấn bộ nghiệp vụ
đảm bảo đủ năng lực chuyên môn về trình độ ngoại ngữ, tin học, tuổi đời và sức
khoẻ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý đIều hành của các phòng ban
chức năng.

2. giảI pháp hoàn thiện về công tác hành chính văn phòng
a. Về tổ chức nhân sự và đIều hành hoạt động

Trơng tuấn giang

16

lớp 410 msv 99D267


Báo cáo thực tập
Cần có chính sách bồi dỡng đào tạo nghiệp vụ chuyên môn , không ngừng
nâng cao trình độ của mỗi ngời. đồng thời có những đầu t tốt hơn về cơ sở vạt
chất kĩ thuật nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng .tổng công ty cần
mạnh dạn thực hiện việc biên giảm biên chế.

b

Về công tác văn th lu trữ.

Văn phòng cần hỡng dẫn cho các cán bộ trong toàn thể tổng công ty hiểu đợc
và thầy đợc tầm quan trọng của tàI liệu lu trữ. Nh vậy mọi mặt vừu đảm bảo tính
hợp lý vừa tránh đợc tình trạng thất lạc tàI liệu.
LÃnh đạo văn phòng tổng công ty phảI có những hớng dẫn, có chế độ bồi dỡng về công tác soạn thảo không chỉ với ngời soạn thẩo mà cả với những bộ phận
đánh máy. để hạn chế những sai xót nhằm nâng cao hiệu quả tốt hơn.
Việc đa công nghệ thông tin vào công tác văn th lu trữ là hoàn toàn phù
hợp và cần thiết. NgoàI việc có đợc những biểu mẫu và báo cáo tổng hợp giúp
lÃnh đạo theo dõi việc lợng văn bản lu hành trong cơ quan trình tự đơn giản thuận
lợi khi thao tác nhập tin và tìm kiếm một cách nhanh chóng, hạn chế đợc tối đa

những sai xót nhầm lẫn.
Phòng lu trữ hiện nay đang là một vị trí cha hợp lý, phòng chỉ có 12 m2 , việc
đI lại cha thuận tiện cần nghiên cứu để bố trí một phòng khác hợp lý, rộng dÃI
thuận lợi hơn và lên trang bị các dụng cụ bảo vệ chống lại đIều kiện thời tiết.để
chánh bị h háng.

c. VỊ øng dơng vỊ c«ng nghƯ th«ng tin và cong tác văn phòng :
ĐÃ xây dựng tổng đàI riêngcủa minh sẽ giúp cho công việc quản lý hoạt
động thuận lợi hơn và chi phí cũng sẽ hạn chế hơn.
Cần phảI cảI tiến công nghệ phần mềm bới công nghệ tin học luôn là một
nghành công nghiệp luôn đổi mớim vì thế nó sẽ dễ trở thành lạc hậu nếu chúng
ta không tự trang bị cho mình những cáI mới.

d.

về công tác hậu cần

các phòng làm việc có một số phòng liên quan cách khá xa nhau phòng lành
đạo ở một nơI, phòng cán bộ nhân viên nghiệp vụ lại ở một nơI, cần có sự nghiên
cứu xép xếp cho hợp lý hơn đẻ việc phối hợp hoạt động quản lý đợc thuận lợi.
Việc đặt máy phôtcoppy cha hợp lý máy để sát của ra vào là nơI hút gió trong
khi máy lại sử dụng loại mực in khá độc làm ảnh hởng không tốt tới môI trờng
hoạt động của nhân viên văn phòng.

Trơng tuấn giang

17

lớp 410 msv 99D267

Báo cáo thực tập
Do tổng công ty không có hội trờng lớn lên thờng xuyên phảI thuê hội trờng
cho các hội nghị lớn và hàng năm phảI chi một khoản tiền cho công tác này. nhu
cầu sử dụng xe ô to trong tổng công ty cũng rất lớn vàkhoản chi phí cho vấn đề
này tất nhiên là không nhỏ. Vì vậy với những địa đIểm công tác gần ta cũng có
thể tận dụng các phơng tiện khác ít tốt kém hơn.
Kết bàI
Hoàn thiện bộ máy hành chính văn phòng của các doanh nghiệp nói chung
cũng nh của tổng công ty thÐp nãi riªng nã mang mét ý nghÜa hÕt søc quan trọng
nó góp phần quyết định đến sự tồn tại của các doanh nghiệp cũng nh hiệu quả
hoạt động sản xt kinh doanh. Trong xu thÕ héi nhËp víi nỊn kinh tÕ thÕ giíi
cđa ViƯt Nam hiƯn nay, hoµn thiƯn bộ máy văn phòng càng trở lên cấp thiết để từ
đó nâng cao năng xuất lao động, hiệu quả kinh doanh tạo đựoc chỗ đứng vững
trắc trên thị trờng.
Qua quá trình thức tập tại tổng công ty thép Việt Nam em thấy bộ máy hành
chính văn phòng của tổng công ty tơng đối phù hợp với yêu cầu chung nhng vẫn
còn một số tồn tại cha giảI quyết. Vì vậy em mạnh dạn đa ra một số giảI pháp để
hoàn thiện công tác hành chính văn phòng của tổng công ty víi mong mn trong
thêi gian tíi nhµ níc vµ tổng công ty sớm khắc phục những mặt còn tồn tại để
không ngừng đổi mới, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và phát triển bền
vững.
Một lần nữa em xin chân thành cám ơn cô giáo- giảng viên Hà Thị Hậu và
các cán bộ phòng hành chính tổng công ty thép Việt Nam đà tạo điều kiện giúp
đỡ em hoàn thành báo cáo này.

Trơng tuấn giang

18

lớp 410 msv 99D267


Báo cáo thực tập
Mục lục

Ch ơng I.

kháI quát chung về qua trình hình thành và

phát triển của tổng công ty thÐp viÖt nam… … … … … … … … ..1

1. giới thiệu chung1
2. chức năng và nhiệm vụ của tổng công ty thép việt nam1
3. cơ cấu tổ chức tổng công ty thép việt nam..2
Ch ơng II.

Thực trạng hoạt động văn phòng tại tổng công

ty thép việt nam:....5
i. kháI quát về văn phòng tổng công ty thép việt nam .. . ..5

1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng tổng Công ty thép .5
2. Cơ cấu tổ chức7
3.

phân công8
ii.

các

hoạt

động

chủ

yếu

của

tổng

công ty thép việt

nam.11.

1. Công tác tổ chức cán bộ11
2. Công tác tham m u11
3. Công tác văn th l u trữ ..11
4. Công tác hậu cần..14
5. Chuẩn bị cho lÃnh đạo đi công tác..15
Ch ơng iii.

Một số kiến nghị và giảI pháp hoàn thiện

công tác hành chính văn phòng ở tổng công ty thép việt
nam … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .16
đánh giá chung… … … … … … … … … … . 16

i.

1.

u điểm...16

2. hạn chế17
iII..

Một số kiến nghị và giảI pháp … .… … … … … ..… 18

1. kiÕn nghÞ về kiện toàn đội ngũ càn bộ quản lý..18

Trơng tuấn giang

19

líp 410 msv 99D267