Quy trình truyển dụng (đầy đủ biểu mẫu đính kèm).

CƠNG TY ABC
Địa chỉ:………..

******

QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

Người soạn thảo

Người kiểm tra

Người phê duyệt

Nguyễn Văn A

Nguyễn Văn B

Nguyễn Văn C

Chức vụ

Nhân viên TCHC

TP.TCHC

Giám đốc

Ngày

06/01/2023

07/01/2023

09/01/2023

Họ và tên

Chữ ký


Mã số: QT-NS.03
Lần ban hành: 03
Ngày ban hành: 09/01/2023
Bộ phận: P.TCHC
Trang /tổng số trang: 01/07

QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
Vị trí

Phân phối



Bản tin
Ban ISO

Vị trí
Phịng Kinh doanh

Phân phối



Bộ phận cắt



Ban điều hành sản xuất



Bộ phận may



Bộ phận kế tốn



Hồn thiện



Phòng Kế hoạch



Xuất nhập khẩu



Phòng TCHC, nhân sự



QA, QC



Bộ phận tuận thủ



Kỹ thuật



Bộ phận kho



Cơ điện



THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Nội dung sửa đổi
Lần sửa đổi

Trang/vị trí sửa đổi

Trang 3

Ngày áp dụng

Ban hành lần đầu

01

06/10/2021

Cập nhật lại tên công ty

02

26/05/2022

Thêm lưu đồ

03

09/01/2022

1. Mục đích

QT-NS.03: QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

1


QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

-

Mã số: QT-NS.03
Lần ban hành: 03
Ngày ban hành: 09/01/2023
Bộ phận: P.TCHC
Trang /tổng số trang: 02/07

Quy trình này được lập ra nhằm đáp ứng đúng nhu cầu về nhân sự, u cầu cơng việc của
Cơng ty, dưới hình thức tuyển dụng nhằm cung cấp những công nhân viên có trình độ và
tay nghề đúng u cầu của các Bộ phận trong Công ty.

-

Công ty cam kết và đảm bảo rằng mọi ứng viên đang tìm kiếm việc làm nộp hồ sơ ứng
tuyển vào cơng ty là hồn tồn tự nguyện, khơng bị ép buộc bởi bất kỳ hình phạt, hay bảo
đảm tài chính (nợ) nào.

-

Cơng ty cam kết không tham gia hoặc ủng hộ sự phân biệt đối xử trong tuyển dụng, tiền
lương, tiếp cận đào tạo, thăng chức, chấm dứt hoặc nghỉ hưu dựa trên chủng tộc, quốc gia
hoặc lãnh thổ hoặc nguồn gốc xã hội, đẳng cấp, ngày sinh, tơn giáo, khuyết tật, giới tính,
khuynh hướng tình dục, trách nhiệm gia đình, tình trạng hơn nhân, thành viên cơng đồn, ý
kiến chính trị, tuổi tác hoặc bất kỳ điều kiện nào khác có thể dẫn đến phân biệt đối xử.

2. Phạm vi áp dụng
Quy trình này áp dụng cho việc tuyển dụng nhân viên và quản lý trong công ty trừ các nhân
sự cấp cao được quy định riêng.
3. Tài liệu tham khảo

-

Luật lao động 2019;

-

Nội quy Công ty;

4. Định nghĩa và từ viết tắt
-

TGĐ:

Tổng giám đốc

-

GĐNM:

Giám đốc nhà máy

-

SXKD:

Sản xuất kinh doanh

-

P.TCHC:

Phòng tổ chức – Hành chính

-

NSDLĐ:

Người sử dụng lao động

-

NLĐ:

Người lao động

-

LĐ:

Lao động

-

TD:

Tuyển dụng

-

ĐT:

Đào tạo

QT-NS.03: QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

2


QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
5. NỘI DUNG:
5.1. Lưu đồ:
T
Trách nhiệm
T
Các bộ phận

- P.TCHC
- Đơn vị/bộ phận có
nhu cầu TD.

P.TCHC

P.TCHC

- P.TCHC
- Ban TGĐ
- P.TCHC
- P. Kỹ thuật
- Trưởng bộ phận

P.TCHC

Mã số: QT-NS.03
Lần ban hành: 03
Ngày ban hành: 09/01/2023
Bộ phận: P.TCHC
Trang /tổng số trang: 03/07

Công việc

Lưu ý

Xác định nhu cầu
tuyển dụng

- Căn cứ định mức LĐ;
- Chỉ thị của Ban TGĐ;
- Yêu cầu cơng việc;
- QT-NS.03/BM.01

Lập kế hoạch tuyển dụng

Thơng báo tuyển dụng
(tìm ứng viên)

- QT-NS.03/BM.02

- Kênh tuyển dụng

Sàng lọc hồ sơ ứng viên

Phỏng vấn

Kiểm tra năng lực, tay nghề

Mời ứng viên nhận
việc

- QT-NS.03/BM.03
- QT-NS.03/BM.04
- QT-NS.03/BM.05

- QT-NS.03/BM.05

5.2. Xác định nhu cầu tuyển dụng:
- Nhu cầu tuyển dụng phát sinh từ các nguồn sau: theo yêu cầu của Ban Tổng giám đốc,
Phòng Tổ chức - Hành chính đề nghị, theo yêu cầu của các Bộ phận sử dụng lao động.

QT-NS.03: QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

3


QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
-

-

Mã số: QT-NS.03
Lần ban hành: 03

Ngày ban hành: 09/01/2023
Bộ phận: P.TCHC
Trang /tổng số trang: 04/07

Các Bộ phận căn cứ vào kế hoạch SXKD, định mức lao động và nhu cầu công việc phát
sinh để lập kế hoạch tuyển dụng vào “phiếu yêu cầu tuyển dụng” theo mẫu QT-NS.03/
BM.01:
 Tuyển dụng phục vụ yêu cầu cho công việc gì?
 Điều kiện địi hỏi người dự tuyển phải đáp ứng được các tiêu chuẩn về: Tay nghề,
trình độ chuyên môn, kỹ thuật và những điều kiện khác tùy theo tính chất cơng việc.
 Số lượng cần tuyển dụng.
 Loại lao động: chính thức hay thời vụ.
 Thời gian cần nhân sự.
Sau khi Trưởng Phòng/ban/đơn vị tập hợp nhu cầu nhân sự của các Bộ phận trực thuộc
vào phiếu yêu cầu tuyển dụng” (mẫu QT-NS.03/BM.01) và chuyển cho Phòng Tổ chức
- Hành chính. Phịng Tổ chức - Hành chính phải tiến hành các bước sau:
 Xác định lại nhu cầu tuyển dụng của các Phòng/ban/đơn vị về định mức lao động,
số lượng, yêu cầu phục vụ cho công việc.
 Nếu xét thấy cịn có một vài chi tiết chưa hợp lý (nếu có) thì trao đổi trực tiếp với
Trưởng Phịng/ban/đơn vị liên quan để thống nhất và lên kế hoạch tuyển dụng.

5.3. Lên kế hoạch tuyển dụng:
- Phòng TCHC lập kế hoạch tuyển dụng (mẫu QT-NS.03/BM.02) trình Ban TGĐ để xin
ý kiến tuyển dụng lao động, bao gồm cả chi phí tuyển dụng; Nếu khơng đảm bảo các
u cầu thì sẽ thống nhất lại với các Trưởng Bộ phận liên quan theo ý kiến của Ban
TGĐ, nếu có những điểm chưa đồng ý thì phải thuyết minh cụ thể trình Ban TGĐ giải
quyết.
- Kế hoạch tuyển dụng bao gồm:
 Số lượng và điều kiện tuyển dụng lao động cho từng công việc.
 Nơi cung cấp nguồn nhân lực (thông báo tuyển dụng tại chỗ, các trang mạng xã hội,

báo, đài, trung tâm giới thiệu việc làm, các trường đào tạo).
 Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng.
 Dự kiến thành phần tham dự phỏng vấn người lao động (tùy theo từng đối tượng để
bố trí người có trình độ chuyên môn để phỏng vấn, khảo sát nghiệp vụ chuyên
môn).
 Thời gian phỏng vấn.
5.4. Thông báo tuyển dụng:
Sau khi kế hoạch tuyển dụng đã được duyệt, Phòng Tổ chức - Hành chính tiến hành
thơng báo tuyển dụng qua, thơng báo nội bộ, các trang mạng xã hội, báo, đài, các trung tâm
giới thiệu việc làm, các trường đào tạo hoặc niêm yết thông báo (băng rông) tại các địa bàn lân
cận, với các yêu cầu cụ thể như:
 Các hồ sơ xin việc gồm: Lý lịch (1 bản), đơn xin việc (1), giấy xác nhận hạnh kiểm
do công an phường/ xã nơi cư trú cấp (1 bản), Giấy khám sức khỏe (1),
QT-NS.03: QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

4


QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG





Mã số: QT-NS.03
Lần ban hành: 03
Ngày ban hành: 09/01/2023
Bộ phận: P.TCHC
Trang /tổng số trang: 05/07

CMND/CCCD: bản sao có cơng chứng (1), các bằng cấp cơng chứng (tùy theo từng
công việc), 4 tấm ảnh (3x4), địa chỉ liên lạc bằng điện thoại (nếu có).
Mức lương khởi điểm, các chế độ phúc lợi;
Địa điểm làm việc;
Địa điểm và thời gian tiếp nhận hồ sơ....

5.5. Tiếp nhận, kiểm tra và sàng lọc hồ sơ.
Phịng Tổ chức - Hành chính tiếp nhận hồ sơ của ứng viên, hướng dẫn ứng viên về Quy
trình tuyển dụng của cơng ty. Phịng Tổ chức - Hành chính tiến hành sơ kiểm ứng viên xin
tuyển dụng như sau:
5.5.1. Kiểm tra ứng cử viên có đủ tuổi không (căn cứ CMND/CCCD, kiểm tra và đối
chiếu với các giấy tờ khác, trường hợp nghi ngờ ứng viên khơng đủ tuổi thì có thể
kiểm tra qua phỏng vấn, nếu ứng viên khơng đủ tuổi thì khơng nhận.
5.5.2. Kiểm tra ứng viên có đủ hồ sơ khơng ? Hồ sơ gồm:

Sơ yếu lí lịch (bản chính – có xác nhận của chính quyền địa
phương);

Giấy khám sức khỏe (bản chính – 1 bản);

Đơn xin việc (bản chính – có xác nhận của chính quyền địa
phương);

Giấy xác nhận hạnh kiểm do cơng an phường/ xã nơi cư trú cấp
(1 bản chính);

Giấy CMND/CCCD (bản sao có cơng chứng);

Văn bằng chun mơn liên quan (bản sao có cơng chứng);


Tồn bộ các giấy tờ được làm khơng qúa 6 tháng tính đến ngày
Phịng Tổ chức - Hành chính kiểm tra. Trường hợp ứng viên thiếu hồ sơ thì yêu cầu
ứng viên bổ sung sau.
5.5.3. Kiểm tra ứng viên có bằng cấp chun mơn, có kinh nghiệm, có chun mơn đáp
ứng được cơng việc khơng?
5.5.4. Tiêu chuẩn về nguồn nhân lực như sau:
TT
Chức danh
Trình độ
Yêu cầu
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị
- Tốt nghiệp đại học trở lên
trí tương đương.
1. Giám đốc
- Thành thạo tin học văn
- Có kỹ năng giao tiếp quản lý, điều
phịng
hành hoạt động kinh doanh của
cơng ty
- Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị
- Tốt nghiệp đại học trở lên
trí trương đương.
2. Phó giám đốc
- Thành thạo tin học văn
- Có kỹ năng giao tiếp quản lý, điều
phịng
hành hoạt động kinh doanh của
cơng ty
QT-NS.03: QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

5


QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

3. Kế tốn trưởng

- Tốt nghiệp đại học trở lên
- Chứng chỉ kế toán trưởng
- Thành thạo tin học văn
phịng

4. Trưởng, phó
phịng

- Tốt nghiệp đại học trở lên
- Thành thạo tin học văn
phòng

5. Tổ trưởng, trưởng - Tốt nghiệp Trung THPT
các bộ phận
trở lên.

Mã số: QT-NS.03
Lần ban hành: 03
Ngày ban hành: 09/01/2023
Bộ phận: P.TCHC
Trang /tổng số trang: 06/07

- Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm

chun mơn
- Trung thực, nhiệt tình, chủ động và
có trách nhiệm
- Khả năng làm việc nhóm, quản lý
nhóm linh động
- Kỹ năng giao tiếp, quản lý, điều
hành
- Làm việc nhóm hiệu quả
- Kỹ năng giao tiếp, quản lý, điều
hành
- Nhiệt tình, chủ động và có trách
nhiệm trong cơng việc

Nhân viên Kế
tốn, NV Kế
6. hoạch - XNK, NV
TCHC, NV Kỹ
thuật, Thủ quỹ

- Tốt nghiệp Trung cấp trở
lên
- Thành thạo tin học văn
phòng

- Kỹ năng giao tiếp
- Nhiệt tình, chủ động và có trách
nhiệm trong cơng việc

7. Nhân viên Bảo
vệ, Văn thư

- Trình độ đáp ứng được
giao

- Kỹ năng giao tiếp
- Nhiệt tình, chủ động và có trách
nhiệm trong cơng việc

8. Cơng nhân may
cơng nghiệp
9. Cơng nhân điện

- Trình độ THCS trở lên
- Trình độ Trung cấp nghề
trở lên

- Chăm chỉ, trung thực, nhiệt tình
trong cơng việc
- Có trách nhiệm với cơng việc mình
đảm nhận;

Cơng nhân khơng
10. có tay nghề, tạp
- Trình độ THCS trở lên
vụ, gấp gói, phụ
may
5.5.5. Nếu đạt u cầu thì tiến hành kiểm tra độ chun mơn, tay nghề (nếu có) của ứng
viên.
5.6. Phỏng vấn, kiểm tra năng lực chuyên môn, tay nghề:
5.6.1. Phịng Tổ chức - Hành chính kiểm tra hồ sơ và chuyển ứng viên cho người phỏng

vấn để kiểm tra hồ sơ và chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, cụ thể:
 Các bằng cấp, hoặc tay nghề đã được đào tạo như thế nào?
 Người xin việc đã hiểu gì về Cơng ty.
 Đã có kinh nghiệm làm việc hay khơng? nếu có thì thời gian là bao lâu ? đã làm
việc ở nơi nào?
 Điều kiện về ăn, ở, đi lại nếu được tiếp nhận;
 Tìm hiểu đơi nét về nhân thân, hồn cảnh gia đình;
 Nguyện vọng khi được tiếp nhận làm việc.

QT-NS.03: QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

6


QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

Mã số: QT-NS.03
Lần ban hành: 03
Ngày ban hành: 09/01/2023
Bộ phận: P.TCHC
Trang /tổng số trang: 07/07

 Tùy theo đối tượng người phỏng vấn sẽ phỏng vấn, trắc nghiệm về trình độ
chun mơn, kỹ thuật, tay nghề.
5.6.2. Trách nhiệm phỏng vấn kiểm tra trình độ chun mơn, tay nghề:
 Đối với các ứng viên ứng tuyển vào vị trí Cán bộ từ Trưởng phòng trở lên sẽ do
Chủ tịch HĐQT trực tiếp phỏng vấn, kiểm tra. Phòng tổ chức hành chính tiến
hành test IQ “mẫu số: QT-NS.03/BM.03”.
 Đối với các ứng viên ứng tuyển vào các vị trí Cán bộ quản lý, Nhân viên sẽ do
Phó tổng Giám đốc quản lý sản xuất trực tiếp phỏng vấn, kiểm tra. Phịng tổ

chức hành chính tiến hành Test IQ.
 Đối với cơng nhân do Trưởng phịng TCHC hoặc Nhân viên tuyển dụng trực
tiếp phỏng vấn, Phòng kỹ thuật kiểm tra tay nghề của Công nhân may “mẫu số:
QT-NS.03/BM.04”, Trưởng các bộ phận chuyên môn kiểm tra năng lực chuyên
môn của ứng viên ứng tuyển vào bộ phận mình quản lý “mẫu số:
QT-NS.03/BM.05”.
5.6.3. Trên kết quả phỏng vấn, kiểm tra trình độ chun mơn, tay nghề, Phịng TCHC lập
phiếu tiếp nhận lao động và thông báo cho ứng viên được tuyển dụng đến công ty
để hướng dẫn thời gian làm việc, các quy định của công ty, các công việc cần thực
hiện, đào tạo định hướng công nhân mới. Đối với các ứng viên khơng đạt u cầu,
Phịng Tổ chức - Hành chính gửi thơng báo hoặc gọi điện.
5.7. Tiếp nhận và thử việc.

Thời gian thử việc phải thống nhất với NLĐ căn cứ vào tính chất và mức độ phức tạp của
công việc nhưng chỉ được thử việc một lần đối với một công việc và bảo đảm điều kiện sau
đây:
Đối với cấp quản lý thời gian thử việc không quá 180 ngày;
Khơng q 60 ngày đối với: cơng việc có chức danh nghề nghiệp cần trình
độ chun mơn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên;
Không quá 30 ngày đối với: cơng việc có chức danh nghề nghiệp cần trình
độ chun môn, kỹ thuật trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ;
Không quá 06 ngày làm việc đối với cơng việc khác.
6. BIỂU MẪU
TT

TÊN BIỂU MẪU

MÃ HIỆU

THỜI

GIAN LƯU

VỊ TRÍ
LƯU

1

Phiếu yêu cầu tuyển dụng

QT-NS.03/BM.01

02 Năm

P.TCHC

2

Kế hoạch tuyển dụng

QT-NS.03/BM.02

02 Năm

P.TCHC

3

Bài kiểm tra IQ

QT-NS.03/BM.03

02 Năm

P.TCHC

QT-NS.03: QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

7


Mã số: QT-NS.03
Lần ban hành: 03
Ngày ban hành: 09/01/2023
Bộ phận: P.TCHC
Trang /tổng số trang: 08/07

QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
4

Phiếu kiểm tra tay nghề

QT-NS.03/BM.04

02 Năm

P.TCHC

5

Phiếu đánh giá kết quả

phỏng vấn LĐ khối gián tiếp

QT-NS.03/BM.05

02 Năm

P.TCHC

---------------------    --------------------------

QT-NS.03: QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

8