Chính sách tuân thủ luật Hải quan trong doanh nghiệp

CƠNG TY ABC
Địa chỉ: …..

******

CHÍNH SÁCH
TN THỦ LUẬT HẢI QUAN

Họ và tên

Người soạn thảo

Người kiểm tra

Người phê duyệt

Nguyễn Văn A

Nguyễn Văn B

Nguyễn Văn C

Chữ ký

Chức vụ
Ngày

Nhân viên TCHC

Trưởng phòng TCHC

Tổng Giám đốc


CHÍNH SÁCH
TUÂN THỦ LUẬT HẢI QUAN

Mã số: CS-AN.04
Lần ban hành: 02
Ngày ban hành:
Bộ phận: TCHC
Trang /tổng số trang: 01/08

PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
Vị trí

Số bản
1

Vị trí
Bộ phận cắt

Số bản
1

Ban điều hành sản xuất

1

Bộ phận may

1

Bộ phận kế tốn

1

Hồn thiện

1

Kế hoạch sản xuất

1

Xuất nhập khẩu

1

Quản lý & nhân sự

1

Bộ phận chất lượng

1

Bộ phận tuận thủ

1

Bộ phận kho

1

Bản tin

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Trang/vị trí sửa đổi

Nội dung sửa đổi

Lần sửa đổi

Ngày áp dụng

I.

MỤC ĐÍCH
Nhằm đảm bào tất cả hàng hóa được sản xuất bởi Công ty ABC, từ khâu nhập khẩu qua q trình
sản xuất đến khi xuất khẩu đi nước ngồi có nguồn gốc rõ ràng và khơng gian lận thương mại.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
CS-AN.04: CHÍNH SÁCH TUÂN THỦ LUẬT HẢI QUAN

1


Mã số: CS-AN.04
Lần ban hành: 02
Ngày ban hành:
Bộ phận: TCHC

Trang /tổng số trang: 02/08

CHÍNH SÁCH
TUÂN THỦ LUẬT HẢI QUAN

Áp dụng cho tất cả các bộ phận, phòng ban, phân xưởng có liên quan đến q trình sản xuất và
xuất nhập khẩu hàng hóa.
III. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT
 Nguyên phụ liệu: NPL
 Nguyên liệu: NL
 Phụ liệu
 Container (công Hàng): Cont
 Thành phẩm: TP
 Xuất nhập khẩu: XNK
 Tờ khai hải quan: TKHQ
IV. NỘI DUNG
1. Lưu đồ:
Trách nhiệm
Lưu đồ
Tài liệu, hồ sơ
Kho

Vải và phụ liệu

P. XNK

Thủ tục hải quan
nhập khẩu

Thủ kho

Nhập kho NVL

Thủ kho

Xuất kho NVL

Xưởng cắt

Xưởng cắt

Trải vải – cắt
Nhập kho - Phân bó,
bao

Xưởng may
Thành phẩm

Chuyền may
Nhận kho thành phẩm

P/ XNK

Thủ tực hải Quan xuất
khẩu

P/ XNK

Lên CONT – Xuất
hàng

Xem 2.1

Xem 5.2. Phiếu nhập kho
Xem 5.3
Xem 5.4 [Qui trình trải vải và
cắt]
Xem 5.5
Xem 5.6 [Qui trình May]
Xem 5.8

Xem 5.9

2. THỦ TỤC VÀ TRÁCH NHIỆM.
2.1. Thủ tục hải quan nhập khẩu:
- Căn cứ trên hợp đồng, invoice, và packing list… bộ phận xuất nhập khẩu tiến hành làm tờ khai hải
quan nhập khẩu khai báo hải quan.
- Sau khi hải quan kiểm tra chứng từ, nguyên vật liệu hợp lệ lúc đó hàng hóa sẽ được nhập kho.
- Chứng từ nhập khẩu phải ghi rõ:
o Tên người nhập khẩu
CS-AN.04: CHÍNH SÁCH TUÂN THỦ LUẬT HẢI QUAN

2


CHÍNH SÁCH
TUÂN THỦ LUẬT HẢI QUAN

Mã số: CS-AN.04
Lần ban hành: 02

Ngày ban hành:
Bộ phận: TCHC
Trang /tổng số trang: 03/08

o Tên người xuất khẩu
o Danh mục đóng gói
o Hóa đơn thương mại
o Hợp đồng
o Phương tiện vận tải
o Vận tải đơn số
o Nước xuất khẩu
o Cảng, địa điểm xuất hàng
o Cảng, địa điểm dở hàng
o Tên hàng, qui cách
o Mã số hàng hóa
o Xuất xứ hàng hóa
o Số lượng
o Giấy chứng nhận chất lượng (nếu có)
o Đơn vị tính
o Các thơng tin liên quan khác
2.2. Nhập kho NPL
- Hàng hóa về đến kho, bộ phận kho tiến hành nhập NPL.
- Đối chiếu hàng hóa thực tế với packing list (số lượng, màu sắc …)
- Sau khi đã kiểm tra đầy đủ mã số nguyên liệu, tên nguyên liệu, miêu tả sản phẩm, qui cách, màu,
số lượng, đơn giá, thành tiền, mục đích sử dụng thì tiến hành lập ‘phiếu nhập kho’ (4) và phân loại
nguyên phụ liệu.
- Bộ phận kho sẽ kiểm tra chất lượng vải bằng máy (máy kiểm vải, máy so ánh màu…)
o Vải đạt chất lượng sẽ nhập lên kệ vải. Sau đó tiến hành xả vải theo yêu cầu từng loại vải.
o Vải không đạt chất lượng lưu trữ trong kho hàng lỗi chờ ý kiến khách hàng.
- Số lượng vải đạt hay không đạt được ghi vào ‘Báo cáokiểm tra vải’ (1)

- Những thông tin sau phải lưu lại:
o Tên nguyên liệu/ hàng hóa
o Mã số nguyên liệu/ hàng hóa
o Miêu tả sản phẩm
o Quy cách
o Màu sắc
o Đơn vị
o Số lượng
o Ngày nhập
o Người nhập
2.3. Xuất kho NPL
- Căn cứ theo kế hoạch sản xuất của Phòng kế hoạch kinh doanh, giám đốc sản xuất phát hành
“phiếu cấp vải’.
- Bộ phận kho sẽ căn cứ vào “Đơn xin lãnh nguyên liệu” (2)
- Trải vải để đếm số lượng cấp phát và ghi vào “Bảng ghi chép xả vải” (3)
- Viết “Phiếu xuất kho” (5)
- Lưu ý ghi đầy đủ ngày tháng, mã số nguyên liệu, tên nguyên liệu, miêu tả sản phẩm, quy cách,
màu, số lượng, đơn giá, thành tiền, mục đích sử dụng.
- Những thông tin sau phải lưu lại
o Tên nguyên liệu/ hàng hóa
o Mã số nguyên liệu/ hàng hóa
o Miêu tả sản phẩm
CS-AN.04: CHÍNH SÁCH TUÂN THỦ LUẬT HẢI QUAN

3


CHÍNH SÁCH
TUÂN THỦ LUẬT HẢI QUAN

Mã số: CS-AN.04
Lần ban hành: 02
Ngày ban hành:
Bộ phận: TCHC
Trang /tổng số trang: 04/08

o Qui cách
o Màu sắc
o Đơn vị
o Số lượng
o Ngày xuất
o Người xuất
- Phịng cắt ký nhận và nhận hàng
2.4. Qui trình trải vải – cắt:i vải vải – cắt:i – cắt:t:
NHẬN KẾ HOẠCH, VẢI
TỪ KHO

- Nhận kế hoạch sản xuất từ Quản lý đơn
hàng và tài liệu kỹ thuật từ phòng kỹ thuật,
nhận các loại nguyên liệu, tác nghiệp cắt.

KIỂM TRA ĐỐI CHIẾU

-Kiểm tra thông tin khách hàng, mã hàng,
số lượng, số lót, màu sắc, mã, kích cỡ.

TRẢI VẢI

KIỂM TRA

CẮT PHÁ, CẮT TINH

KIỂM TRA

ĐÁNH SỐ

KIỂM TRA

CẮT MEX, ÉP MEX

KIỂM TRA

KIỂM TRA IN, THÊU

CẤP PHÁT, CẬP NHẬT
BÁO CÁO

CS-AN.04: CHÍNH SÁCH TUÂN THỦ LUẬT HẢI QUAN

- Trải vải căn cứ vào sơ đồ và phiếu bàn cắt để trải
vải.
- Tổ trưởng, Tổ phó kiểm tra trải vải căn cứ vào
bảng màu Runcard, Patterns, Báo cáo trải vải.
- Căn cứ vào phiếu bàn cắt và sơ đồ cắt
thực hiện việc cắt BTP.
- Kiểm tra mẫu cứng (patterns), sơ đồ,
kiểm tra chất lượng cắt, thông số.
- Đánh số thứ tự trên từng chi tiết của SP
theo yêu cầu kỹ thuật của từng mã.
- Kiểm tra bàn cắt và 100% bán thành phẩm.

- Sử dụng các mẫu dập cắt phù hợp
ép mex.
- Kiểm tra ép mex theo đúng yêu cầu kỹ thuật
của từng mã.
- Kiểm 100% sản phẩm sau khi In, Thêu về,
đối chiếu theo bảng màu và mẫu in thêu.
Chuẩn bị hàng và chuyển cho các tổ may căn
cứ vào lệnh sản xuất vào chuyền và phiếu
nhận hàng bán thành phẩm của các tổ may.

4


CHÍNH SÁCH
TUÂN THỦ LUẬT HẢI QUAN

Mã số: CS-AN.04
Lần ban hành: 02
Ngày ban hành:
Bộ phận: TCHC
Trang /tổng số trang: 05/08

2.5. Qui trình May
Lưu đồ cơng đoạn May (May, QC, Ủi, Đóng Gói)
NHẬN KẾ HOẠCH

Tổ trưởng nhận lệnh và kế hoạch sản xuất từ
Quản đốc xưởng để tổ chức sản xuất.

KIỂM TRA CÁC ĐIỀU

KIỆN CHO ĐƠN HÀNG

- Tổ trưởng tiếp nhận các tài liệu kỹ thuật,
mẫu, hướng dẫn kỹ thuật, chuẩn bị máy móc
thiết bị.
- Quản đốc và Tổ trưởng phân cơng công
việc.
- Nhận BTP từ tổ cắt.
- Nhận nguyên phụ liệu từ kho

NHẬN NGUYÊN LIỆU SẢN
XUẤT

SANG DẤU,
RẢI CHUYỀN

MAY CÔNG ĐOẠN

MAY RÁP HỒN THIỆN

LÀ SẢN PHẨM

ĐĨNG GĨI

Kiểm
tra

- Bộ phận kỹ thuật phát mẫu dập sang dấu cữ
gá, kết hợp với Quản đốc và Tổ trưởng rải
chuyền may.

- Tổ phó kiểm tra các tiêu chuẩn kỹ thuật và
chất lượng may của chuyền.

Kiểm
tra

- Công nhân may các cơng đoạn.
- Tổ phó kiểm tra ngẫu nhiên 10SP mỗi công
đoạn trên chuyền.

Kiểm
tra

- Công nhân may ráp các bộ phận thành
phẩm.
- QC kiểm tra và đo thông số 100% sản phẩm
cuối chuyền.

Kiểm
tra

- Công nhân là 100% sản phẩm
- QC kiểm và đo thông số 100% sản phẩm sau
khi là.
- QA kiểm ngẫu nhiên sản phẩm sau khi QC
kiểm theo AQL 2.5.

Kiểm
tra

- Hồn thiện đóng gói sản phẩm sau khi là.
- Tổ trưởng và Tổ phó kiểm tra 100% thùng
carton trước khi niêm phong thùng.

2.5.1. Chuyền may nhận “Phiếu xuất nguyên phụ liệu” từ phòng kỹ thuật. Việc này có thể giúp
chuyền may xác nhận chính xác chi tiết từng loại mặt hàng như : tên hàng, màu sắc, qui cách,
loại vải, loại chỉ, và các phụ liệu kèm theo. Sau đó chuyền phó nhận phụ liệu tại kho phụ liệu..

CS-AN.04: CHÍNH SÁCH TUÂN THỦ LUẬT HẢI QUAN

5


CHÍNH SÁCH
TUÂN THỦ LUẬT HẢI QUAN

Mã số: CS-AN.04
Lần ban hành: 02
Ngày ban hành:
Bộ phận: TCHC
Trang /tổng số trang: 06/08

2.5.2. “Phiếu xuất bán thành phẩm cắt” phải ghi đầy đủ những thông tin sau: Bộ phận, ngày tháng,
tên hàng, qui cách, màu sắc, đơn vị, số lượng, mã vải, số lô, số cuộn, số mét….
2.5.3. Tổ cắt làm “Phiếu xuất kho” giao BTP cắt cho kỹ thuật chuyền may tại siêu thị đầu chuyền,
cùng xác nhận đúng số lượng.
2.5.4. Chuyền trưởng và kỹ thuật chuyền tiến hành kiểm tra BTP đúng với phiếu xuất của tổ cắt và
số liệu của tổ cắt như : lớp, bàn cắt, đánh số ……..
2.5.5. Theo sơ đồ công nghệ được lập và thông qua tổ IE, chuyền trưởng trưởng, kỹ thuật chuyền sẽ
mỗi công nhân phụ trách trên chuyền may thực hiện công đoạn riêng của mình. Tổ trưởng

mỗi chuyển may báo cáo về phịng kế hoạch và phòng sản xuất bằng “báo cáo sản xuất hàng
ngày”
2.5.6. Trong sản xuất, QC chuyền tiến hành kiểm tra chất lượng may trong chuyền và cuối chuyền.
Sản phẩm hoàn tất sẽ giao wash. Khi wash về sẽ kiểm tra chất lượng, thông số và nếu đạt sẽ
giao cho tổ thành phẩm.
2.5.7. Tổ phó thành phẩm nhận hàng, giao hàng qua nhóm kiểm tra chất lượng trong và ngồi. Nếu
hàng không đạt yêu cầu, QC sẽ báo với tổ trưởng chuyền may phụ trách mã hàng đó lên nhận
lại hàng để sửa. Sau khi chuyền may sửa xong sẽ giao lai cho nhân viên QC, nhân viên QC
kiểm tra lại nếu đạt chuyển qua cho bộ phận vệ sinh hút chỉ và bộ phận ủi. tất cả các khâu đều
có báo cáo kiểm tra chất lượng, số lượng hàng đạt hay không đạt.
2.5.8. Bộ phận ủi nhận hàng trực tiếp từ nhóm giao nhận thành phẩm.
2.5.9. Khi ủi xong, bộ phận QC sẽ kiểm tra hàng xác suất thêm một lần cuối, nếu hàng đạt yêu cầu
sẽ giao hàng cho bộ phận bắn thẻ, tiếp theo là bộ phận rà kim 100%.
2.5.10. Sau khi rà kim sản phẩm sẽ được vào bao đóng gói theo quy cách của khách hàng. Sau khi
vào bao sẽ chuyển qua bộ phận đóng thùng..
2.5.11. Bộ phận đóng thùng tiến hành đóng thùng hàng theo mã hàng, theo qui cách sản phẩm đã
được tính trước. Trên thùng có ghi rõ lơ hàng, tên sản phẩm, mã hàng, màu sắc, qui cách,
trọng lượng… Các thùng hàng thành phẩm sẽ được chất vào từng khu vực riêng biệt theo tên
khách hàng, lot……
2.5.12. Vào cuối ngày thành phẩm sẽ thống kê sản lượng vào “Báo cáo số lượng thành phẩm” trên
máy tính cho giám đốc sản xuất và các trưởng bộ phận có liên quan kiểm tra, đảm bảo giao
hàng đúng thời hạn.
2.6. Nhập kho thành phẩm:
2.6.1. Bộ phận kho thành phẩm theo dõi số lượng thành phẩm nhận được từ tổ thành phẩm chuyển
đến hàng ngày, những thông tin sau được lưu lại:
- Mã hàng
- Mã size
- Màu sắc
- Số lượng lãnh
- Số lượng lũy kế lãnh

- Số lượng làm được
- Số lượng lũy kế đã làm.
2.6.2. Sồ lượng thùng hàng sẽ tiến hành kiểm đếm, nhập kho và bảo quản.
2.6.3. Thành phẩm nhập kho được đặt trên pallet, theo số lượng, chiều cao hợp lý, được phân lô, mã
hàng, khách hàng để tránh nhầm lẫn với các khách hàng khác.
2.7. Thủ tục hải quan xuất khẩu:

CS-AN.04: CHÍNH SÁCH TUÂN THỦ LUẬT HẢI QUAN

6


CHÍNH SÁCH
TUÂN THỦ LUẬT HẢI QUAN

Mã số: CS-AN.04
Lần ban hành: 02
Ngày ban hành:
Bộ phận: TCHC
Trang /tổng số trang: 07/08

- Trước khi đóng cont, phịng kế hoạch kinh doanh báo số lượng xuất hàng cho phòng sản xuất,
phòng xuất nhập khẩu.
- Phòng xuất nhập khẩu sẽ khai báo cụ thể, chi tiết về lô hàng cần xuất. Được thể hiện đầy đủ
trong tờ khai hải quan xuất khẩu, invoice, packing list, vận đơn… theo yêu cầu của các hướng
dẫn hải quan.
- Liên lạc với khai thuế xuất khẩu.
- Tiến hành làm hải quan về chứng từ của lô hàng xuất và hải quan kiểm tra bộ chứng từ xong.
- Kể từ khi xuất hàng ra khỏi cổng công ty, chứng từ hải quan liên quan phải được hồn tất
trong vịng 24 tiếng.

- Tất cả sự chậm trễ phải được lập báo cáo giải trình.
2.8. Lên container – Xuất hàng.
2.8.1. Xuất hàng bằng container.
- Cont hàng rỗng sẽ được hãng vận tải kéo đến.
- Bảo vệ tiến hành kiểm tra chứng từ và đăng ký vào sổ của bảo vệ: ngày, tháng, tên tài xế số
điện thoại, CMND (Photo), bằng lái xe (photo), số xe, số đầu kéo, tên hãng vận tải, số seal,
loại hàng, đơn vị, qui cách, số lượng và tài xế ký tên.
- Bảo vệ sẽ kiểm tra an toàn cont rỗng, lập biên bản kiểm tra contanier rỗng.
- Bảo vệ lập biên bản kiểm tra seal, biên bản xuất hàng, thời gian cont ra vào công ty, cảng đến,
bảo vệ và hãng vận tải ký tên, ghi chú.
- Hàng hóa lên cont dưới sự giám sát của bảo vệ và giao nhận hãng vận tải.
- Sau khi lên cont xong, bảo vệ sẽ tiến hành niêm phong cont hàng bằng seal của hải quan.
- Đồng thời bộ phận XNK phát hành “PHIẾU XUẤT KHO” gồm 2 liên : ngày tháng, bộ phận
xuất, tên vật tư, số lượng, lý do mang ra ngoài. 1 liên giao cho tài xế, 1 liên giao bộ phận
XNK lưu chung với bộ chứng từ xuất đó cùng với tất cả biên bản nêu trên.
- Sau đó cont hàng sẽ được đi đến cảng xuất hàng. Hành trình đến cảng phải được giám sát bởi
hệ thống GPS được gắn trên xe và gởi về bộ phận an ninh công ty .
2.8.2. Xuất hàng lẻ bằng xe tải: cũng giống như container
- Xe tải được hợp đồng với hãng vận tải uy tín.
- Yêu cầu thùng xe phải kín hồn tồn và phải có khóa để khóa lại.
- Bảo vệ tiến hành kiểm tra chứng từ và đăng ký vào sổ của bảo vệ: ngày, tháng, tên tài xế số
điện thoại, CMND (Photo), bằng lái xe (photo), số xe tải, tên hãng vận tải, số seal, loại hàng,
đơn vị, qui cách, số lượng và tài xế ký tên.
- Bảo vệ sẽ kiểm tra an toàn xe tải, lập biên bản kiểm tra.
- Bảo vệ lập biên bản kiểm tra seal, biên bản xuất hàng, thời gian xe tải hoặc cont ra vào công
ty, cảng đến, bảo vệ và hãng vận tải ký tên, ghi chú.
- Hàng hóa lên xe tải dưới sự giám sát của bảo vệ và giao nhận hãng vận tải.
- Sau khi lên hàng xong, bảo vệ sẽ tiến hành niêm phong cont hàng bằng seal lá của công ty.
- Đồng thời bộ phận XNK phát hành “PHIẾU XUẤT KHO” gồm 2 liên : ngày tháng, bộ phận
xuất, tên vật tư, số lượng, lý do mang ra ngoài. 1 liên giao cho tài xế, 1 liên giao bộ phận

XNK lưu chung với bộ chứng từ xuất đó cùng với tất cả biên bản nêu trên.
- Sau đó xe tải sẽ được đi đến cảng xuất hàng. Hành trình đến cảng phải được giám sát bởi hệ
thống GPS được gắn trên xe và gởi về bộ phận an ninh công ty .
3. Hồ sơ lưu trữ: sơ lưu trữ: lưu trữ:u trữ::

Stt
1
2
3
4
5

Tên hồ sơ
Biểu kiểm tra vải
Đơn xin lãnh nguyên liệu
Bảng ghi chép xả vải
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho

CS-AN.04: CHÍNH SÁCH TUÂN THỦ LUẬT HẢI QUAN

Người lưu trữ
Thủ kho
Các đơn vị
Thủ kho
Thủ kho
Thủ kho

Nơi lưu trữ
Kho vải

Các đơn vị
Kho vải
Các kho
Các kho

Thời gian
lưu
5 năm
‘’
‘’
‘’
‘’
7


Mã số: CS-AN.04
Lần ban hành: 02
Ngày ban hành:
Bộ phận: TCHC
Trang /tổng số trang: 08/08

CHÍNH SÁCH
TUÂN THỦ LUẬT HẢI QUAN
6
7
8
9
10
11
12

13
14
15
16
17
18
19
20
21
22

Bảng lưu trải vải cắt
Biểu kiểm tra cắt
Ghi chép sản lượng phân bao hàng
ngày
Ghi chép sản lượng kiểm vải hàng
ngày
Phiếu ghi đăng ký xuất hàng đem in
thêu
Bảng thống kê in thêu
Bảng kiểm tra in thêu
Biên bản thông báo sự cố bất thường

Tổ trưởng cắt
Tổ trưởng cắt
Tổ trưởng cắt

Bộ phận cắt
Bộ phận cắt
Bộ phận cắt

‘’
‘’
‘’

Tổ trưởng cắt

Bộ phận cắt

‘’

Tổ trưởng thêu

Phòng thêu

‘’

Phòng thêu
Phòng cắt
Ban WRAP và
QA
P. Kế hoạch
BP Cắt
BP Cắt
QC

‘’
‘’
‘’

P. Kế hoạch
P. Kế hoạch
P. XNK và P.
Kế hoạch
Đội bảo vệ
Đội bảo vệ

‘’
‘’
‘’

Tổ trưởng thêu
Tổ trưỏng cắt
Ban WRAP và
QA
Bảng xuất nhập nguyên phụ liệu
NV thống kê
Giấy báo cáo số bao bàn cắt
Tổ trưởng cắt
Phiếu xuất hàng
Tổ trưởng cắt
Biểu báo cáo kiểm hàng thành phẩm Tổ trưởng QC
hàng ngày
Báo biểu sản lượng hàng ngày
NV thống kê
Biểu tổng hợp sản lượng hàng ngày
NV thống kê
Báo cáo xuất hàng
Thủ kho thành
phẩm

Phiếu khách ra vào
Đội bảo vệ
Giấy mang vật tư ra, vào cổng
Đội bảo vệ

‘’
‘’
‘’
‘’

‘’
‘’

-------------------------    --------------------------

CS-AN.04: CHÍNH SÁCH TUÂN THỦ LUẬT HẢI QUAN

8