kế toán tổng hợp bằng phần mềm microsof access

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
Lời mở đầu
Trong điều kiện hàng hoá nhiều thành phần và chính sách mở cửa của nhà n-
ớc ta hiện nay, thì tất yếu phải có cạnh tranh. Muốn tồn tại và phát triển trên thơng
trờng thì các doanh nghiệp phải nắm bắt thông tin, một cách nhanh chóng và kịp
thời để cung cấp những sản phẩm, hàng hoá có chất lợng cao đáp ứng đợc nhu cầu
của ngời tiêu dùng, bên cạnh đó phải đổi mới cách quản lý, tổ chức trong công ty.
Nh chúng ta đã biết kế toán là một khâu hết sức quan trọng đối với công ty và
kế toán tổng hợp lại là một khâu vô cùng phức tạp trong lĩnh vực kế toán. Để các
công ty và các doanh nghiệp kinh doanh ngày một hiệu quả thì các công ty, doanh
nghiệp phải không ngừng hoàn thiện và nâng cao khâu tổ chức quản lý sổ sách.
Để tổng hợp số liệu sau mỗi kỳ kế toán đợc nhanh chóng và chính xác các
doanh nghiệp phải làm kế toán trên máy, phần mềm kế toán sẽ thay thế công việc
thủ công trên giấy tờ, nhằm giúp chúng ta giải quyết công việc nhanh hơn, xử lý số
lợng lớn số liệu trong thời gian ngắn và thông tin kịp thời cho cấp trên khi cần thiết
Để có những quyết định kinh tế chính xác, kịp thời trong quá trình điều hành
hoặc tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đòi hỏi có những thông tin mang tính
chất tổng quát, có hệ thống và tơng đối toàn diện về tình hình và kết quả hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp sau một kỳ nhất định.
Những thông tin này thờng do kế toán tổng hợp cung cấp.
Do tính chất quan trọng của kế toán tổng hợp nên em đã quyết định chọn đề
tài Kế toán tổng hợp bằng phần mềm Microsof Access làm đề tài tốt nghiệp.
Nội dung đề tài gồm 4 phần:
Chơng I : Giới thiệu chung về công ty Xổ Số Kiến Thiết Và Dịch Vụ In
Đà Nẵng
Chơng II : Cơ sở lý luận của đề tài
Chơng III : Phân tích thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu
Chơng IV : Xây dựng chơng trình
Mặc dù đã rất cố gắng nhng do thời gian có hạn và kiến thức còn hạn chế nên
không tránh khỏi những sai sót, rất mong đợc sự đóng góp ý kiến của thầy cô và
các bạn.

Đà Nẵng, 28/06/2009
Sinh viên thực hiện
Chơng I
Giới thiệu chung về công ty
xổ số kiến thiết và dịch vụ in Đà Nẵng
I. khái quát về công ty xổ số kiến thiết và dịch vụ in.
1. giới thiệu sơ lợc về công ty
Công ty xổ số kiến thiết và dịch vụ in Đà Nẵng là một đơn vị sản xuất kinh
doanh hạch toán kinh tế độc lập, đợc thành lập theo quyết định số 25/2002
QĐUB ngày 01/03/2002 của UBND thành phố Đà Nẵng trên cơ sở sát nhập Công
ty In Tài chính Đà Nẵng vào Công ty xổ số kiến thiết Đà Nẵng.
Công ty xổ số và dịch vụ in Đà Nẵng là một trong các đơn vị hoạt động xổ số
và in có uy tín và lớn nhất tại Đà Nẵng và khu vực Miền Trung. Với 10 máy in
Trang: 1

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
OFFSET từ 1 đến 4 màu gồm 20 thiết bị bổ trợ sau in, hệ thống chế bản điện tử hiện
đại, khép kín quy trình sản xuất. Công ty đủ khả năng đáp ứng tất cả các nhu cầu về
phát hành vé số các loại và in ấn của khách hàng đối với các chủng loại sản phẩm
phong phú, đa dạng với chất lợng cao và thời gian theo yêu cầu.
Công ty có đội ngũ thợ in lành nghề, bậc cao, có kinh nghiệm in, cùng đội
ngũ những ngời quản lý có trình độ chuyên môn, am hiểu kỹ thuật in, năng động,
phục vụ khách hàng lịch sự, chu đáo. Công ty xổ số kiến thiết và dịch vụ in Đà
Nẵng là một địa chỉ tin cậy tại Việt Nam cho mọi khách hàng có nhu cầu in ấn và
phát hành vé số.
Các thông tin cơ bản về đơn vị.
Tên tiếng việt : Công ty xổ số kiến thiết và dịch vụ in Đà Nẵng
Tên giao dịch : DaNang constuction lottery and printing
servive company
Tên viết tắt : XS & DVI

Địa chỉ giao dịch : Số 18 Yên Báy- Thành phố Đà Nẵng
Địa chỉ cơ sở xản xuất : Số 2- Lý Thờng Kiệt- TP Đà Nẵng
Điện thoại : 0511. 820138/ 894668/ 818477/ 810687
Fax : 0511. 825733/ 823909
Website :
Email :
2. quá trình hình thành và phát triển.
Sau ngày Miền Nam hoàn toàn giải phóng toàn bộ biên lai và ứng chỉ tài
chính phục vụ cho công tác quản lý tài chính ở địa phơng đều phải gia công tại Hà
Nội, Thành phố Hồ Chí Minh. Do đó không đáp ứng đợc thời gian và rất nhiều khó
khăn trong việc quản lý một khối lợng lớn biên lai ấn chỉ, sau thời gian UBND tỉnh
Quảng Nam Đà Nẵng đã ra quyết định số 1685/QĐ - UB ngày 15/06/1987 hình
thành cơ sở in ấn với tên ban đầu Chi nhánh phát hành biên lai ứng chỉ .
Mặt khác để đáp ứng nhu cầu của nhân dân và nhận thấy mức sống của ngời
dân đã tăng lên, Công ty Xổ số kiến thiết đã ra đời vào ngày 06/04/1987 với nhiệm
vụ chính là: Kinh doanh các loại xổ số nhà nớc cho phép đáp ứng nhu cầu vui chơi,
giải trí lành mạnh vừa tạo nguồn thu cho ngân sách Thành phố giải quyết việc làm
cho ngời lao động phổ thông nhàn rỗi liên kết với các tỉnh phía Bắc hình thành cơ
chế kinh doanh xổ số kiến thiết truyền thống.
Đến ngày 01/04/2002 căn cứ theo quyết định số 25/2002 QĐ - UB của
UBND Thành phố Đà Nẵng về việc xác nhập Công ty xổ số kiến thiết nay mang tên
sổ xố kiến thiết và dịch vụ in Đà Nẵng Với nhiệm vụ chính là: Kinh doanh các
loại hình sổ xố kiến thiết, kinh doanh ngành in góp phần đáng kể tạo điều kiện vui
chơi thu hút tiền nhàn rỗi trong dân c, giải quyết công ăn việc làm cho lao động và
tăng cờng năng lực cho công nghiệp thành phố trong lĩnh vực phổ biến thông tin.
Để đứng vững và cạnh tranh trong cơ chế thị trờng Ban giám đốc Công ty chủ
động huy động vốn đầu t từ các nguồn khác nhau để đầu t trang thiết bị từ tổ chức
sản xuất và quản lý hoạt động kinh doanh. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của
con ngời. Công ty tập trung tiền vốn đầu t chủ yếu vào tài sản cố định. Từ những
máy In pô đơn giản nhất đến nay Công ty đã có một dàn máy In Offset với 12 máy

Trang: 2

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
in hiện đại, máy cắt cùng với đội ngũ nhân công và quản lý ban đầu là 30 ngời đến
nay Công ty đã có 242 ngời ( với chức danh quản lý 31, chuyên môn nghiệp vụ 96,
lao động kỹ thuật 115 ngời ) trong 2 năm liền Công ty đợc tặng cờ thi đua của
Thành phố năm 1994 và bằng khen của chính phủ.
Đến nay Công ty đã đầu t trên 60 thiết bị chuyên dùng của ngành in. Năm
1987 tổng số tài sản của công ty ban đầu chỉ có 68.835.000đ đến nay đã tăng lên
lớn hơn 48 tỷ đồng. Điều này đã nói lên sự năng động, nhạy bén trong kinh doanh
của công ty cũng nh sản xuất phục vụ nhu cầu của khách hàng, phù hợp với những
nhu cầu phát triển của công nghiệp hoá - hiện đại hoá ngành in.
3. Nhiệm vụ - chức năng của từng bộ phận.
Giám đốc công ty: Phê duyệt, ban hành hệ thống quản lý chất lợng, cung
cấp nguồn lực cho hoạt động. Thực hiện trách nhiệm và quyền hạn theo luật định.

Phó giám đốc QMR: Xây dựng, thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất l-
ợng. Giám sát quá trình thực hiện hệ thống quản lý chất lợng tại các bộ phận đợc
phân công.
Phó giám đốc: Giám sát quá trình thực hiện hệ thống quản lý chất lợng taị
các bộ phận đợc phân.
Phòng kỹ thuật vật t:
Kiểm tra sản phẩm đầu vào, đầu ra trong quá trình sản xuất, kiểm soát
máy móc thiết bị.
Kiểm soát thiết kế và phát triển.
Thực hiện công tác cải tiến.
Thực hiện hàng động phòng ngừa, khắc phục.
Đánh giá lựa chọn nhà cung ứng.

Phòng tài chính kế toán:

Cung cấp tài lực, vật lực theo chỉ đạo của giám đốc công ty. Thanh toán
mua, bán sản phẩm, các loại chi phí.
Hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh. Thực hiện công tác cải tiến.
Phòng tổ chức hành chính:
Kiểm soát công văn, Fax, thông tin nội bộ.
Kiểm soát công tác nhân lực, đào tạo, tuyển dụng.
Kiểm soát môi trờng làm việc, máy móc thiết bị, văn phòng phơng tiện.
Phòng xổ số kiến thiết.
Kiểm soát công tác trả thởng vé số. Thực hiện kế hoạch kinh doanh vé
số. Đề xuất thanh huỷ vé số theo quy định.
Thực hiện hành động phòng ngừa, khắc phục.
Phòng phúc tra:
Kiểm soát công tác phúc tra vé trúng thởng. Thực hiện lu trữ và thanh
huỷ theo quy định.
Trang: 3

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
Thực hiện công tác cải tiến.
Các phân xởng:
Kỉêm soát quá trình sản xuất, hoàn chỉnh bao gói sản phẩm. Kiểm tra
sản phẩm trong quá trình sản xuất. Kiểm soát sản phẩm không phù
hợp.
Kiểm soát máy móc thiết bị, quản lý nguồn lực, kiểm soát hồ sơ.
Thực hiện hành động phòng ngừa, khắc phục.
5 văn phòng đại diện:
Thực hiện quá trình kinh doanh vé số theo sự phân công của Công ty.
Kiểm soát hồ sơ.
4. sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý .
Trang: 4

Phòng
kỹ thuật
vật t
Phó giám đốc - QMR
Phó giámđốc
Phó giám đốc
Phòng
kế
hoạch
kinh
doanh
Phòng
tài
chính
kế toán
Phòng
tổ chức
hành
chính
Phòng
xổ số
kiến
thiết
Phòng
phúc tra
Cacccc Các phân x ởng I,
II, III
5 VPĐD : Khánh Hoà, Đắc Lắc,
Bình Định, Gia Lai, Thừa Thiên Huế
Giám đốc

đốc công ty
Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
5. sơ đồ tổ chức phòng tài chính kế toán.
Kế toán trởng:
Chịu trách nhiệm tổ chức công tác hạch toán kế toán toàn công ty theo
quy định của nhà nớc.
Tham gia quản lý, tối u hoá việc sử dụng nguồn vốn.
Tổ chức công tác lu trữ, bảo quản tài liệu, chứng từ kế toán.
Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ,
chuyên môn đối với các thành viên trong phòng.
Phó kế toán trởng: Trực tiếp phụ trách công tác hạch toán phân xởng in
thuộc Công ty.
Kế toán tổng hợp: Tính toán đúng đắn các khoản mục chi phí trong giá
thành. Hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh từng thời kỳ theo quy định. Thực hiện
báo cáo số liệu khi có yêu cầu.
Kế toán thanh toán tiền mặt: Thực hiện các thủ tục thu, chi tiền mặt đúng
quy định. Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện quy chế chi tiêu tài chính liên quan.
Kế toán thanh toán qua ngân hàng: Thực hiện các thủ tục giao dịch liên
quan đến ngân hàng. Theo dõi công nợ với ngời bán.
Kế toán thanh toán với đại lý: Thực hiện theo dõi công nợ, thanh toán với
từng đại lý vé số cho tất cả các loại hình.
Thủ quỹ: Thực hiện công tác thu, chi tiền mặt theo phiếu. Thờng xuyên cập
nhật, đối chiếu, kiểm quỹ theo đúng quy định.
Trang: 5

Kế toán tr ởng
Phó kế toán tr ởng
Kt tổng hợp
Kt thanh
toán tiền

mặt
Kt thanh
toán qua
ngân hàng
Kt thanh
toán với đại
lý
Thu ngânThuỷ quỹ Kt vật t Kt thành phẩm
sản phẩm in
Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
Thu ngân: Thực hiện công tác thu tiền mặt đối với các đại lý vé số trong
danh sách, với khách hàng theo đúng quy định.
Kế toán vật t: Thực hiện, xuất nhập tồn vật t chính xác, kịp thời theo chứng
từ. Hách toán chi phí vật t.
Kế toán thành phẩm: Thực hiện các thủ tục cho khách hàng trớc khi giao
hàng. Tiến hành đối chiếu, thu hồi công nợ với ngời mua.
II. hình thức tổ chức công tác kế toán tại công ty
Hình thức chứng từ ghi sổ.
Trang: 6

Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Bảng cân đối số phát
sinh
Sổ cái
Sổ quỹ
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ đăng ký

Chứng từ
ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính
: Ghi hằng ngày
: Ghi cuối tháng
: Quan hệ đối chiếu
Bảng tổng
hợp chi tiết
Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
Hằng ngày tiến hành phân loại, tổng hợp chứng từ ghi sổ, lên bảng tổng hợp
chứng từ gốc đồng thời ghi vào sổ chi tiết.
Từ chứng từ ghi sổ đã đợc lập và chứng từ gốc, lên sổ cái các tài khoản liên
quan.
Cuối kỳ căn cứ và sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết và căn cứ vào bảng
cân đối phát sinh để lên báo cáo.
Chơng II
Cơ sở lý luận của đề tài

I. cơ sở lý luận kế toán
1. khái niệm, nguyên tắc, quy định
1.1. Khái niệm:
+ Tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dới hình thái giá trị bao
gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại ngân hàng (hoặc các tổ chức tài chính) và các
khoản tiền đang chuyển (kể cả tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim loại quý,
ngân phiếu).
+ Nguyên vật liệu: Là những đối tợng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến
cần thiết trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
+ Công nợ:
+ Kế toán tổng hợp: là tập hợp tất cả các báo cáo của các thành phần kế toán

trong doang nghiệp, lập quyết toán tài chình hàng năm, quý báo cáo các đơn vị
quản lý của nhà nớc và xí nghiệp kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ phát sinh
tất cả các phần hành kế toán chi tiết tại xí nghiệp theo đúng quy định của chế độ tài
chính, theo dõi tập hợp và tính giá thành sản phẩm hàng hoá dịch vụ của xí nghiệp,
theo dõi tình hình tăng giảm của tài sản cố định, tính toán,để trích lập và phân bổ
khấu hao cơ bản, khấu hao sửa chửa lớn tài sản cố định và chi phí sản xuất mổi kỳ
hạch toán .
1.2. Các nguyên tắc của hạch toán kế toán.
Nguyên tắc thớc đo giá trị bằng tiền: Dùng duy nhất tiền VNĐ để ghi
chép tính toán trong hạch toán kế toán.
Nguyên tắc kỳ kế toán: Phân chia hoạt động doanh nghiệp thành nhiều
phân đoạn thời gian để lập các báo cáo tài chính. Kỳ kế toán của công ty là tháng.
Nguyên tắc liên tục: Kế toán đặt điều kiện là doanh nghiệp hoạt động liên
tục, không gián đoạn, không giải thể.
Nguyên tắc thực tế khách quan: Kế toán phản ánh theo chứng từ thực tế
khách quan.
Trang: 7

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Doanh thu đợc ghi nhận khi sản phẩm
hàng hoá đã chuyển giao quyền sở hữu cho khách hàng và khách hàng đã thanh
toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán.
Nguyên tắc phù hợp doanh thu, giá phí (chi phí): Khi xác định lãi, lỗ của
quá trình kinh doanh thì chi phí đó thật sự đã tạo ra sản phẩm để bán có đợc khoản
doanh thu đó.
Nguyên tắc nhất quán: Sử dụng phơng pháp kế toán phải thống nhất qua
các kỳ kinh doanh.
Nguyên tắc công khai: Công khai đầy đủ các số liệu có liên quan đến tài
chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nguyên tắc thận trọng: Kế toán chuyển ghi vào sổ sách khi có chứng từ

chắc chắn.
1.3. Quy định
- Quy định nội dung của các chỉ tiêu trên bảng tổng hợp cân đối phải đảm
bảo dựa trên các chuẩn mực kế toán quốc gia.
- Số liệu trên bảng phải chính xác trung thực đúng với thực tế của đơn vị.
- Số liệu trong bảng và giữa các bảng phải phù hợp với nhau.
- Các bảng tổng hợp cân đối tổng thể phải lập theo đúng mẫu biểu ban hành
lập và gửi kịp thời hạn quy định.
Dù Là bảng tổng hợp cân đối tổng thể hay là bảng cân đối bộ phận thì
bảng tổng hợp cân đối cũng gồm những yếu tố sau:
+ Tên báo cáo
+ Ngày, kỳ lập báo cáo
+ Tên đơn vị hoặc bộ phận thuộc dơn vị
+ Đơn vị tính
+ Nội dung báo cáo
+ Chữ ký của ngời lập báo
2. Phơng pháp hạch toán
Phơng pháp chứng từ: kế toán phải sử dụng các chứng từ kế toán để phản ánh
các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra trong quá trình kinh doanh nh: Phiếu thu,
phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn chứng từ
3. Sơ đồ kế toán tổng hợp doanh thu, chi phí sản xuất và xác định kết quả kinh
doanh
Trang: 8


Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
II. yếu tố công cụ xây dựng chơng trình
1. giới thiệu về phần mềm micrsoft access
Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu tơng tác với ngời dùng chạy trong
môi trờng Windows. Access chúng ta một công cụ hiệu lực trong công tác tổ chức,

tìm kiếm và biểu diễn thông tin.
Khả năng thao tác dữ liệu mạnh mẽ. Cho phép liên kết số liệu và công cụ
truy vấn hữu hiệu giúp ta tìm kiếm thông tin nhanh chóng.
Khả năng kết xuất dữ liệu. Cho phép ta thiết kế những biểu mẫu và báo cáo
phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý rất hữu ích và thuận tiện trong việc tạo
các báo cáo trong công tác kế toán. Ta có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu
mẫu và báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên
nghiệp.
Ngoài ra Access có nhiều công cụ khác nh: Chia sẻ dữ liệu trên mạng, bảo
mật dữ liệu, cơ cấu phân quyền sử dụng nhằm hạn chế quyền sử dụng trên ứng
dụng ở nhiều mức độ khác nhau và nhiều tính năng khác.
2. các đối tợng trên phần mềm access
Bảng (Table ): Bảng là thành phần cơ bản của một cơ sở dữl liệu trong MS
Access, nó quan trọng nhất bởi vì đây là khâu xác định các thông tin cần quản lý
trên một đối tợng. Một cơ sở dữ liệu của Access có thể có nhiều bảng. Trong một
bảng bao gồm các hàng và cột. Mỗi cột gọi là trờng (field ), mỗi hàng gọi là bản ghi
(record ).
Truy vấn (Query): Là công cụ truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác
trên dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng, ngoài ra còn dùng để tạo ra các số liệu tổng
hợp đặc tính cao hơn bảng.
Biểu mẩu( Form): Làm tăng khả năng giao tiếp giữa ngời sử dụng với ch-
ơng trình. Một biểu mẫu cũng nh một tờ mẫu mà chúng ta đIền thông tin dữ liệu
thờng ngày, nó giúp ta thiết kế những dạng nhập xuất phong phú, không đơn điệu
nh chức năng nhập xuất bình thờng của bảng hoặc truy vấn.
Báo biểu( Report): Dùng in ấn hay thể hiện báo cáo dới nhiều hình thức
khác nhau, với nguồn số liệu từ bảng và truy vấn.
Tập lênh( Macro): Là tập hợp một hoặc nhiều hành động (Action) nhằm tự
động hoá những thao tác thờng nhật thay vì phải lặp đi lặp lại một cách nhàm chán,
hay có thể dùng để thực hiện một yêu cầu công việc nào đó của ngời dùng.
Đơn thể lập trình( Module): Là một dạng tự động hoá cao cấp hơn Macro.

Thực chất đơn thể những đoạn chơng trình đợc viết bằng ngôn ngữ Access Basic
( Visua Basic cho Access), và hoàn toàn do ngời sử dụng tự làm để tự động hóa một
số thao tác phức tạp mà Macro không đảm trách nổi. Phần này dùng trong các yêu
cầu quản lý dữ liệu phức tạp.
Chơng III
Phân tích thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu

I. thông tin đầu vào và thông tin đầu ra
1. thông tin đầu vào
1.1. Các bảng biểu số liệu kỳ trớc
Bảng danh mục tài khoản.
Bảng số d vật t.
Bảng số d công nợ.
1.2. Cácbảng biểu số liệu phát sinh trong kỳ, các chứng từ sử dụng
a. Các bảng biểu số liệu phát sinh trong kỳ
Bảng chứng từ.
Bảng chứng từ chi tiết.
Trang: 10

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
b. Các chứng từ sử dụng
Phiếu thu.
Phiếu chi.
Phiếu nhập.
Phiếu xuất.
Hoá đơn.
Uỷ nhiệm chi.
Lệnh thanh toán.
1.3. Các bảng danh mục.
Bảng danh mục loại chứng từ.

Bảng danh mục vật t.
Bảng danh mục công nợ.
2. thông tin đầu ra
2.1. Các báo cáo kế toán cần thực hiện.
Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Báo cáo cân đối nhập xuất tồn.
Báo cáo cân đối công nợ.
Báo cáo cân đối tài khoản.
2.2. Các nội dung thông tin cần cung cấp
Để thuận tiện cho việc lên các báo cáo ngời sử dụng chơng trình kế toán máy
phải cung cấp một khoảng thời gian là thời điểm bắt đầu và kết thúc chu kỳ
hạch toán.
Đối với báo cáo cân đối vật t thì cần cung cấp thêm tài khoản vật t.
Đối với báo cáo cân đối công nợ thì cần thêm tài khoản công nợ.
II. Quy trình xử lý thông tin.
1. Sơ đồ khối của chơng trình
Trang: 11

Pt, pc, Pn ,px,
hđ, unc, ltt
- Chứng từ.
- Chứng từ chi tiết
Các Query
+ Sổ quỹ tiền mặt,
TGNH
+ Bảng CĐ NXT.
+ Bảng CĐ công nợ
+ Bảng CĐ tài khoản
+ Sổ chi tiết vật t
(1)

(2)
(3)
-Các bảng số d
-Các bảng danh mục
Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
2. Giải thích các bớc trong sơ đồ
(1)Từ những PT, PC,PN, PX, HĐ, UNC, LTT của công ty ta tiến hành nhập
vào hai bảng chứng từ và chứng từ chi tiết.
(2)Sau khi đã lu trữ dữ liệu vào ta tiến hành tạo các Query, và xử lý thông tin
để tạo nguồn cho các báo cáo.
(3) Từ những nguồn là Query ta kết hợp với các bảng số d, và các bảng danh
mục để lên các báo cáo
Chơng IV
Xây dựng chơng trình
I. xây dựng công cụ lu trữ thông tin
1. các bảng biểu lu trữ số liệu kỳ trớc
Bảng Danh mục tài khoản
Mục đích: Lu trữ thông tin về hệ thống tài khoản (do bộ tài chính quy định và
một số tài khoản riêng của công ty) và số d đầu kỳ của mỗi loại tài khoản tại thời
điểm bắt đ ầu sử dụng chơng trình kế toán máy.
Cấu trúc:
Tên trờng Kiểu Độ rộng Giải thích
MaTK Text 10
Mã tài khoản: Đây là khoá chính. Mỗi tài
khoản có một mã tài khoản.
TenTK Text 50 Tên tài khoản.
TKLa Yes/No Phân biệt tài khoản nhập liệu.
SDNo Number Double Số d nợ đầu kỳ.
SDCo Number Double Số d có đầu kỳ.
ChiTiet Text 50 Nội dung của từng tài khoản.

Dữ liệu minh họa:
Trang: 12

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access

Bảng số d vật t.
Mục đích: Dùng để lu trữ số lợng và giá trị tồn đầu kỳ của mỗi vật t tại thời
điểm bắt đầu sử dụng chơng trình kế toán máy.
Cấu trúc:
Tên trờg Kiểu Độ rộng Giải thích
MaVT Text 10
Mã vật t: Đây là một phần khoá chính của
bảng. Mã vật t phải có trong
DanhMucVatTu.
MaTK
Text
10
Mã tài khoản: Đây là một phần khoá chính
của bảng. Mã tài khoản phải có trong
DanhMucTaiKhoan.
SLTonKho Number Double Số lợng tồn kho đầu kỳ.
GTTonKho Number Double Giá trị tồn kho đầu kỳ.
MaKho Text 10
Mã kho: Đây là một phần khoá chính của
bảng. Mã kho phải có trong DanhMucKho.
Dữ liệu minh họa:
Bảng số d công nợ
Mục đích: Chứa số liệu về số tiền d, nợ của mỗi đối tợng công nợ tại thời
điểm bắt đầu sử dụng chơng trình kế toán máy.
Cấu trúc:

Tên trờng Kiểu Độ rộng Giải thích
MaTK Text 10
Mã tài khoản: Đây là một phần khoá
chính của bảng, mã tài khoản phải có
trong DanhMucTaiKhoan.
MaCN Text 10
Mã công nợ: Đây là một phần khoá chính
của bảng, mã công nợ phải có trong
DanhMucCongNo.
SDNo Number Double Số d nợ hiện hành.
SDCo Number Double Số d có hiện hành.
Dữ liệu minh họa:
Trang: 13

Chi phí dịch vụ mua ngoàiKhấu hao tài sản cố địnhTK 111, 112, 331 TK 133Thuế GTGTTK 111, 112Chi phí khác bằng tiền
Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
2. các bảng biểu l u trữ thông tin phát sinh trong kỳ
Bảng chứng từ
Mục đích: Chứa thông tin chung của mọi chứng từ phát sinh theo trình tự thời
gian.
Cấu trúc
Tên trờng Kiểu Độ rộng Giải thích
KhoaCT Auto Number Long interger Dùng để liên kết với bảng CTCT.
MaCT Text 10
Có quan hệ với MACT của bảng
DanhMucLoaiChungTu.
SoCT Text 10
Lu trữ số chứng từ đợc lu trên
chứng từ.
NgayCT Date/Time Dd/mm/yy Ngày phát sinh chứng từ gốc.

NgayHT Date/Time Dd/mm/yy
Ngày làm công tác hạch toán.
(Thông thờng NgayHT trùng
NgayCT.)
DienGiai Text 100 Giải thích về nghiệp vụ phát sinh.
OngBa Text 50
Thông tin về đối tợg liên quan đến
nghiệp vụ.
HDTC Text 10
Ghi số hoá đơn liên quan đến
nghiệp vụ.
Dữ liệu minh họa:
Bảng chứng từ chi tiết
Mục đích: Lu trữ thông tin chi tiết liên quan đến các chứng từ đợc nhập trong
bảng chứng từ.
Cấu trúc:
Tên trờng Kiểu Độ rộng Giải thích
KhoaCT Number Long interger Dùng để liên kết với bảng ChungTu.
Trang: 14

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
TKNo Text 5
Tài khoản nợ lấy từ
DanhMucTaiKhoan.
TKCo Text 5
Tài khoản có lấy từ
DanhMucTaiKhoan.
SoTien Number Double Giá trị của từng dòng chứng từ.
MaCNNo Text 10
Dùng cho các nghiệp vụ liên quan đế

công nợ nợ.
MaCNCo Text 10
Dùng cho các nghiệp vụ liên quan đến
công có.
MaVT Text 10 Mã vật t lấy từ DanhMucVatTu.
SL Number Double Lu trữ số lợng của vật t tơng ứng.
TS(%) Text 10 Ghi thuế suất của từng vật t.
DienGiai Text 100
Diễn giải chi tiết cho các nghiệp vụ kế
toán.
Dữ liệu minh hoạ:
3. các bảng danh mục
Bảng danh mục loại chứng từ
Mục đích: Chứa các thông tin về các loại chứng từ công ty sử dụng.
Cấu trúc:
Tên trờng Kiểu Độ rộng Giải thích
MaCT Text 10 Mã chứng từ: Đây là khoá chính.
Mỗi chứng từ có 1 mã chứng từ.
TenCT Text 50 Tên của loại chứng từ.
Trang: 15

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
Dữ liệu minh họa:
Bảng danh mục vật t
Mục đích: Chứa các thông tin dữ liệu về vật t.
Cấu trúc:
Tên trờng Kiểu DL Độ rộng ýnghĩa
MaVT 10
Mã vật t: Đây là khoá chính của
bảng. Mỗi vật t có một mã vật t.

TenVT Text 50 Tên vật t.
DVT Text 10 Đơn vị tính.
DonGia Number Double Đơn giá của từng vật t.
Dữ liệu minh hoạ:
Danh mục công nợ
Mục đích: Chứa các thông tin về đối tợng công nợ.
Cấu trúc:
Tên trờng Kiểu Độ rộng Giải thích
MaCN Text 10
Mã công nợ: Đây là khoá chính.
Mỗi công nợ có một mã công nợ.
TenCN Text 50 Tên công nợ.
DiaChi Text 50 Địa chỉ của công nợ.
DienThoai Text 10 Điện thoại.
Trang: 16

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
Dữ liệu minh họa:
* Các mỗi quan hệ giữa các bảng:
+ Các liên hệ trong Access nhằm liên kết & làm đồng bộ hoá dữ liệu trong
CSDL đồng thời bảo vệ các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu.
+ Quan hệ 1_1 : là quan hệ cứ một mẫu tin ở bảng này có duy nhất một mẫu
tin ở bảng kia và ngợc lại. Loại quan hệ này ít phổ biến
+ Quan hệ 1_nhiều: là quan hệ cứ một mẫu tin ở bảng này thì có nhiều mẫu
tin tơng ứng ở bảng kia và ngợc lai, một mẫu tin ở bảng kia chỉ có duy nhất một
mẫu tin ở bảng này. Đây là quan hệ phổ biến trong cơ sở dữ liệu Access.
Trang: 17

Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp KÕ to¸n tæng hîp b»ng phÇn mÒm MS Access
II. thao t¸c d÷ liÖu.

1. Form nhËp liÖu
Môc ®Ých: Ghi chÐp l¹i c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, ®îc cËp nhËt h»ng
ngµy.
Trang: 18

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
2. Nhật ký chứng từ
Hộp thoại chọn loại chứng từ
Nhật ký: Dùng để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời
gian.
3. hộp thoạI chọn thời gian
Mục đích: Để cho ngời sử dụng chọn thời gian bắt đầu và kết thúc chu kỳ
hạch toán.
Trang: 19

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
4. tạo truy vấn trung gian
Để thuận tiện cho công việc tạo các query để lên báo cáo ta làm thêm một b-
ớc trung gian là tạo một query là QchungTuTH.
Nguồn dữ liệu: Bảng ChungTu và ChungTuChiTiet
+ Tại ChungTu: Lấy tất cả các trờng.
+ Tại ChungTuChiTiet: Lấy tất cả các trờng trừ trờng KhoaCT
Lới thiết kế của query nh sau:
5. tạo sổ quỹ tiền mặt
5.1. Mục đích
Báo cáo quỹ đợc lập trong khoảng thời gian bất kỳ do ngời sử dụng nhập vào.
Nội dung báo cáo thể hiện số d đầu kỳ, chi tiết phát sinh trong kỳ và số d
cuối kỳ của tiền mặt trong công ty.
5.2. Khai báo biến và hàm
Khai báo biến

Public n1, n2
* Giải thích:
n1: Thời điểm bắt đầu của chu kỳ hạch toán.
n2: Thời điểm kết thúc của chu kỳ hạch toán.
Khai báo hàm
Function fn1()
Trang: 20

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
fn1 = n1
End Function
Function fn2()
fn2 = n2
End Function
5.3. Sơ đồ biến đổi dữ liệu
5.4. Các bớc tạo sổ quỹ tiền mặt
a. Tạo Q_SDTMN1
a.1. Tạo Q_SDTMN0
Mục đích: Tính số d tại thời điểm bắt đầu sử dụng chơng trình kế toán máy.
Lới thiết kế của query nh sau:
a.2. Tạo Q_PSTMNoN0N1
Mục đích: Tính tổng phát sinh tăng bắt đầu từ thời điểm đầu chu kỳ hạch
toán đến cuối chu kỳ hạch toán.
Lới thiết kế của query nh sau:
Trang: 21

QChungTuTH DanhMucTaiKhoan QChungTuTH
Q_SDTMN0
Q_SDTMN1
Q_SDTMN2

Q_PSTMNoN0N1 Q_PSTMCoN0N1
Q_ChiTietPSTMNoN0N1
N1
Q_TongPSTMN1N2
R_SoQuyTienMat
Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
a.3. Tạo Q_PSTMCoN0N1
Mục đích: Tính tổng phát sinh giảm bắt đầu từ thời điểm đầu chu kỳ hạch
toán đến cuối chu kỳ hạch toán.
Tơng tự tạo Q_PSTMCoN0N1
a.4. Tạo Q_SDTMN1
Mục đích: Tính số d tại thời điểm bắt đầu chu kỳ hạch toán.
Lới thiết kế của query nh sau:
Tính trờng TonCK theo công thức:
TonCK:nz([tondk]) + nz([Thu]) nz([Chi])
b. Tạo Q_ChiTietPSTMN1N2
Mục đích: Là bảng chi tiết quá trình thu, chi từ thời điểm bắt đầu chu kỳ hạch
toán đến thời điểm cuối chu kỳ hạch toán. Làm nguồn cho báo cáo quỹ sau này.
Lơi thiết kế của query nh sau:
Trang: 22

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
Tính thêm trờng TKDU,Thu, Chi theo công thức;
TKDU: IIf([mact]="pt",[tkco],[tkno])
Thu: IIf([mact]="pt",[sotien],0)
Chi: IIf([mact]="pc",[sotien],0)
c. Tạo Q_SDTMN2
c.1. Tạo Q_TongPSTMN1N2
Mục đích: Tính tổng phát sinh tăng và phát sinh giảm trong khoảng thời gian
từ đầu chu kỳ hạch toán đến cuối chu kỳ hạch toán.

c.2. Tạo Q_SDTMN2
Mục đích: Tính số d tại thời điểm kết thúc chu kỳ hạch toán.
Lới thiết kế của query nh sau:
Tính thêm trờng TonCK theo công thức
TonCK: nz([tondk]) + nz([tongthu]) - ([tongchi])
5.5. Giao diện.
Trang: 23

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
+ Tạo thêm các textbox và nhập các công thức.
- Từ ngày: = fn1()
- Đến ngày: = fn2()
- SDĐK: = DLookUp("[tonck]","q_sdtmn1")
- SDCK: = DLookUp("[tonck]","q_sdtmn2")
- Tổng thu: = sum([thu])
- Tổng chi: = sum([chi])
+ Trang trí lại báo cáo cho giống giao diện
6. Tạo sổ quỹ tiền gửi ngân hàng
Tơng tự nh cách tạo Sổ quỹ tiền mặt
Giao diện
Trang: 24

Chuyên đề tốt nghiệp Kế toán tổng hợp bằng phần mềm MS Access
7. Tạo báo cáo cân đối nhập xuất tồn
7.1.Mục đích.
Báo cáo cân đối đợc lập trong khoảng thời gian bất kỳ do ngời sử dụng tự
nhập vàụ theo tài khoản.
Nội dung báo cáo thể hiện số lợng và giá trị tồn đầu kỳ, chi tiết phát sinh
trong kỳ và tồn cuối kỳ.
7.2. Khai báo biến và hàm.

Khai báo biến
Public matk_vt
Khai báo hàm
Function fmatk_vt()
Fmatk_vt = matk_vt
* Giải thích
F matk_vt(): Mã tài khoản vật t.
7.3. Sơ đồ biến đổi dữ liệu
Trang: 25

QChungTuTTH
Q_VTTongNhapN0N1
Q_VTDanhSach
Q_VTTongNhapN1N2
SoDuVatTu
Q_VTSDN0
Q_VTSDN1
Q_VTSDN2
QChungTuTH
Q_VTTongXuatN0N1
Q_VTTongXuatN1N2
Q_VTBangCanDoiNXT
R_BangCanDoiNhapXuatTon
DanhMucVatTu