Chuong 1. Những Vấn Đề Chung Về Tky.pptx

Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG
1.1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM

1


 Thư

ký ?

2




Từ thư ký được dùng và được hiểu với nhiều
nghĩa khác nhau:

3


Thư ký:
Là

người được giao công việc liên quan đến văn
thư, liên lạc, thủ tục hành chính ở văn phịng của một
cơ quan, tổ chức.

4

Thư ký:
Là

người được giao ghi chép hoặc soạn
thảo những văn bản, giấy tờ trong một cuộc
họp, hội nghị.

5


Thư ký:
Là người đại diện hoặc được giao nhiệm vụ điều
hành cơng việc hàng ngày của một tổ chức, đồn thể.

6


Thư ký:
Là

người giúp việc cho người lãnh đạo cao nhất
của một cơ quan hoặc một nhân vật cao cấp nào đó
trong các cơng việc về giấy tờ, giao thiệp, sắp xếp và
chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày

7

Thư ký
Là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm
vững các nghiệp vụ hành chính văn phịng, có khả
năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực
tiếp, có óc phán đốn, có sáng kiến và đưa ra các
quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình
(Theo định hướng của Hiệp hội thư ký chuyên
nghiệp quốc tế - International Profesionnal
Secretarie).
8


=> Thư ký có thể là người trợ lý, giúp việc, đồng
thời cũng có thể là người đảm nhận các cơng việc
có tính chất tổ chức, điều hành.
Dù ở vị trí nào thì cơng việc của người thư ký
cũng ln gắn liền với giấy tờ, văn bản, thông tin
giao tiếp.


9


Văn

phòng ?

10



    Văn phịng có thể được hiểu theo nhiều giác độ
khác nhau như sau:

    - Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng
hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của
ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị.
Đối với cơ quan, đơn vị có quy mơ lớn thì thành lập văn
phịng (ví dụ Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính
phủ, Văn phịng Tổng cơng ty…) cịn ở các cơ quan, đơn
vị có quy mơ nhỏ thì văn phịng là phịng Hành chính Tổng hợp, phịng Hành chính Tổ chức...

11




    Văn

phòng

  
 
    - Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của
một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và
đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.

12



Ngồi ra Văn phịng cịn được hiểu:

- Là bộ phận phụ trách cơng việc hành chính, giấy
tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc
cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên
lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc
cho bộ máy lãnh đạo và quản lý.

- Là văn phòng làm việc của nghị sỹ, kiến
trúc sư trưởng…
    

13


Văn phịng

=>Bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan
có trách nhiệm thu thập, xử lý, tổng hợp thông
tin phục vụ điều hành của lãnh đạo, đảm bảo
điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
chung của cơ quan
14


Thư ký văn phòng ?

15


Theo Giáo trình “Nghiệp vụ thư ký văn phịng”, NXB
Đại học Quốc gia Hà Nội, 2000
Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận
một phần hoặc toàn bộ các cơng việc có liên quan đến lĩnh
vực chun mơn của một văn phòng như: quản lý văn bản, hồ
sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao
tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ,
phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo
một cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.

16


Theo Giáo trình “Nghiệp vụ thư ký văn phịng” .
NXB Giao thơng vận tải, 2010

Thư ký văn phịng là người trợ lý,
giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực
chuyên môn nhất định thuộc phạm vi
chức năng và nhiệm vụ của văn
phòng
17


1.2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ VĂN
PHÒNG

1.2.1. Chức năng
CHỨC NĂNG

18

Tổ chức
thơng tin

Tổ chức
các nghiệp
vụ hành
chính


- Tổ chức thông tin:
+ Xây dựng và ban hành văn bản,
+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản,
+ Lập hồ sơ...
+ Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh
đạo


19


-

Tổ chức các nghiệp vụ hành chính:
+ Tổ chức tiếp khách,
+ Tổ chức hội nghị,

+ Tổ chức chuyến đi công tác cho thủ
trưởng,
+ Tổ chức nhân sự

20