Soạn Thảo Văn Bản Để Công Ty Báo Cáo Lên Cấp Trên Về Tình Hình Thiệt Hại Của Sự Cố Vụ Cháy Nhà Máy Sản Xuất Giấy Của Công Ty Tnhh Donaco

ĐẶT VẤN ĐỀ
Để thực hoạt động quản lý hành chính một cách tốt nhất,
các chủ thể thường xuyên phải sử dụng các văn bản hành
chính. Có thể thấy, vai trị của các văn bản này trong đời sống
xã hội là vô cùng quan trọng, chúng tác động và tham gia vào
mọi lĩnh vực, góp phần giúp cho việc quản lý và thông tin trở
nên dễ dàng, hiệu quả hơn. Một trong số những văn bản có vai
trị khơng nhỏ đó là báo cáo. Để tìm hiểu sâu hơn, thấy được
vai trị và mức độ thơng dụng của dạng văn bản này, nhóm xin
lựa chọn Đề số 1 với tình huống: “Vừa qua tại quận Y Hà Nội
đã xảy ra vụ cháy Nhà máy sản xuất giấy của Công ty TNHH
Donaco. Hãy soạn thảo văn bản để Công ty báo cáo lên cấp
trên về tình hình thiệt hại của sự cố này”.
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN
Văn bản hành chính thơng dụng là văn bản được ban hành
nhằm giải quyết những công việc cụ thể của cơ quan, tổ chức
như: giao dịch công tác; trao đổi thông tin; phản ánh tình hình
hoạt động; ghi nhận sự kiện thực tế xảy ra đáp ứng yêu cầu

0


quản lý có hiệu quả. Văn bản hành chính có thể do nhiều chủ
thể ban hành (Nhà nước, tổ chức xã hội, doanh nghiệp,…), rất
phong phú đa dạng về tên gọi, có nội dung là thơng tin được
truyền tải trong q trình quản lý và khơng có tính chất bắt
buộc thực hiện. Trước khi đi vào soạn thảo văn bản hành chính
thơng dụng, chủ thể soạn thảo cần xác định rõ các vấn đề:
1. Về hình thức văn bản
Trong các loại văn bản hành chính thơng dụng để thơng

tin, giao dịch, báo cáo là văn bản được sử dụng để phản ánh
tình hình thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong
hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội làm cơ sở
để đánh giá hoạt động quản lý, đề xuất những biện pháp và
chủ trương mới. Báo cáo có thể được phân loại dựa vào
khoảng thời gian cần phản ánh tình hình, dựa vào nội dung
thông tin cần phản ánh, dựa vào mức độ hồn thành cơng việc
hoặc dựa vào tính định kỳ.
Trong trường hợp này, tình huống đặt ra là sự việc một nhà
máy sản xuất giấy của công ty TNHH Donaco bị cháy. Đây là
một tình huống bất ngờ, một cơng việc có tính khẩn cấp, thơng
tin báo cáo cần kịp thời nhanh chóng, vì vậy nhóm chúng em

1


lựa chọn văn bản mà cơ quan có thẩm quyền soạn thảo là báo
cáo đột xuất. Khi soạn thảo báo cáo, nội dung của báo cáo cần
phải trung thực, đảm bảo được tính chính xác, nhanh chóng do
cơng việc cần báo cáo có tính khẩn cấp. Văn phong bản báo
cáo cần phải rõ ràng, chặt chẽ.
2. Về chủ thể có thẩm quyền ban hành
Chủ thể ban hành văn bản trong trường hợp này là Cơng ty
TNHH Donaco vì lý do sau: nhà máy sản xuất bị cháy là tài
sản của công ty, chịu sự quản lý trực tiếp của công ty nên chỉ
có cơng ty mới nắm rõ tình hình thực tế về vụ cháy, cụ thể là
các tài sản hiện có và mức độ hao tổn của tài sản cũng như
thiệt hại về tính mạng. Với tư cách là chủ sở hữu của nhà máy
nên Công ty TNHH Donaco có trách nhiệm phải thơng báo
đầy đủ, minh bạch tồn bộ hiện trạng của nhà máy sau vụ cháy

với cơ quan cấp trên có thẩm quyền.
Bên cạnh đó, Cơng ty TNHH Donaco là một doanh
nghiệp, kinh doanh dưới loại hình “Cơng ty trách nhiệm hữu
hạn”. Loại hình cơng ty này được pháp luật hiện hành quy định
trong Luật Doanh nghiệp năm 2014. Theo đó, cơ cấu tổ chức

2


của loại hình cơng ty này khá đa dạng, tùy thuộc vào cơng ty
đó là Cơng ty TNHH một thành viên hay Công ty TNHH hai
thành viên trở lên. Do tình huống đặt ra khơng đủ thơng tin,
nhóm xin mặc định Công ty TNHH Donaco là Công ty TNHH
hai thành viên trở lên. Trong trường hợp này, cơ cấu tổ chức
quản lý của Công ty TNHH Donaco bao gồm: Hội đồng thành
viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám
đốc, có thể có cả Ban Kiểm sốt. Trong đó, Hội đồng thành
viên bao gồm tất cả các thành viên của công ty, là cơ quan
quyết định cao nhất của công ty, với cơ chế hoạt động tập thể.
Chủ tịch Hội đồng thành viên được Hội đồng thành viên bầu
ra, có quyền thay mặt Hội đồng thành viên ký các văn bản của
Hội đồng thành viên. Đối mặt với sự cố cháy nhà máy sản xuất
giấy, là một bộ phận quan trọng đối với hoạt động kinh doanh
của Công ty, Hội đồng thành viên cần phải họp để thống kê
thiệt hại, từ đó báo cáo lên cấp trên để kịp thời xử lý, khắc
phục hậu quả.
3. Về chủ thể nhận
Cấp trên có thẩm quyền trong trường hợp nàylà Ủy ban
nhân dân quận Y vì nhà máy sản xuất giấy nằm trên địa bàn

3


quận Y, chịu sự quản lý của Ủy ban nhân dân quận Y nên công
ty TNHH Donaco sẽ báo cáo lên cấp trên là Ủy ban nhân dân
quận Y về tình hình vụ việc. Ủy ban nhân dân quận Y có trách
nhiệm nhận báo cáo này, từ đó đưa ra các biện pháp xử lý,
khắc phục hậu quả, thông báo với truyền thông và trấn an tinh
thần người dân ở địa phương.

II. SOẠN THẢO BÁO CÁO
Dưới đây, nhóm xin trình bày Báo cáo về tình hình thiệt
hại của vụ cháy xảy ra tại nhà máy sản xuất giấy của công ty
TNHH Donaco do công ty báo cáo lên Ủy ban nhân dân quận
Y.

CƠNG TY TNHH
DONACO
Số: …./BCCTTNHH

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 25 tháng 01 năm 2016

BÁO CÁO
4


Về tình hình thiệt hại của sự cố cháy nhà máy sản xuất

giấy
Kính gửi: Ủy ban nhân dân quận Y
Vào hồi 14 giờ 30 phút ngày 24 tháng 01 năm 2016, tại
Nhà máy sản xuất giấy của Công ty TNHH Donaco, có trụ sở
tại quận Y, thành phố Hà Nội đã xảy ra sự cố cháy lớn.
Nguyên nhân dẫn đến sự cố được xác định là do sự cố chập
điện tại phân xưởng nguyên liệu của nhà máy, đám cháy từ
dây chuyền xử lý nguyên liệu (gỗ, tre, nứa), lan ra các dây
chuyền và phân xưởng khác. Ngay sau khi phát hiện sự cố, ban
giám đốc nhà máy đã ngay lập tức liên lạc, yêu cầu hỗ trợ của
Phòng Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy quận Y. Sau 3 giờ
đồng hồ, với sự can thiệp của lực lượng chức năng và sự hỗ trợ
của người dân, đám cháy cơ bản đã được khống chế. Sau khi
rà soát và thống kê, Ban giám đốc nhà máy báo cáo với cấp
trên về thiệt hại của sự cố như sau:
Đám cháy bùng phát và thiêu rụi các phân xưởng của nhà
máy với tổng diện tích là hơn 4600 m2, trong đó bao gồm:
phân xưởng nguyên liệu rộng 520m2, phân xưởng sản xuất bột

5


giấy rộng 510 m2, phân xưởng xeo giấy rộng 1000m2, phân
xưởng hoàn thành rộng 500 m2, phân xưởng thu hồi hóa chất
rộng 987m2, kho lưu giấy thành phẩm rộng 1000m2 và tòa nhà
quản lý nhà máy rộng 100m2. Các máy móc tại các phân
xưởng sản xuất bị hỏng do sự cố về điện tác động, cụ thể:
- Tại phân xưởng nguyên liệu: 4 hệ thống băng chuyền, 4
máy chặt nguyên liệu (3 máy chặt tre nứa và 1 máy chặt gỗ), 2
máy sàng chọn, 2 hệ thống rửa mảnh;

- Tại phân xưởng sản xuất bột giấy: 4 máy rửa lọc chân
không, 1 hệ thống trưng bốc, 1 hệ thống sàng, 2 tủ chứa và bảo
quản các hóa chất dùng cho việc tẩy bột;
- Tại phân xưởng xeo giấy: 1 hệ thống nghiền bột, 1 hệ
thống phụ trợ, 3 hòm phun bột, 1 máy xeo lưới đôi, 1 máy xeo
lưới dài, 2 bộ phận ép giấy, 2 bộ phận sấy, 1 lô sấy, 1 bộ phận
ép quang, 1 bộ phận cuộn;
- Tại phân xưởng hoàn thành: 3 máy cắt giấy, 3 băng
chuyền;
- Tại phân xưởng thu hồi hóa chất: hệ thống nồi hơi và 2 tủ
chứa và bảo quản hóa chất;
6


- Tại kho lưu giấy: cháy toàn bộ hơn 3000 tấn giấy thành
phẩm.
Bên cạnh đó, một số các thiết bị khác bị méo mó, tả tơi do
thời gian cháy kéo dài, một phần diện tích rộng hơn 1000m2
nhà xưởng bị sập. Công cụ phục vụ sản xuất, đồ dùng lao động
cá nhân của 1543 người lao động bị thiêu rụi, việc làm của
1543 người lao động bị mất do không có nơi làm việc.
Các hợp đồng bị ảnh hưởng:
- Hợp đồng mua bán 2000 tập giấy A4 với Công ty cổ
phần Miura, giao hàng ngày 25 tháng 01 năm 2016 tại kho lưu
giấy thành phẩm;
- Hợp đồng mua bán 5000 tập giấy A4 và 300 tập giấy A3
với Công ty TNHH Siha, giao hàng ngày 26 tháng 01 năm
2016 tại kho lưu giấy thành phẩm;
- Hợp đồng mua bán 1000 tập giấy A4 với Tập đồn Hịa
phát, giao hàng ngày 27 tháng 01 năm 2016 tại kho lưu giấy

thành phẩm;

7


- Hợp đồng mua bán 3000 tập giấy A3 với Trường Đại
học Mỹ thuật công nghiệp, đang thỏa thuận về thời điểm giao
hàng;
- Hợp đồng lao động với 1543 công nhân và người lao
động tại văn phòng của nhà máy.
Tổng thiệt hại ước tính là 450 tỉ đồng. Khơng có thiệt hại
về người.
Trên đây là báo cáo chi tiết về thiệt hại của sự cố cháy Nhà
máy sản xuất giấy thuộc Cơng ty TNHH Donaco, xin kính
trình Ủy ban nhân dân quận Y cho ý kiến chỉ đạo và khắc phục
hậu quả.

Nơi nhận:

TM. HỘI ĐỒNG THÀNH

- Như trên;

VIÊN

- Lưu: VT.

CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của công ty)

Họ và tên
8


9


KẾT THÚC VẤN ĐỀ
Qua nội dung tình huống trên, khơng thể phủ nhận rằng
báo cáo có vai trị hết sức quan trọng và rất thông dụng trong
cuộc sống hàng ngày. Hình thức, nội dung, chủ thể ban hành,
chủ thể ký và chủ thể nhận báo cáo cũng có những nét đặc thù
riêng. Vì vậy, chúng ta cần phải tìm hiểu và nắm rõ các thành
phần trên của báo cáo nói riêng, cũng như tất cả các văn bản
hành chính nói chung. Có như vậy, cơng việc quản lý mới
được thực hiện tốt, có hiệu quả, phục vụ cho mục đích của các
chủ thể tốt hơn. Trên đây là nội dung bài tập của nhóm, rất
mong nhận được sự nhận xét và góp ý của thầy cơ!

10


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 19
tháng 01 năm 2011 Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính
2. Luật Doanh nghiệp năm 2014
3.

“Cơng

nghệ

trong

nhà

máy

giấy

Bãi

bằng”

-

/>4.

“Cháy lớn thiêu rụi nhiều tài sản nhà máy giấy Thành Đạt”
– tác giả Quốc Đơ & Bá Hồn – Báo điện tử Dân trí - http://
dantri.com.vn/xa-hoi/chay-lon-thieu-rui-nhieu-tai-san-nhamay-giay-thanh-dat-1399738568.htm

5.

11