SmartBiz Khám phá cách kiểm kê hàng tồn kho đột phá

Khám phá cách kiểm kê
hàng tồn kho chính xác 99%
và tiết kiệm 50% chi phí

SmartBiz


1
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


Khám phá cách kiểm kê hàng tồn kho
đột phá: Tiết kiệm đến 50% Nguồn lực
và Đảm bảo Chính xác 99%
Kiểm kê hàng tồn kho là một phần quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, nhưng nó
thường địi hỏi nhiều nguồn lực và có thể dẫn đến các sai sót dễ xảy ra. Tuy nhiên,
cách kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả có thể mang lại sự tiết kiệm đáng kể - lên đến
50% nguồn lực - đồng thời đảm bảo độ chính xác lên đến 99%. Trong bài viết này,
chúng ta sẽ khám phá phương pháp để thực hiện kiểm kê hàng tồn kho một cách
hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa q trình này và đạt được sự chính xác tối
đa trong quản lý tồn kho và làm cho quá trình kiểm kê trở nên đơn giản và hiệu quả
hơn bao giờ hết.

3 Case study Vấn đề kiểm kê của doanh nghiệp
Doanh nghiệp chuyên cung cấp các phụ tùng, thang máy
Doanh nghiệp có nhiều kho tại nhiều địa điểm, khu vực. Mỗi kho khi kiểm kê thường
nhiều ngày, nhiều tuần và kiểm kê không cùng ngày giữa các kho. Hiện tại không
xác định được số lượng thực tế tồn kho tại cùng một thời điểm.
Mong muốn có một phần mềm quản lý kho có thể đáp ứng yêu cầu chốt được số
lượng tất cả các kho tại một thời điểm mà không phải theo dõi, ghi chép hay cộng
trừ nhập, xuất kho để tính tồn kho bằng tay để xử lý các giao dịch nhập, xuất kho

trong quá trình kiểm kê hoặc sau khi kiểm kê xong nhưng chưa có điều chỉnh kho.
Doanh nghiệp chuyên phân phối Máy xây dựng: Máy xúc, Máy đào
Doanh nghiệp có 4 kho tổng tại các khu vực: Hải Phòng, Hà Tĩnh, Đà Nẵng, Bình
Dương và các kho đại lý. Hàng năm mỗi lần Kiểm kê mất từ 1~2 tháng tuỳ theo quy
mô từng kho, chi phí kiểm kê hàng tỷ đồng nhưng số liệu cũng ko đảm bảo chính
xác bởi các giao dịch Nhập, Xuất kho diễn ra liên tục, số lượng giao dịch lớn. Quá
trình kiểm đếm phải sử dụng thẻ kho để ghi chép bằng tay các giao dịch này nên
mất nhiều thời gian việc đối chiếu, tổng hợp dữ liệu và xảy ra nhiều sai sót.
Doanh nghiệp sản xuất trong lĩnh vực may mặc
Trước khi tiến kiểm kê thực tế kho nguyên liệu sản xuất, bộ phận kho nguyên liệu sẽ
thực hiện nhập/xuất tồn bộ số lượng có kế hoạch trong tháng trên thẻ kho và trên
phần mềm để chốt số lượng tồn kho. Điều này là để trong q trình kiểm kê hạn chế
khơng phát sinh các giao dịch nhập hoặc xuất hàng.
2
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


Kiểm kê thơng minh: tiết kiệm 50% nguồn lực,
chính xác đến 99%
Một giải pháp toàn diện để giải quyết các trường hợp điển hình trên đó là bạn cần
một Hệ thống quản lý kho thông minh, hiện đại, sử dụng mã vạch và QR code có thể
giải quyết những vấn đề kiểm kê và đảm bảo rằng dữ liệu tồn kho thực tế được cập
nhật đồng thời, chính xác và giảm chi phí, thời gian kiểm kê cho doanh nghiệp.

Tổng quan
Sử dụng mã vạch và QR code để quản lý hàng tồn kho:
Các sản phẩm và hàng hóa được gắn mã vạch hoặc QR code để theo dõi tại mỗi
kho. Điều này giúp xác định chính xác số lượng hàng tồn kho tại mỗi kho tại một thời
điểm cụ thể. Các dữ liệu này được cập nhật tự động khi có các giao dịch nhập và
xuất kho.

Sử dụng hệ thống quản lý kho trung tâm:
Hãy đảm bảo rằng hệ thống quản lý kho của bạn được tích hợp với các kho tại các
địa điểm khác nhau. Doanh nghiệp có thể sử dụng một hệ thống quản lý kho trung
tâm để quản lý tồn bộ tồn kho. Thơng tin từ tất cả các kho sẽ được tự động tổng
hợp và cập nhật trên hệ thống trung tâm, giúp bạn biết được tồn kho tổng thể tại
cùng một thời điểm. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và đồng thời giúp giảm
thiểu thời gian kiểm kê.
Phần mềm quản lý kho tích hợp với mã vạch và QR code để cập nhật dữ liệu tồn
kho trong thời gian thực. Mỗi khi có giao dịch nhập hoặc xuất hàng, hệ thống sẽ tự
động cập nhật dữ liệu ngay lập tức, giúp bạn biết về tình trạng tồn kho thực tế tại bất
kỳ thời điểm nào.
Sử dụng thiết bị di động với phần mềm quản lý kho:
Trang bị nhân viên kiểm kê ở mỗi kho với thiết bị di động có phần mềm quản lý kho
tích hợp với mã vạch và QR code. Khi kiểm kê diễn ra, nhân viên có thể quét mã
vạch hoặc QR code của hàng hố, thơng tin sẽ được gửi trực tiếp đến hệ thống
trung tâm.
Khám phá ngay: Sử dụng Mã vạch/QR code và Layout kho để quản lý kho thông
minh
Lên lịch kiểm kê đồng bộ:
Đảm bảo rằng các kho được lên lịch kiểm kê đồng bộ, ít nhất là trong khoảng thời
gian ngắn. Các quy trình kiểm kê không cùng ngày nên được định lịch một cách hợp
lý để đảm bảo sự nhất quán và cập nhật đồng thời dữ liệu tồn kho.
3
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


Xác định quy trình kiểm kê tối ưu:
Thay vì nhập/xuất toàn bộ số lượng trước kiểm kê, xác định quy trình kiểm kê tối ưu
mà khơng ảnh hưởng đến q trình sản xuất hoặc giao nhận hàng. Hệ thống quản lý
kho thông minh cho phép bạn kiểm kê theo từng vị trí, từng lơ, từng sản phẩm, hoặc

từng ngày mà không cần phải thực hiện nhập/xuất hàng cùng lúc.
Kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất:
Sử dụng kế hoạch kiểm kê định kỳ tại các kho và thêm vào đó các lần kiểm kê đột
xuất. Điều này giúp kiểm tra sự nhất quán trong dữ liệu tồn kho và xác định sự sai
khác một cách nhanh chóng.
Tích hợp hệ thống:
Sử dụng phần mềm quản lý kho và mã vạch/QR code có thể tích hợp dễ dàng với
các hệ thống khác, như hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP), giúp cải thiện q
trình quản lý tổng thể.
Sử dụng cơng nghệ tự động và IoT:
Áp dụng công nghệ Internet of Things (IoT) để giám sát tồn kho ở thời gian thực.
Các cảm biến có thể theo dõi sự thay đổi trong tồn kho và gửi thông tin về hệ thống
quản lý kho. Điều này giúp theo dõi tồn kho liên tục mà không cần kiểm kê thường
xuyên.
Đào tạo và hỗ trợ nhân viên:
Đảm bảo rằng nhân viên kiểm kê tại các kho được đào tạo cẩn thận về việc kiểm kê
và sử dụng các cơng cụ, phần mềm và quy trình. Hỗ trợ kỹ thuật cũng quan trọng để
đảm bảo quá trình kiểm kê diễn ra sn sẻ.

4
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


Video: Hướng dẫn cách Kiểm kê hàng tồn kho: tiết kiệm nguồn lực

đến 50%, chính xác 99%, theo thời gian thực

Cụ thể là:
Đối với 3 Case Study trên, hệ thổng quản lý kho thông minh cho phép doanh nghiệp
thực hiện kiểm kê một cách hiệu quả tiết kiệm thời gian, chi phí, nguồn lực lên đến

50% và cung cấp dữ liệu tồn kho chính xác đến 99%.

Lên lịch kiểm kê đồng bộ:
Đảm bảo rằng các kho được lên lịch kiểm kê đồng bộ, ít nhất là trong khoảng thời
gian ngắn, giả sử lịch kiểm kê được thực hiện như sau:
-

Dữ liệu tồn kho cần chốt tất cả các kho tại thời điểm: 31/12

-

Lịch kiểm kê có thể thực hiện tại tất cả các kho từ: 1/12~24/12 tuỳ theo quy mô
từng kho, nguồn lực kiểm kê mà lịch này có thể thiết lập thời gian khác nhau.

-

Lịch giải trình chênh lệch tồn kho (nếu có) và phương án xử lý chênh lệch từ:
25/12~30/12

-

Lịch cập nhật/điều chỉnh hàng tồn kho thống nhất áp dụng tất cả các kho tại ngày:
31/12

5
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


Phương pháp kiểm kê với hệ thống quản lý kho thông minh
Không phải ghi chép bằng tay hoặc theo dõi trên thẻ kho các giao dịch nhập, xuất

hàng hoá phát sinh trong quá trình kiểm kê. Hệ thống sẽ cập nhật các giao dịch này
tự động và theo thời gian thực. Dữ liệu tồn kho được cập nhật/điều chỉnh tại cùng
một thời điểm áp dụng cho tất cả các kho của doanh nghiệp.
Trước tiên các sản phẩm, hàng hoá của bạn cần được gắn mã vạch hoặc QR code
để có thể theo dõi thơng tin sản phẩm và vị trí tại mỗi kho.
Tiếp theo xác định quy trình kiểm kê: kiểm kê theo từng vị trí, từng lơ, từng sản
phẩm.
Sử dụng thiết bị di động với phần mềm quản lý kho: trang bị nhân viên kiểm kê ở mỗi
kho với thiết bị di động có phần mềm quản lý kho tích hợp với mã vạch và QR code.
Khi kiểm kê diễn ra, nhân viên có thể quét mã vạch hoặc QR code của hàng hố,
thơng tin sẽ được gửi trực tiếp đến hệ thống trung tâm.

Bây giờ mọi thứ đã sẵn sàng!
Tại mỗi kho, nhân viên kiểm kê có thể lựa chọn kiểm kê theo vị trí lưu trữ hoặc theo
lơ hoặc sản phẩm.
Nhân viên kiểm kê đến vị trí cần kiểm đếm, sử dụng thiết bị quét mã vạch/ QR code
để quét mã vị trí. Hệ thống tự động hiển thị tất cả các sản phẩm đang lưu trữ tại vị trí
đã quét mã như: số lượng, vị trí, số lơ…
Qt số lơ hoặc mã gói hoặc mã sản phẩm cần kiểm kê tại vị trí đó (tuỳ theo cách
doanh nghiệp quản lý sản phẩm theo mã tương ứng để quét mã) và thực hiện đếm
số lượng thực tế.
Nhập số lượng sản phẩm tồn thực tế đếm được vào phần mềm trên thiết bị quét mã
vạch/QR code (chưa xác nhận hoặc áp dụng điều chỉnh do nếu có chênh lệch cần
phải có phương án xử lý chênh lệch hoặc cần được người có thẩm quyền duyệt điều
chỉnh chênh lệch).
Ví dụ: Bạn cần kiểm kê Kho 1, kiểm kê theo từng vị trí. Ngày kiểm kê là 15/12,
dự kiến kết thúc ngày: 20/12. Chẳng hạn số lượng tồn trong kho của sản phẩm
A tại ngày 15/12 là: 100 chiếc, kiểm đếm thực tế cùng ngày 15/12: 95 chiếc.
Chênh lệch 5 chiếc.
-

Nhập số lượng thực tế là 95 chiếc vào phần mềm và chưa xác nhận điều chỉnh
tồn kho theo số liệu thực tế. Tất cả các giao dịch nhập, xuất phát sinh đối với sản
phẩm này (sử dụng thiết bị quét mã vạch/QR code để thực hiện giao dịch) đều
được hệ thống ghi nhận và cập nhật tồn kho mới theo thời gian thực dựa theo số
lượng ghi sổ.

6
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


-

Bạn cần xuất 20 sản phẩm A này cho khác hàng vào ngày 16/12. Bạn thực hiện
xuất kho bằng thiết bị quét mã vạch hoặc QR code và sau khi xuất kho 20 sản
phẩm hồn thành thì: Số lượng sản phẩm A trên hệ thống cập nhật tồn kho là: 80
chiếc (100 trên sổ-20 sản phẩm cần xuất).

-

Tiếp đó ngày 18/12 bạn có giao dịch Nhập kho sản phẩm A này số lượng: 30
chiếc. Sau khi nhận hàng hoàn thành, hệ thống cập nhật số lượng tồn kho mới là:
110 chiếc (80 tồn kho tại ngày 16/12+30 sản phẩm nhập mới ngày 18/12). Nếu
bạn tiếp tục có giao dịch nhập, xuất hàng đến ngày 30/12 hệ thống sẽ tự động
cập nhật và tính tồn kho theo giá trị trên sổ.

TỊN KHO SẢN PHẨM A
Khoản mục

Ngày 15/12

Thực tế

95

Tồn kho trên sổ

100

Nhập kho

Ngày 16/12

Ngày 18/12

Ngày 20/12
105

Sau điều chỉnh trên sổ

80

110

110

110

Trước điều chỉnh

-5

-5

0

~Ngày 31/12

30

Xuất kho

0

-20

Chênh lệch

-5

-5

-5

-

Đến ngày 31/12 xác định được nguyên nhân chênh lệch thiếu 5 sản phẩm A do
nhân viên kho xuất nhầm cho khách hàng đồng thời cần thực hiện điều chỉnh kho
sau kiểm kê.

-

Người có thẩm quyền phê duyệt chênh lệch tồn kho và xác nhận điều chỉnh tồn
kho. Lúc này hệ thống sẽ đưa ra 2 cách tính tồn kho để bạn lựa chọn là:
o Lấy số liệu điều chỉnh theo ‘Chênh lệch’ 5 sản phẩm (tức là điều chỉnh tồn
kho tại thời điểm hiện tại (31/12) theo số ‘Chênh lệch’ phát sinh khi nhập
số lượng thực tế kiểm đếm 95 chiếc là 5 chiếc) hay
o Lấy số liệu theo số lượng đã kiểm đếm (tức là 95 sản phẩm A kiểm đếm
tại ngày 15/12).

-

Trong trường hợp này bạn sẽ chọn theo cách thứ nhất: lấy số liệu chênh lệch do
trong quá trình kiểm kê đã phát sinh giao dịch nhập, xuất kho sản phẩm A. Khi
chọn, hệ thống sẽ cho bạn kết quả tồn kho điều chỉnh tại ngày 31/12 là: 105 sản
phẩm (110 tồn kho trên sổ tại thời điểm 31/12 – 5 là chênh lệch thiếu phát sinh
khi nhập số lượng kiểm đếm thực tế, giả sử sau ngày 18/12~31/12 không phát
sinh giao dịch nhập, xuất sản phẩm A.)

-

Tương tự các kho khác, đến ngày 31/12 cần duyệt điều chỉnh tồn kho, sau khi
người có thẩm quyền xác nhận duyệt trên hệ thống. Dữ liệu tồn kho của các kho

7
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


còn lại sẽ được tự động cập nhật tồn kho cùng thời điểm ngày 31/12.
Tìm hiểu ngay: Kinh nghiệm quản lý kho thơng minh của 3 tập đồn lớn thành cơng

Với hệ thống quản lý kho thơng minh, bạn có khả năng điều chỉnh tồn kho tại tất cả
các kho cùng một thời điểm mà không cần thực hiện việc ghi chép bằng tay trên các
thẻ kho, loại bỏ bước cộng trừ tồn kho đối với các giao dịch nhập và xuất hàng trong
quá trình kiểm kê bằng các file theo dõi bên ngồi hệ thống, và khơng cần phải nhập
và xuất trước các sản phẩm theo kế hoạch trong tháng.
Thay vì thế, với phần mềm quản lý kho thơng minh cung cấp tính năng kiểm kê thơng
mình, thơng qua việc sử dụng thiết bị quét mã vạch và QR code cho mỗi giao dịch
nhập và xuất hàng, dữ liệu tồn kho được cập nhật liên tục. Điều này mang lại cho
doanh nghiệp lợi ích rất lớn, giúp giảm thiểu thời gian và nguồn lực cần thiết cho quá
trình kiểm kê, đồng thời cung cấp dữ liệu tồn kho chính xác và theo thời gian thực.

Kết luận
Trong bài viết này, chúng ta đã thảo luận về những phương pháp kiểm kê hàng tồn
kho hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực và đảm bảo tính chính xác.
Chúng ta đã thấy rằng sử dụng công nghệ, như mã vạch và QR code, có thể giúp
cập nhật dữ liệu tồn kho theo thời gian thực và giảm thiểu sai sót. Việc thiết lập quy
trình kiểm kê định kỳ và sử dụng hệ thống quản lý kho thơng minh có thể làm cho
quá trình kiểm kê trở nên dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian.
Hãy luôn nhớ rằng quản lý tồn kho hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng
doanh nghiệp của bạn hoạt động một cách suôn sẻ và lợi nhuận. Bằng cách áp
dụng các phương pháp đã thảo luận trong bài viết này, bạn có thể nâng cao khả
năng quản lý tồn kho của mình và đóng góp vào sự thành cơng của doanh nghiệp.

8
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: