Tã¬Nh huống 1

Tình huống 1
XayXongXoa là cơng ty xây dựng chun về các cơng trình cơng cộng (đường,
cầu, đường ống, đường hầm, đường sắt, v.v.). Trong công ty XayXongXoa, các kỹ sư làm
việc tại công trường (được gọi là kỹ sư công trường) cần một thiết bị, chẳng hạn như xe
tải, máy xúc, máy ủi, máy bơm nước, v.v. XayXongXoa sở hữu rất ít thiết bị và thay vào
đó nó th hầu hết các thiết bị của mình từ các nhà cung cấp chuyên biệt.
Quy trình nghiệp vụ cho thuê thiết bị hiện tại diễn ra như sau. Khi các kỹ sư công
trường cần thuê một thiết bị, họ sẽ điền vào biểu mẫu có tên “Phiếu yêu cầu thiết bị” và
gửi yêu cầu này qua e-mail đến một trong các nhân viên tại kho của công ty. Nhân viên
kho nhận được yêu cầu và sau khi tham khảo danh mục của các nhà cung cấp thiết bị, sẽ
chọn thiết bị tiết kiệm chi phí nhất và đáp ứng yêu cầu. Tiếp theo, nhân viên kiểm tra với
nhà cung cấp qua điện thoại hoặc e-mail xem thiết bị cần thuê có sẵn hay khơng. Đơi khi
thiết bị đã chọn khơng có sẵn và nhân viên kho phải chọn một thiết bị thay thế và kiểm
tra với nhà cung cấp tương ứng xem có sẵn khơng.
Sau khi nhân viên kho đã tìm được thiết bị phù hợp để thuê, nhân viên kho sẽ thêm
thông tin chi tiết về thiết bị đã chọn vào Phiếu yêu cầu. Mọi yêu cầu thuê đều phải được
kỹ sư trưởng đồng ý (kỹ sư trưởng quản lý các kỹ sư công trường). Trong một số trường
hợp, kỹ sư trưởng từ chối thuê thiết bị, do đó, dẫn đến việc hủy bỏ u cầu (khơng có
thiết bị nào được thuê). Các trường hợp từ chối khác được giải quyết bằng cách thay thế
thiết bị đã chọn bằng một thiết bị khác—chẳng hạn như thiết bị rẻ hơn hoặc thiết bị phù
hợp hơn cho công việc. Trong trường hợp này, nhân viên kho cần kiểm tra lại tình trạng
sẵn có của thiết bị.
Khi kỹ sư trưởng chấp nhận yêu cầu thuê, nhân viên kho sẽ gửi xác nhận cho nhà
cung cấp. Xác nhận này bao gồm “Đơn đặt hàng” để thuê thiết bị. Đơn đặt hàng được tạo
ra bởi hệ thống thông tin của XayXongXoa bằng cách sử dụng thông tin do thư ký nhập
vào. Nhân viên kho cũng ghi lại hoạt động sử dụng thiết bị trong một bảng tính được duy
trì nhằm mục đích theo dõi tất cả các hoạt động cho thuê thiết bị.


Trong thời gian chờ đợi, kỹ sư cơng trường có thể quyết định rằng thiết bị này
khơng cịn cần thiết nữa. Trong trường hợp này, kỹ sư yêu cầu nhân viên kho hủy yêu cầu

thuê thiết bị.
Đúng thời hạn, nhà cung cấp sẽ giao thiết bị thuê đến công trường. Kỹ sư cgơn
trường sau đó sẽ kiểm tra thiết bị. Nếu mọi thứ đều ổn, kỹ sư công trường chấp nhận cam
kết và thiết bị được đưa vào sử dụng. Trong một số trường hợp, thiết bị bị gửi trả lại do
không đáp ứng yêu cầu của kỹ sư. Trong trường hợp này, kỹ sư công trường phải bắt đầu
lại quy trình yêu cầu thuê thiết bị.
Khi hết thời gian thuê, nhà cung cấp đến nhận thiết bị. Đôi khi, kỹ sư công trường
yêu cầu gia hạn thời gian thuê bằng cách liên hệ với nhà cung cấp qua e-mail hoặc điện
thoại 1–2 ngày trước khi trả lại thiết bị. Nhà cung cấp có thể chấp nhận hoặc từ chối yêu
cầu này.
Một vài ngày sau khi thiết bị được trả lại, nhà cung cấp thiết bị sẽ gửi hóa đơn cho
nhân viên kho qua e-mail. Tại thời điểm này, nhân viên kho yêu cầu kỹ sư công trường
xác nhận rằng thiết bị thực sự đã được thuê trong khoảng thời gian ghi trong hóa đơn.
Nhân viên kho cũng kiểm tra xem giá thuê ghi trong hóa đơn có phù hợp với giá trong
“Đơn đặt hàng” hay không. Sau khi kiểm tra, nhân viên kho sẽ chuyển hóa đơn cho bộ
phận tài chính và bộ phận tài chính cuối cùng sẽ thanh tốn hóa đơn.