Thực Trạng Quy Trình Nội Bộ Giải Quyết Thủ Tục Hành Chính Liên Quan Đến Lĩnh Vực Chứng Thực Tại Phòng Tư Pháp, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội..docx

Thực trạng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực
chứng thực tại Phịng Tư pháp, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................................2
MỞ ĐẦU..........................................................................................................................3
CHƯƠNG I. CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN LĨNH VỰC
CHỨNG THỰC.............................................................................................................4
1.1. Khái niệm về chứng thực...........................................................................................4
1.2. Các thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực chứng thực của phòng
Tư pháp, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.............................................................5
CHƯƠNG II. THỰC TIỄN QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT
THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LIÊN QUAN ĐẾN LĨNH VỰC CHỨNG THỰC
TẠI PHỊNG TƯ PHÁP, QUẬN THANH XUÂN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI............6
2.1. Nội dung quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính
lĩnh vực chứng thực thuộc thẩm quyền giải quyết của
UBND cấp huyện trên địa bàn thành phố Hà Nội..........................................................6
2.2. Thực trạng nội dung quy trình nội bộ giải quyết thủ tục
hành chính thuộc lĩnh vực chứng thực
tại phịng Tư pháp, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.............................................7
CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT
THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC LĨNH VỰC CHỨNG THỰC TẠI
PHỊNG TƯ PHÁP, QUẬN THANH XUÂN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI..................10
3.1. Những kết quả đạt được...........................................................................................10
3.2. Hạn chế, bất cập.......................................................................................................11
3.3. Đề xuất, kiến nghị....................................................................................................11
KẾT LUẬN....................................................................................................................12


LỜI CẢM ƠN

Kì thực tập nghề nghiệp là một kỉ niệm không thể nào quên đối với các sinh viên.

Bên cạnh những kiến thức tiếp thu tại trường thì trải nghiệm học tập thực tế cũng là
những bài học đáng quý và ngẫm nghĩ. Vì vậy, kì thực tập nghề nghiệp đầu tiên của em
đã giúp cho túi hành trang ngày càng thêm đầy, sớm tiếp xúc với công việc chun
ngành của mình và là một học phần hâm nóng đam mê, đẩy mạnh tương lai sau này.
Qua thời gian tham gia thực tập tại phòng Tư pháp, quận Thanh Xuân, thành phố
Hà Nội em xin chân thành cảm ơn sự nhiệt tình của lãnh đạo và các anh chị đang thực
hiện công tác tại cơ quan đã giúp đỡ em trong q trình tìm hiểu, thu thập thơng tin, học
hỏi, thực hành các kỹ năng hành chính đã được học và hồn thành cơng tác thực tập.
Cám ơn các cô, chú, anh, chị đã chỉ bảo cho em các kiến thức thực tế trong suốt một
tháng qua và cung cấp cho em những tài liệu cần thiết để hoàn thành bài báo cáo.
Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến quý thầy cô giảng
viên tại Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam đã chỉ dạy cho em những kiến thức, kỹ
năng và kinh nghiệm quan trọng cần thiết để hồn thành cơng tác thực tập, đặc biệt là
các thầy cô giảng viên Khoa Chính trị học và Tiến sĩ Nguyễn Thị Ngọc Lan – giảng
viên hướng dẫn đã giúp đỡ em rất nhiều để có thể hồn thành tốt cơng tác thực tập và
bài báo cáo thực tập này.
Tuy nhiên, do còn hạn chế về nhiều mặt nên không thể tránh khỏi những thiếu sót
khi tìm hiểu, trình bày về đề tài thực tập, kính mong được sự thơng cảm, đóng góp và
giúp đỡ của cơ quan và quý thầy cô.
Một lần nữa em xin chân thành cám ơn.

2


MỞ ĐẦU

Khi nói đến giải quyết thủ tục hành chính hiện nay là nói đến quy trình và cách
thức giải quyết cơng việc. Trong đó, quy trình nội bộ giải quyết mỗi thủ tục hành chính
lại từng bước khác nhau, phù hợp với tính chất riêng của từng hồ sơ, từng thủ tục.
Hiện nay, UBND quận Thanh Xuân có 209 thủ tục hành chính để phục vụ cho

cơng dân/ tổ chức có nhu cầu. Đáng chú ý hơn, phịng Tư pháp có trách nhiệm xử lý và
giải quyết 32/209 thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Tư pháp, trong đó là 9 thủ tục có
liên quan đến chứng thực và được người dân có nhu cầu sử dụng rất cao. Vì vậy, quy
trình nội bộ giải quyết các thủ tục hành chính này là mấu chốt cho sự thành bại của 1
“dịch vụ” mà trong đó cơ quan có thẩm quyền là chủ thế của quy trình. Đối với lĩnh vực
chứng thực, việc này đã quan trọng rồi còn quan trọng hơn khi chúng ta phải chứng
thực những giấy tờ có giá trị pháp lý ngang với bản chính và được công dân sử dụng
rộng rãi những bản chứng thực ấy.
Để quy trình giải quyết nội bộ này được đúng với quy định và tiết kiệm thời gian
cho cả cơ quan thẩm quyền và cơng dân thì cần rất nhiều yếu tố, địi hỏi cơ quan có
thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính phải linh hoạt, phân cơng nhiệm vụ hài hịa
giữa các cơng chức, cán bộ với nhau. Từ đó giúp quy trình nội bộ giải quyết thủ tục
hành chính, nhất là thủ tục hành chính liên quan đến chứng thực được nhanh chóng
chính xác và sớm hồn tất thủ tục cho người dân có nhu cầu.

3


CHƯƠNG I. CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN LĨNH VỰC CHỨNG THỰC
1.1. Khái niệm về chứng thực
Dưới góc độ pháp lý, có thể hiểu chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm
quyền thực hiện xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, văn bản
hoặc chữ ký của các cá nhân nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân,
tổ chức có liên quan trong các quan hệ dân sự, hành chính, kinh tế,…
Theo các quy định tại nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 16 tháng 02
năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ
ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch:
- “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy
định căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
- “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định chứng

thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
- “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định chứng
thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí
tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
- “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu,
cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và
đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
- “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác
như nội dung ghi trong sổ gốc.
- “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản
chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản
chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
- “Văn bản chứng thực” là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
theo quy định.
- “Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phịng, Phó Trưởng Phịng Tư pháp huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường,
thị trấn; cơng chứng viên của Phịng cơng chứng, Văn phịng cơng chứng; viên chức
4


ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh
sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước
ngồi.
Trong cuộc sống, đơi khi có những phát sinh liên quan đến một số hoạt động cần
giấy tờ có tính chất pháp lý hay để xác nhận một sự việc nào. Khi đó, bắt buộc người có
liên quan phải có một văn bản, giấy tờ, tài liệu hợp pháp, chính xác để làm chứng cứ
chứng minh cho nội dung đó thì cá nhân thực hiện hoạt động chứng thực theo đúng quy
định, tránh gặp phải những tranh chấp khơng mong muốn.
Hoạt động chứng thực góp phần đảm bảo tính trung thực, tính chính xác theo
đúng luật, đúng các văn bản gốc đã được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức quản lý có thẩm

quyền. Qua đó, giúp Nhà nước quản lý hiệu quả mọi hoạt động trên phạm vi cả nước.
Các văn bản khi được chứng thực tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giá trị pháp lý
của các văn đó được quy định như sau:
- Đối với các văn bản là bản sao được cấp từ sổ gốc và các văn bản là bản sao được
chứng thực từ bản chính sẽ có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giấy tờ của
các giao dịch liên quan.
- Đối với trường hợp chứng thực chữ ký có giá trị chứng minh của người có yêu cầu
chứng thực đã ký chữ ký đó, đồng thời là căn cứ để xác định các trách nhiệm của người
đã thực hiện ký các văn bản, giấy tờ.
- Đối với chứng thực các hợp đồng, giao dịch sẽ có giá trị chứng minh về các nội dung
ghi nhận trong hợp đồng như: địa điểm, thời gian, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự
nguyện của các bên trong hợp đồng, giao dịch, chữ ký,…
Vậy nên, tùy thuộc vào từng văn bản mà người có yêu cầu chứng thực tại cơ quan
nhà nước sẽ có giá trị pháp lý khác nhau.
1.2. Các thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực chứng thực của phòng Tư
pháp, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội
Theo Cổng thông tin điện tử quận Thanh Xuân, hiện nay có 32 thủ tục hành
chính thuộc thẩm quyền xử lý và giải quyết của phịng Tư pháp thuộc UBND quận
Thanh Xn. Trong đó, có 09 thủ tục hành chính (chiếm hơn 28% số lượng thủ tục hành
chính mà phịng Tư pháp, quận Thanh Xn có thẩm quyền xử lý và giải quyết) là liên
quan đến lĩnh vực chứng thực:
5


- Chứng thực văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản mà di sản là động sản
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản
- Chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch không phải là cộng tác viên dịch thuật
- Chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch là cộng tác viên dịch thuật của phòng
Tư pháp

- Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (áp dụng cho cả trường hợp chứng thực
điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ
được)
- Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
của nước ngồi; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của nước ngồi cấp hoặc chứng nhận
- Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền
của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận
Hiện nay, các thủ tục liên quan đến lĩnh vực chứng thực hầu hết được cơng dân
có nhu cầu xử lý bằng hình thức trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả quận
Thanh Xuân.

CHƯƠNG 2. THỰC TIỄN QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC
HÀNH CHÍNH LIÊN QUAN ĐẾN LĨNH VỰC CHỨNG THỰC TẠI
PHÒNG TƯ PHÁP, QUẬN THANH XUÂN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1. Nội dung quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực chứng thực
thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện trên địa bàn thành phố Hà Nội:
Quyết định số 805/QĐ - UBND ngày 19/02/2020 của UBND thành phố Hà Nội
phê duyệt các quy trình nội bộ giải quyết TTHC lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải
quyết của UBND cấp huyện, UBND cấp xã và TTHC liên thông giữa cấp xã và cấp
huyện trên địa bàn thành phố Hà Nội và tại Phụ lục 02 của quyết định này quy định quy
6


trình xử lý và giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực chứng thực thuộc
thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện.
Trong đó, đối với từng loại thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực chứng thực
thì “mục đích”, “phạm vi”, “nội dung quy trình”, “cơ sở pháp lý”, “thành phần hồ sơ”,
“thời gian xử lý” lại khác nhau. Nhưng nhìn chung, quy trình nội bộ được trải qua 6

bước chính sau:
B1: Cơng chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả một cửa nhận hồ sơ của
công dân/tổ chức.
B2: Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả một cửa tiếp nhận và kiểm
tra hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ in giấy tiếp nhận, trong đó
ghi rõ ngày, giờ trả kết quả. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hồn thiện thì hướng dẫn người
nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp khơng thể bổ sung, hồn thiện
hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung
cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.
B3:Cơng chức phịng Tư pháp thực hiện đối chiếu bản chính với bản sao, đóng
dấu chứng thực, ghi số chứng thực, vào sổ
B4: Lãnh đạo phịng xem xét phiếu trình và hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ thực hiện ký
kết quả giải quyết TTHC.
B5: Cơng chức phịng Tư pháp hồn thiện hồ sơ, chuyển văn thư đóng dấu, bàn
giao kết quả cho Bộ phận TN&TKQ. Thực hiện lưu hổ sơ theo quy định.
B6: Thu phí, trả kết quả cho cơng dân.
2.2. Thực trạng nội dung quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc lĩnh
vực chứng thực tại phòng Tư pháp, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội
Đối với các thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực chứng thực, cơng dân khi có nhu
cầu thường đến trực tiếp Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả quận để thực hiện. Vì vậy,
mỗi ngày phịng Tư pháp quận Thanh Xuân xử lý số lượng thủ tục hành chính rất nhiều
và trong số đó thì những thủ tục liên quan đến chứng thực là nhiều nhất. Cụ thể là
“Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
của nước ngồi; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận” và “Chứng thực bản sao từ
7


bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc
chứng nhận”.

Sau đây là nội dung quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực
chứng thực tại phịng Tư pháp, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội dựa trên sự quan
sát của bản thân khi có 1 tháng tham gia thực tập nghề nghiệp tại đơn vị:

Bước
1

2

3

4

5

Trình tự
Trách nhiệm
Nộp hồ sơ cần giải quyết
cho Công chức Tư pháp làm Cơng dân/ tổ chức có
việc tại Bộ phận tiếp nhận
nhu cầu thực hiện hồ
và trả kết quả quận Thanh
sơ
Xuân
Bộ phận TN & TKQ kiểm
tra hồ sơ:
+ Nếu hồ sơ đủ điều kiện
Cơng chức Tư pháp
thì tiếp nhận hồ sơ và
ngồi làm việc tại Bộ

chuyển cho Phòng Tư pháp
phận tiếp nhận và trả
thụ lý
kết quả quận Thanh
+ Trường hợp hồ sơ không
Xuân
đủ điều kiện hoặc cần bổ
sung, Bộ phận TN & TKQ
hướng dẫn công dân
Công chức Tư pháp
Sau khi kiểm tra hồ sơ,
ngồi làm việc tại Bộ
Công chức Tư pháp tại Bộ
phận tiếp nhận và trả
phận TN&TKQ chuyển hồ
kết quả quận Thanh
sơ lên phịng Tư pháp
Xn
Cơng chức Tư pháp ngồi
làm việc tại phịng Tư pháp
Cơng chức Tư pháp
được phân cơng nhiệm vụ
ngồi làm việc tại
xử lý hồ sơ nhận hồ sơ.
phịng Tư pháp
Kiểm tra lại hồ sơ một lần
nữa
Cơng chức Tư pháp ngồi
Cơng chức Tư pháp
làm việc tại phịng Tư pháp

ngồi làm việc tại
chuyển hồ sơ cho Lãnh đạo
phòng Tư pháp

8

Thời gian
Trong giời
hành chính

Tùy vào từng
loại thủ tục
hành chính
liên quan đến
chứng thực
khác nhau (từ
10 - 15 phút)

Kết quả
Hồ sơ đúng
theo yêu cầu
của từng thủ
tục hành
chính
- Sổ theo dõi
hồ sơ
- Phiếu thu
tiếp nhận hồ
sơ và hẹn trả
kết quả

- Hồ sơ

- Hồ sơ

5 - 10 phút

- Hồ sơ

- Hồ sơ


6

7

phịng Tư pháp được phân
cơng giải quyết thủ tục ấy
Lãnh đạo phịng Tư pháp
được phân cơng giải quyết
thủ tục ấy xem xét, đối
chiếu bản chính với bản sao
và ký chứng thực và chuyển
lại cho cơng chức Tư pháp
trước đó
Cơng chức Tư pháp ngồi
làm việc tại phịng Tư pháp
thực hiện đóng dấu chứng
thực, ghi số chứng thực,
đóng dấu tên lãnh đạo, nhập
liệu bản chứng thực, rút lưu

1 bản và hoàn tất hồ sơ

Lãnh đạo phịng Tư
pháp

Cơng chức Tư pháp
ngồi làm việc tại
phòng Tư pháp

10 phút

- Hồ sơ
- Các bản
chứng thực

1 phút

- Hồ sơ
- Nhập dữ
liệu hồ sơ
- Rút lưu
- Hồ sơ
- Bản chứng
thực theo
nhu cầu

8

Công chức Tư pháp gửi lại
hồ sơ cho Bộ phận

TN&TKQ

Cơng chức Tư pháp
ngồi làm việc tại
phịng Tư pháp

1 phút

9

Cơng chức Tư pháp ngồi
làm việc tại phịng Tư pháp
và công chức Tư pháp ngồi
làm việc tại Bộ phận
TN&TKQ ký người giao và
người nhận

Công chức Tư pháp
ngồi làm việc tại
phịng Tư pháp và
cơng chức Tư pháp
ngồi làm việc tại Bộ
phận TN&TKQ

1 phút

Thu phí, trả kết quả cho
cơng dân

Cơng chức Tư pháp

ngồi làm việc tại Bộ
phận TN&TKQ

10

Trong giờ
hành chính

- Hồ sơ
- Bản chứng
thực theo
nhu cầu

Sau khi xử lý và tiếp nhận hồ sơ hết 1 ngày, công chức Tư pháp ngồi làm việc tại
phòng Tư pháp phải gửi mail những thông tin liên quan đến tất cả hồ sơ của ngày hơm
đó cho cơng chức Tư pháp ngồi làm việc tại Bộ phận TN&TKQ.
Khác với Quyết định số 805/QĐ - UBND ngày 19/02/2020 của UBND thành phố
Hà Nội phê duyệt các quy trình nội bộ giải quyết TTHC lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm
quyền giải quyết của UBND cấp huyện, UBND cấp xã và TTHC liên thông giữa cấp xã
và cấp huyện trên địa bàn thành phố Hà Nội. Tại phòng Tư pháp, UBND quận Thanh
Xuân; khi hồ sơ đến phịng thì lãnh đạo phịng Tư pháp được phân cơng nhiệm vụ phải
9


xem xét, đối chiếu hồ sơ và ký chứng thực sau đấy mới chuyển lại cho công chức Tư
pháp để ký chứng thực, đóng dấu, vào số, nhập liệu và rút lưu.
Như vậy, khối lượng công việc và xử lý nội bộ của công chức nhiều hơn và
không thể đơn giản hóa qua các bước trong Quyết định này. Và khi số lượng hồ sơ
nhiều thì việc xử lý như vậy cịn đẩy khối lượng cơng việc của cơng chức đã nhiều lại
còn nhiều hơn.

CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT
THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC LĨNH VỰC CHỨNG THỰC TẠI
PHÒNG TƯ PHÁP, QUẬN THANH XUÂN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

3.1. Những kết quả đạt được
Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực tư pháp, cụ thể hơn
là chứng thực được ban hành tại Quyết định 805/QĐ ngày 19/02/2020 của UBND thành
phố Hà Nội phê duyệt các quy trình nội bộ giải quyết TTHC lĩnh vực tư pháp thuộc
thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, UBND cấp xã và TTHC liên thông giữa
cấp xã và cấp huyện trên địa bàn thành phố Hà Nội đã giúp cho phòng Tư pháp, quận
Thanh Xuân, thành phố Hà Nội có cơ sở, căn cứ để làm việc, phân công đúng việc đúng
người và nâng cao hiệu suất làm việc cho các công chức.
Khi quy trình đến áp dụng vào thực tiễn thì tại phịng Tư pháp cũng thay đổi các
bước để phù hợp với tình hình thực tế của cơ sở, tuy nhiên bản chất thì khơng thay đổi.
Kết quả ta thấy rõ nhất đấy chính là việc phản hồi hồ sơ thủ tục hành chính của lĩnh vực
Tư pháp được người dân đánh giá 100% rất hài lịng, cơng chức Tư pháp làm việc tại
Bộ phận TN&TKQ được người dân yêu quý và đánh giá cao trong quá trình làm việc.
Cùng với quy trình, lãnh đạo Tư pháp và cơng chức Tư pháp phối hợp nhịp
nhàng để giải quyết hồ sơ từng những biết nhỏ nhất như xem xét, đóng dấu, vào
sổ,....tạo ra mơi trường làm việc chính danh, khơng đùn đẩy.

10


3.2. Hạn chế, bất cập
Ngoài những thành tựu đạt được thì quy trình nội bộ này tại phịng Tư pháp, quận
Thanh Xn vẫn có vài điểm hạn chế, bất cập:
Thơng tin và cách thức lưu trữ còn rờm rà. Khi cơng chức Tư pháp làm việc tại
phịng Tư pháp nhập liệu, tổng kết số lượng từng ngày trên máy tính thì cịn phải gửi về

mail của cơng chức Tư pháp ngồi làm việc tại Bộ phận TN&TKQ để thống nhất thơng
tin giữa phịng Tư pháp và Bộ phận TN&TKQ. Và ngồi nhập dữ liệu lưu trư thì với
mỗi bản chứng thực, phòng Tư pháp rút lưu lại tại phòng 1 bản. Những điều này làm
cho công tác lưu trữ trở nên phức tạp, rờm rà và đôi khi là không cần thiết.
Quy trình cịn phụ thuộc nhiều vào lãnh đạo phịng Tư pháp được phân cơng xem
xét, ký chứng thực. Đúng như quy định thì mỗi bản chứng thực phải có chữ kỹ của lãnh
đạo phịng Tư pháp. Tuy nhiên, lãnh đạo được phân công ký chứng thực vắng mặt thì
thủ tục hành chính sẽ dẫn đến chậm trễ, vượt quá hạn trả kết quả
3.3. Đề xuất, kiến nghị
Để quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến chứng thực ngày
càng hiệu quả, nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian cho cả công dân và cơng
chức phịng Tư pháp thì:
Thứ nhất, nâng cao trình độ cơng nghệ thơng tin cho cơng chức phịng Tư pháp.
Điều này là bước đi quan trọng trong nhiệm vụ cải cách nền hành chính quốc gia.
Khơng chỉ quy trình nội bộ được đơn giản mà hệ thống giấy tờ lưu trữ cũng sẽ không
rờm rà, phức tạp. Công chức, lãnh đạo phịng Tư pháp có thể ký chứng thực, đóng số,...
làm việc ngày trên thiết bị máy tính một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Thứ hai, để quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính được trơi chảy thì
chúng ta cần quan tâm đến khối lượng cơng việc của cơng chức phịng Tư pháp phụ
trách việc xử lý hồ sơ. Khi khối lượng cồn việc và giải quyết các hồ sơ dày đặc sẽ dấn
đến hiệu quả công việc sẽ khơng cịn được trơi chảy.
Thứ ba, chủ động trong các bước của quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành
chính. Nhân sự trong quy trình giải quyết phải chủ động và khơng để cho quy trình của
từng hồ sơ bị ngắt quảng, đợi chờ. Nếu nhiều thủ tục hành chính trong ngày thì sẽ dấn
đến việc trả kết quả muộn và có thể dẫn đến sai sót.
11


KẾT LUẬN

Cải cách thủ tục hành chính là một nội dung của cải cách hành chính, nhưng là
nội dung phản ánh rõ nhất mối quan hệ giữa nhà nước và cơng dân, đồng thời là nội
dung có nhiều bức xúc nhất của người dân, doanh nghiệp, cũng như có nhiều yêu cầu
đổi mới trong quá trình hội nhập kinh tế. Cải cách thủ tục hành chính có tác động to lớn
đối với việc thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội. Thơng qua việc cải cách thủ tục hành
chính sẽ gỡ bỏ những rào cản về thủ tục hành chính đối với mơi trường kinh doanh và
đời sống của người dân, giúp cắt giảm chi phí và rủi ro của người dân và doanh nghiệp
trong việc thực hiện thủ tục hành chính. Và trong đó, quy trình nội bộ giải quyết thủ tục
hành chính là khâu rất quan trọng, việc xử lý nhanh hay chậm, đúng hay sai và nhân
dân có hài lịng khơng chính là khâu này. Vì thế việc chú trọng cải cách, thay đổi nên
cần tập trung vào quy trình nội bộ nhiều hơn từ đó nâng cao hiệu quả của công tác cải
cách thủ tục hành chính
Việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, cụ thể là đơn giản hóa quy trình nội bộ
trong giải quyết sẽ góp phần nâng cao hình ảnh của Việt Nam nói chung và các bộ,
ngành, địa phương nói riêng trước cộng đồng trong nước và quốc tế, nâng cao vị trí xếp
hạng của Việt Nam cũng như của các địa phương về tính minh bạch, mơi trường kinh
doanh và năng lực cạnh tranh. Đây là những giá trị vô hình nhưng có tác động to lớn
đến việc phát triển kinh tế – xã hội của đất nước cụ thể là có ảnh hưởng tích cực đến
việc đầu tư trong và ngoài nước, xuất nhập khẩu, việc làm, an sinh xã hội…

12