Phân tích 4 chức năng của hoạt động quản trị, cho biết vai trò ý nghĩa và việc vận dụng 4 chức năng này vào hoạt động quản trị doanh nghiệp thực tế (cụ thể) như thế nào

lOMoARcPSD|9234052

ĐẠI HỌC UEH
TRƯỜNG KINH DOANH
KHOA TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG

ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN
MÔN QUẢN TRỊ HỌC
Đề tiểu luận: Phân tích 4 chức năng của hoạt động quản trị, cho biết vai trò ý nghĩa
và việc vận dụng 4 chức năng này vào hoạt động quản trị Doanh nghiệp thực tế (cụ
thể) như thế nào. Anh/Chị hãy nêu ví dụ trong một vài Doanh nghiệp trên thế giới
hoặc Việt Nam.
Giảng viên hướng dẫn

:

GV. Nguyễn Thị Bích Trâm

Sinh viên thực hiện

:

Hà Bùi Yến Nhi

Lớp

:

23D1MAN50200112

Mã số sinh viên

:

31211021382

TP. Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 06 năm 2023

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

Chức năng của quản trị là một cách thức hoạt động có hệ thống trong một tổ chức hoặc
một nhóm. Quản trị hay tất cả các nhà quản trị nói chung, ngoài những năng khiếu hay kỹ
năng, cần phải tham gia vào các chức năng liên quan để đạt được mục tiêu mong muốn của họ
và của doanh nghiệp. 4 chức năng của hoạt động quản trị là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm sốt. Theo thứ tự đó, trước tiên người quản lý cần phải lập kế hoạch, sau đó tiến hành tổ
chức các nguồn lực dựa theo kế hoạch đã đề ra, dẫn dắt nhân viên làm việc theo đúng kế hoạch
và kiểm soát mọi thứ bằng cách theo dõi và đo lường hiệu quả của kế hoạch. Đặc biệt, 4 chức
năng này không thể tách rời mà đan xen thực hiện hiệu quả với nhau, gắn với một số hoạt động
nhất định.
Quá trình thực hiện 4 chức năng quản trị liên quan đến 4 hoạt động cơ bản:


Hoạch định: Xác định các mục tiêu hành động.

Chức năng hoạch định là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị doanh nghiệp. Nghĩa là
nhà quản trị cần phải xác định trước những mục tiêu và quyết định những cách tốt nhất để đạt
được mục tiêu. Hiểu đơn giản là xác lập các mục tiêu, đề ra phương hướng hoạt động để đạt
được mục tiêu và cuối cùng là ra quyết định hành động để đạt mục tiêu một cách hiệu quả nhất.

Hoạch định đề cập đến việc nhận dạng các mục tiêu thực hiện trong tương lai của tổ chức,
quyết định các công việc và sử dụng những nguồn lực cần thiết để đạt các mục tiêu này. Nói
cách khác, hoạch định thể hiện việc tổ chức muốn đi đến đâu trong tương lai và làm thế nào để
đi đến đó. Hoạch định khơng những vạch ra con đường để đi tới mục tiêu mà còn chỉ ra những
giải pháp để giảm thiểu các rủi ro xảy ra trong quá trình hoạt động của một tổ chức. Nếu khơng
lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bại trong quản trị. Có nhiều doanh
nghiệp không hoạt động được hay chỉ hoạt động với một phần cơng suất do khơng có hoạch
định hoặc hoạch định kém.
Do đó, để thực hiện chức năng này, nhà quản trị cần có cái nhìn tổng quan về tương lai. Xác
định các mục tiêu trong tương lai để dự đốn xu hướng mơi trường để có thể lên kế hoạch hành
động để thích ứng. Bên cạnh đó, nhà quản trị cần dự đốn được các tình huống khơng mong
muốn có thể xảy ra, nhằm xác định và xây dựng kế hoạch dự phòng, đảm bảo hoạt động của tổ
chức khơng bị đình trệ nếu có vấn đề xảy ra. Các nhà quản trị đồng thời cũng tham gia vào việc
lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn. Chúng liên quan mật thiết tới tầm nhìn và sứ mệnh của tổ
chức.

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

Mục tiêu – nền tảng của chức năng hoạch định: Phân tích các chức năng quản trị tại
Microsoft, Toyota và Vinamilk.
 Sứ mệnh: là bản tuyên bố về lý do tồn tại của tổ chức, nó xác định phạm vi và các
hoạt động kinh doanh cơ bản của một tổ chức. Sứ mệnh mô tả các khát vọng, các giá
trị và những lý do hiện hữu của một tổ chức. Nội dung của bản sứ mệnh thường chỉ
rõ các khách hàng, thị trường và các hướng nỗ lực mong đợi. Một bản sứ mệnh tốt sẽ
là nền tảng quan trọng cho việc thiết lập các mục tiêu và kế hoạch một cách có hiệu
quả. Chính vì lẽ đó, trước khi hoạch định các mục tiêu và kế hoạch hoạt động các
nhà quản trị phải nhận thức đúng về sứ mệnh của tổ chức.

 Tầm nhìn: có thể ví như là một bản đồ chỉ ra lộ trình một doanh nghiệp dự định để
phát triển và tăng cường các hoạt động kinh doanh của nó. Tầm nhìn vẽ ra một bức
tranh về nơi mà doanh nghiệp muốn đến và cung cấp một sự chỉ dẫn hợp lý cho việc
đi đến đâu. Mục đích của tầm nhìn là tập trung làm sáng tỏ:
o Phương hướng tương lai của doanh nghiệp.
o Những thay đổi về sản phẩm, khách hàng, thị trường và công nghệ của
doanh nghiệp để hoàn thiện các yếu tố về vị thế thị trường hiện tại,
triển vọng tương lai.
 Mục tiêu: những trạng thái hoặc những cột mốc mà tổ chức mong muốn đạt được
trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu là phương tiện để thực hiện sứ mạng
của tổ chức. Qua thời gian các mục tiêu có khuynh hướng tịnh tiến đến việc thực
hiện sứ mệnh của tổ chức. Trong quá trình hoạt động của tổ chức có thể có nhiều
mục tiêu.
Vai trị ý nghĩa của chức năng hoạch định trong hoạt động quản trị:
 Đánh giá thực trạng của tổ chức và các nguồn lực như kinh phí, nhân sự, vật liệu, ...
 Xác định mục tiêu trong quá trình hoạt động của tổ chức như mức tăng lợi nhuận, số
lượng nhân viên, doanh thu, ...
 Xây dựng kế hoạch, lộ trình, các hoạt động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu trong
khoảng thời gian nhất định.
 Xác định mục tiêu cụ thể và tầm nhìn cho tương lai. Qua việc phân tích mơi trường
kinh doanh và nắm bắt cơ hội và thách thức, hoạch định giúp định rõ hướng đi và

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

chiến lược của doanh nghiệp. Điều này giúp tập trung nguồn lực và nỗ lực vào
những mục tiêu quan trọng và định hình sự phát triển của tổ chức.
 Xác định chiến lược tổng thể để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Đó là q trình

lựa chọn các phương án và biện pháp cụ thể để định vị và cạnh tranh trong thị
trường. Hoạch định cũng giúp xác định kế hoạch hành động chi tiết, bao gồm việc
định rõ các bước, tài nguyên và thời gian cần thiết để thực hiện chiến lược và đạt
được mục tiêu.
 Điều phối tài nguyên của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Bằng cách xác định và
ước lượng nguồn lực cần thiết như nguồn vốn, nhân lực, vật liệu và thiết bị, hoạch
định giúp đảm bảo rằng các tài nguyên được sử dụng một cách tối ưu và đáp ứng
được yêu cầu của hoạt động kinh doanh.
 Hoạch định giúp định rõ tiêu chuẩn và các chỉ số đo lường hiệu suất để đánh giá sự
thành công và tiến bộ. Qua việc đặt ra các tiêu chuẩn và chỉ số đo lường, hoạch định
giúp theo dõi và đánh giá kết quả thực tế so với mục tiêu đã đề ra. Điều này cung cấp
thông tin quan trọng để điều chỉnh và cải thiện quá trình quản trị.
Chức năng này nhằm giúp các nhà lãnh đạo xác định mục tiêu tổ chức, xây dựng chiến lược
hoạt động của doanh nghiệp. Có thể thấy, chức năng hoạch định đóng vai trị to lớn và mang ý
nghĩa sâu sắc trong việc quyết định đến định hướng phát triển và mục tiêu kinh doanh của
doanh nghiệp. Một bộ máy quản trị hiệu quả, có năng lực hoạch định kế hoạch là rất cần thiết
cho bất kỳ bộ phận nào trong doanh nghiệp, dù là doanh nghiệp nhà nước hay tư nhân. Chức
năng hoạch định cho phép mỗi người trong tổ chức biết rõ đích đến, cái mình hướng tới, thêm
vào đó là phân bổ nhân lực và vật lực một cách hiệu quả.
Ví dụ: Đối với một doanh nghiệp mới, nhà quản trị sẽ lập kế hoạch phủ sóng thương hiệu
trên thị trường, tiếp cận khách hàng bằng các chương trình xúc tiến. Cịn với một doanh nghiệp
đã có chỗ đứng trên thị trường, nhà quản trị sẽ xây dựng các kế hoạch nhằm tăng doanh thu, lợi
nhuận. Với 2 định hướng khác nhau, kế hoạch kinh doanh cũng khác nhau, nếu doanh nghiệp
mới tung ra các khuyến mại, tặng q thì doanh nghiệp đã có thương hiệu sẽ tung ra các sản
phẩm mới.

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

Hoạch định là quá trình lập kế hoạch và xác định các mục tiêu, chiến lược và hành động cần
thực hiện để đạt được những mục tiêu đó. Doanh nghiệp thực tế có thể vận dụng hoạch định
doanh nghiệp theo các cách sau đây:
 Xác định mục tiêu: Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của
mình. Mục tiêu này có thể bao gồm tăng trưởng doanh số, tăng cường lợi nhuận, mở
rộng thị trường hoặc nâng cao hình ảnh thương hiệu.
 Phân tích mơi trường kinh doanh: Để hoạch định hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm
bắt thông tin về thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh và xu hướng ngành. Phân
tích mơi trường giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về những cơ hội và thách thức có thể
xảy ra.
 Xác định chiến lược: Dựa trên phân tích mơi trường kinh doanh, doanh nghiệp cần
đưa ra các quyết định chiến lược để đạt được mục tiêu của mình. Điều này có thể bao
gồm phân đoạn thị trường, chọn lựa nguồn lực, phát triển sản phẩm/dịch vụ mới hoặc
mở rộng quy mô hoạt động.
 Lập kế hoạch chi tiết: Sau khi xác định chiến lược, doanh nghiệp cần lập kế hoạch
chi tiết về cách thực hiện. Kế hoạch này có thể bao gồm các hoạt động tiếp thị, phân
phối, tài chính, nhân sự và quản lý rủi ro.
 Theo dõi và điều chỉnh: Hoạch định doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở giai đoạn lập
kế hoạch. Doanh nghiệp cần theo dõi tiến độ thực hiện và điều chỉnh kế hoạch nếu
cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp thích nghi với sự thay đổi trong
môi trường kinh doanh và đạt được mục tiêu đề ra.
Tóm lại, việc vận dụng chức năng hoạch định vào hoạt động quản trị doanh nghiệp là quá
trình quan trọng để định hướng và thực hiện kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. Bằng cách
vận dụng các phương pháp và công cụ trong hoạch định doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể
nắm bắt cơ hội và đạt được sự thành cơng trong mơi trường kinh doanh thực tế.
Một ví dụ về một doanh nghiệp có thể là cơng ty Tesla, Inc – một công ty xe điện hàng đầu
do Elon Musk sáng lập. Tesla, Inc đã áp dụng chức năng hoạch định vào hoạt động quản trị
doanh nghiệp một cách hiệu quả để đạt được sự phát triển và thành cơng của mình.

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

 Xác định mục tiêu: Mục tiêu chính của Tesla là thúc đẩy sự chuyển đổi từ xe hơi
chạy bằng nhiên liệu hoá thạch sang xe điện, nhằm giảm thiểu khí thải carbon và góp
phần vào việc giảm ơ nhiễm mơi trường.
 Phân tích mơi trường kinh doanh: Tesla đã phân tích kỹ lưỡng mơi trường kinh
doanh, bao gồm thị trường xe hơi, cơng nghệ và chính sách quy định về xe điện.
Công ty đã nhận ra cơ hội và thách thức trong việc xây dựng một thị trường xe điện
phát triển mạnh mẽ.
 Xác định chiến lược: Tesla đã đề ra chiến lược tập trung vào việc phát triển và sản
xuất xe điện chất lượng cao với khả năng vận hành xa, thiết kế hiện đại và công nghệ
tiên tiến. Công ty cũng tập trung vào xây dựng hệ thống hạ tầng sạc nhanh trên toàn
cầu để giải quyết vấn đề sạc pin cho xe điện.
 Lập kế hoạch chi tiết: Tesla đã lập kế hoạch chi tiết về sản xuất, tiếp thị và phân phối
xe điện. Công ty đã đầu tư vào nghiên cứu và phát triển công nghệ pin lithium-ion,
hệ thống tự lái và động cơ điện hiệu suất cao. Kế hoạch cũng bao gồm việc mở rộng
mạng lưới cửa hàng và trung tâm dịch vụ khắp nơi trên thế giới.
 Theo dõi và điều chỉnh: Tesla liên tục theo dõi tiến độ thực hiện và điều chỉnh kế
hoạch dựa trên phản hồi từ khách hàng và thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Công ty đã cải thiện liên tục công nghệ và hiệu suất của xe điện, mở rộng dây
chuyền sản xuất và mở rộng thị trường đến nhiều quốc gia trên thế giới.
Tesla đã thành công trong việc vận dụng chức năng hoạch định doanh nghiệp để định
hướng và phát triển một công ty xe điện hàng đầu, đóng góp vào sự chuyển đổi tiến lên một
nền công nghiệp giao thông bền vững và không gây ơ nhiễm mơi trường.
Một ví dụ khác về việc vận dụng chức năng hoạch định vào hoạt động quản trị doanh
nghiệp là Airbnb – một nền tảng đặt phòng và cho thuê chỗ ở trực tuyến.
 Xác định mục tiêu: Mục tiêu của Airbnb là cung cấp cho người dùng trải nghiệm du

lịch độc đáo và tạo ra một môi trường chia sẻ chỗ ở giữa người sở hữu nhà và người
đi du lịch.
 Phân tích mơi trường kinh doanh: Airbnb đã phân tích thị trường du lịch và nhận ra
cơ hội trong việc tận dụng tài sản chưa được sử dụng, như căn hộ, nhà riêng, phòng
trống, để cung cấp cho khách du lịch lựa chọn đa dạng và phong phú hơn.

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

 Xác định chiến lược: Airbnb đã đề ra chiến lược tập trung vào xây dựng nền tảng
trực tuyến kết nối chủ nhà và khách du lịch, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đặt
phòng và cho thuê chỗ ở. Công ty đã đặt sự chú trọng vào trải nghiệm người dùng,
đảm bảo sự an toàn và đáng tin cậy trong giao dịch.
 Lập kế hoạch chi tiết: Airbnb đã lập kế hoạch chi tiết về việc phát triển và nâng cấp
nền tảng công nghệ, xây dựng cộng đồng người dùng và tăng cường chiến dịch tiếp
thị. Công ty đã cung cấp các công cụ cho chủ nhà để quảng bá và quản lý chỗ ở,
đồng thời cung cấp cho khách hàng các cơng cụ tìm kiếm và đặt phịng dễ dàng.
 Theo dõi và điều chỉnh: Airbnb theo dõi và phản hồi từ người dùng, đồng thời điều
chỉnh kế hoạch dựa trên phản hồi và thay đổi trong ngành du lịch. Công ty đã mở
rộng dịch vụ từ thuê chỗ ở đến trải nghiệm du lịch, tăng cường các biện pháp an toàn
và đảm bảo chất lượng trên nền tảng của mình.
Từ việc vận dụng chức năng hoạch định vào việc hoạt động quản trị, Airbnb đã thành công
trong việc áp dụng chức năng hoạch định doanh nghiệp để xây dựng và phát triển một nền tảng
trực tuyến cho thuê chỗ ở độc đáo, tiện lợi và mang tính chia sẻ, tạo ra một sự kết nối giữa chủ
nhà và khách du lịch trên toàn cầu.



Tổ chức: Điều phối các hoạt động và nguồn lực.

Chức năng tổ chức thường đi sau hoạch định và nó phản ảnh cách thức mà tổ chức nỗ lực
để hoàn thành kế hoạch như thế nào. Chức năng tổ chức phần lớn dành cho những người thuộc
cấp quản lý. Tổ chức bao hàm việc phân cơng các cơng việc, hợp nhóm các cơng việc vào một
bộ phận, ủy quyền, và phân bổ các nguồn lực trong tồn tổ chức. Mục đích của chức năng này
là đạt được hiệu quả trong việc phối hợp tất cả các yếu tố trong tổ chức.
Tổ chức là chức năng thứ hai trong tiến trình quản trị, đóng vai trò đưa kế hoạch gần hơn
với thực tế. Khi đã có kế hoạch thực hiện trên tay, hành động tiếp theo của nhà quản trị sẽ là tổ
chức, phân bố nguồn lực bao gồm nguồn nhân lực và các nguồn lực khác một cách hợp lý và
hiệu quả. Tổ chức liên quan đến việc xác định các hoạt động cụ thể và phân bổ số lượng nguồn
lực tương ứng như thế nào. Cấu trúc hố một cách chính thức về vị trí và vai trị của mọi người
trong tổ chức mục tiêu.

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

Chức năng này yêu cầu xác định những việc phải làm, những ai phụ trách, trách nhiệm của
những bộ phận như thế nào và ai sẽ là người chịu trách nhiệm cho cơng việc đó. Đây cũng là
chức năng có mối liên hệ mật thiết với quản lý nhân sự. Các quyết định như thăng chức, cách
chức, sa thải, thuyên chuyển… cũng bao gồm trong nhiệm vụ chung là “bố trí nhân sự”. Đảm
bảo bố trí đúng người, đúng việc, đúng mục tiêu và đạt hiệu quả.
Nội dung chức năng tổ chức được xem xét bao gồm việc phân chia và hình thành các bộ
phận trong tổ chức, xây dựng cơ cấu tổ chức nhằm xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền
hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận, và những cơ sở khoa học để thiết kế cấu trúc tổ chức ví
dụ như vấn đề tầm hạn quản trị, tập quyền, phân quyền, và ủy quyền trong quản trị. Doanh
nghiệp biết áp dụng chức năng tổ chức một cách đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận
lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức kém thì cơng ty sẽ thất bại, dù hoạch định tốt.

Những mục tiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà các doanh nghiệp thường hay nhắm tới
là:
 Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực.
 Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh.
 Tổ chức công việc khoa học.
 Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức.
 Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có.
 Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hồn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn
ở bên trong và bên ngoài đơn vị.
Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức Có 6 nguyên tắc
 Thống nhất chỉ huy: Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho
nhà quản trị trực tiếp của mình.
 Gắn với mục tiêu: Bao giờ bộ máy của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với mục
tiêu. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của doanh nghiệp.
 Cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về các công việc giữa các
đơn vị với nhau.
 Hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc tiết kiệm chi phí.

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

 Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi
của mơi trường bên ngồi và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có
những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức.
 Nguyên tắc an toàn và tin cậy: Bộ máy tổ chức phải có khả năng chịu được những
tác động bên trong và mơi trường bên ngồi trong những giới hạn nhất định.
Vai trò ý nghĩa của chức năng tổ chức trong hoạt động quản trị:
 Tạo dựng một môi trường nội bộ cơng ty để hồn thành mục tiêu.

 Xây dựng cơ cấu tổ chức và trao quyền cho các bộ phận, cá nhân phù hợp với từng
yêu cầu của công việc. Bằng cách xác định rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi
người, chức năng tổ chức tạo ra sự minh bạch và tránh nhầm lẫn trong việc thực hiện
công việc. Điều này đồng thời cũng giúp tăng cường trách nhiệm cá nhân và khuyến
khích sự chịu trách nhiệm trong tổ chức.
 Truyền đạt thông tin, chỉ thị, mệnh lệnh, cần thiết để thực hiện công việc, đồng thời
nhận thông tin phản hồi.
 Xác định và thiết lập cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc định
rõ các phịng ban, bộ phận, vị trí và mối quan hệ giữa chúng. Một cấu trúc tổ chức rõ
ràng và hợp lý giúp phân định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân và
đảm bảo sự hợp tác và hiệu quả trong hoạt động.
 Đóng vai trị quan trọng trong việc xây dựng một mơi trường làm việc hiệu quả.
Bằng cách tạo ra sự phù hợp giữa nguồn lực, nhân lực và công việc, tổ chức giúp tối
ưu hóa sự sử dụng tài nguyên và tăng cường hiệu suất làm việc. Ngoài ra, chức năng
tổ chức cũng đảm bảo sự phù hợp và sắp xếp hợp lý giữa các bộ phận và cá nhân
trong tổ chức để đảm bảo sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả.
 Cho phép doanh nghiệp mở rộng và phát triển bằng cách xác định các yếu tố cần
thiết để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng. Điều này bao gồm việc định rõ cơ cấu tổ chức
linh hoạt và có khả năng thích ứng, tạo ra sự linh hoạt trong việc thay đổi và mở rộng
quy mô hoạt động. Chức năng tổ chức cũng giúp định rõ quy trình và quy trình phát
triển để đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong quá trình mở rộng.

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

Nếu chức năng hoạch định liên quan đến các mục tiêu hoạt động, thì chức năng tổ chức liên
quan đến yếu tố về con người. Do đó, tổ chức là một trong 4 chức năng quan trọng của nhà
quản trị nhằm đảm bảo cơ cấu tổ chức chặt chẽ, sự phát triển cũng như sự tồn tại lâu dài của

doanh nghiệp. Theo quy luật Pareto, chỉ khoảng 20% nhân sự trong cơng việc có thể tạo ra
được tới 80% kết quả, trong khi đó 20% sự cố có thể đến từ 80% nhân sự cịn lại. Qua đó có thể
thấy, một nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức yếu kém, nhiều sai sót khi phân cơng cho
nhân sự thì tất cả các cơng việc đều sẽ khơng được tối ưu.
Để vận dụng chức năng tổ chức vào hoạt động quản trị doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể
thực hiện các bước sau:
 Xác định mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp: Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác
định mục tiêu và chiến lược tổng thể của mình. Điều này bao gồm định rõ các mục
tiêu kinh doanh cụ thể và tầm nhìn cho tương lai. Mục tiêu và chiến lược này sẽ định
hình các quyết định về cấu trúc tổ chức và phân công nhiệm vụ.
 Thiết kế cấu trúc tổ chức: Sau khi xác định mục tiêu và chiến lược, doanh nghiệp cần
thiết kế một cấu trúc tổ chức hợp lý. Điều này bao gồm xác định các phịng ban, bộ
phận, vị trí và mối quan hệ giữa chúng. Cấu trúc tổ chức nên phản ánh mục tiêu và
chiến lược của doanh nghiệp, đồng thời tạo ra sự linh hoạt và hiệu quả trong việc
quản lý.
 Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm: Tiếp theo, doanh nghiệp cần phân công nhiệm
vụ và trách nhiệm cho từng thành viên trong tổ chức. Điều này đảm bảo rằng mỗi
người được biết rõ cơng việc của mình và có trách nhiệm cụ thể. Phân công nhiệm
vụ cần dựa trên năng lực, kỹ năng và sự phù hợp với các mục tiêu và chiến lược của
doanh nghiệp.
 Xây dựng quy trình và quyền hạn: Để đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả trong hoạt
động, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình làm việc và quyền hạn rõ ràng. Quy trình
cần xác định các bước thực hiện công việc, quyền hạn và trách nhiệm của từng
người, và luồng thông tin trong tổ chức. Quyền hạn cần được phân bổ một cách rõ
ràng và công bằng để đảm bảo sự trung thực và hiệu quả trong quá trình quản lý.

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

 Tạo môi trường làm việc hiệu quả: Cuối cùng, doanh nghiệp cần tạo một môi trường
làm việc hiệu quả để thúc đẩy sự cống hiến và sáng tạo. Điều này bao gồm việc đảm
bảo sự giao tiếp thông suốt, tạo cơ hội phát triển cá nhân, đánh giá hiệu suất công
bằng và tạo sự động viên và động lực cho nhân viên.
Qua việc áp dụng chức năng tổ chức vào hoạt động quản trị, doanh nghiệp có thể tạo ra một
tổ chức có cấu trúc rõ ràng, nhiệm vụ và trách nhiệm được phân chia rõ ràng, quy trình và
quyền hạn được xác định, và một môi trường làm việc tạo động lực cho nhân viên. Điều này
giúp tăng cường hiệu quả và sự cạnh tranh của doanh nghiệp.
Một ví dụ về một doanh nghiệp vận dụng chức năng tổ chức là công ty Toyota Motor
Corporation – một công ty sản xuất ơ tơ hàng đầu trên tồn cầu. Toyota đã áp dụng chức năng
tổ chức một cách hiệu quả để tạo ra một hệ thống sản xuất và quản lý hiệu suất cao, đáp ứng
nhu cầu của thị trường và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
 Thiết lập cấu trúc tổ chức: Toyota đã thiết lập một cấu trúc tổ chức phù hợp, trong đó
các bộ phận và đơn vị chức năng được phân chia rõ ràng. Các bộ phận như Kỹ thuật,
Sản xuất, Kinh doanh, và Quản lý nhân sự được tổ chức và phối hợp cùng nhau để
đạt được mục tiêu chung.
 Xây dựng quy trình và quy định: Toyota đã thiết lập quy trình và quy định chi tiết để
đảm bảo hiệu quả và tính chính xác trong hoạt động sản xuất. Các quy trình này bao
gồm quy trình kiểm sốt chất lượng, quy trình quản lý dự án, và quy trình quản lý rủi
ro.
 Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm: Toyota đã phân công nhiệm vụ và trách nhiệm
rõ ràng cho từng cá nhân và đội ngũ làm việc. Điều này giúp tăng cường hiệu suất
làm việc, sự chuyên nghiệp và tập trung vào mục tiêu chung.
 Tạo ra một môi trường làm việc hợp tác: Toyota đã xây dựng một môi trường làm
việc khuyến khích sự hợp tác, sáng tạo và phát triển cá nhân. Cơng ty khuyến khích
nhân viên tham gia vào q trình ra quyết định và đóng góp ý kiến, đồng thời tạo ra
các kênh giao tiếp và liên kết giữa các bộ phận.
 Liên tục cải tiến và tinh chỉnh: Toyota khơng ngừng tìm kiếm cách để cải thiện q
trình sản xuất và quản lý. Cơng ty thường xuyên tiến hành đánh giá, thu thập phản

hồi và áp dụng những cải tiến nhằm nâng cao hiệu suất, chất lượng và sự cạnh tranh.

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

Tổng cộng, Toyota đã thành công trong việc áp dụng chức năng tổ chức để xây dựng một hệ
thống sản xuất và quản lý hiệu suất cao, đảm bảo chất lượng và đáp ứng nhu cầu của thị trường
ô tô tồn cầu.
Một ví dụ khác về việc vận dụng chức năng tổ chức vào hoạt động quản trị doanh nghiệp là
công ty Apple Inc – một công ty công nghệ hàng đầu trên thế giới. Apple đã áp dụng chức năng
tổ chức một cách hiệu quả để xây dựng một hệ thống quản lý và sản xuất phức tạp, đảm bảo sự
sáng tạo và chất lượng cao của sản phẩm.
 Thiết lập cấu trúc tổ chức: Apple đã xác định một cấu trúc tổ chức linh hoạt và phù
hợp với mục tiêu của công ty. Công ty được chia thành các phòng ban chức năng như
Thiết kế, Kỹ thuật, Tiếp thị và Quản lý sản phẩm, đồng thời xây dựng mạng lưới nhà
cung cấp và đối tác.
 Quản lý chuỗi cung ứng: Apple đã phát triển một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng
toàn cầu để đảm bảo việc cung cấp nguyên liệu, linh kiện và sản phẩm hoàn thiện
đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Công ty liên kết chặt chẽ với các nhà cung cấp
và đối tác, đồng thời áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng cao trong q trình sản xuất.
 Phân cơng nhiệm vụ và trách nhiệm: Apple đã phân công rõ ràng nhiệm vụ và trách
nhiệm cho từng cá nhân và nhóm làm việc. Cơng ty đặt sự tập trung vào việc phát
triển nhóm làm việc đa chức năng và khuyến khích sự hợp tác giữa các bộ phận để
đạt được mục tiêu chung.
 Quản lý dự án: Apple sử dụng các phương pháp quản lý dự án tiên tiến để điều phối
và quản lý các dự án công nghệ phức tạp. Công ty áp dụng các phương pháp như
Agile và Scrum để tăng cường sự linh hoạt và hiệu quả trong quá trình phát triển sản
phẩm.

 Liên tục cải tiến và tinh chỉnh: Apple ln tìm cách cải thiện quy trình sản xuất và
quản lý, đồng thời tinh chỉnh dựa trên phản hồi từ người dùng và thay đổi trong
ngành công nghệ. Công ty đẩy mạnh nghiên cứu và phát triển để giữ vững vị trí dẫn
đầu trong việc đưa ra những sản phẩm đột phá và tiên phong trên thị trường.

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

Có thể thấy Apple đã thành cơng trong việc áp dụng chức năng tổ chức để xây dựng một hệ
thống quản lý và sản xuất hiệu quả, đảm bảo sự sáng tạo và chất lượng cao của sản phẩm công
nghệ.



Lãnh đạo: Quản lý, tạo động lực và chỉ đạo nhân viên.

Lãnh đạo thể hiện việc sử dụng ảnh hưởng để động viên nhân viên đạt được các mục tiêu
của tổ chức. Lãnh đạo bao hàm việc tạo ra những giá trị và văn hóa được chia sẻ, truyển thơng
các mục tiêu đến mọi người trong toàn bộ tổ chức, và truyền cảm hứng đến nhân viên với mong
muốn họ sẽ thực hiện công việc với kết quả cao hơn.
Chức năng lãnh đạo bao gồm các công việc như: hướng dẫn, điều khiển mọi người tiến
hành hoạt động như thế nào. Chức năng lãnh đạo nhằm giúp những người dưới quyền thực hiện
cơng việc một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất, tránh tình trạng chậm trễ cơng việc, tồn
đọng ngồi ý muốn. Ngồi ra lãnh đạo giúp các cơng việc được phối hợp trơn tru giữa các bộ
phận với nhau để cùng hướng đến mục tiêu chung. Trong 4 chức năng quản trị, khi chức năng
lãnh đạo được thực hiện hiệu quả thì các chức năng hoạch định, tổ chức mới có ý nghĩa.
Ví dụ: Một doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tung sản phẩm mới ra thị trường, nhà quản trị
bố trí các đầu việc đối với cá nhân, bộ phận phù hợp như Marketing, Sales, ... Tiếp đó, chức

năng lãnh đạo sẽ đóng vai trị đơn đốc, hỗ trợ, hướng dẫn các nhân sự phối hợp cùng nhau làm
việc, đưa ra các ý tưởng sáng tạo. Mục tiêu là đưa sản phẩm tiếp cận rộng rãi với khách hàng
trên thị trường, mang lại doanh thu tốt cho doanh nghiệp.
Thực hiện chức năng lãnh đạo, nhà quản trị có thể dùng quyền lực và quyền hành của mình
để thúc đẩy, ảnh hưởng đến hành vi của nhân viên để đạt được mục tiêu. Lãnh đạo tập trung
vào con người nhiều hơn là nhiệm vụ mà họ đảm nhiệm. Nhà quản trị sẽ có quyền hành để ra
mệnh lệnh và yêu cầu nhân sự của họ thực hiện. Tuy nhiên, một nhà lãnh đạo tốt nghĩa là họ sẽ
có được quyền lực tạo ra sức ảnh hưởng, truyền cảm hứng và thúc đẩy các cá nhân hoạt động
tối đa khả năng của họ. Thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực bằng các quyết định
khuyến khích khen thưởng, tăng lương, …
Nhà quản trị sáng suốt và thông minh là người luôn giao tiếp cởi mở, truyền đạt trung thực,
dễ hiểu và thường xuyên xem xét các mục tiêu công việc, thảo luận các chỉ đạo của mình cùng
các cố vấn. Chức năng lãnh đạo tốt khi chức năng của nhà quản trị được thể hiện rõ nét, nhà

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

quản trị biết tạo động lực và khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên sẽ giúp cho nhân viên
phát huy hết năng lực và đóng góp nhiều nhất vào doanh nghiệp.
Tất nhiên, trong một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người, mỗi một cá nhân có cá tính
riêng, hồn cảnh riêng và vị trí khác nhau. Nhiệm vụ của lãnh đạo là phải biết động cơ và hành
vi của những người dưới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những người khác,
chọn lọc những phong cách lãnh đạo phù hợp với những đối tượng và hoàn cảnh cùng sở
trường của người lãnh đạo, nhằm giải quyết các xung đột giữa các thành phần, thắng được sức
ỳ của các thành viên trước những thay đổi. Lãnh đạo xuất sắc có khả năng đưa cơng ty đến
thành cơng dù kế hoạch và tổ chức chưa thật tốt, nhưng sẽ chắc chắn thất bại nếu lãnh đạo kém.
Trong các bối cảnh tình huống khác nhau, khi thực hiện 4 chức năng quản trị, các nhà quản
trị phải linh hoạt thay đổi phong cách lãnh đạo của họ để thích ứng với một số tình huống cụ

thể như sau:
 Chỉ đạo: Nhà quản trị ít bị ảnh hưởng bởi ý kiến đóng góp của nhân viên. Thường
hiệu quả dành cho những nhân viên mới, những người cần nhiều sự chỉ đạo và đào
tạo ban đầu.
 Huấn luyện: Dễ tiếp thu ý kiến đóng góp từ nhân viên hơn. Họ có thể trình bày ý
tưởng của mình với nhân viên để làm việc hợp tác và xây dựng lòng tin với các thành
viên. Phong cách lãnh đạo này có hiệu quả đối với những cá nhân cần sự hỗ trợ của
quản lý để phát triển hơn nữa các kỹ năng của họ.
 Hỗ trợ: Tập trung nhiều hơn vào việc xây dựng các mối quan hệ trong nhóm. Phong
cách lãnh đạo này có hiệu quả đối với những nhân viên đã phát triển đầy đủ các kỹ
năng nhưng đôi khi không nhất quán về hiệu quả công việc.
 Ủy quyền: Quan tâm đến tầm nhìn của dự án hơn là hoạt động hàng ngày. Phong
cách lãnh đạo này hiệu quả với việc nhân viên có thể tự mình làm việc và thực hiện
các công việc mà không cần phải hướng dẫn nhiều. Người lãnh đạo có thể tập trung
nhiều hơn vào các mục tiêu cấp cao hơn là các nhiệm vụ.
Đúng như tên gọi của mình, sau khi hoạch định và tổ chức các đầu cơng việc thì chức năng
lãnh đạo có vai trị:

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

 Kích thích, động viên, chỉ huy, phối hợp nhân sự để thực hiện các mục tiêu kế hoạch
đã định và giải quyết các mâu thuẫn phát sinh.
 Xây dựng tầm nhìn và định hướng cho doanh nghiệp. Lãnh đạo phải có khả năng
nhìn xa trước, nhìn nhận được xu hướng và cơ hội mới, và định hình mục tiêu và
chiến lược để đưa doanh nghiệp đi đúng hướng.
 Tạo động lực và truyền cảm hứng cho nhân viên. Bằng cách thể hiện mẫu lãnh đạo
tích cực, đam mê và sự cam kết, lãnh đạo có thể kích thích và động viên nhân viên để

đạt được mục tiêu và vượt qua khó khăn.
 Định hình và xây dựng văn hóa tổ chức bằng cách tạo ra một môi trường làm việc
tích cực, động lực và định hướng, lãnh đạo giúp xác định giá trị và quy tắc của tổ
chức, tạo ra sự đồn kết, tơn trọng và tương tác tích cực giữa các thành viên trong tổ
chức.
 Điều hành và quản lý hoạt động của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc lập kế
hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động để đạt được mục tiêu và đảm
bảo hiệu quả hoạt động của tổ chức.
 Xây dựng và phát triển nhân viên bằng cách tạo ra môi trường phát triển, đánh giá và
cung cấp hướng dẫn, lãnh đạo giúp nhân viên phát triển kỹ năng và tiếp thu kiến thức
mới, từ đó tạo ra một đội ngũ nhân viên tài năng và đáng tin cậy.
Các doanh nghiệp muốn vận dụng thành công chức năng lãnh đạo vào hoạt động quản trị
doanh nghiệp, cần thực hiện những điều sau:
 Xây dựng tầm nhìn và định hướng: Lãnh đạo trong doanh nghiệp cần xác định tầm
nhìn và định hướng rõ ràng cho doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc xác định mục
tiêu dài hạn, nhìn xa trước và xác định hướng đi phù hợp với môi trường kinh doanh
và xu hướng thị trường.
 Tạo động lực và truyền cảm hứng: Lãnh đạo cần tạo ra động lực và truyền cảm hứng
cho nhân viên. Điều này có thể đạt được bằng cách thể hiện mẫu lãnh đạo tích cực,
sự cam kết và sự đam mê. Lãnh đạo cần thể hiện lịng tin, sự tơn trọng và sự ủng hộ
đối với nhân viên, khuyến khích sự phát triển cá nhân và tạo điều kiện cho sự sáng
tạo và đóng góp của họ.

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

 Xây dựng và phát triển đội ngũ lãnh đạo: Lãnh đạo khơng chỉ giới hạn trong một
nhóm nhân viên cấp cao, mà còn cần phát triển đội ngũ lãnh đạo ở các cấp bậc khác

nhau trong tổ chức. Điều này đảm bảo rằng sự lãnh đạo được phân phối và tăng
cường trong tồn bộ doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tạo ra chương trình đào tạo
và phát triển lãnh đạo để xây dựng và nâng cao năng lực lãnh đạo của nhân viên.
 Xác định và tạo dựng văn hóa tổ chức: Lãnh đạo có vai trị quan trọng trong việc xác
định và tạo dựng văn hóa tổ chức. Điều này bao gồm xác định giá trị, quy tắc, phong
cách làm việc và quan niệm của tổ chức, và đảm bảo sự phù hợp giữa hành vi và giá
trị của doanh nghiệp. Lãnh đạo cần thể hiện mẫu và thúc đẩy sự tuân thủ văn hóa tổ
chức trong tất cả các hoạt động của doanh nghiệp.
 Điều hành và quản lý hiệu quả: Lãnh đạo có trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt
động của doanh nghiệp. Điều này bao gồm lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát các
hoạt động hàng ngày, đảm bảo rằng mục tiêu và kế hoạch được thực hiện một cách
hiệu quả. Lãnh đạo cần thể hiện khả năng ra quyết định, tư duy chiến lược và khả
năng giải quyết vấn đề để đạt được kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp.
 Giao tiếp và xây dựng quan hệ: Lãnh đạo cần có khả năng giao tiếp hiệu quả và xây
dựng quan hệ tốt với các bên liên quan, bao gồm nhân viên, đối tác, khách hàng và
cộng đồng. Giao tiếp thông suốt và hiểu biết đúng nhu cầu của người khác giúp lãnh
đạo đạt được sự ủng hộ và tương tác tích cực từ mọi phía.
Thơng qua việc vận dụng chức năng lãnh đạo vào hoạt động quản trị, doanh nghiệp có thể
tạo ra một môi trường làm việc truyền cảm hứng, tăng cường hiệu quả và sáng tạo, phát triển
đội ngũ lãnh đạo mạnh mẽ, xác định và tạo dựng văn hóa tổ chức, và đạt được kết quả xuất sắc
trong hoạt động kinh doanh.
Một ví dụ về doanh nghiệp vận dụng chức năng lãnh đạo một cách hiệu quả là công ty
Google – một công ty công nghệ hàng đầu trên toàn cầu. Google đã áp dụng chức năng lãnh
đạo để định hướng và phát triển công ty theo hướng sáng tạo, đồng thời tạo ra một môi trường
làm việc động lực và phát triển nguồn nhân lực tài năng.

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

 Tầm nhìn và mục tiêu: Google đã xác định một tầm nhìn rõ ràng về việc mang lại
thơng tin trên internet đến mọi người trên tồn cầu. Cơng ty đã đặt mục tiêu trở thành
công ty công nghệ hàng đầu và tạo ra những sản phẩm và dịch vụ đột phá.
 Lãnh đạo sáng tạo: Google đã tạo ra một mơi trường lãnh đạo sáng tạo, khuyến khích
nhân viên tư duy đột phá và đưa ra ý tưởng mới. Cơng ty tạo ra các chương trình như
"20% thời gian" để nhân viên có thể dành thời gian làm việc tự do trên những dự án
sáng tạo của riêng mình.
 Đội ngũ lãnh đạo tài năng: Google đã thu hút và phát triển một đội ngũ lãnh đạo tài
năng từ các lĩnh vực công nghệ và kinh doanh. Công ty tạo ra một quy trình tuyển
dụng và phát triển nhân sự khắt khe, đảm bảo chỉ có những người tài năng và phù
hợp với văn hóa cơng ty được tuyển dụng và đào tạo.
 Khuyến khích sự đổi mới: Google khuyến khích sự đổi mới và tinh thần thử nghiệm
trong công việc. Công ty tạo ra một môi trường an toàn cho việc thử nghiệm và học
hỏi từ thất bại, đồng thời tạo ra cơ chế để nhân viên có thể đề xuất và triển khai
những ý tưởng mới.
 Giao tiếp và tạo động lực: Google có một cách giao tiếp mở và truyền cảm hứng từ
các nhà lãnh đạo đến tồn bộ cơng ty. Cơng ty tổ chức các buổi giao tiếp, họp và sự
kiện để chia sẻ thông tin, tạo động lực và tạo sự kết nối giữa các thành viên trong
cơng ty.
Từ đó, ta thấy được sự thành công của Google trong việc áp dụng chức năng lãnh đạo để
định hướng và phát triển công ty theo hướng sáng tạo, tạo môi trường làm việc động lực và
phát triển nguồn nhân lực tài năng.
Một ví dụ khác về doanh nghiệp vận dụng chức năng lãnh đạo một cách hiệu quả là công ty
Patagonia – một công ty hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và bán lẻ quần áo ngoài trời.
Patagonia đã áp dụng chức năng lãnh đạo để xây dựng một mơ hình kinh doanh bền vững và
tập trung vào các giá trị xã hội và môi trường.
 Sứ mệnh và giá trị cốt lõi: Patagonia đã xác định một sứ mệnh rõ ràng là "Xây dựng
sản phẩm tốt nhất không gây hại cho môi trường và thúc đẩy một cuộc sống nông

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

thôn bền vững." Công ty đề cao giá trị xã hội và môi trường, và đặt sự phục vụ cộng
đồng lên hàng đầu.
 Lãnh đạo bền vững: Patagonia có một đội ngũ lãnh đạo đam mê và cam kết với các
giá trị bền vững. Các nhà lãnh đạo của công ty lấy ví dụ và thể hiện tầm quan trọng
của mơ hình kinh doanh bền vững thơng qua việc áp dụng những quyết định và hành
động phù hợp.
 Tạo môi trường làm việc động lực: Patagonia tạo ra một môi trường làm việc động
lực và sáng tạo, khuyến khích sự đóng góp ý kiến và tham gia từ tất cả các thành
viên trong công ty. Công ty tạo ra các chương trình đào tạo và phát triển nhằm nâng
cao năng lực và sự đam mê của nhân viên.
 Tư duy chiến lược: Patagonia đã phát triển một tư duy chiến lược vượt ra khỏi mục
tiêu kinh doanh truyền thống. Công ty không chỉ tập trung vào tăng trưởng doanh số
mà cịn đặt mục tiêu tối đa hóa giá trị xã hội và mơi trường trong q trình hoạt
động.
 Truyền thơng và tạo động lực: Patagonia sử dụng truyền thông hiệu quả để chia sẻ
câu chuyện và giá trị của công ty với cộng đồng và khách hàng. Công ty sử dụng các
chiến dịch quảng cáo và truyền thông để tạo động lực và tăng cường nhận thức về
các vấn đề xã hội và môi trường.
Tương tự như Google, Patagonia đã có những thành cơng nhất định trong việc áp dụng chức
năng lãnh đạo để xây dựng một mơ hình kinh doanh bền vững và tập trung vào các giá trị xã
hội và mơi trường.



Kiểm sốt: Giám sát và đánh giá các hoạt động.

Kiểm soát là chức năng cuối cùng của hoạt động quản trị, bao hàm việc giám sát hoạt động
của nhân viên, xác định tổ chức có đi đúng định hướng trong q trình thực hiện mục tiêu hay
khơng, và tiến hành các điều chỉnh khi cần thiết. Một xu hướng trong những năm gần đây đó là
các cơng ty ngày càng ít mạnh dạng kiểm sốt từ trên xuống và nhấn mạnh nhiều hơn đến việc
đào tạo nhân viên để họ có thể tự giám sát và thực hiện các hành động điều chỉnh. Tuy nhiên,
trách nhiệm cuối cùng của việc kiểm soát vẫn thuộc về nhà quản trị.

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

Sau khi đã đề ra những mục tiêu, xác định những kế hoạch, vạch rõ việc xếp đặt cơ cấu,
tuyển dụng, huấn luyện và động viên nhân sự, công việc cịn lại vẫn cịn có thể thất bại nếu
khơng kiểm tra tiến độ thường xuyên. Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành quả, so
sánh thành quả thực tế với thành quả đã được xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu
có sai lệch, nhằm bảo đảm tổ chức đang tiến hành đúng để hoàn thành mục tiêu.
Nói cách khác, kiểm sốt tức là đánh giá chất lượng trong các lĩnh vực kinh doanh và phát
hiện những sai lệch so với kế hoạch tổng thể hay mục tiêu chung của tổ chức. Trong quá trình
làm việc, chức năng kiểm sốt nhằm đảm bảo cơng việc được thực hiện theo đúng kế hoạch dự
kiến, nhà quản trị cần theo dõi xem doanh nghiệp của mình hoạt động như thế nào, thu thập kết
quả thực hiện thực tế để so sánh với các mục tiêu đã đặt ra và tiến hành các điều chỉnh nếu có
sai lệch. Thêm vào đó, kiểm sốt giúp các hoạt động được thực hiện trơn tru và ít xảy ra sai sót
hơn. Tổng kết lại, kiểm sốt là q trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động
công việc. Chức năng kiểm sốt khơng chỉ ở các quản lý cấp cao, mà đôi khi các nhân viên cấp
dưới cũng cần tự bản thân kiểm tra, đánh giá lại công việc của mình để phịng trừ sai sót.
Chức năng kiểm soát giúp thiết lập tiêu chuẩn các hoạt động của doanh nghiệp, đưa ra
những KPI hợp lý và đo lường, lập báo cáo hoạt động thực tế cho doanh nghiệp. Chức năng
này sẽ giúp doanh nghiệp có được góc nhìn rộng và thực tế trong hiệu quả kinh doanh, đưa ra

các dự báo rủi ro và kế hoạch phòng ngừa cũng như phát triển hợp lý trong tương lai.
Kiểm soát nhằm đảm bảo hiệu suất công việc và kết quả tối ưu hơn nhưng vẫn duy trì mơi
trường làm việc chặt chẽ và ít xảy ra sai sót. Tùy vào mục đích u cầu của cơng việc, nhà quản
trị sẽ thực hiện dưới những hình thức khác nhau:
 Kiểm sốt rủi ro: Dự tính những sai sót hoặc tình huống khơng mong muốn có thể
xảy ra trong q trình hoạt động, đồng thời tiến hành thực hiện các biện pháp ngăn
chặn, giải quyết trước khi có phát sinh. Ví dụ, một doanh nghiệp khi tung sản phẩm
mới ra thị trường, nhà quản trị sẽ cần phải dự đoán các khả năng có thể xảy ra, khách
hàng có thể đánh giá, phản hồi ra sao về sản phẩm và có kế hoạch giải thích hoặc xử
lý vấn đề.
 Kiểm sốt đồng thời: Chức năng này được thực hiện song song trong quá trình làm
việc, các thành viên trong tổ chức dễ dàng nhận ra được những trở ngại, khó khăn

Downloaded by Heo Út ()


lOMoARcPSD|9234052

trong q trình làm việc. Qua đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh để
tránh phát sinh sai sót làm ảnh hưởng đến lộ trình, hệ thống, đảm bảo rằng chúng đều
hướng đến các mục tiêu đã đề ra.
 Kiểm sốt phản hồi: Đây là q trình nhìn nhận, đánh giá lại các kế hoạch sau khi đã
hoàn thành, xem có đạt được mục tiêu đã đề ra ban đầu khơng. Kiểm sốt phản hồi
cũng là cơ sở để nhà quản trị rút ra kinh nghiệm cho những kế hoạch, hoạt động tiếp
theo của doanh nghiệp.
Chức năng kiểm soát trong hoạt động quản trị có vai trị ý nghĩa quan trọng và đóng góp
vào sự thành cơng và phát triển của doanh nghiệp. Dưới đây là một số vai trị quan trọng của
chức năng kiểm sốt:
 Đảm bảo tn thủ quy định và quy trình: Chức năng kiểm sốt giúp đảm bảo rằng
doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật, quy trình và quy chuẩn được áp dụng.

Điều này giúp tránh các rủi ro pháp lý và tác động tiêu cực đến danh tiếng
(reputation) của doanh nghiệp.
 Điều chỉnh và điều hành hoạt động: Chức năng kiểm soát giúp doanh nghiệp theo dõi
và đánh giá hiệu quả của các hoạt động và quy trình. Nó cung cấp thơng tin và số
liệu để điều chỉnh và điều hành hoạt động một cách hiệu quả, từ đó tối ưu hóa sự sử
dụng tài nguyên, giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu suất.
 Định rõ mục tiêu và tiêu chuẩn: Chức năng kiểm soát giúp định rõ mục tiêu và tiêu
chuẩn cho các hoạt động của doanh nghiệp. Điều này giúp tạo ra định hướng và
phương pháp đánh giá để đo lường sự tiến bộ và đảm bảo rằng mọi hoạt động đều
đạt đúng tiêu chuẩn.
 Phát hiện và khắc phục sai sót: Chức năng kiểm sốt giúp phát hiện và khắc phục các
sai sót, lỗi lầm và vi phạm trong hoạt động của doanh nghiệp. Bằng cách tiến hành
kiểm tra, so sánh và đối chiếu thơng tin, kiểm sốt giúp nhận biết và giải quyết vấn
đề kịp thời trước khi nó gây ra hậu quả nghiêm trọng.
 Tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm: Chức năng kiểm soát giúp tăng cường sự
minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động của doanh nghiệp. Nó đảm bảo rằng thơng

Downloaded by Heo Út ()