PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG - MÔ HÌNH HÓA CHỨC NĂNG HỆ THỐNG

Giáo trình: Phân tích thiết kế hệ thống Giảng viên: Lê Đắc Nhường

G

Chương 5

Mơ hình hóa chức năng hệ thống

5.1. Mơ hình hóa hệ thống

5.1.1. Các bước mơ hình hóa hệ thống

Trong chương 3, chúng ta đã biết về các hoạt động phân tích hệ thống, những hoạt động
đó là nhằm mục đích vẽ các mơ hình hệ thống. Các mơ hình hệ thống đóng vai trị quan trọng
trong phát triển hệ thống. Dù là người sử dụng hay người phân tích hệ thống thì bạn đều phải
giải quyết những vấn đề phi cấu trúc. Và một cách để cấu trúc vấn đề là vẽ các mơ hình.

Mơ hình là một biểu diễn hình tượng của thực tế. Các mơ hình có thể được xây dựng cho
các hệ thống hiện có để giúp chúng ta hiểu kỹ hơn về những hệ thống đó. Hoặc cũng có thể
xây dựng mơ hình cho các hệ thống được đề xuất nhằm tài liệu hóa các yêu cầu nghiệp vụ
hoặc thiết kế kỹ thuật.

Mơ hình hóa chức năng (Process Modeling) với biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow
Diagram - DFD) cho biết hệ thống làm gì? Mơ hình hóa chức năng là kỹ thuật dùng để tổ
chức và tài liệu hóa cấu trúc và luồng dữ liệu xuyên qua các quá trình của một hệ thống
và/hoặc các chức năng được thực hiện bởi các quá trình hệ thống.

Mơ hình hóa dữ liệu (Data Modeling) với biểu đồ quan hệ thực thể (Entity Relationship
Diagram - ERD) cho biết hệ thống có những dữ liệu nào? Mơ hình hóa dữ liệu là kỹ thuật
dùng để tổ chức và mơ hình hóa dữ liệu của một hệ thống nhằm xác định các yêu cầu nghiệp
vụ cho một cơ sở dữ liệu. Mơ hình hóa dữ liệu cịn được gọi là mơ hình hóa cơ sở dữ liệu.

Mơ hình hóa đối tượng (Object Modeling) với ngơn ngữ mơ hình hợp nhất (Unified
Modeling Language - UML) cho biết cái gì và tại sao? (lơgíc của hệ thống)

5.1.2. Mục đích của mơ hình hóa hệ thống

 Để hiểu rõ hơn về hệ thống: các cơ hội để đơn giản hóa và tối ưu hóa các qui trình
được thực hiện bên trong hệ thống (Tái cấu trúc quy trình)

 Để liên kết các hành vi và cấu trúc của hệ thống (các yêu cầu nghiệp vụ về: thông
tin/dữ liệu và chức năng/quy trình)

 Để trực quan hóa và điều khiển kiến trúc hệ thống (thiết kế)

 Để kiểm soát những rủi ro trong quá trình phát triển một cách dễ dàng và hệ thống

5.1.3. Các thao tác mơ hình hóa chức năng

Lập kế hoạch chiến lược hệ thống: Mơ hình q trình nghiệp vụ của tổ chức mơ tả các
chức năng nghiệp vụ quan trọng của tổ chức.

Tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ

 Mô hình chức năng “As is” làm đơn giản việc phân tích các điểm yếu của hệ thống
hiện tại.

Trang 43

Giáo trình: Phân tích thiết kế hệ thống Giảng viên: Lê Đắc Nhường

G

 Mơ hình chức năng “To be” làm đơn giản việc cải thiện hệ thống cũ bằng cách đưa
ra các tính năng mới trong hệ thống mới được đề xuất.

Phân tích hệ thống

 Mô hình hóa hệ thống hiện có bao gồm những thiếu sót của nó (DFD lơgíc)

 Mơ hình hóa các u cầu lơgíc (các q trình và luồng dữ liệu cần có dù hệ thống
được xây dựng thế nào – DFD lơgíc) của hệ thống được đề xuất.

 Mơ hình hóa các giải pháp kỹ thuật đề cử (DFD vật lý)

 Mơ hình hóa giải pháp được chọn (DFD vật lý)

5.1.4. Khái niệm hệ thống

Một hệ thống tồn tại bằng việc lấy đầu vào từ môi trường, biến đổi (xử lý) đầu vào này và
tạo ra một đầu ra. Một hệ thống có thể được phân rã thành nhiều hệ thống con. Một hệ thống
con có đầu vào và đầu ra của riêng nó. Đầu ra của một hệ thống con có thể trở thành đầu
vào của những hệ thống con khác.

Đầu vào Đầu ra

Hệ thống

A B

D

C

E

Hình 5-1 Hệ thống và các hệ thống con

Hệ thống và quá trình:

 Một hệ thống là một q trình. Nó thể hiện một chức năng nghiệp vụ.

 Một q trình là cơng việc được thực hiện trên hoặc đáp ứng cho các điều kiện
hoặc luồng dữ liệu vào

 Một q trình (chức năng) có thể được phân rã thành các quá trình con (các chức
năng con, các thao tác).

5.2. Mơ hình lơgíc

5.2.1. Phân biệt mơ hình lơgíc và mơ hình vật lý

Mơ hình lơgíc cho biết hệ thống là gì và làm gì. Nó độc lập với việc cài đặt kỹ thuật. Nó
minh họa bản chất của hệ thống. Mơ hình lơgíc cịn có thể được gọi là mơ hình bản chất, mơ
hình khái niệmmơ hình nghiệp vụ.

Mơ hình vật lý khơng chỉ thể hiện hệ thống là gì và làm gì mà còn thể hiện cách thức hệ
thống được cài đặt một cách vật lý và kỹ thuật. Nó phản ánh các lựa chọn cơng nghệ. Mơ
hình vật lý cịn có thể được gọi là mơ hình cài đặt hay mơ hình kỹ thuật.

Trang 44

Giáo trình: Phân tích thiết kế hệ thống Giảng viên: Lê Đắc Nhường

G

5.2.2. Sự cần thiết của mơ hình lơgíc

Các nhà phân tích hệ thống đã nhận thấy giá trị của việc tách riêng việc nghiên cứu
nghiệp vụ với việc nghiên cứu kỹ thuật. Đó là lý do tại sao họ sử dụng các mơ hình hệ thống
lơgíc để minh họa các u cầu nghiệp vụ và các mơ hình hệ thống vật lý để minh họa các
thiết kế kỹ thuật. Các hoạt động của người phân tích hệ thống tập trung chủ yếu vào các mơ
hình hệ thống lơgíc vì những lý do sau:

Các mơ hình lơgíc loại bỏ tư tưởng thiên lệch do ảnh hưởng bởi cách thức cài đặt hệ
thống đã có hoặc ý kiến chủ quan của một người nào đó về cách cài đặt cho hệ thống. Do đó,
chúng khuyến khích tính sáng tạo.

Các mơ hình lơgíc làm giảm khả năng bỏ sót các yêu cầu nghiệp vụ trong trường hợp con
người bị chi phối quá nhiều vì các kết quả mang tính kỹ thuật. Nhờ việc tách biệt những gì hệ
thống phải làm với cách thức hệ thống thực hiện mà chúng ta có thể phân tích tốt hơn các
u cầu nhằm đảm bảo tính hồn thiện, chính xác và nhất qn. Các mơ hình lơgíc cho phép
truyền đạt với người dùng cuối dưới dạng ngôn ngữ phi kỹ thuật hoặc ít kỹ thuật hơn.

5.3. Biểu đồ phân rã chức năng BFD

5.3.1. Khái niệm BFD

Một trong những cách thể hiện của mơ hình nghiệp vụ là biểu đồ phân rã chức năng. Nó
cho ta thất được các chức năng nghiệp vụ của tổ chức được phân chia thành các chức năng
nhỏ hơn theo một thứ bậc xác định. Chức năng nghiệp vụ được hiểu là tập hợp các công việc
mà tổ chức cần thực hiện trong hoạt động của nó. Khái niệm chức năng chỉ là khái niệm logic

tức là chỉ nói đến tên của công việc cần làm và mối quan hệ phân mức (mức gộp và chi tiết)
giữa chúng mà không chỉ ra công việc được làm như thế nào? Bằng cách nào? Ở đâu? Khi
nào? Ai thực hiện?

BFD là sơ đồ phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống từ tổng thể đến chi tiết. Mỗi
chức năng có thể có một hoặc nhiều chức năng con, tất cả được thể hiện trong sơ đồ.

Chức năng hay công việc được xem xét ở các mức độ từ tổng thể đến chi tiết và được
sắp theo thứ tự sau:

 Một lĩnh vực hoạt động (Area of Activities)

 Một hoạt động (Activity). Một nhiệm vụ (Task)

 Một hành động (Action): thường do một người làm

Sự phân chia trên đây chỉ mang tính tương đối, tùy thuộc vào phạm vi nghiên cứu và từng
trường hợp cụ thể mà phân chia chức năng thành các mức gộp và mức chi tiết khác nhau.

Hai ký pháp sử dụng trong mô hình là:

Tên chức năng

a) Chức năng b) Liên kết

Trang 45

Giáo trình: Phân tích thiết kế hệ thống Giảng viên: Lê Đắc Nhường

G

Hình chữ nhật có tên chức năng ở bên trong dùng để mô tả một chức năng.

Các đường thẳng gấp khúc hình cây dùng để nối các chức năng ở mức trên và các chức
năng ở mức dưới trực tiếp phân rã từ chức năng đó.

Ý nghĩa của BFD:

 Giới hạn phạm vi của hệ thống cần phải phân tích.

 Tiếp cận hệ thống về mặt logic nhằm làm rõ các chức năng mà hệ thống thực hiện
để phục vụ cho các bước phân tích tiếp theo.

 Phân biệt các chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống, từ đó lọc
bỏ những chức năng trùng lặp, dư thừa.

 Là một cơ sở để cấu trúc hệ thống chương trình khi triển khai.

Tuy nhiên, BFD khơng có tính động, nó chỉ cho thấy các chức năng mà khơng thể hiện
trình tự xử lý của các chức năng đó cũng như là sự trao đổi thơng tin giữa các chức năng. Do
đó, BFD thường được sử dụng làm mơ hình chức năng trong bước đầu phân tích.

5.3.2. Phương pháp xây dựng BFD

5.3.2.1. Nguyên tắc phân mức các chức năng

BFD được xây dựng theo mơ hình phân mức, mỗi một chức năng có thể gồm một hoặc
nhiều chức năng con thỏa mãn 2 tính chất sau:

 Tính thực chất: Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham

gia thực hiện chức năng đã phân rã ra nó.

 Tính đầy đủ: Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm
bảo thực hiện được chức năng ở mức trên đã phân rã ra nó.

Quá trình phân rã được tiến hành theo từng mức đến khi nào nhận được một biểu đồ với
các chức năng ở mức cuối (mức lá) mà ta hoàn toàn nắm được nội dung để thực hiện nó (có
thể thực hiện độc lập dễ dàng).

5.3.2.2 Bố trí sắp xếp sơ đồ phân rã chức năng

Chú ý là với một sơ đồ, khơng nên có q 6 mức, thơng thường thì 3 mức là phù hợp với
các hệ thống trung bình.

Với mỗi chức năng khơng nên có q 6 chức năng con vì như vậy sẽ làm sơ đồ trở nên
phức tạp và khó kiểm sốt. Nếu gặp trường hợp có q nhiều chức năng con thì có thể giải
quyết bằng cách tạo thêm mức trung gian để nhóm các chức năng con lại.

Cần đảm bảo tính cân bằng của sơ đồ, nghĩa là các chức năng thuộc cùng một mức nên
có sự tương đương nhau về kích thước và độ phức tạp.

5.3.2.3. Xác định các chức năng

Ở mức cao nhất của nghiệp vụ, chức năng chính có thể là một trong các loại sau: lĩnh
vực sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ (bán hàng, bảo dưỡng), quản lý tài nguyên (tài sản,
nguồn nhân lực, con người…).

Khi đã xác định được loại mà nó thuộc vào thì sẽ đặt tên cho chức năng cao nhất này.
Tiếp theo, để xác định các chức năng con thì từ chức năng chính, ta đặt nó trong chu kỳ sống

Trang 46

Giáo trình: Phân tích thiết kế hệ thống Giảng viên: Lê Đắc Nhường

G

gồm các giai đoạn: xác định nhu cầu, mua bán; bảo hành, bảo dưỡng, thanh lý hoặc chuyển
nhượng…

Mỗi giai đoạn có thể có một hoặc nhiều chức năng con. Ví dụ, với chức năng Bán hàng thì
ở giai đoạn xác định nhu cầu có thể có chức năng con là Quản lý thông tin khách hàng, ở giai
đoạn mua bán thì có thể là Cập nhật đơn hàng…

Người phân tích phải xác định được mức nào là thấp nhất, khi đó sẽ dừng việc phân tích
chức năng. Để nhận biết một chức năng mức thấp nhất bằng cách xét xem có phải chức
năng đó chỉ có một nhiệm vụ hoặc một nhóm các nhiệm vụ nhỏ.

Khi xây dựng BFD cần đảm bảo tính đơn giản, rõ ràng và chính xác của sơ đồ. Với các hệ
thống lớn, có thể trình bày BFD trên nhiều trang, trang 1 là BFD mức cao nhất (mức 0), tiếp
theo ứng với mỗi chức năng sẽ được phân tích ở các trang sau tới chức năng mức thấp nhất
thì dừng.

5.3.2.4 Đặt tên chức năng

Mỗi chức năng phải có một tên duy nhất, khơng trùng lặp với chức năng khác; tên phải
thể hiện khái quát các chức năng con của nó, phản ánh thực tế nghiệp vụ mà nó thực hiện.

Tên của chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm: Một động từ + Bổ ngữ. Ví dụ
chức năng “Lập đơn hàng”, “Bảo trì kho”. Trong đó động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ
thường liên quan đến các thực thể dữ liệu trong phạm vi nghiên cứu. Tên chức năng cần

phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen
dùng. Tuân thủ những nguyên tắc trên sẽ giúp cho việc xây dựng các mơ hình dữ liệu tiếp
theo được rõ ràng.

Ví dụ sau mơ tả lĩnh vực hoạt động của một tổ chức: Nhiệm vụ đặt ra: Nhận đơn hàng của
khách và tổ chức gửi hàng cho khách. Bộ phân chịu trách nhiệm: Bộ phân bán hàng và quản
lý kho (là một lĩnh vực nghiệp vụ được khảo sát trong tổ chức)

Sau quá trình phân rã các chức năng ta có được một mơ hình chuẩn như sau:

Kinh doanh bán hàng Gốc

Tiếp nhận đơn hàng Giải quyết khách hàng Xử lý đơn hàng Gom và gửi hàng

Ghi nhận đơn hàng Nhận thông tin KH Đối chiếu đơn – kho Gom hàng theo phiếu

Kiểm tra đơn hàng Thỏa thuận mua hàng Thỏa thuận bán hàng Thỏa thuận nhận
Kiểm tra khách hàng Ký kết hợp đồng Lập phiếu giao hàng hàngiểm tra đơn hàng

Tổ chức giao hàngiểm
tra khách hàng

Lá
Hình 5-2 Minh họa cấu trúc sơ đồ phân mức chức năng.

5.3.2.5 Mô tả chi tiết chức năng lá

Đối với mỗi chức năng lá (mức thấp nhất) trong biểu đồ phân rã chức năng cần mơ tả
trình tự và cách thức tiến hàng nó bằng lời và có thể sử dụng biểu đồ hay một hình thức nào
khác. Thơng tin mô tả thường bao gồm các nội dung sau:

Trang 47

Giáo trình: Phân tích thiết kế hệ thống Giảng viên: Lê Đắc Nhường

G

 Tên chức năng. Các sự kiện kích hoạt (Khi nào? Cái gì dẫn đến? Điều kiện gì?)

 Qui trình thực hiện như thế nào?

 Yêu cầu giao diện cần thể hiện ra sau (nếu có)?

 Dữ liệu vào (các hồ sơ sử dụng ban đầu)

 Công thức tính tốn (các thuật tốn) sử dụng nếu có.

 Dữ liệu ra: các báo cáo hay thống kê cần đưa ra.

 Qui tắc nghiệp vụ cần tuân thủ…

Ví dụ: mô tả chức năng lá “kiểm tra khách hàng” trong biểu đồ hình 5.2 như sau: “Người
ta mở sổ khách hàng để xem có khách hàng nào như trong đơn hàng khơng (tên gọi, địa
chỉ…). Nếu khơng có, đó là khách hàng mới. Ngược lại là khách hàng cũ thì cần tìm tên khác
hàng trong sổ ghi nợ, và xem khách hàng đó có nợ khơng và nếu nợ thì nợ bao nhiêu, có q
số nợ cho phép khơng và thời gian nợ có quá thời hạn trong hợp đồng không?”

5.3.3 Các dạng biểu diễn của biểu đồ phân rã chức năng

Biểu đồ phân rã chức năng nghiệp vụ có thể được biểu diễn dưới hai dang: dạng chuẩn

và dạng công ty. Tùy thuộc vào phạm vi của hệ thống mà chúng ta sẽ lựa chọn cách thức
biểu diễn nào?

5.3.3.1 Biểu đồ dạng chuẩn

Biểu đồ dạng chuẩn được sử dụng để mô tả các chức năng cho một miền khảo sát (hay
một hệ thống nhỏ). Biểu đồ dạng chuẩn là biểu đồ hình cây. Ở mức cao nhất chỉ gồm một
chức năng gọi là “chức năng gốc” hay “Chức năng đỉnh” (ví dụ trong hình 5.2). Những chức
năng ở mức dưới cùng (mức thấp nhất) gọi là “Chức năng lá”. Ví dụ:

Hình 5.3 Biểu đồ phân rã chức năng của hệ thống quản lý trông gửi xe

5.3.3.2 Biểu đồ dạng công ty

Biểu đồ dạng công ty được sử dụng để mơ tả tổng thể tồn bộ chức năng của một tổ
chức có qui mơ lớn. Ở dạng cơng ty, mơ hình thường gồm ít nhất hai biểu đồ trở lên. Một
“Biểu đồ gộp” mơ tả tồn bộ cơng ty với các chức năng thuộc mức gộp (từ hai đến ba mức).
Các biểu đồ còn lại là các “Biểu đồ chi tiết” dạng chuẩn để chi tiết mỗi chức năng lá của biểu
đồ gộp. Nó tương ứng cới các chức năng mà mỗi bộ phân của tổ chức được thực hiện, tức là
một miền (phạm vi, module) được khảo sát và nghiên cứu.

Trang 48

Giáo trình: Phân tích thiết kế hệ thống Giảng viên: Lê Đắc Nhường

G

Khi bắt đầu khảo sát, ta có một chức năng nghiệp vụ bao trùm tồn bộ tổ chức (có thể là
mục tiêu chiến lược) và chức năng gộp do các bộ phân của tổ chức thực hiện. Khi mô tả
những chức năng này ta được một biểu đồ mức gộp.

Hình 5.4 là biểu đồ dạng cơng ty mức gộp dạng bảng. Khi tổ chức có nhiều bộ phận
người ta sử dụng cách biểu diễn ở dạng bảng này. Trong cách biểu diễn này, mỗi chức năng
được mơ tả trên một dịng, và hai chức năng ở hai mức khách nhàu được sắp ở những cột
khác nhau phân biệt với vị trí lề bên trái của nó được sắp thụt vào. Với cách biểu diễn này, ta
có thể biểu diễn được số các chức năng ở mỗi cấp khơng hạn chế.

Ví dụ biểu đồ dạng cơng ty. Hình 5.4 Biểu đồ phân rã chức năng dạng công ty
1. Bộ phận kế hoạch
1.1 Lập kế hoạch chiến lược
1.2 Lập kế hoạch hàng năm
1.3 Lập kế hoạch tác nghiệp (quý, tháng)
1.4 Xét cấp phát vật tư, phụ tùng
2. Bộ phận kế hoạch
2.1 Lập kế hoạch ngân sách
2.2 Quản lý thu chi
2.3 Quản lý thanh tuyết toán
2.4 Hạch toàn giá thành
2.5 Tổng hợp báo cáo
3. Bộ phận lao động tiền lương
3.1 Quản lý nhân sự
3.2 Đào tạo, kèm cặp
3.3 Bố trí cán bộ, nâng bậc, xếp lương
4. Bộ phận quản lý cơ điện
4.1 Lập kế hoạch trang bị, sửa chữa
4.2 Theo dõi tình trạng cơ điện
4.3 Cung cấp giải pháp kỹ thuật
4.4 Tổ chức sửa chữa và thay thế
5. Bộ phận quản lý công nghệ
5.1 Định danh sản phẩm và chỉ tiêu chất lượng

5.2 Xây dựng và quản lý qui trình cơng nghệ
5.3 Nghiên cứu thử nghiệm công nghệ
6. Bộ phận quản lý chất lượng
6.1 Kiểm tra thực hiện qui trình
6.2 Kiểm tra chất lượng sản phẩm
6.3 An toàn lao động và vệ sinh công nghiệp
7. Bộ phận tiếp thị
7.1 Thu thập thông tin thị trường
7.2 Phân tích và đề xuất chính sách
7.3 Xây dựng chiến lược sản phẩm
7.4 Tổ chức quảng cáo
8. Bộ phận tiêu thụ
8.1 Tổ chức ký kết hợp dồng
8.2 Tổ chức cung ứng sản phẩm

Trang 49

Giáo trình: Phân tích thiết kế hệ thống Giảng viên: Lê Đắc Nhường

G
8.3 Quản lý kho thành phần
9. Bộ phận nguyên liệu
9.1 Tổ chức vùng nguyên liệu
9.2 Ký kết hợp đồng mua nhiên liệu
9.3 Quản lý kho nguyên liệu
10. Bộ phận hành chính
10.1 Văn thư, tiếp tân
10.2 Quản lý các dịch vụ nội bộ
10.3 Công tác đoàn thể
11. Bộ phận bảo vệ an ninh

11.1 Tổ chức lực lượng, biện pháp an ninh
11.2 Tổ chức huấn luyện và diễn tập
11.3 Tổ chức phòng, chữa cháy

Trên thực tế, ta sẽ khơng chi tiết hóa ngay tất cả các chức năng ở mức thấp nhất của biểu
đồ. Lý do vì thứ nhất đó là việc làm rất tốn kém, thứ hai: thật sự không cần thiết phải xây
dựng hệ thống thông tin cho mọi bộ phận chức năng của tổ chức. Để chọn những bộ phận
tiếp tục kế hoạchảo sát và chi tiết hóa mơ hình người ta thường phải nghiên cứu phạm vi
miền nghiệp vụ của tổ chức liên quan đến hệ thống cần xây dựng.

5.3.4 Một cách xác định mơ hình phân rã

Đối với một lĩnh vực hay một phạm vi nghiên cứu khơng lớn, đơi khi người ta có thể biết
ngay đươcj mọi công việc chi tiết. Trong trường hợp này, việc xây dựng mơ hình có thể đi
theo hướng ngược lại từ dưới lên (Bottom - Up). Bằng cách nhóm dần các chức năng nghiệp
vụ chi tiết từ dưới lên trên theo từng nhóm một cách thích hợp và gán cho nó những cái tên
tương ứng, ta có thể có được biểu đồ phân rã chức năng nghiệp vụ phân cấp của hệ thống.

Sau đâu trình bày ví dụ về xây dựng biểu đồ phân rã chức năng của hệ thống trông gửi
xe theo phương pháp trình bày:

Chức năng chi tiết Nhóm lần 1 Nhóm lần 2

1. Nhận dạng loại xe vào gửi

2. Kiểm tra chỗ trống trong bãi Nhận xe

3. Ghi vé cho khách vào bãi

4. Vào sổ gửi xe, cho xe vào bãi

5. Kiểm tra lấy vé xe

6. Đối chiếu với xe Trả xe Trơng gửi

7. Thanh tốn tiền, cho xe ra cho khách xe ở bãi

8. Ghi sổ xe ra

9. Kiểm tra xe sự cố trong sổ gửi xe

10. Kiểm tra sự cố khách yêu cầu Giải quyết

11. Lập biên bản sự cố sự cố

12. Giải quyết bồi thường

Hình 5.5 Quá trình xây dựng biểu đồ phân rã chức năng bằng cách nhóm các chức năng

5.4 Xác định phạm vi hệ thống

Khi phân tích một hệ thống thơng tin, ta thường sử dụng nhiều ma trận khác nhau phục vụ
việc xác định các yếu tố cần thiết khi xây dựng hệ thống. Hai ma trận được sử dụng trong

Trang 50

Giáo trình: Phân tích thiết kế hệ thống Giảng viên: Lê Đắc Nhường

G

việc xác định phạm vi hệ thống là: Ma trận yếu tố quyết định thành công và chức năng và Ma
trận thực thể - chức năng.

5.4.1 Ma trận yếu tố quyết định thành công và chức năng

Trong khi lập kế hoạch chiến lược phân tích hệ thống thông tin, sau khi đã xác định được
mục tiêu hay các vấn đề mà tổ chức gặp phải, ta cần phải xác định các yếu tố quyết định đến
thành công của hệ thống. Đó là các yếu tố có liên hệ với các hoạt động nghiệp vụ bên trong
và bên ngồi có thể đo được và có ảnh hưởng lớn đến việc tổ chức có thể đạt được mục tiêu
của nó hay khơng. Mức độ đạt được của các yếu tố quyết định thành công phụ thuộc vào
việc thực hiện các nhiệm vụ chức năng của tổ chức có liên quan đến nó. Vì vậy, hệ thống cần
xây dựng hỗ trợ các nhiệm vụ, chức năng này. Ma trận yếu tố quyết định thành công – chức
năng được xây dựng nhằm xác định các nhiệm vụ chức năng có tầm quan trọng này.

Trong một tổ chức, các yếu tố quyết định sự thành cơng có thể gồm từ 3 đến 6 yếu tố.
Chẳng hạn, trong một cơng ty máy tính nhỏ, các yếu tố quyết định sự thành cơng có thể là:
sự đổi mới sản phẩm, sản phẩm chất lượng cao và kiểm soát chặt chẽ được giá thành. Còn
đối với một bệnh viện, các yếu tố đó là: sự chăm sóc bênh nhân chu đáo, kiểm sốt được chi
phí và th được những bác sỹ có kinh nghiệm.

Ma trận yếu tố quyết định thành cơng – chức năng có các dịng là các chức năng gộp (hay
bộ phận chức năng), các cột là các yếu tố quyết định sự thành công. Ở mỗi ô tương giao
giữa một chức năng và một yếu tố thành công người ta để trống hoặc đánh dấu bằng chữ E
(Essential: quan trọng) hay chữ D (Desiable: khơng quan trọng) tùy thuộc vào chức năng đó
tác động quyết định hay chỉ ở mức nào đó đv yếu tố quyết định thành công cột.

Sau khi đã xét tất cả các ô và đánh dấu được các ô tương ứng của ma trận, người ta
chọn ra tất cả các dịng chức năng chứa ơ có chữ E đưa vào các lĩnh vực của tổ chức cần
được xem xét để phát triển hệ thống. Ví dụ về ma trận yếu tố quyết định thành công – chức
năng:

Các yếu tố quyết định thành công

Các chức năng Nguyên liệu đủ về Giữ vững và mở Kiểm soát chi
số lượng, đảm bảo rộng thị trường phí, giá bán
không tăng
về chất lượng tiêu thụ 10%

1. Bộ phận kế hoạch E D

2. Bộ phận tài chính D E

3. Bộ phận lao động tiền lương D D

4. Bộ phận quản lý cơ điện

5. Bộ phận quản lý công nghệ D

6. Bộ phận quản lý chất lượng D

7. Bộ phận tiếp thị E

8. Bộ phận tiêu thụ E

9. Bộ phận nguyên liệu E

10. Bộ phận Hành chính

11. Bộ phận bảo vệ an nình

Hình 5.6 Ma trận yếu tố quyết định thành công – chức năng

5.4.2 Ma trận thực thể - chức năng

Khi khảo sát, ta thu được các thực thể dữ liệu của tổ chức. Tiếp đến, ta cần phải xem xét
những dữ liệu nào là thực sự cần thiết cho các chức năng của phạm vi đang nghiên cứu và

Trang 51

Giáo trình: Phân tích thiết kế hệ thống Giảng viên: Lê Đắc Nhường

G

các chức năng nào có tác động lên các dữ liệu đó. Sự tác động và cách thức tác động lên dữ
liệu được mơ hình hóa trong ma trận thực thể - chức năng.

Ma trận thực thể-chức năng gồm các dòng và các cột:

 Mỗi cột tương ứng với một thực thể. Các thực thể là các hồ sơ và các tài liệu thu
thập được trong q trình khảo sát.

 Mỗi dịng ứng với một chức năng. Các chức năng này tường là chức năng ở mức
tương đối chi tiết nhưng khơng phải là mức lá. Vì nếu sử dụng mức là thì số chức
năng lá quá nhiều. Mặt khác, nếu sử dụng các chức năng q gộp thì khó nhận
thấy được tác động của chức năng đối với các thực thể, tức là khó xác định được
các ô tương ứng trong bảng cần phải đánh dấu.

 Ở mỗi ô là giao giữa một chức năng và một thực thể ta đánh dấu bằng một chữ R,
U, hay C với ý nghĩa:

 R (Read): nếu chức năng dòng đọc dữ liệu thực thể cột.

 C (Creat): nếu chức năng dòng tạo mới dữ liệu trong thực thể cột.

 U (Update): nếu chức năng dòng thực hiện việc cập nhật (thêm, sửa, xóa)
dữ liệu trong thực thể cột.

Ví dụ ma trận thực thể - chức năng A B C D EF G H I J K
Các thực thể
U C C
A. Hồ sơ sinh viên
B. Danh sách lớp R C U R
C. Thẻ sinh viên
D. Khung CTĐT R C
E. Danh sách thi hết học phần
F. Bảng điểm học tập U U U
G. Bảng điểm rèn luyện
H. Danh sách bộ môn U
I. Danh sách học phần
J. Hồ sơ giáo viên R R R R R R R R C
K. Báo cáo.

Các chức năng
1. Quản lý hồ sơ sinh viên
2. Quản lý điểm học tập của SV
3. Quản lý điểm rèn luyện của SV
4. Quản lý chương trình đào tạo
5. Quản lý hồ sơ giáo viên
6. Thống kê báo cáo

Hình 5.7 Ma trận thực thể - chức năng hệ thống quản lý đào tạo Trường ĐH Hải Phịng

Thơng qua ma trận thực thể - chức năng cho phép phát hiện những thực thể cô lập hay
chức năng cô lập:

Trang 52