Báo Cáo Thực Tập Thực Trạng Công Tác Quản Lý Cơ Sở Vật Chất Của Văn Phòng Công Ty Cổ Phần Uni Hoàng Yến(1).Pdf

lOMoARcPSD|38544120

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ và tên sinh viên: Hồng Thanh Bình
Mã sinh viên: 1905QTVB004
BÁO CÁO THỰC TẬP

NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA 2019-2023
CHUN ĐỀ: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT
CHẤT CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN UNI HOÀNG YẾN

Tên cơ quan: Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến
Địa chỉ: Cơ sở số 15, ngõ 200 Trần Đại Nghĩa,
Hai Bà Trưng, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn tại cơ Nguyễn Thị Như Quỳnh
quan:
Giảng viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Mạnh Cường

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ..............................................................................................4
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................5
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................6

1. Tính cấp thiết của đề tài.............................................................................6
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .........................................................................7
PHẦN NỘI DUNG ..........................................................................................12
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT
CHẤT CỦA VĂN PHÒNG ..........................................................................12

1.1: Một số khái niệm cơ bản....................................................................12
1.2. Vị trí, vai trị của Văn phịng .............................................................15
1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng ...............................................17
1.4: Các mơ hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng ..........................21
Tiểu kết chương 1 ............................................................................................34
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT
CHẤT CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN UNI HOÀNG YẾN
....................................................................................................................... 35
2.1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Cơng ty Cổ phần Uni Hồng
Yến .............................................................................................................35
2.2: Khái quát về phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự tại Cơng ty Cổ
phần Uni Hoàng Yến.................................................................................40
2.3. Thực trạng công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phịng của Cơng
ty Cổ phần Uni Hoàng Yến.......................................................................41
2.4: Nhận xét, đánh giá về công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn
phòng tại Cơng ty cổ phần Uni Hồng Yến .......................................53
Tiểu kết chương 2 .........................................................................................57

2

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HỒN THIỆN CƠNG TÁC
QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ
PHẦN UNI HOÀNG YẾN ........................................................................58

3.1: Mục tiêu và định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Uni
Hoàng Yến trong giai đoạn 2020-2025 ...............................................58
3.2: Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng trong việc quản lý
cơ sở vật chất...........................................................................................59
Tiểu kết Chương 3...........................................................................................61
KẾT LUẬN......................................................................................................62
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................63

3

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây bài báo cáo thực tập của riêng tôi dưới sự hướng dẫn
của TS Nguyễn Mạnh Cường. Các nội dung và kết quả nghiên cứu trong đề tài
này là trung thực và chưa được cơng bố bằng bất kì hình thức nào trước đây. Các
số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho q trình nghiên cứu, phân tích, nhận xét,
đánh giá đều do tơi thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ nguồn. Nếu không
đúng như trên tôi xin chịu trách nhiệm hồn tồn về đề tài của mình.

4

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài báo cáo thực tập trước tiên tôi xin gửi đến Ban Giám hiệu
Học viện Hành chính Quốc gia, quý thầy cơ khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn
phịng lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất. Đặc biệt, tôi xin gửi đến thầy Nguyễn
Mạnh Cường – người đã tận tình hướng dẫn, truyền đạt những kinh nghiệm quý
báu, giúp đỡ tơi hồn thành bài báo cáo thực tập này lời cảm ơn sâu sắc nhất.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và các cô, chú, anh, chị, em nhân
viên trong Cơng ty Cổ phần Uni Hồng Yến đã tiếp nhận tơi và nhiệt tình tạo mọi
điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tiễn, tiếp cận thực tế về tổ chức, cơ
cấu bộ máy và hoạt động của văn phịng, cơng ty. Tơi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn
sâu sắc đến chị Nguyễn Thị Thanh – người trực tiếp hướng dẫn tơi các cơng việc
tại phịng Hành chính - Nhân sự đã nhiệt tình chỉ dạy và giúp đỡ.
Trong bài Báo cáo này tơi có đưa ra nhiều ý kiến chủ quan, nếu những ý
kiến đó chưa đúng với bản chất thì mong q Cơng ty phản hồi, đóng góp ý kiến
để bài báo cáo của tơi có thể chính xác và thành cơng hơn. Vì thời gian thực tập
hạn chế và kiến thức còn hạn hẹp nên bài báo cáo khơng thể tránh khỏi những thiết
sót, rất mong sự góp ý của Cơng ty và q thầy cơ để tơi rút kinh nghiệm và hồn
thành tốt hơn nữa.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

5

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu
thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi
chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ
quan, đơn vị. Do vậy, văn phịng có vai trị rất quan trọng đối với tổ chức. Văn
phịng đóng vai trị là “chiếc cầu nối” giữa các bộ phận chức năng trong doanh
nghiệp, là đầu mối xử lý và cung cấp thông tin của doanh nghiệp, có nhiệm vụ
đảm bảo điều kiện vật chất cho các hoạt động doanh nghiệp thống suốt. Chính vì
lý do đó, cơng tác quản trị văn phịng ln được các nhà quản trị quan tâm.

Ngày nay, khối lượng công việc ngày càng nhiều, số lượng nhân sự ngày
càng lớn dẫn theo đó là khối lượng tài sản của văn phòng ngày một nhiều. Trong
thời đại công nghệ thong tin hiện nay, cơ sở vật chất của văn phịng khơng chỉ cịn
là những bộ bàn ghế, những quyển sách, tư liệu đơn thuần như ngày xưa mà bây
giờ, tất cả các trang thiết bị của văn phòng để được gia tăng về cả chất lượng và
số lượng như: máy tính, máy in, điều hịa… Từ đó dẫn đến việc mua bán, sửa chữa,
bảo quản tài sản trở thành một việc hết sức quan trọng cũng như là một trong
những cơng việc chính của văn phòng. Đảo bảo được đầy đủ số lượng cũng như
chất lượng của các trang thiết bị cơ sở vật chất sẽ giúp cho quá trình làm việc của
cán bộ, nhân viên công ty năng suất, đạt được hiệu quả cao hơn.

Nhận thức được tầm quan trọng của cơ sở vật chất, tầm quan trọng của
việc quản lý cơ sở vật chất của Văn phịng trong doanh nghiệp, tơi lựa chọn đề
tài “Cơng tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng” để làm đề tài báo cáo thực
tập của mình. Qua đề tài này, tơi mong muốn có được cái nhìn tổng thể về tầm

6

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

quan trọng của việc công tác quả lý cơ sở vật chất cũng như làm rõ hơn các vấn
đề của văn phòng.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Văn phòng là khái niệm rất quen thuộc với các nhà nghiên cứu, chính vì thế,
đây là đối tượng được đề cập tới rất nhiều trong các đề tài nghiên cứu khoa học.
Tuy nhiên, nghiên cứu về nội dung “Mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phòng”
và đặc biệt là trong thời kỳ hội nhập thì chưa có nhiều cơng trình đề cập tới vấn
đề này.

Giáo trình quản trị văn phịng (2012) của Nguyễn Thành Đô; sách soạn
thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ (2011) của Đồng Thị Thanh Phương;
Cẩm nang tổ chức và Quản trị Hành chính Văn phịng (2003) của Hồ Ngọc
Cẩn…. Đây là một số sách, giáo trình và cơng trình nghiên cứu giúp tơi có thể bổ
sung kiến thức và phục vụ cho việc viết báo cáo được hoàn chỉnh hơn.

Các đề tài nghiên cứu Công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phịng nói
chung và cơng tác tổ chức và quản lý nói riêng. Mỗi đề tài nghiên cứu về một tổ
chức, đơn vị khác nhau và đều phân tích chi tiết về thực trạng cũng như đánh giá
được ưu nhược điểm. Tuy nhiên, trong quá trình tình hiểu lịch sử nghiên cứu, tơi
nhận thấy chưa có cơng trình nghiên cứu nào về cơng tác quản lý cơ sở vật chất
của Văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Uni Hồng Yến. Vì vậy, đề tài nghiên cứu
này của tôi không trùng phạm vi và đối tượng nghiên cứu với các đề tài nghiên
cứu trước đó.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục tiêu tổng quát.

7

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

Trên cơ sở kết quả nghiên cứu lý luận về Cơng tác quản lý cơ sở vật chất
của Văn phịng và đánh giá thực trạng quản lý cơ sở vật chất của Văn phịng
trong những năm qua tại Cơng ty Cổ phần Uni Hồng Yến. Tìm ra ưu điểm và
những tồn tại, hạn chế. Từ đó, đề xuất một số giải pháp có tính khả thi nhằm
nâng chất lượng cơng tác quản lý cơ sở vật chất của văn phòng tại Cơng ty Cổ
phần Uni Hồng Yến, đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình hiện nay.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

Dựa trên cơ sở mục tiêu nghiên cứu, tôi tập trung thực hiện những nhiệm
vụ nghiên cứu sau:

Thứ nhất, nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác quản lý
cơ sở vật chất của văn phòng.

Thứ hai, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Công ty Cổ phần Uni Hoàng Yến.

Thứ ba, tìm hiểu thực tế cơng tác quản lý cơ sở vật chất của văn phịng tại
Cơng ty Cổ phần Uni Hoàng Yến.

Thứ tư, đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong công tác quản lý cơ sở
vật chất của văn phịng. Từ đó, chỉ ra rõ những ngun nhân và đề xuất giải pháp
nhằm hoàn thiện, nâng cao chất lượng trong việc quản lý cơ sở vật chất của văn
phịng tại cơng ty.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý cơ sở vật chất của văn phịng tại
Cơng ty Cổ phần Uni Hồng Yến.

8

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về không gian: Nghiên cứu việc quản lý cơ sở vật chất của văn phịng
tại Cơng ty Cổ phần Uni Hoàng Yến.
+ Về thời gian: Nghiên cứu việc quản lý cơ sở vật chất của văn phịng tại
Cơng ty Cổ phần Uni Hoàng Yến từ 01/2021 đến nay
5. Phương pháp nghiên cứu
a. Phương pháp thu thập dữ liệu

Thu thập dữ liệu thông qua phỏng vấn tại cơ quan, tổ chức, thông qua
cổng thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, các thống báo, qua sách báo, internet,
các phương tiện thông tin đại chúng...
b. Phương pháp khảo sát thực tế

Phương pháp được thực hiện bằng việc bản thân tác giả đã được thực tập
tại văn phịng Cơng ty Cổ phần Uni Hồng Yến. Qua kì thực tập, có được những
kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng phục vụ cho công việc trong tương lai.
c. Phương pháp phân tích - tổng hợp thơng tin, đánh giá thông tin

Nghiên cứu và hệ thống hóa những thơng tin, số liệu về cơng tác tổ chức,

quản lý hành chính văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Uni Hồng Yến. Nghiên cứu
và thống kê những đặc điểm của cơng tác văn phịng, cơng tác tổ chức, quản lý.
Từ kết quả nghiên cứu lý luận xác định khung cơ sở phương pháp luận định
hướng quy trình, phương pháp nghiên cứu.

9

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

Phương pháp này chủ yếu để nghiên cứu lý luận là phương pháp nghiên
cứu tài liệu. Phương pháp này diễn ra theo các giai đoạn như phân tích, tổng hợp,
đánh giá, hệ thống hóa và khái quát hóa những lý thuyết.
d. Phương pháp quan sát

- Phương pháp này dùng hỗ trợ cho các phương pháp điều tra nhằm làm
sáng tỏ thêm nội dung nghiên cứu. Quan sát thực tế tại văn phòng Hành chính-
Nhân sự của Cơng ty Cổ phần Uni Hồng Yến
e. Phương pháp phỏng vấn:

- Phương pháp này được thực hiện bằng việc hỏi và tìm hiểu các cơng việc
có liên quan đến cơng tác văn phòng từ cán bộ, nhân viên làm việc trong văn
phịng và cơng ty.
f. Phương pháp chun gia:

-Trong quá trình thực hiện đề tài có dựa trên kiến của các chuyên gia làm
căn cứ cho việc đưa ra các kết luận một cách xác đáng. Có căn cứ khoa học, làm
cơ sở cho việc đề xuất các giải pháp nâng cao mô hình tổ chức và hoạt động của
văn phịng trong việc tổ chức phục vụ chuyến đi công tác tại UBND huyện Thanh

Miện.
Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài:

Từ việc nghiên cứu đề tài này sẽ giúp cho chúng hiểu rõ, nắm rõ hơn
được về vai trò, trách nhiệm, tầm quan trọng… của văn phịng nói chung, cũng
như về Cơng tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phịng nói riêng. Từ những
nghiên cứu, tìm hiểu đó sẽ giúp cho chúng ta có thêm được những kiến thức cơ

10

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

bản cũng như có thêm những kiến thức mới về trách nhiệm của văn phịng trong
cơng tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng. Việc nghiên cứu trực tiếp tại
một có quan cụ thể như Cơng ty cổ phần Uni Hồng Yến sẽ giúp việc nghiên
cứu trở lên sinh động, rõ ràng, chân thực hơn rất nhiều, qua đó củng cố chắc
hơn về kiến thức chuyên môn cũng như kĩ năng mềm cho tôi. Sau khi nghiên
cứu về đề tài này sẽ bổ xung thêm trong việc tiếp thu công việc công tác quản lý
cơ sở vật chất của Văn phòng. Đây là một bài báo cáo thực tập rất ý nghĩa khi
nó rất gần gũi với sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phịng và có thể
là một nhiệm vụ của sinh viên sau khi ra trường, làm việc tại các cơ quan,
doanh nghiệp.
6. Kết cấu của bài Nghiên cứu

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, bài nghiên cứu cịn
có cấu trúc chia làm 3 chương

Phần nội chính của đề tài được bố cục thành ba chương, cụ thể như sau:

Chương 1. Cơ sở lý luận về Công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng.
Chương 2. Thực trạng về công tác quản lý cơ sở vật chất của Văn phịng
tại Cơng ty Cổ phần Uni Hồng Yến.
Chương 3. Một số giải pháp để nâng cao chất lượng Công tác quản lý cơ
sở vật chất của Văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Uni Hoàng Yến.

11

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ

VẬT CHẤT CỦA VĂN PHÒNG
1.1: Một số khái niệm cơ bản
1.1.1: Quản lý, cơ sở vật chất

Khái niệm quản lý:
Quản lý là hoạt động quan trọng trong việc đảm bảo sự vận hành trơn tru
của một tổ chức hay bộ máy. Chức năng quản lý được thực hiện thông qua
những công cụ quản lý với những nội dung quản lý nhất định mang tính chuyên
môn cao
Khái niệm cơ sở vật chất:
Cơ sở vật chất trong môi trường làm việc được hiểu đơn giản các trang
thiết bị, phương tiện và công cụ do doanh nghiệp cung cấp nhằm hỗ trợ cho
người lao động thực hiện cơng việc được nhanh chóng, cải thiện năng suất hồn
thành nhiệm vụ được giao.
1.1.2: Văn phịng

Văn phòng là một bộ phận quan trọng, không thể thay thế, gắn liền với
quá trình ra đời, tồn tại và phát triển của một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay doanh
nghiệp. Văn phịng có nhiều tên gọi khác nhau như Phịng Hành chính, Phịng
Hành chính- Tổng hợp, Phịng Hành chính- Nhân sự,... Tùy vào quy mô và lĩnh
vực hoạt động mà các cơ quan hình thành bộ máy văn phịng tương ứng đảm bảo
cho công tác lãnh đạo và quản lý được thông suốt, nhịp nhàng.

12

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

Hiện nay, có rất nhiều quan điểm khác nhau về văn phòng của nhiều tác
giả.

Theo nghĩa rộng: “Văn phòng là bộ máy giúp việc tổng hợp và trực tiếp
tham mưu, trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị”.
Theo quan niệm này thì ở các cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan đơn vị,
doanh nghiệm có quy mơ lớn thì đặt và gọi là Văn phịng (Ví dụ: Văn phịng
Quốc Hội, Văn phịng Chính Phủ, Văn phòng Chủ tịch nước…) còn ở các cơ
quan, đơn vị có quy mơ nhỏ thì văn phịng là Phịng Hành chính - Tổng hợp,
Phịng Hành chính- Nhân sự…

Theo nghĩa hẹp, có rất nhiều tác giả, các chuyên gia đã đưa ra những ý
kiến, những khái niệm về văn phòng.

Trong cuốn “Từ điển Tiếng Việt” được xuất bản năm 2006 của tác giả
Hồng Phê có nêu: “Văn phịng là bộ phận phụ trách cơng việc liên quan đến
giấy tờ, văn bản, cung cấp thông tin và các nghiệp vụ hành chính của một cơ

quan”

Trong đề tài tốt nghiệp “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại văn phịng
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” của Ngô Thị Diên (2016), Trường Đại
học Nội Vụ Hà Nội có đưa ra khái niệm: “Văn phòng là một thực thể khách
quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là
nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi
lĩnh vực dịch vụ, hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của
mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt, hiệu quả”

13

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

Tác giả Đào Xuân Chúc trong “Tập bài giảng Quản trị văn phòng” đã
định nghĩa: “Văn phòng là nơi soạn thảo, xử lý công văn giấy tờ phục vụ cho
hoạt động lãnh đạo, quản lý có hiệu quả”

Còn với tác giả Nguyễn Thành Độ, trong cuốn Quản trị Văn phịng ơng đã
nêu ra khái niệm “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn
vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động
quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt
động của các cơ quan đơn vị.”

Không chỉ riêng các cuốn tài liệu ở Việt Nam, các tác giả đã đưa ra các
quan điểm, khai nhiệm khác nhau về văn phòng mà với diễn giả trên thế giới
cũng đã nêu ra những ý kiến, những khái niệm về Văn phòng như: “Văn phòng
là khu vực hay bộ phận của doanh nghiệp, được giao trách nhiệm về những chức

năng quan trọng nhất định và cung cấp các dịch vụ thiết yếu cho toàn doanh
nghiệp”. (Tài liệu Tài liệu hướng dẫn học tập chương trình đào tạo quản lý văn
phịng hành chính (administrative office management) của trường đại học quốc
tế Cambridge -Vương quốc Anh).

Căn cứ vào chức năng, quy mơ, tính chất của từng cơ quan mà hoạt động
văn phịng ở mỗi cơ quan sẽ có sự khác nhau về cả mức độ lẫn phạm vi. Đối với
các cơ quan tổ chức có quy mơ lớn, chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng được
nâng cao; với các cơ quan, tổ chức có quy mơ nhỏ, bộ máy văn phòng sẽ được
thiết kế gọn nhẹ để kiêm nhiệm thêm một số chức năng khác như nhân sự, kế
toán, tài chính,…

14

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

Sau khi tìm hiểu các định nghĩa, các khái niệm cũng như các cách hiểu
khác nhau về văn phòng, tác giả đưa ra cách hiểu về văn phòng của bản thân như
sau: “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị; là nơi diễn ra mọi hoạt
động nhằm trợ giúp cho sự điều hành và quản lý của nhà lãnh đạo”. Trong bài
khóa luận này, tác giả đã sử dụng khái niệm văn phòng với nghĩa là trụ sở làm
việc của một cơ quan, đơn vị. Khối Văn phịng bao gồm các phịng ban: Phịng
Hành chính – Nhân sự, Phịng Tài chính – Kế tốn, Phịng Kinh Doanh, Phịng
Đào Tạo, Phịng Kỹ Thuật.
1.1.3. Mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phòng

Mơ hình tổ chức và hoạt động của văn phịng là loại mơ hình văn phịng,
là cơ cấu tổ chức của một văn phịng hiện hữu có tính điển hình hay là thiết kế cơ

cấu tổ chức của một văn phòng dự định sẽ xây dựng để thuận tiện cho hoạt động,
mang lại hiệu quả tối đa cho cơ quan, tổ chức.
1.2. Vị trí, vai trị của Văn phịng
Vị trí của Văn phịng:

+Là một bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong
quản lý điều hành cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan (thủ
trưởng).

+Là một bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý của
cơ quan, đơn vị của cơ quan trong mọi hoạt động.

+Là một bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong
quản lý điều hành cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan (thủ
trưởng).

15

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

+Là một bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục
trong cơ quan, tổ chức.
Vai trò:

Văn phòng trong cơ quan, tổ chức, đơn vị có vai trị là trợ thủ giúp cho thủ
trưởng quản lý, điều hành mọi công việc trong cơ quan; là bộ phận tiếp nhận
thông tin, tổ chức quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, đơn
vị khác. Làm tốt công tác hành chính - văn phịng có ý nghĩa quyết định đối với

hiệu quả công việc của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cũng như hiệu quả làm việc
của cán bộ, cơng chức và của tồn cơ quan, đơn vị, thể hiện trên những điểm
sau:

+Một là, giải phóng cho thủ trưởng tình trạng sự vụ khơng đáng có, tập
trung vào những cơng việc chính, quan trọng, chỉ đạo, điều hành công việc khoa
học hơn, hiệu quả hơn.

+Hai là, bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, thông nhất, liên tục, sự phối hợp
nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vị.

+Ba là, đảm bảo cho hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị tuân thủ pháp
luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương.

+Bốn là, giữ được vai trị đầu mối trong quan hệ cơng tác với cấp trên, cấp
dưới, với các cơ quan đơn vị khác và với nhân dân.

+Năm là, bảo đảm các điều kiện vật chất, hậu cần trong hoạt động hàng
ngày của cơ quan, đơn vị.

16

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

Như vậy, với vị trí, vai trị như trên đây, các nhà quản trị, quản lý điều
hành đang ngày càng quan tâm đến việc xây dựng, củng cố văn phòng theo
hướng hiện đại hóa.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

1.3.1. Chức năng của văn phòng

Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và cơng tác văn phịng, có thể thấy
văn phịng có những chức năng sau đây:
-Chức năng tham mưu, tổng hợp:

+Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của
họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh
thơng nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác
kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý.
Do đó, địi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công
tác tham mưu tổng hợp.

+Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết
định tối ưu cho q trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. chủ thể làm công tác
tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập
tương đối với chủ thể quản lý. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn
lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những
thông tin, phương án đúng nhất. Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa
mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu.

17

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

+Ngồi bộ phận tham mưu tại văn phịng cịn có các bộ phận nghiệp vụ cụ
thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như cơng

nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn…

+Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở
từng lĩnh vực chun mơn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu,
gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc
phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ
các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình
hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các
phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Như vậy văn phòng vừa là nơi
thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các thông
tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan,
đơn vị. Đây là hai cơng việc có quan hệ mật thiết với nhau, cùng nhằm một mục
đích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý cơ quan đạt hiệu quả cao nhất.
-Chức năng trợ giúp, điều hành:

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban
lãnh đạo cơ quan, đơn vị thông qua các cơng việc cụ thể như: Xây dựng chương
trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các
kế hoạch đó. Văn phịng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội
nghị, các chuyến đi công tác của lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn
thảo văn bản…
-Chức năng hậu cần:

18

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất

như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phòng là bộ phận cung cấp, bố
trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả.
Đó là chức năng hậu cần của văn phịng. Quy mơ và đặc điểm của các phương
tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ
quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động
của cơng tác văn phịng. Tóm lại, văn phịng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo
thông qua ba chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa
hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại
văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng

Từ những chức năng trên, văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ cụ thể.
Song tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi cơ quan đơn
vị mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau. Các nhiệm vụ đó
thường bao gồm:
- Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch
cơng tác:

+ Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng là xây dựng chương trình,
kế hoạch cơng tác hàng q, tháng, tuần và thường xun theo dõi, đơn đốc việc
thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác đó. Đồng thời văn phịng phải trực
tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch cơng tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo
triển khai thực hiện.

19

Downloaded by Uy vu Nguyen ()

lOMoARcPSD|38544120

+ Mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây
dựng. Song muốn đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch trên
phải được kết nối thành hệ thống kế hoạch hồn chỉnh ăn khớp và hỗ trợ nhau.
Văn phịng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và đôn đốc
các bộ phận khác thực hiện. Mặt khác văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương
trình kế hoạch cơng tác q, tháng, tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển
khai thực hiện các kế hoạch đó.
- Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin:

+Hoạt động của bất kỳ cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thơng tin.
Thơng tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác. Thơng tin
bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Người lãnh đạo không thể tự
thu thập xử lý tất cả mọi thơng tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp – đó chính là
văn phịng

+ Truyền đạt các quyết định quản lý của nhà lãnh đạo, theo dõi triển khai
thực hiện

+ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định ban
hành. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận.

+ Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn
thảo văn bản để bảo đảm các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền,
đúng quy định của Nhà nước.

+ Tổ chức cơng tác tiếp đón khách, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai
trò cầu nối liên hệ giữa cơ quan với cơ quan cấp trên, ngang cấp hay cấp dưới.

20

Downloaded by Uy vu Nguyen ()