HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIÊN KIM

1

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của Đề tài

Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh
tranh ngày càng khốc liệt và gay gắt trên một thị trường với xu hướng
tồn cầu hóa. Để thành cơng trong mơi trường này, các doanh nghiệp
không chỉ dừng lại ở việc có chiến lược kinh doanh khơn khéo, có
một đội ngũ nhân viên lành nghề, đa dạng hóa sản phẩm…mà cịn
địi hỏi cơng tác quản lý, quản trị doanh nghiệp nói chung và cơng tác
kiểm tra kiểm sốt nói riêng cần phải được coi trọng nhằm kiểm sốt
tốt chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của
mình.

Với ba lĩnh vực kinh doanh khơng có tính tương đồng mà
Cơng ty đang kinh doanh là sắt thép, bất động sản và cho th văn
phịng thì việc tổ chức hệ thống kiểm sốt nội bộ sao cho hiệu quả là
một việc khá khó khăn bởi lẽ với lĩnh vực và môi trường kinh doanh
của ba mảng hoạt động trên đều có tính đặc thù riêng dẫn đến hệ
thống kiểm soát phải đảm bảo hoạt động tốt nhưng phải tiết kiệm
nhân lực và chi phí cho hệ thống, trong đó Chu trình bán hàng – thu
tiền là một chu trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh
của các doanh nghiệp. Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp chịu
nhiều ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này. Việc
kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền vừa tuân thủ các quy
định của nhà nước, vừa phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam,
vừa đáp ứng các yêu cầu quản lý tại đơn vị trong giai đoạn khó khăn
hiện nay là một yêu cầu mang tính cấp thiết.

Từ những vấn đề trên, em đã chọn đề tài : “Hồn thiện kiểm
sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên
Kim ” làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành kế toán.

2

2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu:
Do đặc điểm về lĩnh vực hoạt động kinh doanh nhiều mảng,

trong đó mỗi mảng hoạt động có tính đặc thù riêng biệt cộng với hoạt
động bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Thiên Kim ra thường xuyên
liên tục nên dễ xảy ra gian lận và rủi ro nhưng chưa có cơng trình nào
nghiên cứu và đưa ra các giải pháp hoàn thiện kiểm sốt nội bộ đối
với chu trình bán hàng và thu tiền áp dụng cho các đơn vị kinh
doanh có lĩnh vực hoạt động tương tự. Vì vậy, em đã tập trung
nghiên cứu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần
Thiên Kim để đưa ra các giải pháp nhằm hồn thiện KSNB chu trình
bán hàng và thu tiền gắn liền với thực tiễn công ty.
3. Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về KSNB chu trình bán
hàng và thu tiền ở cơng ty cổ phần Thiên Kim, cùng với việc vận
dụng lý luận để đề xuất một số giải pháp hoàn thiện kiểm sốt nội bộ
chu trình bán hàng và thu tiền phù hợp với đặc thù của công ty.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong cơng tác
kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty CP Thiên
Kim tại văn phịng chính và xưởng sản xuất.

Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong việc tìm hiểu thực tế cơng
tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở các lĩnh vực
kinh doanh sắt thép, sàn giao dịch bất động sản và cho th văn
phịng tại văn phịng chính, xưởng sản xuất sắt thép.
5. Phương pháp nghiên cứu

Luận văn vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng
thông qua các kỹ thuật tổng hợp, phân tích, so sánh…để làm sáng tỏ

3

vấn đề cần nghiên cứu. Phương pháp tổng hợp và đối chiếu là
phương pháp cơ bản để thực hiện mục tiêu của đề tài.
6. Đóng góp của luận văn

Thông qua việc nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại cơng ty, luận
văn đã phân tích, đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng và
thu tiền, chỉ ra những thành tựu đã đạt được, những rủi ro có thể xảy
ra trong kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại cơng ty cổ
phần Thiên Kim, từ đó đề ra các giải pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt
nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực kinh doanh thép
và bất động sản tại công ty.
7. Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương:
Chương 1 : Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với chu trình
bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.
Chương 2 : Thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán
hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim.
Chương 3 : Một số giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu

trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim.

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI

CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG
DOANH NGHIỆP

1.1 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ.

* Theo COSO (committee of sponsoring oranization) vào năm
1992:

4

Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà
quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp
một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau:

+ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
+ Thơng tin báo cáo tài chính đáng tin cậy.
+ Sự tuân thủ các luật lệ và qui định.
* Theo Liên đồn Kế tốn Quốc Tế (IAFC):
Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm
giúp cơng ty thỏa mãn các mục tiêu sau:
+ Bảo vệ tài sản của đơn vị.
+ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin.
+ Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý.
+ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý.

KSNB được chia thành:
* Kiểm soát kế toán
* Kiểm soát quản lý
1.1.2. Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Giúp cho việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp một cách
hiệu quả.
- Bảo đảm rằng các chế độ và quyết định quản lý được thực
hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết
định đó.
- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra
biện pháp giải quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện kịp thời các sai phạm và gian lận trong
các hoạt động, các bộ phận doanh nghiệp.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về
nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.

5

- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và
tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan.

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai
mục đích.
1.1.3. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong doanh
nghiệp.
1.1.4. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm sốt nội bộ
1.1.4.1. Mơi trường kiểm soát

Bao gồm các nhân tố :
- Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng của nhà quản lý

- Phân định quyền hạn và trách nhiệm
- Sự trung thực và các giá trị đạo đức
- Cơ cấu tổ chức
- Chính sách nhân sự
- Kế hoạch và dự toán
- Thành lập Ủy ban kiểm soát
- Các yếu tố bên ngồi
1.1.4.2. Hệ thống kế tốn
1.1.4.3. Các thủ tục kiểm soát.
- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc phân công phân nhiệm.
- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:
- Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ.
- Kiểm soát vật chất:
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện.
1.2 Những vấn đề cơ bản về chu trình bán hàng và thu tiền
1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền.

6

Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của
hàng hố qua q trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với
khách hàng.

Chu trình bán hàng và thu tiền được xem là giai đoạn cuối
cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, nó đánh giá hiệu quả của
giai đoạn trước đó và hiệu quả của toàn bộ hoạt động của doanh
nghiệp
1.2.2. Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và Thu tiền.

Với những đặc điểm như trên, ta có thể cụ thể hóa chu trình
bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp với các chức năng sau:

 Nhận và xủ lý đơn đặt hàng của người mua.
 Xét duyệt bán chịu.
 Chuyển giao hàng hóa.
 Lập và giao hoá đơn bán hàng, đồng thời ghi sổ doanh thu.
 Xử lý và ghi sổ các khoản thu bằng tiền..
 Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu.
 Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó địi.
 Xố sổ các khoản thu khơng có khả năng thu hồi.
1.2.3. Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền.
1.2.3.1. Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng:
- Rủi ro về đơn đặt hàng.
- Rủi ro về bán chịu.
- Rủi ro về giao hàng.
- Rủi ro lập hoá đơn.
1.2.3.2. Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình thu tiền.
Đối với chu trình thu tiền thường xảy ra các rủi ro về việc kế
toán có thể khơng ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán,
ghi sai khách hàng thanh toán, thu hồi nợ chậm trễ, lập dự phòng nợ

7

phải thu khó địi khơng đúng, thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể
ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh tốn trước khi khoản tiền mặt đó
được ghi nhận là doanh thu.
1.3. Nội dung Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.
1.3.1. Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền.

Chu trình bán hàng và thu tiền là hoạt động thường xuyên liên
tục có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng
hoá, tiền… và liên quan nhiều bộ phận nên dễ xảy ra gian lận và rủi
ro. Do đó việc đặt ra các mục tiêu kiểm sốt trong chu trình bán hàng
và thu tiền nhằm hạn chế những sai phạm trên là rất cần thiết.
1.3.2. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm sốt nội bộ chu trình bán
hàng và thu tiền
1.3.2.1. Tổ chức chứng từ

* Chứng từ được sử dụng chủ yếu trong chu trình bán hàng thu
tiền : Đơn đặt hàng của khách hàng; Lệnh bán hàng; Phiếu xuất kho,
Chứng từ vận chuyển, Hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn GTGT; Biên
bản thanh lý hợp đồng kinh tế, bản quyết toán cung cấp hàng hố,
dịch vụ; Phiếu thu giấy báo Có, các bản sao kê, sổ phụ của ngân
hàng; Các chứng từ khác có liên quan.
1.3.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán.

* Các loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng trong chu trình
bán hàng – thu tiền: Sổ chi tiết theo dõi doanh thu; Bảng tổng hợp
doanh thu; Sổ chi tiết giá vốn; Bảng tổng hợp giá vốn bán hàng, Bảng
chi tiết công nợ phải thu.

* Các tài khoản kế toán được sử dụng trong chu trình bán hàng
thu tiền: TK111, TK112, TK 131, TK 138, TK 155, TK 156, TK 157,
TK 511, 512, 338; TK 521, TK 531,TK 532, TK 3333, TK 3332; TK
3331; TK 139

8

1.3.2.3. Các báo cáo kế tốn trong q trình tiêu thụ.

Ở mức độ chi tiết việc xử lý, thì bộ phận kế tốn có thể lập

Báo cáo chi tiết như là báo cáo chi tiết theo từng hoá đơn bán hàng,
báo cáo chi tiết sản phẩm theo từng khách hàng....trong từng khoảng
thời gian.

Ở mức độ tổng quát, bộ phận kế toán lập báo cáo kiểm tra số
tổng như báo cáo tổng doanh số bán hàng, tổng sản lượng hàng hoá
tiêu thụ trong kỳ...
1.3.3 Thủ tục kiểm sốt trong chu trình bán hàng và thu tiền.

9
Sơ đồ khái quát về kiểm sốt chu trình bán hàng và thu tiền

Đơn - Đánh giá khả năng thanh toán của khách
đặt hàng hàng
- Xem xét tình hình thực tế của đơn vị
Duyệt bán hàng - Nếu không đồng ý bán chịu: Thông báo lại
cho khách hàng
- Nếu đồng ý bán chịu: Tiến hành xuất bán

Xuất kho hàng hoá Bộ phận bảo vệ, thủ kho và người nhận hàng
theo dõi lượng hàng thực xuất
Bộ phận được giao tiến hành xuất kho

Chuyển giao hàng Lập hoá đơn vận chuyển
hoá và lập hoá đơn Lập hoá đơn bán hàng ( thu tiền ) đúng qui định,
hoá đơn phải được đánh số thứ tự
Ghi nhận doanh thu bán hàng

Theo dõi thanh Xử lý vào sổ các Nhận tiền người mua: séc,
toán khoản thu tiền giấy báo nhận tiển ..
mặt Cập nhật sổ thu tiền

Chuẩn y hàng Theo dõi các khoản Cập nhật các khoản phải thu: số
bán bị trả lại phải thu khách hàng tiền các khoản phải thu…

Dự phòng nợ phải
thu khó địi

Sổ sách ghi chép các nghiệp vụ bán hàng và
thu tiền phải được thẩm tra hàng tháng

10

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN THIÊN KIM

2.1. Tổng quan về cơng ty
2.1.1. Q trình hình thành và phát triển
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty
2.1.4. Đặc điểm hoạt động bán hàng và thu tiền của công ty.
2.2. Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác KSNB chu trình bán
hàng và thu tiền tại Cơng Ty
2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

2.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.
2.2.2. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty
2.2.2.1. Tổ chức bộ máy kế tốn
2.2.2.2. Hình thức tổ chức hạch tốn kế tốn áp dụng tại cơng ty.
2.3. Thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và
thu tiền tại cơng ty
2.3.1. Giới thiệu hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty
2.3.1.1. Mơi trường kiểm sốt
2.3.1.2. Các quy định, quy chế tại công ty.
2.3.2. Tổ chức thông tin phục vụ cho KSNB chu trình bán hàng và
thu tiền
2.3.2.1. Tổ chức chứng từ
2.3.2.2. Tổ chức sổ sách và tài khoản kế toán.

11

2.3.2.3. Tổ chức báo cáo.
2.3.3. Các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền tại cơng
ty.
2.3.3.1. Đối với nghiệp vụ bán hàng

+ Bán hàng cho các đại lý, nhà phân phối
Lưu đồ kiểm soát:

Khách hàng P. kinh Thủ Kế toán Kế toán
doanh kho tiêu thụ công nợ

Người (1) L2 PXK L3 HĐBH
(HĐGTGT)
có nhu

cầu mua

hàng

Lập HĐ kinh Ghi thẻ Ghi sổ nhật
tế kho ký bán hàng

( 2 bản) (4’) Ghi sổ
theo dõi
(2) chi tiết
công nợ
HĐKT TK 131
HĐKT
Giao cho
khách Lập phiếu xuất
hàng kho
(3)

L1 PXK
L2 PXK

Lập hoá đơn
BH(HĐGTGT)

(4)
L1 HĐBH

L2 HĐBH
L3 HĐBH

(HĐGTGT)

12

+ Đối với trường hợp bán lẻ
Được thể hiện cụ thể qua lưu đồ sau:

Khách hàng P.kinh doanh Thủ kho Kế tốn thanh tốn

Có nhu cầu Ghi
mua hàng sổ kế
toán
Lập HĐ GTGT

HĐ GTGT Xuất hàng
HĐ GTGT
Nhận hàng
HĐ GTGT
Thanh toán

2.3.3.2. Đối với nghiệp vụ thu tiền
+ Thu tiền mặt
Khi mua sắt thép, khách hàng sẽ thanh toán bằng tiền mặt cho

thủ quỹ. Căn cứ để thu tiền mặt là Hố đơn GTGT. Tại cơng ty CP
Thiên Kim, khi khách hàng nộp tiền mua hàng hoá, thủ quỹ căn cứ
vào số tiền trên hoá đơn sẽ kiểm tra và nhận đủ số tiền khách hàng
nộp. Sau đó thủ quỹ ghi vào Sổ bán hàng thu tiền mặt. Để chứng thực

13

đã thu tiền cho khách hàng, thủ quỹ đóng dấu Đã Thu Tiền vào Hoá
đơn GTGT và ký xác nhận. Cuối mỗi ngày kế toán tiến hành ghi
phiếu thu cho các khoản tiền bán hàng thu được trong ngày. Vì đã
xác nhận thu tiền vào hoá đơn cho nên khách hàng khơng cần nhận
thêm phiếu thu, vì thế mà kế tốn tiền khơng viết phiếu thu ngay khi
nhận tiền.

Khi nộp tiền giao dịch bất động sản, vì đây là loại tài sản có
giá trị lớn nhưng khách hàng thường thanh toán bằng tiền mặt nên
khi ghi phiếu thu kế toán phải xem kỹ hợp đồng ký giữa hai bên xem
thu ở lần thứ mấy vì thường để giảm áp lực tài chính cho khách hàng
thì cơng ty sẽ giản thời gian thanh tốn ra thành nhiều lần, do đó
tương ứng với mỗi lần thu tiền kế toán phải photo 1 bản hợp đồng
kẹp theo phiếu thu, khi thủ quỹ thu tiền thì ký nháy vào lần thu tương
ứng trên hợp đồng, trên phiếu thu phải ghi rõ số hợp đồng và lần thu.
Thu xong đóng dấu và giao khách hàng 1 liên. Sau đó thu quỹ sẽ cập
nhật sổ thu tiền mặt. Qua ngày hôm sau các chứng từ này sẽ giao lại
nhân viên kế toán kiểm tra và cập nhật theo dõi trong bảng báo cáo
thu tiền riêng bằng excel để theo dõi tiến độ thu tiền đối với từng
khách hàng xem có đúng thời hạn khơng.

+ Thu qua ngân hàng 14 Kế tốn cơng nợ
Lưu đồ kiểm soát:
Kế toán Sổ chi tiết phải
NH của công ty thu KH
Tờ kê chi
Nhận được lệnh tiết
chuyển tiền do NH TK131
CT
khác chuyển trả ghi

sổ
Lập giấy báo Có Nhận giấy báo Có, Sổ
các chứng từ ngân Cái
giấy báo Có, hàng chuyển đến
chứng từ liên
Giấy báo Có,
quan chứng từ NH
chuyển đến
Sổ phụ ngân
hàng Sổ tiền gửi

Tờ kê chi
tiết TK

112

CT
ghi sổ

Sổ
cái

15

Đến hạn thanh toán, khách hàng phải chuyển tiền nộp vào tài
khoản của cơng ty tại ngân hàng. Sau đó, ngân hàng sẽ lập giấy báo
Có chuyển đến cơng ty, kế tốn ngân hàng sẽ căn cứ vào giấy báo Có
để vào sổ tiền gửi sau đó máy sẽ tự động ghi vào tờ kê chi tiết TK
112, chứng từ ghi sổ và sổ Cái. Đồng thời, kế tốn cơng nợ phải thu
cũng căn cứ vào giấy báo Có để ghi giảm khoản nợ của khách hàng

váo sổ chi tiết phải thu khách hàng, máy tính sẽ tự động vào tờ kê chi
tiết TK 131.

2.4. Đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền
tại Công Ty
2.4.1. Ưu điểm

a. Mơi trường kiểm sốt
Các vấn đề kiểm tra, kiểm sốt ln được quan tâm và đặt lên
hàng đầu. Bên cạnh đó cơng ty thiết lập các chính sách, thủ tục kiểm
sốt khá phù hợp với tình hình thực tế của công ty và tương đối chặt
chẽ. Những điều này nhằm tạo một môi trường hoạt động lành mạnh
và hiệu quả.
Về cơ cấu tổ chức, công ty được tổ chức theo mô hình trực
tuyến chức năng. Mọi phịng ban trong cơng ty đều được phân cấp
quản lý và phân cấp tài chính tương xứng với nhiệm vụ thực hiện,
khơng có sự chồng chéo trách nhiệm lẫn nhau, có mối quan hệ mật
thiết và chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất tạo điều kiện
cho việc thực hiện mục tiêu chung của công ty.
Để đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin, hàng
năm công ty tổ chức thuê công ty kiểm toán độc lập đến để thực hiện
kiểm toán các Báo Cáo Tài Chính.

16

b. Hệ thống kế toán
Bộ máy kế tốn của cơng ty CP Thiên Kim được tổ chức khá
tốt, sự phân công phân nhiệm rõ ràng, không có sự chồng chéo cơng
việc giữa các nhân viên. Các chế độ kế tốn mới ln được cập nhật
và vận dụng một cách nhanh chóng tạo điều kiện trong tác hạch tốn

và cung cấp thơng tin cho ban lãnh đạo cơng ty cũng như các đối
tượng bên ngồi cơng ty.
c. Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát được Ban giám đốc thiết lập dựa trên ba
nguyên tắc cơ bản:
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
- Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn.
2.4.2. Nhược điểm
- Cơ cấu tổ chức : Vai trò và chức năng của Ban Kiểm Sốt
tại cơng ty chưa hiệu quả, chỉ mang tính hình thức, ngun nhân là
do thiếu tính độc lập.
- Nhận và xử lý ĐĐH: việc nhận đặt hàng hiện nay chủ yếu
vẫn thông qua điện thoại và fax cho nên chưa thống nhất trong việc
kiểm ra và đối chiếu. Q trình truyền đạt bằng ngơn ngữ có thể gây
nhầm lẫn, dẫn đến giao hàng không đúng với yêu cầu của khách hàng
và làm ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
- Quản lý chứng từ sử dụng: Việc giao hố đơn giữa phịng
bán hàng và phịng kế tốn vẫn được thực hiện một cách chiếu lệ.
Nhân viên kế toán khi nhận chứng từ chỉ kí vào sổ giao nhận mà
khơng đối chiếu giữa sổ và chứng từ thực nhận.
- Cơng tác hạch tốn: Thủ quỹ khi nhận tiền trong trường hợp
bán lẻ, mua hàng trả tiền ngay dựa vào hoá đơn hoặc hợp đồng hoặc

17

do khách hàng giao tiền cho nhân viên kinh doanh nộp hộ rồi nhận
phiếu thu sau nên kế tốn khơng viết phiếu thu ngay mà để cuối ngày
hoặc vài ngày mới viết, điều này khơng đúng ngun tắc kế tốn

- Quản lý các khoản phải thu: công tác thu hồi công nợ chưa
được công ty tiến hành thường xuyên và nghiêm túc. Một số khách
hàng nợ kéo dài nhưng không tổ chức các biện pháp thu hồi nợ làm
tổn thất một khoản không nhỏ cho cơng ty vì cơng ty phải vay ngắn
hạn ngân hàng để chi cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của
mình

- Quản lý dữ liệu: Do tên gọi một số thành phẩm hàng hố giữa
phịng kế tốn và phịng bán hàng chưa thống nhất nên khi lấy số liệu
từ phòng bán hàng qua đối chiếu thường gặp rất nhiều khó khăn. Mặt
khác việc phân quyền trong việc sử dụng phần mềm không được thực
hiện triệt để dẫn đến một nhân viên kế tốn có thể vào và chỉnh sửa số
liệu trên tất cả các phần hành sẽ tạo điều kiện cho một số đối tượng có
hành vi chỉnh sửa số liệu trên phần hành khơng phải do mình chịu
trách nhiệm, dẫn đến nguy cơ gian lận và sai sót có thể xảy ra.

CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI
BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN THIÊN KIM
3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng và
thu tiền

Xuất phát từ yêu cầu của Hội đồng quản trị và chiến lược kinh
doanh của Công Ty của những năm tới, hoạt động phân phối thép và
cho thuê văn phòng vẫn là trọng tâm và ngày càng mở rộng, mặt khác
doanh thu của Công Ty ngày càng tăng do đó cơng tác kiểm sốt nội

18

bộ chu trình bán hàng và thu tiền có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Do

đó kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty Cp

Thiên Kim cần phải được hoàn thiện bằng cách khắc phục những hạn

chếKhđácãh nhàênug tại cPh. ưkiơnhng 2, đGâiyámlàđốccách tTôhtủ nkhhoất nhằKmế tođáánp ứngKyếêtouáncầu
doanh tiêu thụ
của ban lãnh đạo công ty nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của
cơng nợ

CơNnggườtiyc.ó Sai
nhu cầu Kiể
3.2. Một số giải phmáp nhằm hồn thiện KSNB chu trình bán hàng

thu tiền tại(1c)ông tytraCP Thiên Kim
ĐĐH ĐĐ
3.2.1. Đối với nghiệHp vụ bán hàng
Đúng Xé
Bán cho các đại lý, nhà phâtn phối

Để hoàn thiện KS(2N) B trongdunghiệp vụ bán hàng cho đại lý cần

duyệt yệt

hoàn thiện quLi ậtprìHnĐhkkinihểtmế sốt tại cơng ty, được thể hiện qua lưu đồ

kiểm soát sau: HĐKT

Ký Ký

duy (2’) duy

ệt ệt

HĐKT L2 L3

Đối với trường hợp bán lẻ PXK
HĐKT HĐGTGT

Cần lập PXK và có sự đối chiếu như lưu đồ sau:

Lập phiếu xuất Ghi thẻ Ghi sổ nhật
kho kho ký bán hàng

L1 PXK Ghi sổ theo
L2 PXK dõi chi tiết

Lập hoá đơn công nợ
BH(HĐGTGT)
Giao cho
khách hàng L1
HĐBH
Giao cho
L2 HĐBH
khách hàng L3 HĐBH
(HĐGTGT)

Khách hàng 19 Thủ kho Kế toán

thanh tốn
Có nhu cầu P.kinh doanh
mua hàng (1) Ghi sổ
kế
Lập HĐ toán
GTGT

Nhận hàng HĐ GTGT xuất hàng
HĐGTGT PXK
Thanh toán (1)
Lập PXK Thẻ kho
(3’)
PXK (2)
(3)

Bảng kê
HH bán

lẻ

3.2.2. Đối với nghiệp vụ thu tiền
3.2.2.1. Nghiệp vụ thu tiền mặt

Để hồn thiện kiểm sốt đối với nghiệp vụ thu tiền mặt cơng ty
có thể xây dựng lại các thủ tục, thể hiện qua lưu đồ kiểm soát:

Khách hàng Kế toán tiền 20 Giám đốc Thủ quỹ Kế toán
công nợ
Đề nghị Kế toán
nộp tiền trưởng

nộp tiền sai

CT liên (1)
quan: HĐ
GTGT kiểm
tra
chứng
từ

đúng
lập phiếu thu

phiếu thu Ký duy (2) Ký duy

ệt ệt

phiếu thu phiếu thu (3)

Thu tiền và
xác nhận vào

phiếu thu

(4’) phiếu thu (4)

Ghi vào sổ Ghi vào sổ chi tiết phải
tiền mặt sổ quỹ thu KH

Tờ kê chi Tờ kê

tiết chi tiết
TK131
CT Ghi
sổ CT Ghi
sổ
Sổ
cái Sổ
cái