Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢ N

ỌC

N

T

Ỗ THỊ MI LY

OÀN T
ÀN

ỆN

ỂM SOÁT NỘ BỘ C U TRÌN

VÀ T U T ỀN T
XĂN

CÔN

DẦU QUẢN

TÓM TẮT LUẬN VĂN T

TY TN

BÁN

MTV

N Ã

C SĨ

MÃ SỐ: 60 34 03 01

à Nẵng – Năm 2019

TOÁN


Công trình được hoàn thành tại
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN
Người hướng dẫn khoa học:
S. TS. Trƣơng Bá Thanh

Phản biện 1: PGS.TS. HOÀNG TÙNG
Phản biện 2: PGS.TS. NGUYỄN THỊ HỒNG NGA

Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp
Thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng
vào ngày 24 tháng 8 năm 2019

Có thể tìm hiểu luận văn tại:
- Trung tâm Thông tin - học liệu, Đại học Đà Nẵng
- Thư viện Trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN

1
MỞ ẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Kiểm soát nội bộ (KSNB) đang là vấn đề khá được quan tâm hiện
nay vì KSNB giúp cho doanh nghiệp có thể loại trừ hoặc giảm thiểu
rủi ro thông qua đánh giá hiệu quả và hiệu suất các hoạt động và
chức năng của doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy và hoàn thiện của
thông tin tài chính cũng như quản trị, hỗ trợ tuân thủ các chính sách
và quy định có liên quan. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động kinh
doanh, hầu hết các doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều loại rủi ro
nên yêu cầu nhận dạng, xác định đúng các loại rủi ro và mức độ tác
động đến doanh nghiệp để từ đó tìm ra những biện pháp phòng tránh
là một việc làm hết sức cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Để
có thể làm được điều này, doanh nghiệp rất cần phải xây dựng và vận
hành trong thực tế một hệ thống KSNB sao cho hiệu quả và phù hợp
với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp.
Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam hiện nay đang là đơn vị giữ vai trò
chủ đạo trên thị trường nội địa cung cấp xăng dầu theo đúng chỉ đạo
của Chính phủ, tuy nhiên có không ít những công ty con của tập
đoàn, trong đó có Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi, hiện
đang chịu những áp lực cạnh tranh khiến hoạt động bán hàng và thu
tiền vẫn chưa đạt được những mục tiêu mong muốn. Để gia tăng lợi
nhuận, công ty đã áp dụng nhiều thủ tục và hoạt động kiểm soát
trong bán hàng và thu tiền nhưng thực tế vẫn còn nhiều bất cập và
hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty. Chính vì
vậy, đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi” hướng đến
việc phân tích thực trạng và đưa ra các giải pháp giúp doanh nghiệp
hoàn thiện quy trình KSNB đối với hoạt động bán hàng và thu tiền,

2
giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh, cung cấp sản phẩm
đến khách hàng một cách nhanh chóng với chất lượng tốt nhất để tối
ưu lợi nhuận cũng như hiệu quả hoạt động.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Hệ thống hóa những vấn đề cơ bản liên quan đến KSNB chu trình
bán hàng và thu tiền, làm cơ sở để phân tích và đánh giá thực trạng
của KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH
MTV Xăng dầu Quảng Ngãi. Từ đó đề xuất những giải pháp giúp
đơn vị nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của KSNB trong hoạt
động bán hàng và thu tiền.
3. ối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác KSNB chu trình bán hàng và
thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi.
- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu lĩnh vực
kinh doanh xăng dầu tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng
Ngãi.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu của luận văn là phương pháp luận duy
vật biện chứng: kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với tổng kết thực
tiễn.
5. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
và thu tiền trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi.

3
6. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Trên thế giới cũng như tại Việt Nam, đã có nhiều công trình
nghiên cứu về các khía cạnh khác nhau của KSNB, như là: Nghiên
cứu về KSNB của COSO (2013), Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số
315, các giáo trình về KSNB đang được giảng dạy và học tập tại các
trường đại học hiện nay và một số luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ
của những tác giả khác đã được công bố về đề tài KSNB.
Thông qua xem xét, đánh giá các công trình nghiên cứu liên quan
đến đề tài KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền, tác giả nhận
thấy việc xây dựng và vận hành hữu hiệu KSNB đem đến rất nhiều
ích lợi cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, vì chỉ nghiên cứu KSNB chu
trình bán hàng và thu tiền tại một doanh nghiệp cụ thể nên những
giải pháp của những nghiên cứu trên khi áp dụng vào các công ty
hoạt động trong lĩnh vực xăng dầu, khí đốt – một trong những ngành
thiết yếu của xã hội, cụ thể tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu
Quảng Ngãi – thì có thể không phù hợp và mang lại hiệu quả không
như mong đợi. Mặc khác, KSNB của Công ty TNHH MTV Xăng
dầu Quảng Ngãi vẫn còn nhiều điểm chưa hoàn thiện và hiện chưa có
nghiên cứu nào tìm hiểu một cách trực tiếp, toàn diện và có hệ thống
liên quan đến KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty
này. Tất cả những yếu tố trên chính là khoản trống nghiên cứu của đề
tài.


4
C ƢƠN

1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. LÝ LUẬN C UN

VỀ

ỂM SOÁT NỘ BỘ

1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
- Báo cáo của COSO (2013) đưa ra khái niệm về KSNB là một
quá trình được thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản
lý và các nhân sự khác, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và
sự tuân thủ pháp luật và các quy định, chính sách liên quan.
- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 – xác định và đánh
giá rủi ro định nghĩa: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám
đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để
tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị
trong việc đảm bảo độ tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả, hiệu
suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”.
1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
- Mục tiêu báo cáo: KSNB giúp đảm bảo rằng báo cáo tài chính
trung thực và đáng tin cậy.
- Mục tiêu hoạt động: KSNB giúp đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu
quả trong hoạt động, các nguồn lực được bảo vệ và sử dụng hiệu quả.
- Mục tiêu tuân thủ: : KSNB cũng giúp đảm bảo việc chấp hành
pháp luật và các quy định có liên quan.
1.2.3. Nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ

Cần phải xác định rõ mục tiêu, sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược để
xây dựng KSNB phù hợp, xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp
quan tâm đến việc trung thực, có đạo đức nghề nghiệp. Các quy trình


5
hoạt động KSNB cần được văn bản hóa rõ ràng và được truyền đạt
rộng rãi trong nội bộ đơn vị…
1.1.4. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
a. Môi trường kiểm soát
VSA số 315 nêu rõ: Môi trường kiểm soát là một tập hợp các
quan điểm, nhận thức và hành động cũng như các chức năng quản trị
và quản lý của ban quản trị và ban giám đốc liên quan đến KSNB và
tầm quan trọng của KSNB đối với hoạt động của đơn vị.
Các yếu tố thuộc môi trường kiểm soát bao gồm: Truyền đạt
thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức;
Cam kết về năng lực; Sự tham gia của Ban quản trị; Triết lý và
phong cách điều hành của Ban giám đốc; Cơ cấu tổ chức; Phân công
quyền hạn và trách nhiệm; và các chính sách và thông lệ về nhân sự
b. Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị
Tất cả các hoạt động của đơn vị đều có thể phát sinh các rủi ro
ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu của chính đơn vị. Để giới
hạn rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải thiết lập quy
trình đánh giá rủi ro, gồm các giai đoạn: Xác định mục tiêu của đơn
vị -Nhận dạng rủi ro và Phân tích và đánh giá rủi ro.
c. Các hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục nhằm đảm
bảo rằng các chỉ đạo của Ban giám đốc được thực hiện.
Hoạt động kiểm soát được phân thành nhiều chức năng khác
nhau, mỗi chức năng là một phần không thể thiếu trong đơn vị.

d. Thông tin và trao đổi thông tin
Hệ thống thông tin - liên quan đến việc lập và trình bày BCTC,
bao gồm các quy trình kinh doanh có liên quan, và trao đổi thông tin.
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin, có vai trò quan


6
trọng trong trao đổi thông tin. Thông tin và truyền thông đúng đắn,
kịp thời và chính xác sẽ giúp đơn vị duy trì và nâng cao năng lực
kiểm soát.
e. Hoạt động giám sát
Giám sát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống
KSNB trong từng giai đoạn, bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của
các kiểm soát một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc
phục cần thiết.
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU
TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. ặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền
a. Khái niệm của chu trình bán hàng và thu tiền
Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng
hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa doanh nghiệp với khách
hàng của họ, quá trình bán hàng thu tiền gồm nhiều khâu, nhiều giai
đoạn, bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp
đồng mua hàng…) và kết thúc bằng việc khách hàng cam kết chấp
nhận thanh toán và đơn vị thu được tiền.
b. Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền
Liên quan đến nhiều công đoạn, ảnh hưởng đến nhiều khoản mục,
với nhiều hình thức bán hàng và thanh toán, tần suất phát sinh nghiệp
vụ nhiều nên dễ xảy ra các sai sót.
c. Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng thu tiền

Chấp nhận đơn hàng khi không có khả năng cung ứng được,
nhầm lẫn giữa thời gian giao hàng cho từng khách hàng, tiếp nhận
chứng từ không đầy đủ, không trùng khớp hoặc ghi nhận sai niên độ,
ghi nhận nghiệp vụ không kịp thời, nhận định sai đối tượng ghi nhận
doanh thu, khoản phải thu….


7
1.2.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền
Đơn hàng cần được xử lý kịp thời, không bỏ sót; nên áp giá cho
từng đơn hàng phù hợp, chính xác; Giao hàng cho khách đúng số
lượng, chất lượng, thời gian và địa điểm. Ghi nhận doanh thu đúng
kỳ, chính xác; đúng đối tượng; đảm bảo chứng từ được lập đủ, chính
xác; Thu tiền đầy đủ, chính xác, đúng đối tượng; theo dõi công nợ
đầy đủ, chính xác cho từng đối tượng; Xử lý kịp thời, nhanh chóng
hàng bán bị trả lại và khiếu kiện của khách hàng;…
1.2.3. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng và thu tiền
a. Đối với hoạt động bán hàng: Phải có đơn đặt hàng (phiếu yêu
cầu mua hàng) của khách hàng và Hợp đồng mua bán được ký kết
giữa hai bên, phải lập hóa đơn để ghi nhận thông tin ban đầu về
những giao dịch đã thực hiện. Đồng thời, phải đánh giá, ghi nhận kịp
thời, đầy đủ và chính xác vào sổ nhật ký bán hàng, sổ cái doanh
thu…
b. Đối với hoạt động thu tiền bán hàng: Khi thu tiền yêu cầu
phải lập phiếu thu hoặc giấy báo có từ ngân hàng. Đối với các khoản
tiền chưa thu được, phải gửi biên bản đối chiếu công nợ để so sánh
việc ghi chép công nợ, nếu có chênh lệch phải kịp thời điều chỉnh.
1.2.4. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền
- Trên cơ sở đơn đặt hàng, bộ phận bán hàng xem xét khả năng

đáp ứng đơn hàng và ra quyết định bán hàng. Toàn bộ chứng từ phát
sinh trong giai đoạn này được chuyển cho Giám đốc kiểm tra và
duyệt chính thức nhằm phê chuẩn việc bán hàng đã được thông qua.
- Sau khi lệnh bán hàng được phê chuẩn, việc giao hàng cho
khách hàng được tiến hành. Mục tiêu của giai đoạn này là đảm bảo


8
việc giao hàng đầy đủ, kịp thời, không có sai sót, chuyển giao đầy đủ
trách nhiệm cho các bên liên quan.
- Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng: Hóa đơn cần kiểm tra, đối chiếu
lại lần nữa với các chứng từ như đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hợp
đồng, và tính lại số tiền cho từng loại hàng hóa và cho tổng hóa đơn,
nhằm hạn chế sự sai sót do tính toán sai hoặc có sự thông đồng giữa
bộ phận bán hàng và khách hàng.
- Theo dõi công nợ và thu tiền của khách hàng: Định kỳ, lập bảng
phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ, đồng thời cũng cần ban
hành quy định lập dự phòng nợ phải thu khó đòi sao cho tuân thủ
đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Xử lý hàng bán trả lại hoặc khiếu kiện của khách hàng: Khi phát
sinh nghiệp vụ nhận hàng bán trả lại, cần kiểm tra nguyên nhân hàng
bán bị trả lại, đồng thời dựa vào biên bản, kế toán doanh thu lập lại
hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh ghi giảm doanh thu và nợ phải thu
cho khách hàng.
K T LUẬN C ƢƠN

1

KSNB đóng vai trò rất to lớn đối với hoạt động của mỗi doanh
nghiệp, đặc biệt là KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, vì nó giúp

doanh nghiệp vận hành hiệu quả hoạt động của mình để đem lại lợi
nhuận cao nhất, đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm soát, ngăn ngừa
được rủi ro có thể xảy ra. Nội dung chương 1 đã trình bày những vấn
đề lý luận cơ bản về KSNB trong doanh nghiệp cùng với những lý
thuyết cơ bản về KSNB của chu trình bán hàng và thu tiền. Dựa vào
những lý luận về KSNB được trình bày, đề tài sẽ phân tích KSNB
chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty TNHH MTV Xăng dầu
Quảng Ngãi ở chương 2.


9
C ƢƠN

2

THỰC TR NG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN T

CÔN

TY TN

MTV XĂN

DẦU QUẢNG NGÃI
2.1. TỔN
QUẢN

QUAN VỀ CÔN

TY TN

MTV XĂN

DẦU

N Ã

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi (Petrolimex Quảng
Ngãi) được hình thành và phát triển qua nhiều giai đoạn, ở mỗi giai
đoạn công ty luôn không ngừng đẩy mạnh đầu tư, phát triển hạ tầng
cơ sở vật chất kỹ thuật theo hướng “Quy mô, hiện đại, an toàn và
thân thiện với môi trường”.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty chuyên kinh doanh bán buôn, bán lẻ xăng dầu, các sản
phẩm hóa dầu và hoạt động kinh doanh khác, thực hiện các dịch vụ
liên quan đến xăng dầu như: giữ hộ, nhập ủy thác, dịch vụ vận tải, thi
công lắp đặt, sửa chữa, bảo quản và kinh doanh các loại vật tư, máy
móc thiết bị chuyên dụng liên quan đến xăng dầu...
2.1.3. ặc điểm hoạt động của công ty
a. Đặc điểm mặt hàng kinh doanh và thị trường tiêu thụ
Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi được cấp Giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4300298507 vào ngày
28/06/2001. Công ty chuyên xuất nhập khẩu và kinh doanh xăng dầu,
lọc - hóa dầu, đầu tư vốn vào các ngành nghề khác như: thiết kế, xây
lắp, cơ khí và thiết bị xăng dầu; bảo hiểm, và các hoạt động thương
mại dịch vụ khác.
b. Đặc điểm tổ chức mạng lưới tiêu thụ

10
Để đáp ứng nhanh nhất xăng dầu đến người tiêu dùng, công ty có
hai phương thức bán hàng chủ yếu là thanh toán ngay và thanh toán
chậm thông qua mạng lưới tiêu thụ là các kênh phân phối, chủ yếu là
hệ thống phân phối từ các tổng đại lý, đại lý và bán lẻ.
2.1.4. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
- Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình hỗn hợp,
tức là vừa trực tuyến vừa chức năng với nhiều bộ phận thực hiện các
công việc riêng biệt theo quy định của công ty.
- Hình thức sổ kế toán là hình thức chứng từ ghi sổ thông qua
hình thức kế toán máy để thực hiện công tác kế toán tại đơn vị.
2.2. CÁC Y U TỐ ẢN

ƢỞN

SOÁT NỘ BỘ C U TRÌN
CÔN

TY TN

MTV XĂN

BÁN

N CÔN
ÀN

TÁC

ỂM

VÀ T U T ỀN T

DẦU QUẢN

N Ã

2.2.1. Môi trƣờng kiểm soát
- Ban giám đốc công ty được bổ nhiệm từ Tập đoàn Xăng dầu
Việt Nam, có năng lực và kiến thức, có kinh nghiệm.
- Công ty có một sơ đồ cơ cấu tổ chức rõ ràng từ văn phòng công
ty đến các trung tâm kinh doanh tổng hợp và khối cửa hàng bán lẻ.
- Công ty đang áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 nên đã tạo
được một nền văn hóa mang bản sắc riêng.
- Công ty liên tục phát triển nguồn nhân lực thông qua tuyển
dụng.
- Ban giám đốc và lãnh đạo các phòng ban công ty luôn quan tâm
đến công tác lập kế hoạch.
- Các nhân tố bên ngoài: Tình hình cạnh tranh gay gắt trong thị
trường kinh doanh xăng dầu, nhóm sản phẩm thay thế ngày càng đa
dạng và áp lực từ khâu duy trì và thu hút khách hàng đang là thách
thức cho công ty.


11
2.2.2. Nhận định và đánh giá rủi ro
Ban giám đốc và cá nhân có liên quan sẽ tiến hành nhận định
những rủi ro và đưa ra các phương hướng cụ thể để đánh giá rủi ro.
- Yếu tố bên trong: nguồn kinh phí hoạt động, chỉ tiêu tập đoàn

giao cho công ty, tình hình biến động nhân sự (cán bộ và nhân viên),
hệ thống thông tin kế toán đang được sử dụng...
- Yếu tố bên ngoài: Tình hình cạnh tranh của đối thủ, sản phẩm
thay thế, những chính sách điều tiết giá của chính phủ, quá trình hoạt
động của những nhà máy lọc dầu Dung Quất, Nghi Sơn…
2.3. T ỰC TR N
ÀN

ỂM SOÁT NỘ BỘ C U TRÌN

VÀ T U T ỀN T

DẦU QUẢN

CÔN

TY TN

BÁN

MTV XĂN

N Ã

2.3.1. ặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền
a. Đối với hoạt động bán buôn (bán cho đại lý, tổng đại lý)
Khi các bên đã thống nhất các yêu cầu về đơn hàng, khách hàng
thực hiện lập đơn đặt hàng và gửi đến bộ phận bán hàng.
Bộ phận bán hàng lập đề nghị bán hàng trình giám đốc công ty
phê duyệt và fax về phòng kinh doanh để xác nhận đồng ý bán xăng

dầu.
Phòng kinh doanh kiểm tra lại thông tin và thông báo cho bộ phận
bán hàng chấp nhận đề nghị cung ứng xăng dầu.
Bộ phận bán hàng tiến hành lập hợp đồng mua bán hàng hóa và
gửi cho khách hàng xác nhận.
Kế toán hàng hóa căn cứ vào đề nghị bán hàng tiến hành lập
phiếu xuất kho, sau đó trình kế toán trưởng ký duyệt.
Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho và nhân viên bán hàng của
công ty tiến hành giao nhận hàng hóa.


12
Dựa vào những chứng từ được bộ phận bán hàng cung cấp, kế
toán công ty tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu và tiến hành ghi nhận
doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, tiền và tương đương tiền hoặc
nợ phải thu khách hàng, kê khai thuế giá trị gia tăng phải nộp.
b. Đối với hoạt động bán lẻ (bán lẻ trực tiếp)
Sau khi xăng được nhân viên bán hàng cung cấp cho khách lẻ,
nếu khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn, nhân viên bán hàng sẽ xuất
hóa đơn và giao cho khách hàng. Trường hợp khách không lấy hóa
đơn, cuối ngày, nhân viên bán hàng vẫn tổng hợp doanh số bán trong
ngày và xuất hóa đơn với lượng hàng đã bán với mã “khách hàng
vãng lai”, sau đó lập báo cáo bán hàng trên hệ thống phần mềm kế
toán của công ty và chuyển tiền qua tài khoản ngân hàng hoặc nộp
tiền về phòng kế toán của công ty.
Cuối tuần, nhân viên bán hàng chuyển toàn bộ hóa đơn và báo
cáo bán hàng lên cho phòng kinh doanh để kiểm tra và đối chiếu với
số liệu đã nhập hằng ngày lên phần mềm.
Phòng kế toán sẽ tiến hành lập hóa đơn và phiếu thu tiền và ghi
nhận nghiệp vụ bán hàng, bao gồm: Lập phiếu xuất kho ghi nhận giá

vốn hàng bán; Lập phiếu thu để ghi nhận doanh thu, tăng quỹ tiền
mặt và kê khai thuế giá trị gia tăng.
Cuối mỗi ngày, kế toán thực hiện nộp toàn bộ tiền mặt hiện có
vào tài khoản ngân hàng, ghi tăng tài khoản ngân hàng.
2.3.2. Mục tiêu kiểm soát
Có ba mục tiêu trong mọi hoạt động của công ty là:
- Mục tiêu an toàn trong phòng chống cháy nổ, an ninh năng
lượng, và đảm bảo an toàn về tài chính.
- Mục tiêu đạt được doanh thu và lợi nhuận cao trong hoạt động
sản xuất kinh doanh.


13
- Mục tiêu tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước cũng như
quy định của tập đoàn xăng dầu và các chính sách khác do công ty
đặt ra.
2.3.3. Tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng và thu tiền
a. Tổ chức thu thập và luân chuyển chứng từ
Công ty thiết kế và áp dụng các loại chứng từ như: Đơn đặt hàng,
đề nghị bán hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản giao, hóa đơn,
phiếu thu, giấy báo ngân hàng, báo cáo bán hàng – bán lẻ, bảng kê
nộp tiền hàng ngày, bảng đối chiếu công nợ với khách hàng, báo cáo
tổng hợp doanh số…
b. Hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán
- Sử dụng hệ thống tài khoản kế toán tuân thủ theo quy định của
chuẩn mực và chế độ kế toán và được cụ thể hóa trên chương trình
phần mềm kế toán của công ty.
- Lập và duy trì các báo cáo số liệu cần thiết như: Báo cáo bán
hàng định kỳ hàng tuần/tháng/quý/năm, báo cáo tồn kho, báo cáo

tình hình thu hồi công nợ, báo cáo tài chính…
c. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Chứng từ chỉ được phép sử dụng để ghi chép và lưu giữ khi có
đầy đủ nội dung và chữ ký của những cá nhân theo quy định. Đồng
thời, sổ sách phải ghi nhận kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2.3.4. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền
a. Tiếp nhận và xử lý đơn hàng: Khi có đủ những giấy tờ yêu
cầu từ khách hàng, phòng kinh doanh sẽ kiểm tra, xác nhận thông tin
và gửi cho kế toán công nợ để kiểm tra mức công nợ cho phép đã ghi
trong hợp đồng. Khi số dư vượt hạn mức cho phép, kế toán công nợ


14
phải thông báo đến kế toán trưởng, nếu kế toán trưởng phê duyệt bán
hàng, những công việc tiếp theo được thực hiện, nếu không đồng ý
bán hàng thì thông báo đến khách hàng là từ chối bán.
b. Xuất kho giao hàng cho khách hàng:
- Xuất tại kho công ty: Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của phiếu xuất
kho, bộ phận kho sẽ cho xe vào kho nhận hàng. Hàng được chuyển
ra khu vực bên ngoài để tiến hành đo chiều cao của phương tiện,
lượng hàng so với tấm mức, niêm chì trên, niêm chì dưới và vận
chuyển đến khách hàng.
- Xuất tại các cửa hàng xăng dầu trực thuộc: Nhân viên dựa vào
cột bơm điện tử đế xuất đúng số lượng tương ứng với số tiền khách
hàng chi trả.
c. Lập hóa đơn và ghi nhận nghiệp vụ bán hàng
- Đối với bán buôn cho đại lý, tổng đại lý: Khi nhận được đầy đủ
các chứng từ phát sinh, kế toán tiến hành xuất hóa đơn gửi cho khách
hàng và lưu lại. Những chứng từ trên sẽ được tập hợp, đối chiếu
trước, nếu thống nhất và chính xác sẽ là căn cứ để ghi nhận doanh

thu.
- Đối với bán tại cửa hàng xăng dầu trực thuộc: Hàng ngày, khi
bán hàng cho những khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn thì kế toán
cửa hàng sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng và giao cho khách hàng. Còn
những lần xuất bán mà không xuất hóa đơn, đến cuối mỗi ca, kế toán
cửa hàng chốt số liệu trên cột bơm điện tử và xuất một hóa đơn bán
lẻ, lập bảng kê bán hàng đồng thời nhập liệu lên phần mềm để gửi số
liệu từ phần mềm về công ty.
d. Thu tiền hoặc theo dõi công nợ
- Đối với bán chịu phát sinh nợ phải thu: Đầu mỗi tháng, kế toán
công nợ lập bảng tổng hợp công nợ chi tiết theo khách hàng trình kế


15
toán trưởng kiểm tra, nếu phát sinh nợ quá hạn hay trường hợp bất
thường sẽ báo cho ban giám đốc để tìm biện pháp xử lý. Đến cuối
năm, kế toán sẽ lập biên bản đối chiếu công nợ, có chữ ký của giám
đốc để gửi cho khách hàng và cửa hàng bán lẻ yêu cầu đối chiếu và
ký xác nhận. Căn cứ tình hình xác nhận nợ của khách hàng và các
cửa hàng bán lẻ xăng dầu, phòng kế toán tiến hành lập báo cáo tình
hình xác nhận nợ toàn đơn vị và báo cáo ban lãnh đạo công ty cũng
như đề xuất biện pháp xử lý đối với trường hợp không được đối
chiếu xác nhận nợ đầy đủ.
- Đối với thu tiền mặt: Kế toán tiền sẽ tiến hành lập phiếu thu,
trên phiếu thu phải có chữ ký của kế toán trưởng và ban giám đốc.
Tiền mặt thu về sẽ được thủ quỹ nhập quỹ và ghi nhận vào sổ quỹ.
Đến cuối tháng, sẽ tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt, giữa kế toán tiền
và thủ quỹ sẽ tiến hành đối chiếu, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên
nhân và giải quyết. Riêng tại các cửa hàng bán lẻ trực thuộc, cuối
mỗi ca sẽ nộp toàn bộ số tiền thu được cho cửa hàng trưởng dựa theo

số lượng hàng thực xuất ghi nhận trên cột bơm điện tử và ký vào
biên bản bàn giao, tiền nhận được trong ngày, cửa hàng trưởng phải
nộp vào tài khoản ngân hàng của công ty, không được chậm trễ vì
bất kỳ lý do gì.
- Đối với thu từ tiền gửi ngân hàng: Khi nhận được giấy báo có
của ngân hàng, kế toán tiền sẽ hạch toán vào phần mềm những
nghiệp vụ liên quan. Thông thường đến cuối mỗi ngày, kế toán tiền
sẽ in sao kê ngân hàng và đối chiếu với sổ sách ghi nhận để phát hiện
và giải quyết kịp thời các chênh lệch phát sinh.


16
2.4.
TRÌN

ÁN

Á T ỰC TR N

BÁN

MTV XĂN

ÀN

ỂM SOÁT NỘ BỘ C U

VÀ T U T ỀN T I CÔNG TY TNHH

DẦU QUẢN

N Ã

2.4.1. Những kết quả đạt đƣợc trong công tác kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng và thu tiền
Công tác kế toán chu trình bán hàng và thu tiền được tổ chức hợp
lý, phương pháp hạch toán trong chu trình bán hàng và thu tiền phù
hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty.
Các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền theo
từng phân đoạn lúc tiếp nhận và xử lý đơn hàng, tiến hành giao hàng
cho khách hàng, thực hiện ghi nhận nghiệp vụ bán hàng đến khi thu
tiền hoặc theo dõi công nợ và xử lý hàng bán trả lại và khiếu kiện
của khách hàng được tổ chức hợp lý, các chứng từ phát sinh giữa các
bộ phận được luân chuyển nhanh chóng, kịp thời, có sự kiểm tra
chéo giữa các bộ phận.
2.4.2. Những hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ chu
trình bán hàng và thu tiền
- Hệ thống thông tin kế toán chưa đáp ứng được yêu cầu kiểm
soát.
- Thiếu những mô tả chi tiết bằng sơ đồ cụ thể.
- Chưa có kênh thu thập, tìm kiếm thông tin về đối thủ cạnh tranh.
- Vẫn chấp nhận cho đặt hàng qua điện thoại hay fax và cho
những khách hàng cũ được gối đầu nợ.
- Việc tìm hiểu khách hàng thuộc trách nhiệm của phòng kinh
doanh nhưng bộ phận xét duyệt bán chịu lại là kế toán trưởng nên
trong một số trường hợp có sự chậm trễ trong khâu bán hàng.
- Khi bán lẻ tại của hàng, không có sự phê duyệt bán hàng của
lãnh đạo hoặc các cá nhân có thẩm quyền; không yêu cầu điểm bán

17
lẻ lập đề nghị cấp hàng, không lập biên bản bàn giao, không phản
ánh nghiệp vụ giao hàng cho điểm bán lẻ trên sổ kế toán; Quy tắc bất
kiêm nhiệm tại cửa hàng bán lẻ chưa được đảm bảo, thủ kho kiêm
nhân viên bán hàng; bộ phận lập hóa đơn và thu tiền chưa tách biệt
nhau và đều do nhân viên bán hàng thực hiện, do đó việc biển thủ
tiền hàng có khả năng xảy ra; Cửa hàng chậm nhâp liệu vào phần
mềm, nộp tiền vào tài khoản và xuất hóa đơn gửi về văn phòng
chính; Cửa hàng trưởng và nhân viên bán hàng không làm biên bản
chốt số công tơ cuối ca, họ tính tay phép tính trừ số giữa số chỉ sau
và số chỉ đầu rồi nhân với đơn giá thành tiền; riêng đối với những ca
làm việc vào buổi tối, nếu cửa hàng trưởng không có mặt để nhận
bàn giao tiền thì nhân viên bán hàng sẽ mang tiền về nhà, hôm sau
mới nộp lại… dẫn đến khả năng tiền thu được bị chiếm dụng cho
mục đích cá nhân hoặc khả năng xảy ra mất mát, đồng thời vì nhập
liệu chậm nên ảnh hưởng đến tính kịp thời trong công tác kiểm tra,
đối chiếu, giải quyết các chênh lệch phát sinh trong theo dõi công nợ,
doanh số và luồng tiền; Ít tổ chức các đợt kiểm tra, khảo sát bất ngờ
đến cửa hàng.
- Là ngành kinh doanh đặc thù nên giá xăng dầu hay bị chi phối
bởi nhiều yếu tố, giá bán thường xuyên bị điều chỉnh theo quy định
của nhà nước, do đó khả năng cửa hàng đã xuất hàng bán trước thời
điểm giá xăng tăng và đợi đến khi giá xăng tăng thật mới xuất hóa
đơn cho lô hàng đó hoặc ngược lại, xuất hóa đơn bán hàng trước thời
điểm giá giảm trong khi chưa thật sự xuất bán hàng nhằm hưởng
chênh lệch giá. Đối với tình trạng này, công ty hiện nay vẫn chưa có
biện nào để kiểm soát.


18

T LUẬN C ƢƠN

2

Chương 2 đã mô tả thực trạng KSNB đối với chu trình bán hàng
và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi. Qua tìm
hiểu cho thấy KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty đã có
những kết quả mang lại trong hoạt động, song song đó thì vẫn còn
những hạn chế cần phải khắc phục.
Vì vậy, đối với các ưu điểm, công ty cần phát huy, đối với các tồn
tại công ty cần đánh giá mức độ ảnh hưởng và đưa ra những điều
chỉnh thích hợp để giảm thiểu những hạn chế trong kinh doanh và
quản lý hoạt động.


19
C ƢƠN

3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN T I CÔNG TY
TN
3.1. CƠ SỞ

MTV XĂN

DẦU QUẢNG NGÃI

Ề XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KSNB CHU

TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
- Từ thực trạng đang diễn ra tại công ty trong chu trình bán hàng
và thu tiền.
- Phù hợp với những nghiên cứu, chỉ dẫn từ Báo cáo COSO
(2013).
- Phù hợp với đặc thù trong ngành nghề kinh doanh xăng dầu,
theo đúng những chính sách và chủ trương của Nhà nước, Chính
phủ.
- Cân nhắc giữa lợi ích với chi phí bỏ ra.
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN T I CÔNG TY
TN

MTV XĂN

DẦU QUẢNG NGÃI

3.2.1. Hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát
Xây dựng và hoàn thiện lại một nền văn hóa doanh nghiệp mang
bản sắc riêng. Có văn bản quy định về sự trung thực trong giao dịch
với khách hàng, nguyên tắc bảo mật thông tin trong kinh doanh…
3.2.2. Hoàn thiện quá trình nhận định và đánh giá rủi ro
Lập kế hoạch chi tiết hơn theo từng chỉ tiêu cụ thể, bám sát vào
tình hình hoạt động của công ty. Thường xuyên cập nhật, đánh giá,
nhận xét và rút ra những ưu nhược điểm trong hoạt động một cách
kịp thời.


20

3.2.3. Hoàn thiện tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng và thu tiền
Kế toán cần ghi chép kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các
chứng từ kèm theo phải được tập hợp đầy đủ, không được để đến
cuối tháng mới tập hợp chứng từ và ghi nhận vào sổ sách.
Nâng cao năng lực của nhân viên phòng kế toán tài chính, có thể
giúp cho lãnh đạo phòng, ban giảm đốc giải quyết công việc.
3.2.4. Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng và thu tiền
- Khi có nhu cầu mua hàng, bộ phận bán hàng cần xử lý nhanh
chóng để hoàn tất các thủ tục tiếp theo.
- Thiết kế đơn đặt hàng chuẩn và thống nhất trong toàn công ty,
nên đánh trước số theo thứ tự.
- Xây dựng một định mức nợ hợp lý và phải tuân thủ đúng định
mức nợ của từng khách hàng đã đề ra từ đầu năm.
- Ban hành và quy định những trường hợp ngoại lệ sẽ được xét
duyệt cho vượt định mức nợ.
- Bộ phận kinh doanh cần kiểm tra, so sánh đơn giá được thể hiện
trên đơn đặt hàng với bảng giá bán được niêm yết chính thức, khi có
sự khác nhau cần báo ngay với khách hàng.
- Phối hợp chặt chẽ hơn nữa giữa phòng kinh doanh và phòng kế
toán tài chính để đảm bảo bán hàng kịp thời cho những khách hàng
đáp ứng đủ yêu cầu đặt ra, công nợ được theo dõi chính xác, thu hồi
đúng thời gian quy định.
- Đối với những đại lý, tổng đại lý hay cửa hàng bán lẻ có doanh
số tiêu thụ cao, thời gian thanh toán tiền nợ sớm thì công ty nên có
những chính sách khuyến khích phù hợp như tăng định mức bán
chịu, chiết khấu cao hơn... Đối với những đại lý, tổng đại lý hay cửa

21
hàng bán lẻ có doanh số tiêu thụ thấp hoặc thời gian thanh toán tiền
nợ chậm thì công ty nên chủ động có những chính sách kích thích
tiêu thụ hoặc cân đối lại hạn mức tín dụng, áp dụng nhiều biện pháp
khác nhau để thu nợ đúng hạn, tránh tình trạng nợ xấu phải lập dự
phòng.
- Trước khi giao hàng cho cửa hàng bán lẻ, bộ phận kinh doanh
cần yêu cầu cửa hàng bán lẻ lập giấy đề nghị cấp hàng và trình lãnh
đạo phê duyệt, giấy yêu cầu đề nghị cấp hàng cần được cửa hàng
trưởng ký đề nghị, trưởng phòng kinh doanh và kế toán trưởng ký
sau khi kiểm tra hạn mức, khả năng đáp ứng đơn hàng, cuối cùng là
giám đốc công ty phê duyệt. Đề nghị cấp hàng đã được duyệt sẽ
chuyển lại cho bộ phận kế toán lập phiếu xuất kho tạm ứng để theo
dõi tình hình xuất kho cho cửa hàng bán lẻ. Quá trình này sẽ hạn chế
khả năng nhân viên bán hàng giao hàng cho cửa hàng bán lẻ vượt
định mức cho phép vì trước khi lập biên bản giao hàng để gửi hàng
đi, kế toán sẽ kiểm tra tình hình thanh toán của cửa hàng bán lẻ đối
với số hàng hóa đã ứng trước đó và quyết định có xuất hàng hay
không.
- Tại thời điểm giao hàng, bộ phận giao hàng yêu cầu người có
trách nhiệm của bên nhận hàng phải ký lên biên bản bàn giao để
tránh rủi ro bên nhận hàng từ chối thanh toán với lý do không nhận
hàng từ đơn vị.
- Quy định bằng văn bản về việc phân công cho cá nhân và bộ
phận nào phụ trách lập hóa đơn, hóa đơn được lập căn cứ trên những
chứng từ cụ thể nào.
- Đối với các cửa hàng bán lẻ xăng dầu, ngoài việc vẫn duy trì
quyền quyết định các hoạt động kinh doanh tại cửa hàng cho các cửa
hàng, nên xây dựng quy định rõ ràng về thời gian lập báo cáo doanh

22
số bán hàng, xuất hóa đơn, nhập dữ liệu vào phần mềm và biện pháp
xử phạt nếu như cửa hàng trưởng không tuân thủ quy định. Đồng
thời, tại văn phòng công ty, phải cử một (vài) nhân viên độc lập phụ
trách thu thập, kiểm tra tình hình thực hiện của cửa hàng trưởng. Đến
thời điểm quy định trong ngày mà các cửa hàng trưởng vẫn chưa
thực hiện công việc theo quy định thì nhân viên này có nhiệm vụ gọi
điện, đốc thúc, nếu cửa hàng trưởng vẫn không chấp hành thực hiện
thì nhân viên này sẽ báo lên lãnh đạo công ty để có biện pháp xử lý.
Lưu ý tại thời điểm đơn giá bán xăng dầu bị điều chỉnh theo quyết
định của nhà nước, công ty nên lập hội đồng thực hiện kiểm kê cùng
lúc và kịp thời tại các cửa hàng để ghi nhận lại doanh số bán và chi
tiết hàng tồn.
- Nên thực hiện phân tích biến động doanh số bán hàng, số lượng
nhập - xuất hàng tồn kho xung quanh thời điểm biến động giá để
phát hiện những bất thường, có biện pháp xử lý một cách kịp thời.
Đầu tư thêm một số thiết bị để chủ động kiểm soát lượng hàng bán ra
tại các cửa hàng, chẳng hạn lắp thiết bị điện tử tự động trong bể chứa
và ghi nhận lại những số liệu chính xác của lượng xăng dầu tồn kho
tại bể, giúp kiểm soát được doanh số bán và công nợ phát sinh.
- Lập báo cáo phân tích lợi nhuận bán hàng để đánh giá lợi nhuận
của từng mặt hàng xuất bán, báo cáo này khá phức tạp nên có thể đầu
tư thêm vào phần mềm kế toán chức năng lập báo cáo này và yêu cầu
những nhân viên có kinh nghiệm phân tích để kết quả toàn diện, hợp
lý hơn.
- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín
dụng, mua hàng luôn nhận hóa đơn.
- Yêu cầu các cửa hàng bán lẻ vào cuối mỗi ngày phải lập báo
cáo bán hàng và nhập số liệu lên phần mềm để bộ phận bán hàng và

23
kế toán theo dõi. Đồng thời quy định thời gian nộp số tiền mặt thu
được từ bán hàng tại cửa hàng phải nộp công ty chậm nhất là ngay
liền kề ngày thu. Tổ chức những buổi kiểm kê theo kế hoạch và bất
ngờ, đột xuất để kiểm tra lượng hàng tồn kho tại cửa hàng, đối chiếu
với báo cáo bán hàng xem có chênh lệch hay không, nếu có sẽ truy
tìm nguyên nhân và quy trách nhiệm.
T LUẬN C ƢƠN

3

Trên đây là những biện pháp mang tính chủ quan của tác giả dựa
vào những hiểu biết tình hình thực tế và khuôn mẫu của báo cáo
COSO 2013 làm nền tảng và hông qua những tìm hiểu, phân tích và
đánh giá trực trạng đang diễn ra tại công ty. Tuy nhiên, các giải pháp
được tác giả đưa ra dựa vào những hiểu biết về KSNB ở giai đoạn
hiện tại, trong khi môi trường kinh doanh vi mô và vĩ mô của công ty
không ngừng thay đổi, chứa đựng nhiều loại rủi ro mới, phức tạp và
khó đoán biết hơn. Vì vậy, chính công ty phải thường xuyên giám
sát, kiểm ra, đôn đốc và kịp thời nắm bắt được biến động kinh doanh
để nhanh chóng đưa ra những giải pháp hữu hiệu giúp ngăn ngừa và
kiểm soát rủi ro một cách hiệu quả quả nhất.