Slide thuyết trình chương 6 hoạch định quản trị

Chương

6 HOẠCH
ĐỊNH

QUẢN TRỊ

Môn học: Quản trị học

Giảng viên: Nguyễn Hoàng Phước Hiền

Mục lục

1. Khá niệm và mục đích hoạch định
2. Phân loại hoạch định
3. Mục tiêu: Nền tảng của hoạch định
4. Hoạch định chiến lược
5. Hoạch định tác nghiệp
6. Tổ chức, điều hành và kiểm sốt trong cơng tác hoạch định

1.Khái niệm và mục đích của hoạch định:

1.1 Khái niệm:

-Hoạch định hay còn gọi là lập kế hoạch hoặc kế hoạch hóa
kinh doanh gồm nhiều quan niệm khác nhau:

Thứ nhất: Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu
và xác định những biện pháp tốt nhất để đạt được những mục
tiêu đó

Thứ hai: Hoạch định là q trình chuẩn bị đối phó với những
thay đổi và tính khơng chắc chắn bằng việc trù liệu những
cách thức hành động trong tương lai

1.Khái niệm và mục đích của hoạch định:

1.1 Khái niệm:

 Tóm lại: Xét về mặt bản chất, hoạch định là một hoạt động
chủ quan, có ý thức, có tổ chức của con người trên cơ sở
nhận thức và vận dụng các quy luật khách quan nhằm xác
định mục tiêu, phương án, bước đi, trình tự và cách thức
tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh

1.2 Mục đích:

• Xác định hướng đi
• Tập trung vào mục tiêu tránh sự lãng phí
• Tạo sự hợp tác và phối hợp giữa cá nhân

và bộ phận trong tổ chức
• Thích nghi với mơi trường bên ngồi
• Hỗ trợ kiểm tra tình hình các mục tiêu
• Xác định trách nhiệm các bên

2. Phân loại hoạch
định:

Hoạch định được phân loại theo nhiều cách khác nhau như:
+ Dựa vào thời gian (hoạch định ngắn hạn, hoạch định trung

hạn và hoạch định dài hạn)
+ Dựa vào cấp độ (hoạch định vĩ mô, hoạch định vi mô)
+ Dựa vào mức độ (hoạch định chiến lược, hoạch định tác
nghiệp)
+ Dựa vào phạm vi (hoạch định toàn diện, hoạch định từng
phần)
+ Dựa vào lĩnh vực kinh doanh (dịch vụ, tài chính, nhân
sự...).

2. Phân loại hoạch
định:

Theo J. Stoner, hệ thống hoạch
định của một tổ chức bao gồm:

2. Phân loại hoạch định:

Harold Koontz và Cyril O’Donnell phân chia việc hoạch định của một tổ chức thành
các nội dung như sau:

● Nhiệm vụ và mục đích: giải thích lý do mà một tổ chức tồn
tại và phát triển.

● Mục tiêu: là các kết quả mong đợi mà một tổ chức nhắm đến
trong tương lai, gồm mục tiêu của tổ chức và mục tiêu bộ
phận.

● Chiến lược: chỉ ra các chính sách và chương trình hành động
tổng quát và sự triển khai các nguồn lực quan trọng để đạt
được các mục tiêu toàn diện.

● Các chính sách: là những kế hoạch bao gồm các điều khoản
và những qui định chung để hướng dẫn hoặc khai thông những
suy nghĩ và hành động khi quyết định, đảm bảo cho các quyết
định phù hợp với mục tiêu.

2. Phân loại hoạch định:

Harold Koontz và Cyril O’Donnell phân chia việc hoạch định của một tổ chức thành
các nội dung như sau:

● Các thủ tục và quy tắc: thủ tục là những sự hướng dẫn về
hành động phải tuân theo để thực hiện một công việc nào đó.
Quy tắc giải thích rõ hành động nào được phép và không được
phép làm.

● Các chương trình: là sự cụ thể hóa các chính sách, chiến
lược, các nhiệm vụ được giao, các bước phải tiến hành, các
nguồn lực cần được sử dụng ... để đạt được kết quả nào đó.

● Ngân quỹ: là một bản tường trình về các kết quả mong muốn
được biểu thị bằng các con số. Ngân quỹ còn là một phương
tiện để kiểm tra.

3. Mục tiêu: Nền tảng của hoạch định

3.1 Khái niệm và phân loại mục tiêu

3.1.1 Khái niệm

-Mục tiêu: Mục tiêu là những mong đợi mà nhà quản trị muốn đạt được trong tương
lai cho tổ chức của mình, là phương tiện để đạt tới sứ mạng. Mục tiêu trả lời cho câu
hỏi : đơn vị tồn tại để làm gì?
-Sứ mạng: là bản tuyên bố về lý do tồn tại của tổ chức, nó xác định phạm vi và các
hoạt động kinh doanh cơ bản của một tổ chức. Sứ mạng trả lời cho câu hỏi : vì sao
phải có đơn vị?

3.1.2 Phân loại mục
tiêu

*Căn cứ vào thời gian:

Mục tiêu ngắn hạn: là Mục tiêu trung Mục tiêu dài hạn:
những mục tiêu mà tổ hạn: là những mục là những mục tiêu
có tính chất chiến
chức cần đạt được tiêu đòi hỏi thời lược trong dài hạn
trong ngắn hạn (thời gian từ một đến (thời gian dài hơn
hạn dưới một năm)
năm năm năm năm)

3.1.2 Phân loại mục
*Căn cứ vàoticêấup độ quản lí:

1 Mục tiêu chiến lược:

Là các mục tiêu có tính bao qt, gắn với cấp độ tổng thể của
một tổ chức, xác định nơi hoặc các trạng thái mà tổ chức
muốn đạt được trong tương lai.

2 Mục tiêu chiến thuật:

Xác định các kết quả cần đạt được tại các đơn vị và các bộ
phận chủ yếu trong một tổ chức. Gắn với quản trị bậc trung và
xác định những gì mà các đơn vị cơ sở cần phải hoàn thành
nhằm hướng đến việc thực hiện các mục tiêu tổng thể của tổ
chức.

3 Mục tiêu tác nghiệp:

Xác định cụ thể các kết quả cần đạt được tại các bộ phận, các
nhóm và các cá nhân. Các mục tiêu tác nghiệp cần tỉ mỉ, chính
xác và có khả năng đo lường được.

3.1.2 Phân loại mục
*Căn cứ vàtoiêyuếu tố lượng hóa định tính và định

lượng:

Mục tiêu định tính: khơng thể đo lường được hoặc rất khó đo
lường. Chúng thường liên quan đến việc cải thiện chất lượng,
tăng cường hình ảnh thương hiệu, hoặc nâng cao sự hài lòng của
khách hàng.

Mục tiêu định lượng: chỉ ra rõ ràng những kết quả có thể đo
lường được. Chúng thường liên quan đến các chỉ tiêu như
doanh số, lợi nhuận, thị phần, hoặc số lượng khách hàng mới.

3.1.2 Phân loại mục tiêu

*Căn cứ vào bản chất:

-Mục tiêu tuyên bố: tuyên bố một cách chính thức đến các đối tượng
liên quan bên trong và bên ngoài tổ chức. Các mục tiêu này thường thấy
trong các bản tuyên bố về tầm nhìn, sứ mạng, các báo cáo hàng năm
hoặc các lời tuyên bố liên quan đến cộng đồng hoặc các nhóm lợi ích
khác nhau.

-Mục tiêu thật: là mục tiêu mà doanh nghiệp hay tổ chức thực sự
mong muốn đạt được. Để biết được mục tiêu thật của một tổ chức
chúng ta nên quan sát những gì mà tổ chức đó thật sự ưu tiên.

3.2 Vai trò của mục tiêu

- Là nền tảng của hoạch định, nhằm xây dựng hệ thống quản trị.
- Linh hoạt phát triển với những kết quả mong đợi ngày càng cao hơn(trên cơ
sở xem xét các nguồn lực hiện có hoặc sẽ có) khi hướng đến mục đích dài hạn
có tính chiến lược của tổ chức
- Ngoài ra, mục tiêu quản trị cịn có những vai trị quan trọng khác tùy theo
‘kiểu quản trị':

+Quản trị theo tình huống: căn cứ để đánh giá và phân tích tình huống
+Quản trị theo chương trình: căn cứ cho từng bộ phận chức năng thực hiện.
+Quản trị theo mục tiêu: giữ vai trò then chốt, gắn liền và chi phối mọi
hoạt động của quản trị.

3.3 Nguyên tắc đặt mục tiêu: SMART

SMART

S M A R T

Specific Measurable Achievable Realistic Time bound

Mục tiêu đặt ra Đo lường được Thiết lập mục Thiết lập, thực Mọi mục tiêu
phải rõ ràng, chính xác tiến độ tiêu có kỳ vọng, hiện mục tiêu cần đều cần gắn với
không mơ hồ, triển khai công thử thách nhưng có tầm nhìn rộng, một thời hạn cụ
tránh nhầm lẫn, việc, hoàn thành không trở thành nhưng đồng thời
chệch hướng khi vô vọng, bất khả cũng rất cần đảm thể, rõ ràng.
mục tiêu. bảo yếu tố thực tế
thực hiện thi.

3.4 Quản trị theo mục tiêu (Management by
objectives – MBO)

3.4.1 Khái niệm

Quản trị theo mục tiêu là phương pháp quản trị
trong đó nhà quản trị và những thuộc cấp cùng
nhau thiết lập mục tiêu rõ ràng. Những mục tiêu
này được các thành viên tự cam kết thực hiện và
kiểm soát.

3.4.2 Đặc điểm của phương pháp
3.4.2.1 Các yếuMtBốOcơ

Quản trị theboảmnục tiêu bao gồm bốn yếu tố cơ bản:

Sự cam kết Sự hợp tác Sự tự nguyện Tổ chức kiểm
của các quản của các thành tự giác với tinh soát định kỳ
trị viên cao viên trong tổ thần tự quản để việc thực hiện

cấp với hệ chức để xây thực hiện kế kế hoạch
thống MBO dựng mục tiêu hoạch chung
chung

3.4.2.2 Ưu
điểm

- Xác định mục tiêu xác đáng hơn, làm cho mục tiêu của tổ
chức và mục tiêu cá nhân đạt được sự thống nhất.
- Tạo ra sự kích thích tinh thần hăng hái và nâng cao trách
nhiệm của các thành viên, các bộ phận tham gia việc quản
trị.
- Tạo điều kiện cho mỗi cá nhân có cơ hội phát triển năng
lực của mình.
- Kiểm tra, kiểm sốt dễ dàng, chủ động và sát sao hơn.
Nắm bắt kịp thời khả năng thực hiện công việc của tổ chức
trên cơ sở kết quả thực hiện mục tiêu của mỗi thành viên và
điều chỉnh các sai lệch so với kế hoạch để đảm bảo đạt mục
tiêu chung.

3.4.2.3 Nhược
điểm

• Sự thay đổi của mơi trường dễ làm mục tiêu bị chệch hướng,
gây bối rối trước tình huống mới.

• Cần một cơng cụ quản lí tốt, cấp quản lí có năng lực và
một mơi trường nội bộ lí tưởng. Cần những nhân viên có
phẩm chất tốt, có năng lực và đặc biệt tinh thần tự giác, tự
nguyện hành động vì mục tiêu chung.

• Tốn kém thời gian

• Sự nguy hiểm của tính cứng nhắc, cơ hội bị bỏ qua do
ngần ngại thay đổi mục tiêu trong hoàn cảnh mới.