Quản lý hành chính văn phòng tại trung tâm hành chính công tỉnh bắc ninh

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG

QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
TẠI TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG

TỈNH BẮC NINH

LUẬN VĂN THẠC SỸ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

NGÀNH: QUẢN LÝ KINH TẾ

THÁI NGUYÊN - 2023

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG

QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
TẠI TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG

TỈNH BẮC NINH

NGÀNH: QUẢN LÝ KINH TẾ
Mã số: 8.31.01.10

LUẬN VĂN THẠC SỸ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Thị Phương Hảo

THÁI NGUYÊN - 2023

i

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn với tên đề tài "Quản lý hành chính văn phịng
tại Trung tâm Hành chính cơng tỉnh Bắc Ninh" là cơng trình nghiên cứu của
riêng tơi. Các số liệu nghiên cứu trong luận văn là hồn tồn trung thực, chính
xác và có nguồn gốc rõ ràng.

Những kết quả nêu trong luận văn chưa từng được ai cơng bố trong bất kỳ
cơng trình nào khác.

Bắc Ninh, ngày tháng 9 năm 2022
Tác giả

Nguyễn Thị Thu Hương

ii

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu và hồn thành luận văn, tơi đã
nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo, sự giúp đỡ, động
viên của bạn bè, đồng nghiệp và gia đình.

Nhân dịp hoàn thành luận văn, cho phép tơi được bày tỏ lịng kính trọng

và biết ơn sâu sắc tới TS. Nguyễn Thị Phương Hảo người hướng dẫn khoa học
đã tận tình hướng dẫn, dành nhiều cơng sức, thời gian và tạo điều kiện cho tôi
trong suốt quá trình học tập và thực hiện đề tài.

Xin chân thành cảm ơn các thầy, cô của Khoa Đào tạo Sau Đại học – Trường
Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh – Đại học Thái Nguyên đã tạo điều kiện
thuận lợi và giúp đỡ cho tôi trong học tập, nghiên cứu.

Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo, cán bộ viên chức Lãnh đạo
Trung tâm Hành chính cơng tỉnh Bắc Ninh đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho tơi trong
suốt q trình thực hiện đề tài.

Xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân, bạn bè, đồng nghiệp đã tạo mọi
điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tơi về mọi mặt, động viên khuyến khích tơi hồn
thành luận văn./.

Bắc Ninh, ngày tháng 9 năm 2022
Tác giả

Nguyễn Thị Thu Hương

iii

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN .................................................................................................. i
LỜI CẢM ƠN .......................................................................................................ii
MỤC LỤC............................................................................................................iii
KÍ HIỆU CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT................................................................iv
DANH MỤC BẢNG, BIỂU, HÌNH .................................................................... v
MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 1

1. Tính cấp thiết của đề tài ..................................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu........................................................................................... 3
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn ................................................ 4
4. Ý nghĩa của đề tài............................................................................................... 4
5. Bố cục của luận văn ........................................................................................... 5
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ HÀNH
CHÍNH VĂN PHỊNG ......................................................................................... 6
1.1. Cơ sở lý luận về quản lý hành chính văn phịng ............................................. 6
1.1.1. Các khái niệm............................................................................................... 6
1.1.2. Vai trò và chức năng của quản lý hành chính văn phịng .......................... 10
1.1.3. Cơng tác quản lý hành chính văn phịng .................................................... 13
1.1.4. Nội dung nghiên cứu quản lý hành chính văn phịng ................................ 32
1.1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý hành chính văn phịng ........................ 34
1.2. Cơ sở thực tiễn về quản lý hành chính văn phịng ......................................... 36
1.2.1. Kinh nghiệm quản lý hành chính văn phịng của một số cơ quan, đơn vị.36
1.2.2. Bài học kinh nghiệm rút ra cho Trung tâm Hành chính cơng tỉnh Bắc Ninh
.............................................................................................................................. 38
CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .............................................. 40
2.1. Câu hỏi nghiên cứu ....................................................................................... 40

iv

2.2. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................40
2.2.1. Phương pháp thu thập dữ liệu ................................................................... 40
2.2.2. Phương pháp xử lý số liệu ......................................................................... 42
2.2.3. Phương pháp phân tích số liệu...................................................................42
2.3. Hệ thống chỉ tiêu nghiên cứu ........................................................................ 42
CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI
TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CƠNG TỈNH BẮC NINH ............................ 44
3.1. Khái qt về Trung tâm Hành chính cơng tỉnh Bắc Ninh ............................ 44

3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm hành chính cơng tỉnh
Bắc Ninh...............................................................................................................44
3.1.2. Cơ cấu, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Hành
chính cơng tỉnh Bắc Ninh.....................................................................................45
3.1.3. Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm Hành chính cơng
tỉnh Bắc Ninh ....................................................................................................... 48
3.1.4. Kết quả hoạt động của Trung tâm Hành chính cơng tỉnh Bắc Ninh..........49
3.2. Thực trạng quản lý hành chính văn phịng tại Trung tâm Hành chính cơng
tỉnh Bắc Ninh ....................................................................................................... 53
3.2.1. Tổ chức bộ máy và điều hành cơng việc của Phịng Hành chính quản trị
của Trung tâm Hành chính cơng tỉnh Bắc Ninh .................................................. 53
3.2.2. Thực trạng quản lý công tác nghiệp vụ hành chính văn phịng ................. 55
3.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý hành chính văn phịng tại Trung tâm
Hành chính cơng tỉnh Bắc Ninh ........................................................................... 70
3.3.1. Yếu tố kinh tế - xã hội................................................................................70
3.3.2. Yếu tố văn hóa ........................................................................................... 72
3.3.3. Yếu tố con người ........................................................................................ 74
3.3.4. Yếu tố tổ chức ............................................................................................ 75

v

3.4. Đánh giá chung về cơng tác quản lý hành chính văn phịng tại trung tâm Hành
chính cơng tỉnh Bắc Ninh.....................................................................................76
3.4.1. Những thành công ...................................................................................... 76
3.4.2. Những hạn chế tồn tại ................................................................................ 78
3.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế ............................................................... 79
CHƯƠNG 4 :GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN
PHỊNG TẠI TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CƠNG TỈNH BẮC NINH .... 81
4.1. Định hướng và mục tiêu quản lý hành chính văn phịng tại Trung tâm Hành
chính cơng tỉnh Bắc Ninh.....................................................................................81

4.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính văn
phịng đáp ứng hiện đại hóa nền hành chính tại Trung tâm Hành chính cơng tỉnh
Bắc Ninh giai đoạn 2025 - 2030 .......................................................................... 83
4.2.1. Giải pháp về cơng tác nghiệp vụ hành chính văn phịng ........................... 83
4.2.2. Giải pháp về công tác hậu cần .................................................................. 91
4.2.3. Giải pháp về công tác quản lý cơ sở vật chất.............................................91
KẾT LUẬN ......................................................................................................... 92
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................. 94
PHỤ LỤC ............................................................................................................ 97

Từ viết tắt iv
UBND
HĐND KÍ HIỆU CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT
HCC Giải nghĩa
TTHC Ủy ban nhân dân
PCCC Hội đồng nhân dân
CBCC Hành chính cơng
Thủ tục hành chính
Phòng cháy chữa cháy
Cán bộ công chức

v

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, HÌNH
Bảng 3.1. Các Sở, Ban, Ngành của tỉnh Bắc Ninh .............................................. 44
Bảng 3.2. Số lượng và trình độ cán bộ tại Trung tâm HCC tỉnh Bắc Ninh ......... 48
Bảng 3.3. Tổng hợp ý kiến đánh giá việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

của Phịng Hành chính quản trị - Trung tâm HCC tỉnh Bắc Ninh...........56
Bảng 3.4. Số lượng văn bản đi – đến tại Trung tâm Hành chính cơng tỉnh Bắc

Ninh .......................................................................................................... 59
Bảng 3.5. Khảo sát công việc trước khi bắt đầu ngày làm việc...........................73
Bảng 3.6. Cơ cấu theo trình độ của CBCCVC Phịng Hành chính quản trị ....... 74

SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1. Chức năng hoạt động của nhà quản lý hành chính văn phịng ....... 14
Sơ đồ 2.1: Quy trình nghiên cứu ........................................................................42

HÌNH
Hình 3.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức Trung tâm hành chính cơng tỉnh Bắc Ninh......45

BIỂU ĐỒ
Biểu 3.1. Đánh giá chất lượng công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị của

Phịng Hành chính quản trị - Trung tâm HCC tỉnh Bắc Ninh ................. 58
Biểu 3.2. Đánh giá việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn

thư, lưu trữ tại Phịng Hành chính quản trị - Trung tâm HCC công tỉnh
Bắc Ninh .................................................................................................. 62
Hình 3.2. Trang chủ phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và Điều hành tác
nghiệp ....................................................................................................... 67
Biểu 3.3. Đánh giá mức độ quan tâm của lãnh đạo Trung tâm đối với việc thực
hiện hiện đại hóa cơng tác văn phịng và ứng dụng CNTT tại phòng hành
chính quản trị ........................................................................................... 76

1

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Quản lý hành chính là việc quản trị và áp dụng các quy trình của một văn

phịng, doanh nghiệp hoặc tổ chức. Nó liên quan đến việc tổ chức hiệu quả về
con người và thông qua những yếu tố về nguồn lực khác để đạt được các mục
tiêu của tổ chức. Thơng tin chính là chìa kháo để các tổ chức tận dụng nguồn lực
về con người và gia tăng giá trị cho tổ chức. Các công ty, doanh nghiệp hay tổ
chức hành chính nhà nước sẽ lỏng lẻo và gặp khó khăn khi khơng có quản lý
hành chính.

Quản lý hành chính là q trình quản lý thơng tin của con người, liên quan
đến việc lưu trữ và phân phối thông tin cho những người trong cùng tổ chức để
nắm bắt và quản lý con người tốt hơn. Quản lý hành chính đã trở thành một chức
năng quan trọng đối với mọi tổ chức muốn thành cơng và đóng vai trị quan
trọng để bảo đảm cho công ty, doanh nghiệp hay tổ chức hành chính hoạt động
một cách trơn tru. Bất cứ ai hay đối tượng nào tham gia vào quá trình lập kế
hoạch, điều phối, chỉ đạo và kiểm sốt các khía cạnh khác nhau của tổ chức hay
doanh nghiệp thì đều được gọi là quản lý hành chính.

Quản lý hành chính văn phịng là quan trọng không thể thiếu trong hoạt
động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện
tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt cơng tác
Hành chính văn phịng bởi Hành chính văn phịng là bộ phận tổ chức giúp việc
trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục
vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo. Vì vậy, nếu cơng tác
Hành chính văn phịng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì
việc quản lý và điều hành công việc của tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng,

2

thúc đẩy việc triển khai hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Hành chính
văn phịng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại, là “cửa ngõ”,
là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo tổ chức, cơ quan. Đồng thời, các hoạt động
tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, công tác tổng hợp, hậu cần… cũng như
quan hệ trực tiếp với các phòng ban trong cơ quan. Với vị thế đó, cơng tác hành
chính văn phịng được coi là công tác không thể thiếu trong hoạt động quản trị
của cơ quan, tổ chức.

Trung tâm Hành chính cơng tỉnh Bắc Ninh là tổ chức thực hiện chức năng
quản lý hành chính cho UBND tỉnh Bắc Ninh. Những năm qua, được sự chỉ đạo,
giúp đỡ của các cơ quan Trung ương; sự lãnh đạo, chỉ đạo quyết liệt Tỉnh ủy,
HĐND, UBND tỉnh; sự ủng hộ, phối hợp có hiệu quả của các sở, ban, ngành, địa
phương; sự tham gia tích cực của cộng đồng doanh nghiệp và nhân dân trong
tỉnh, thông qua cơ chế quản lý vận hành mới, mọi kiến nghị của các tổ chức,
doanh nghiệp, người dân đã được tiếp nhận, giải quyết kịp thời, đúng quy định
của pháp luật; từng bước làm thay đổi phương thức làm việc; nâng cao trách
nhiệm, thái độ phục vụ tổ chức, công dân của cơ quan nhà nước các cấp và cán
bộ, công chức, viên chức; cải tiến chất lượng phục vụ; từng bước đáp ứng sự hài
lòng của người dân, doanh nghiệp.

Bên cạnh những kết quả đạt được, trong q trình hoạt động Trung tâm
Hành chính cơng tỉnh vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: (1) vai trò, chức năng,
quyền hạn được giao của Trung tâm cịn hạn chế; chưa có quy định cụ thể thống
nhất tổ chức từ tỉnh đến xã. (2) Tính liên thơng trong xử lý cơng việc cịn hạn
chế; việc phối hợp giải quyết các TTHC có liên quan giữa các cơ quan hành
chính có lúc, có nơi chưa thống nhất, việc thực hiện giải quyết các TTHC liên
thông giữa các cấp, các ngành thuộc tỉnh với các cơ quan của trung ương được tổ
chức theo ngành dọc đặt tại địa phương cịn khó khăn. (3) Tỷ lệ hồ sơ thực hiện

3

dịch vụ công thấp: cấp tỉnh đạt 27,7%, cấp huyện 0,05%, cấp xã chưa có hồ sơ
trực tuyến; tỷ lệ hồ sơ bị trễ hẹn chiếm 1,25%. (4) Đầu mối tiếp xúc của người
dân, doanh nghiệp khi có nhu cầu được giải quyết ở một số TTHC chưa giảm mà
chỉ là thay đổi cách tiếp xúc. (5) các biện pháp triển khai “4 tại chỗ” chưa quyết
liệt, khoa học như: việc phân cấp, ủy quyền chưa đảm bảo cán bộ làm việc tại
Trung tâm có đủ thẩm quyền hướng dẫn, tiếp nhận, xử lý; chưa ứng dụng chữ ký
số trên phần mềm Dịch vụ công... (6) Việc ứng dụng, khai thác các thiết bị
CNTT của người dân chưa cao: 61,76% người dân/doanh nghiệp vẫn ưu tiên lựa
chọn hình thức đến trực tiếp và nộp hồ sơ giấy, có 18% nộp hồ sơ trực tuyến qua
mạng Internet… (Trung tâm HCC tỉnh Bắc Ninh, Đề án đổi mới…, 2020).

Xuất phát từ những lý do trên nên tôi quyết định lựa chọn đề tài “Quản lý
hành chính văn phịng tại Trung tâm Hành chính cơng tỉnh Bắc Ninh” với
mong muốn góp phần hồn thiện, củng cố và nâng cao hiệu quả hoạt động của
cơng tác hành chính văn phịng tại Trung tâm Hành chính cơng tỉnh Bắc Ninh.
2. Mục tiêu nghiên cứu
2.1. Mục tiêu chung

Các nghiên cứu của luận văn nhằm đưa hoạt động quản lý hành chính văn
phịng của Trung tâm Hành chính cơng tỉnh Bắc Ninh được làm việc khoa học,
trật tự, nề nếp góp phần vào cơng tác quản lý và điều hành công việc của UBND
tỉnh Bắc Ninh được thông suốt, chất lượng.
2.2. Mục tiêu cụ thể

- Nghiên cứu các vấn đề lý luận về cơng tác quản lý hành chính văn phịng
tại Trung tâm Hành chính cơng cấp tỉnh.

- Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý hành chính văn phịng tại Trung
tâm Hành chính cơng tỉnh Bắc Ninh giai đoạn 2018 - 2022.

- Đề xuất các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng cơng tác quản lý hành
chính văn phịng tại Trung tâm Hành chính cơng tỉnh Bắc Ninh.

4

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
3.1. Đối tượng nghiên cứu:

Các vấn đề liên quan đến cơng tác quản lý hành chính văn phịng tại Trung
tâm Hành chính cơng tỉnh Bắc Ninh.
3.2. Phạm vi không gian:

Đề tài nghiên cứu cơng tác quản lý hành chính văn phịng tại Trung tâm
Hành chính cơng tỉnh Bắc Ninh.
3.3. Phạm vi về thời gian:

Số liệu thứ cấp được tổng hợp trong giai đoạn: 2018 - 2022;
Số liệu sơ cấp được điều tra khảo sát từ 1/2022 đến 3/2022
Giải pháp được đề xuất cho giai đoạn 2025-2030.
3.4. Phạm vi nghiên cứu về nội dung
Công tác quản lý hành chính văn phịng tại Trung tâm Hành chính cơng tỉnh
Bắc Ninh.
4. Ý nghĩa của đề tài
- Ý nghĩa lý luận:
Bài khóa luận này giúp cho học viên có thể hiểu được tầm quan trọng trong
cơng tác tổ chức và quản lý văn phịng của tổ chức nói chung và của cơ quan
hành chính cấp tỉnh nói riêng. Từ đó làm cơ sở cho nhận thức vấn đề, có căn cứ
vững chắc cho chun mơn nghiệp vụ khi làm việc.
Luận văn này là nguồn cung cấp thông tin, nguồn tài liệu tham khảo cho các

đề tài nghiên cứu sau.
- Ý nghĩa thực tiễn:
+ Đối với Trung tâm Hành chính cơng tỉnh Bắc Ninh: Luận văn này giúp
cho Trung tâm thấy được tầm quan trọng của công tác tổ chức và quản lý văn
phòng một cách khoa học sẽ thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ

5

chuyên môn của Trung tâm, góp phần khơng nhỏ trong việc xây dựng giá trị
thương hiệu của Trung tâm Hành chính cơng cấp tỉnh.

+ Đối với cá nhân: Luận văn này giúp chúng tôi nhận thức sâu sắc hơn về
công tác tổ chức và quản lý văn trong việc áp dụng vào thực tiễn công việc, cụ
thể là việc tổ chức và quản lý sao cho khoa học nhất để đảm bảo cho hoạt động
của văn phịng một cách hợp lý và có hiệu quả.
5. Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm
có 4 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về quản lý hành chính văn phịng
Chương 2: Phương pháp nghiên cứu
Chương 3: Thực trạng quản lý hành chính văn phịng tại Trung tâm Hành
chính cơng tỉnh Bắc Ninh
Chương 4: Giải pháp hồn thiện quản lý hành chính văn phịng tại Trung
tâm Hành chính cơng tỉnh Bắc Ninh

6

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ

HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG

1.1. Cơ sở lý luận về quản lý hành chính văn phịng
1.1.1. Các khái niệm
1.1.1.1. Văn phòng

Văn phòng là một đơn vị trong một cơ quan, tổ chức. Trong một thời gian
dài, văn phòng thường được coi là nơi thuần túy chỉ thực hiện những công
việc giấy tờ, giải quyết những cơng việc hành chính đơn giản, có tính chất
phục vụ và những người làm việc tại văn phịng chỉ được coi là “bưng, bê,
kê, dọn” thì ngày nay, trong kỷ nguyên thông tin và những yêu cầu mới của
q trình hội nhập thì văn phịng đã trở lại vị thế mà nó vốn có: là trung tâm
điều hành của tổ chức, là bộ mặt của tổ chức. Nếu như văn phòng trước đây
chỉ là nơi giải quyết những cơng việc hành chính sự vụ, hay chỉ là nơi tiếp nhận
những người mà một lý do nào đó khơng thể làm được ở những đơn vị khá thì
hiện nay văn phịng là một bộ phận có vị trí quan trọng, khơng thể thiếu của
cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp vàtrực tiếp
của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ
quan thẩm quyền chung hoặc có quy mơ lớn thì thành lập văn phịng, những cơ
quan nhỏ thì có phịng hành chính. Chính vì thế quản trị hành chính văn
phịng được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để đảm bảo cho
vị trí này (Bộ Nội vụ, 2011).

Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa
điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.

Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, của những người
có chức vụ như Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc,…

7

Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn
ra việc thu nhận, bảo quản, lữu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc
liên quan đến công tác văn thư.

Tóm lại, Văn phịng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là nơi thu thập,xử
lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về
vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó.

Có quan niệm cho rằng văn phịng là “Văn phòng là một bộ máy điều hành
của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản
lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt
động vật chất cần thiết cho hoạt động trong mỗi cơ quan, tổ chức”. Ở quan
niệm này có thể hiểu văn phịng là một bộ phận đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rất
rộng, từ việc thực hiện các công việc điều hành như mưa sắm, bảo dưỡng, thiết
kế, xây dựng… đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được thơng suốt.
Trên thực tế văn phịng nhơ quan niệm hiện này để cập nó thường có tên gọi là
“văn phịng” hoặc “Hành chính - quản trị” hoặc “Hành chính - Tổ chức - Quản
trị” hay “Hành chính - Tổng hợp”…

Bên cạnh đó cũng có quan niệm cho rằng văn phịng chỉ là một bộ phận
thuộc khối hành chính văn phịng và chuyên thực hiện các thủ tục hành chính
như tiếp nhận và xử lý văn bản, giấy tờ, quản lý hồ sơ, tài liệu cho một cơ
quan, một tổ chức. Ở quan niệm này thì văn phịng được gọi là bộ phận “văn
thư” hoặc bộ phận “văn thư - lưu trữ” hay bộ phận “văn thư - lễ tân”.

Ở đây, chúng tôi cho rằng cần hiểu “văn phòng” là một bộ phận của một cơ

quan, doanh nghiệp. Văn phịng khơng chỉ hiểu đơn giản là bộ phận giải quyết
các cơng việc hành chính đơn giản như xử lý văn bản, quản lý con dấu hay dọn
dẹp vệ sinh mà nó phải là nơi mang lại các giá trị khác cho tổ chức như tham

8

mưu xây dựng hệ thống các quy định, cơ chế làm việc và tổ chức thực hiện quy
định đó để quản lý hệ thống; tham mưu và đảm bảo các nguồn lực của tổ chức;
phối hợp và điều hòa hoạt động của tổ chức thơng qua hệ thống kế hoạch -
chương trình hành động; tổ chức các hoạt động đối nội nhằm xây dựng bộ máy
chuyên nghiệp và vững mạnh; tổ chức các hoạt động đối ngoại để xây dựng hình
ảnh và phát triển thương hiệu, uy tín của tổ chức… Như vậy rõ ràng văn phòng
là một bộ phận rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ một cơ quan,
doanh nghiệp. Từ đó, chúng tơi đưa ra khái niệm về văn phòng của các cơ quan,
tổ chức như sau” (Bộ Nội vụ, 2011).

“Văn phịng là bộ phận khơng thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều
hành; thực hiện và hỗ trỡ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm
giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”
(Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo, 2005).
1.1.1.2. Hành chính

Hành chính: Hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự ra đời của Nhà
nước. Khái niệm hành chính có thể được hiểu theo 2 nghĩa:

Theo nghĩa rộng: hành chính gắn liền với tính quyền lực Nhà nước, do đó,
“Hành chính là cơng việc của các cơ quan quyền lực Nhà nước sử dụng quyền
lực Nhà nước trong quản lý và điều hành xã hội”.

Theo nghĩa hẹp: hành chính gắn liền với nghĩa vụ phục vụ hỗ trợ. Do đó có thể
hiểu: “Hành chính là các hoạt động điều hành cơng việc của một tổ chức nhằm đảm
bảo quá trình hoạt động thông suốt và hieeujq ủa của bộ máy quản lý”.

Như vậy, có thể hiểu: “hành chính là hoạt động chấp hành và điều hành
trong quản lý một hệ thống theo những quy ước định trước nhằm đạt được mục
tiêu của hệ thống”.

9

Từ khái niệm này ta thấy hành chính gắn liền với tính quyền lực và mang
nghĩa vụ phục vụ, hỗ trợ.

1.1.1.3. Hành chính văn phịng
Hành chính văn phịng là văn phịng diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh
doanh nghĩa là nơi soạn thảo sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ
nhằm mục đích thơng tin đạt hiệu quả cao nhất.
Cơng việc hành chính hiện diện ở khắp mọi nơi trong cơ quan, xí nghiệp, từ
phịng hành chính đến phịng nhân sự, tài vụ, kinh doanh. Tất cả khối gián tiếp từ
cấp quản trị cao cho đến nhân viên cấp dưới ai cũng phải làm cơng việc hành
chính văn phịng như sắp xếp, phân loại hồ sơ, thơng tin liên lạc, tính tốn, ghi
chép lại mọi loại hồ sơ, công văn, giấy tờ. Mỗi người tùy theo chức năng nhiệm
vụ của mình đều phải xử lý công văn giấy tờ. (Trường Đại học kinh tế kỹ thuật
công nghiệp Hà Nội, 2019).
1.1.1.4. Quản lý hành chính văn phịng
Quản lý hành chính văn phịng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu
chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thơng
tin. Văn phịng của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cho dù ở quy mô lớn hay
nhỏ, được tổ chức phức tạp hay đơn giản, nhân sự nhiều hay ít thì đều là một bộ
máy với chức năng, nhiệm vụ cụ thể, tác động và ảnh hưởng tới hoạt động của

toàn thể cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó.
Thơng qua các khái niệm trên có thể thấy đối tượng phải quản lý, quản trị ở
đây là thủ tục quy trình cơng việc, văn bản giấy tờ, xử lý thông tin dữ liệu. Đồng
thời, cơ cấu tổ chức hành chính văn phịng là tập hợp các phịng ban, bộ phận
hành chính văn phịng có mối quan hệ tương tác với nhau để thực hiện các cơng
việc hành chính văn phịng. Vì thế, cần phải cơng việc phối hợp, tiêu chuẩn hóa
để vận hành các hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp một cách trôi

10

chảy. Đây là cơng việc của người phụ trách văn phịng với các hoạt động để quản
lý và điều hành bộ máy văn phịng. Hoạt động này bao gồm các cơng việc cụ thể
với nhiều bộ phận khác nhau nên cần có sự phối hợp lẫn nhau.
1.1.2. Vai trò và chức năng của quản lý hành chính văn phịng
1.1.2.1. Vai trị

- Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ trong văn phịng: phụ thuộc vào hai nội
dung chính:

+ Chức năng, nhiệm vụ mà văn phịng được phân cơng phụ trách. Thơng
thường, văn phịng của các cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp
và chức năng hậu cần nên trong cơ cấu tổ chức của văn phòng thường xuất
hiện các bộ phận như: văn thư, tổng hợp, quản trị,… tuy nhiên, trong trường hợp
cụ thể, văn phịng có thể được phân công thực hiện các công việc khác như bảo
hiểm, nhân sự, pháp chế, xuất nhập khẩu… là điều cần thiết.

+ Khối lượng công việc thực tế mà các bộ phận phải thực hiện. Căn cứ vào
tình hình thực tế khối lượng cơng việc, người quản lý cần tính tốn để quyết
định thành lập các bộ phận nghiệp vụ dưới các hình thức khác nhau.

- Quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận nghiệp vụ. Sau khi đã
xác định được các bộ phận nghiệp vụ trực thuộc văn phòng, cần tiến hành việc quy
định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận bằng văn bản.

- Xác định số lượng nhân sự trong từng bộ phận: đảm bảo cho việc hồn
thành khối lượng cơng việc đã đề ra với kết quả cao tránh việc tồn đọng công
việc của văn phòng.

+ Xác định khối lượng công việc của từng bộ phận, từng nhân viên trong
phịng của mình.

+ Phân tích luồng cơng việc trong phịng, xác định các cơng việc có thể
kiêm nhiệm, cơng việc khơng thể kiêm nhiệm.

11

+ Tính tốn được thời gian cần thiết để hồn thành từng cơng việc, thời gian
hồn thành cơng việc của từng bộ phận. Từ đó xác định được thời gian cần
thiết để hoàn thành nhiệm vụ của phòng.

+ Xác định cá trang thiết bị cần thiết cho công việc, cho từng vị trí việc
làm.
1.1.2.2. Chức năng của quản lý hành chính văn phòng

* Chức năng tham mưu tổng hợp
Theo dõi về tình hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp trên các lĩnh
vực như việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà nước cũng
như các chủ trương, nghị quyết của cơ quan, doanh nghiệp; tình hình thực
hiện các chương trình, kế hoạch cơng tác đã được phê duyệt; tình hình thực
hiện nội quy, quy chế; tình hình tài chính….

Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh
nghiệp có cơ sở để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu
hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
* Chức năng tư vấn về văn bản Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền
tin, là phương tiện lưu trữ và truyền đạt các quyết định quản lý. Văn phịng trợ
giúp cho Tổng giám đốc về cơng tác soạn thảo văn bản để đảm bảo cho văn bản
có đầy đủ nội dung, hình thức theo u cầu, đúng thẩm quyền và đúng trình tự
thủ tục theo quy định.
Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ. Hướng dẫn
các đơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ này theo đúng
quy định.
* Chức năng tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp
Văn phịng chịu trách nhiệm trong cơng tác lễ tân như đón khách, bố trí nơi
ăn chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh tiết