Phân tích quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG
MẠI VÀ DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU PHƯƠNG AN
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Cơng Ty TNHH Thương Mại và
Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An

1.1.1 Giới thiệu về Công Ty
Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu An được thành
lập vào năm 2016, do Bà Võ Huỳnh Thiên Hương làm người đại diện và hoạt động
trên nhiều lĩnh vực như giao nhận vận tải, vận tải hàng hóa, khai thuê hải quan… và
một số ngành nghề khác.
❖ Tên công ty: Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu
Phương An
❖ Tên giao dịch nước ngoài: PHUONG AN TRADING SERVICES IMPORT
EXPORT COMPANY LIMITED
❖ Địa chỉ trụ sở: 1A210 Đường Vĩnh Lộc, Ấp 1, Xã Phạm Văn Hai, Huyện
Bình Chánh, Thành Phố Hồ Chí Minh
❖ Điện thoại: 0838309502
❖ Fax: 0838307824
❖ Mã số thuế: 0314170965
❖ Ngày hoạt động: 24/12/2016
❖ Nơi đăng ký quản lý: Chi cục thuế huyện Bình Chánh
❖ Loại doanh nghiệp: Công ty Trách nhiệm Hữu Hạn
❖ Đại diện pháp luật: Võ Huỳnh Thiên Hương

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Cơng Ty
Trong những năm gần đây kinh tế Việt Nam đã bước vào hội nhập với kinh
tế thế giới, các hoạt động kinh doanh ngoại thương giữa Việt Nam và các nước khác
diễn ra mạnh mẽ hơn. Tình hình đầu tư và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu
nhanh chóng trở thành một trong những lĩnh vực phát triển nhất tại Việt Nam. Nhận
thấy được vấn đề trên, vào năm 2016 Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Xuất
Nhập Khẩu Phương An được thành lập dưới sự lãnh đạo của Bà Võ Huỳnh Thiên

Hương và có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh. Tuy chỉ mới 4 năm thành lập
nhưng cơng ty đã không ngừng lớn mạnh và trở thành đối tác của nhiều khách hàng
trong và ngoài nước trở thành công ty chuyên nghiệp và đáng tin cậy tin cậy trong
dịch vụ giao nhận vận tải đối với tất cả các mặt hàng cũng như các loại hình xuất và
nhập khẩu.

1

Để có sự thành cơng như hơm nay là do có sự góp phần của định hướng phát
triển cơng ty đúng đắn và sự chỉ đạo tận tình của ban lãnh đạo và lấy con người làm
trọng tâm với đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm, trình độ chun mơn cao và
đầy tâm huyến với nghề, ln nhiệt tình, tận tâm và có trách nhiệm khi tư vấn cho
khách hàng, đối tác trong việc chọn lựa được những phương án vận chuyển, kinh
doanh đạt hiệu quả cao nhất, với chi phí tiết kiệm nhất cũng như giảm thiểu đến tối
đa những rủi ro cho khách hàng. công ty luôn định hướng phát triển bền vững đối
với yếu tố con người, nhân viên là lực lượng nòng cốt giúp tạo ra nhiều giá trị cho
khách hàng và uy tín cho cơng ty.

Trong suốt quá trình hoạt động, công ty đã không ngừng phát triển, mở rộng
hoạt động và ngày càng hoàn thiện chất lượng phục vụ khách hàng, cung cấp những
dịch vụ tốt nhất với giá cả phù hợp, nâng cao năng lực cạnh tranh trong thị trường
trong nước và quốc tế. Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu
Phương An đang có rất nhiều hứa hẹn và đầy tiềm năng phát triển trong tương lại
không xa.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất
Nhập Khẩu Phương An
1.2.1 Chức năng của công ty

Hiện nay công ty cung cấp các dịch vụ đầy đủ đa dạng để đáp ứng nhu cầu của

khách hàng:

- Vận tải hàng hóa bằng đường biển
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
- Dịch vụ xuất khẩu và nhập khẩu
- Dịch vụ vận tải nội địa
- Dịch vụ khai thuê hải quan
- Dịch vụ giao hàng tận nơi
- Giao nhận vận tải đa phương tiện
- Lưu kho và phân phối.

1.2.2 Nhiệm vụ của công ty
Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An ln

nổ lực hết mình để trở thành một nhà cung cấp dịch vụ Logicstic tin cậy, uy tín ở
Việt Nam cũng như trên thị trường quốc tế, để đạt được mục tiêu trên công ty đã đã
khơng ngừng hồn thành tốt các nhiệm vụ:

- Kinh doanh xuất nhập khẩu và hoạt động thương mại trong phạm vi ngành
nghề được ghi trong giấy phép kinh doanh.

2

- Thực hiện tốt các nhiệm vụ và phương hướng kinh doanh của công ty.
- Duy trì và nâng cao dịch vụ, tạo niềm tin và uy tín với khách hàng.
- Đẩy mạnh chiến lược marketing để tìm kiếm khách hàng, tăng cường hợp tác

với cơng ty trong và ngồi nước.
- Đầu tư, phát triển công ty ngày càng chuyên nghiệp và lớn mạnh trên thương

trường.
- Thông qua liên doanh, liên kết trong và ngoài nước để thực hiện việc giao

nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương tiện tiên tiến, hợp lý an toàn
trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải lưu
kho, lưu bãi, giao nhận hàng hóa và bảo đảm hàng hóa an toàn.
- Thực hiện tốt các chính sách, chế độ quản lý tài chính, phân phối lao động,
bảo vệ môi trường.
- Đào tạo, nâng cao trình độ bồi dưỡng kinh nghiện trong ngành cho các cán
bộ, nhân viên các cấp.
- Báo cáo thông kê định kỳ hàng tháng/năm theo biểu mẫu quy định của nhà
nước.
- Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ và đúng thời hạn cho nhà nước.
1.3 Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của Công Ty TNHH Thương Mại và
Dịch Vụ Xuất Nhập Phương An
1.3.1 Bộ máy tổ chức
Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An phân
chia nguồn nhân lực đúng với khả năng và trình độ của nhân viên , điều hịa nhân sự
trong cơng ty giúp cơng ty có mơi trường làm việc đầy nhiệt huyết, mưa thuận gió
hịa giữ mối quan hệ các nhân viên. Mỗi phòng ban đều có chức năng riêng, nhiệm
vụ cụ thể, phối hợp hoạt động hiệu quả liên kết liên chặt chẽ với nhau. Tổng số
nhân viên là 35 người đều có trình độ cao, chuyên môn nghiệp vụ vững vàng và
ngoại ngữ tốt.

3

GIÁM ĐỐC

PHÒNG KẾ PHÒNG KINH PHÒNG VẬN
TOÁN DOANH XUẤT TẢI

NHẬP KHẨU

BỘ PHẬN BỘ PHẬN BỘ PHẬN GIAO
SALES CHỨNG TỪ NHẬN

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức cơng ty (Nguồn: Phịng nhân sự)

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
❖ Giám đốc:
- Là người giữ chức vụ cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm trực tiếp quản

lí, đưa ra định hướng chung cho hoạt động của công ty ngắn hạn và dài hạn.
- Quản lý trực tiếp các phòng ban, ban hành quy chế quản lý nội bộ
- Quyết định lương, thưởng, phạt và các chế độ đãi ngộ, phúc lợi đối với nhân

viên công ty.
- Trực tiếp ký kết hợp đồng nhân danh công ty và chịu trách nhiệm trước cơ

quan pháp luật về những quyết định của mình.
- Tuyển dụng, kí kết hợp đồng lao động đối với nhân viên trong cơng ty.
❖ Phịng kế tốn:
- Có chức năng hạch tốn và thanh tốn các chi phí, doanh thu để đảm bảo

nguồn vốn hoạt động kinh doanh của công ty.
- Chịu trách nhiệm về các khoảng thu chi, tổ chức kiểm kê, lập báo cáo tài

chính từng năm, từng q cho cơng ty, báo cáo thuế cho chi cục thuế theo
định kỳ.

4

- Tổ chức lưu trữ, bảo quản, giữ gìn các bí mật các tài liệu, số liệu kế tốn của
cơng ty.

- Phản ánh chính xác tình hình kinh doanh của cơng ty qua các giai đoạn.
- Cập nhật các thông tư, các văn bản pháp luật mới liên quan đến tài chính kế

tốn.
❖ Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu:
● Bộ phận sales:
- Trực tiếp giao dịch với khách hàng, nghiên cứu khảo sát và tiếp cận thị

trường.
- Thực hiện tìm kiếm khách hàng trong nước và quốc tế, nắm bắt nhu cầu của

khách hàng.
- Cung cấp dịch vụ và chăm sóc khách hàng.
- Tìm hiểu về giá cả thị trường, công ty cạnh tranh và nghiên cứa, đề xuất các

phương án có lợi cho cơng ty.
● Bộ phận chứng từ:
- Chịu trách nhiệm làm và xử lí các chứng từ xuất nhập khẩu.
- Chuẩn bị đầy đủ các công văn, chứng từ cần thiết để hoàn thiện đơn hàng

cho khách hàng.
- Liên hệ với với hãng tàu để đặt chỗ và theo dõi thời gian tàu chạy giúp cho

nhân viên giao nhận hàng đúng tiến độ.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu
● Bộ phân giao nhận:

- Thay mặt người xuất, nhập khẩu đi khai báo hải quan, lấy chứng từ thông

quan hàng hóa, dán seal, bấm seal, cân đo, kiểm hàng hóa giao hàng cho
người nhận và đóng hàng xuất khẩu vận chuyển.
- Theo dõi, nắm bắt các phát sinh trong quá trình giao nhận, ghi chép vào sổ để
theo dõi để đối chiếu và lưu trữ.
- Phối hợp với phịng kế tốn trong việc thanh tốn các chi phí cho người giao
nhận.
- Giao nhận hồ sơ, hợp đồng, nghiệm thu hóa đơn và các chứng từ liên quan
khác.
- Giúp chủ hàng trong việc khiếu nại địi bồi thường nếu có tranh chấp hoặc
tổn thất xảy ra
❖ Phòng vận tải:
- Quản lý giá cước vận chuyển, các khoản phí và lệ phí thuộc lĩnh vực vận tải.

5

- Điều hành hoạt động, sắp xếp hàng hóa, bố trí phương tiện vận tải để vận
chuyển hàng hóa theo đúng kế hoạch.

- Kiểm tra, bảo dưỡng xe theo đúng định kì, đảm bảo xe ln trong tình trạng
tốt phục vụ nhu cầu vận chuyển.

1.4 Tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của Công Ty TNHH Thương
Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An từ năm 2018-2019

1.4.1 Cơ cấu dịch vụ của công ty

Bảng 1.1 Cơ cấu dịch vụ của Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập

Khẩu Phương An (2018-2019)

Đơn vị: triệu đồng

Năm 2018 Năm 2019

Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng
(%) (%)

Dịch vụ giao nhận 568,31 39,95 612,75 35,29

Dịch vụ vận tải 437,52 30,76 595,38 34,28

Dịch vụ thương mại 416,64 29,29 528,46 30,43

Tổng cộng 1422.47 100% 1736,59 100%

(Nguồn: Phịng kế tốn)

Năm 2018

Dịch vụ giao nhận
Dịch vụ vận tải
Dịch vụ thương mại

6

Hình 1.1 Biểu đồ thể hiện cơ cấu dịch vụ của công ty năm 2018

Năm 2019

Dịch vụ giao nhận
Dịch vụ vận tải
Dịch vụ thương mại

Hình 1.2 Biểu đồ thể hiện cơ cấu dịch vụ của công ty năm 2019
Nhận xét: Dựa vào bản1g số liệu và biểu đồ trên ta nhận thấy cơ cấu ngành dịch vụ
của công ty gồm: dịch vụ giao nhận, dịch vụ vận tải, dịch vụ thương mại. Nhìn
chung sự chênh lệch tỷ trọng giữa các loại hình khơng đáng kể, vẫn đem lại doanh
thu cao tăng qua các năm, cụ thể:

Dịch vụ giao nhận là dịch vụ thế mạnh của công ty chiếm doanh thu cao nhất
trong số các dịch vụ, tăng 44,44 triệu đồng nhưng tỷ trọng phần trăm lại giảm
4,66% từ năm 2018-2109. Điều này chứng tỏ các loại hình vụ khác đang phát triển
nhanh chóng và đem lại nguồn thu đáng kể cho công ty.

Dịch vụ vận tải trong năm 2018 chiểm tỷ trọng 30,76% và tăng lên 34,28%
vào năm 2019 với mức doanh thu tăng là 157,68 triệu đồng. Doanh thu của nghành
dịch vụ tăng lên là nhờ công ty đã đầu tư nhiều vào trang thiết bị như: xe kéo, xe
tải… để nâng cao chất lượng dịch vụ. Chất lượng dịch vụ tăng tức lượng khách
hàng sử dụng dịch vụ ngày càng nhiều điều đó dẫn đến doanh thu tăng.

Đối với ngành dịch vụ thương mại cũng có tốc độ tăng trưởng khá tốt có tỷ
trọng lần lượt là 29,29% và 30,43% với mức tăng doanh thu 111,82 triệu đồng từ
năm 2018-2019. Mặc dù là dịch vụ có doanh thu thấp nhất, nhưng cơng ty đã có
những kế hoạch, chiến lược mới để cho dịch vụ ngày càng phát triển.

Các ngành dịch vụ của công ty đều tăng trưởng quan các năm, đặt biệt là
ngành dịch vụ vận vận tải và dịch vụ thương mại đang có bước đi rất tốt, bởi vì
cơng ty đã có những kế hoạch và chiến lược đúng đắn để thúc đẩy tăng doanh thu

7

cho cho hai ngành dịch vụ này. Điều này, cho ta thấy được công ty đang dần phát
triển hơn qua các năm nhờ sự nỗ lực của toàn bộ nhân viên và sự phối hợp hài hòa
của các phòng ban ra sức tìm kiếm, mở rộng thị trường, cung cấp dịch vụ cho khách
hàng.

1.4.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2018 -2019
Bảng 1.2 Kết quả hoạt động kinh doah của Công Ty TNHH Thương Mại Và Dịch
Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An (2018-2019)

Đơn vị: triệu đồng

Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019

Doanh thu 1422,47 1736,59
Chi phí hoạt động kinh doanh 809,61 938,42
Lợi nhuận trước thuế 612,86 798,17
Lợi nhuận sau thuế 474,71 655,26

(Nguồn: Phịng kế tốn )

2000

1800

1600

1400

1200

1000

800 Năm 2018

600

400 Năm 2019

200 Column1

0

Hình 1.3 Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2018-2019
8

Nhận xét: Qua bảng số liệu và biểu đồ trên thấy hoạt động kinh doanh của công ty
đạt kết quả tốt, so sánh giữa doanh thu với các chi phí hoạt động kinh doanh và lợi
nhuận trước và sau thuế thì cơng ty có mức lợi nhuận tăng dần theo năm.

Doanh thu năm 2018 so với năm 2019 tăng 22,08% tương ứng 314,12 triệu
đồng nguyên nhân chủ yếu tăng doanh thu tăng là cơng ty đã tìm kiếm nhiều khách
hàng mới, cùng với những khách hàng cũ luôn tin tưởng và luôn chọn cơng ty để
cung cấp dịch vụ cho mình, ngồi ra công ty cũng mở rộng cung cấp các dịch vụ đa
dạng bắt kịp với xu hướng thị trường, cung cấp giá thành dịch vụ phải chăng.

Chi phí hoạt động kinh doanh tăng 15,91% tương ứng 128,81 triệu đồng do
công ty cần chi phí để nâng cao cơ sở hạ tầng ở kho, bãi, cơ sở vật chất của công ty

để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong và ngoài nước.

Lợi nhuận trước thuế của công ty tăng 30,24% tương đương 185,31 triệu
đồng dẫn đến lợi nhuận sau thuế của công ty cũng tăng 38,03% tương đương 180,55
triệu đồng. Điều này cho thấy hiệu quả hoạt động kinh doanh của cơng ty đạt được
khá cao, điều đó chứng minh rằng tầm nhìn và chiến lược kinh doanh của cơng ty
rất đúng đắn, bên cạnh đó là sự nỗ lực khơng ngừng nghỉ của từng cá nhân góp phần
cho thành cơng của công ty.

Trên đây là phần giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thương Mại và Dịch
Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An. Qua phần này, Chương 1 cho thấy công ty đang
từng bước phát triển, trong đó lĩnh vực dịch vụ giao nhận là trọng tâm. Để hiểu rõ
thực tế, nội dung Chương 2 sẽ mơ tả quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu
bằng đường hàng không tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập
Khẩu Phương An.

9

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG
NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XUÁT NHẬP KHẨU PHƯƠNG AN
2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
1, Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng

2, Nhận và kiểm tra thông tin lô hàng

3, Lấy lệnh giao hàng

4, Khai báo hải quan hàng nhập

5, Tổ chức nhận hàng tại sân bay

6, Giao hàng cho khách hàng

7, Quyết tốn

- Tóm tắt các bước trong quy trình:
Bước 1: Cơng ty Phương An sẽ kí hợp đồng dịch vụ với Công Ty TNHH Duy
Chinh Thành Công khi hai bên đã thỏa thuận các điều khoản hợp đồng và được sự
đồng ý của hai bên.

10

Bước 2: Công ty Phương An sẽ nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng thông qua các
chứng từ:

✔ Hợp đồng thương mại
✔ Hóa đơn thương mại ( Invoice)
✔ Vận đơn đường hàng không ( Airway Bill)
✔ Thông báo hàng đến ( Arrival notice)
✔ Phiếu đóng gói (Packing list)
✔ Giấy giới thiệu của công ty
✔ Một số chứng từ liên quan khác.
Bước 3: Nhân viên Phương An sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ để đi lấy lệnh giao
hàng.
Bước 4: Công Ty Phương An khai báo hải quan hàng nhập trên hệ thống
VINSCCS/VCI.
Bước 5: Nhân viên giao nhận của công ty Phương An đến cảng hàng không để nộp

thuế và sau đó làm thủ tục Hải quan bao gồm: nộp hồ sơ, tiếp nhận kiểm hóa và
thanh lý cổng.
Bước 6: Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng cho công ty
TNHH Duy Chinh Thành Công theo địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch
vụ.
Bước 7: Nhân viên kế tốn của cơng ty Phương An tiến hành kê khai các chi phí
của lơ hàng và tiến hành quyết tốn phí dịch vụ đồng thời bàn giao lại hồ sơ cho
công ty TNHH Duy Chinh Thành Công.

2.2 Giới thiệu sơ lược thông tin về lô hàng
⮚ Nhà xuất khẩu: YUJIN PRECISION MANUFACTURE COMPANY
LIMITED – (51211) 71-117, SUGOK-RO, NAESEO-EUP, MASAN
HOEWON-GU, CHANGWON-SI, GYEONGSANGNAM-DO, KOREA
⮚ Nhà nhập khẩu: Công Ty TNHH Duy Chinh Thành Công – 3/31 Khu phố
Bình Thuận 2, Phường Thuận Giao, Thị xã Thuận An, tỉnh Bình Dương, Việt
Nam
⮚ Cảng đi: INCHEON AIRPORT, KOREA
⮚ Cảng đến: HOCHIMINH, VIETNAM
⮚ Tên hàng hóa: Bộ phận dùng để lắp ráp thành sản phẩm nắp máng trượt của
máy CNC
- STEEL PLATE – Thanh máng trượt bằng thép
- PLASTIC JOINT – Miếng kẹp bằng nhựa
⮚ Xuất xứ hàng hóa: KOREA

11

⮚ Số lượng: 2004 PCS
⮚ Tổng số tiền: 118 USD
⮚ Tổng trọng lượng cả bì: 23 Kg

2.3 Sơ đồ các bên liên quan
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ mối quan hệ các bên tham gia

YUJIN (1) Công Ty TNHH
PRECISION Duy Chinh Thành
MANUFACTURE Công

CO., LTD

(2) (3) (8)

PAX SOLUTION (4) Hải quan
CO., LTD
(5) Việt Nam
(3’)
(Kho TCS)

(7)

CÔNG TY TNHH Công ty TNHH

HANS WORLD Thương Mại và Dịch

LOGISTICS VIỆT Vụ Xuất Nhập Khẩu

NAM (6) Phương An

Diễn giải sơ đồ:
(1) Công ty TNHH Duy Chinh Thành Công và Công ty TNHH YUJIN
PRECISION MANUFACTURE ký hợp đồng mua bán sau khi cả hai bên đã

thỏa thuận.
(2) Công ty TNHH YUJIN PRECISION MANUFACTURE liên hệ với Công ty
PAX SOLUTION gửi các thông tin lô hàng để book tàu và yêu cầu phát
hành Air Waybill.

12

(3) (3’) Công ty PAX SOLUTION sẽ phát hành House Airwaybill cho công ty
TNHH YUJIN PRECISION MANUFACTURE và gửi Master Airwaybill
cho công ty TNHH HANS WORLD LOGISTICS VIỆT NAM

(4) Khi hàng tới Việt Nam, công ty TNHH HANS WORLD LOGISTICS
VIETNAM sẽ gửi giấy thông báo hàng đến cho công ty TNHH Duy Chinh
Thành Cơng

(5) Khi có bộ chứng từ đầy đủ và giấy thông báo hàng đến công ty TNHH Duy
Chinh Thành Công sẽ thông báo cho công ty TNHH Thương Mại và Dịch
Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương An đến lấy và đi làm hàng.

(6) Nhân viên công ty Phương An cầm giấy giới thiệu, bộ chứng từ, A/N lên
văn phịng cơng ty HANS WORLD LOGISTICS VIETNAM để đổi lấy lệnh
D/O.

(7) Nhân viên chứng từ công ty Phương An sẽ tiến hành khai báo tờ hải quan
qua phần mềm ECUS5-VNACCS, tiếp đó nhân viên giao nhận tới Hải quan
làm thủ tục lấy hàng.

(8) Nhân viên công ty Phương An sẽ điều xe tới kho TCS lấy hàng đem về địa
chỉ kho công ty Duy Chinh Thành Công. Sau đó, nhân viên kế tốn của cơng
ty Phương An tiến hành kê khai các chi phí của lơ hàng và tiến hành quyết

tốn phí dịch vụ đồng thời bàn giao lại hồ sơ cho công ty Duy Chinh Thành
Cơng.

2.4 Phân tích quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu
bằng đường hàng không của Công Ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất
Nhập Khẩu Phương An

2.4.1 Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Bộ phận sales của cơng ty sẽ tìm kiếm các cơng ty có nhu cầu vận chuyển,
nhập hàng hóa… Nếu thấy có tiềm năng thì nhân viên sẽ chủ động liên hệ tiếp cận
và gửi bản giá dich vụ của cơng ty mình cho khách hàng. Sau khi cả hai bàn bạc,
thương lượng các điều khoản nếu cả hai đồng ý sẽ tiến hành ký hợp đồng dịch vụ
giao nhận. Sau đó bộ phận sales sẽ bàn giao các cơng việc cịn lại cho các phịng
nghiệp vụ của cơng ty.
Trong hợp đồng dịch vụ giao nhận này, sau khi công ty TNHH Duy Chinh
Thành Công kí hợp đồng thương mại với cơng ty YUJIN PRECISION
MANUFACTURE LIMITED thì cơng ty TNHH Duy Chinh Thành Cơng thơng báo
thông tin về lô hàng cho công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu

13

Phương An để cả hai thỏa thuận về giá cả, điều khoản hợp đồng sau đó tiến hành kí
hợp đồng dịch vụ giao nhận.

Quy định trách nhiệm mỗi bên:
- Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Phương
An:
✔ Thay mặt công ty Duy Chinh Thành Công làm thủ tục khai báo hải
quan và các giấy cần thiết để giao nhận hàng hóa.
✔ Giao hàng cho chủ hàng đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận.

✔ Thông báo đã hồn thành việc giao nhận hàng hóa và giao bộ chứng
từ lại cho công ty khách hàng.
- Công ty TNHH Duy Chinh Thành Công:
✔ Chuyển tất cả các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng cho công
ty Phương An.
✔ Đảm bảo thanh tốn phí dịch vụ đúng tiến độ.
✔ Khi cơng ty Phương An gặp khó khăn vướng mắc trong quá trình thực
hiện và cần sự chỉ dẫn của công ty Duy Chinh Thành Cơng thì cơng ty
Duy Chinh Thành Cơng phải nhiệt tình chỉ dẫn và cung cấp thông tin
cần thiết.

2.4.2 Nhận và kiểm tra thông in về lô hàng
Sau khi ký kết hợp đồng dịch vụ, Công ty TNHH Thương Mai và Dịch Vụ
Xuất Nhập Khẩu Phương An sẽ tiếp nhận các chứng từ và các hồ sơ có liên quan
đến hàng hóa từ Cơng Ty TNHH Duy Chinh Thành Cơng. Bộ hồ sơ nhận được gồm
có:

✔ Giấy giới thiệu của công ty TNHH Duy Chinh Thành Công
✔ Hợp đồng thương mại - Sales Contract
✔ Hóa đơn thương mại - Commercial Invoice
✔ Phiếu đóng gói - Packing list
✔ House Airway Bill
✔ Giấy thông báo hàng đến – Arrival Notice
Sau khi nhân viên của công ty Phương An nhận được hồ sơ của công ty Duy
Chinh Thành Công sẽ tiến hành kiểm tra, so sánh kỹ lưỡng, chính xác, đồng nhất và
tính hợp lệ bộ chứng từ để khơng gây khó khăn hay khơng lấy được hàng đúng thời
hạn. Nếu có sai ảnh hưởng đến việc nhận hàng thì yêu cầu bên nhà xuất khẩu sửa
chửa kịp thời.
● Hợp đồng mua bán – Sales Contract
- Kiểm tra hợp đồng thương mại bao gồm nội dung chính như sau:

14

- Thông tin hợp đồng: Hợp đồng số YOUJIN200320, ngày ký hợp đồng
20/03/2000

- Người nhập khẩu
+ Tên người nhập khẩu: Công Ty TNHH Duy Chinh Thành Công
+ Địa chỉ: 3/31 Khu phố Bình Thuận 2, Phường Thuận Giao, Thị xã Thuận An,
tỉnh Bình Dương, Việt Nam
+ Số điện thoại: 097-982-9571
+ Email:

- Người xuất khẩu:
+ Tên người xuất khẩu: YUJIN PRECISION MANUFACTURE COMPANY
LIMITED
+ Địa chỉ: (51211) 71-117, SUGOK-RO, NAESEO-EUP, MASAN HOEWON-
GU, CHANGWON-SI, GYEONGSANGNAM-DO, KOREA
+ Số điện thoại: +82-55-232-9720
+ Email:

- Sân bay đi: Any airport, Korea
- Sân bay đến: Hochiminh, Vietnam
- Ngày đi: 27/03/2020
- Ngày đến: 28/03/2020
- Thông tin hàng hóa: Bộ phận dùng để lắp ráp thành sản phẩm nắp máng trượt

của máy CNC
+ STEEL PLATE – Thanh máng trượt bằng thép
+ PLASTIC JOINT – Miếng kẹp bằng nhựa

- Số lượng: 2004 PCS
- Tổng trọng lượng cả bì: 26kgs
- Giá: DAP
- Tổng số tiền: 118 USD
- Phương thức thanh toán: T/T trả 100% giá trị hợp đồng khi sau khi công ty TNHH

Duy Chinh nhận được hàng.
● Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice
Nhân viên kiểm tra chi tiết hóa đơn thương mại với các nội dung sau:
- Số hóa đơn: YOUJIN200327
- Ngày lập hóa đơn: 27/03/2020
- Người bán : YUJIN PRECISION MANUFACTURE COMPANY LIMITED
+ Địa chỉ: (51211) 71-117, SUGOK-RO, NAESEO-EUP, MASAN HOEWON-
GU, CHANGWON-SI, GYEONGSANGNAM-DO, KOREA

15

+ Số điện thoại: +82-55-232-9720
+ Email:
- Người mua: Công Ty TNHH Duy Chinh Thành Công
+ Địa chỉ: 3/31 Khu phố Bình Thuận 2, Phường Thuận Giao, Thị xã Thuận An,
tỉnh Bình Dương, Việt Nam
+ Số điện thoại: 097-982-9571
+ Email:
- Điều kiện thương mại: DAP
- Mơ tả hàng hóa:

Bảng 2.1 Mơ tả chi tiết hàng hóa trên hóa đơn thương mại

No Mơ tả Số Trọng Trọng Đơn Tổng Nước

hàng hóa lượng lượng lượng giá tiền xuất xứ

(PCS) tịnh cả bì (USD) (USD)

(KGS) (KGS)

1 STEEL 2 4,7 9 25 50 SOUTH

PLATE KOREA

2 STEEL 2 3,8 8 24 48 SOUTH

PLATE KOREA

3 PLASTIC 2000 0 6 0,01 20 SOUTH

JOINT KOREA

Total 2004 9 23 118 SOUTH

(1PKG) KOREA

 Phiếu đóng gói – Packing list

Nhân viên kiểm tra chi tiết phiếu đóng gói với các nội dung sau:

- Người bán : YUJIN PRECISION MANUFACTURE COMPANY LIMITED

+ Địa chỉ: (51211) 71-117, SUGOK-RO, NAESEO-EUP, MASAN HOEWON-

GU, CHANGWON-SI, GYEONGSANGNAM-DO, KOREA
- Người mua: Công Ty TNHH Duy Chinh Thành Cơng
- + Địa chỉ: 3/31 Khu phố Bình Thuận 2, Phường Thuận Giao, Thị xã Thuận An,
tỉnh Bình Dương, Việt Nam
- Nước xuât xứ: KOREA

16

- Sản xuất tại: YUJIN PRECISION MANUFACTURE (KOREA)
- HS Code No: + 7208.90-0000 ( Steel Plate)

+ 3926.90-9000 ( Plastic Joint)
- Mơ tả hàng hóa:

Bảng 2.2 Mô tả chi tiết hàng hóa trên phiếu đóng gói

No Mơ tả Số Trọng Trọng Kích thước
hàng hóa lượng
(PCS) lượng lượng Rộng Dài Cao CB
tịnh cả bì (mm) (mm) (mm) M
(KGS) (KGS)

1 STEEL 2 4,7 10 250 580 150

PLATE

2 STEEL 2 3,8 9 300 520 110

PLATE

3 PLASTI 2000 0 7 20 12 5

C JOINT

Total 2004 9 26 450 600 320 0,5

(1PKG)

 Kiểm tra House Airway Bill
Nhân viên kiểm tra chi tiết Airway Bill với các nội dung sau:

- Nhà nhập khẩu: Công Ty TNHH Duy Chinh Thành Công
+ Địa chỉ: 3/31 Khu phố Bình Thuận 2, Phường Thuận Giao, Thị xã Thuận
An, tỉnh Bình Dương, Việt Nam

- Nhà xuất khẩu: YUJIN PRECISION MANUFACTURE COMPANY
LIMITED
+ Địa chỉ: (51211) 71-117, SUGOK-RO, NAESEO-EUP, MASAN
HOEWON-GU, CHANGWON-SI, GYEONGSANGNAM-DO, KOREA

- Số vận đơn: PAXSGN200326
- Số hiệu máy bay: OZ395
- Ngày đi: 27/03/2000
- Sân bay đến: Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Loại hàng: Steel Plate, Plastic Joint
- Số lượng: 1 PKG
- Trọng lượng cả bì: 26 Kg

17

● Thông báo nhận hàng ( Arrival Notice)
Nhân viên kiểm tra chi tiết thông báo nhận hàng với các nội dung sau:

- Người nhận hàng: DUY CHINH THANH CONG COMPANY LIMITED
- Người gửi hàng: YUJIN PRECISION MANUFACTURE COMPANY

LIMITED
- Số vận đơn phụ HAWB: PAXSGN200326
- Số vận đơn chính MAWB: 988-2558 4963
- Tên chuyến bay: OZ395
- Sân bay đi: INCHEON AIRPORT, KOREA
- Sân bay đến: Hồ Chí Minh, VietNam
- Ngày đi: 27/03/2020
- Ngày đến: 28/03/2020
- Loại hàng: Steel Plate, Plastic Joint
- Số lượng: 1 PKG

2.4.3. Lấy lệnh giao hàng
Sau khi hàng đến cảng đích tại nước nhập khẩu, công ty TNHH HANS
WORLD LOGISTICS VIETNAM sẽ gửi giấy thông báo hàng đến cho công ty
TNHH Duy Chinh Thành Công.
Sau khi nhận được giấy thông báo hàng đến từ công ty TNHH Duy Chinh
Thành Công, nhân viên giao nhận cơng ty Phương An đến văn phịng cơng ty
TNHH HANS WORLD LOGISTICS VIETNAM (địa chỉ phòng 3A.03 – Tầng 3A,
Tòa nhà VINA – 131 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 17, Quận Bình Thạnh, Hồ Chí
Minh) để lấy lệnh giao hàng.
Bộ hồ sơ cần có để nhân viên giao nhận lấy lệnh giao hàng:
- Chứng minh nhân dân của nhân viên giao nhận công ty Phương An đi làm
hàng.
- 01 giấy giới thiệu của công ty Duy Chinh Thành Cơng có chữ kí và đóng dấu

- 01 giấy thông báo hàng đến
- 01 vận đơn HAWB
Sau khi nhận được D/O, nhân viên công ty Phương An đối chiếu với Bill và
thông báo hàng đến coi các thơng tin có chính xác hay khơng, vì nếu thơng tin trên
D/O khơng chính xác thì có thể cảng khơng cho nhận hàng và sẽ tốn thêm thời gian,
chi phí, cơng sức để sửa D/O.

18

2.4.4 Khai báo hải quan hàng nhập
Công ty Phương An sử dụng phần mềm ECUS5-VNACCS của công ty phát
triển công nghệ Thái Sơn để thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử. Nhân
viên khai báo hải quan sẽ dựa vào hợp đồng thương mại, vận đơn, hóa đơn thương
mại, phiếu đóng gói để nhập thông tin tờ khai.
Các bước khai hải quan điện tử như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hải quan điện tử ECUS5-
VNACCS.

Hình 2.1. Đăng nhập hệ thống phần phần mềm hải quan ECUSS5-VNACCS
Bước 2: Chọn đơn vị hải quan và doanh nghiệp khai báo.

19

Hình 2.2 Chọn đơn vị hải quan và doanh nghiệp khai báo
● Chọn đơn vị hải quan khai báo
- Đơn vị hải quan: Chi cục hải quan CK Sân bay Quốc Tế Tân Sơn Nhất.
- Mã đơn vị hải quan: 02B1
● Chọn doanh nghiệp khai báo
- Mã doanh nghiệp: 3702735240
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH DUY CHINH THÀNH CÔNG

- Địa chỉ: Số 3/31 Khu phố Bình Thuận 2, phường Thuận Giao, Thị xã Thuận
An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam
- Số điện thoại: 0986514762
Bước 3: Đăng kí tờ khai mới nhập khẩu (IDA)
Chọn Tờ khai Hải quan=> Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)

20