Áo cáo tiểu luận học phần nhập môn kĩ thuật tên chủ đề nghiên cứu phương pháp quản lý thời gian

lOMoARcPSD|39270540

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA: CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN

----------------------------------

BÁO CÁO TIỂU LUẬN HỌC PHẦN: NHẬP MÔN KĨ THUẬT
TÊN CHỦ ĐỀ NGHIÊN CỨU: PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN
GVHD: ......................
Sinh viên: ......................................
......................................
......................................
......................................
......................................
Nhóm: ...........................................
Lớp:................................................

Hà Nội -Năm 2023

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

Lời nói đầu
Người ta vẫn thường nói rằng “Thời gian là vàng”. Quả thực đúng như vậy,
thời gian với vũ trụ tuần hồn, cịn đối với con người lại một đi khơng trở lại. Bởi
vậy nó vô cùng quý giá đối với cuộc sống của mỗi chúng ta. Mỗi người chỉ có một
quỹ thời gian giống nhau, vậy làm sao để sống một cuộc đời thật ý nghĩa.
Theo như định nghĩa của Wikipedia, thời gian có nghĩa là: “Thời gian là một
khái niệm để diễn tả trình tự xảy ra của các sự kiện, biến cố và khoảng kéo dài của

chúng. Thời gian được xác định bằng số lượng các chuyển động của các đối tượng
có tính lặp lại và thường có một thời điểm mốc gắn với một sự kiện nào đó”.
Thời gian là vô cùng quý giá, không gì có thể nói lên hết được giá trị của
chúng. Mỗi khoảnh khắc chúng ta được sống, được hoạt động là duy nhất trên cõi
đời này, sẽ không bao giờ lấy lại được những cái đã qua. Thời gian giúp ta ngày
càng trưởng thành, mạnh mẽ, sau khi vượt qua những giông tố trong cuộc đời, con
người bao giờ cũng già dặn, chín chắn hơn. Thời gian là liều thuốc tôi luyện con
người ta trưởng thành.Mỗi giây trôi qua không bao giờ lấy lại được, vì vậy trước khi
làm việc gì bạn nên có kế hoạch cụ thể để quản lý thời gian một cách khoa học nhất,
tránh bị lãng phí thời gian một cách vơ bổ. Tuy nhiên nhiều người vẫn phải lo rượt
đuổi thời gian do không biết tận dụng, sắp xếp công việc và cuộc sống thế nào cho
phù hợp nhất. Vậy thời gian quan trọng thế nào và làm sao để có kỹ năng quản lý
thời gian hiệu quả. Xác định mục tiêu là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi
có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó.
Đương nhiên việc để làm được việc đó bắt buộc bạn phải lên lịch trình cụ thể trong
một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành mục tiêu. Khi đó bạn sẽ làm chủ được
thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí.
Quản lý thời gian là kỹ năng vơ cùng quan trọng. Quản lý sắp xếp thời gian hiệu
quả sẽ giúp bạn hồn thành lượng cơng việc nhiều hơn, giảm thiểu áp lực cơng việc,
nhanh chóng đạt được thành cơng, cân bằng cuộc sống hợp lí và đẩy lùi các thói
quen xấu. Vậy làm thế nào để quản lí thời gian một cách hợp lí? Sau đây là phần
trình bày báo cáo về vấn đề quản lí thời gian.

1

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

MỤC LỤC

PHẦN 1 : MỞ ĐẦU..........................................................................................3
1 Giới thiệu.....................................................................................................3
1.2 Giới thiệu về quản lý thời gian và tầm quan trọng của nó trong cuộc sống và
công việc:.....................................................................................................3
1.2 Trình bày mục đích và phạm vi của báo cáo..........................................4

PHẦN 2 : KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU...............................................................5
2.1 Các khái niệm cơ bản về quản lý thời gian...............................................5
2.1.1 Định nghĩa quản lý thời gian và các khái niệm liên quan....................5
2.1.2 Giải thích tầm quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả............5
2.1.3 Trình bày các lợi ích mà việc quản lý thời gian mang lại....................6
2.2 Các phương pháp quản lí thời gian:..........................................................7
2.3 Các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian.......................................................18
2.3.1 Các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian phổ biến..................................18
2.3.2 Lợi ích và nhược điểm của từng cơng cụ và cách áp dụng chúng hiệu quả:
.................................................................................................................19
2.4 Các thách thức trong quản lí thời gian và cách khắc phục các thách thức đó:
....................................................................................................................20
2.5: Quản lí thời gian sao cho hiệu quả? ......................................................22

PHẦN 3 : KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM.................................30
2.6.1 Tóm tắt.................................................................................................30
2.6.2 Nhận định và lời khuyên về quản lý thời gian:.....................................31
2.6.3 Kết luận và đề xuất...............................................................................31

2

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

PHẦN 1 : MỞ ĐẦU
1 Giới thiệu
1.2 Giới thiệu về quản lý thời gian và tầm quan trọng của nó trong cuộc sống
và cơng việc:

Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian cá nhân là việc sắp xếp,
phân chia các cơng việc cần phải hồn thành trong thời gian nhất định. Lập kế
hoạch chi tiết sẽ giúp chúng ta tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Tùy thuộc vào mục
đích của mình, bạn có thể lập kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần hoặc là theo
tháng, năm…

Tầm quan trọng của quản lý thời gian rất lớn trong cuộc sống và cơng việc.
Nó giúp ta tăng năng suất, giảm stress, nâng cao hiệu quả làm việc và đạt được mục
tiêu của mình. Khi ta quản lý thời gian hiệu quả, ta có thể sử dụng thời gian của
mình để hồn thành những cơng việc quan trọng một cách nhanh chóng và chính
xác hơn, giảm thiểu những cơng việc khẩn cấp và tăng sự hiệu quả của cơng việc.
Ngồi ra, quản lý thời gian cũng giúp ta giảm bớt áp lực và stress trong cuộc sống,
giúp ta tạo thời gian cho bản thân và các hoạt động giải trí.
Có một số cách để áp dụng quản lý thời gian hiệu quả.

Đầu tiên, ta cần lên kế hoạch để sắp xếp thời gian. Điều này có thể bao gồm
việc sử dụng lịch để lên kế hoạch cho các công việc, đặt mục tiêu cho từng ngày
hoặc tuần, hoặc tạo danh sách nhiệm vụ để ưu tiên và sắp xếp thời gian.

Thứ hai, ta cần ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng và ưu tiên trước những
công việc khẩn cấp.

Thứ ba, ta cần phân chia công việc và tập trung vào từng công việc một cách

cụ thể. Thứ tư, ta cần biết cách tạo thời gian cho bản thân và các hoạt động giải trí,
giúp ta giữ sức khỏe tốt và sự cân bằng trong cuộc sống.

Ngoài ra, để áp dụng quản lý thời gian hiệu quả, ta cần có tư duy linh hoạt và
sáng tạo để tìm ra các giải pháp cho các vấn đề thời gian phát sinh. Ta cũng cần
chấp nhận và học hỏi từ những sai lầm và thất bại, và điều chỉnh kế hoạch để phù
hợp với tình hình thực tế.
Với sự phát triển của công nghệ và cuộc sống hiện đại, quản lý thời gian càng trở
nên quan trọng hơn bao giờ hết. Ta cần tận dụng các công cụ kỹ thuật số như ứng
dụng lịch, danh sách nhiệm vụ, phần mềm quản lý thời gian để giúp ta quản lý thời
gian một cách thông minh và tiết kiệm. Tuy nhiên, việc sử dụng công nghệ cũng
cần được điều chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu và thói quen của mỗi người.

3

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

Tóm lại, quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng cần thiết trong cuộc
sống và công việc. Nó giúp ta tăng năng suất, giảm stress, tạo sự cân bằng trong
cuộc sống và đạt được mục tiêu của mình. Việc áp dụng quản lý thời gian hiệu quả
cần sự lên kế hoạch, ưu tiên công việc quan trọng, tập trung vào từng nhiệm vụ, tạo
thời gian cho bản thân và các hoạt động giải trí, và có tư duy linh hoạt và sáng tạo.
Việc sử dụng công nghệ cũng là một phương tiện hữu ích để hỗ trợ quản lý thời
gian.

1.2 Trình bày mục đích và phạm vi của báo cáo

a) : Mục đích báo cáo:

Báo cáo này nhằm giúp người đọc hiểu về quản lý thời gian, tầm quan

trọng của nó trong cuộc sống và cơng việc, cũng như giới thiệu các phương
pháp quản lý thời gian hiệu quả. Báo cáo cũng cung cấp cho người đọc
những kiến thức cơ bản để có thể áp dụng vào cuộc sống và cơng việc của
mình.
b) : Phạm vi báo cáo:

Báo cáo tập trung vào các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, bao
gồm các cách thức sắp xếp, phân chia và ưu tiên công việc, giải quyết các
vấn đề liên quan đến thời gian và nâng cao năng suất làm việc. Báo cáo
không đề cập đến các phương pháp quản lý tài chính hoặc quản lý dự án.

c) : Phương pháp quản lý thời gian
 Lên kế hoạch: Tạo lịch làm việc, đặt mục tiêu cho từng ngày hoặc tuần,

tạo danh sách nhiệm vụ để ưu tiên và sắp xếp thời gian.
 Ưu tiên: Xác định các nhiệm vụ quan trọng và ưu tiên trước những công

việc khẩn cấp, giúp tập trung vào những việc quan trọng nhất.
 Phân chia công việc: Chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ hơn để dễ dàng

quản lý và tập trung vào từng công việc một cách cụ thể.
 Tập trung: Tránh xao nhãng bằng cách tắt các thông báo không cần thiết

và tập trung vào từng nhiệm vụ.
 Điều chỉnh: Điều chỉnh lịch làm việc khi cần thiết để đáp ứng yêu cầu và

giải quyết vấn đề liên quan đến thời gian.
 Nghỉ ngơi và giải trí: Tạo thời gian cho bản thân và các hoạt động giải trí

để giảm stress và tăng sự sáng tạo.

d) : Kết luận
Báo cáo tập trung vào các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, bao

gồm các cách thức sắp xếp, phân chia và ưu tiên công việc, giải quyết các

4

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

vấn đề liên quan đến thời gian và nâng cao năng suất làm việc. Báo cáo khôn
g đề cập đến các phương pháp quản lý tài chính hoặc quản lý dự án.

PHẦN 2 : KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
2.1 Các khái niệm cơ bản về quản lý thời gian
2.1.1 Định nghĩa quản lý thời gian và các khái niệm liên quan

a) Quản lý thời gian là quá trình sắp xếp và phân bổ thời gian một cách có hệ
thống để hoàn thành các nhiệm vụ, công việc và đạt được mục tiêu. Nó là
một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống và công việc, giúp chúng ta tận
dụng thời gian hiệu quả, tăng năng suất và đạt được mục tiêu của mình.

b) Các khái niệm liên quan đến quản lý thời gian bao gồm:
 Lên kế hoạch: quá trình lập kế hoạch để phân bổ thời gian cho các công
việc cụ thể.
 Ưu tiên: quyết định xem những cơng việc nào cần được hồn thành trước

và có ưu tiên hơn so với những công việc khác.
 Phân bổ thời gian: quá trình phân chia thời gian cho các nhiệm vụ và công
việc cụ thể.
 Thời gian thực hiện: thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc
công việc.
 Đánh giá hiệu suất: quá trình đánh giá mức độ hồn thành các cơng việc
và đạt được mục tiêu đã đặt ra.
 Điều chỉnh: quá trình thay đổi kế hoạch và phân bổ thời gian khi có yêu
cầu hoặc tình huống thay đổi.
 Hiệu quả thời gian: đạt được nhiều kết quả với thời gian và cơng sức ít
nhất có thể.
 Lãng phí thời gian: tình trạng không sử dụng thời gian một cách hiệu quả
hoặc khơng có kế hoạch sử dụng thời gian.
 Stress: tình trạng căng thẳng, áp lực trong quá trình quản lý thời gian
không hiệu quả.
 Năng suất: số lượng cơng việc được hồn thành trong một đơn vị thời gian.

2.1.2 Giải thích tầm quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả

 Quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ năng rất quan trọng trong cuộc sống
và công việc. Nó giúp ta tối ưu hóa thời gian và tăng năng suất, đồng thời
giảm stress và tạo ra sự cân bằng trong cuộc sống. Trong môi trường làm
việc cạnh tranh ngày nay, khả năng quản lý thời gian hiệu quả đóng vai trị
quan trọng trong việc xây dựng và phát triển sự nghiệp của một cá nhân.

 Một trong những lợi ích quan trọng của việc quản lý thời gian là tăng năng
suất. Khi chúng ta sử dụng thời gian một cách hiệu quả, chúng ta có thể

5

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

hoàn thành các nhiệm vụ một cách nhanh chóng hơn và với chất lượng tốt
hơn. Điều này giúp ta giảm bớt áp lực và stress trong công việc và đồng
thời tăng sự hài lòng và tự tin của bản thân. Khi làm việc hiệu quả, chúng
ta cảm thấy mình đang đóng góp thực sự vào sự phát triển của công ty và
xã hội.
 Ngoài ra, quản lý thời gian cũng giúp ta tạo ra sự cân bằng trong cuộc
sống. Điều này đặc biệt quan trọng trong thời đại ngày nay khi công việc
và cuộc sống gia đình đang ngày càng xơ đẩy nhau. Khi sử dụng thời gian
hiệu quả, chúng ta có thể tạo ra thời gian cho gia đình, bạn bè và các hoạt
động giải trí. Điều này giúp ta giảm stress và tăng sự hài lòng về cuộc
sống.
 Tóm lại, quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ năng cần thiết trong cuộc
sống và cơng việc. Nó giúp ta tăng năng suất, giảm stress và tạo ra sự cân
bằng trong cuộc sống. Việc sử dụng thời gian một cách hiệu quả đóng vai
trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển sự nghiệp của một cá
nhân và đóng góp vào sự phát triển của cơng ty và xã hội.

2.1.3 Trình bày các lợi ích mà việc quản lý thời gian mang lại

-Việc quản lý thời gian hiệu quả mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho cuộc sống và
công việc của chúng ta. Sau đây là một số lợi ích của việc quản lý thời gian:

 Tăng năng suất: Khi ta sắp xếp và phân chia thời gian một cách hợp lý, ta
có thể làm việc hiệu quả hơn và hồn thành nhiều cơng việc hơn trong thời
gian ngắn hơn. Điều này giúp tăng năng suất và đạt được mục tiêu của
mình một cách nhanh chóng hơn.

 Giảm stress: Việc quản lý thời gian giúp ta giảm bớt áp lực và stress trong
công việc và cuộc sống. Khi ta biết rõ mình cần làm gì và sắp xếp thời
gian một cách hợp lý, ta có thể tập trung vào cơng việc mà mình đang làm
mà không lo lắng về những việc khác.

 Tăng hiệu quả làm việc: Khi ta quản lý thời gian hiệu quả, ta sẽ dễ dàng
hơn trong việc đánh giá những công việc quan trọng, ưu tiên các công việc
theo đúng thứ tự và hoàn thành chúng một cách hiệu quả hơn. Điều này giúp
tăng hiệu quả làm việc và giảm thiểu thời gian lãng phí.

 Tạo thời gian cho bản thân và các hoạt động giải trí: Việc quản lý thời
gian giúp ta tạo thời gian cho bản thân và các hoạt động giải trí. Khi ta biết
sắp xếp thời gian một cách hợp lý, ta có thể dành thời gian cho bản thân để
nghỉ ngơi, thư giãn, hoặc tham gia các hoạt động giải trí khác.

 Tăng sự tự tin: Việc quản lý thời gian hiệu quả giúp ta cảm thấy tự tin hơn
trong công việc và cuộc sống. Khi ta hồn thành các cơng việc một cách
hiệu quả và đạt được mục tiêu của mình, ta sẽ cảm thấy tự tin hơn trong

6

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

bản

7

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

thân và có thể đối mặt với các thử thách khác một cách tự tin và dễ dàng
hơn.

2.2 Các phương pháp quản lí thời gian:

Quản lý thời gian hiệu quả bao gồm nhiều phương pháp và kỹ năng để sắp xếp thời
gian một cách thơng minh và tối ưu hóa năng suất. Sau đây là các phương pháp
quản lý thời gian phổ biến:

 Phân chia công việc: Phương pháp này liên quan đến việc phân chia các
nhiệm vụ và công việc thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn và dễ dàng
đạt được. Bằng cách chia nhỏ các nhiệm vụ và xác định thời gian cần thiết
cho từng phần, bạn có thể dễ dàng quản lý thời gian của mình hơn.

*Phân chia công việc là hoạt động phân tách, sắp xếp, bố trí và phân công
nhiệm vụ, quyền hạn thực hiện một nhiệm vụ cho từng người, từng bộ phận
trong đội ngũ nhân sự của mình. Người quản lý chịu trách nhiệm phân công
công việc phải bảo đảm công bằng, minh bạch, rõ ràng và phù hợp với năng
lực của người thực hiện.
a. Phân công công việc đối với người được phân công:

 Có nhiều cơ hội cải thiện kỹ năng và nâng cao chuyên môn của bản
thân.

 Cảm thấy mình hài lịng khi hồn tất nhiệm vụ.
 Nâng cao giá trị bản thân.

 Có nhiều cơ hội chinh phục và thách thức bản thân làm việc.
 Có thêm nhiều công việc và nâng cao tinh thần làm việc.
 Biết bản thân cần làm gì và có trách nhiệm hơn với công việc được

giao.
b. Phân công công việc đối với người phân công:

 Điều hịa và giảm bớt áp lực cơng việc.
 Có thêm nhiều thời gian làm cơng việc khác.
 Nâng cao sự kế thừa của nguồn nhân lực.
 Hồn thành cơng việc nhanh chóng.
 Hình thành lịng tin với nhân viên.
 Hình thành sự ảnh hưởng của bản thân.
 Thể hiện năng lực lãnh đạo.
c. Lợi ích của việc phân cơng cơng việc đối với tập thể, nhóm:
 Sử dụng năng lực của từng thành viên hiệu quả
 Phát triển năng lực của các thành viên
 Tiết kiệm chi phí
 Quản lý tốt thời gian, công việc đúng hạn
*Nguyên tắc khi phân chia công việc

8

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

 Đảm bảo phân chia đúng công việc cho đúng người, đúng năng lực và
thời điểm.

 Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng.
 Ln đề cao tính cơng bằng và hợp lý.
 Luôn giám sát tiến độ.
 Yêu cầu thành viên phản hồi và báo cáo cơng việc.
*Bí quyết phân chia cơng việc hiệu quả
 Đề ra mục tiêu rõ ràng cho từng công việc:
Việc nắm rõ mục tiêu cho từng công việc là bí quyết đầu tiên để làm chủ
được cách phân chia cơng việc trong nhóm hiệu quả. Bằng cách đó, bạn sẽ dễ
dàng giải thích để các thành viên hiểu về cơng việc của mình. Ngồi ra, xác
định rõ mục tiêu còn giúp bạn đề ra được những tiêu chí đo hiệu suất làm
việc cho từng thành viên trong quá trình làm việc.
 Hiểu rõ năng lực từng người:
Để có thể chia cơng việc một cách công bằng và không gây tranh cãi giữa
các thành viên, bạn cần tìm hiểu kỹ càng về điểm mạnh và điểm yếu của từng
người. Nhờ vậy, độ hao phí chất xám sẽ được hạn chế tối đa và nhân sự được
sắp xếp cơng việc hợp lý trong q trình làm việc.
 Chia sẻ công việc

Bạn không nên cố sức ôm lấy tất cả công việc để rồi không đạt hiệu
quả như mong đợi. Việc chia sẻ nhiệm vụ không chỉ giúp giảm bớt khối
lượng công việc mà cịn trao cơ góp sức và thể hiện năng lực của từng nhân
viên. Ngồi ra, bạn khơng nên can thiệp quá nhiều vào quá trình làm việc của
nhân viên để họ không cảm thấy lãnh đạo không tin tưởng năng lực của
mình.

 Trao quyền cho nhân viên
Bên cạnh việc giao nhiệm vụ, bạn còn cần phải trao quyền, cung cấp nguồn
lực và công cụ hỗ trợ xử lý cơng việc. Bằng cách đó, nhân viên khơng chỉ
hồn thành tốt cơng việc của mình mà cịn có thể xử lý những vấn đề phát
sinh ngoài phạm vi phụ trách. Ngồi ra, họ cịn được tự do làm việc và chủ

động khắc phục khi mắc lỗi.

 Đảm bảo sự kết nối giữa các nhóm công việc
Khi phân chia công việc, tất cả thành viên nhóm đều sẽ được bàn giao một
nhiệm vụ nhất định và có mối liên kết với nhau. Do đó, trưởng nhóm nên chú
ý đảm bảo sự tương tác, hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên trong quá trình
thực hiện nhiệm vụ. Đây sẽ là một yếu tố vô cùng quan trọng và cần thiết cho
các doanh nghiệp để mang lại các giá trị cao.

9

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

 Điều phối công việc linh hoạt
Trong q trình tiến hành cơng việc, nếu xảy ra những vấn đề rủi ro thì bạn
cần đánh giá rõ ràng, xem xét nguồn nhân lực và linh hoạt điều phối để giải
quyết. Tuy nhiên, bạn cũng cần chú ý điều chỉnh hợp lý nhân lực để không
làm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của cả nhóm.

 Cập nhật thơng tin
Trong quá trình phân cơng cơng việc, bạn cần phải cung cấp đầy đủ

những thông tin cần thiết và liên tục cập nhập những vấn đề trong nội bộ cho
từng thành viên. Nhờ đó, các thành viên sẽ làm việc hiệu quả hơn và sẽ
khơng rơi vào tình trạng lúng túng khi khách hàng hỏi về thông tin công việc.

 Chú trọng vào biện pháp giải quyết
Một trong những bí quyết để phân chia cơng việc là tìm ra các biện pháp giải

quyết những vấn đề phát sinh. Bạn không nên xử lý những vấn đề một mình
mà hãy cùng cả nhóm thảo luận và tìm ra hướng giải quyết. Đơi khi, các
thành viên trong nhóm sẽ đưa ra những ý kiến rất tốt và nhờ đó bạn cịn có
thể tiết kiệm được nhiều thời gian.

 Chỉ can thiệp khi thật cần thiết
Khi bạn can thiệp quá nhiều vào quá trình làm việc của nhân viên thì họ sẽ
cảm thấy cấp trên khơng có niềm tin vào mình và khơng được tơn trọng. Vì
vậy, khi giao việc thì bạn chỉ nên can thiệp khi thật sự cần thiết. Nhờ vậy,
các nhân viên có thể thoải mái, cải thiện được khả năng tự xử lý công việc và
thu được nhiều kinh nghiệm.

 Đánh giá kết quả thực hiện cơng việc
Bằng cách này, bạn sẽ có thể đánh giá năng lực từng người và điều chỉnh phù
hợp hơn sau này. Ngồi ra, vì nhân viên đều muốn nhận được phản hồi của
cấp trên nên việc đánh giá cũng rất cần thiết.

 Lập kế hoạch: Lập kế hoạch là một phương pháp quản lý thời gian quan
trọng để đảm bảo rằng bạn sẽ hoàn thành các nhiệm vụ trong thời gian cho
phép. Bạn có thể sử dụng lịch, sổ ghi chép hoặc phần mềm để lập kế
hoạch cho từng nhiệm vụ và theo dõi tiến độ của chúng.

*Kế hoạch là gì?
Kế hoạch vừa là nội dung và vừa là chức năng của công việc quản lý.

Lập kế hoạch bao gồm xác định mục tiêu, đề xuất các phương pháp tiếp cận
và quyết định cách tốt nhất để đạt được chúng. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn
xác định một cách chi tiết những gì cần phải làm, làm như thế nào, khi nào
và

1

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

ai làm việc đó. Một số hoạt động thường sẽ lập một kế hoạch cụ thể là ngoại
giao, gameshow…
*Tại sao phải lập kế hoạch?

 Tập trung vào mục tiêu
Việc thiết kế một kế hoạch sẽ giúp bạn đặt ra những mục tiêu cụ thể cho
nhóm, tổ chức, doanh nghiệp,… Điều này sẽ giúp bạn tập trung nguồn lực
cho việc thực hiện các mục tiêu đó. Những mục tiêu quan trọng sẽ được thực
hiện trước còn những mục tiêu khác sẽ được tiến hành sau.

 Giảm thiểu sự không chắc chắn
Khơng ai có thể đốn được việc gì sẽ xảy ra trong tương lai đặc biệt đối với
môi trường kinh doanh ln thay đổi. Vì vậy, việc thiết lập kế hoạch trong
tương lai để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo mục tiêu đưa ra. Điều này sẽ làm
giảm thiểu sự khơng chắc chắn hay những bất ổn có thể xảy ra dựa vào kinh
nghiệm và tình hình hiện tại.

 Tối ưu hóa nguồn lực
Những mục tiêu đã được đưa ra, người lãnh đạo cần phải tập hợp tất cả
nguồn lực để các hoạt động được vào vận hành và sử dụng tốt nhất có thể.
Nhờ đó, nguồn lực sẽ được tối ưu hóa và hiệu quả công việc cũng được nâng
cao.

 Tính kinh tế trong điều hành

Bạn sẽ xác định các mục tiêu của dự án trước khi lựa chọn một phương pháp
phù hợp để có thể hồn thành theo mục tiêu này. Việc này sẽ giúp bạn tránh
được tình trạng lãng phí nguồn lực vào việc lựa chọn. Tất cả các nhân viên
trong nhóm dự án cần phải nỗ lực và phối hợp với nhau để nhanh chóng đạt
được những mục tiêu đã đề ra trong bản kế hoạch. Việc thiết lập kế hoạch sẽ
giúp cho sự hợp tác trong tổ chức diễn ra tốt hơn và từ đó dễ dàng đạt được
thành công hơn.

 Cơng cụ kiểm sốt hiệu quả
Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn thiết lập được các mục tiêu và đưa ra những
tiêu chuẩn để đánh giá. Điều này sẽ giúp cấp trên hay ban quản lý có thể
đánh giá hiệu quả cơng việc của cấp dưới. Nhờ đó, những sai lệch sẽ được
sửa chữa kịp thời bằng các biện pháp khắc phục.

 Hoạt động phân quyền
Một lợi ích khi lập kế hoạch là tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động phân
quyền. Việc thực hiện hoạt động phân quyền sẽ được thực hiện qua quá trình
lập kế hoạch. Vì mỗi người đều có những mục tiêu cố định riêng nên việc
phân quyền sẽ giúp nhân viên có những quyền hạn cần thiết để thực hiện
cơng việc.

1

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

Bên cạnh những mặt có lợi của việc lập kế hoạch thì cịn có một số mặt trái
như thiếu những dữ liệu đáng tin cậy… Ngoài ra, việc lập kế hoạch sẽ tiêu
tốn rất nhiều thời gian khiến các cơng đoạn liên quan có thể bị chậm trễ. Bên

cạnh đó, việc chi trả chi phí cho q trình thu thập thơng tin và thử nghiệm sẽ
rất tốn kém, gây ảnh hưởng đến những hạn mục khác. Đặc biệt, những yếu tố
bên ngồi cũng có thể tác động đến việc lập kế hoạch như các yếu tố về kinh
tế, xã hội, chính trị và pháp luật, cơng nghệ, thời tiết… Khi gặp những tình
huống khơng thể lường trước được thì việc bạn cần làm ngay lúc đó là hành
động thật nhanh chóng, linh hoạt chứ không phải dựa vào kế hoạch đã lập từ
trước.
*Để lập một kế hoạch hiệu quả, chúng ta cần làm gì?

 Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
Trước khi bắt đầu xây dựng kế hoạch, bạn cần phải xác định rõ mục tiêu
và yêu cầu công việc. Cụ thể các việc cần làm ở bước này là bạn cần phải
xác định được thời gian thực hiện, các kết quả cần thu được và chỉ ra các
điểm kết thúc cần làm.
 Xác định nội dung công việc

Xác định nội dung của cơng việc chính là các bước thực hiện cơng
việc thơng qua việc xác định 3W (Ai? Ở đâu? Khi nào?)
 Địa điểm: Nơi thực hiện kế hoạch, nơi bố trí nguồn lực của kế hoạch.
 Thời gian thực hiện: Thời gian bắt đầu và kết thúc, quá trình điều chỉnh.

Bên cạnh đó, bạn cần phải xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp cho
từng giai đoạn.
 Đối tượng thực hiện kế hoạch: Bao gồm người thực hiện kế hoạch, người
hỗ trợ, người kiểm tra, giám sát, báo cáo và người chịu trách nhiệm cho
kế hoạch.
 Xác định phương thức, cách tiến hành
Xác định phương thức, cách thức tiến hành là công việc xác định tài liệu
hướng dẫn cùng với tiêu chuẩn cho từng cơng đoạn, cách vận hành máy
móc… Ngồi ra, bạn cịn cần phải xác định các kế hoạch trước đó, những

nhiệm vụ đang hoặc chưa được giải quyết và các công việc mới xác định.
 Xác định việc thực hiện, phân bổ nguồn lực
Các yếu tố cần được xác định các phương pháp giám sát và kiểm tra nguồn
lực là:
 Nguồn nhân lực.
 Tài lực (Tiền bạc).
 Vật lực như nguyên liệu, hệ thống cung cấp, máy móc, cơng nghệ.

1

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

 Cuối cùng là phương pháp làm việc (những nguyên tắc, quy cách tiến
hành)

*Cách đánh giá và lựa chọn kế hoạch tối ưu nhất
Khi bắt tay vào thiết lập một kế hoạch và lên phương án thực hiện kế hoạch,
bạn cần phải xem xét những điểm mạnh và điểm yếu liên quan đến phương
án. Bạn hãy dựa theo tiêu chuẩn sau đây để đánh giá và lựa chọn kế hoạch tối
ưu nhất:

 Kế hoạch nào sử dụng có hiệu quả cho các nguồn lực của tổ chức?
 Kế hoạch nào ảnh hưởng mạnh đến mục tiêu?
 Kế hoạch nào phản ánh tốt hệ thống tiêu chuẩn đã chọn?
 Kế hoạch nào được sự ủng hộ của tất cả nhân viên khi thực hiện?
 Cuối cùng là kế hoạch nào có chi phí thấp nhất?
 Ưu tiên cơng việc: Đơi khi có q nhiều nhiệm vụ để hồn thành và bạn
không thể làm tất cả trong một ngày. Trong trường hợp này, ưu tiên công

việc là cần thiết. Xác định những nhiệm vụ quan trọng nhất và hoàn thành
chúng trước.
*Ưu tiên công việc
1. Một ngày của chúng ta trôi qua với rất nhiều công việc phải làm, từ các vấn
đề cá nhân cho đến những nhiệm vụ ở công ty. Nếu khơng có cách sắp xếp
thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ hiệu quả, nhiều khả năng bạn sẽ luôn cảm
thấy bận rộn với hàng đống việc linh tinh và không có thời gian cho bản
thân. Vì vậy rất cần sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, khi đó chúng ta sẽ
có nhiều thời gian hơn, quản lý thời gian tốt hơn.
2. Để sắp xếp công việc hợp lý, ta cần:
 Tạo danh sách các việc cần làm
Bạn chỉ có thể sắp xếp thứ tự cơng việc ưu tiên một cách hiệu quả nếu như
bạn hiểu được cụ thể bạn cần làm những việc gì trong ngày, và ngay cả
những nhiệm vụ nhỏ nhặt nhất cũng nên được cân nhắc. Vì vậy, việc tạo một
danh sách tất cả các công việc cần làm là điều vô cùng quan trọng.
 Xác định mục tiêu “Điều gì quan trọng nhất cần làm”
Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên là chìa khóa để đạt được các mục tiêu dài hạn.
Bạn cần hiểu bản thân đang hướng tới điều gì trong cơng việc – thăng chức,
hoàn thành dự án, được tăng lương hay thay đổi nghề nghiệp. Điều đó sẽ chỉ
ra cho bạn thấy các nhiệm vụ phù hợp nhất ứng với kết quả đó trong tương
lai. Bạn nên chia các mục tiêu lớn hơn này thành các mục tiêu nhỏ hơn, liên
quan đến thời gian. Ví dụ: mục tiêu hàng năm có thể được phân tách thành
danh sách việc cần làm hàng tháng, sau đó dẫn đến các nhiệm vụ hàng tuần,
ưu tiên hàng

1

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

ngày, v.v. Tư duy toàn cảnh này rất quan trọng trong việc sắp xếp thứ tự ưu
tiên một cách hiệu quả: Có một quan niệm sai lầm phổ biến rằng bận rộn
đồng nghĩa với tiến bộ. Tuy nhiên, lấp đầy một ngày của bạn với những
nhiệm vụ không liên quan đến mục tiêu cuối cùng là lãng phí thời gian. Hãy
trung thực với bản thân về giá trị lâu dài của mỗi nhiệm vụ và luôn ghi nhớ
mục tiêu cuối cùng.

 Xác định những công việc khẩn cấp
Danh sách việc cần làm của bạn cần phải hiển thị đầy đủ các công việc – đi
kèm thời gian cần hoàn thành. Việc xác định những công việc khẩn cấp giúp
bạn xác định nhiệm vụ nào phải được hồn thành nhanh chóng và lên kế
hoạch cho những việc cần phải làm trong tương lai. Tự tạo deadline cho bản
thân ngay cả khi chúng không được u cầu chính thức cũng rất quan trọng.
Nếu khơng, bạn sẽ tiếp tục đẩy lùi các nhiệm vụ chỉ vì bạn nghĩ rằng mình
khơng cần phải hồn thành nó trong thời gian nhất định. Chiến lược này cũng
có thể hữu ích trong việc tăng năng suất và giảm sự trì hỗn.

 Tránh việc xung đột ưu tiên, làm nhiều việc cùng lúc
Khi các nhiệm vụ bạn đang thực hiện khơng q khó khăn, việc quản lý
chúng song song sẽ tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, khi độ khó tăng lên,
nghiên cứu cho thấy những người ở vị trí quản lý có nhiều khả năng ưu tiên
một mục tiêu duy nhất, trong khi những người ở vị trí nhân viên sẽ liên tục
thử và quản lý nhiều ưu tiên. Đây là lý do dẫn tới việc suy giảm hiệu suất ở
cấp nhân viên, có nghĩa là các nhiệm vụ quan trọng nhất khơng được hồn
thành ở tiêu chuẩn cao nhất. Một chiến thuật để duy trì sự tập trung vào một
nhiệm vụ quan trọng tại một thời điểm là xác định những thứ có thể gây sao
nhãng. Chẳng hạn như các nhiệm vụ đồng thời hoặc các yêu cầu đột xuất và
chủ động tránh chúng trong suốt cả ngày.

 Tính tồn nguồn lực, cơng sức cần cho mỗi nhiệm vụ
Khi nhìn chằm chằm vào một danh sách dài việc cần làm, bạn rất dễ bị
choáng ngợp. Cảm giác này làm giảm năng suất và dẫn đến sự trì hỗn.
Nếu danh sách việc cần làm của bạn trở nên quá nặng nề, hãy ưu tiên những
nhiệm vụ địi hỏi thời gian và cơng sức ít hơn và nhanh chóng vượt qua
chúng. Việc hồn thành các nhiệm vụ này sẽ mang lại cho bạn một khoảng
thời gian nghỉ ngơi và mang đến cảm giác thành tựu giúp thúc đẩy bạn suốt
cả ngày.

 Giới hạn thời gian hồn thành cơng việc
Khi bạn tập trung vào cơng việc của mình cho ngày hơm đó, bạn có thể sắp
xếp thứ tự ưu tiên hơn nữa bằng cách đặt thời gian cụ thể cho từng việc. Bạn
sẽ gặp tình trạng bị làm phiền bởi những việc không khẩn cấp hoặc các cuộc

1

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

trò chuyện của đồng nghiệp và bạn cần cho họ biết bạn đang cần tập trung và
sẽ nói chuyện với họ sau. Một phương pháp khác để ưu tiên thời gian của
bạn là đặt thông báo gửi email để cho mọi người biết bạn trả lời email vào
giờ nào trong ngày. Bạn có thể thấy rằng mình tập trung tốt hơn và hồn
thành nhiều nhiệm vụ hơn khi đặt thời gian cụ thể để làm việc mà không bị
gián đoạn.

 Đánh giá mục tiêu, công việc và hãy thực tế với lượng công việc bạn
làm mỗi ngày

Cuối cùng, hãy luôn dành thời gian nhìn lại bản thân đã làm được những việc
gì trong ngày và đánh giá hiệu suất của mình. Điều này sẽ giúp bạn kiểm sốt
bản thân tốt hơn và biết cách ưu tiên những việc quan trọng tiếp theo trong
ngày làm việc mới.
3. Một vài tips giúp bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả

 Viết xuống những mục tiêu và công việc
Trong các cách sắp xếp trình tự cơng việc, việc viết xuống những mục tiêu
và công việc là cách cực kỳ hiệu quả. Nên nhớ rằng, nhiệm vụ cá nhân và
công việc nên được tổng hợp ở một nơi duy nhất. Việc này sẽ giúp bạn
không quên bất kỳ công việc nào cần phải làm trong ngày. Hãy viết ra tất cả
những việc cần làm trong ngày, kể cả đó là việc đi siêu thị, sửa xe, họp với
khách hàng, nộp báo cáo, v.v. Khi đã liệt kê mọi công việc, bạn sẽ có thể sắp
xếp chúng theo thứ tự ưu tiên và dễ dàng hoàn thành hơn.

 Lên lịch cho danh sách công việc để không bị quên
Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ bằng cách viết mọi thứ bạn phải
hoàn thành trong tháng tới. Từ đó, xác định những việc cần làm hàng ngày,
cuối mỗi tuần và cuối tháng. Bạn có thể viết điều này ra một bảng tính và sau
đó sắp xếp các nhiệm vụ trong lịch. Lên lịch cho các nhiệm vụ của bạn dựa
trên deadline có thể giúp bạn tập trung và làm việc hiệu quả hơn.

 Có deadline rõ ràng cho từng công việc
Luôn đặt deadline rõ ràng cho từng công việc ngay cả khi các công việc đó
khơng có một deadline chính thức từ khách hàng hoặc quản lý. Việc này sẽ
giúp bạn có ý thức hồn thành cơng việc thay vì liên tục trì hỗn và đợi
“nước đến chân mới nhảy”.

 Loại bỏ sự sao nhãng
Việc bạn bị phân tâm trong suốt cả ngày là điều bình thường. Tuy nhiên thay

vì cảm thấy thất vọng, hãy nghĩ rằng bạn cũng cần nghỉ giải lao trong ngày
để thư giãn và tập trung lại. Khi bạn chấp nhận rằng những phiền nhiễu sẽ
xảy ra, bạn có thể dễ dàng đưa chúng vào lịch trình của mình hơn. Bạn
thậm chí có

1

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

thể sắp xếp thời gian nghỉ giải lao của mình, chẳng hạn như 10 phút nghỉ giải
lao uống cà phê vào giữa buổi sáng và 15 phút đi bộ vào cuối buổi chiều.

 Giảm thiểu sự phân tâm: Trong thời đại kỹ thuật số, sự phân tâm là vấn đề
phổ biến khiến cho ta không thể tập trung vào công việc. Các phương
pháp để giảm thiểu sự phân tâm bao gồm tắt thông báo và email, giảm
thiểu việc kiểm tra điện thoại và thiết bị di động, và tập trung vào một
nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định.
Tăng cường tập trung: Để làm việc hiệu quả, bạn cần tập trung tối đa vào
nhiệm vụ đang thực hiện. Các phương pháp để tăng cường tập trung bao
gồm đặt mục tiêu cụ thể, thiết lập thời gian cho từng nhiệm vụ, và tránh
những hoạt động không cần thiết khi đang làm việc.

1. Sự tập trung là một trạng thái của con người, biểu hiện qua việc dồn hết mọi
sự chú ý vào một nội dung, vấn đề cụ thể mà không để ý tới những tác động
bên ngoài. Đây là trạng thái giúp chúng ta đạt hiệu quả tối đa trong công việc
từ đó góp phần tối thiểu thời gian cần cho mỗi cơng việc.

2. Điều gì khiên bạn mất tập trung cao độ khi làm việc ?

Bạn cần sự tập trung để vượt qua công việc hoặc giải quyết các nhiệm vụ
mỗi ngày. Khi đánh mất đi khả năng tập trung cao độ, bạn không thể suy
nghĩ rõ ràng vào một nhiệm vụ cụ thể, tìm ra các hướng giải quyết vấn đề,
hoặc duy trì sự chú ý của mình trong công việc. Sự mất tập trung thường rơi
vào các nguyên nhân sau:

 Bạn dang trong quá trình căng thẳng quá độ.

 Thiếu ngủ khiến não bộ xử lý thông tin chậm hơn.

 Thiếu vitamin B để duy trì năng lượng.

 Bị lệ thuộc vào điện thoại và mạng xã hội khiến bản thân bị xao nhãng.

 Multitask sai cách.

…

3. Cách tập trung cao độ khi làm việc

 Loại bỏ các yếu tố gây nhiễu

Điện thoại, máy tính bảng hoặc các loại nhạc kích thích cao chính là nguyên
nhân gây nhiễu, khiến bạn khó có thể tập trung làm việc. Chính vì thế, trong
khi làm việc, tốt nhất hãy tạm thời tắt điện thoại, các ứng dụng mạng xã hội,
nhạc mạnh để dịng suy nghĩ khơng bị cản trở, ảnh hưởng tới q trình tập
trung của bạn. Ngồi ra cứ sau 50 phút làm việc, bạn nên cho mình nghỉ ngơi
5-10 phút bằng cách đứng dậy đi lại, uống một tách trà, việc này sẽ giúp bộ
não có thời gian nghỉ ngơi để làm việc hiệu quả hơn.

 Lên danh sách ưu tiên các công việc cần hoàn thành trước

1

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

Việc lập danh sách các công việc có thể coi như là khung sườn giúp bạn thực
hiện các cơng việc một cách thứ tự và có quy trình. Lập danh sách cơng việc
cũng khiến bạn khơng bị rơi vào tình trạng rối ren khi khơng biết phải làm gì
trước, làm gì sau hoặc khơng nhớ đã làm việc này, việc kia hay chưa. Mỗi
buổi tối trước khi đi ngủ, bạn nên gạch đầu dòng danh sách tất cả những việc
cần hồn thanh ngày hơm sau để khơng rơi vào tình trạng bối rối khơng biết
phải tập trung làm gì trước vào sáng hơm sau. Ngồi ra thói quen lập danh
sách cơng việc cịn là cách giúp trí não của bạn hoạt động tốt, giảm thiểu
chứng hay quên.

 Hãy chọn ý tưởng phù hợp nhất với mục tiêu công việc đề ra
Trong trường hợp công việc bạn cần giải quyết phát sinh quá nhiều ý tưởng
thú vị, bạn có thể sẽ bị rối ren trong hàng loạt ý tưởng đó và khơng biết nên
chọn cái gì. Rốt cuộc bạn trở nên bế tắc, khơng thể tập trung cao độ, cịn
cơng việc cần làm thì lại khơng thể hồn thành. Để tránh xảy ra tình trạng
trên, trước hết hãy liệt kê tồn bộ ý tưởng khả thi để hồn thành cơng việc,
sau đó chọn ra ý tưởng phù hợp nhất với mục tiêu, hoàn cảnh hiện tại. Ví dụ:
Bạn cần phỏng vấn nhân vật để lấy tư liệu thực tế cho bài viết với chủ đề:
“Cách giữ chân nhân tài trong doanh nghiệp.”
Với công việc này, bạn nhận thấy mình có thể lấy tư liệu theo 3 cách:

 Phỏng vấn trưởng bộ phận nhân sự trong chính cơng ty mình
 Chọn đối tượng là bộ phận nhân sự/chuyên viên nhân sự lâu năm

trong ngành tại một công ty khác
 Phỏng vấn một headhunter có kinh nghiệm trong ngành mà bạn biết
Nếu phân tích vấn đề, bạn sẽ thấy cách thứ 2 và thứ 3 có vẻ khá tốn thời gian
vì bạn phải liên hệ, xếp lịch với nhân vật (trường hợp họ đồng ý nhận phỏng
vấn), trong khi bài viết đó lại cần nộp gấp. Vậy là chỉ có cách đầu tiên vừa
giúp bạn hồn thành mục tiêu, lại khơng q tốn thời gian, vì bạn có thể ngay
lập tức xin trợ giúp từ cấp trên. Sẽ chẳng có vị sếp nào mà lại khơng ra tay
giúp đỡ để nhân viên có thể hồn thành công việc một cách tốt nhất đâu.
 Giữ tinh thần tập trung cao độ bằng sổ tay
Khơng chỉ cần có sổ tay ghi lại thứ tự ưu tiên cho cơng việc, bạn cịn cần có
một cuốn sổ khác để theo dõi tiến độ công việc. Cuốn sổ này sẽ giúp bạn tiến
độ cơng việc mình đang làm đến đâu, có bao nhiêu đầu mục cơng việc nhỏ
đã làm, chưa làm để có thể hồn thành mục tiêu công việc lớn.
 Thiết kế thời gian biểu nâng cao tinh thần tập trung của đội nhóm
Ngồi deadline được trưởng nhóm đưa ra, bạn cũng nên lên deadline cho bản
thân để phân chia thời gian hồn thành từng cơng việc sao cho hợp lý, tránh

1

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

để tình thời gian hồn thành các công việc bị lệch nhau khiến hiệu quả thu về
không được như ý muốn. Tự lên thời gian biểu cũng giúp bạn bắt kịp tiến
trình làm việc với cả nhóm để khơng bị thụt lùi hoặc bỏ lại phía sau.

 Áp dụng phương pháp Pomodoro
Tương tự với khái niệm của kỹ năng quản lý thời gian, Pomodoro là phương
pháp giúp bạn tối đa hóa thời gian tập trung cao độ trong công việc. Đây là
một kỹ thuật quản lý thời gian được phát triển bởi Francesco Cirillo – CEO
của một công ty phần mềm Ý tạo ra vào năm 1980. Với phương pháp này,
bạn chia nhỏ quỹ thời gian của mình theo cơng thức như sau: Làm việc 25
phút, nghỉ ngơi 5 phút. Sau 4 lần lặp lại như vậy, bạn cần cho phép bản thân
nghỉ ngơi từ 15-30 phút trước khi bắt đầu một chu trình mới. Việc sử dụng
những khoảng nghỉ ngắn giúp cơ thể và não bộ được nghỉ ngơi, hạn chế tình
trạng quá tải, cũng như tăng khả năng tập cao độ. Hãy đảm bảo thời gian làm
việc 25 phút không bị quấy nhiễu hay sao nhãng bởi các tác nhân khác bằng
cách dọn dẹp sạch sẽ góc làm việc, hay tắt thông báo từ điện thoại cá nhân,
…

 Nghỉ ngơi ngắn ngày
Bạn đã bao giờ cố gắng tập trung vào quá nhiều trong một khoảng thời gian
dài và cảm thấy mệt mỏi sau khi hoàn thành hay chưa? Sự tập trung của bạn
sẽ dần bị “hạ nhiệt” nếu bạn khơng có phương pháp nghỉ ngơi hợp lý để “sạc
nguồn” cho não bộ của mình. Điều này sẽ gây ra cảm giác chán nản khiến
bạn mất tinh thần khi làm việc. Không chỉ vậy, hiệu suất của bạn cuối cùng
cũng bị ảnh hưởng. Đây chính là dấu hiệu của tình trạng mất đi năng lượng
làm việc, cơ thể đang báo động bạn cần phải nghỉ ngơi. Hãy cố gắng cân
bằng giữa cuộc sống và công việc. Lên kế hoạch cho một chuyến đi nghỉ
dưỡng và tạm gác lại các cơng việc cần giải quyết. Có thể là nửa ngày, hay
thậm chí là một vài ngày, nhưng đảm bảo rằng: bạn đã tận dụng thời gian
nghỉ thật triệt để, kéo lại tinh thần tập trung cao độ.

 Học cách từ bỏ những thứ không cần thiết
Đừng “tham công tiếc việc” hay gieo rắc mối bận tâm đến quá nhiều việc
không quan trọng. Hãy coi sự tập trung cao độ của bạn như một ánh đèn sân

khấu. Nếu bạn chiếu ánh đèn sân khấu đó vào một khu vực cụ thể, bạn có thể
nhìn thấy mọi thứ rất rõ ràng. Tuy nhiên, nếu bạn cố gắng chiếu cùng một
lượng ánh sáng đó khắp một căn phịng lớn, bạn có thể bị quay cuồng để
nhìn thấy tất cả.

 Thư giãn hợp lý, ngủ đủ giấc
Thiếu ngủ có thể dễ dàng làm gián đoạn sự tập trung cao độ, chưa kể đến
những vấn đề khác như suy giảm trí nhớ, stress, v.v. Thường xun khơng có

1

Downloaded by sau xanh ()

lOMoARcPSD|39270540

được một giấc ngủ ngon có thể ảnh hưởng đến tâm trạng và hiệu quả công
việc của bạn. Ngoài ra, “cố quá thì thành quá cố” – việc “gồng mình” làm
việc bất kể giờ giấc cũng khiến cơ thể bạn rơi vào tình trạng “quá tải”. Vậy
nên, bạn hãy học cách sắp xếp và phân bố quỹ thời gian trong ngày của mình
hợp lý, cân bằng giữa làm việc và nghỉ ngơi để giữa năng lượng cho một tinh
thần tập trung cao độ vào ngày hôm sau nhé!

 Rèn luyện thể chất
Tăng khả năng tập trung là một trong nhiều lợi ích của việc tập thể dục
thường xuyên. Tập thể dục mang lại lợi ích cho tất cả mọi người. Một nghiên
cứu năm 2018 xem xét 116 học sinh lớp 5 đã tìm thấy bằng chứng cho thấy
hoạt động thể chất hàng ngày có thể giúp cải thiện cả khả năng tập trung cao
độ và chú ý chỉ sau 4 tuần. Một số hoạt động thể chất bạn có thể cân nhắc có
thể kể đến như: chạy bộ, đạp xe, yoga, tập cardio, bơi lội,… Không chỉ giúp
tinh thần minh mẫn và làm việc hiệu quả, việc rèn luyện thể chất mỗi ngày sẽ

giúp bạn có một dáng vóc khỏe khoắn, giúp bạn tự tin tỏa sáng hơn rất nhiều.
Vậy, ta có rất nhiều phương pháp để giúp ta quản lý thời gian hiệu quả, từ đó góp
phần tiết kiệm nhiều thời gian hơn trong cuộc sống. Sau cùng có thể thấy quản lý
thời gian hiệu quả, hợp lý là điều vô cùng quan trọng đối với tất cả chúng ta, tuy
nhiên phần đa giới trẻ lại có vẻ thờ ơ với việc này và phung phí rất nhiều thời gian
vào các việc vô bổ như mạng xã hội, ngủ, tụ tập vơ ích,… khi nhận ra thì đã q
muộn. Tơi hy vọng qua những phương pháp nêu trêu sẽ giúp các bạn làm chủ được
thời gian của bản thân.
2.3 Các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian
2.3.1 Các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian phổ biến

Dưới đây là một số công cụ hỗ trợ quản lý thời gian phổ biến:

 Ứng dụng quản lý thời gian: Ứng dụng này được sử dụng để quản lý và
giám sát thời gian dành cho các hoạt động hàng ngày. Một số ứng dụng
phổ biến bao gồm Trello, Asana, Todoist, Evernote, Microsoft To-Do,
Google Keep, và RescueTime.

 Lịch: Một lịch đơn giản là một danh sách các sự kiện hoặc hoạt động được
lên kế hoạch theo thời gian. Nó có thể được tạo ra bằng tay bằng giấy hoặc
bằng cách sử dụng các ứng dụng như Google Calendar hoặc Apple
Calendar.

 Bảng phân tích SWOT: Đây là một cơng cụ phân tích chiến lược được sử
dụng để đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của một
doanh nghiệp hoặc một dự án. Bảng SWOT cho phép bạn định hướng phát
triển kế hoạch dựa trên những gì bạn đã phân tích.

1

Downloaded by sau xanh ()