lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng

Lý luận chung về
ứng dụng công nghệ
thông tin vào công
tác văn phòng
MỤC LỤC
PHẦN I 6
LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 7
1.1. Những vấn đề chung về văn phòng 7
1.1.1. Khái niệm 7
1.1.2 Chức năng của Văn phòng 7
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng 8
1.2. Những vấn đề về CNTT 11
1.2.1. Khái niệm 11
1.2.2. Một số khái niệm liên quan đến tin học 12
1.3. Tác động và ý nghĩa của CNTT đối với công tác văn phòng 16
1.3.1. Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin 16
1.3.2. Trong công tác soạn thảo văn bản 16
1.3.3. Trong công tác lưu trữ 17
1.3.4. Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo 17
PHẦN II 18
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VĂN PHÒNG
CỤC AN TOÀN LAO ĐỘNG 18
2.1. Khái quát về Cục an toàn lao động 18
2.1.1 Quá trình thành lập và phát triển của Cục An toàn lao động 18
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Cục An toàn lao động 19
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Cục An toàn lao động 21
2.1.4. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong Cục An toàn lao động 23
2.2. Tổ chức bộ máy của Văn phòng Cục An toàn – Lao động 27
2.2.1. Chức năng 27
2.2.2 Nhiệm vụ 28

2.4. Cơ cấu tổ chức của bộ máy của Văn phòng Cục An toàn - Lao động 28
2.3. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác 2010 và phương hướng nhiệm vụ công
tác 2011 của Cục An toàn lao động 31
2.3.1. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác 2010 của Cục An toàn lao động 31
2.3.2 Một vài đánh giá về hoạt động của Văn phòng tại Cục An toàn lao động.37
2.4. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Cục
An toàn lao động 38
2.4.1. Trang thiết bị kỹ thuật thông tin 38
2.4.2. Tổ chức công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng 40
2.4.3. Hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng 40
2.4.3. Công tác lập kế hoạch, tham mưu 43
2.4.4. Thực trạng về đội ngũ cán bộ trong Văn phòng Cục 45
2.5. Đánh giá chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
Cục An toàn lao động 46
2.5.1. Ưu điểm: 46
2.5.2. Hạn chế: 46
2.5.3. Nguyên nhân: 47
PHẦN III 49
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC AN TOÀN LAO
ĐỘNG 49
3.1. Những phương hướng chung nhằm tăng cường hiệu quả việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Cục An toàn lao động 49
3.1.1. Tập trung chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách thủ tục hành chính nhà
nước 49
3.1.2. Ứng dụng CNTT phục vụ việc thực hiện Chính phủ điện tử 50
3.1.3. Ứng dụng CNTT tăng cường hiệu quả hiệu lực của Cục nói chung và của
Văn phòng nói riêng 50
3.1.4. Thực hiện Luật cán bộ công chức 50

3.2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn phòng Cục An toàn lao động 51
3.2.2. Trang bị phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin 55
3.2.3. Xây dựng các phần mềm ứng dụng 57
KẾT LUẬN 59
TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………… 60
LỜI ĐẦU
Đất nước ta đang từng bước chuyển mình cùng với sự chuyển mình của
nền kinh tế thế giới. Đặc biệt sau khi ra nhập tổ chức thương mại WTO thì nền
kinh tế nước ta ngày càng có những bước tiến rõ nét hơn. Có được những kết
quả như vậy là nhờ Đảng, Nhà nước ta xác định xây dựng nền kinh tế thị trường
theo định hướng xã hội chủ nghĩa, trong đó Đảng và Nhà nước ta đặc biệt coi
trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào phát triển kinh tế đất nước
Như vậy ta đã biết được cuộc cách mạng công nghiệp đã chuyển nền kinh
tế nước ta từ nền kinh tế công nghiệp lạc hậu sang nền kinh tế tri thức với sự
phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin. Từ việc sử dụng phương tiện
liên lạc chỉ bằng điện tín, điện thoại thì giờ đây các phương tiện khác như: vô
tuyến điện tử, tin học, viễn thông, internet đang ngày càng chiếm ưu thế và trở
thành một phương tiện không thể thiếu đối với nhu cầu của mọi tầng lớp nhân
dân đặc biệt là đối với doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế - xã hội.
Có những kết quả trên là nhờ vào chính sách mở cửa, chủ động hội nhập
kinh tế quốc tế của Đảng, Nhà nước ta.Góp phần vào đó có sự đóng không nhỏ
của các tổ chức xã hội, các doanh nghiệp trong đó bộ phận văn phòng giữ vị trí
quan trọng. Ngoài việc ham mưu cho lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn,văn
phòng là mắt xích quan trọng, là cánh tay đắc lực,là trái tim khối óc cho người
lãnh đạo, là cầu nối giữa các bộ phận trong cơ quan và giữa cơ quan với nhau.Vì
vậy công tác văn phòng được quan tâm đổi mới cho phù hợp với yêu cầu của
công việc cũng như vị trí, vai trò của nó qua mọi thời đại.
Với mong ước được trao đổi thêm thức và ứng dụng những kiến thức đã
học trên giảng đường đại học vào thực tế, em đã chọn thực tập tại văn phòng của

Cục An toàn lao động thuộc Bộ Lao động – Thương binh xã hội. Qua bước đầu
tìm hiểu sự hướng dẫn chỉ đạo của Khoa kinh tế - Quản trị kinh doanh, các thầy
cô giáo cùng với phương pháp quan sát và thu nhập thông tin em đã từng bước
tiếp cận với thực tế và có được những đánh giá hiểu biết sơ bộ về hoạt động của
cơ quan nói chung cũng như của văn phòng nói riêng.
Qua đây em nhận thấy hoạt động của văn phòng cần được quan tâm nhiều
hơn nữa trong đó công việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn
phòng cũng cần phải được thực hiện thật tốt sao cho phù hợp với xu hướng phát
triển chung của thế giới và phù hợp với việc cải cách nền kinh tế nước ta.
Do vậy thời gian có hạn em chỉ tập trung nghiên cứu vào việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại cơ quan Cục. Qua đây em
cũng xin đưa ra đề tài:”Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong văn phòng tại Cục An toàn lao động”
Báo cáo chuyên đề của em gồm 3 chương:
Chương I: Lý luận chung về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn
phòng.
Chương II: Thực trạng ứng dụng CNTT tại văn phòng Cục An toàn lao
động.
Chương III: Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng
CNTT trong công tác văn phòng tại Cục An toàn lao động
Báo cáo chuyên đề của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu xót,
hạn chế. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn
để báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cám ơn các thầy
trong khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, giảng viên hướng dẫn, cô chú lãnh
đạo và nhân viên trong Cục An toàn lao động để tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em
hoàn thiện báo cáo chuyên đề này.
PHẦN I
LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Những vấn đề chung về văn phòng

1.1.1. Khái niệm
Hiện nay văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan
tổ chức.Có rất nhiều cách hiểu về văn phòng:
- Theo nghĩa rộng văn phòng là bộ máy, bộ phận giúp việc cho cơ quan,lãnh
đạo cơ quan, để chỉ đạo, điều hành công việc do cơ quan đặt ra.
- Theo nghĩa hẹp văn phòng là bộ phận của cơ quan để quản lý công tác công
văn giấy tờ và công việc hành chính – quản trị của cơ quan
Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu nhập, xử lý tổng
hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các
điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cho toàn cơ quan, tổ chức đó.
1.1.2 Chức năng của Văn phòng
1.1.2.1.Chức năng tham mưu:
Đây được coi là một trong các chức năng chính của văn phòng.Bộ phận
văn phòng cần phải phối hợp với các bộ phận trong cơ quan tham vấn,có ý kiến
đối với các vấn đề mà lãnh đạo đưa ra nhằm phục vụ cho việc ra quyết định của
lãnh đạo một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả.Ta đã biết quyết định
là một quyết sách có ảnh hưởng đến sự sống còn hay sự tồn tại của một cơ
quan, tổ chức, một doanh nghiệp. Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều
yếu tố trong đó có yêu tố chủ quan( thuộc về yếu tố quản lý) bởi vậy muốn ra
quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách
quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý,của người trợ giúp.Những
ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc đế đưa ra kết luận chung nhất nhằm
cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án, phán quyết kịp thời
và đúng đắn. Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho lãnh đạo,
quản lý công tác của văn phòng
1.1.2.2 Chức năng tổng hợp:
kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào,
đầu ra thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn phòng là
đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu người lãnh đạo,
quản lý.Qúa trình thu nhập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên

tắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động như
trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này không
chỉ thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan
trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan đơn vị( lợi thế của thông
tin).Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan
tâm củng cố và hiện đại hóa công tác văn phòng cho kịp với phát triển của thời
đại.
1.1.2.3 Chức năng hậu cần
hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính…Những cái đó thuộc về công
việc hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình,
mọi lúc, mọi nơi.
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng
Trên cơ sở chức năng chung, cơ bản của mình văn phòng cần thực hiện các
nhiệm vụ chính
1.1.3.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn
vị
Mọi tổ chức ra đời và vận hành đi vào cuộc sống đều cần phải tuân thủ
những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện duy trì hoạt
động. Nhưng ở mỗi cơ quan, tổ chức khác nhau thì có điều kiện, cơ sở vật chất
cũng như tính chất công việc khác nhau nên mỗi tổ chức đều phải có nội quy,
quy chế hoạt động riêng. Các công việc như: xây dựng hội thảo, lấy ý kiến tham
gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung hoàn
thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng.
Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan
được tổ chức và đi vào hoạt động.
1.1.3.2. Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan,
đơn vị
Các cơ quan, đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua
chiến lược phát triển. Chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10 – 20 năm, còn

mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 3 năm,1 năm,
quý, tháng, tuần, ngày, cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể, kế hoạch
của 1 đơn vị kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, tài chính Mỗi
loại kế hoạch trên đều được giao cho một bộ phận chuyên trách và xây dựng chỉ
đạo thực hiện. Đơn vị muốn đạt mục tiêu hoạt động thì phải biến các khâu nối,
các kế hoạch trên trở thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh các bộ phận khớp
nối với nhau, hỗ trợ cùng nhau hoạt động.
1.1.3.3. Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin
Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yêu cầu
tối thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa,
xã hội, hành chính, môi trường ,những thông tin chỉ đạo: thông tin phản hồi,
thông tin thực thể, thông tin dự báo, Thông tin là nguồn, là căn cứ để người
lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt, kịp thời hiệu quả. Người lãnh đạo không
thể tự thu nhập xử lý thông tin được mà cần phải có những người trợ giúp trong
lĩnh vực này gọi đó là văn phòng.Văn phòng được coi là “ cổng gác thông tin”
của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đều được thu thập, xử lý, chuyển
phát tại văn phòng.
1.1.3.4. Trợ giúp về văn bản
Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu.
Hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản
lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng
văn bản điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý
về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội phải tuân theo các quy định một cách
chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản. Hiện nay ở nước ta đã có luật ban
hành văn bản quan trọng liên quan tới hoạt động kinh tế - xã hội của đơn vị, tổ
chức như hợp động kinh tế, hợp đồng dân sự.
1.1.3.5. Đảm bảo các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan
Bất kỳ cơ quan, đơn vị nào muốn tồn tại hoạt động đều phải có các yếu tố
vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa
là vật trung gian gắn với môi trường, đồng thời còn là phương tiện truyền dẫn

các quá trình hoạt động của các tổ chức tới mục tiêu kinh tế - xã hội. Các yếu
tố vật chất, kỹ thuật, tài chính mà các cơ quan cần hoạt động gồm có:nhà cửa,
xe cộ, bàn ghế, các phương tiện nhận truyền và truyền tin, các công cụ truyền
tin, các công cụ lao động, các phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục.
1.3.6.Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
Đây là việc làm thiết thực, mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng
nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây.Việc tổ chức bộ máy văn
phòng cũng cần phải tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị đảm bảo tính
thống nhất trong hệ thống.Tuy nhưng cũng nhận thấy tính thống nhất đa dạng,
phong phú trong công tác văn phòng để bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất
yêu cầu nhiệm vụ đặt ra của công tác văn phòng. Không những thế trong thời
đại bùng nổ thông tin này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo
kịp tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng.
Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành
công việc.
1.1.3.7. Duy trì hoạt động thường xuyên của văn phòng
Khác với hoạt động của cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động
thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực
thi, vừa kiểm tra vừa giám sát. Đặc tính hoạt động này xuất phát từ chức năng
của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn thông tin của mọi đối
tượng với hoạt động của cơ quan đơn vị. Theo cách đó văn phòng bao gồm một
bộ phận nhân sự làm việc trong giờ với hoạt động chung của đơn vị, còn một bộ
phận (không lớn) làm việc liên tục ngày đêm, ngay cả những lúc đơn vị ngừng
hoạt động để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin trong suốt. Hoạt động thông
tin của văn phòng vừa gắn với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua việc
trợ giúp, tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng nhiệm vụ kiểm tra, đôn
đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với
hoạt động trên.
Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng mà cơ quan,
đơn vị nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung. Tuy nhiên

còn tùy theo tính chất, đặc trưng của cơ quan, đơn vị mà văn phòng còn những
nhiệm vụ cụ thể khác.
1.2. Những vấn đề về CNTT
1.2.1. Khái niệm
Công nghệ thông tin bao gồm tất cả các hoạt động và các công nghệ chứa
đựng các nội dung xử lý thông tin bằng các phương tiện điện tử, từ việc thu
nhập lưu trữ, tìm kiếm truyền dẫn đến sử dụng thông tin trong mọi lĩnh vực
sản xuất, kinh doanh và đời sống con người.
Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện
công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông
nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả
các nguồn tài nguyên phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của
con người và xã hội
Công nghệ thông tin là một khái niệm bao hàm các khoa học, công
nghiệp, phương tiện và máy móc nhằm thực hiện các quy trình thông tin trên cơ
sở tích hợp của ba lĩnh vực: công nghiệp điện tử, tin học và viễn thông. Công
nghệ thông tin đã trở thành lĩnh vực công nghệ bậc cao hàng đầu hiện nay trên
thế giới.
1.2.2. Một số khái niệm liên quan đến tin học
1.2.2.1. Phần cứng
Phần cứng(hardware) gồm các đối tượng vật lý hữu hình như vi mạch,
bàn mạch, bàn mạch in, dây cáp nối điện, bộ nhớ màn hình, máy in, thiết bị đầu
cuối, nguồn nuôi Phần cứng thực hiện chức năng xử lý thông tin cơ bản ở mức
độ thấp nhất tức là tín hiệu nhị phân
1.2.2.2. Phần mềm
Phần mềm( software) là các chương trình (program) điều khiển các hoạt
động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính
được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ thống(system software) và phần mềm ứng
dụng (application software)
Phần mềm hệ thống đưa vào bộ nhớ chính, nó chỉ đạo việc thực hiện các

công việc.
Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để giải quyết một
bài toán hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một số lĩnh
vực
1.2.2.3. Internet
Internet là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy cập công
cộng gồm các mạng máy tính liên kết với nhau. Hệ thống này truyền thông tin
theo kiểu nối chuyển gói dữ liệu ( packet switching) dựa trên một giao thức liên
mạng đã được chuyển hóa ( giao thức IP ). Hệ thống này bao gồm hàng ngàn
mạng máy tính nhỏ hơn các doanh nghiệp, các viện nghiên cứu và các trường
đại học, của người dùng cá nhân và các chính phủ trên toàn cầu. Chúng cung cấp
một khối lượng thông tin và dịch vụ khổng lồ trên internet.
Mạng máy tính mang lạ rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng.
Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò
chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch
vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh
từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo.
Nguồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là các hệ
thống trang web liên kết với nhau là các tài liệu khác trong mạng toàn cầu
( word wide web – www – được trình bày phần sau). Trái vơi một số cách được
sử dụng thường ngày, internet và www không đồng nghĩa, internet là tập hợp
các mạng máy tính kết nối với nhau bằng dây đồng và cáp quang , còn mạng
toàn cầu – word wide web là một tập hợp các liên kết với nhau bằng các sự liên
kết ( hyperlink ) và nó có thể sự dụng bằng cách truy cập internet.
Các cách thông thường để truy cập internet là quay số, băng rộng, không dây, vệ
tinh và điện thoại cầm tay.
1.2.2.4. Mạng máy tính
* Khái niệm
Mạng máy tính hay hệ thống mạng (computer network hay network
system) là tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối với nhau thông qua

các phương tiện truyền dẫn để chia sẻ tài nguyên: máy tính, máy in, máy fax, tập
tin, dữ liệu
Một máy tính được gọi là tự hoạt động (autonomous) nếu có thể khởi
động, vận hành các phần mềm đã được cài đặt và tắt máy mà không cần có sự
điều khiển hay chi phối bởi một máy tính khác.
• Các thành phần khác của mạng bao gồm:
Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể là các
mạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày càng nhiều các
thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA,
tivi,
Môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó.
Môi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối với các mạng
không dây).
Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể.
• Mạng LAN
Lan (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là mạng tư nhân
trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng hạn) có cỡ
chừng vài km. Chúng nối với các máy chủ và các chạm trong các văn phòng và
nhà máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin. LAN có 2 đặc điểm:
o Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km
o Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả
các máy. Vận động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100
Mpbs, 1000 Mps và gần 1 Gbps.
• Mạng WAN
WAN (wide area network) còn gọi là “mạng diện rộng” dùng trong vùng địa
lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm tới vài ngàn km.
Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các chương trình cho người dùng.
Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay còn có tên là máy chủ (host),
máy đầu cuối (end system). Các máy chính được nối với nhau bằng các mạng
truyền thông con ( communication subnet) hay còn gọi là mạng con (subnet).

Nhiệm vụ của mạng còn là truyền tải thông điệp (massages) từ máy chủ này
sang máy chủ khác.
Mạng con thường có hai thành phần chính:
- Các đường dây vận chuyển còn gọi là mạch (circuit), kênh (channel), hay
đường trung chuyển (trunk).
Các thiết bị nối chuyền: Đây là các loại máy tính chuyên biệt hóa dùng để nối
hai hay nhiều đường trung chuyển nhằm di chuyển dữ liệu giữa các máy. Khi dữ
liệu đến trong các đường vào, thiết bị nối truyền này phải chọn ( theo thuật toán đã
định ) một đường dây để gửi dữ liệu đó đi. Tên gọi của gói dữ liệu này là nút
chuyển gói ( pack switching node) hay hệ thống trung chuyển (intermedia system).
Máy tính dùng việc nối chuyển gọi là “ bộ chọn đường” hay “ bộ định tuyến”
(router).
Có nhiều kiểu cấu hình cho WAN dùng nguyên lý tới điểm như dạng sao, dạng
vòng, dạng cây, dạng hoàn chỉnh, dạng giao vòng hay bất định.
• Mạng toàn cầu – Word Wide Web
Word Wide Web, gọi tắt là web hay WWW, là một không gian tin toàn cầu
mà mọi người có thể truy cập ( đọc và viết ) qua các mạng máy tính nối
mạng internet. Nhưng web thực ra chỉ là một trong các dịch vụ trên internet,
chẳng hạn như dịch vụ thư điện tử (email).
Các tài liệu trên mạng toàn cầu – Word Wide Web được lưu trữ trong một
hệ thống siêu văn bản (hypertext), đặt tại các máy tính trong mạng internet.
Người dùng phải sử dụng một chương trình được gọi là trình duyệt Web
(web browser) để xem siêu văn bản. Chương trình này sẽ nhận thông tin tại ô
địa chỉ do người sử dụng yêu cầu ( thông tin theo địa chỉ gọi là thông tên
miền ( domain name ), rồi sau đó chương trình sẽ tự động gửi thông tin đến
máy chủ (web server) và hiển thị trên màn hình người xem.
• Thư điện tử (email)
Thư điện tử hay email (electronic mail ), đôi khi được hiển thị không
chính xác là điện thư, là một hệ thống nhận thư qua các mạng máy tính.
Email là một phương tiện truyền thông tin rất nhanh. Mỗi mẫu thông tin

(thư từ) có thể gửi đi dưới dạng mã hóa hay dạng thông thường và được
chuyển qua mạng máy tính được biết là internet. Nó có thể chuyển thông tin
tới một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng một lúc
Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ mà còn có thể
truyền được các dạng thông tin như hình ảnh, âm thanh và đặc biệt các
phần mềm như thư điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống
động tương thích như tập HTML
• Cơ sở dữ liệu – database
Cơ sở dữ liệu – database (CSDL) được hiểu theo các định nghĩa kiểu kỹ
thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này
thường được dùng trong công nghệ thông tin có cấu trúc và nó thường được
hiểu rõ hơn dưới dạng một tập hợp kiểu liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn
để lưu trên một thiết bị lưu trữ như băng hay đĩa. Dữ liệu này được duy trì
dưới dạng một tập hợp các tệp tin từ hệ điều hành hay được lưu trữ trong
một hệ quản trị CSDL
1.3. Tác động và ý nghĩa của CNTT đối với công tác văn phòng
Trước đây do CNTT chưa phát triển, mọi công việc phải sử dụng sức lao
động của con người là chính. Vì thế đôi khi công việc không được thực hiện
theo đúng tiến độ. Hiện nay cùng với sự phát triển của CNTT thì các hoạt động
trong công tác văn phòng cũng có những thay đổi đáng kể.
1.3.1. Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin
Trước đây, mọi thông tin đều được thu thập qua sách báo và phải sử dụng
hình thức viết tay để thu nhập thì ngày nay chúng ta có thể thu nhập thông tin
qua báo đài, internet Việc thu nhập thông tin theo cách này vừa tiết kiệm thời
gian, chi phí, lại vừa chính xác và mang lại hiệu quả cao.
Sử dụng thư điện tử cho phép rất nhanh và gấp nhiều lần so với thường.
Hiện nay thư điện tử còn có thể gửi kèm theo hình ảnh, nhờ đó thông tin thu
nhập sẽ trở nên cụ thể, rõ ràng hơn.
1.3.2. Trong công tác soạn thảo văn bản
Công tác soạn thảo văn bản trên máy vi tính hiện nay chủ yếu sử dụng các

phần mềm trong bộ Microsoft offices, Việc sử dụng các phần mềm này giúp
cho việc trình bày các văn bản được chính xác và theo một thể thức nhất định.
Ngoài ra các phần mềm này còn trang bị rất nhiều loại phông chữ đáp ứng yêu
cầu cụ thể của công việc.
1.3.3. Trong công tác lưu trữ
Trước đây, mọi hồ sơ đều được lưu trữ trong các tủ tài liệu bằng gỗ, thậm
chí là trong cặp đựng tài liệu. Vì thế các loại hồ sơ này rất dễ hư hỏng, mục nát.
Hiện nay, ngoài các cách lưu trữ trên thì các thông tin quan trọng được lưu trữ
trong máy tính, trong các tệp tài liệu đã được mã hóa. Như vậy các thông tin
luôn được bảo quản một cách tốt nhất, đảm bảo tính bí mật của thông tin.
1.3.4. Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo.
Mọi thông tin về thời gian, địa điểm họp luôn được thông báo một cách cụ
thể thông qua các phương tiện như: máy fax, máy in, máy điện thoại, tin nhắn
Nhờ đó các đại biểu có thể nhận thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng.Việc
trình bày báo cáo cũng như nội dung của cuộc họp được ứng dụng các phần
mềm như: Powerpoit, qua máy chiếu Projector luôn mang lại hiệu quả nhờ sự
sinh động và cụ thể.
PHẦN II
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VĂN
PHÒNG CỤC AN TOÀN LAO ĐỘNG
2.1. Khái quát về Cục an toàn lao động
2.1.1 Quá trình thành lập và phát triển của Cục An toàn lao động
Thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ 1, năm 1961, Vụ bảo hộ lao động, được
thành lập để thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu và ban hành chính sách về bảo
hộ lao động, nhằm đảm bảo điều kiện lao động cho cán bộ công nhân viên chức
nhà nước và bảo vệ quyền lợi người lao động.
Năm 1963, Vụ bảo hộ lao động đã được đổi tên thành Ban thanh tra Kỹ
thuật an toàn và bảo hộ lao động được tách thành hai đơn vị là Thanh tra kỹ
thuật an toàn và Ban điều kiện lao động để thực hiện các nhiệm vụ mà trọng tâm
là hướng tới mục tiêu phát triển con người, lấy con người làm trọng tâm mà các

kỳ Đại hội đảng đã chỉ ra như :” bảo đảm điều kiện cho công nhân làm việc
nặng nhọc, độc hại.Công tác bảo hộ lao động trên các công trường trong các nhà
máy,hầm mỏ phải được thật sự quan tâm”.’’Nhà nước tạo môi trường và điều
kiện cho mọi người lao động có việc làm, chăm lo cải thiện điều kiện lao động
và phải kiểm tra thuê mướn, sử dụng và trả công lao động, cải thiện điều kiện
lao động , bảo đảm quy định về bảo hộ, an toàn lao động, bảo vệ chính đáng
người lao động”.
Đáp ứng những yêu cầu của thời kỳ đổi mới, Bộ Lao động – Thương binh
xã hội đã xây dựng đề án về bảo hộ lao động đã được Chủ tịch Hội đồng Nhà
nước nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký Lệnh công bố Pháp lệnh
Bảo hộ lao động.Tiếp theo pháp lệnh Bảo hộ lao động, ngày 23/6/1994, Bộ luật
Lao động được thông qua, trong đó có 01 chương về giờ làm việc, thời giờ nghỉ
ngơi và nhiều quy định về ATVSLĐ.
Cùng với sự ra đời của Bộ luật Lao động, ngày 02 tháng 4 năm 1994, Ban
điều điều kiện lao động lần nữa lại được đổi tên thành Vụ bảo hộ lao động.Với
các nhiệm vụ được giao, Vụ bảo hộ lao động đã trình Bộ, trình Chính phủ ban
hành hệ thống văn bản pháp luật quan trọng như trong công tác quản lý nhà
nước về Bảo hộ lao động. Trong đó phải kể đến: Nghị định số 06/CP ngày
20/01/1995 quy định chi tiết một số điều của Bộ luật Lao động về an toàn lao
động, về sinh lao động; Nghị định số 195/CP ngày 31/12/1994 của Chính phủ
quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật lao động về thời
giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi. Và đặc biệt năm 1999 là Quyết định số
188/1999/QĐ-TTg về thực hiện chế độ tuần làm việc 40 giờ.
Theo Nghị định số 29/2003/NĐ-CP ngày 31/3/2003 của Chính phủ, ngày
10/9/2003, Bộ lao động thương binh và xã hội đã ban hành Quyết định số
1123/2003/QĐ-BLĐTBXH thành lập và quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu
tổ chức của Cục An toàn Lao động. Nhiệm vụ chính hiện nay của Cục ATLĐ
theo quyết định số 147/QĐ-BLĐTBXH ngày 22/01/2008.
Kế thừa và phát huy thành quả của các đơn vị đi trước, trong suốt năm
năm qua , cục ATLĐ đã hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ chính trị được

giao.Trong công tác xây dựng văn bản pháp luật, Cục đã trình bộ chính phủ ban
hành nhiều văn bản pháp luật quan trọng.
Cùng với việc thực hiện công tác chuyên môn, lãnh đạo chính quyền phối
hợp chặt chẽ với công tác đoàn luôn chăm lo xây dựng vững mạnh, xây dựng sự
đoàn kết thống nhất, không ngừng chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán
bộ, công chức viên chức. Các phong trào thi đua văn thể của Cục được duy trì
liên tục. Cục An toàn lao động cũng là một trong số ít các đơn vị đựơc giải
nhất , nhì , ba về văn nghệ. Chi bộ Cục ATLĐ luôn được công nhận là trong
sạch vững mạnh, Chi đoàn thanh niên và tổ chức công đoàn được đánh giá hoạt
động tốt , hiệu quả thiết thực, có nhiều đoàn viên trẻ kết nạp vào Đảng.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Cục An toàn lao động
2.1.2.1. Chức năng
Giúp Bộ trưởng hiện chức năng quản lý nhà nước về an toàn lao động, vệ
sinh lao động trong phạm vi cả nước, theo quy định của pháp luật
2.1.2.2. Nhiệm vụ
- Nghiên cứu, xây dựng trình Bộ
+ Chiến lược, chương trình, kế hoạch dài hạn và hang năm, dự án, đề án về an
toàn lao động
+ Các dự án pháp lệnh và các văn bản quy phạm pháp luật về an toàn lao động
và bảo hộ lao động
- Về chế độ bảo hộ lao động:
+ Trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân trong lao động
+ Tiêu chuẩn phân loại lao động theo điều kiện lao động
+Bồi dưỡng bằng hiện vật
+Bồi thường tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
+Chế độ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
- Về an toàn lao động và quy chuẩn kỹ thuật an toàn
- Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn lao động
- Danh mục máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động
- Quy định và hướng dẫn chung về thủ tục đăng ký, kiểm định các loại máy,thiết

bị vật tư,có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động
- Chương trình quốc gia về bảo hộ lao động,an toàn lao động,vệ sinh an toàn lao
động, Tuần lễ quốc gia về an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống
cháy nổ
- Ý kiến tham gia Bộ Y tế để ban hành danh mục bệnh nghề nghiệp
- Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quy định của Nhà nước, của Bộ
về an toàn lao động, bảo hộ lao động theo phân công của Bộ .
- Tổ chức công tác thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về an
toàn lao động theo phân công của Bộ, tổ chức cập nhật, thống kê,báo cáo tai nạn
lao động
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Cục An toàn lao động
Cục An toàn lao động có cục trưởng và 2 cục phó.Cục trưởng và phó Cục
trưởng do Bộ trưởng Bộ lao động Thương binh và Xã hội bổ nhiệm, miễn nhiệm
Cục trưởng có trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Cục trước Bộ Lao động
Thương binh và Xã hội.
Phó Cục trưởng giúp Cục trưởng về công tác chuyên môn
Các phòng và đơn vị chức năng gồm:
- Phòng Chính sách bảo hộ lao động
- Phòng Quy chuẩn kỹ thuật an toàn lao động
- Phòng Thông tin – Tuyên truyền – Huấn luyện
- Văn phòng
- Trung tâm Huấn luyện an toàn,vệ sinh lao động (đơn vị sự nghiệp)
Cục an toàn lao động hiện có trên 40 công chức với trình độ đại học và trên đại
học theo các chuyên ngành: xây dựng, cơ khí, khai thác mỏ, điện, nhiệt, hóa
chất,luật,lâm nghiệp, y học, kinh tế, quan hệ quốc tế…
* Lãnh đạo Cục An toàn lao động:
Ông Vũ Như Văn, Cục trưởng
Ông Phạm Gia Lượng, Phó Cục trưởng
Bà Đỗ Thị Thúy Nguyệt, Phó Cục trưởng

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CỤC AN TOÀN LAO ĐỘNG
CỤC TRƯỞNG
P.CỤC TRƯỞNG P.CỤC TRƯỞNG
P.nghiệp vụ Đơn vị chức
Văn
phòng
P.
Chính
sách
bảo hộ
lao
động
P.quy
chuẩn
kỹ
thuật
P.
Thông
tin,
Tuyên
truyền,
huấn
luyện
Trung
tâm
huấn
luyện
ATVS
LĐ
2.1.4. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong Cục An toàn lao động

Các phòng: chính sách bảo hộ lao động, quy chuẩn kỹ thuật an toàn lao
động, thông tin tuyên truyền, huấn luyện và Văn phòng Cục là những đơn vị
thuộc Cục an toàn lao động có trách nhiệm giúp Cục trưởng thực hiện chức năng
nhiệm vụ theo quy định tại quyết định số 147/QĐ-LĐTBXH ngày 22/01/2008
của Bộ trưởng Bộ lao động thương binh xã hội về việc quy định chức năng,
nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu của tổ chức Cục An toàn lao động Trung tâm
huấn luyện an toàn – vệ sinh lao động là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục An toàn lao
động có chức năng, nhiệm vụ theo quy định tại Quyết định số 1176/2004/QĐ-
BLĐTBXH ngày 16/2/2004 của Bộ trưởng Bộ lao động – Thương binh và Xã
hội về việc Thành lập Trung tâm Huấn luyện an toàn – vệ sinh lao động.
(1). Phạm vi trách nhiệm của Cục trưởng
* Chỉ đạo,tổ chức thực hiện các vấn đề thuộc nhiệm vụ,quyền hạn quy định
Quyết định số 147/QĐ- LĐTBXH ngày 22/01/2008 của Bộ trưởng Bộ lao động
–Thương binh xã hội và các nhiệm vụ khác được bộ giao.
* Ký hoặc ủy quyền cho Các Phó Cục trưởng ký trình Bộ những văn bản thuộc
lĩnh vực Cục phụ trách.
* Ký các văn bản và giải quyết các công việc do lãnh đạo Bộ ủy nhiệm.
* Kết luận những vấn đề đã giao cho Cục trưởng giải quyết nhưng còn những ý
kiến khác nhau.
* Giải quyết những công việc đã giao cho Phó Cục trưởng khi Cục trưởng đó đi
vắng
* Giải quyết những vấn đề đột xuất thuộc phạm vi trách nhiệm của Cục
* Triệu tập hợp khi có việc cấp bách theo yêu cầu của lãnh đạo Bộ đề nghị của
lãnh đạo Cục, lãnh đạo các đoàn thể, đơn vị thuộc Cục. Tùy theo tính chất nội
dung công việc, Cục trưởng sẽ quyết định thành phần họp mời họp
(2). Phạm vi, trách nhiệm của Phó Cục trưởng
* Phó Cục trưởng giúp cục trưởng chỉ đạo và tổ chức thực hiện lĩnh vực công
việc được phân công và chịu trách nhiệm trước Cục về tiến độ, chất lượng,lĩnh
vực công việc này.
* Phối hợp chặt chẽ các Phó Cục trưởng khác trong việc kiểm tra,đôn đốc và

giải quyết những việc cụ thể thuộc trách nhiệm của mình và công việc được ủy
quyền.
* Ký thay Cục trưởng văn bản giải quyết công việc thuộc lĩnh vực Cục phân
công và ủy quyền. Đối với những vấn đề chưa có chủ trương hoạc phát sinh
vượt qua trách nhiệm thì phải xin ý kiến chủ đạo của Cục trưởng
* Kiểm tra, ký vào tờ trình đối với các văn bản thuộc lĩnh vực, công việc mình
phụ trách trước khi trình Cục trưởng
* Kết luận những vấn đề chưa thống nhất thuộc đơn vị mình phụ trách
(3). Phòng chính sách bảo hộ lao động
- Nghiên cứu, xây dựng chương trình của Cục
+ Chiến lược, chương trình, kế hoạch dài hạn và hàng năm, dự án, đề án về an
toàn lao động, bảo hộ lao động
+ Các dự án pháp luật, pháp lệnh và các văn bản quy phạm pháp luật về an toàn
lao động, bảo hộ lao động.
+ Về chế độ bảo hộ lao động
Trang bị phương tiện cá nhân trong lao động
Tiêu chuẩn phân loại lao động theo điều kiện lao động
Bồi dưỡng bằng hiện vật
Bồi thường tai nạn lao động,bệnh nghề nghiệp
Chế độ làm việc, thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi
- Danh mục nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và đặc biệt nặng
nhọc, độc hại, nguy hiểm
- Chương trình Quốc gia về bảo hộ lao động,an toàn lao động, vệ sinh lao động
và triển khai thực hiện theo phân công của Cục
(4). Phòng quy chuẩn kỹ thuật an toàn lao động
- Nghiên cứu, xây dựng chương trình của Cục
+ Chương trình, kế hoạch dài hạn và hàng năm, dự án, đề án và các văn bản quy
phạm pháp luật về an toàn lao động, bảo hộ lao động theo phân công lao của
Cục
+ Các dự án luật, pháp lệnh và các văn bản quy phạm pháp luật về an toàn lao

động
+ Danh mục máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động
+ Tham gia thẩm định phục vụ cho Bộ có ý kiến đối với việc ban hành các Bộ,
ngành về:
Quy trình kiểm định các loại máy, thiết bị ,vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an
toàn lao động
Tiêu chí, điều kiện hoạt động của các tổ chức kiểm định về an toàn
+ Quy định, hướng dẫn kiểm tra chất lượng các sản phẩm hàng hóa đặc thù về
an toàn lao động theo quy định của pháp luật
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước, của Bộ về an
toàn lao động và hoạt động về kiểm định các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu
nghiêm ngặt về an toàn lao động của các Trung tâm kiểm định kỹ thuật an toàn
thuộc Bộ theo phân công của Cục
- Thực hiện công tác thông báo và Điểm hỏi đáp về Hàng rào kỹ thuật trong
thương mại của Bộ, quản lý cơ sở dữ liệu thông tin và trang web về TBT của Bộ
(5). Phòng thông tin, tuyên truyền, huấn luyện
- Nghiên cứu, xây dựng chương trình Cục
+ Chương trình, kế hoạch dài hạn và hàng năm, dự án, đề án về thông tin,
tuyên truyền, huấn luyện an toàn lao động, bảo hộ lao động
+ Các văn bản quy phạm pháp luật về thông tin, tuyên truyền huấn luyện về
an toàn lao động, bảo hộ lao động