NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU Ở DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
I. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản
xuất:
1.1. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu
1.1.1. Khái niệm:
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có
ích tác động vào nó. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải
bất cứ một đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong điều
kiện đối tượng lao động mà do lao động làm ra thì mới hình thành nguyên vật
liệu.
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất
kinh doanh giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh
doanh tạo nên giá trị của sản phẩm dịch vụ tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh
nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ
trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm.
1.1.2. Đặc điểm của nguyên vật liệu:
Về mặt hiện vật: Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, nguyên vật
liệu chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất kinh doanh và khi tham gia vào quá
trình sản xuất nguyên vật liệu được tiêu dùng toàn bộ.
Về mặt giá trị: Giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần
vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra.
1.2. Vị trí của nguyên vật liệu trong sản xuất.
Quá trình sản xuất là sự kết hợp của ba yếu tố: Sức lao động, tư liệu lao
động và đối tượng lao động. Đối tượng lao động (Chủ yếu là nguyên vật liệu)
một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được trong quá trình sản xuất, là
cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm.
Việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ kịp thời hay không sẽ ảnh
hưởng rất lớn đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Sản xuất sẽ không thể
tiến hành được nếu như không có nguyên vật liệu. Nhưng khi đã có nguyên vật
liệu rồi thì sản xuất có thuận lợi hay không lại phụ thuộc chất lượng nguyên

vật liệu. Ngoài ra, việc tuân thủ các biện pháp kỹ thuật trong việc tạo ra sản
phẩm cần phải hết sức chú ý đến chất lượng sản phẩm. Đó là yêu cầu quan
trọng mà các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải quan tâm trong nền kinh
tế thị trường. Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí để tạo
ra sản phẩm, cho nên việc kiểm tra chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa quan
trọng tác động tới giá thành của sản phẩm và chất lượng sản phẩm, giá thành
sản phẩm là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp sản xuất.
Sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường phải lấy thu nhập bù
đắp chi phí và có lãi thì doanh nghiệp phải quan tâm đến vấn đề hạ giá thành
sản phẩm. Vì vậy, việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm cũng đồng nghĩa với
việc giảm chi phí nguyên vật liệu một cách hợp lý. Như vậy, nguyên vật liệu có ý
nghĩa quan trọng đối với sự phát triển và sống còn của doanh nghiệp.
Mặt khác, xét về vốn thì nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của
vốn lưu động trong doanh nghiệp đặc biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả
sử dụng đồng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động và điều đó
không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng hợp lý nguyên vật liệu một cách tiết
kiệm.
1.3. Phân loại và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu:
1.3.1. Phân loại
a. Căn cứ vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất,
nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
* Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình
gia công chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (Bông cho
nhà máy dệt, xi măng, sắt thép cho các công trình xây dựng cơ bản...). Ngoài ra,
thuộc nguyên vật liệu chính còn bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để
tiếp tục chế biến.
* Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất,
được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng,
phục vụ hoạt động của các tư liệu hay phục vụ cho lao động của công nhân
viên chức (Dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, xà phòng, giẻ lau...).

* Nhiên liệu, năng lượng: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng
trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt khí đốt...
* Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và
thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận chuyển.
* Vật liệu và thiết bị xây dựng: Cơ bản bao gồm các loại và thiết bị
(Cẩu lắp, không cẩu lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà các doanh nghiệp
mua nhằm đầu tư cho xây dựng cơ bản.
Theo cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được nội dung
kinh tế cùng chức năng của từng loại nguyên vật liệu và từ đó có phương
hướng và biện pháp quản lý thích hợp đối với từng loại nguyên vật liệu.
b. Phân loại nguyên vật liệu theo nguồn hình thành
* Nguồn từ bên ngoài nhập vào: Chủ yếu là mua ngoài, liên doanh,
tặng, biếu.
* Nguồn tự sản xuất:
Cách phân loại này có tác dụng làm căn cứ để doanh nghiệp xây dựng kế
hoạch mua và dự trữ nguyên vật liệu làm cơ sở xác định giá vốn thực tế của
nguyên vật liệu.
1.3.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Nền kinh tế quốc dân ngày càng phát triển khối lượng sản xuất công
nghiệp đòi hỏi ngày càng nhiều chủng loại nguyên vật liệu. Đối với nước ta,
nguyên vật liệu trong nước còn chưa đáp ứng được cho nhu cầu sản xuất, một
số loại nguyên vật liệu còn phải nhập của nước ngoài. Do đó, việc quản lý
nguyên vật liệu phải hết sức tiết kiệm, chống lãng phí, đúng quy trình công
nghệ nhằm tạo ra sản phẩm tốt và có hiệu quả.
Muốn quản lý tốt nguyên vật liệu ta phải quản lý tốt trên các khâu: Thu
mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng.
* ở khâu thu mua: Phải tổ chức quản lý quá trình thu mua nguyên vật
liệu sao cho đủ về số lượng, đúng chủng loại, tốt về chất lượng, giá cả hợp lý,
nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, góp phần quan trọng
trong việc hạ giá thành sản phẩm.

* ở khâu bảo quản: Phải bảo đảm theo đúng chế độ quy định tổ chức hệ
thống kho hợp lý, để nguyên vật liệu không thất thoát, hư hỏng kém phẩm
chất, ảnh hưởng đến chất liệu sản phẩm.
* ở khâu dự trữ: Phải tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến
hành liên tục, cần quan tâm quản lý tốt khâu dự trữ. Phải dự trữ nguyên vật
liệu đúng mức tối đa, tối thiểu để không gây ứ đọng hoặc gây gián đoạn trong
sản xuất.
* ở khâu sử dụng: Do chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn
trong chi phí sản xuất vì vậy cần sử dụng nguyên vật liệu đúng mức tiêu hao,
đúng chủng loại, phát huy cao nhất hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, nâng cao
chất lượng sản phẩm, hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản
phẩm.
Do đó, công tác quản lý nguyên vật liệu là rất quan trọng nhưng trên
thực tế có những doanh nghiệp vẫn để thất thoát một lượng nguyên vật liệu
khá lớn do không quản lý tốt nguyên vật liệu ở các khâu, không xác định mức
tiêu hao hoặc có xu hướng thực hiện không đúng. Chính vì thế cho nên luôn
luôn phải cải tiến công tác quản lý nguyên vật liệu cho phù hợp với thực tế.
1.4. Nguyên tắc đánh giá và cách đánh giá nguyên vật liệu
1.4.1. Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của
nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu trung thực
khách quan.
Theo chuẩn mực 02, kế toán nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu phải
phản ánh theo giá gốc (giá thực tế), có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và
phản ánh theo giá thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế xuất kho
theo phương pháp quy định. Song do đặc điểm của nguyên vật liệu có nhiều
loại, nhiều thứ thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và
yêu cầu của công tác quản trị nguyên vật liệu phục vụ kịp thời cho việc cung
cấp hàng ngày, tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật liệu nên trong
công tác kế toán quản trị nguyên vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch

toán tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Song dù đánh giá
theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập -
xuất nguyên vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế.
1.4.2. Các cách đánh giá nguyên vật liệu
* Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế nhập kho = giá mua + chi phí mua + thuế nhập khẩu (Nếu có)
+ thuế VAT - các khoản giảm trừ.
* Đối với nguyên vật liệu tự gia công chế biến:
Giá thực tế nhập kho = giá thành sản xuất nguyên vật liệu
* Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế nhập kho = chi phí nguyên vật liệu + Chi phí gia công + Chi
phí vận chuyển.
* Đối với nguyên vật liệu nhận đóng góp từ đơn vị, tổ chức, cá
nhân tham gia liên doanh:
Giá trị thực tế = Giá thoả thuận do các bên xác định + Chi phí tiếp nhận
(Nếu có)
* Phế liệu thu hồi nhập kho: Giá trị thực tế nhập kho là giá ước tính
thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu.
1.4.3. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho;
a) Phương pháp bình quân gia quyền:
Theo phương pháp này, gía trị của từng loại hàng tồn kho được tính
theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị
từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có
thể tính theo kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của
doanh nghiệp.
Công thức: Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá
thực tế bình quân của NVL.
Đơn giá NVL thực tế bình quân =
Giá tị thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập
trong kỳ

Số lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập
trong kỳ
b) Tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước:
Theo phương pháp này, trị giá hàng xuất kho được tính theo giá của lô
hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho
được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ
còn tồn kho. Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được
mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại
cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ.
c) Tính theo phương pháp nhập sau, xuất trước:
Theo phương pháp này, giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô
hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá
của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Phương pháp này áp
dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì
được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua
hoặc sản xuất trước đó.
d) Tính theo giá thực tế đích danh:
Theo phương pháp này, căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập
kho của lô nguyên vật liệu xuất kho để tính. Phương pháp này được áp dụng
đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện
được.
1.5. Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
1.5.1. Chứng từ kế toán
Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan
đến việc nhập xuất nguyên vật liệu phải được lập chứng từ kế toán một cách
kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật
liệu đã được Nhà nước ban hành theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày
01/11/1995 và các văn bản khác của Bộ Tài chính.
Chứng từ dùng để hạch toán vật liệu là cơ sở để ghi chép vào thẻ kho và
các sổ kế toán liên quan đồng thời là căn cứ để kiểm tra tình hình biến động

của nguyên vật liệu. Chứng từ được lập trên cơ sở kiểm nhận nguyên vật liệu
hoặc là kiểm nhận kết hợp với đối chiếu (tuỳ theo nguồn nhập) và trên cơ sở
xuất kho nguyên vật liệu. Nội dung của chứng từ phải phản ánh được những
chỉ tiêu cơ bản như tên, quy cách của nguyên vật liệu, số lượng nguyên vật liệu
nhập hoặc xuất, vì lý do nhập hoặc xuất kho.
Theo chế độ hiện hành kế toán nguyên vật liệu sử dụng các chứng từ chủ
yếu sau:
- Phiếu nhập kho nguyên vật liệu (Mẫu 01-VT)
- Phiếu xuất kho vật tư (Mẫu 02-VT)
- Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hóa (Mẫu 08-VT)
- Hóa đơn (GTGT) (Mẫu 01-GTGT)
- Hóa đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH)
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà
nước các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn
như : Phiếu xuất nguyên vật liệu theo hạn mức (Mẫu 04-VT); biên bản kiểm
nghiệm nguyên vật liệu (Mẫu 05-VT); Phiếu báo nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ
(Mẫu 07-VT) và các chứng từ khác tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của
từng doanh nghiệp.
1.5.2. Sổ chi tiết nguyên vật liệu:
Để kế toán chi tiết nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán
chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết
sau:
- Sổ (thẻ) kho
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số dư
Sổ (thẻ) kho (Mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất
tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán
lập và ghi chi tiết: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số nguyên vật liệu.

Sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn hàng ngày về
mặt số lượng. Thẻ kho dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi
tiết nguyên vật liệu theo phương pháp nào. Còn sổ (Thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối
chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán từng hàng nhập - xuất
- tồn nguyên vật liệu về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị phụ thuộc vào
phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê
nhập - xuất, các bảng luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn, kho nguyên vật liệu phục
vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời.
1.6. Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu