Chuyển đổi Execl 2003 sang Excel 2007 - 2010 doc

Chuyển đổi

sang

BNTT





BNTT
Chuyển đổi Excel 2003 sang Excel 2007-2010
NHÀ TÀI TRỢ







www.giaiphapexcel.com
2
CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010



BNTT
Lời nói đầu

3

Lời nói đầu








C

www.giaiphapexcel.com
4
CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010

BNTT
Lời nói đầu
5

www.giaiphapexcel.com
6
CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010


Nội dung

Lời nói đầu 3
Nội dung 6

1. Làm quen với Excel 2007-2010 17
 Nhng thut ng cn nh 17
 Làm quen vi giao din mi 18
 H thng Ribbon 18
 n / Hin h thng Ribbon 19
 Nút Office 20
 Tùy bin Thanh truy cp nhanh trong Excel 2007 22
 T to thêm Tab trong Ribbon ca Excel 2010 24
 Truy cp nhanh Ribbon bng bàn phím 26
 S dng nhng phím tt ca Excel 2003 28
 S dng Shortcut menu (th cnh) 28
 Sheet Tab 29
 Tùy bin thanh Status Bar 29

BNTT
Nội dung
7
 Làm quen vi chun XML 31
2. Thao tác với bảng tính 32
 Thao tác vi Workbook 32
 To mt Workbook mi 32
 M mt Workbook có sn (Open) 33
  34
- Mt s  35
  36
 Sp xp các Workbook 36
 Thao tác vi Worksheet 37
 Chèn thêm mt Worksheet mi 37
 Sp xp th t các Worksheet 37
 Sao chép Worksheet 38

 Xóa Worksheet 39
 i tên worksheet 39
 Tô màu cho Worksheet 39
 n/hin Worksheet 40
 Bo v Worksheet 40
 Di chuyn qua li gia các Worksheet bng bàn phím 41
 S dng các ch  hin th trong quá trình thao tác 41
- S dng thanh Zoom 42
- Xem và so sánh worksheet trong nhiu ca s 42
- Chia khung bng tính làm nhiu phn 44
- C  45
- Ch 46
 Thao tác vi các dãy ô 47
 Khái nim v a ch ca mt ô, mt dãy ô 47
- Name Box 48
 K thut chn dãy ô bng chut 48
- Chn mt dãy ô liên tc 48

www.giaiphapexcel.com
8
CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
- Chn mt ct, mt hàng, hay chn c bng tính 50
- Chn mt dãy ô liên tc vi ch  Extend 50
- Chn mt dãy không liên tc bng chut 51
- Mt s th thut nâng cao khi dùng chu chn dãy 51
 K thut chn dãy ô bng bàn phím 52
- Chn mt dãy ô liên tc 52
- Chn mt ct, mt hàng, hay chn c bng tính 53
- Chn mt dãy không liên tc 53
- Mt s th thut n chn

dãy 53
 Chn mt dãy bng lnh GoTo 54
 S dng hp thoi GoTo Special 55
- Chn các ô theo loi ni dung 55
- Chn các ô lin k nhau 56
- Chm khác bit 56
- Nhng tùy chn khác ca hp thoi GoTo Special 58
- Nhng phím tt khi s dng GoTo Special 59
 Sao chép và di chuyn mt dãy ô 60
 Paste Special 61
- Sao chép, di chuyn, Paste Special mt dãy ô bng
phím phi chut 64
 Thêm chú thích cho mt ô 65
 Xóa / làm sch mt dãy ô, mt hàng hoc mt ct 66
- Xóa hoàn toàn mt dãy ô 66
- Xóa hoàn toàn mt ct, mt hàng 66
- Làm sch mt dãy ô, mt ct, mt hàng 67
 Chèn thêm mt ô, mt dòng, mt ct vào bng tính 67
 c ca ct và dòng 68
- Dùng chu u chnh bng tay 69
- Dùng lnh Format Cells trên Ribbon 70
- S dng shortcut menu 71

BNTT
Nội dung
9
 n / hin ct, dòng 71
- n dòng, ct 71
- Hin nhng dòng, cã b n 72
 Ghép/trn các ô (Merge & Center) 74

 K khung, tô màu cho các ô 75
 Di chuyn gia các ô trong bng tính 77
3. Sử dụng tên cho dãy ô 79
 Khái nim v tên dãy 79
 t tên cho mt dãy 81
 Quy tt tên cho mt dãy 81
 t tên cho mt dãy 82
- S dt tên cho mt dãy 82
- S dng hp tho t tên cho mt dãy 82
- S d ca hàng hay c t tên cho dãy 84
 t tên cho các hng s 87
 i phm vi ng ca tên dãy trong bng tính 88
 Làm vic vi các tên dãy 89
 Tham chin mt tên dãy 89
- S d chèn tên dãy 90
 Chn mt dãy bng cách s dng tên ca nó 92
 Chèn bng Danh sách các tên dãy vào trong bng tính 92
 S dng Name Manager 94
 S dng vùng giao nhau ca hai dãy 96
4. Nhập liệu và định dạng dữ liệu 98
 Nhu cn bit khi nhp liu 98
 Nhp d liu vào mt dãy 98
 y mt dãy 99

www.giaiphapexcel.com
10
CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
 S dng công c Fill Handle và ch
nhp nhanh d liu vào mt dãy 100
- S d to ra chui text và chui s 100

- T to nhng danh sách AutoFill 103
 S d nhp nhanh d liu vào mt dãy 104
 nh dng d liu 107
 Thit l nh dng d liu 108
- Nhng thit lp cho Numbers 108
- Nhng thit lp cho Currency 110
- Nhng thit lp cho Date 110
 nh dng cho d liu s 111
- S dng hp tho nh dng s 112
- i các kinh dng s khi nhp liu 114
 nh dng cho d lii gian 118
- S dng hp thoi Format Cells 118
- S dng Ribbon và phím tt 119
 nh dng cho d liu text 121
- S dng các nút lnh trên Ribbon 121
- To ch s trên, ch s i 122
- Ngt dòng trong ô 123
- Ép d liu text cho va vi chiu rng ô 124
- Canh l cho d liu 124
- Nhp nhng ký t c bit 127
 Thit lp nhng quy tc nhp liu vi công c Data Validation 128
 Các nguyên tc chung khi thit lp quy tc nhp liu 128
- Giá tr gii hn c nh 130
- Giá tr gii hn không c nh 130
 Các loi quy tc nhp liu 130
- Whole Number 130
- Decimal 132

BNTT
Nội dung

11
- List 132
- Date 134
- Time 135
- Text length 136
- Custom 136
 ng dn và thông báo li cho quy tc 137
- Input Message 137
- Error Alert 139
5. Thiết lập những công thức 142
 Nhu  bn v công thc 142
 Nhng gii hn ca Excel 143
 Nhp và sa công thc 144
- Nhp công thc 144
- Sa công thc 145
 Các loi công thc trong Excel 145
 Công thc s hc (Arithmetic Formulas) 146
 Công thc so sánh (Comparison Formulas) 146
 Công thc x lý chun (Text Formulas) 147
 Công thc tham chiu (Reference Formulas) 148
 Th t a các toán t 148
 Sao chép và di chuyn công thc 150
 nh dng Tham chii 152
 nh dng Tham chiu Tuyi 153
 nh dng Tham chiu Hn hp 154
 Sao chép, di chuyn công thu chnh các
tham chii 154
 Nhng th thut vi các công thc 155
 Chuyi kt qu ca mt công thc thành mt giá tr 155
 Làm vic vi các Tên dãy trong các Công thc 156

- Chèn tên dãy vào công thc 157

www.giaiphapexcel.com
12
CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
- Áp dng các tên dãy vào công thc 157
- S dng các Tên Hàng và các Tên Ct khi áp dng các
tên dãy 159
 t tên cho các Công thc 161
 X lý li công thc 162
 Tìm hiu các giá tr li trong Excel và cách x lý 163
- #DIV/0! 163
- #N/A 164
- #NAME? 164
- #NULL! 166
- #NUM! 166
- #REF! 167
- #VALUE! 167
 Li do quên hoc thiu các du ngo 168
 Lnh dng ct quá hp 169
 a li công thc bng hàm IFERROR 169
6. Các hàm trong Excel 172
 Tìm hiu các hàm 173
 Cu trúc ca mt hàm 173
 Nhp mt Hàm vào trong mt Công thc 175
 S d 177
 Mt s hàm thông dng trong Excel 180
 Nhóm hàm x lý chun (Text Functions) 180
 Nhóm hàm lun lý (Logical Functions) 182
 Nhóm hàm dò tìm (Loookup Functions) 183

 Nhóm hàm ngày tháng và thi gian (Date & Time
Functions) 184
- Excel x lý các ngày tháng và th nào 184
- Mt s hàm ngày tháng thông dng 185
- Các hàm v thi gian 187

BNTT
Nội dung
13
 Nhóm hàm toán hc (Match Functions) 187
 Nhóm hàm thng kê (Statistical Functions) 188
7. Biểu đồ (Chart) 190
 Gii thiu 190
 c  b v mt bi 191
 n vi bi 195
 Nhn bit các thành phn ca bi 195
 Thao tác vi các thành phn ca bi 197
 Hiu chnh dng bi 198
 Các công c  hiu chnh dng 199
- S dng Ribbon 199
- S dng hp thoi Format 200
 Hiu chnh dng các thành phn ca bi 202
- Hiu chnh dng Chart Area 202
- Hiu chnh dng Plot Area 203
- Hiu chnh d bi, Chú thích,
 204
- Hiu chnh các trc 205
 Thao tác vi chui s liu trong bi 212
 Xóa mt chui s liu 213
 Thêm mt chui s liu 214

- S dng Select Data Source 214
- S dng Copy  Paste 215
 i s liu ngun ca mt chui s liu 215
 ng (Trendline) vào bi 216
8. Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 218
 Mt s khái nim v Table 219
 Thành phn ca mt Table 219

www.giaiphapexcel.com
14
CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
 Nhu co mt Table 219
 Chuyi mt dãy thành mt Table 221
 n vi Table 224
 Sp xp d liu (Sort) 229
 Sp xp nhanh 229
 Sp xp theo nhiu tiêu chí 231
 Lc d liu (Filter) 233
 S d lc nhanh d liu trong Table 233
 S dng nhng b lc nhanh (Quick Filters) ca Excel
2007 235
 G b nhu kin lc 239
 Dùng nhng tiêu chun phc t lc d liu trong Table
(Advanced Filter) 239
- Thit lp mt dãy tiêu chun (Criteria range) 240
- Lc d liu mt Table vi Criteria range 241
- Nhu kin cho Criteria range 243
- S dng công thu kin lc 246
- Sao chép d lic ra m 248
 Các tham chiu Table trong công thc 251

 Tìm hiu Specifiers 251
 Nhp các công thc Table 254
9. Phân tích dữ liệu với Conditional Formatting 256
 Highlight Cells 257
 Top/Bottom 259
 Data Bars 261
 Color Scales 264
 Icon Sets 266
 S dng công th nh du kin 268

BNTT
Nội dung
15
10. Phân tích dữ liệu với PivotTable 272
 PivotTable là gì 273
 PivotTable làm vi nào 274
 Mt vài thut ng s dng trong PivotTable 276
 To mt PivotTable 278
 Chn Data Source 278
 To mt PivotTable 278
 Làm vic vi PivotTable 281
 Các thao tác vi PivotTable 281
 Làm vic vi các Grand Total và SubTotal 282
- n/hin các Grand Total trong PivotTable 283
- n/hin các Subtotal trong PivotTable 284
- n các Grand Total và SubTotal t Ribbon 284
- Tùy bin phép tính ca Subtotal 285
11. Tổng hợp dữ liệu với Consolidate 287
 Tng hp theo v trí 288
 Tng hp theo hng mc 292

12. Phân tích nhân quả 296
 Data Table 297
 Data Table vi mt d liu vào 297
 Data Table vi hai d liu vào 299
 Goal Seek 302
13. Định dạng trang bảng tính và in ấn 306
 nh dng trang bng tính 306
 Các ch  hin th trang bng tính 306
 nh dng trang bng tính (Page Setup) 308
- Margins 308

www.giaiphapexcel.com
16
CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
- Orientation 308
- Size 308
- Print Area 309
- Breaks 310
- Background 310
- Print Tittle 310
- Header / Footer 311
 u chnh t l trang in cho bng tính 313
 In bng tính 314
 Mt s  315
- t s  315
- ng 315
-  dòng, ct 316
14. Nguồn tham khảo 317
***
Quy ước về việc chọn lệnh trên Ribbon:

Ví dụ: Home  Styles  Format as Table  New Table Style
Tức là: Chn Tab Home, chn nhóm Styles, nhn nút lnh Format
as Table ri chn tip lnh New Table Style


BNTT
Chương 1 – Làm quen với Excel 2007-2010
17
1
Làm quen với Excel 2007-2010


 Workbook:   t t   làm vi  
toán, v  th,  d liu. Mt workbook có
th cha nhiu Sheet, do vy bn có th t ch
nhiu loi thông tin có liên quan vi nhau ch trong mt
tp tin. Mi workbook có th cha nhiu worksheet hay
Chart sheet, tùy thuc vào b nh máy tính.
 Worksheet: Còn c gi là Sheet,  và làm
vic vi d liu. Mt worksheet có nhiu ô và các ô có
cha các ct và dòng. Worksheet   
workbook. Trong Excel 2007, mt worksheet chc
16,384 ct và 1,048,576 dòng, thay vì 256 ct và 65,536
dòng ca Excel 2003, tc tng s 
p 1,024 ln so vi Excel 2003!

www.giaiphapexcel.com
18
CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
 Chart sheet: Thc cht là mt Sheet trong workbook,

   cha m  th. Vì vy, nu ch mun
xem t th riêng l thì Chart Sheet là la chn ti

 Sheet Tab: Tên ca các Sheet s th hin trên các th t
 góc bên trái phía i ca ca s workbook. Bn có
th di chuyn t Sheet này sang Sheet khác bng thao tác
n là nhp chut vào tên Sheet cn trong Sheet
Tab.
Lu tiên s dng Excel 2007, giao din ca nó có th
làm cho bn choáng ngp bi s i khác hn so vi
các phiên bc. Thay cho các thanh menu và toolbar
truyn thng là các nhóm nút l c trình bày
  i dùng s dng thun
tiính là Ribbon .

Hình 1 - Hệ thống menu và toolbar của Excel 2003

Hình 2 - Hệ thống Ribbon của Excel 2007
B công c Ribbon  ng s có các Tab: Home,
Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View,

BNTT
Chương 1 – Làm quen với Excel 2007-2010
19
Developer, và Add-Ins. Nhng th bn cn bây gi rt trc
quan, d nhìn, rõ ràng và d s d
Vi Excel 2003, ch có mt s nút lc
t ngoài toolbar, còn thì hoc bn gi t trong menu, hoc
bn có th to mt Customize toolbar rt các nút lnh
c  tin s dng.

Vi Excel 2007, các nút lc tp hp li theo nhóm
chhu mt lnh nào (bi vy nên
Excel 2007 không cn có menu na), khi bn cn là có
ngay. Bn s thy rng Ribbon thc s là mt trung tâm h
tr công vic tuyt vi.
 tit kim không gian làm vic, nht là khi din tích màn
hình ca bn khá khiêm tn, bn có th n các Ribbon, ch
cha li các tên nhóm nh ch
hin ra khi bn nhn vào, và sau khi bn mt lnh,
chúng s t ng khép li, dành ch cho bn làm vic.

Hình 3 - Hệ thống Ribbon đã được ẩn đi
 n / hin Ribbon, bn có th thc hin mt trong ba
cách sau:
 Double-click vào bt k tên Tab nào trên Ribbon.
 Nhn t hp phím Ctrl+F1.
 Nhn vào nút  tên x xung  bên phi Quick
Access Toolbar
1
(*)
ri chn Minimize the Ribbon.


(*)
Thanh truy cập nhanh – Xem trang 22.
(*)
Xem trang 130.
(*)
i phm vi ng ca tên dãy trong bng tính.

www.giaiphapexcel.com
20
CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
 trên cùng bên trái ca ca s  
Excel, có mt cái nút tròn vi bing ca
     Office. Có th gi nút
Office a Excel 2007, bi nó
a tt c nhng lnh cn thit nhng hay s
dng nht: New, Open, Save, Save as, Print và Close .
Có th so sánh nút Office    File trong Excel
2003.

Hình 4 – Các lệnh của nút Office trong Excel 2007
Trong ca s m ra khi nhn nút Office,   i bên
phi, bn s thy nút Excel Optionscông c 
thit lp nhng tùy chn cho Excel, mà trong Excel 2003,
nó nm trong menu Tools.

BNTT
Chương 1 – Làm quen với Excel 2007-2010
21
V      m th i
dùng có v lúng túng vi bing ca nút Office
i nút này bng mt Tab có tên là File. Tuy nhiên, thay vì
ch là mt khung cha các lnh ca Excel 2007, khi nhn
vào Tab File ca Excel 2010, bn s th c m ra
t ca s c lp , che ht toàn b bng tính.

Hình 5 - Cửa sổ chứa các nhóm lệnh của nút File trong Excel 2010
ng vi mi lc chn  khung bên trái, Excel 2010

s trình bày chi tit nhn l phn
bên phi mt cách rt chuyên nghip, có th làm hài lòng
nhng ai khó tính nht.
Khác bit nht so vi Excel 2007 là lnh Print.  Excel
2010, bn có th c nhng gì s 
lnh dng cho trang in ngay trong ca s này.
n cho Excel (Options)
.

www.giaiphapexcel.com
22
CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
  vi vic tùy
bin các nút lnh trên
toolbar ca Excel

cho phép b 
nhng nút lng
hay s dng nht lên mt ch gi là Quick Access Toolbar,
nm  phía trên bên trái ca ca s nh
nút Office .
Mc u,   có 3 nút lnh là Save, Undo và
Redo thêm các lnh khác, bc
y :
1. Nhn vào nút  tên x xung  bên phi thanh
Quick Access Toolbar. Trong bng m ra có sn mt s
lnh (New, Open ), mun thêm nút lnh nào vào thì
nhn chn l
2. Nu bn thy lnh mình mun không có trong danh
sách có sn  trên, thì nhn vào More Commands

3. Trong ca s m ra, chn nhóm lnh  khung Choose
commands from.
4. Chn lnh ci.
5. Nhn nút Add  thêm nút lnh vào Quick Access
Toolbar. Lp l thêm nhng lnh
khác, nu cn thit có th chn li nhóm l 
c 3. Nu không thích mt nút l
vì nhn vào Add, bn chn nó (trong Group) ri nhn
Remove.
6. Sau a ý, nhn OK  hoàn tt.
Hình 6 – Quick Access Toolbar

BNTT
Chương 1 – Làm quen với Excel 2007-2010
23


Hình 7 – Các bước để thêm nút lệnh vào Quick Access Toolbar
Ngoài ra, b   cho thanh truy cp nhanh này
nm  i Ribbon (thay vì nm  nh)
bng lnh Show Below the Ribbon, xut hin khi bn nhn
  xung  bên phi thanh Quick Access
Toolbar c hin  c 1.
Tuy nhiên, có th bn s thy rng din tích ca Quick
Access Toolbar khá khiêm t  cha ht nhng
lnh bng s dng nh
phép bn t to mt nhóm lnh riêng trong Ribbon ging
   ng to nhng Custumize Toolbar  Excel
2003, tr phi bn bit lp trình VBA ho