Viết các thông điệp báo tin xấu
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.07 MB, 23 trang )
<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">
<i><b>GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH </b></i>
</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">LẬP DÀN Ý CHO MỘT THÔNG ĐIỆP BÁO TIN XẤU SOẠN THẢO THÔNG TIN HỒI ĐÁP CHỨA ĐỰNG THÔNG TIN XẤU
THÔNG BÁO TIN XẤU 01
<b>MỤC LỤC</b>
0203
</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3"><i><small> Tranh cãi Yahoo! sa thải 3200 nhân viên, Jerry </small></i>
<i><small>Yang , CEO của Yahoo! Lúc đó, đã gửi một loạt thư điện tử để giải thích lý do căn bản cho việc sa thải. Mặc dù ông Yang chắc chắn có ý định tốt khi viết những thơng điệp trong thư điện tử đó, nhưng cách sử dụng chữ cái viết thường của ông ấy trong thư điện tử lại gây nên sự bất bình cho nhân viên.</small></i>
<i><b>SỰ KIỆN SA THẢI NHÂN VIÊN CỦA YAHOO!</b></i>
</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4"><i><b>SỰ KIỆN SA THẢI NHÂN VIÊN CỦA YAHOO!</b></i>
</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5"><i><b>NGỮ CẢNH GIAO TIẾP</b></i>
<i>Các yếu tố cần cân nhắc</i>
<small>•</small> <i><small>Mức quan trọng của thơng điệp</small></i>
<small>•</small> <i><small>Văn hóa cơng ty</small></i>
<small>•</small> <i><small>Căn nhắc pháp luật và đạo đức</small></i>
<small>•</small> <i><small>Tính cấp bách</small></i>
<i><small>Đối với những trường hợp phức tạp, có thể gây ra những tin tức đáng tranh cãi như việc sa thải nhân viên cần có những quy trình thích hợp.</small></i>
<i><small>• Thơng báo cho quản lý, quản lý thơng báo cho nhân viên về tình hình tổ chức gặp phải • Giải thích những quyết định sẽ được chuyền tải đến nhân viên</small></i>
<i><small>• Gửi email thơng báo chính thức</small></i>
<i><small>Đối với những trường hợp đơn giản hơn thì địi hỏi những thơng điệp đơn giản. Sử dụng email mang kết cấu trực tiếp và phần chọn nội dung muốn truyền tải.</small></i>
LẬP DÀN Ý CHO MỘT
THÔNG ĐIỆP BÁO TIN XẤU
<b>01</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6"><i><b>PHÂN TÍCH NGƯỜI NHẬN</b></i>
o <i>Hiểu được quan điểm của người nhận thông tin là một bước then chốt, đặc biệt khi truyền các thơng tin xấu</i>
o <i>Phân tích người nhận giúp chúng ta quyết định lượng thông tin nền tảng và chi tiết cần cung cấp</i>
o <i>Giải thích các quyết định và ảnh hưởng của chúng</i>
o <i>Phân tích người nhận là bước quan trọng để truyền tải thông tin xấu hiệu quả, đảm bảo người nhận hiểu rõ nội dung và có phản ứng phù </i>
</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7"><i><b>LỰA CHỌN PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG</b></i>
<i><small>Lựa chọn phương tiện phù hợp giúp giao tiếp hiệu quả và giảm tác động tiêu cực</small></i>
<small>o</small> <i><small>Xác định đối tượng, người nhận ( cá nhân hay một tập thể)</small></i>
<small>o</small> <i><small>Lựa chọn phù hợp</small></i>
<i><small> - Xem xét bản chất thông tin: Mức độ quan trọng, khẩn cấp, ảnh hưởng. - Xem xét đối tượng nhận</small></i>
<i><small> - Xem xét các thức nhận tin ban đầu</small></i>
<i><small>Hiện nay có nhiều cách để truyền tải một thông điệp xấu</small></i>
</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8"><i><b>CÁC THÀNH PHẦN CẤU THÀNH CỦA MỘT THÔNG ĐIỆP BÁO TIN XẤU</b></i>
<i>Bố cục thông điệp</i>
o <i>Cách mở đầu thông điệp phụ thuộc vào nội dung , mối quan hệ với độc giả, sự mong đợi của độc giả, và các yếu tố khác.</i>
o <i>Quyết định nên báo tin xấu khi nào , thuờng tốt nhất khi được đưa ra ở </i>
</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9"><i><b>CÁC THÀNH PHẦN CẤU THÀNH CỦA MỘT THÔNG ĐIỆP BÁO TIN XẤU</b></i>
<i>Nội dung thơng điệp là gì?</i>
<i>Khi quyết định mức độ nhanh chóng của việc báo tin xấu, hãy xem xét các câu hỏi:</i>
LẬP DÀN Ý CHO MỘT
THÔNG ĐIỆP BÁO TIN XẤU
<b>01</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10"><i><b>CÁC THÀNH PHẦN CẤU THÀNH CỦA MỘT THÔNG ĐIỆP BÁO TIN XẤU</b></i>
<i>Mối quan hệ của bạn với người đọc là gì?</i>
<i>tồn bộ thơng điệp và bạn có thể giải thích những lý lẽ để giúp họ hiểu hơn.</i>
<i>tránh đọc quá nhiều</i>
<i>Giải thích quyết định</i>
<i>trong những tình huống khủng hoảng nên đưa ra những lý do một cách súc tích và thực tế, lý lẽ vắn tắt với tin xấu đó.</i>
</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11"><i><b>CÁC THÀNH PHẦN CẤU THÀNH CỦA MỘT THÔNG ĐIỆP BÁO TIN XẤU</b></i>
<i>Đưa ra những tin xấu</i>
<i>Kết thúc thông điệp</i>
<i>quan, thân thiện và có ích</i>
LẬP DÀN Ý CHO MỘT
THƠNG ĐIỆP BÁO TIN XẤU
<b>01</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12"><i>cảm ơn người gửi</i>
SOẠN THẢO THÔNG ĐIỆP HỒI ĐÁP CHỨA ĐỰNG TIN XẤU
<b>02</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13"><i><b>TỪ CHỐI GIÚP ĐỠ</b></i>
<i>Lý do chúng ta giúp đỡ lẫn nhau vì biết rằng một ngày nào đó có thể cần sự trợ giúp. Tuy nhiên , không thể đáp ứng mọi yêu cầu.</i>
<i>thông điệp hồi đáp có kết cấu trực tiếp</i>
<i>ngay trong đoạn đầu tiền.</i>
SOẠN THẢO THÔNG ĐIỆP HỒI ĐÁP CHỨA ĐỰNG TIN XẤU
<b>02</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14"><i><b>TỪ CHỐI YÊU CẦU TỪ KHÁCH HÀNG</b></i>
<i>xúc tiêu cực</i>
<i>giáo huấn người đọc</i>
SOẠN THẢO THÔNG ĐIỆP HỒI ĐÁP CHỨA ĐỰNG TIN XẤU
<b>02</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15"><i><b>NHỮNG TIN XẤU VỀ CÁC HOẠT ĐỘNG TÁC NGHIỆP THÔNG </b></i>
THÔNG BÁO TIN XẤU
<b>03</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16"><i><b>NHỮNG TIN XẤU VỀ CÁC HOẠT ĐỘNG TÁC NGHIỆP THÔNG THƯỜNG</b></i>
<i>2. Chuẩn bị nội dung:</i>
<i><b>Nội dung rõ ràng, súc tích</b></i>
<i><b>Ngơn ngữ lịch sự, tôn trọng</b></i>
</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17"><i><b>NHỮNG TIN XẤU VỀ CÁC HOẠT ĐỘNG TÁC NGHIỆP THÔNG THƯỜNG</b></i>
<i>3. Lựa chọn phương thức truyền đạt:</i>
<i><b>Mức độ nghiêm trọng của vấn đề</b></i>
<i><b>Văn hóa công ty</b></i>
</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18"><i><b>TIN XẤU VỀ TỔ CHỨC</b></i>
<i>1. Tầm quan trọng của việc giao tiếp hiệu quả:</i>
<i>Khi tổ chức gặp vấn đề nghiêm trọng, việc chủ động truyền tải thơng tin chính xác đến nhân viên, khách hàng và nhà đầu tư là vô cùng quan trọng.Việc này giúp:</i>
THÔNG BÁO TIN XẤU
<b>03</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19"><i><b>TIN XẤU VỀ TỔ CHỨC</b></i>
<i>2. Vai trị của bộ phận quan hệ cơng chúng:</i>
<i>Trong trường hợp khủng hoảng, bộ phận quan hệ công chúng chịu trách nhiệm:</i>
<i>3.Kế hoạch truyền thông khủng hoảng:</i>
<i>Đội ngũ quản lý cần xây dựng kế hoạch truyền thông khủng hoảng để:</i>
THÔNG BÁO TIN XẤU
<b>03</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 20</span><div class="page_container" data-page="20"><i><b>TIN XẤU VỀ CƠNG VIỆC</b></i>
<i>1. Khó khăn trong việc truyền tải tin xấu </i>
<i>và lịng tự tơn của nhân viên, khiến việc truyền tải trở nên khó khăn.</i>
<i>chính sách, hay sa thải đều có thể gây ra phản ứng tiêu cực từ nhân viên.</i>
THÔNG BÁO TIN XẤU
<b>03</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21"><i><b>TIN XẤU VỀ CÔNG VIỆC</b></i>
<i>2. Tầm quan trọng của việc giữ thiện chí: </i>
<i>thiết, giống như giữ thiện chí của khách hàng</i>
<i>truyền thơng, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.</i>
<i>tâm của doanh nghiệp</i>
THÔNG BÁO TIN XẤU
<b>03</b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 22</span><div class="page_container" data-page="22"><i><b>TIN XẤU VỀ CƠNG VIỆC</b></i>
<i>3. Lựa chọn phương pháp truyền tải:</i>
<small>•</small> <i><small>Bố cục trực tiếp hay gián tiếp đều có thể hiệu quả, tùy thuộc vào văn hóa cơng ty và mong đợi của nhân viên</small></i>
<i>4.Nguyên tắc truyền tải tin xấu hiệu quả:</i>
<small>•</small> <i><small>Thơng tin chính xác và đầy đủ: Cung cấp thơng tin về lý do, tác động và giải pháp.</small></i>
<small>•</small> <i><small>Thái độ đồng cảm và tôn trọng: Thể hiện sự quan tâm đến cảm xúc của nhân viên.</small></i>
<small>•</small> <i><small>Giao tiếp rõ ràng và súc tích: Sử dụng ngơn ngữ dễ hiểu, tránh vịng vo.</small></i>
<small>•</small> <i><small>Lắng nghe và giải đáp thắc mắc: Cung cấp cơ hội cho nhân viên đặt câu </small></i>
</div><span class="text_page_counter">Trang 23</span><div class="page_container" data-page="23">
