báo cáo tốt nghiệp hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày

1
Bộ giáo dục và đào tạo
Trường Đại Học Dân Lập Hải Phòng
BÁO CÁO TỐT NGHIỆP
HỆ THỐNG THEO DÕI NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU
CHI HÀNG NGÀY
Địa điểm: Công ty TNHH Thương Mại-Kỹ thuật-Dịch vụ ITA
Giáo viên hướng dẫn: Th.S Vũ Anh Hùng
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy Khóa 7
Mã số: 10305 Khoa CNTT
Hải phòng, 8/2007
2
NỘI DUNG CHÍNH
1. Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng và
thu chi hàng ngày của công ty
2. Mô hình nghiệp vụ
3 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
4 Sơ đồ luồng dữ liệu
5 Các kiểu thực thể
6 Mô hình E-R
7 Các quan hệ
8 Giao diện chương trình
3
1.Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng
và thu chi hàng ngày
Quá trình nhập hàng:
 Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị
trường xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập
thì tiến hành lập đơn hàng để nhập hàng
 Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm
tra hàng xem có phù hợp với đơn hàng không nếu phù

hợp thì kí nhận vào phiếu giao hàng và lập phiếu nhập
hàng, phiếu này đồng thời là hóa đơn thanh toán
 Lập phiếu chi để trả tiền hàng nhà cung cấp
 Vào sổ quỹ số tiền đã chi
4
1. Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất
hàng và thu chi hàng ngày
Quá trình xuất hàng
 Khi có khách hàng đến mua hàng thì bộ phận kinh
doanh giới thiệu thông tin hàng và đưa báo giá của
công ty cho khách.
 Sau khi xem xét, nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng
thì bộ phận kinh doanh tiếp nhận phiếu yêu cầu.
 Gửi phiếu yêu cầu cho bộ phận thủ kho để lập phiếu
xuất hàng. Phiếu xuất hàng đồng thời là hóa đơn thanh
toán kiêm phiếu bảo hành
 Tiến hành lập phiếu thu và thu tiền của khách
5
1. Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng
và thu chi hàng ngày
Quá trình xuất hàng (tiếp)
 Sau đó nhân viên kế toán phải vào sổ quỹ số tiền đã thu
(đã thanh toán).Và vào sổ nợ khách hàng số tiền khách
hàng còn nợ lại.
 Theo định kỳ kế toán phải kiểm tra các khoản nợ của
khách hàng để viết giấy thông báo nợ và yêu cầu thanh
toán.
6
1. Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất
hàng và thu chi hàng ngày

Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành hàng cho khách
khi khách mua hàng.
 Hàng chỉ được bảo hành khi có phiếu bảo hành, trong
thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành.
 Khách khi mang hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng
kỹ thuật để được bảo hành.
 Khi nhận bảo hành thiết bị của khách thì nhân viên
phải ghi giấy biên nhận cho khách về tình trạng hiện tại
của thiết bị.
 Nếu bảo hành hết hạn mà khách vẫn yêu cầu bảo hành
sửa chữa thì nhân viên bảo hành lập phiếu sửa chữa
 Chuyển phiếu sửa chữa này cho bộ phận kế toán để lập
phiêu thu.
7
1. Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng
và thu chi hàng ngày
Sau mỗi ngày ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo
 Nhập hàng
 Xuất hàng
 Hàng tồn kho
 Thu chi
 Nợ khách hàng
 Nợ nhà cung cấp.
8
2. Nhận xét, đánh giá
Trước kia khi tin học chưa phát triển thì công việc quản
lý trên chủ yếu làm bằng phương pháp thủ công, tức là
người quản lý, ghi chép các hồ sơ tài liệu liên quan đến
nghiệp vụ công việc trên giấy tờ, sổ sách.
 Việc lưu trữ dữ liệu rất cồng kềnh, và khối lượng công việc

rất lớn.
 Mất nhiều thời gian, công sức khi muốn tìm kiếm một hồ sơ
tài liệu liên quan trong khối hồ sơ dữ liệu khổng lồ kia .
Đó là nhược điểm rất lớn của phương pháp quản lý thủ công
 Công ty ngày càng nhiều mặt hàng kinh doanh, số lượng
khách hàng ngày càng nhiều, làm cho công việc quản lý hồ
sơ sổ sách bằng thủ công không còn phù hợp nữa.
 Yêu cầu đặt ra là phải xử lý các thông tin trên thiết bị máy
tính để hỗ trợ đắt lực cho con người.
9
2. Nhận xét, đánh giá
Với thực trạng công việc trên yêu cầu đặt ra là phải ứng
dụng CNTT vào công tác quản lý vì vậy việc xây dựng một
hệ thống “theo dõi nhập xuất hàng và thu chi “ của công ty
là hết sức cần thiết nhằm:
 Đem lại hiệu quả công việc cao, tiết kiệm thời gian, sức lực
của con người.
 Quản lý được lượng hàng nhập, hàng xuất hàng ngày và tình
hình thu, chi của công ty.
 Giảm các chi phí bảo trì, vận hành, nâng cấp và phát triển
hệ thống.
 Bảo đảm độ tin cậy, tính nhất quán, bảo mật thông tin.
 Phát triển các ứng dụng và liên kết với các hệ thống khác.
 Nâng cao tính linh hoạt của hệ thông như áp dụng các
phương pháp quản lý CSDL hiện đại.
10
3. Mô hình nghiệp vụ
a)Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ
11
3. Mô hình nghiệp vụ

b) Biểu đồ ngữ cảnh
12
3. Mô hình nghiệp vụ
c)Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ
13
3. Mô hình nghiệp vụ
Các chức năng nghiệp vụ
1.Nhập hàng
2.Xuất hàng
3.Bảo hành
4.Báo cáo
Ma trận thực thể chức năng
14
3. Mô hình nghiệp vụ
15
4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Phiếu nhập hàng
16
4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Phiếu chi
17
4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Phiếu yêu cầu
18
4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Phiếu xuất hàng kiêm bảo hành
19
4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Phiếu thu
20

4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Phiếu biên nhận
21
4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Báo cáo xuất hàng
22
4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Báo cáo thu chi
23
4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Báo cáo nợ khách hàng
24
5.Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
D17 DShàng nhập lại kho
1.0
Nhập hàng
D1 Báo giá nhà cung cấp
D2 Đơn đặt hàng
D4 Phiếu nhập hàng
D5 Sổ kho
D3 Phiếu giao hàng
D16 DS hàng trả lại NCC
D7 Sổ quỹ
2.0
Xuất hàng
3.0
Bảo hành
4.0
Báo cáo

D8 Phiếu yêu cầu
D12 Phiếu thu
D11 Thông báo nợ
D10 Phiếu xuất hàng
D13 Giấy biên nhận
D5 Sổ kho
D7 Sổ quỹ
D6 Phiếu chi
NHÀ CUNG
CẤP
Đơn đặt hàng
KHÁCH
HÀNG
KHÁCH
HÀNG
BAN LÃNH
ĐẠO
Phiếu giao hàng
Y/c bảo hành
Phiếu biên nhận
NGÂN
HÀNG
Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản
Thông báo KQ
Báo giá công ty
Phiếu yêu cầu
Thông báo nợ
Báo cáo
Y/c báo cáo
D5 Sổ kho

Phiếu chi
NGÂN
HÀNG
Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản
Thông báo KQ
Phiếu thu
D15 Báo cáo
D6 Phiếu chi
Trả lại hàng lỗi
D9 Báo giá công ty
Đổi hàng
D12 Phiếu thu
D9 Báo giá công ty
D14 Phiếu sửa chữa
25
5.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1
Phân rã tiến trình 1.0
1.1
1.3
1.2
Kiểm tra
đơn, hàng
Lập đơn
hàng
Lập phiếu
nhập hàng
1.4
Lập phiếu
chi
D5 Sổ kho

D1 Báo giá nhà cung cấp
D2 Đơn đặt hàng
D3 Phiếu giao hàng
D4 Phiếu nhập hàng
NHÀ CUNG
CẤP
D5 Sổ kho
D7 Sổ quỹ
D6 Phiếu chi
Đơn đặt hàng
Phiếu
giao
hàng
NHÀ CUNG
CẤP
Báo giá
NHÀ CUNG
CẤP
Thông báo nợ
Phiếu chi
Đơn đặt hàng đã gửi
Phiếu giao hàng hợp lệ
sai
Thông tin
phiếu nhập
hàng
Lập ds hàng trả
lại NCC
1.5
D16 DS hàng trả lại NCC

Trả lại hàng lỗi
NGÂN
HÀNG
Y/c chuyển khoản, ktra tài khoản
Thông báo KQ
Phiếu nhậphàng