Khái niệm và mục đích của hoạch định

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (307.61 KB, 24 trang )

Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

MỤC LỤC

I. KHÁI NIỆM VÀ MỤC ĐÍCH CỦA HOẠCH ĐỊNH...1

1.1. Khái niệm...1

1.2. Mục đích...1

II. PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH...1

III. MỤC TIÊU: NỀN TẢNG CỦA HOẠCH ĐỊNH...3

3.1. Khái niệm và phân loại mục tiêu...3

3.1.1. Khái niệm...3

3.1.2. Phân loại mục tiêu...3

3.2. Vai trò của mục tiêu...4

3.3. Nguyên tắc đặt mục tiêu: SMART...4

3.4. Quản trị theo mục tiêu (Management by objectives – MBO)...4

4.3. Tiến trình hoạch định chiến lược...6

4.4. Các công cụ hỗ trợ hoạch định chiến lược...8

4.4.1. Ma trận phát triển – tham gia thị trường (BCG)...8

4.4.2. Ma trận SWOT...10

4.4.3. Những khn mẫu chu kì đời sống (Lifecyle pattems)...12

4.4.4. Chiến lược cạnh tranh tổng loại của Michael Porter...12

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

4.4.5. Ma trận BCG mới ( New BCG matrix)...14

V. HOẠCH ĐỊNH TÁC NGHIỆP...15

5.1. Khái niệm và nội dung...15

5.2. Tiến trình hoạch định tác nghiệp...15

5.2.1. Kế hoạch đơn dụng (các hoạt động không lặp lại)...15

5.2.2. Kế hoạch thường xuyên (các hoạt động lặp lại)...15

VI. TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH VÀ KIỂM SỐT TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH...16

6.1. Các vấn đề cơ bản cần giải quyết...16

6.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác tổ chức, thực hiện và kiểm sốt hoạch định...16

VII. MƠ HÌNH TỔ CHỨC HOẠCH ĐỊNH...16

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

I. KHÁI NIỆM VÀ MỤC ĐÍCH CỦA HOẠCH ĐỊNH

- Thứ hai: Hoạch định là quá trình chuẩn bị đối phó với những thay đổi và tính khơng chắc chắn bằng việc trù liệu những cách thức hành động trong tương lai.

Tóm lại: Xét về mặt bản chất, hoạch định là một hoạt động chủ quan, có ý thức, có tổ chức của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các quy luật khách quan nhằm xác định mục tiêu, phương án, bước đi, trình tự và cách thức tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh

1.2. Mục đích

- Xác định hướng đi

- Tập trung vào mục tiêu tránh sự lãng phí

- Tạo sự hợp tác và phối hợp giữa cá nhân và bộ phận trong tổ chức - Thích nghi với mơi trường bên ngồi

- Hỗ trợ kiểm tra tình hình các mục tiêu - Xác định trách nhiệm các bên

II. PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH

- Hoạch định được phân loại theo nhiều cách khác nhau như:

+ Dựa vào thời gian (hoạch định ngắn hạn, hoạch định trung hạn và hoạch định dài hạn) + Dựa vào cấp độ (hoạch định vĩ mô, hoạch định vi mô)

+ Dựa vào mức độ (hoạch định chiến lược, hoạch định tác nghiệp) + Dựa vào phạm vi (hoạch định toàn diện, hoạch định từng phần) + Dựa vào lĩnh vực kinh doanh (dịch vụ, tài chính, nhân sự...). - Theo J. Stoner, hệ thống hoạch định của một tổ chức bao gồm:

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

Hình 1. Hệ thống hoạch định của một tổ chức

- Harold Koontz và Cyril O’Donnell phân chia việc hoạch định của một tổ chức thành các nội dung như sau:

Hình 2. Phân chia việc hoạch định của một tổ chức

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

* Nhiệm vụ và mục đích: giải thích lý do mà một tổ chức tồn tại và phát triển.

* Mục tiêu: là các kết quả mong đợi mà một tổ chức nhắm đến trong tương lai, gồm

mục tiêu của tổ chức và mục tiêu bộ phận.

* Chiến lược: chỉ ra các chính sách và chương trình hành động tổng quát và sự triển

khai các nguồn lực quan trọng để đạt được các mục tiêu tồn diện.

*Các chính sách: là những kế hoạch bao gồm các điều khoản và những qui định chung

để hướng dẫn hoặc khai thông những suy nghĩ và hành động khi quyết định, đảm bảo cho các quyết định phù hợp với mục tiêu.

*Các thủ tục và quy tắc:

- Thủ tục: là những sự hướng dẫn về hành động phải tuân theo để thực hiện một cơng việc nào đó

- Quy tắc: giải thích rõ hành động nào được phép và không được phép làm.

*Các chương trình: là sự cụ thể hóa các chính sách, chiến lược, các nhiệm vụ được

giao, các bước phải tiến hành, các nguồn lực cần được sử dụng ... để đạt được kết quả nào đó.

*Ngân quỹ: là một bản tường trình về các kết quả mong muốn được biểu thị bằng các

con số. Ngân quỹ còn là một phương tiện để kiểm tra.

III. MỤC TIÊU: NỀN TẢNG CỦA HOẠCH ĐỊNH3.1. Khái niệm và phân loại mục tiêu

3.1.1. Khái niệm

- Mục tiêu: Mục tiêu là những mong đợi mà nhà quản trị muốn đạt được trong tương lai

cho tổ chức của mình, là phương tiện để đạt tới sứ mạng. Mục tiêu trả lời cho câu hỏi : đơn vị tồn tại để làm gì? ( cịn sứ mạng trả lời cho câu hỏi : vì sao phải có đơn vị?).

- Sứ mạng: là bản tuyên bố về lý do tồn tại của tổ chức, nó xác định phạm vi và các hoạt

động kinh doanh cơ bản của một tổ chức.

3.1.2. Phân loại mục tiêu

- Căn cứ vào thời gian:

+ Mục tiêu ngắn hạn: là những mục tiêu mà tổ chức cần đạt được trong ngắn hạn (thời

hạn dưới một năm)

+Mục tiêu trung hạn: là những mục tiêu đòi hỏi thời gian từ một đến năm năm

+Mục tiêu dài hạn: là những mục tiêu có tính chất chiến lược trong dài hạn (thời gian

dài hơn năm năm)

- Căn cứ vào cấp độ quản lý:

+ Mục tiêu chiến lược: là các mục tiêu có tính bao qt, gắn với cấp độ tổng thể của

một tổ chức, xác định nơi hoặc các trạng thái mà tổ chức muốn đạt được trong tương lai.

+ Mục tiêu chiến thuật: Xác định các kết quả cần đạt được tại các đơn vị và các bộ phận

chủ yếu trong một tổ chức. Mục tiêu chiến thuật gắn với quản trị bậc trung và xác định

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

những gì mà các đơn vị cơ sở cần phải hoàn thành nhằm hướng đến việc thực hiện các mục tiêu tổng thể của tổ chức.

+ Mục tiêu tác nghiệp: Xác định cụ thể các kết quả cần đạt được tại các bộ phận, các

nhóm và các cá nhân. Các mục tiêu tác nghiệp cần tỉ mỉ, chính xác và có khả năng đo lường được.

- Căn cứ vào yếu tố lượng hóa định tính và định lượng:

+ Mục tiêu định tính: khơng thể đo lường được hoặc rất khó đo lường. Chúng thường

liên quan đến việc cải thiện chất lượng, tăng cường hình ảnh thương hiệu, hoặc nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

+ Mục tiêu định lượng: chỉ ra rõ ràng những kết quả có thể đo lường được. Chúng

thường liên quan đến các chỉ tiêu như doanh số, lợi nhuận, thị phần, hoặc số lượng khách hàng mới.

- Căn cứ vào bản chất:

+ Mục tiêu tuyên bố: là các mục tiêu mà tổ chức tuyên bố một cách chính thức đến các

đối tượng liên quan bên trong và bên ngoài tổ chức. Các mục tiêu này thường thấy trong các bản tuyên bố về tầm nhìn, sứ mạng, các báo cáo hàng năm hoặc các lời tuyên bố liên quan đến cộng đồng hoặc các nhóm lợi ích khác nhau. Các mục tiêu tuyên bố có thể diễn đạt khác nhau tùy theo từng đối tượng (tuyên bố với cổ đông, với khách hàng, với những thành viên trong tổ chức, hoặc với cả các đối thủ cạnh tranh...)

+ Mục tiêu thật: là mục tiêu mà doanh nghiệp hay tổ chức thực sự mong muốn đạt

được. Để biết được mục tiêu thật của một tổ chức chúng ta nên quan sát những gì mà tổ chức đó thật sự ưu tiên.

3.2. Vai trò của mục tiêu

- Là nền tảng của hoạch định, nhằm xây dựng hệ thống quản trị.

- Linh hoạt phát triển với những kết quả mong đợi ngày càng cao hơn(trên cơ sở xem xét các nguồn lực hiện có hoặc sẽ có) khi hướng đến mục đích dài hạn có tính chiến lược của tổ chức

- Ngồi ra, mục tiêu quản trị cịn có những vai trò quan trọng khác tùy theo ‘kiểu quản trị':

+Quản trị theo tình huống: căn cứ để đánh giá và phân tích tình huống

+Quản trị theo chương trình: căn cứ cho từng bộ phận chức năng thực hiện.

+Quản trị theo mục tiêu: giữ vai trò then chốt, gắn liền và chi phối mọi hoạt động của quản trị.

3.3. Nguyên tắc đặt mục tiêu: SMART1

Nguyên tắc SMART trong xây dựng mục tiêu cần được thiết lập có nguyên tắc rõ ràng. Chỉ có như vậy việc thiết lập mục tiêu SMART mới đạt được hiệu quả, đúng hướng ngay từ đầu.

1 Nguồn tham khảo: blog.goalf.vn

4

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

(S) Specific - Cụ thể: mục tiêu đặt ra phải rõ ràng, không mơ hồ, tránh nhầm lẫn,

chệch hướng khi thực hiện mục tiêu.

(M) Measurable - Đo lường được: đo lường được chính xác tiến độ triển khai cơng

việc, hồn thành mục tiêu.

(A) Achievable - Khả năng thực hiện được: thiết lập mục tiêu có kỳ vọng, thử

thách nhưng không trở thành vô vọng, bất khả thi.

(R) Realistic - Tính thực tế: thiết lập và thực hiện mục tiêu cần có tầm nhìn xa, rộng

mở nhưng đồng thời cũng rất cần đảm bảo yếu tố thực tế.

(T) Time bound - Thời hạn: mọi mục tiêu đều cần gắn với một thời hạn cụ thể, rõ

3.4. Quản trị theo mục tiêu (Management by objectives – MBO)

3.4.1 Khái niệm

- Quản trị theo mục tiêu là phương pháp quản trị trong đó nhà quản trị và những thuộc cấp cùng nhau thiết lập mục tiêu rõ ràng. Những mục tiêu này được các thành viên tự cam kết thực hiện và kiểm soát.

3.4.2. Đặc điểm của phương pháp MBO3.4.2.1. Các yếu tố cơ bản

- Quản trị theo mục tiêu bao gồm bốn yếu tố cơ bản:

+ Sự cam kết của các quản trị viên cao cấp với hệ thống MBO

+ Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung + Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản để thực hiện kế hoạch chung + Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch

3.4.2.2. Ưu điểm

- Xác định mục tiêu xác đáng hơn, làm cho mục tiêu của tổ chức và mục tiêu cá nhân đạt được sự thống nhất.

- Tạo ra sự kích thích tinh thần hăng hái và nâng cao trách nhiệm của các thành viên, các bộ phận tham gia việc quản trị.

- Tạo điều kiện cho mỗi cá nhân có cơ hội phát triển năng lực của mình.

- Kiểm tra, kiểm soát dễ dàng, chủ động và sát sao hơn. Nắm bắt kịp thời khả năng thực hiện công việc của tổ chức trên cơ sở kết quả thực hiện mục tiêu của mỗi thành viên và điều chỉnh các sai lệch so với kế hoạch để đảm bảo đạt mục tiêu chung.

3.4.2.3. Nhược điểm

- Sự thay đổi của môi trường dễ làm mục tiêu bị chệch hướng, gây bối rối trước tình huống mới.

- Cần một cơng cụ quản lí tốt, cấp quản lí có năng lực và một mơi trường nội bộ lí tưởng. Cần những nhân viên có phẩm chất tốt, có năng lực và đặc biệt tinh thần tự giác, tự nguyện hành động vì mục tiêu chung.

- Tốn kém thời gian

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

- Sự nguy hiểm của tính cứng nhắc, cơ hội bị bỏ qua do ngần ngại thay đổi mục tiêu trong hoàn cảnh mới.

3.4.3. Quá trình MBO

8 bước của quá trình quản trị theo mục tiêu:

(1) Thiết lập mục tiêu chiến lược dài hạn cho toàn tổ chức

(2) Phân bổ các mục tiêu chủ yếu cho các bộ phận và phân xưởng

(3) Những nhà quản trị và cộng sự xác định các mục tiêu cụ thể cho bộ phận của họ (4) Xác định những mục tiêu cụ thể cho từng thành viên trong bộ phận

(5) Xây dựng kế hoạch hành động, xác định cách thức để đạt được mục tiêu (6) Thực hiện kế hoạch

(7) Đánh giá việc thực hiện mục tiêu

(8) Tưởng thưởng cho việc thực hiện đạt được mục tiêu

IV. HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC4.1. Khái niệm

- Hoạch định chiến lược là quá trình xây dựng các mục tiêu và hình thành các kế hoạch tổng thể cho tổ chức trong dài hạn, được tiến hành bởi các nhà quản trị cấp cao trong tổ chức

4.2. Đặc điểm của hoạch định chiến lược

4.2.1. Chức năng

- Định hướng chiến lược cho hoạt động của tổ chức

- Đảm bảo thế chủ động chiến lược khi tiến cơng cũng như phịng thủ trong kinh doanh - Huy động, khai thác và tập trung sử dụng những thế mạnh chiến lược trong tổ chức - Đảm bảo tính thích nghi chiến lược với mọi điều kiện và thay đổi của thị trường nói riêng và mơi trường nói chung trong tương lai dài hạn

- Phòng ngừa mọi rủi ro và nguy cơ nếu nó có khả năng xuất hiện và tận dụng mọi cơ hội trong tương lai

- Xây dựng và phát triển thế và lực mọi nguồn tài nguyên trong tổ chức

4.2.2. Nhiệm vụ

- Xây dựng các kế hoạch dài hạn, hoặc mang tính quan trọng và quyết định làm nền tảng để triển khai các hoạt động thường xuyên lâu dài ở một tổ chức.

- Vạch kế hoạch và tổ chức thực hiện các loại chiến lược và sách lược như chiến lược kinh doanh, đầu tư, marketing, nhân sự.v.v. .

- Phối hợp hoạt động chiến lược giữa các bộ phận với nhau.

4.2.3. Nội dung

- Xác định những mục tiêu chủ yếu và dài hạn cho tổ chức 6

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

- Xây dựng chương trình hoạt động tổng quát

- Phân bổ nguồn lực để thực hiện kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu.

4.3. Tiến trình hoạch định chiến lược

Bước 1: Xác định sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức

- Sứ mệnh và các mục tiêu của tổ chức được xác định thông qua việc tra lời các câu hỏi: Chúng ta là ai? Chúng ta muốn trở thành một tổ chức như thế nào? Các mục tiêu định hướng của chúng ta là gì?.

- Những mục tiêu chung này tạo ra những phương hướng rộng lớn cho việc ra quyết định và không thay đổi trong nhiều năm.

- Quá trình xác định sứ mệnh và mục tiêu không được tiến hành một cách độc lập, mà được phát triển trong suốt quá trình phân tích những đe dọa và cơ hội của mơi trường (bước 2) cũng như quá trình đánh giá những điểm mạnh, yếu của tổ chức (bước 3).

Bước 2: Phân tích những đe dọa và cơ hội của mơi trường

*Sự canh tranh giữa các doanh nghiệp trong ngành

- Trong quá trình hoạch định chiến chược, nhà quản trị ln ln phân tích các chiến lược và phản ứng của đối thủ như:

+ Sự tăng hay giảm giá bán + Các chiến dịch quảng cáo

+ Sản phẩm, dịch vụ mới tung ra thị trường + Những thay đổi về dịch vụ khách hàng

- Đặc biệt, hai biến số ảnh hưởng mạnh đến cạnh tranh trong ngành là số lượng doanh nghiệp và tỷ suất lợi nhuận của ngành.

*Sự đe dọa của các đối thủ canh tranh mới

- Lợi nhuận kinh tế cao hay mức tăng trưởng nhanh chóng thường hấp dẫn các doanh nghiệp mới gia nhập vào ngành.

- Hai trở ngại quan trọng nhất khi gia nhập ngành là quy mô sản xuất và nhu cầu vốn cần thiết.

- Chính vì thế những ngành địi hỏi phải có quy mơ sản xuất lớn và nhu cầu vốn đầu tư ban đầu cao thì mức độ đe doạ sẽ thấp từ các đối thủ mới (ngành chế tạo máy bay, đóng tàu…)

*Quyền thương lượng của khách hàng

- Quyền thương lượng của khách hàng là khả năng tạo áp lực (mặc cả) về giảm giá, chất lượng sản phẩm, hay chiết khấu thương mại

- Quyền này thường được đề cao trong những trường hợp sau: + Có ít khách hàng mua với số lượng hàng lớn từ một người bán

+ Hàng hoá mà khách hàng mua thuộc loại có mức độ chuyên biệt hóa thấp

</div>Trang 12<div class="page_container" data-page="12">

+ Khách hàng có thể mua hàng dễ dàng từ nhiều người bán khác nhau

*Quyền thương lương của nhà cung cấp

- Quyền thương lượng của nhà cung cấp sẽ tăng lên khi họ có thể tăng giá hoặc giảm các dịch vụ hỗ trợ mà ít lo lắng về sự phản ứng của khách hàng.

- Quyền này sẽ có ưu thế trong các trường hợp sau:

+ Số lượng nhà cung cấp ít trong khi số lượng người mua thì nhiều

+ Các nhà cung cấp khơng phải lo lắng về những hàng hóa hay dịch vụ của họ dù khách hàng có mua hay khơng

+ Hàng hóa của nhà cung cấp thuộc loại thiết yếu và có tính chun biệt hóa cao

*Sự đe dọa của những hàng hóa hay dịch vụ thay thế

- Mức độ đe dọa của những hàng hóa thay thế tùy thuộc vào khả năng và tính sẵnsàng thay đổi thói quen mua hàng của khách hàng.

- Những hàng hóa thay thế có thể kiềm chế các nhà sản xuất một mặt hàng tăng giá tùy tiện.

- Nếu hàng hoá của nhà sản xuất khơng thể thay thế bởi những hàng hố nào thì họ ít bị đe doạ bởi yếu tố này.

Bước 3: Đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức

- Việc đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu cho phép các nhà quản trị nhận diện những khả năng chủ yếu của tổ chức, bao gồm toàn bộ các lĩnh vực: vị thế cạnh tranh trên thị trường, kỹ năng quản trị, nguồn nhân lực, năng lực công nghệ, tiềm lực tài chính, năng lực quản trị và trình độ tri thức, tay nghề của nhân viên.

- Có 3 tiêu chuẩn để nhận diện những khả năng chủ yếu của một doanh nghiệp: + Khả năng có thể tạo ra thêm tiềm năng để mở rộng thị phần

+ Khả năng đem lại cho khách hàng nhiều lợi ích hơn từ các sản phẩm mà họ đã mua + Khả năng có thể tạo ra những sản phẩm mà đối thủ không thể sao chép được

- Trong tiến trình hoạch định cần hết sức chú ý tới các điểm yếu, cần tìm biện pháp khắc phục nhằm làm cho quá trình hoạch định diễn tiến tốt hơn.

Bước 4: Xây dựng các chiến lược để lựa chọn

Chiến lược là con đường, giải pháp, phương thức, sợi chỉ đỏ xuyên suốt để đi đến mục tiêu chung của tổ chức. Phổ biến có các chiến lược sau:

- Chiến lược xâm nhập thị trường: tìm kiếm cơ hội phát triển trong các thị trường mà

doanh nghiệp đang hoạt động với những hàng hóa và dịch vụ hiện có, thơng qua việc gia tăng thị phần bằng cách:

+ Kích thích sức mua đối với sản phẩm

+ Thu hút khách hàng của đối thủ cạnh tranh: giảm giá, quảng cáo, tăng cường trưng bày hàng hóa…

8

</div>

Khái niệm và mục đích của hoạch định

<b>MỤC LỤC</b>

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về