Các vấn Đề Điển hình với Ước tính_Quản trị dự án phần mềm (KMA)

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.58 MB, 48 trang )

<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">

<b>MODULE 6:QUẢN LÝ </b>

<b>CHI PHÍ DỰ ÁN</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">

<b>THÀNH VIÊN NHÓM:</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">

Các loại dự tốn chi phí và phương pháp lập dự tốn kinh phí

Các loại dự tốn chi phí và phương pháp lập dự tốn kinh

Lợi ích của việc quản lý giá trị thu được, quản lý danh mục dự án.

Phần mềm quản lý dự án.

</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">

<b>Tầm quan trọng của quản lý chi </b>

<b>phí dự án</b>

<b>1</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">

 Các dự án CNTT có hồ sơ theo dõi kém để đáp ứng các mục tiêu ngân sách.

 Các nghiên cứu của CHAOS cho thấy chi phí trung bình vượt q (tỷ lệ phần trăm <small>bổ sung hoặc số tiền đô la mà chi phí thực tế vượt quá ước tính) dao động từ 180% (năm 1994) đến 43% (năm 2010).</small>

<small>Một nghiên cứu của Harvard Business Review năm 2011 đã báo cáo chi phí vượt mức trung bình là 27%. Phát hiện quan trọng nhất là phát hiện ra một số lượng lớn các khoản dư thừa khổng lồ hoặc "thiên nga đen" (black swans).</small>

<b>Tầm quan trọng của quản lý chi phí dự án</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">

Việc dự án CNTT nói chung và dự án phần mềm nói riêng đều bị vượt dự toán và chậm tiến độ cho thấy sự cần thiết phải quản lý chi phí cũng như thời gian của dự án một cách khoa học và có tính hệ thống.

Quản lý chi phí của dự án được tiến hành một cách bài bản và có tính hệ thống thơng qua q trình lập kế hoạch quản lý chi phí, tạo ước lượng tốt và sử dụng phương pháp giám sát chi phí hiệu quả.

<b>Tầm quan trọng của quản lý chi phí dự án</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">

<b>Các khái niệm, </b>

<b>thuật toán, nguyên tắc cơ bản.</b>

<b>2</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">

<b>Các khái niệm, thuật ngữ, nguyên tắc cơ bản.</b>

<b>Chi phí là tài nguyên </b>

được hy sinh hoặc bị từ bỏ để đạt được một mục tiêu cụ thể hoặc một thứ gì đó được hi sinh trong trao đổi. Chi phí thường được đo bằng đơn vị tiền tệ như đô la.

</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">

<b>Các khái niệm, thuật ngữ, nguyên tắc cơ bản.</b>

<b>Ước tính chi phí: xây dựng một ước tính gần đúng hoặc ước tính </b>

chi phí của các nguồn nhân lực cần thiết để hoàn thành một dự án.

<b>Xác định ngân sách: phân bố dự toán tổng thể cho từng hạng </b>

mục công việc để thiết lập cơ sở đo lường hiệu quả hoạt động.

<b>Kiểm sốt chi phí: kiểm sốt những thay đổi trong ngân sách dự </b>

án.

</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">

<b>Bảng tóm tắt quản lý chi phí dự án</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">

<b>Các khái niệm, thuật ngữ, nguyên tắc cơ bản</b>

<b>Liên quan đến nguyên tắc cơ bản của quản lý chi phí:</b>

<small>hoặc chi phí phát triển cộng với chi phí hỗ trợ cho một </small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">

<b>VD: Bảng tóm tắt quản lý chi phí dự án</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">

<b>Các khái niệm, thuật ngữ, nguyên tắc cơ bản</b>

<b>Liên quan đến chi phí và lợi ích:</b>

<b>Chi phí (lợi ích) hữu hình</b>

<small>Là những chi phí có thể liên quan trực tiếp đến việc sản xuất sản phẩm và dịch vụ của dự án.</small>

<b>Chi phí gián tiếp</b>

<small>Là những chi phí khơng liên quan trực tiếp đến sản phẩm hoặc dịch vụ của dự án nhưng liên quan gián tiếp đến việc thực hiện dự án.</small>

<b>Chi phí chìm</b>

<small>Là số tiền đã được chi ra trong quá khứ; Khi quyết định đầu tư vào hoặc tiếp tục dự án nào, khơng nên tính đến chi phí chìm.</small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">

<b>Các khái niệm, thuật ngữ, nguyên tắc cơ bản</b>

<b>Nguyên tắc cơ bản về quản lý chi phí</b>

<small>Lý thuyết đường cong học tập cho rằng khi nhiều mặt hàng được sản xuất lặp đi lặp lại, chi phí đơn vị của những mặt hàng đó sẽ giảm theo mơ hình đều đặn khi có nhiều đơn vị được sản xuất hơn.</small>

<small>Dự trữ là số tiền được đưa vào ước tính chi phí để giảm thiểu rủi (đôi khi được gọi là những điều chưa biết) và được đưa vào chi phí cơ sở của dự án</small>

<small>Dự trữ quản lý cho phép các tình huống trong tương lai khơng thể đốn trước được (đôi khi được gọi là những điều chưa biết</small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">

<b>Mơ tả quy trình lập kế hoạch </b>

<b>quản lý chi phí</b>

<b>3</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">

<b>Mơ tả quy trình lập kế hoạch quản lý chi phí</b>

Nhóm dự án sử dụng đánh giá của chuyên gia, kỹ thuật phân tích và các cuộc họp để phát triển kế hoạch quản lý chi phí.

</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18">

<b>Ước tính chi phí: </b>

Người quản lý dự án phải xem xét dự tốn chi phí một cách nghiêm túc nếu họ muốn hoàn thành dự án trong giới hạn ngân sách.

Điều quan trọng là phải biết các loại ước tính chi phí, cách lập dự tốn chi phí và các vấn đề điển hình liên quan đến ước tính chi phí CNTT.

</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">

<b>Ước tính chi phí: </b>

Ước tính thường được thực hiện ở các giai đoạn khác nhau của dự án và sẽ trở nên chính xác hơn theo thời gian.

Số lượng và loại dự tốn chi phí khác nhau tùy theo lĩnh vực ứng dụng. Hiệp hội vì sự tiến bộ của kỹ thuật chi phí quốc tế xác định năm loại dự tốn chi phí cho các dự án xây dựng: thứ tự quy mơ, khái niệm, sơ bộ, dứt khốt và kiểm sốt.

Một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí dự án thường là chi phí nhân cơng.

</div><span class="text_page_counter">Trang 20</span><div class="page_container" data-page="20">

<b>Các loại dự tốn chi phí dự án và phương pháp lập dự tốn kinh phí:</b>

<b><small>Ước tính tương tự hoặc từ trên xuống: </small></b><small>sử dụng chi phí thực tế của dự án tương tự trước đó làm cơ sở để ước </small>

<small>hoặc hoạt động riêng lẻ và tổng hợp </small>

<small>Phương pháp mẫu; dự toán cho từng giai đoạn của dự án…</small>

</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21">

<b>Các công cụ và kỹ thuật cơ bản để ước tính chi phí:</b>

Mơ hình hóa tham số sử dụng các đặc điểm (tham số) của dự án trong mơ hình tốn học để ước tính chi phí dự án.

COCOMO (dựa trên KSLOC); Điểm chức năng; Điểm UseCase… Cơng cụ ước tính thơng thường: dựa trên phân tích

Cơng cụ ước tính khơng thường xuyên sử dụng phương pháp phỏng đoán.

Sử dụng kết quả đấu thầu.

Sử dụng cơ sở dữ liệu trong dự án.

</div><span class="text_page_counter">Trang 22</span><div class="page_container" data-page="22">

<b>Ví dụ về phương pháp phân chia (phân bổ)</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 23</span><div class="page_container" data-page="23">

<b>Ví dụ về phương pháp điểm chức năng</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 24</span><div class="page_container" data-page="24">

<b>VD: Ước tính cho từng giai đoạn trong một dự án</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 25</span><div class="page_container" data-page="25">

<b>Các vấn đề điển hình với ước tính chi phí CNTT</b>

Việc ước tính được thực hiện quá nhanh

Con người có xu hướng thiên vị đối với các

đánh giá thấp

Con người có xu hướng thiên vị đối với các

</div><span class="text_page_counter">Trang 26</span><div class="page_container" data-page="26">

 Trước khi tạo một ước tính , hãy biết nó sẽ được sử dụng để làm gì ,thu thập càng nhiều thông tin càng làm rõ các quy tắc và giả định cơ bản cho ước tính

 Ước tính chi phí theo các hạng mục WBS chính

 Tạo mơ hình chi phí để dễ dàng thay đổi và ghi lại ước tính

<b>Mẫu ước tính chi phí</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 27</span><div class="page_container" data-page="27">

Hình 7-2. Ước tính chi phí cho dự án Surveyor Pro

</div><span class="text_page_counter">Trang 28</span><div class="page_container" data-page="28">

Hình 7-3. Ước tính phát triển phần mềm Surveypr Pro

</div><span class="text_page_counter">Trang 31</span><div class="page_container" data-page="31">

Hình 7-4. Đường cơ sở chi phí dự án Surveyor Pro

</div><span class="text_page_counter">Trang 32</span><div class="page_container" data-page="32">

<b>Kiểm sốt chi phí </b>

Quản lý chi phí bao gồm :

1 2

Theo dõi hiệu suất chi phí

Đảm bảo chỉ các thay đổi dự án phù hợp mới được bao gồm trong đường cơ sở chi phí đã điều chỉnh

Thơng báo cho các bên liên quan về những thay đổi được ủy quyền trong dự án có thể ảnh hưởng đến chi phí

</div><span class="text_page_counter">Trang 33</span><div class="page_container" data-page="33">

<b>Quản lý theo giá trị thu được (EVM)</b>

EVM là một kỹ thuật đo lường hiệu suất dự án tích hợp dữ liệu về phạm vi, thời gian và chi phí.

Đưa ra đường cơ sở (kế hoạch ban đầu cộng với những thay đổi đã được phê duyệt), bạn có thể xác định dự án đáp ứng mục tiêu tốt như thế nào Bạn phải nhập thông tin thực tế định kỳ để sử dụng EVM.

Ngày càng có nhiều tổ chức trên khắp thế giới đang sử dụng EVM để giúp kiểm sốt chi phí dự án.

</div><span class="text_page_counter">Trang 34</span><div class="page_container" data-page="34">

<b>Điều khoản quản lý giá trị kiếm được </b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 35</span><div class="page_container" data-page="35">

1 Trước đây gọi là chi phí dự tốn của cơng việc đã lên lịch (BCWS), còn được gọi là ngân sách, là đa phần của tổng dự tốn chi phí được phê duyệt dự kiến chi cho một hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định

Trước đây gọi là chi phí thực tế của cơng việc đã thực hiện (ACWP), là tổng chi phí trực tiếp và gián tiếp phát sinh để hồn thành cơng việc của một hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định

Trước đây gọi là chi phí dự tốn của cơng việc đã thực hiện (BCWP), là ước tính giá trị của cơng việc vật lý

thực tế đã hồn thành

EV dựa trên chi phí dự kiến ban đầu cho dự án hoặc hoạt động và tốc độ nhóm hồn thành cơng việc của dự án hoặc hoạt động cho đến nay

</div><span class="text_page_counter">Trang 36</span><div class="page_container" data-page="36">

<b>Tỷ lệ hiệu suất </b>

 Tỷ lệ thực hiện (RP) là tỷ lệ công việc thực tế đã hoàn thành trên tỷ lệ phần trăm cơng việc dự kiến đã hồn thành tại bất kỳ thời

điểm nào trong suốt vòng đời của dự án hoặc hoạt động

 Brenda Taylor, Giám đốc dự án

cấp cao ở Nam Phi, đề xuất thuật ngữ và cách tiếp cận này để ước tính giá trị thu được

 Tỷ lệ thực hiện (RP) là tỷ lệ công việc thực tế đã hồn thành trên tỷ lệ phần trăm cơng việc dự kiến đã hoàn thành tại bất kỳ thời

điểm nào trong suốt vòng đời của dự án hoặc hoạt động

 Brenda Taylor, Giám đốc dự án

cấp cao ở Nam Phi, đề xuất thuật ngữ và cách tiếp cận này để ước tính giá trị thu được

Ví dụ: giả sử việc cài

</div><span class="text_page_counter">Trang 37</span><div class="page_container" data-page="37">

Hinh 7-4. Tính tốn giá trị kiếm được cho một hoạt động sau tuần thứ nhất

</div><span class="text_page_counter">Trang 38</span><div class="page_container" data-page="38">

Bảng 7-5. Công thức giá trị kiếm được

</div><span class="text_page_counter">Trang 39</span><div class="page_container" data-page="39">

<b>Lợi ích của việc quản lý giá trị </b>

<b>danh mục dự án </b>

<b>6</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 40</span><div class="page_container" data-page="40">

<b>Quy tắc chung cho kết quả giá trị thu được </b>

Kết quả âm về chênh lệch chi phí và tiến độ cho thấy có vấn đề trong các dự án đó.

 CPI và SPI dưới 100% cho thấy dự án đang gặp vấn đề.  Vấn đề ở đây có nghĩa là dự án vượt ngân sách hoặc

chậm tiến độ.

 CPI có thể được sử dụng đề tính tốn ước tính khi hồn thành, EAC có thể được sử dụng đề ước tính chi phí để hồn thành dự án dựa trên hiệu suất cho đến hạn. Ngân sách hoàn thành (BAC) là tổng ngân sách ban đầu cho dự án

</div><span class="text_page_counter">Trang 41</span><div class="page_container" data-page="41">

Bảng 7-5. Biểu đồ giá trị thu được cho dự án sau 5 tháng

</div><span class="text_page_counter">Trang 42</span><div class="page_container" data-page="42">

<b>Vấn đề toàn cầu </b>

 EVM được sử dụng trên toàn thế giới và nó đặc biệt phổ biến ở Trung Đông, Nam Á, Canada và Châu Âu

 Hầu hết các quốc gia đều yêu cầu

EVM cho các dự án quốc phịng hoặc chính phủ lớn, như trong Hình 7-6

 EVM cũng được sử dụng trong các lĩnh vực công nghiệp tư nhân như CNTT, xây dựng, năng lượng và sản xuất.  Tuy nhiên, hầu hết các công ty tư

nhân vẫn chưa áp dụng EVM vào dự án của mình vì ban quản lý khơng u cầu, cho rằng nó q phức tạp và

khơng hiệu quả về mặt chi phí

</div><span class="text_page_counter">Trang 43</span><div class="page_container" data-page="43">

Hình 7-6. Giá trị sử dụng thu được

</div><span class="text_page_counter">Trang 44</span><div class="page_container" data-page="44">

<b>Các mơ hình tài chính</b>

Thường được sử dụng để đo lường hiệu quả tài chính của một dự án

<b>Các mơ hình tài chính</b>

Thường được sử dụng để đo lường hiệu quả tài chính của một dự án

 Điểm hịa vốn – BEP  Lợi tức đầu tư – ROI  Giá trị hiện tại thuần

– NPV

</div><span class="text_page_counter">Trang 46</span><div class="page_container" data-page="46">

<b>Phần mềm quản lý dự án </b>

<b>7</b>

</div><span class="text_page_counter">Trang 47</span><div class="page_container" data-page="47">

<b>Sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản lý chi phí </b>

Bảng tính là một cơng cụ chung cho kế hoạch tài nguyên , ước tính chi phí , lập ngân sách chi phí và kiểm sốt tri phí Nhiều công ty phần lớn sử dụng phần mềm ứng dụng tài

chính phức tạp và tập chung cho thơng tin chi phí

 Phần mềm quản lý dự án có nhiều tính năng liên quan đến chi phí , đặc biệt là phần mềm PM doanh nghiệp

Quản lý danh mục đầu tư có thể giúp giảm bớt chi phí

</div><span class="text_page_counter">Trang 48</span><div class="page_container" data-page="48">

<b>Tổng kết chương</b>

Quản lý chi phí dự án là một lĩnh vực truyền thống còn yếu kém và các nhà quản lý dự án phải nỗ lực cải thiện khả năng thực hiện dự án

trong ngân sách được phê duyệt

</div>