đề tài hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành các thiết bị máy tính

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG
NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
======
BÁO CÁO BẬP LỚN MÔN:
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
ĐỀ TÀI: HỆ THỐNG QUẢN LÝ MUA,BÁN VÀ BẢO HÀNH
CÁC THIẾT BỊ MÁY TÍNH
Giáo viên hướng dẫn : Vũ Anh Hùng
Sinh viên : NgôMinh Long
Vũ Hoài Nam
Nguyễn Thị Thùy Liên
Lê Thị Nga
Lớp : CT701
Hải Phòng Ngày: 20 - 05 - 2006
MỤC LỤC
NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1
BÁO CÁO BẬP LỚN MÔN: 1
MỤC LỤC 2
HỆ THỐNG QUẢN LÝ MUA,BÁN VÀ BẢO HÀNH CÁC THIẾT BỊ
MÁY TÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯXÂY DỰNG VÀ
THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP NAM LONG
Địa Chỉ: 15 Đội Cung- Thành Phố Thanh Hóa
28 Nguyễn Trãi-Thành Phố Thanh Hóa
I.PHÁT BIỂU BÀI TOÁN
Một công ty mua,bán và bảo hành thiết bị máy tính được chia làm ba bộ
phận với những nhiệm vụ khác nhau:Bộ phận bán hàng, bộ phận bảo hành lắp ráp
và bộ phận kho hàng
Khi có yêu cầu nhập thiết bị công ty tiến hành ghi phiếu yêu cầu gồm các
thông tin chi tiết về t.bị và gửi đến cho nhà cung cấp.Nhà cung cấp sẽ gửi đơn
chào hàng chi tiết các t.bị bao gồm các thông tin như: tên, loại t.bị….Qua đơn

chào hàng của nhà cung cấp thì công ty sẽ đưa ra đơn đặt hàng và gửi đến cho nhà
cung cấp,để đáp ứng nhu cầu nhập t.bị của công ty nhà cung cấp sẽ chuyển thiết
bị cho công ty theo hợp đồng mua,bán hàng hóa và biên lai bàn giao t.bị(kiêm hóa
đơn thanh toán tiền t.bị).Trước khi nhập hàng vào kho thì công ty sẽ kiểm tra xem
đã đủ t.bị chưa theo biên bản bàn giao t.bị mà nhà cung cấp gửi đến,đồng thời
công ty sẽ ghi các thông tin cần thiết vào sổ chi và sổ kho.
Khi khách có nhu cầu mua thiết bị sẽ lập phiếu yêu cầu với công ty,để đáp
ứng yêu cầu của khách bộ phận bán hàng sẽ đưa ra bảng báo giá máy tính cho
khách.Nếu khách hàng đồng ý mua thì làm đơn đặt hàng với công ty.Sau đó công
ty sẽ tiến hành bàn giao t.bị cho khách thông qua phiếu bảo hành kiêm phiếu bàn
giao thiết bị và gửi đến khách hàng hóa đơn thanh toán.Khi khách đã thanh toán
tiền thiết bị thì công ty sẽ lập biên lai thu tiền cho khách đồng thời sẽ ghi các
thông tin cần thiết vào sổ thu & sổ kho.
Khi khách có yêu cầu về bảo hành t.bị thì công ty sẽ nhận t. bị cần bảo hành
thông qua biên lai nhận t.bị bảo hành.Bộ phận bảo hành sẽ tiến hành kiểm tra
phiếu bảo hành nếu còn hạn bảo hành thì sửa chữa theo bảo hành,còn nếu phiếu
bảo hành đã hết hạn thì kèm theo hóa đơn thanh toán tiền sửa chữa khi gửi lại t.bị
cho khách thông qua biên lai trả t.bị.Đồng thời ghi các thông tin cần thiết vào sổ
bảo hành.
Sau một khoảng thời gian nhất định các bộ phận sẽ tổng hợp thông tin
mua,bán,bảo hành và các thông tin khác để lập báo cáo lên lãnh đạo công ty.
Các hồ sơ dữ liệu
II.BẢNG PHÂN TÍCH XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG,TÁC NHÂN VÀ HỒ SƠ
Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận xét
Ghi phiếu yêu cầu nhập
thiết bị
Gửi đơn chào hàng cho

công ty
Gửi đơn đặt mua thiết bị
cho nhà cung cấp
Lập hợp đồng mua bán
thiết bị
Biên bản bàn giao thiết
bị(kiêm hóa đơn thanh
toán tiền t.bị)
Kiểm tra t.bị đưa đến
Ghi sổ chi
Ghi sổ kho
Đưa ra báng báo giá máy
tính cho khách
Lập đơn đặt hàng
Ghi phiếu bảo hành kiêm
phiếu bàn giao thiết bị
Ghi hóa đơn thanh toán
Lập biên lai thu tiền
Ghi sổ thu
Ghi biên lai nhận thiết bị
bảo hành
Kiểm tra phiếu bảo hành
Ghi biên lai trả thiết bị
bảo hành
Lập hóa đơn thanh toán
nếu hết hạn bảo hành
Lập báo cáo
Bộ phận bán hàng
Phiếu yêu cầu
Nhà cung cấp

Nhà cung cấp
Đơn đặt mua thiết bị
Hợp đồng mua bán thiết
bị
Biên bản bàn giao t. bị
Bộ phận kho
Biên bán bàn giao t.bị
Sổ chi
Sổ kho
Bảng báo giá máy tính
Khách hàng
Đơn đặt hàng
Phiếu bảo hành kiêm
phiếu bàn giao
Hóa đơn thanh toán
Biên lai thu tiền
Sổ thu
Biên lai nhận thiết bị bảo
hành
Phiếu bảo hành
Bộ phận bảo hành
Biên lai trả thiết bị bảo
hành
Hóa đơn thanh toán
Ban lãnh đạo
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu
Tác nhân
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu

Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu
Hồ sơ dữ liệu
Tác nhân
III.THIẾT LẬP BIỂU ĐỒ NGỮ CẢNH
Trả tiền
Biên lai thu tiền

Yêu cầu mua TB Phiếu yêu cầu
nhập thiết bị
Bảng báo giá MT Đơn chào hàng

Yêu cầu BHTB

Biên lai nhận TBBH Đơn đặt hàng

Biên bản bàn giao TB
Đơn đặt mua TB

Bàn giao TB

Yêu cầu báo cáo Báo cáo

0
Hệ thống
quản lý
mua,bán và
bảo hành
thiết bị máy
tính
Khách Hàng
Nhà Cung Cấp
Ban lãnh đạo
IV.LẬP BIỂU ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG


Quản lý mua,bán& bảo hành thiết
bị máy vi tính
1.Nhập thiết bị 2.Bán thiết bị 3.Bảo hành 4.Báo cáo
1.1Ghi phiếu Y/c
nhập thiết bị
1.2Gửi đơn đặt
mua T.bị
1.3Lập hợp đồng
mua bán T.bị

1.4Ghi biên bản bàn
giaoT.bị(kiêm
hóađơnthanhtoán)
1.5Ghi sổ chi
1.6 kiểm tra đơn
hàng
1.7Ghi sổ kho
2.1Đưa ra bảng báo
giá T.bị
2.2Lập đơn mua
T.bị
2.3Ghi phiếu bảo
hành (kiêm phiếu
bàn giao T.bị)
2.5Lập hóa đơn
thanh toán
2.6Lập biên lai thu
tiền
2.7 Ghi sổ thu
3.1Ghi biên lai nhận
T.bị bảo hành
3.2Kiểm tra phiếu
bảo hành
3.3Ghi biên lai trả
T.bị bảo hành
3.4 Ghi hóa đơn
thanh toán nếu T.bị
hết hạn bảo hành
3.5 Ghi sổ bảo
hành

4.1Lập báo cáo
2.4Ghi sổ kho
V.MÔ TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG LÁ:
(1.1)Ghi phiếu yêu cầu nhập thiết bị:Khi công ty muốn nhập thiết bị nào thì bộ
phận kho hàng sẽ ghi phiếu yêu cầu và đưa lên ban lãnh đạo của công ty để duyệt
(1.2)Gửi đơn đặt mua thiết bị:Sau khi xem xét phiếu yêu cầu mà bộ phận kho
hàng đưa lên ban lãnh đạo công ty sẽ dựa vào đó để lập ra đơn đặt hàng và gửi
đơn đặt hàng cho nhà cung cấp
(1.3)Lập hợp đồng mua bán thiết bị:Nhà cung cấp sẽ lập ra hợp đồng mua,bán
thiết bị khi có đơn đặt hàng của công ty gửi đến
(1.4)Ghi biên bản bàn giao thiết bị(kiêm hóa đơn thanh toán):Nhà cung cấp đưa
số lượng,giá tiền của mỗi thiết bị mà công ty yêu cầu mua và tổng số tiền mà công
ty phải trả cho nhà cung cấp
(1.5)Ghi sổ chi:Công ty sẽ ghi số lượng và giá nhập t.bị vào sổ chi
(1.6)Kiểm tra đơn hàng:Khi nhà cung cấp giao thiết bị thì bộ phận kho hàng sẽ
kiểm tra xem đã đủ thiết bị yêu cầu theo đơn đặt hàng hay không,nếu không đủ thì
công ty sẽ không nhận hàng ngược lại thì công ty sẽ nhận hàng
(1.7)Ghi sổ kho:ghi các thông tin về các t.bị có trong kho của c.ty.
(2.1)Đưa ra bảng báo giá thiết bị:Công ty sẽ đưa ra bảng giá của từng thiết bị
khi khách có yêu cầu mua
(2.2)Lập đơn mua thiết bị:Sau khi xem bảng báo giá nếu khách hàng có nhu
cầu mua thiết bị thì công ty sẽ đưa ra phiếu mua thiết bị cho khách và khách hàng
sẽ ghi những thiết bị cần mua vào đó và gửi tới bộ phận bán hàng của công ty
(2.3)Ghi phiếu bảo hành(kiêm phiếu bàn giao thiết bị):Công ty sẽ đưa ra đầy đủ
thời gian bảo hành của từng thiết bị mà khách đã mua.
(2.4)Ghi sổ kho:ghi những thiết bị đã được xuất cho khách.
(2.5)Lập hóa đơn thanh toán:Công ty đưa ra giá của từng thiết bị mà khách đã
mua và tổng số tiền mà khách phải trả
(2.6)Lập biên lai thu tiền:Sau khi khách hàng đã thanh toán tiền thì công ty sẽ
đưa biên lai thanh toán tiền đó cho khách

(2.7)Ghi sổ thu:Sau một ngày bộ phận bán hàng sẽ ghi lại số lượng và số tiền
bán thiết bị vào sổ thu của công ty
(3.1)Ghi biên lai nhận thiết bị bảo hành:Khi khách hàng có yêu cầu về bảo hành
thiết bị thì công ty sẽ ghi biên lai nhận thiết bị bảo hành và đưa cho khách
(3.2)Kiểm tra phiếu bảo hành:Bộ phận bảo hành sẽ kiểm tra xem phiếu bảo
hành còn có hạn hay không

(3.3)Ghi biên lai trả thiết bị bảo hành:Khi khách đến lấy thiết bị bảo hành thì
công ty sẽ ghi biên lai trả thiết bị bảo hành cho khách
(3.4)Ghi hóa đơn thanh toán nếu thiết bị hết hạn bảo hành:Đưa cho khách hóa
đơn thanh toán tiền nếu thiết bị đã hết hạn bảo hành
(3.5)Ghi sổ bảo hành:Bộ phận bán hàng lưu biên lai nhận,biên lai trả và hóa
đơn thanh toán tiền thiết bị bảo hành vào sổ bảo hành
(4.1)Lập báo cáo:Sau một khoảng thời gian nhất định thì ban lãnh đạo công ty
yêu cầu lập báo cáo về tình hình nhập,bán và bảo hành thiết bị của công ty
VI.LIỆT KÊ CÁC HỒ SƠ SỬ DỤNG
D1.Phiếu yêu cầu
D2.Đơn chào hàng
D3.Đơn đặt mua thiết bị.
D4.Hợp đồng mua bán thiết bị.
D5.Biên bản bàn giao thiết bị(kiêm hóa đơn thanh toán)
D6.Sổ chi
D7.Bảng báo giá t.bị
D8.Đơn đặt mua thiết bị của khách
D9.Phiếu bảo hành kiêm phiếu bàn giao hàng
D10.Hóa đơn thanh toán
D11.Biên lai thu tiền
D12.Sổ thu
D13.Biên lai nhận thiết bị bảo hành
D14.Biên lai trả thiết bị bảo hành

D15.Sổ bảo hành
D16.Hóa đơn thanh toán tiền TBBH
D17.Sổ kho
D18.Báo cáo
VII.LẬP MA TRẬN THỰC THỂ CHỨC NĂNG
Các thực
thể
D1.Phiếu yêu
cầu
D2.Đơn chào
hàng
D3.Đơn đặt
mua t.bị
D4.Hợp
đồng mua
bán t.bị
D5.Biên bản
bàn giao t.bị
( hóa đơn
thanh toán)
D6.Sổ chi
D7.Bảng báo
giá t.bị
D8.Đơn đặt
mua thiết bị
của khách
D9.Phiếu bảo
hànhphiếu
bàn giao t.bị
D10.Hóa đơn

thanh toán`
D11.Biên lai
thu tiền
D12.Sổ thu
D13.Biên lai
nhận thiết bị
bảo hành
D14.Biên lai
trả t.bị bảo
hành
D15.Sổ bảo
hành
D16.Hóa đơn
thanh toán
tiền TBBH
D17.Sổ kho
D18.Báo cáo
Các chức
năng
nghiệp vụ
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 D13 D14 D
15
D16 D
17
D
18
1.Nhập t.bị C R C C C U U
2.Bán thiết bị R C C C C U U
3.Bảo hành C C U C
4.Báo cáo R R R C

VIII.BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 0
D7 Bảng báo giá t.bị

D8 Đơn đặt mua T.bị
của khách

Phiếu bảo hành
(Kiêm phiếu bàn giao t.bị )
y/c mua t.bị
Phiếu Y/c nhập t.bị Bảng báo giá
Đơn chào hàng t.bị
Đ Đơn đặt mua T.bị
y/c thanh toán
Đơn đặt hàng Biên lai thu tiền
Biên bản bàn giao t.bị
(kiêm hóa đơn thanh toán)
Y/c bảo hành
Bảo hành
Y/c thanh toán nếu hết
BH hạn BH
Thanh toán

Y/c báo cáo Báo cáo
IX-BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 1 ĐỐI VỚI TIẾN TRÌNH “1.0.Nhập
thiết bị”
1.0
Nhập
T.bị
2.0
Bán t.bị

4.0
Báo cáo
3.0
Bảo
hành
Nhà CC
Khách
hàng
Ban lãnh
đạo
D1 Phiếu yêu cầu
D3 Đơn đặt mua T.bị
D4 Hợp đồng mua
bán t.bị
D6 Sổ chi
D9 Phiếu bảo hành
(kiêm phiếu bàn
giao t.bị )
D15 Sổ bảo hành
D5 Biên bản bàn
giao t.bị(kiêm
HĐ thanh toán)
D18 Báo cáo
D10 Sổ thu
D17 Sổ kho
D12 Biên lai thu tiền
D11 Hóa đơn
thanh toán
D13 Biên lai nhận
TBBH

D14 Biên lai trả TBBH
D16 Hóa đơn thanh
toán TBBH
D3 Đơn đặt mua
TB
Đơn đặt mua hàng
Chọn t.bị cần
y/c nhập t.bị n nhập
Đơn chào hàng
Lập hợp đồng
Hóa đơn thanh toán
X.BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 1 ĐỐI VỚI TIẾN TRÌNH “2.0 Bán thiết
bị”
Đơn đặt hàng
D2 Đơn chào hàng
1.1
Ghi
phiếu
Y/c
nhập t.bị
1.2
Gửi đơn
đặt mua
t.bị
1.3
Đưa ra
hợp
đồng
mua bán
t.bị

1.4
Ghi biên
bản bàn
giao t.bị
1.5
Ghi sổ
chi
1.6
Kiểm
tra đơn
hàng
1.7
Ghi
sổ kho
Nhà CC
D1 Phiếu yêu cầu
Sổ chi D6
D12 Sổ kho
D4 Hợp đồng
Mua,ban
TB
D5 Biên bản
bàn giao TB
Phiếu yêu cầu
mua TB
Bảng báo giá
Phiếu
bảo hành
Thời được mua
gian

bảo
hành
các TB
Các thiết bị được mua
Số lượng
và
đơn
giá
nhập
TB

Thanh toán tiền Ghi số lượng và đơn giá của các
TB thiết bị đã được bán
Biên lai thu tiền
XI.BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 1 ĐỐI VỚI TIẾN TRÌNH “3.0 Bảo
hành”
2.1
Đưa ra
bảng
báo giá
TB
2.2
Lập đơn
mua
TB
2.3
Ghi phiếu
bảo hành
kiêm
phiếu bàn

giao
2.5

Lập hóa
đơn
thanh
toán
2.6


Lập biên
lai thu
tiền
2.7
Ghi sổ
thu
2.4
Ghi sổ
kho
Khách
hàng
D7 Bảng báo
giá TB
D8 Đơn đặt
mua TB
của khách
D9 Phiếu bảo hành
kiêm thiếu bàn
giao hành

D17 Sổ kho
D10 Hóa đơn thanh
toán
D11 Biên lai thu
tiền
D12 Sổ thu
Khách
hàng
Yêu cầu bảo hành
Phiếu bảo hành
Biên lai nhận TB
bảo hành
Hết
Biên hạn
lai bảo
trả hành
TB
bảo
hành

Hóa đơn thanh toán bảo hành
Lưu


3.1
Ghi biên
lai nhận
TB bảo
hành
3.2

Kiểm tra
phiếu
bảo hành
3.3
Ghi biên
lai trả
TB bảo
hành
3.4
Ghi hóa
đơn thanh
toán nếu
TB hết hạn
bảo hành
3.5


Ghi sổ
bảo
hành
D13 Biên lai nhận TB
bảo hành
D9 Phiếu bảo hành
kiêm phiếu bàn
giao hàng
D14 Biên lai trả
TB bảo hành
D16 Hóa đơn thanh toán
tiền TB bảo hành

D15 Sổ thu