tiểu luận tiểu luận môn kỹ năng giao tiếp đề tài kỹ năng làm việc nhóm

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.71 MB, 22 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH---- ----

BÀI TIỂU LUẬN

MƠN: KỸ NĂNG GIAO TIẾP

ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Thị Sáu Nh6m thực hiện : Nh6m 3

Lớp : DHKS18A - 420300348005

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 14 tháng 1 năm 2024

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

3.1.3.1. Dựa theo quy mô...2

3.1.3.2. Dựa theo quy chế xã hội...3

3.1.3.3. Dựa theo giá trị...3

3.1.3. Q trình giao tiếp và phát triển nhóm...3

3.1.4.1. Giai đoạn hình thành nhóm...3

3.1.4.2. Giai đoạn xung đột...3

3.1.4.3. Giai đoạn bình thường hóa...3

3.1.4.4. Giai đoạn hoạt động trơi chảy...3

3.1.4.5. Giai đoạn kết thúc...4

3.2. Ý NGHĨA CỦA LÀM VIỆC NHÓM...4

3.2.1. Lợi ích của làm việc nhóm...4

3.2.2. Một số hạn chế trong hoạt động nhóm...5

3.3. NGUYÊN TẮC VÀ ĐẶT ĐIỂM CỦA LÀM VIỆC NHĨM...5

3.3.1. Ngun tắc của làm việc nhóm...5

3.3.2. Đặc điểm nhóm làm việc hiệu quả...6

3.3.2.1. Mục tiêu của nhóm...7

3.3.2.2. Các thành viên tận tuỵ với mục tiêu chung của nhóm...7

3.3.2.3.Tất cả các thành viên trong nhóm đều phải tham gia hoạt động của nhómvà đều được hưởng lợi từ kết quả của nhóm...8

3.3.2.4. Có mơi trường khuyến khích hoạt động nhóm...8

3.3.2.5. Mục tiêu nhóm phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức...8

3.4. MỘT SỐ HIỆN TƯỢNG TÂM LÝ XÃ HỘI CỦA NHÓM...9

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

3.5.2.7. Chặt chẽ trong công việc và thân mật với mọi người...15

3.5.2.8. Nhắc nhở thường xuyên và kiểm tra sự thực hiện...15

3.5.3. Kỹ năng lãnh đạo nhóm...15

3.5.3.1. Khái niệm...15

3.5.3.2. Phong cách lãnh đạo...15

3.5.3.3. Kỹ năng giao cơng việc trong nhóm...15

3.5.4. Kỹ năng xử lý mâu thuẫn...16

3.5.4.1. Khái niệm:...16

3.5.4.2. Xác định nguyên nhân sâu xa của mâu thuẫn...16

3.5.4.3. Các phương pháp giải mâu thuẫn...16

3.5.4.4. Giải quyết mâu thuẫn cá nhân giữa các thành viên trong nhóm...16

Too long to read onyour phone? Save

to read later onyour computer

Save to a Studylist

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

PHẦN NỘI DUNG3.1. KHÁI NIỆM CHUNG3.1.1. Thuật ngữ

3.1.2. Khái niệm giao tiếp trong nh6m

- Giao tiếp trong nhóm là tập hợp các thành viên có số lượng từ hai người trở lên, cógiao tiếp trực diện, có kỹ năng bổ sung cho nhau, có sự chia sẻ mối quan tâm nhằmthống nhất thực hiện mục đích chung.

* Để thực hiện các hoạt động nhóm có hiệu quả, thành viên trong nhóm cần có một sốcác kỹ năng sau đây:

- Lắng nghe:

+ Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất.

+ Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng ý kiến giữa các thành viên trong nhóm.

- Chất vấn:

+ Chất vấn là kỹ năng thể hiện tư duy phản biện tích cực.+ Đây là một kỹ năng khó mà bất kỳ ai cũng cần phải rèn luyện.+ Lời lẽ chất vấn cần mềm mỏng, lịch sự.

- Thuyết phục:

+ Biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình.

+ Ta phải dựa vào chính những ý kiến chung để củng cố chứ không chỉ dựa vào lý lẽcá nhân.

- Tôn trọng:

1

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

+ Thành viên trong nhóm phải tơn trọng ý kiến của những người khác.

+ Thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau nghĩa là đang đóng góp sức mình trong việc tổ chứccác hoạt động nhóm.

+ Chia sẻ kinh nghiệm của mình khi gặp các tình huống tương tự trước đó.

+ Người nào chia sẻ được nhiều kinh nghiệm sẽ nhận được sự yêu mến và vị nể củacác thành viên trong nhóm.

- Nhóm lớn là nhóm đơng người quan hệ mọi người khơng mang tính cá nhân, khơngtiếp xúc trực tiếp nhiều chỉ quan hệ với nhau một cách gián tiếp thông qua cá quyđịnh, pháp chế, luật lệ.

- Nhóm nhỏ là những nhóm có số người khơng đơng, trong đó con người tiếp xúc vớinhau một cách trực tiếp trong một khơng gian và thời gian nhất định. Nhóm nhỏ tatách ra một loại nhóm là nhóm cơ sở.

+ Đặc điểm của nhóm cơ sở là các thành viên có sự tiếp xúc thường xuyên và mậtthiết với nhau, số lượng ít, từ 2 đến 7 người. Ví dụ: gia đình, nhóm thích nhạc trẻ,thích uống cà phê.

2

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

3.1.3.2. Dựa theo quy chế xã hội

- Nhóm chính thức: là nhóm có cơ cấu tổ chức, mọi người tập hợp, quan hệ với nhautheo văn bản, tổ chức quy định. Ví dụ, trong nhà trường, một lớp học, tổ chun mơn,tổ sản xuất.

- Nhóm khơng chính thức: Tồn tại trên cơ sở tâm lý (thiện cảm, cùng xu hướng, sởthích), từ tính chất của các mối quan hệ đó. Ví dụ, nhóm thích thời trang, nhóm thíchdu lịch, nhóm thích dạy thêm.

3.1.3.3. Dựa theo giá trị

- Nhóm quy chiếu (nhóm chuẩn): là nhóm lấy một số giá trị hoặc quan điểm nào đóđịnh chuẩn để làm theo.

- Nhóm hội viên: là nhóm mà các cá nhân có thể khơng đứng trong nhóm (khơng làthành viên chính thức của nhóm) nhưng lại hướng vào nó và tuân thủ các chuẩn mựccủa nó.

3.1.3. Q trình giao tiếp và phát triển nh6m3.1.4.1. Giai đoạn hình thành nh6m

- Họ thường rụt rè, giữ gìn trong lời ăn tiếng nói và thái độ của mình.

- Mỗi cá nhân hạn chế đưa ra các ý kiến riêng của mình, chủ yếu thăm dị các thànhviên khác.

3.1.4.2. Giai đoạn xung đột

- Hình thành các nhóm nhỏ thường 2-3 người phù hợp với nhau về sở thích, tính cáchvà quan điểm sống.

- Các nhóm nhỏ này thường hay va chạm với nhau về quan điểm và tính cách.- Thường đề cao lợi ích cá nhân bản thân hoặc nhóm nhỏ của mình.

3.1.4.3. Giai đoạn bình thường h6a

- Các thành viên trong nhóm đã nhận thúc được lợi ích hợp tác cùng nhau trong côngviệc để giải quyết các vấn đề.

- Họ thoải mái trao đổi quan điểm, khơng cịn giữ thái độ thủ thế như trước.- Lắng nghe ý kiến của nhau, mạnh dạn trao đổi quan điểm và sẵn sàng chia sẻ.

3.1.4.4. Giai đoạn hoạt động trơi chảy

- Các quyết định của nhóm dễ dàng được thơng qua với sự nhất trí cao trong nhóm.

3

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

- Các ý tưởng mới dễ đang được đưa ra thảo luận một cách cởi mở, ít có sự đem phavà cản trở.

3.1.4.5. Giai đoạn kết thúc

- Có thể tự giải tán hoặc chuyển sang hoạt động lĩnh vực khác với mục tiêu mới.- Kết quả hoạt động của nhóm sẽ được đánh giá lại để rút kinh nghiệm cho các nhómkhác.

3.2. Ý NGHĨA CỦA LÀM VIỆC NHĨM3.2.1. Lợi ích của làm việc nh6m

- Khi hình thành nên nhóm làm việc và bước vào giai đoạn hoạt động trơi chảy thì làmviệc theo nhóm sẽ đem lại một số lợi ích cơ bản mà chúng ta dễ dàng nhận thấy nhưsau:

+ Hoạt động nhóm là một mơi trường thuận lợi nhất cho các thành viên hướng tới mụctiêu chung của tổ chức, nỗ lực phấn đấu vì thành cơng của nhóm và của tổ chức. Khihoạt động tập thể, họ có điều kiện thảo luận cùng nhau tìm ra phương pháp tốt nhất đểthực hiện các mục tiêu đề ra.

+ Khi hoạt động nhóm các thành viên sẽ có cảm giác mình được đối xử tốt hơn, bìnhđẳng và tơn trọng.

+ Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một số vấn đề chung, họ học hỏi đượcnhiều về cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thànhviên khác và cả người lãnh đạo. Lúc đấy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để pháthuy năng lực của nhân viên.

+ Hoạt động theo nhóm các thành viên có nhiều cơ hội phát triển năng lực của bảnthân, thông qua việc học hỏi từ đồng nghiệp bạn bè trong nhóm, từ các chương trìnhđào tạo huấn luyện của nhóm và ngay cả chính q trình thực hiện và cơng việc củahọ đang đảm nhiệm.

+ Hoạt động nhóm tạo mối liên kết gắn bó giữa các thành viên trong tổ chức lại vớinhau xóa bỏ các rào ngăn cách.

+ Thơng qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể học hỏi và vận dụngphong cách lãnh đạo từ cấp trên của mình. Điều đó tạo sự thống nhất về cách quản lývà tổ chức.

+ Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những góp sáng tạo để đưara các quyết định đúng đắn.

4

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

3.2.2. Một số hạn chế trong hoạt động nh6m

- Khó khăn trong việc tổ chức hoạt động nhóm: Tổ chức hoạt động nhóm là một điềukhơng dễ dàng có nhiều yếu tố khách quan đến chủ quan có thể đưa đến sự thất bạithậm chí ta là tan rã nhóm ngồi những tác động khách quan từ bên ngồi có nhữngyếu tố chủ quan mà chúng ta thường gặp phải khi tổ chức các hoạt động cho nhóm màtrong đó buồn yêu tố gây nhiều trở ngại nhất là:

+ Quá nể nang các mối quan hệ: Chúng ta thường lẫn lộn giữa tình cảm cá nhân haysự tơn trọng vị trí của các thành viên trong nhóm để đưa ra những góp ý, chất vấn haytranh luận ngầm đến đạt đến những kết quả tốt nhất.

+ Đùn đẩy các nhiệm vụ cho người khác: Do sự thảo luận không dứt điểm, phân chiacông việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ khơngphải là việc của mình. Ngược lại nếu phải đứng ra thì lại sẵn sàng có những lý do biệnminh cho những hạn chế của mình và khi gặp thất bại thì ln tìm ra mọi lý đấy đủtrách nhiệm qua cho người khác hay từ chối không dám nhận trách nhiệm về mình.+ Khơng chú ý đến các cơng việc của nhóm: Một số thành viên trong nhóm cho rằngmình giỏi nên chỉ bằng lượng trong phạm vi những người mà mình cho là tài giỏitrong nhóm hoặc đưa ra ý kiến của mình khơng cho người khác, tham gia đây là yêutố quan trọng gây ra sự chia rẻ nhóm.

3.3. NGUN TẮC VÀ ĐẶT ĐIỂM CỦA LÀM VIỆC NHĨM3.3.1. Nguyên tắc của làm việc nh6m

Có 8 nguyên tắc của làm việc nhóm

- Khuyến khích 6c sáng tạo: Nhiều người thường làm theo kinh nghiệm và tính cách

riêng của họ, để xóa bỏ rồi cẩn thụ động ấy và phát huy sáng tạo chúng ta nên hoan

5

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng của các thành viên trong nhóm nêura hướng có vấn đề tranh luận đi đến chỗ thống nhất.

- Phát kiến mới:

+ Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi là 4 duy hành động nhóm. + Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo.

+ Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào cho buổi họp.

+ Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn là có thể đưa đến những rễ pháp đáng giá. + Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đá chưa hẳn là ý kiến độc đáo.

+ Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cso hơn ý kiến của mộtcá nhân đưa.

- Học cách ủy thác:

+ Có khả năng muốn thực hiện: Đây là trường hợp to gặp được ủy nhiệm lý tưởngsáng, sẵn lòng nhận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác, thựchiện theo ý khi được ủy nhiệm.

+ Có khả năng khơng muốn thực hiện: Loại người này khơng sản lịng học hỏi và tiếpthu ý kiến của người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền cho họ. + Thiếu khả năng muốn thực hiện: Cần được đào tạo bổ khuyết những mặt yếu trướckhi được ủy nhiệm.

+ Thiếu khả năng, không muốn thực hiện: Giao việc cho loại người này hẳn là thấtbại.

- Khuyến khích mọi người phát biểu: Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn

thảo, ngay cả với ý kiến nghịch với cũng có giá trị của nó.

- Chia sẻ trách nhiệm: Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo,

có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời. Cũng cần tạo bầu khơngkhí thơng hiểu nhau giữa các thành viên thống nhất thông tin về tiến độ và những thayđổi đường lối làm việc.

- Cần linh hoạt: Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trị của mình chí ít

cũng như người khác. Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trongnhóm. Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lịng của tồn nhóm thì đều có thểhồn thành. Mọi người đều được phân nhiệm rõ ràng từ đầu đến cuối.

3.3.2. Đặc điểm nh6m làm việc hiệu quả.

- Nhóm làm việc hiệu quả khi nó phát huy được tồn bộ sức mạnh của mỗi thành viêntrong nhóm. Nhóm khơng phải là phép cộng đơn thuần của các cá nhân riêng lẻ, mà làphép cộng hưởng sức mạnh của cá nhân. Để nhóm làm việc hiệu quả địi hỏi có mộtsố điều kiện sau đây:

6

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

3.3.2.1. Mục tiêu của nh6m.

Mục tiêu của nhóm phải đảm bảo SMART đó là:

- (specific): có tính cụ thể, rõ ràng. Tức là phải thể hiện mục tiêu của nhóm, xác địnhS

mục tiêu.

- (measurable) : đo lường được. Các mục tiêu được đề ra cụ thể bằng con số quaM

phương pháp: cân đong, đo đếm.

- (Agreed upon): tính đồng thuận. Đề ra cho nhóm được sự đồng thuận. -R(realistic):A

tính phù hợp thực tế, tính khả thi, đảm bảo cho mục tiêu của nhóm trở thành hiệnthực.

- (Time- bound): có giới hạn về thời gian.T

>Bất kì mục tiêu nào được đề ra cần phải có yếu tố thời gian đáp ứng yêu cầu và cơhội của nhóm.

VD: Mơ hình SMART trong ngành tiếp thị hay marketing.

Doanh nghiệp muốn cải thiện thứ tự được tìm kiếm trên Google. Theo đó, bảng mụctiêu theo mơ hình SMART có thể được trình bày như sau:

Specific - S: Tăng thứ hạng trang web của công ty lên trang 1 Google với từ khóa“phần mềm quản lý cơng việc"

Measurable - M: Tăng vị trí hiện tại lên top 3 trang 1 Google

Attainable - A: Sở hữu khả năng tối ưu hóa trang web của đội ngũ Marketing hiệntại, doanh nghiệp sẽ tăng thứ hạng trang web lên top 3 trang 1 Google với từ khóa“phần mềm quản lý công việc"

Realistic - R: Để tiếp cận được các khách hàng tiềm năng đang có nhu cầu về phầnmềm quản lý công việc.

Timebound - T: Doanh nghiệp cần thực hiện được mục tiêu trước 31/12/2023.

3.3.2.2. Các thành viên tận tuỵ với mục tiêu chung của nh6m.

Tính hiệu quả của nhóm phụ thuộc nhiều vào sự tận tâm của các thành viên trongnhóm. Ngồi việc hiểu biết cơng việc, thì việc nhiệt tình, ý thức tránh nhiệm cao củamỗi thành viên sẽ tạo nên tính hiệu quả cao. Để tăng cường sự tận tâm cần:

+ Xác định quy mơ của nhóm phù hợp.

7

</div>Trang 12<div class="page_container" data-page="12">

+ Hoạt động các thành viên trong nhóm cần có sự tương tác cùng nhau. Cácthành viên cần có mối liên hệ thường xuyên với nhau, trao đổi với nhau về công việc,để gắn kết nhau.

+ Đảm bảo sự ghi nhận cống hiến của các thành viên.

3.3.2.3.Tất cả các thành viên trong nh6m đều phải tham gia hoạt động của nh6mvà đều được hưởng lợi từ kết quả của nh6m.

- Đề xuất rằng mọi thành viên trong nhóm nên đóng góp tích cực vào hoạt động củanhóm và đều được hưởng lợi từ kết quả của nhóm.

- Điều này khơng chỉ tạo ra một mơi trường làm việc tích cực mà cịn giúp tăng cườngsự cam kết và hiệu suất của nhóm. Các thành viên thường cảm thấy động viên để đónggóp hơn khi họ thấy rằng công bằng được đảm bảo và mọi người đều đạt được lợi íchtừ thành cơng của nhóm.

Tuy nhiên, quan trọng là xác định và thiết lập một cơ sở hạ tầng cho việc đánh giá vàphân chia công việc cũng như kết quả công bằng, để tránh sự thiếu minh bạch hoặcbất cơng trong q trình làm việc nhóm.

VD: Khi tất cả các thành viên trong nhóm làm về một đề tài nào đó thì tất cả sẽ đượcphân cơng hợp lí cơng việc để ai cũng có phần. Mức độ điểm số sẽ được đánh giá dựatrên sự đóng góp nếu ai đóng góp nhiều thì sẽ điểm cao bù lại cơng sức mình bỏ ra.Cịn nếu ai ít tham gia hoặc không tham gia sẽ điểm thấp hoặc khơng có điểm.

3.3.2.4. C6 mơi trường khuyến khích hoạt động nh6m

- Nhóm tồn tại khơng độc lập riêng lẻ mà có sự gắn kết. Tính hiệu quả hoạt độngkhơng thể tách rời khỏi sự hỗ trợ môi trường. Những ủng hộ, hỗ trợ có thể là nguồnđộng lực: tạo điều kiện cho nhóm tìm kiếm, tuyển dụng người phù hợp, hỗ trợ về tàichính, vật chất hoặc thơng tin… hoặc khen thưởng phù hợp cho nhóm khi đạt hiệu quảcao.

3.3.2.5. Mục tiêu nh6m phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức

- Nhóm là bộ phận khơng thể tách rời của tổ chức do vậy mục tiêu của nhóm phảithống nhất chung với tổ chức. Bất kì một khác biệt, thậm chí đối nghịch với mục tiêutổ chức sẽ khơng nhận được sự ủng hộ, thậm chí có thể bị cản trở hoạt động từ tổchức.

 Lưu ý đặc điểm của một nhóm làm việc hiệu quả

a) Đặc điểm về tổ chức

8

</div>Trang 13<div class="page_container" data-page="13">

- Có cơ cấu tổ chức chặt che , hợp lý, số lượng và chuyên môn của các thành viên phùhợp với yêu cầu triển khai nhiệm vụ.

- Các thành viên trong nhóm có kiến thức, kĩ năng mà nhóm cần. Thái độ làm việchợp tác, nghiêm túc.

- Có người lãnh đạo giỏi, đức độ có uy tín.

b) Đặc điểm về hoạt động

- Có mục đích chuẩn xác, được xã hội thừa nhận.

- Có mục tiêu rõ ràng, thuyết phục, phù hợp mục tiêu tổ chức.- Có mơi trường khuyến khích mọi người làm việc.

- Quyền lợi được phân phối cơng bằng.- Có quan hệ tốt với các nhóm khác.

c) Đặc điểm về kết quả làm việc

- Hoàn thành kế hoạch và mục tiêu của nhóm đề ra đúng tiến độ và chất lượng.- Có phạm vi ảnh hưởng lớn đến nhóm khác trong hệ thống.

3.4. MỘT SỐ HIỆN TƯỢNG TÂM LÝ XÃ HỘI CỦA NHĨM

- Sự hình thành tâm lý của nhóm xuất phát từ sự tổng hợp tâm lý cá thể của từng thành viêntrong nhóm sẽ tạo nên những nhận thức chung của cả nhóm, xúc cảm của nhóm,tâm trạngnhóm, nhu cầu hứng thú, nguyện vọng chung của cả nhóm.

- Tâm lý nhóm thường rất phức tạp, đa dạng không đồng nhất với các hiện tượng tâm lýtương ứng với từng thành viên trong nhóm.

+ Đều là những người đứng đầu các nhóm, các tổ chức.

+ Đều ra đời khi có nhiệm vụ đặt ra trước nhóm, trước tổ chức mà cần được giải quyết.

Khác nhau:

9

</div>