giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng tại công ty tnhh tm võ gia năm 2022

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (8.23 MB, 105 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆPNGÀNH QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM VÕ GIA NĂM 2022

GVHD: Th.S CHU THỊ HUỆ

SVTH: NGUYỄN THỊ KIM NGỌC

S K L 0 1 2 0 5 9

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP. HỒ CHÍ MINH KHOA KINH TẾ

Khố : 2020

Ngành : Quản lý công nghiệp

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả Thầy Cô tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật nói chung và Khoa Kinh tế nói riêng. Quý Thầy Cô đã tạo điều kiện về cơ sở vật chất và môi trường học tập tốt nhất để tác giả tiếp thu được những kiến thức quý giá trong suốt thời gian học tập trên giảng đường đại học. Đây chính là nền tảng cho q trình nghiên cứu và bắt đầu công việc thực tế trong một môi trường doanh nghiệp.

Đặc biệt, tác giả muốn bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến Cơ Chu Thị Huệ, người đã tận tình hướng dẫn, truyền đạt kiến thức để tác giả hồn thành khố luận này. Nhờ những lời nhận xét, góp ý chi tiết của Cơ mà tác giả có định hướng và phương pháp đúng đắn cho đề tài tác giả nghiên cứu.

Bên cạnh đó, tác giả chân thành cảm ơn Bác An - Phó Giám Đốc cơng ty TNHH Thương Mại Võ Gia đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi cho tác giả trong suốt thời gian thực tập tại công ty. Cám ơn Chị Bình đã trực tiếp hỗ trợ, hướng dẫn nhiệt tình để tác giả có thể nhanh chóng tiếp thu những kiến thức mới phục vụ cho công việc, cũng như cung cấp các tài liệu cần thiết để tác giả hồn thành tốt nhất khố luận tốt nghiệp.

Tác giả đã nỗ lực hoàn thiện đề tài nhưng với những kiến thức còn hạn chế và thiếu sót về kinh nghiệm nên khó tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, những lời nhận xét, đánh giá từ quý Thầy Cô và các Anh Chị là vô cùng quý giá để đề tài được hoàn thiện hơn nữa.

Cuối cùng, tác giả kính chúc Thầy Cơ tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh và các Anh Chị tại cơng ty thật nhiều sức khoẻ, hạnh phúc và thành công trong sự nghiệp, chúc công ty ngày càng phát triển vững mạnh.

Xin chân thành cảm ơn!

Tp. HCM, ngày 20 tháng 10 năm 2023

Sinh viên

Nguyễn Thị Kim Ngọc

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT

Từ viết tắt Nghĩa Tiếng Việt Nghĩa Tiếng Anh

AHP Phương pháp phân tích thứ bậc

Analytic Hierarchy Process

BCTC Báo cáo tài chính

cấu trúc Interpretive Structural Modeling LNST Lợi nhuận sau thuế

NDC Nghị định cam kết quốc gia

ROS Tỷ suất lợi nhuận sau thuế Return on Sales SCMP Nhật báo tiếng Anh xuất

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1. Cơ cấu nhân sự của bộ phận mua hàng tại công ty TNHH TM Võ Gia ... 8

Bảng 1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Võ Gia năm 2021 và năm 2022 ... 9

Bảng 1.3. Lưu chuyển tiền tệ từ hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM Võ Gia năm 2021 và năm 2022 ... 10

Bảng 1.4. Thống kê khả năng sinh lời năm 2021 và năm 2022 ... 10

Bảng 1.5. Thống kê năng lực hoạt động năm 2021 và năm 2022 ... 11

Bảng 2.1. Thang đánh giá 9 mức so sánh của phương pháp AHP ... 22

Bảng 3.1. So sánh các tiêu chí trong báo giá của ba NCC ... 33

Bảng 3.2. Bảng thông số kỹ thuật đối với mặt hàng Than đá Indonesia ... 34

Bảng 4.8. Bảng tính tốn trọng số của tiêu chí chính ... 58

Bảng 4.9. Bảng so sánh các cặp tiêu chí phụ của tiêu chí giá cả... 59

Bảng 4.10. Bảng tính tốn trọng số các tiêu chí phụ của tiêu chí giá cả ... 59

Bảng 4.11. Bảng so sánh các cặp tiêu chí phụ của tiêu chí vận chuyển ... 60

Bảng 4.12. Bảng tính tốn trọng số các tiêu chí phụ của tiêu chí vận chuyển ... 60

Bảng 4.13. Bảng so sánh các cặp tiêu chí phụ của tiêu chí chất lượng ... 60

Bảng 4.14. Bảng tính tốn trọng số các tiêu chí phụ của tiêu chí chất lượng ... 60

Bảng 4.15. Bảng so sánh các cặp tiêu chí phụ của tiêu chí khả năng đáp ứng ... 61

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

Bảng 4.16. Bảng tính tốn trọng số các tiêu chí phụ của tiêu chí khả năng đáp ứng .... 61

Bảng 4.17. Bảng so sánh các cặp tiêu chí phụ của tiêu chí sự linh hoạt ... 61

Bảng 4.18. Bảng tính tốn trọng số các tiêu chí phụ của tiêu chí sự linh hoạt ... 61

Bảng 4.19. Bảng so sánh các cặp tiêu chí phụ của tiêu chí nguồn gốc sản phẩm ... 62

Bảng 4.20. Bảng tính tốn trọng số các tiêu chí phụ của tiêu chí nguồn gốc sản phẩm ... 62

Bảng 4.21. Bảng so sánh các cặp tiêu chí phụ của tiêu chí quan hệ dài hạn ... 62

Bảng 4.22. Bảng tính tốn trọng số các tiêu chí phụ của tiêu chí quan hệ dài hạn ... 63

Bảng 4.23. Bảng so sánh các cặp tiêu chí phụ của tiêu chí cơng nợ ... 63

Bảng 4.24. Bảng tính tốn trọng số các tiêu chí phụ của tiêu chí cơng nợ ... 63

Bảng 4.25. Bảng tổng hợp trọng số của các tiêu chí chính và tiêu chí phụ ... 64

Bảng 4.26. Bảng tính tốn cho điểm các phương án lựa chọn nhà cung cấp ... 65

Bảng 4.27. Các khóa đào tạo liên quan đến hoạt động mua hàng cho nhân viên Võ Gia ... 73

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Thương mại Võ Gia ... 7

Hình 2.1. Sơ đồ cấu trúc thứ bậc ... 21

Hình 3.1. Sơ đồ quy trình thu mua tại Cơng ty TNHH TM Võ Gia ... 26

Hình 3.2. Quy trình mua hàng của Công ty TNHH Thương mại Võ Gia ... 26

Hình 3.3. Mẫu Than Indo nâu được gửi đi kiểm định tại SGS ... 35

Hình 3.4. Sơ đồ tổng số lượng Than đá và tổng giá trị mua của Võ Gia từ năm 2020 – 2022 ... 36

Hình 3.5. Đơn giá mua hàng cao nhất mỗi tháng tại Võ Gia từ năm 2020–2022 ... 37

Hình 3.6. Sơ đồ số lượng Than đá mua mỗi tháng trong năm 2022 ... 37

Hình 3.7. Thống kê số lượng mua hàng từ các NCC từ năm 2020 - 2022 ... 38

Hình 4.1. Sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa các tiêu chí ... 51

Hình 4.2. Sơ đồ thể hiện sự phân bổ tiêu chí ở các vùng ... 52

Hình 4.3. Tạo u cầu mua hàng mới... 67

Hình 4.4. Danh sách yêu cầu mua hàng ... 67

Hình 4.5. Tạo yêu cầu báo giá mới để gửi đến NCC yêu cầu báo giá ... 68

Hình 4.6. Danh sách yêu cầu báo giá ... 69

Hình 4.7. Tạo mua hàng mới ... 69

Hình 4.8. Báo cáo cho các bên ... 70

Hình 4.9. Tạo hợp đồng mới ... 70

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

MỤC LỤC

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ... i

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN ... ii

LỜI CẢM ƠN ... iii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT ... iv

DANH MỤC BẢNG ... v

DANH MỤC HÌNH ... vii

LỜI MỞ ĐẦU ... 1

1. Lý do chọn đề tài ... 1

2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ... 2

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ... 2

4. Phương pháp nghiên cứu ... 3

5. Kết cấu của khoá luận ... 3

CHƯƠNG 1:GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÕ GIA ... 5

1.1 Lịch sử hình thành ... 5

1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi ... 5

1.3 Chức năng và nhiệm vụ về lĩnh vực hoạt động ... 6

1.4 Cơ cấu tổ chức ... 6

1.5 Cơ cấu bộ phận mua hàng ... 8

1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh và phương hướng phát triển ... 9

CHƯƠNG 2:CƠ SỞ LÝ LUẬN ... 12

2.1 Khái niệm mua hàng ... 12

2.2 Đối tượng tham gia vào hoạt động mua hàng ... 12

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng ... 16

2.4.1 Nhân tố bên trong ... 16

2.4.2 Nhân tố bên ngoài ... 17

2.5 Phương pháp mơ hình hóa cấu trúc (ISM) ... 18

2.6 Phương pháp phân tích thứ bậc (AHP) ... 20

2.7 Các tiêu chí lựa chọn NCC ... 22

CHƯƠNG 3:THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÕ GIA NĂM 2022 ... 26

3.1. Quy trình mua hàng tại cơng ty TNHH TM Võ Gia ... 26

3.1.1 Tiếp nhận yêu cầu ... 27

3.1.2 Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp ... 27

3.2 Thực tế thu mua lô hàng than Indo nâu từ NCC Thuận Hải 08/2022 ... 32

3.3 Kết quả hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH TM Võ Gia năm 2022 ... 36

3.3.1 Kết quả hoạt động mua hàng trong năm 2022 của Võ Gia ... 36

3.3.2 Kết quả hoạt động mua hàng theo NCC ... 38

3.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH TM Võ Gia ... 39

3.4.1. Các nhân tố bên trong ... 39

3.4.2. Các nhân tố bên ngoài ... 41

3.5 Đánh giá hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH TM Võ Gia ... 43

3.5.1 Ưu điểm ... 43

3.5.2. Hạn chế ... 44

CHƯƠNG 4:GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM VÕ GIA ... 46

4.1 Xây dựng bộ tiêu chuẩn đánh giá NCC ... 46

4.1.1 Cơ sở đề xuất giải pháp ... 46

4.1.2 Thực hiện giải pháp ... 46

4.2 Ứng dụng phần mềm Ecount trong quản lý hoạt động thu mua ... 66

</div>Trang 12<div class="page_container" data-page="12">

4.2.1 Tính năng hữu ích của Ecount trong hoạt động thu mua ... 66

4.2.2 Tính khả thi khi ứng dụng Ecount ... 71

4.3 Nâng cao năng lực nhân viên mua hàng ... 71

KẾT LUẬN ... 76

TÀI LIỆU THAM KHẢO ... 77

PHỤ LỤC ... 81

</div>Trang 13<div class="page_container" data-page="13">

LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế thì cuộc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp càng trở nên khốc liệt. Để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất thì doanh nghiệp phải nâng cao chất lượng của sản phẩm và cắt giảm tối đa chi phí đầu vào. Để làm được điều đó thì vai trị quan trọng của chuỗi cung ứng trong sự phát triển chung của doanh nghiệp càng không thể phủ nhận.

Chuỗi cung ứng gồm nhiều hoạt động liên kết chặt chẽ với nhau như lập kế hoạch, tìm kiếm nguồn cung, sản xuất và phân phối. Để theo kịp tốc độ phát triển của nền kinh tế đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm bắt và vận dụng linh hoạt các phương pháp để quản lý hiệu quả hoạt động đầu vào của doanh nghiệp, cụ thể là công tác thu mua, tìm kiếm nguồn cung ổn định. Tuy nhiên, hiện nay hoạt động thu mua chưa được chú trọng trong khi thu mua là một hoạt động không thể thiếu trong chuỗi cung ứng, là điều kiện tất yếu để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Theo Lysons và Farrington (2006), thu mua được định nghĩa là mua nguyên vật liệu đúng chất lượng, đúng số lượng, được giao đúng nơi vào đúng thời điểm với mức giá hợp lý. Hoạt động thu mua có tầm quan trọng đặc biệt đối với mọi doanh nghiệp vì nó chi phối và ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Khi cơng ty hồn thiện được quy trình mua hàng thì nguồn nguyên liệu đầu vào sẽ đảm bảo về chất lượng và số lượng, giá cả phù hợp với ngân sách đặt ra. Vì vậy việc kiểm soát tốt hoạt động mua hàng là cách để cơng ty phát triển tồn diện, tạo yếu tố đầu vào kịp thời, đầy đủ và chính xác nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Đối với Võ Gia, hoạt động thu mua là yếu tố sống cịn khi là một cơng ty thương mại hoạt động buôn bán than đá là sự sống của doanh nghiệp thì việc thu mua chính là khí oxi để duy trì sự sống này.

Qua thời gian 3 tháng thực tập tại công ty, tác giả nhận thấy hoạt động thu mua của Công ty TNHH Thương Mại Võ Gia diễn ra khá suôn sẻ nhưng thực chất bên trong vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế cần được khắc phục. Để hoạt động thu mua được hoàn thiện hơn nữa thì cần phải cải thiện được hạn chế này. Trước hết tác giả cần phân tích rõ thực trạng để rút ra được những hạn chế nhằm đưa ra giải pháp khả thi nhất để hoàn thiện hoạt động thu mua của công ty Võ Gia. Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết đó, tác giả quyết định

</div>Trang 14<div class="page_container" data-page="14">

chọn đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng tại công ty TNHH TM Võ Gia năm 2022” làm đề tài nghiên cứu cho khoá luận tốt nghiệp.

2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát: Nghiên cứu và phân tích về thực trạng hoạt động thu mua của công ty TNHH Thương Mại Võ Gia năm 2022 từ đó đưa ra đánh giá về các nhân tố tác động và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thu mua tại Công ty TNHH Thương Mại Võ Gia.

Mục tiêu cụ thể:

− Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động mua hàng tại Võ Gia năm 2022. − Phân tích, nhận định các nhân tố tác động đến hoạt động thu mua của công ty,

đưa ra các ưu điểm và hạn chế của vấn đề.

− Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động thu mua của Võ Gia.

Nhiệm vụ nghiên cứu

Thu thập các dữ liệu cần thiết để phân tích và đánh giá về hoạt động thu mua của Công ty TNHH Thương Mại Võ Gia từ các bộ phận có liên quan.

Vận dụng những kiến thức đã học để phân tích từ đó đề xuất giải pháp cho cơng ty sao cho phù hợp với tình hình thực tế.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề liên quan đến hoạt

động thu mua của Công ty TNHH Thương Mại Võ Gia.

Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi không gian: tại Công ty TNHH Thương Mại Võ Gia và tập trung vào thực trạng hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng của Võ Gia từ các nguồn dữ liệu thu thập, khảo sát.

Phạm vi thời gian: nghiên cứu được thực hiện trong thời gian từ năm 2020 đến năm 2022.

</div>Trang 15<div class="page_container" data-page="15">

4. Phương pháp nghiên cứu

Thu thập thông tin, số liệu sơ cấp: thông qua quan sát và tham khảo ý kiến của người hướng dẫn để có cái nhìn sơ bộ về công ty và thực trạng hoạt động thu mua, ghi chép lại các thông tin và nội dung công việc mỗi ngày.

Thu thập thông tin, số liệu thứ cấp: dữ liệu được thu thập từ các phịng ban và báo cáo hoạt động của cơng ty về cơ cấu tổ chức, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và các tài liệu khác của công ty trong quá trình nghiên cứu. Cùng với các nguồn thơng tin có chọn lọc trên mạng Internet. Vì vậy, dữ liệu có độ tin cậy và chính xác cao.

Phương pháp phân tích, đánh giá và tổng hợp: trong chương 3, tác giả dùng phương pháp phân tích để đưa ra vấn đề cần bàn luận từ đó có cái nhìn tổng quan về tình hình thực tế. Ở chương 4 tiến hành phân tích các thông tin và số liệu thu thập được so sánh với thực tế để hiểu rõ hơn các khía cạnh cần quan tâm. Qua đó làm cơ sở để đưa ra nhận xét, tổng hợp các nội dung đã phân tích để kết luận cho vấn đề nghiên cứu.

Phương pháp dùng số liệu: số liệu được thu thập từ những nguồn thơng tin có độ tin cậy cao để sử dụng trong bài, góp phần làm cho đề tài mang tính khách quan hơn.

Phương pháp so sánh: dữ liệu mua hàng qua các năm được sử dụng để so sánh với tình hình thực tế của cơng ty.

5. Kết cấu của khoá luận

Nội dung chính của khố luận gồm có 4 chương

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Thương Mại Võ Gia

Trong chương này, tác giả giới thiệu đôi nét về tình hình hoạt động của cơng ty, lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty hiện nay.

Chương 2: Cơ sở lý luận

Đưa ra các khái niệm có liên quan đến hoạt động thu mua. Từ đó tác giả có căn cứ đề xuất các giải pháp.

Chương 3: Thực trạng hoạt động thu mua tại Công ty TNHH Thương Mại Võ Gia

năm 2022

</div>Trang 16<div class="page_container" data-page="16">

Ở chương này, tác giả đưa ra cái nhìn tổng quan về Cơng ty TNHH Thương Mại Võ Gia cũng như thực trạng của hoạt động thu mua tại Võ Gia thông qua các chỉ tiêu đánh giá. Thơng qua những lập luận, phân tích và số liệu thu thập và đối chiếu với số liệu các năm trước đó để nhận định những nhân tố tác động đến hoạt động thu mua, kết hợp với thực trạng để đưa ra điểm mạnh và hạn chế trong hoạt động thu mua của công ty.

Chương 4: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động thu mua tại Công ty TNHH

Thương Mại Võ Gia

Căn cứ và cơ sở lý luận đưa ra các bước thực hiện giải pháp. Giải pháp được áp dụng cho chính thực tế tại doanh nghiệp mà tác giả đang nghiên cứu.

</div>Trang 17<div class="page_container" data-page="17">

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÕ GIA

− Tên công ty viết tắt: VO GIA TRADING CO.,LTD

− Trụ sở chính: Lầu 02, Phịng 02, Lơ B12 (C4-1), khu Trung tâm thương mại Tài Chính Quốc Tế Phú Mỹ Hưng, 79/5 Hoàng Văn Thái, phường Tân Phú, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh.

− Mã số thuế: 0310726930 − Điện thoại: 028 5413 8800

− Vốn điều lệ: 50.000.000.000 đồng − Bằng chữ: năm mươi tỷ đồng

− Người đại diện theo pháp luật của cơng ty • Họ và tên: Võ Duy Nghị

• Chức danh: Giám đốc − Ngành nghề kinh doanh:

• Bán bn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan.

• Chi tiết: Bán bn than đá và nhiên liệu rắn khác (Trừ kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng LPG và dầu nhớt cặn).

− Loại hình doanh nghiệp: cơng ty TNHH hai thành viên trở lên

1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi

Tầm nhìn: đối tác cung cấp mặt hàng than đá nhập khẩu hàng đầu Việt Nam. Sứ mệnh: mang đến những lô than đá với giá cả cạnh tranh, đảm bảo chất lượng, cung cấp kịp thời theo yêu cầu của khách hàng.

Giá trị cốt lõi:

</div>Trang 18<div class="page_container" data-page="18">

“Cam kết - trung thực - tận tâm” - Võ Gia cam kết sẽ cung cấp sản phẩm đúng chất lượng, được kiểm định rõ ràng, tận tâm vì lợi ích khách hàng và uy tín của doanh nghiệp.

1.3 Chức năng và nhiệm vụ về lĩnh vực hoạt động

Công ty tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật về Luật doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân và thực hiện chế độ hạch toán độc lập. Thực hiện hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký:

Bán bn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan. Chi tiết: Bán buôn than đá và nhiên liệu rắn khác (trừ kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng LPG (Liquefied Petroleum Gas) và dầu nhớt cặn).

Dưới sự quản lý của Chi cục thuế khu vực quận 7 - huyện Nhà Bè, Võ Gia luôn thực hiện đúng và thực hiện đủ nghĩa vụ bằng việc nộp đúng thời hạn các loại thuế theo quyết định của cơ quan thuế. Tạo việc làm ổn định cho người lao động, khơng ngừng nâng cao trình độ, bồi dưỡng nghiệp vụ chun mơn, khơng khí làm việc lành mạnh, hăng say. Ln đặt mục tiêu hướng đến lợi ích của khách hàng và giữ vững uy tín cơng ty cũng như lòng tin của nhân viên.

1.4 Cơ cấu tổ chức

Với quy mô công ty tương đối nhỏ nên về cơ cấu tổ chức tương đối đơn giản với một Giám đốc và một Phó giám chịu trách nhiệm vận hành cơng ty với 3 phịng ban chủ chốt cấu thành doanh nghiệp gồm: phòng Nhân sự - Kế tốn, phịng Kinh doanh, phịng Điều phối.

</div>Trang 19<div class="page_container" data-page="19">

Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức Cơng ty TNHH Thương mại Võ Gia

Phòng nhân sự - kế toán

Bộ phận kế toán kiêm nhân sự thực hiện các cơng việc chính như nhập xuất, chi trả hóa đơn, giải quyết cơng nợ, lập BCTC. Bên cạnh đó vẫn đảm bảo các cơng việc như một nhân viên Nhân sự như công tác tuyển dụng nhân sự khi cần, lập bảng tính lương cũng như các thủ tục, đãi ngộ có liên quan của nhân viên.

Phịng Kinh doanh

Đội bán hàng chịu trách nhiệm chăm sóc và giữ mối liên hệ với khách hàng cũ.

Bên cạnh đó, đội ln đảm bảo cơng tác chủ chốt là tìm nguồn khách hàng mới, ổn định cho cơng ty.

Đội mua hàng khơng ngừng tìm kiếm, lựa chọn, đánh giá NCC phù hợp với nhu

cầu khách hàng và đảm bảo tiêu chí của doanh nghiệp. Bộ phận mua hàng chịu trách

</div>Trang 20<div class="page_container" data-page="20">

nhiệm giữ mối quan hệ tốt đ ối với nhà cung cấp, đàm phán và thương lượng để nhận được ưu đãi cao nhất cho doanh nghiệp.

Phòng điều phối

Đội kho thực hiện công tác nhập xuất, quản lý hàng trong kho, chịu trách nhiệm

kiểm định mẫu, bảo quản hàng hóa đảm bảo chất lượng từ lúc nhận hàng từ NCC đến lúc vận chuyển cho khách hàng. Bên cạnh đó, bộ phận kho ln thường xun lập báo cáo, cập nhật số lượng hàng trong kho kịp thời cho bộ phận mua và bán hàng nhằm đảm bảo đáp ứng đủ cho khách hàng.

Đội vận chuyển thực hiện việc điều độ, phân luồng hàng hóa đến cho khách hàng

đảm bảo đúng theo thỏa thuận trên hợp đồng đối với khách hàng. Bên cạnh đó thì cơng tác vận chuyển cũng phải được thực hiện sao cho thuận lợi đối với các bên có liên quan và tiết kiệm tối đa chi phí, nhiên liệu cho doanh nghiệp.

Sở hữu cơ cấu tổ chức đơn giản giúp tạo nên một văn hóa doanh nghiệp đa nhiệm, linh hoạt, gần gũi mà hiệu quả. Điều đó giúp doanh nghiệp được vận hành, phát triển ổn định, đạt được lợi nhuận, đảm bảo việc làm với thu nhập ổn định cho nhân viên suốt hơn 10 năm qua.

1.5 Cơ cấu bộ phận mua hàng

Với cơ cấu tổ chức tương đối đơn giản, tại Võ Gia Bộ phận mua hàng thuộc Phòng kinh doanh. Tại đây người chịu trách nhiệm chính là trưởng phịng Kinh doanh và một nhân viên mua hàng.

Bảng 1.1. Cơ cấu nhân sự của bộ phận mua hàng tại công ty TNHH TM Võ Gia Chức vụ Nhân viên Quyền hạn công việc

Trưởng phịng Chị Bình Quản lý, theo dõi, đơn đốc tồn bộ quy trình mua hàng, ký duyệt văn bản. Quan sát, đánh giá, đàm phán, giữ mối liên hệ với NCC chủ lực.

Nhân viên Chị Huyền Mua hàng, lập đơn đặt hàng, chuẩn bị hồ sơ, trình ký.

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Tại đây, trưởng phịng có trách nhiệm quản lý tồn bộ các khâu của quy trình mua hàng từ lúc bắt đầu đến lúc hoàn thành hợp đồng và lưu hồ sơ. Đôn đốc, nhắc nhở nhân

</div>Trang 21<div class="page_container" data-page="21">

viên mua hàng tránh trì trệ vì khơng có đủ nhân lực để hỗ trợ nên mọi thứ cần phải đúng tiến độ. Bên cạnh đó, trưởng phịng kiêm luôn nhân viên mua hàng đối với những đơn hàng lớn. Trưởng phòng cũng sẽ đứng ra đàm phán, thương lượng với NCC chủ lực có ảnh hưởng lớn đến hoạt động thu mua của cơng ty.

Về phía nhân viên mua hàng, thực hiện hoạt động mua hàng cơ bản, lập đơn đặt hàng, chuẩn bị hợp đồng và trình duyệt giá rồi trình ký. Nhân viên mua ngồi hỗ trợ cho trưởng phòng trong việc nhận báo giá, chọn lọc NCC và gợi ý những NCC ưu tú nhất để tiến trình mua hàng diễn ra nhanh chóng với hiệu quả tốt nhất.

Với đội ngũ nhân sự tại Phòng mua hàng như hiện tại vẫn đáp ứng tốt hoạt động mua hàng tại công ty. Tuy nhiên, nếu trong tương lai Võ Gia muốn mở rộng hoạt động hoặc nâng cao hiệu quả thì cần tuyển thêm hoặc đào tạo nâng cao trình độ nguồn nhân lực.

1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh và phương hướng phát triển

Kết quả hoạt động kinh doanh (phụ lục hình 2.1)

Bảng 1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Võ Gia năm 2021 và năm 2022

Đơn vị tính: Tỷ đồng

Nguồn: Phịng Kế tốn (Báo cáo tài chính 2022)

Theo kết quả từ báo cáo tài chính cho thấy trong năm 2022, LNST của Võ Gia giảm 41,5% so với năm 2021 (từ 410 triệu xuống còn 240 triệu). Cùng với đó doanh thu tổng giảm 29,69% (từ 140 triệu xuống 98 triệu). Căn cứ theo báo cáo lưu chuyển tiền tệ năm 2022.

</div>Trang 22<div class="page_container" data-page="22">

Bảng 1.3. Lưu chuyển tiền tệ từ hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM Võ Gia năm 2021 và năm 2022

Đơn vị tính: VNĐ

1. Tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ và doanh thu khác

Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh

Nguồn: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ năm 2022 của công ty TNHH TM Võ Gia

Trong năm 2022, tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ, thu khác từ hoạt động kinh doanh đều giảm lần lượt (từ 141 tỷ xuống còn 121 tỷ; từ 12,9 tỷ xuống còn 3,4 tỷ) so với năm 2021 (phụ lục hình 2.2). Cịn tiền chi trả cho người lao động, lãi vay, thuế thu nhập doanh nghiệp, chi khác cho các hoạt động kinh doanh lại tăng lần lượt (từ 658 triệu lên 1,5 tỷ; 165 triệu lên 842 triệu; 73 triệu lên 102 triệu; 978 triệu lên 2,3 tỷ) so với năm 2021. Qua đó ta thấy chi tăng thu giảm nên đã kéo theo LNST giảm ở bảng 1.2. Việc hồi phục lại kinh tế, “bình thường mới” sau dịch nhiều doanh nghiệp gấp rút mở rộng đầu tư, kinh doanh trong đó có Võ Gia. Cộng với chiến sự Nga – Ukraine đã khiến cho chi phí tăng cao và lợi nhuận giảm sút.

Bảng 1.4. Thống kê khả năng sinh lời năm 2021 và năm 2022

Đơn vị tính: phần trăm (%)

doanh thu thuần (ROS)

Tỷ suất LNST trên VCSH (ROE)

Tỷ suất sinh lời của tài sản (ROA)

Nguồn: Báo cáo thường niên 2021-2022

</div>Trang 23<div class="page_container" data-page="23">

Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên bình quân VCSH năm 2022 đạt 6,6% tức là tại thời điểm 31/12/2022 cứ 100 đồng vốn thì cơng ty thu được 6,6 đồng lợi nhuận ròng. Con số này giảm so với cùng kỳ năm 2021 đến 45%. Còn về chỉ số ROS năm 2022 hiển nhiên cũng sẽ giảm so với cùng kỳ năm trước (0,29% xuống 0,25%) do LNST giảm.

Cũng căn cứ theo báo cáo tài chính năm 2022, tỷ suất sinh lợi của tài sản là 0,36% (với tổng tài sản bình quân là hơn 66 tỷ đồng). Nhìn chung, các tỷ suất sinh lợi của Võ Gia năm 2022 đều ở mức dương nhưng có xu hướng giảm so với cùng kỳ năm trước. Điều này đòi hỏi Võ Gia phải siết chặt hơn trong cơng tác kiểm sốt chi phí, hoạch định chiến lược phát triển đúng đắn để thu được kết quả tốt nhất trong những năm sắp tới.

Bảng 1.5. Thống kê năng lực hoạt động năm 2021 và năm 2022

</div>Trang 24<div class="page_container" data-page="24">

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN

2.1 Khái niệm mua hàng

Theo Vân (2011), mua hàng được coi là một trong những nhiệm vụ cơ bản và không thể thiếu của mọi tổ chức. Bên cạnh đó, theo Monczka và cộng sự (2020), hoạt động mua hàng cho dù là liên quan đến hàng hóa hay dịch vụ, đều bao gồm các hoạt động cụ thể như nghiên cứu thị trường cung cấp, xác định và chọn NCC, đánh giá và cải tiến chất lượng, đàm phán và ký hợp đồng.

Theo Johnson và Flynn (2015), từ góc độ tầm nhìn chi tiết, vai trò của mua sắm đang ngày càng tăng đối với các doanh nghiệp, họ nhìn vào mua sắm như một cách để giảm thiểu chi phí, nâng cao khả năng cạnh tranh và tối ưu hóa lợi nhuận. Cuối cùng, theo SCMP và Tate (2013), chức năng chính của hoạt động mua sắm là đảm bảo có đủ hàng hóa và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu nội bộ.

Tóm lại, mua hàng là một phần khơng thể thiếu trong dịng chảy của chuỗi cung ứng nói chung và hoạt động của các doanh nghiệp nói riêng. Việc mua hàng phải đảm bảo cung cấp đủ và đúng thời hạn các sản phẩm và nguyên liệu để phục vụ cho quá trình sản xuất và hoạt động thương mại.

2.2 Đối tượng tham gia vào hoạt động mua hàng 2.2.1 Nhà cung cấp

Nhà cung cấp có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình mua sắm và kết quả hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có mạng lưới nhiều nhà cung cấp để đưa ra lựa chọn đúng đắn, đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm cần mua, đồng thời giảm thiểu khả năng bị áp giá hoặc khan hiếm hàng hóa. Để đảm bảo sự tin cậy của nhà cung cấp, phải thường xuyên cập nhật thông tin về năng lực, tài chính và khả năng cung ứng của đối tác, nhằm đảm bảo họ có khả năng đáp ứng ngay lập tức khi cần thiết.

2.2.2 Nhân viên thu mua

Sự thành công hay thất bại khi mua hàng phụ thuộc vào con người cụ thể là nhân viên thu mua. Việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động, tính cách con người. Khi người mua có vốn kiến thức ổn, kỹ năng tốt, cách cư xử khéo léo sẽ ảnh hưởng tích

</div>Trang 25<div class="page_container" data-page="25">

cực đến kết quả quá trình mua hàng và ngược lại. Lựa chọn được một nhân viên thu mua chuyên nghiệp, dày dặn kinh nghiệm hiểu biết về loại hàng hóa cần thu mua là một lợi thế rất lớn của doanh nghiệp.

Nhân viên thu mua phải có kiến thức chuyên sâu về các sản phẩm trong lĩnh vực được phân cơng. Họ phải có khả năng thu thập thơng tin một cách nhanh chóng và nắm rõ tình hình biến động trên thị trường, bao gồm cả nhu cầu và giá cả. Bên cạnh đó, họ cũng cần phải nắm vững các chính sách kinh tế của quốc gia, hiểu biết về pháp luật, khả năng đàm phán và có kinh nghiệm trong lĩnh vực mua hàng.

2.2.3 Kế tốn

Kế tốn đóng vai trị quan trọng trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, giúp hoạt động thu mua diễn ra hiệu quả và đáp ứng được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán giúp xác định ngân sách cho hoạt động thu mua và đưa ra các dự đoán liên quan đến chi phí, nhu cầu tài chính và lợi nhuận trong tương lai. Điều này giúp doanh nghiệp có kế hoạch tài chính rõ ràng để thực hiện hoạt động thu mua một cách hiệu quả.

Bên cạnh đó, kế tốn kiểm tra tính hợp lệ của các giao dịch mua hàng, bao gồm việc xác minh rằng các hóa đơn và chứng từ liên quan đúng và không bị sai sót, họ cịn hỗ trợ trong việc tn thủ các quy định thuế và luật pháp tài chính liên quan đến hoạt động thu mua. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các khoản thanh tốn đều chính xác.

2.2.4 Kiểm định chất lượng

Kiểm định chất lượng là một phần quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp. Kiểm định chất lượng giúp đảm bảo các sản phẩm được thu mua đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đặt ra. Điều này nhằm đảm bảo doanh nghiệp hạn chế được những tổn thất do sản phẩm khơng đạt chất lượng. Trong nhiều ngành, có các quy định và tiêu chuẩn riêng biệt về chất lượng và thơng số an tồn, kiểm định chất lượng giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn này, tránh được các vấn đề pháp lý và tài chính.

</div>Trang 26<div class="page_container" data-page="26">

2.3 Quy trình mua hàng

Quy trình mua hàng được bắt đầu bằng việc lập kế hoạch, tìm kiếm, lựa chọn, tiến hành mua hàng sau đó duy trì hoạt động này đảm bảo được tính kịp thời và liên tục. Bên cạnh đó cịn phải duy trì được mối quan hệ với các nguồn cung ứng theo chiến lược mua sắm của doanh nghiệp.

Quy trình mua hàng là một chu trình hoặc một chuỗi thể hiện các hoạt động mua hàng nhằm đáp ứng được nhu cầu và chiến lược hoạt động của doanh nghiệp (Mensah và Tuo, 2013). Các công ty sản xuất hay dịch vụ khác nhau sẽ có những quy trình mua hàng khác nhau.

Weele (2018) đã mơ tả quy trình mua hàng gồm các giai đoạn chính như: xác định rõ nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng, đặt hàng, đánh giá tồn bộ q trình mua. Emmett và Crocker (2008) cho rằng quy trình mua hàng có mười giai đoạn từ xác định nhu cầu đến thanh toán. Một vài tổ chức coi một số giai đoạn trong quy trình là một để giảm thời gian thực hiện và chi phí.

Nhưng về cơ bản, quy trình mua hàng thường diễn ra như sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu

Trong giai đoạn đầu tiên của chu kỳ mua hàng, doanh nghiệp cần xác định rõ các yêu cầu liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm đặc điểm, tiêu chuẩn kỹ thuật và số lượng cần mua. Việc này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch mua sắm hàng hóa một cách chính xác và đảm bảo rằng sản phẩm được mua đúng lúc và với giá cạnh tranh.

Bước 2: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Theo Burt và cộng sự (2012), sau khi đã cẩn thận xác định các thuộc tính liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua, giai đoạn thứ hai của quy trình mua hàng bao gồm việc tìm kiếm các NCC tiềm năng và chọn lựa những NCC phù hợp nhất để thực hiện đặt hàng. Đối với các sản phẩm đã từng mua, người mua hàng có thể tìm kiếm thêm các NCC để tìm ra nguồn cung cấp tốt nhất hoặc sử dụng danh sách các NCC mà họ thường xuyên giao dịch. Do đó, giai đoạn tìm kiếm NCC này có thể khơng địi hỏi nhiều thời gian và cơng sức.

Tuy nhiên, đối với các sản phẩm hồn tồn mới hoặc có giá trị lớn, người mua hàng phải tiến hành một quá trình điều tra và lựa chọn cẩn thận hơn, mà có thể tốn thời gian và cơng sức đáng kể. Khi lựa chọn nhà cung cấp, người mua hàng cần thu thập

</div>Trang 27<div class="page_container" data-page="27">

thông tin như giấy phép kinh doanh, danh sách khách hàng hiện tại của NCC, và bảng báo giá sản phẩm cần mua. Dựa trên thông tin này, nhân viên mua hàng tiến hành phân tích và đánh giá ưu điểm và nhược điểm của từng NCC dựa trên các tiêu chuẩn đã đề ra. Dựa trên kết quả đánh giá, họ có thể lựa chọn NCC phù hợp nhất cho nhu cầu của họ.

Bước 3: Đàm phán, thương lượng và ký hợp đồng

Theo Benton (2010), sau khi công ty đã lựa chọn nhà cung cấp, việc chuẩn bị và thiết lập hợp đồng hoặc đơn đặt hàng là một phần quá trình tự nhiên. Hợp đồng được hiểu là một sự thỏa thuận về giao dịch trước khi việc mua bán diễn ra giữa người mua và người bán. Sau khi tìm ra các nhà cung cấp tiềm năng, bước tiếp theo là bắt đầu cuộc đàm phán với họ. Nhân viên mua hàng cần đạt được sự đồng thuận với nhà cung cấp về chất lượng sản phẩm, nguồn gốc của hàng hóa, giá cả, điều khoản thanh tốn, quá trình đặt hàng và giao nhận, hoạt động xúc tiến thương mại và khuyến mãi, và phân rõ trách nhiệm của mỗi bên. Bởi vì hợp đồng đã ký có giá trị pháp lý đối với cả hai bên, người mua và người bán cần đảm bảo xác định chính xác tất cả các yêu cầu, điều khoản và điều kiện khi lập hợp đồng.

Bước 4: Đặt hàng

Sau khi đã ký hợp đồng, người mua bắt đầu q trình đặt hàng với nhà cung cấp. Thơng tin cơ bản trong một đơn đặt hàng tiêu biểu bao gồm: ngày đặt hàng, tên và thông tin liên hệ của nhà cung cấp nhận đơn đặt hàng, mô tả chi tiết về các sản phẩm đã đặt hàng, đơn giá, số lượng, điều khoản về thanh toán, thời gian hoặc ngày giao hàng dự kiến, điều khoản về giao hàng, địa chỉ giao hàng và địa chỉ hóa đơn. Những thông tin này cũng cần xuất hiện trên tài liệu giao hàng và hóa đơn giao hàng từ nhà cung cấp để hỗ trợ kiểm tra.

Bước 5: Theo dõi đơn hàng

Sau khi đơn đặt hàng được gửi đi, nhà cung cấp cần cung cấp phản hồi để xác nhận với người mua hàng về thời gian giao hàng. Bên cạnh đó, người đại diện mua hàng nên thường xuyên duyệt liên lạc với nhà cung cấp để đôn đốc việc giao hàng đúng tiến độ và hỗ trợ kịp thời khi có sự cố xảy ra.

Bước 6: Nhận hàng

Sau khi đơn hàng được giao đến, bộ phận kho và vận chuyển của doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và thông tin trên phiếu giao hàng. Khi phát hiện

</div>Trang 28<div class="page_container" data-page="28">

bất kỳ sai sót nào, bộ phận này sẽ thông báo cho nhân viên mua hàng để cung cấp thông tin cụ thể và minh chứng cho NCC.

Bước 7: Thanh toán cho NCC

Sau khi giao hàng thành công, bộ phận mua hàng sẽ thu thập tất cả các chứng từ cần thiết và chuyển chúng cho bộ phận kế tốn. Để duy trì uy tín với nhà cung cấp, việc thanh toán phải được thực hiện đúng thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng. Tất cả hồ sơ thanh toán cần được lưu giữ để phục vụ cho quá trình kiểm tra sau này.

Bước 8: Định kỳ đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp

Để đảm bảo các NCC tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng đã ký kết, công ty sẽ thực hiện việc đánh giá NCC định kỳ, ít nhất là mỗi 3 tháng một lần. Các tiêu chí đánh giá sẽ bao gồm tỷ lệ tuân thủ hợp đồng, độ chính xác trong việc giao hàng theo đúng tiến độ, tỷ lệ hàng hóa lỗi, chất lượng dịch vụ hỗ trợ sau khi bán của NCC, và nhiều yếu tố khác liên quan.

2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng 2.4.1 Nhân tố bên trong

Năng lực tài chính

Tài chính là sự thúc đẩy cho hoạt động của một doanh nghiệp và là điều kiện cần thiết để đảm bảo sự tồn tại của mọi doanh nghiệp. Như đã được đề cập trước đó về tình hình tài chính tổng thể bên ngồi, thì bên trong doanh nghiệp, khi dịng tiền được quản lý một cách hiệu quả và các chiến lược mua sắm được thực hiện một cách nhanh chóng, thì thời gian được tiết kiệm và cơ hội thu mua từ các nhà cung cấp tốt được tạo ra. Ngược lại, khi tài chính nội bộ yếu kém, các hoạt động, bao gồm cả thu mua, phải được thực hiện một cách thận trọng và tốn nhiều thời gian hơn.

Năng lực làm việc

Năng lực này bao gồm về khả năng tìm kiếm, phân tích, đánh giá và lựa chọn NCC. Điều này đòi hỏi nhân viên mua hàng phải am hiểu về sản phẩm cũng như biết rõ về các NCC trên thị trường, nắm bắt được xu hướng để kịp thời dự báo được nhu cầu thị trường. Bên cạnh đó, khả năng đàm phán và thương lượng của nhân viên mua hàng cũng là yếu tố then chốt giúp hợp đồng được ký kết nhanh chóng, vấn đề được giải quyết nhanh gọn, giảm thiểu rủi ro.

</div>Trang 29<div class="page_container" data-page="29">

Hệ thống thông tin

Theo Ipek và công sự (2011), sử dụng các hệ thống quản lý giúp doanh nghiệp cập nhật và quản lý thông tin đa chiều một cách hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và rõ ràng về thơng tin, đặc biệt hữu ích trong việc quản lý hoạt động mua hàng. Hệ thống quản lý cho phép quản lý tất cả dữ liệu một cách dễ dàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và sử dụng thông tin một cách hiệu quả.

2.4.2 Nhân tố bên ngồi

Tình hình kinh tế - chính trị

Là những tình hình mang yếu tố khách quan có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động thu mua của doanh nghiệp. Cụ thể như việc thay đổi các chính sách trong vấn đề hiệu ứng nhà kính và bảo vệ mơi trường, xu hướng tồn cầu về “sống xanh”, chuyển đổi cơng nghệ sử dụng nhiên liệu “sạch” bên cạnh đó việc chính trị ổn định hay biến động dù trong hay ngoài nước cũng đều khiến cho việc kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và hoạt động thu mua nói riêng diễn ra sn sẻ hoặc khủng hoảng.

Năng lực của NCC

Theo Prajogo và cộng sự (2012), năng lực của NCC là khả năng sẵn sàng cung cấp sản phẩm chất lượng, đáp ứng được yêu cầu về kỹ thuật, số lượng, thời gian giao hàng, giá cả cạnh tranh và những hỗ trợ trong suốt quá trình thực hiện đơn hàng. Dựa trên khả năng này doanh nghiệp có thể xây dựng được các tiêu chí nhằm đánh giá NCC để quyết định việc có thực hiện mua lại hay khơng.

Những khả năng này có thể thay đổi tùy thuộc vào mức độ chuyên môn và ngành công nghiệp mà NCC hoạt động. Tuy nhiên, sự đáp ứng đúng đắn và hiệu quả của các khả năng này thường quyết định sự thành công của một NCC trong việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho thị trường.

Đối thủ cạnh tranh

Theo Lian và cộng sự (2015), đối thủ cạnh tranh tác động đến hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp đa dạng và phụ thuộc vào từng ngành công nghiệp, thị trường cụ thể và chiến lược của từng doanh nghiệp. Đối thủ cạnh tranh có các chính sách giảm giá, chiết khấu sản phẩm hoặc dịch vụ, điều này có thể làm cho doanh nghiệp phải điều chỉnh chiến lược mua hàng để có mức giá cạnh tranh trên thị trường.

</div>Trang 30<div class="page_container" data-page="30">

Nếu đối thủ cạnh tranh cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ với chất lượng cao hơn hoặc tính năng độc đáo, doanh nghiệp có thể phải xem xét các lựa chọn mua hàng để đảm bảo họ đang mua sản phẩm hoặc dịch vụ tương xứng. Bên cạnh đó, đối thủ có thời gian giao hàng nhanh hơn hoặc cung cấp các dịch vụ linh hoạt hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải cải thiện quá trình mua hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng về thời gian và mức độ linh hoạt.

Sản phẩm thay thế

Sản phẩm thay thế tạo ra sự cạnh tranh trên thị trường, doanh nghiệp phải cân nhắc cải thiện sản phẩm chính hoặc cung cấp giá trị tốt hơn để duy trì hoặc tăng thị phần. Sản phẩm thay thế có thể thay đổi cách mà khách hàng mua sắm, khách hàng dành nhiều thời gian hơn để nghiên cứu và so sánh sản phẩm, hoặc họ có thể tập trung vào các yếu tố khác như tính năng, chất lượng, dịch vụ khách hàng, hoặc giá trị thương hiệu. Sự cạnh tranh từ sản phẩm thay thế có thể thúc đẩy các doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản phẩm của họ để duy trì hoặc tăng thị phần từ đó các tiêu chí trong mua hàng cũng địi hỏi cao hơn.

2.5 Phương pháp mơ hình hóa cấu trúc (ISM)

Theo Warfield (1973), phương pháp mơ hình hố cấu trúc (Interpretive Structural Modeling – ISM) cho phép tạo một quy trình thực hiện so sánh các cặp yếu tố được sử dụng để chuyển đổi một vấn đề phức tạp thành một mơ hình cấu trúc đơn giản hơn.

Phương pháp này cho phép xác định mối quan hệ giữa các biến số mà sự ảnh hưởng giữa chúng không rõ ràng, giúp mô tả cách các yếu tố tác động lẫn nhau từ đó hiểu rõ hơn cơ chế hoạt động của các yếu tố trong mối quan hệ cấu trúc. Phương pháp ISM giúp phân biệt biến số nào là quan trọng và có tác động chính trong mơ hình từ đó hỗ trợ việc ra quyết định hoặc ưu tiên các yếu tố quan trọng hơn (Godet và Durance, 2008). Quy trình ISM gồm có 7 bước:

Bước 1: Nhận diện và xác định các yếu tố

Các yếu tố được sử dụng để đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng được xác định dựa trên khảo sát thực tế doanh nghiệp hoặc các nghiên cứu trong quá khứ, giúp tạo ra một cơ sở dữ liệu các yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp dùng để đánh giá và so sánh giữa các nhà cung ứng.

</div>Trang 31<div class="page_container" data-page="31">

Bước 2: Xây dựng ma trận tương tác cấu trúc dựa trên mối quan hệ giữa các tiêu chí.

Thiết kế bảng câu hỏi dùng để thu thập ý kiến của chuyên gia về mối liên quan

giữa từng tiêu chí và các tiêu chí khác. Mối quan hệ giữa yếu tố i và yếu tố j như sau: V: Tiêu chí i giúp đạt được tiêu chí j.

A: Tiêu chí j giúp đạt được tiêu chí i. X: Tiêu chí i và j liên quan với nhau.

O: Tiêu chí i và j không liên quan đến nhau

Bước 3: Xây dựng ma trận tiếp cận ban đầu thông qua ma trận tương tác cấu trúc

Các dữ liệu trong ma trận tương tác cấu trúc được biến đổi thành mã nhị phân như sau:

Nếu trong ma trận ban đầu, giá trị (i,j) là V thì trong ma trận tiếp cận, giá trị (i,j) là 1. Đồng thời, giá trị (j,i) chuyển thành 0.

Nếu trong ma trận ban đầu, giá trị (i,j) là A thì trong ma trận tiếp cận, giá trị (i,j) là 0. Đồng thời, giá trị (j,i) chuyển thành 1.

Nếu trong ma trận ban đầu, giá trị (i,j) là X thì trong ma trận tiếp cận, cả 2 giá trị (i,j) và (j,i) là 1.

Nếu trong ma trận ban đầu, giá trị (i,j) là O thì trong ma trận tiếp cận, cả 2 giá trị (i,j) và (j,i) là 0.

Bước 4: Xây dựng ma trận tiếp cận cuối cùng

Ma trận tiếp cận cuối cùng được xây dựng dựa trên nguyên tắc: Nếu tiêu chí i có

liên quan đến tiêu chí j và tiêu chí j có liên quan đến tiêu chí k, thì tiêu chí i có liên quan đến tiêu chí k. Khi điều này xảy ra, trong ma trận tiếp cận, giá trị (i,k) thay đổi từ 0 thành

Bước 5: Phân cấp các yếu tố

Dựa vào ma trận tiếp cận cuối cùng, các yếu tố quan hệ theo hàng và theo cột được xác định dựa trên ngun tắc: Các tiêu chí có liên quan với nhau được liệt kê tương ứng, từ đó xác định các tiêu chí giao nhau, tiêu chí có mối quan hệ theo hàng và có giao điểm giữa hàng và cột giống nhau sẽ được chia theo thứ bậc từ I đến VIII và được loại bỏ ở quy trình xếp bậc kế tiếp.

Bước 6: Hình thành mơ hình ISM

</div>Trang 32<div class="page_container" data-page="32">

Mơ hình cấu trúc được hình thành dựa trên kết quả phân cấp các yếu tố, mơ hình này thể hiện mối quan hệ giữa các tiêu chí một cách rõ ràng, từ đó giúp q trình đánh giá mức độ quan trọng của từng tiêu chí ở giai đoạn tiếp theo dễ dàng hơn.

Bước 7: Hình thành các cụm

Tính tốn các giá trị hàng và cột dựa trên ma trận tiếp cận cuối cùng để phân chia các tiêu chí vào các cụm. Trong đó, DrP (Driving Power) là tổng giá trị theo hàng, DP (Dependent Power) là tổng các giá trị theo cột. Sau đó thể hiện các tiêu chí trên đồ thị, với trục hoành là giá trị DP và trục tung là giá trị DrP. Các tiêu chí được chia thành 4 nhóm:

Nhóm tiêu chí tự quản: Các tiêu chí có DrP và DP thấp. Nhóm tiêu chí phụ thuộc: Các tiêu chí có DrP thấp và DP cao. Nhóm tiêu chí liên kết: Các tiêu chí có DrP và DP cao.

Nhóm tiêu chí độc lập: Các tiêu chí có DrP cao và DP thấp.

Các nghiên cứu trước đó đã xác định rằng các tiêu chí nằm trong vùng độc lập, tức là những tiêu chí có giá trị cao cho DrP (Độ quan trọng) và thấp cho DP (Độ phụ thuộc), đóng vai trị quan trọng nhất trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp, so với các tiêu chí trong vùng cịn lại. Các tiêu chí thuộc vùng tự quản, có DP và DrP thấp, khơng có ảnh hưởng đáng kể đến q trình lựa chọn nhà cung cấp. Nói cách khác, các tiêu chí thuộc nhóm tiêu chí tự quản sẽ bị loại bỏ trong quá trình chọn nhà cung ứng (Minhaj & Rakesh, 2011; Rachit, 2014).

Các tiêu chí thuộc vùng phụ thuộc có DrP thấp, tuy nhiên DP rất cao, và chúng đóng vai trị quan trọng trong q trình lựa chọn nhà cung cấp. Các tiêu chí này cần được xem xét một cách cẩn thận trong quy trình quyết định.

Các tiêu chí trong vùng liên kết có thể ảnh hưởng đến các tiêu chí khác do tính bất định cao trong thực tế. Do đó, cần phải xử lý và xem xét kỹ lưỡng khi đánh giá chúng (Firoz & Rajesh, 2014).

2.6 Phương pháp phân tích thứ bậc (AHP)

Theo Saaty (1987), phương pháp phân tích thứ bậc (Analytic Hierarchy Process - AHP) là một lý thuyết chung về đo lường được sử dụng để rút ra thang đo tỷ lệ từ so sánh ghép đôi rời rạc và liên tục. Dựa trên nguyên tắc so sánh cặp, phương pháp này có thể được mơ tả với 3 nguyên tắc chính bao gồm: phân tích, đánh giá và tổng hợp. Phương

</div>Trang 33<div class="page_container" data-page="33">

pháp AHP được Thomas L. Saaty phát triển vào những năm đầu thập niên 1970 và được biết đến như là quy trình phân tích thứ bậc nhằm giúp xử lý các vấn đề ra quyết định đa tiêu chuẩn phức tạp.

Theo Bernasconi (2010), cơng dụng chính của phương pháp AHP là đưa ra giải pháp cho các vấn đề và ước lượng môi trường đa biến. AHP thiết lập trọng số ưu tiên cho các lựa chọn thay thế bằng cách sắp xếp các mục tiêu, tiêu chí theo cấu trúc thứ bậc.

Hình 2.1. Sơ đồ cấu trúc thứ bậc

Nguồn: Thomas L. Saaty, 1980

Từ hàm mục tiêu, sơ đồ cấu trúc sẽ phân tích qua các tiêu chí lớn và các tiêu chí thành phần, ở cấp bậc cuối cùng là xem xét các phương pháp khả thi. Quy trình đánh giá sử dụng ma trận so sánh cặp với thang điểm 9 để xác định trọng số dựa trên vector riêng, tương ứng với giá trị riêng lớn nhất, sau đó kiểm tra tính nhất quán của hệ số. Cuối cùng, các trọng số được tổng hợp để đưa ra quyết định tối ưu. Phương pháp AHP cho phép xem xét nhiều tiêu chí, định lượng và định tính, tích hợp chúng vào một tổng thể duy nhất để hỗ trợ trong việc ra quyết định.

Quy trình triển khai phương pháp AHP gồm các bước như sau:

Bước 1: Phân tích vấn đề và xác định lời giải yêu cầu.

Bước 2: Xác định các yếu tố sử dụng và xây dựng cây phân cấp yếu tố. Bước 3: Điều tra, thu thập ý kiến chuyên gia về mức độ ưu tiên.

Bước 4: Thiết lập các ma trận so sánh cặp.

Bước 5: Tính tốn trọng số cho từng mức, từng nhóm yếu tố.

</div>Trang 34<div class="page_container" data-page="34">

Sau khi lập xong ma trận trên, tiến hành tính tốn trọng số cho các tiêu chí bằng cách cộng tổng các giá trị của ma trận theo cột, sau đó lấy từng giá trị của ma trận chia cho số tổng của cột tương ứng, giá trị thu được được thay vào chỗ giá trị được tính tốn.

Bước 6: Kiểm tra tính nhất quán (CR).

Tỷ số nhất quán phải nhỏ hơn hay bằng 10%, nếu lớn hơn phải thực hiện lại các bước 3, 4, 5.

Bước 7: Thực hiện bước 3, 4, 5, 6 cho tất cả các mức và các nhóm yếu tố trong cây

phân cấp.

Bước 8: Tính tốn trọng số tổng hợp và nhận xét.

Bảng 2.1. Thang đánh giá 9 mức so sánh của phương pháp AHP

Mức độ

1 Quan trọng bằng nhau Hai yếu tố có mức độ quan trọng bằng nhau 3 Tương đối quan trọng hơn Kinh nghiệm và nhìn nhận hơi nghiêng về cái

này hơn cái kia

5 Quan trọng hơn nhiều Kinh nghiệm và nhìn nhận nghiêng mạnh về cái này hơn cái kia

7 Rất quan trọng hơn Yếu tố này được ưu tiên nhiều hơn yếu tố kia 9 Tuyệt đối quan trọng hơn Sự quan trọng hơn hẳn của một yếu tố ở trên

mức có thể

2, 4, 6, 8 Mức trung gian Cần sự thỏa hiệp giữa hai mức độ liền kề

Nguồn: Thomas L. Saaty, 1970

2.7 Các tiêu chí lựa chọn NCC

Việc quyết định chọn NCC là một nhiệm vụ phức tạp, yêu cầu xem xét nhiều yếu tố định tính và định lượng cùng một lúc để đưa ra quyết định (Weber và cộng sự, 1991). Để đảm bảo lựa chọn một NCC tốt, việc xác định các tiêu chí phải căn cứ vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp (Patton, 1996).

Dickson (1966) đã thực hiện một cuộc khảo sát với 300 tổ chức thương mại để xác định những yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp. Kết quả nghiên cứu này cho thấy rằng, khi đánh giá và lựa chọn NCC, các cơng ty thường tập trung vào các tiêu chí chất lượng, giá cả và dịch vụ vận chuyển.

</div>Trang 35<div class="page_container" data-page="35">

Đúng vậy, các nghiên cứu gần đây tiếp tục xác nhận sự quan trọng của các yếu tố như chi phí, chất lượng, giao hàng đúng hẹn, khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp, tổ chức hồ sơ, mức độ dịch vụ, và các yếu tố liên quan đến rủi ro trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp. Điều này cho thấy rằng những yếu tố này vẫn đóng vai trị quan trọng trong q trình quyết định về việc lựa chọn nhà cung cấp (Jayshingpure và cộng sự, 2016).

Giá cả

Dickson (1966) đã liệt kê 23 tiêu chí đánh giá nhà cung cấp đánh giá và lựa chọn, dựa trên khảo sát 273 đại lý và quản lý thu mua được chọn từ danh sách thành viên của Hiệp hội quản lý mua hàng quốc gia Hoa Kỳ và Canada. Trong đó, yếu tố giá cả với số điểm 2.758 có tầm quan trọng đáng kể trong việc lựa chọn nhà cung cấp.

Trong nghiên cứu của Jayshingpure và cộng sự (2016), cho thấy tầm quan trọng của tiêu chí giá cả có liên quan đến rủi ro trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp.

Vận chuyển

Một chuỗi cung ứng được cho là thành công hoặc hiệu quả nếu đúng số lượng và chất lượng mong muốn của sản phẩm cuối cùng được giao đúng nơi, đúng thời điểm (Mandal và Deshmukh, 1994).

Theo H. Abdul Zubar và P. Parthiban (2014), chìa khóa thành cơng trên thị trường là đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thời gian ngắn nhất với chi phí thấp nhất, do đó, trọng tâm là giảm tổng chi phí và thời gian giao hàng.

Chất lượng

Tiêu chí chất lượng có số điểm 3.508 cao nhất trong các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp và được đánh giá rất quan trọng trong nghiên cứu của Dickson (1966). Weber và cộng sự (1991) nhấn mạnh rằng tiêu chí chất lượng được nhiều cơng ty mua hàng ưu tiên hàng đầu. Tương tự, theo Thiruchelvam & Tookey (2011), khả năng đáp ứng chất lượng yêu cầu của mỗi nhà cung cấp là một tiêu chí cực kỳ quan trọng.

Khả năng đáp ứng

Sarkar và Mohapatra (2006) xác định khả năng đáp ứng là khía cạnh chính đánh giá năng lực của nhà cung cấp. Khả năng đáp ứng được định nghĩa là khả năng được chứng minh của nhà cung cấp trong việc đáp ứng các yêu cầu ngắn hạn của người mua về chi phí, chất lượng, dịch vụ và các tiêu chí khác.

</div>Trang 36<div class="page_container" data-page="36">

Sự linh hoạt

Trong bối cảnh chuỗi cung ứng thay đổi nhanh chóng, độ tin cậy và tính linh hoạt của mỗi nhà cung cấp được coi là yếu tố đóng góp chính. Tính linh hoạt được coi là việc cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng để thúc đẩy mối quan hệ hợp tác với khách hàng. Người mua mong đợi sự tin cậy từ nhà cung cấp trong việc giao đúng số lượng sản phẩm đến đúng địa điểm, vào thời gian đã thỏa thuận và tuân thủ các điều khoản hợp đồng đã ký (Thiruchelvam & Tookey, 2011).

Quan hệ dài hạn

Lựa chọn nhà cung cấp trở thành một quyết định chiến lược khi tổ chức thu mua cố gắng thiết lập mối quan hệ kinh doanh lâu dài và đơi bên cùng có lợi với các nhà cung cấp của mình. Các cơng ty ngày càng phụ thuộc nhiều hơn vào các nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu hàng hóa và cung cấp dịch vụ mà trước đây được cung cấp nội bộ nhằm chun mơn hóa và tập trung vào năng lực cốt lõi của họ. Trong chuỗi cung ứng, cần đạt được sự hợp tác chiến lược, lâu dài giữa người mua và nhà cung cấp để tránh lãng phí nguồn lực trong chuỗi hậu cần (Lasch và Janker, 2005).

Cheraghi và cộng sự (2004) đã phân tích các bài báo xuất bản từ năm 1990 đến 2001, nhận thấy rằng độ tin cậy và mối quan hệ lâu dài là những yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp. Duy trì mối quan hệ đối tác lâu dài với các nhà cung cấp và sử dụng ít nhà cung cấp đáng tin cậy hơn có thể giúp tăng giá trị của chuỗi cung ứng. Điều này là do vai trò khác biệt của các nhà cung cấp ở tất cả các giai đoạn của chuỗi cung ứng (Wisner, Tan, & Leong, 2008).

Lựa chọn nhà cung cấp là một trong những thành phần quan trọng của chuỗi cung ứng, vì các công ty đã nhận ra rằng để thực sự mang lại giá trị vượt trội cho khách hàng, họ phải tập trung vào tồn bộ chuỗi giá trị. Khi đó, mối quan hệ lành mạnh với nhà cung cấp người mua là một trong những thành phần mạnh mẽ nhất của việc mang lại giá trị vượt trội và làm hài lòng khách hàng.

Nguồn gốc sản phẩm

Nguồn gốc sản phẩm (hay còn được gọi là xuất xứ sản phẩm) là một yếu tố quan trọng trong việc đánh giá NCC. Nguồn gốc sản phẩm đóng vai trị quan trọng trong đánh giá NCC vì nó có thể ảnh hưởng đến chất lượng, tuân thủ quy định, tính bền vững, hình ảnh thương hiệu và khả năng quản lý rủi ro của sản phẩm và quá trình cung cấp.

</div>Trang 37<div class="page_container" data-page="37">

Công nợ

Công nợ trong tiêu chí đánh giá nhà cung cấp là một khía cạnh quan trọng đánh giá sự ổn định tài chính và khả năng thanh tốn của nhà cung cấp. Nó giúp tổ chức đánh giá tính ổn định tài chính của NCC, đảm bảo sự liên tục trong quá trình cung cấp, quản lý mối quan hệ đối tác và quản lý rủi ro trong quá trình cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.

</div>Trang 38<div class="page_container" data-page="38">

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÕ GIA NĂM 2022

3.1. Quy trình mua hàng tại cơng ty TNHH TM Võ Gia

Hình 3.1. Sơ đồ quy trình thu mua tại Cơng ty TNHH TM Võ Gia

Nguồn: Phòng Thu mua

Thực hiện hợp đồng

Lưu hồ sơ

Kết thúc Trả hàng NCC

Không duyệt

Duyệt

Đạt

Không đạt Không

đạt

</div>Trang 39<div class="page_container" data-page="39">

Quy trình mua hàng của cơng ty Võ Gia vẫn đảm bảo được các yếu tố cơ bản mà một quy trình mua hàng cần có. Quy trình được bắt đầu khi bộ phận mua hàng tiếp nhận yêu cầu, tìm và lựa chọn NCC, trình duyệt giá, tạo đơn hàng và lên hợp đồng, thực hiện hợp đồng, thanh toán và lưu hồ sơ để kết thúc một quy trình mua hàng thơng thường. Tuy nhiên, với sản phẩm mà Võ Gia đang thu mua là Than đá, một sản phẩm khá đặc thù và đòi hỏi chất lượng sản phẩm phải căn cứ vào các thông số kỹ thuật chuyên biệt. Các thông số kỹ thuật này phải được kiểm tra bởi tổ chức bên thứ 3. Nên trong quá trình thực hiện hợp đồng phải thực hiện kiểm định mẫu cũng như sẽ tính tốn khấu trừ theo cơng thức riêng nếu có như có xuất hiện vi phạm về chất lượng than đây là điểm khác biệt trong quy trình so với các sản phẩm hàng hóa thơng thường khác.

3.1.1 Tiếp nhận u cầu

Bộ phận mua hàng tiếp nhận yêu cầu thông qua hợp thư điện tử từ bộ phận kho với những đơn đặt hàng định kỳ và từ bộ phận bán hàng với những khách hàng mới. Yêu cầu phải đảm bảo các thông tin về số lượng, ngày giao hàng và chi tiết về các thông số kỹ thuật (nhiệt lượng, cỡ hạt, độ tro,...) cần có.

3.1.2 Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp

Bộ phận mua hàng yêu cầu đơn vị cung cấp số lượng, chủng loại và thông số kỹ thuật chi tiết về sản phẩm để tiến hành gửi thư mời báo giá cho các NCC. Thông tin trên báo giá bao gồm: tên NCC, tên hàng hóa, xuất xứ, đơn giá, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán,

hiệu lực giá và một số thơng tin cần thiết khác (nếu có). Các NCC được mời báo giá là những NCC cũ và những NCC tiềm năng (nếu có), đảm bảo được những đặc điểm phù hợp với mục tiêu kinh doanh của Võ Gia. Hiện tại, Võ Gia chưa xây dựng bộ tiêu chí đánh giá NCC. Việc quyết định lựa chọn NCC căn cứ vào chất lượng sản phẩm ở những đơn đặt hàng cũ và mức độ phù hợp của NCC đối với yêu cầu tối thiểu mà Võ Gia mong muốn:

• Chất lượng: thơng số kỹ thuật đáp ứng yêu cầu

• Tiến độ giao hàng: mức độ sẵn sàng trên mỗi đơn hàng trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng

• Giá cả cạnh tranh, thời gian công nợ tối đa

</div>Trang 40<div class="page_container" data-page="40">

Khi nhận được báo giá từ NCC, nhằm đảm bảo tối ưu hóa chi phí và hiệu quả ngân sách của công ty, nhân viên mua hàng thực hiện cuộc đàm phán lại về các điều kiện giữa hai bên, các chính sách hậu mãi và ưu đãi (nếu có), thời gian áp dụng các mức giá, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán... trước khi quyết định ký kết hợp đồng mua hàng. Nhiệm vụ này địi hỏi nhân viên mua hàng phải có đủ kỹ năng và kiến thức về việc am hiểu các lý do dẫn đến việc NCC điều chỉnh giá bán lên hoặc xuống, những yếu tố có ảnh hưởng đến tình trạng cung cấp nguyên liệu và mức giá tại các đối thủ cạnh tranh. Sự linh hoạt trong việc điều chỉnh các điều khoản là điểm quan trọng để đạt được kết quả tốt nhất.

• Tờ trình duyệt giá: nhân viên thu mua tiến hành lập tờ trình duyệt giá.

Duyệt giá giấy bao gồm xác nhận tên NCC, chủng loại hàng hóa, thơng số kỹ thuật, giá mới – giá cũ, số lượng, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán (chuyển khoản/tiền mặt/cơng nợ), hiệu lực giá do Phó Giám đốc ký duyệt

Nếu giá khơng được duyệt thì phải tiến hành lại bước lựa chọn NCC với những yêu cầu sát sao hơn căn cứ theo những lý do mà đơn giá trước không được duyệt để tiến hành đàm phán, thương lượng với NCC.

3.1.4 Tạo đơn đặt hàng và lên hợp đồng

Sau khi giá đã được duyệt từ ban Giám đốc, nhân viên mua hàng tiến hành tạo đơn đặt hàng và soạn hợp đồng bằng văn bản. Đơn đặt hàng phải có các thơng tin về NCC, thông số kỹ thuật của sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền, thời gian và địa điểm giao nhận, phương thức thanh toán.

Hợp đồng phải đảm bảo đủ các thông tin sau:

Thông tin chi tiết có liên quan của bên mua và bên bán: bao gồm các thông tin liên hệ và tên của người đại diện doanh nghiệp chịu trách nhiệm cho hợp đồng. Điều này thể

</div>