BÁO CÁO ĐỒ ÁN MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.13 MB, 36 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

Báo cáo BTL mơn Phân tích và thiết kế hệ thống

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘIKHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

HÀ NỘI – 2024

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

Báo cáo BTL mơn Phân tích và thiết kế hệ thống

LỜI CẢM ƠN

Khơng có sự thành cơng nào mà không gắn liền với sự hỗ trợ, giúp đỡ từ mọi ngườixung quanh. Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường Đại học đếnnay, chúng em đã nhận được nhiều sự quan tâm và giúp đỡ của thầy cơ, gia đình vàbạn bè. Chúng em xin gửi đến Ban Giám Hiệu trường Đại Học Kinh Doanh và CôngNghệ Hà Nội và các Giảng Viên khoa Công Nghệ Thông Tin lời cám ơn sâu sắc, đãtạo điều kiện để sinh viên chúng em có mơi trường học tập thoải mái, với đầy đủ cơ sởhạ tầng cũng như cơ sở vật chất, và chất lượng bài giảng một cách tốt nhất.

Chúng em xin cảm ơn khoa Công Nghệ Thông Tin đã giúp chúng em được mởmang tri thức về mơn học “Phân tích và thiết kế hệ thống + BTL”, một môn học hếtsức quan trọng, giúp sinh viên có thể hiểu và phân tích được những điểm mạnh vàđiểm yếu của một hệ thống, từ đó có thể tìm ra cách khắc phục và thiết kế một hệthống mới sao cho phù hợp và hiệu quả hơn, đáp ứng được gần gũi với nhu cầu thực tếhơn nữa.

giảng dạy chúng em những bài giảng chất lượng, để chúng em có được đầy đủ kiếnthức để hồn thành bài tiểu luận này. Hi vọng thơng qua những nỗ lực tìm hiểu củachúng em sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn tầm quan trọng của việc phân tích và thiết kế hệthống, cũng như áp dụng được nó vào đời sống nhiều hơn nữa.

Đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho của một công ty”là một đề tàikhá hay giúp phát triển được những điểm mạnh của ngành CNTT vào quản lí hàng hóađồng thời cũng khắc phục một số vấn đề cịn yếu của việc quản lí hàng hóa bằngphương pháp thủ công và bán thủ công. Với những giới hạn về kiến thức và thời gian,trong quá trình tìm hiểu chúng em khơng tránh khỏi thiếu sót, mong thầy, cơ và cácbạn góp ý để chúng em hồn thiện hơn nữa những kiến thức của mình.

Em xin chân thành cảm ơn!

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

Báo cáo BTL mơn Phân tích và thiết kế hệ thống

III.PHẠM VI NGHIÊN CỨU...6

IV.ĐỐI TƯỢNG KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH NGHIÊN CỨU...6

V. KẾT CẤU ĐỀ TÀI...6

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO...7

I. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HỆ THỐNG...7

1.QUẢN LÍ NHẬP KHO...7

2.QUẢN LÍ XUẤT...7

3.QUẢN LÍ TỒN...7

4.THẺ KHO...7

II. MƠ TẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG...8

III.CÁC MẪU BIỂU...8

IV.PHÊ PHÁN HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG...8

V. NHU CẦU TIN HỌC HÓA...8

VI. CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG MỚI...8

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG...9

I.BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG...9

1.SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG...9

2.XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG CHI TIẾT...9

3.ĐẶC TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG LÁ...10

II.MƠ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU...11

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

Báo cáo BTL mơn Phân tích và thiết kế hệ

thống3.BLD MỨC DƯỚI ĐỈNH...13

CHƯƠNG 3: P HÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU...18

I. XÂY DỰNG MƠ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT...18

1.XÁC ĐỊNH KIỂU THỰC THỂ, KIỂU THUỘC TÍNH...18

2.XÁC ĐỊNH KIỂU LIÊN KẾT...19

3.VẼ ER...20

4.CHUYỂN ĐỔI ER VỀ CÁC BẢN GHI LOGIC...20

II. XÂY DỰNG MƠ HÌNH QUAN HỆ...21

III.HỒN THIỆN CSDL LOGIC...21

CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG...22

I.THIẾT KẾ CSDL VẬT LÝ...22

II.THIẾT KẾ GIAO DIỆN...30

1.THIẾT KẾ GIAO DIỆN NHẬP LIỆU...25

2.THIẾT KẾ GIAO DIỆN BÁO CÁO...27

3.THIẾT KẾ GIAO DIỆN HỎI ĐÁP...28

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

Báo cáo BTL mơn Phân tích và thiết kế hệ thống

Hình 2: Phiếu xuất kho...9

Hình 3: Phiếu kiểm kê...9

Hình 10: Biểu đồ tiến trình 2.0. Xuất kho...20

Hình 11: Biểu đồ tiến trình 3.0. Lập đề nghị thanh tốn...21

Hình 12: Biểu đồ tiến trình 4.0. Báo cáo thống kê...22

Hình 13: Nhân viên nhập hàng vào kho từ nhà cung cấp...24

Hình 14: Hàng hóa thuộc danh mục hàng...24

Hình 15: Nhân viên xuất hàng từ kho cho KH...25

Hình 16: Mơ hình ER...25

Hình 17: Mơ hình dữ liệu quan hệ...27

Hình 18: Giao diện cập nhật thơng tin hàng hóa...31

Hình 19: Giao diện cập nhật thơng tin khách hàng...31

Hình 20: Giao diện tìm kiếm thơng tin hàng hóa...32

Hình 21: Giao diện hóa đơn xuất kho...32

Hình 22: Giao diện hóa đơn giá trị gia tăng...33

Hình 23: Giao diện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn...34

Hình 24: Giao diện đăng nhập...34

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

I.LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

PHẦN MỞ ĐẦU

Quản lí kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng địi hỏi bộ phận quản líphải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không chỉ có mơ hình tậptrung mà cịn tổ chức mơ hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng,quốc gia, quốc tế. Quản lí thống nhất mơ hình này trong kho khơng phải việc đơn giảnnếu chỉ sử dụng phương pháp kho truyền thống.

Phần mềm quản lí kho hàng là một giải pháp tiên tiến. Nó là một hệ thống đầy đủquản lí thơng tin về kho, vật tư hàng hóa cũng như các nhiệm vụ nhập kho, xuất khonội bộ, kiểm kê kho vật tư và điều chỉnh vật tư sau khi kiểm kê.

Để xử lí thơng tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì ngành cơngnghệ thơng tin đã phát triển tương đối trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng,nó đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cần thiết đó. Cơng nghệ thơng tin đã đivào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanhchóng mà khơng mất đi sự chính xác.

Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin đã mang lại bước đột phá mới cho cơng tácquản lí kho giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên liệuvà sản phẩm một cách chính xác, kịp thời. Từ đó, người quản lí doanh nghiệp có thểđưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh,nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Xã hội phát triển không ngừng và kéo theo là sự lớn mạnh của các doanh nghiệp, tổchức. Chính vì vậy mà việc quản lí sao cho chặt chẽ là nhu cầu cấp thiết của các doanhnghiệp. Lĩnh vực quản lí kho trong các doanh nghiệp hiện nay đang có nhu cầu cao vìsố lượng hàng hóa được nhập và xuất trong một thời điểm là rất lớn và đòi hỏi chínhxác và thời gian cũng là yếu tố quan trọng. Như vậy, chúng em nhận thấy nếu có mộtphần mềm quản lí kho đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ cũng như địi hỏi của cơngviệc thì đây sẽ là một thị trường lớn cho phần mềm quản lí kho.

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

II.MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG

1.MỤC ĐÍCH

Tổ chức lại một số bộ phận của doanh nghiệp. Đồng thời nâng cao hiệu quả củacông việc cũng như làm cho bộ máy hoạt động tốt hơn. Việc quản lí cũng trở lên dễdàng, chính xác và nhanh gọn, khơng mất thời gian và việc quản lí theo một thể thốngnhất.

2.YÊU CẦU

2.1Yêu cầu chức năng của hệ thống

2.2Tính dễ dùng

Hệ thống hoạt động liên tục 6 ngày/tuần, với thời gian dừng hoạt động không quá10%, giúp các nhân viên bên bộ phận quản lý kho thực hiện các cơng việc một cáchnhanh, chính xác, hiệu quả.

III.PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đề tài nghiên cứu hệ thống quản lý kho hàng của công ty lốp xe AdvanceViệt Nam.

IV. ĐỐI TƯỢNG KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH NGHIÊN CỨU

Nhân viên quản lý bên bộ phận kho hàng, nhà phân phối, khách hàng.

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

2. QUẢN LÍ XUẤT

Bộ phận mua hàng tiếp nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng, gửi đến bộ phậnkho. Bộ phận kho kiểm tra lượng hàng trong kho, gửi thông báo về số lượng hàngcho bộ phận bán hàng. Nếu đủ đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì bộ phận bánhàng lập hóa đơn bán hàng và giao cho khách hàng hóa đơn bản sao. Khách hàngnhận hóa đơn và giao cho bộ phận quản lí kho. Bộ phận quản lí kho kiểm tra hóađơn và lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được gửi cho khách hàng và một phiếuđược giữ lại lưu kho. Khi xuất hàng, thông tin về hàng xuất cũng được sẽ được lưuvào phần mềm để tiện đối chiếu kiểm tra.

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

Thẻ kho được sử dụng để ghi chép về số lượng hàng hóa nhập vào, xuất ra, tồn đọng trong kho cũng như tất cả các thông tin về nguyên vật liệu như công cụ, dụng cụ, sản phẩm có cùng nguồn gốc.

Các thẻ kho thường sẽ được ghi chép vào thời điểm cuối ngày.

II.MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG

phân phối sỉ lẻ cho các đại lí ở nhiều phạm vi tỉnh thành khác nhau. Quản línhiều kho hàng cùng lúc. Ln kiểm tra được số lượng và giá trị hàng hóa tồntrong mỗi kho và tổng các kho để đưa ra quyết định nhập thêm hàng hóa hay hạnchế nhập thêm, thay đổi giá bán hợp lí…

khơng đủ tiến hành ln chuyển kho.

hàng(ngày đặt hàng, ngày giao hàng, giá tiền, tên khách hàng, người giao…), trảhàng.

viên kí nhận việc nhập, số lượng hàng, số lơ nhập, đơn giá…)

III.CÁC MẪU BIỂU

Hình 1: Phiếu nhập kho

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

➢ Khi bán hàng, xuất phiếu xuất kho:

Hình 2: Phiếu xuất kho

➢ Kiểm tra tồn kho, xuất phiếu kiểm kê:

Hình 3: Phiếu kiểm kê

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

➢ Phiếu bảo hành:

Hình 4: Phiếu bảo hành

</div>Trang 12<div class="page_container" data-page="12">

hết được yêu cầu.

</div>Trang 13<div class="page_container" data-page="13">

Ví dụ khi muốn tra cứu thông tin của một sản phẩm nào đó, với đống sổ sáchkhổng lồ hay là một việc vơ cùng khó khăn. Các nhà quản lý cũng khó quản lý củahàng hóa của mình.

Để khắc phục nhược điểm của hệ thống cũ, hệ thống mới được ra đời để giúpgiảm bớt công việc của nhân viên, cũng như giúp các nhà quản lý dễ dàng quản lýkho hàng hơn việc ứng dụng CNTT đã mang lại thuận tiện cho công tác quản lýkho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thơng tin về hàng hóa. Từ đó, người quản lýdoanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, nâng cao kết quảhoạt động sản xuất kinh doanh.

V.NHU CẦU TIN HỌC HĨA

Qua q trình khảo sát hệ thống đã nắm bắt được những thông tin và những yêucầu của hệ thống quản lí kho. Quy trình nghiệp vụ quản lí kho phải tổng hợp thơngtin mặt hàng từ nhiều kho, quản lí số lượng, giá tiền của hàng hóa, xuất, nhập khođịi hỏi sự chính xác cao. Đối với một cơng ty thì lượng hàng hóa là rất lớn. Để đápứng nhu cầu quản lí nhanh gọn, chính xác, hiện đại thì khơng thể làm theo cácphương pháp truyền thống mà bắt buộc phải tin học hóa gần như hịan tồn quytrình trong hệ thống.

Ngồi ra yêu cầu về an toàn dữ liệu là điều cần thiết đối với các cơng việc nóichung và rất cần thiết đối với các cơng việc kinh doanh nói riêng. Dữ liệu phải đượcbảo vệ sao cho chỉ có những người có nhiệm vụ mới được quyền xem xét chỉnh sửadữ liệu.

Dựa vào tiềm năng của máy tính cũng như tính thực thi của hệ thống để xử línghiệp vụ quản lí kho nhằm giảm thiểu mọi khó khăn, chi phí, đảm bảo độ tin cậy,thơng tin của cơng ty ln được chính xác. Hệ thống được xây dựng mang tínhkhách quan sát thực, thân thiện với người sử dụng, giúp cơng việc quản lí kho củacơng ty ln mang lại hiệu quả cao.

VI.CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG MỚI

Xuất phát từ thực tế khảo sát hiện trạng, phân tích ưu nhược điểm của hệ thốnghiện tại. Trên cơ sở kế thừa những ưu điểm, khắc phục những khó khăn của hệthống hiện tại để đề xuất một hệ thống mới. Đưa máy tính vào phục vụ các yêu cầu

</div>Trang 14<div class="page_container" data-page="14">

cấp xuất, nhập kho và quản lí hàng hóa một cách thơng minh, bằng cách xây dựng chương trình gọn nhẹ, nhưng hoạt động có hiệu quả thiết thực.

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG

I.BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

Hình 6: Sơ đồ phân cấp chức năng

2. XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG CHI TIẾT

Trên cơ sở phân tích và mơ tả, căn cứ theo yêu cầu và nhiệm vụ đăt ra nhómchúng em xác định được các luồng thông tin đầu ra và đầu vào của hệ thống như đãnói ở trên. Cơng tác quản lý kho hàng của công ty gồm nhiều chức năng như: Quảnlí việc xuất, nhập hàng vào kho, tồn kho và quản lý chặt chẽ cả số lượng và chấtlượng hàng hóa, nhập vào thanh đăng ký, báo cáo và thống kê.

- Chức năng quản lý nhập hàng:

- Chức năng quản lý xuất kho:

</div>Trang 15<div class="page_container" data-page="15">

• Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa

- Chức năng báo cáo thống kê:

3. ĐẶC TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG LÁ

Các chức năng chi tiết (lá)Nhóm lần 1Nhóm lần 2Lập phiếu đề nghị mua hàng

Kiểm tra hàng và hóa đơn Lập phiếu nhập kho

Cập nhập sổ giao nhập hàngQuản lý nhập kho

lý khoTiếp nhận order hàng

Kiểm tra hàng trong kho

lý xuất

</div>Trang 16<div class="page_container" data-page="16">

Tổng hợp hóa đơn bán hàngĐối chiếu hóa đơn tài chính Lập đề nghị thanh toán

Lập đề nghịthanh toán

Lập báo cáo bán lẻ trong ngàyLập thẻ kho

Lập báo cáo nhập xuất

Báo cáo thống kê

Lập báo cáo tổn thấtLập báo cáo tồn kho

Bảng 1: Mô tả các chức năng lá

Đặc tả chi tiết các chức năng lá:

- Lập phiếu đề nghị mua hàng: ban lãnh đạo tìm được nhà cung cấp sản phẩmphù hợp, nhân viên tiến hành lập phiếu đề nghị mua hàng để phục vụ côngviệc kiinh doanh của cơng ty.

- Kiểm tra hàng và hóa đơn: hàng hóa nhập về được tiến hành kiểm tra về chấtlượng, số lượng, đối chiếu hóa đơn về mặt giá thành để phịng trừ sai sót.- Lập phiếu nhập kho: hàng hóa được nhập về sẽ được nhân viên tiến hành lập

phiếu nhập kho để quản lí

- Cập nhập sổ giao nhập hàng: nhân viên thống kê số lượng xuất, nhập hàngvào sổ giao nhập hàng để cấp trên nắm bắt tình hình kinh doanh của cơng ty- Tiếp nhận order hàng: khi yêu cầu order hàng của KH được phê duyệt, nhân

viên kho tiếp nhận phiếu mua hàng để chuẩn bị hàng hóa xuất kho.

- Kiểm tra hàng trong kho: hàng hóa trước khi xuất kho được kiểm tra cẩn thậnvề số lượng và chất lượng, nếu hàng hóa bị thiếu hay hay kém chất lượng sẽthông báo cho KH hủy đơn. Trong trường hợp tìm được nhà cung cấp kịp thờithì thơng báo cho khách hàng về thời gian giao hàng kéo dài thêm một vàingày.

- Lập phiếu xuất kho: hàng hóa đạt chuẩn về số lượng và chất lượng sẽ đượcđóng gói và xuất kho. Nhân viên lập phiếu xuất kho chuẩn bị giao đến KH.

</div>Trang 17<div class="page_container" data-page="17">

- Tổng hợp hóa đơn bán hàng: sau mỗi ngày xuất hàng, nhân viên tổng hợp hóađơn gửi lên cấp trên để báo cáo tình hình kinh doanh của cơng ty.

doanh phù hợp nhằm phịng tránh rủi ro kinh doanh thua lỗ.

- Lập đề nghị thanh toán: nhân viên lập đề nghị thanh tốn với hàng hóavxuất,nhập kho để thống kê tài chính xuất ra và thu về.

- Lập báo cáo bán lẻ trong ngày: cuối ngày nhân viên lập báo cáo bán lẻ để cấptrên nắm bắt được số lượng hàng hóa trong kho.

hóa nhập vào, xuất ra, tồn đọng trong kho cũng như tất cả các thông tin vềnguyên vật liệu.

- Lập báo cáo nhập xuất: nhân viên tiến hành lập báo cáo để người quản lý biếtđược chính xác các mặt hàng trong kho cịn lại bao nhiêu, từ đó tính tốn sốlượng nhập vào phù hợp, giúp thúc đẩy việc bán các hàng hóa đó một cáchhiệu quả hơn.

- Lập báo cáo tổn thất: từ việc kiểm tra chất lượng hàng hóa và thống kê sốlượng đơn hàng hủy trả lập báo cáo tổn thất để cấp trên đưa ra chiến lượckinh doanh phù hợp.

- Lập báo cáo tồn kho: nhân viên kho tiến hành kiểm tra, báo cáo số lượnghàng hóa tồn kho để cấp trên đưa ra biện pháp xử lí. Các đơn hàng bị hủy, trảlại từ khách hàng được nhân viên kho quản lí về số lượng, chất lượng, cácthơng tin sản phẩm.

II.MƠ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU

Việc thiết kế biểu đồ này nhằm chỉ ra những phương tiện, biện pháp thực hiệncông việc của hệ thống, chỉ ra hệ thống làm việc như thế nào, các luồng dữ liệu biểuthị cho tài liệu liên quan trong lưu chuyển thông tin là những bộ phận hoạt động,điều hành. Các kho dữ liệu là các tệp tin lưu trữ thông tin lâu dài các tác nhân ngồitrao đổi thơng tin với các bộ phận trong hệ thống

.

</div>Trang 18<div class="page_container" data-page="18">

Hình 7: BLD mức khung cảnh

Sơ đồ này xây dựng phân tích hệ thống một cách chi tiết hơn nhằm giảm rủi dokhi hệ thống đưa vào hoạt động. Biểu đồ chỉ ra hệ thống làm cái gì, cố gắng hồnchỉnh các chức năng của hệ thống dựa trên biểu đồ vật lý. Các luồng dữ liệu trongbiểu đồ này chỉ ra các thông tin yêu cầu đối với từng chức năng, mô tả q trìnhchao đổi thơng tin qua lại giữa các chức năng trong hệ thống. Các khoa dữ liệu làcác thơng tin dữ liệu logic. Các tác nhân ngồi cung cấp thông tin dữ liệu cho hệthống và nhận thông tin trả lời từ hệ thống.

2. BLD MỨC ĐỈNH

Ở mức này bộ phận quản lí kho hàng có quan hệ trực tiếp với các chức năng chínhcủa hệ thống, các chức năng này chưa ở mức chi tiết, nghĩa là mỗi chức năng nàybao gồm hệ thống hoạt động với mục tiêu được gắn với nó. Ở đây, gồm 4 chức năngchính: Quản lý nhập hàng, quản lý xuất kho, quản lý, lập đề nghị thanh toán, thốngkê báo cáo.

Chức năng quản lý nhập hàng làm nhiệm vụ lập phiếu đề nghị mua hàng, quản lýhàng hóa khi được nhập về, kiểm tra hàng hóa và hóa đơn…

Chức năng quản lý xuất kho là chức năng quản lý việc tiếp nhận order hàng, kiểmtra hàng hóa trong kho, lập biên bản xuất kho khi hàng hóa được giao,...

</div>