Luận văn : Công tác kế toán ppt

GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán

Luận Văn
Công tác kế
toán
SVTH: Nhóm 8 1
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
Mục Lục
Mục Lục 2
ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP 2
Đặc điểm tổ chức sản xuất 2
1.2. Đặc điểm của hệ thống kế toán 5
CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN 5
Yêu cầu thông tin kế toán 5
DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN 7
DANH MỤC QUẢN LÝ ĐỐI TƯỢNG CHI TIẾT 9
Biểu mẫu chứng từ: 16
Biểu mẫu chứng từ: 22
Kiểm soát nguồn dữ liệu 30
Bảng mô tả danh mục nhập liệu 30
Quy trình 33
2.2.3.5 Bán hàng thu ngay bằng tiền mặt: 40
2.2.3.6 Nghiệp vụ hoa hồng đại lý 42
Nghiệp vụ bán hàng trả chậm 44
2.2.3.9 Nghiệp vụ xuất kho hàng gửi cho đại lý: 50
Quy trình 50
MUA HÀNG HÓA CHƯA TRẢ TIỀN 58
CÁC CHI PHÍ PHỤC VỤ KINH DOANH: 59
3.2.3. Bảng mô tả công việc kế toán lương và vốn chủ sở hữu 61
ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
Đặc điểm tổ chức sản xuất

1.1.1 Loại hình kinh doanh : công ty ABC là công ty thương mại dịch vụ tổng
hợp
1.1.2 Đặc điểm kinh doanh:
SVTH: Nhóm 8 2
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
- Kinh doanh hàng hoá máy tính, máy in lắp ráp sẵn bán buôn, bán qua các đại
lý.
- Là nhà phân phối chủ yếu cho một số nhà sản xuất máy tính lớn trên toàn
quốc.
1.1.2.1 Thị trường tiêu thụ:
Trên toàn quốc, phân phối rộng rãi, gồm 4 khu vực lớn: Tp. HCM, miền Bắc
( từ Quảng Nam trở ra), miền Trung- Tây Nguyên ( từ Đà Nẵng đến Ninh
Thuận và các tỉnh Tây Nguyên), Nam Bộ ( từ Bình Thuận trở vào, trừ
TP.HCM)
1.1.2.2 Cách thức mua hàng
- Trực tiếp tại kho hàng tại các đại lý khu vực gần NCC
- Nhà cung cấp : trong nước và nước ngoài
Cách thức bán hàng
- Nhà phân phối ( bán buôn)
- Siêu thị, đại lý ( bán lẻ)
1.1.2.3 Cách thức thanh toán
- Phương thức: tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng. Mỗi khách hàng và nhà
phân phối đều có hạn mức tín dụng
- Chiết khấu: 2% tổng số tiền thanh toán trên hoá đơn nếu thanh toán trong 10
ngày kể từ ngày lập hoá đơn
- Thời gian: Các giao dịch bán hàng có thể thanh toán tiền ngay hoặc được
thanh toán chậm với thời hạn thanh toán 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn.
1.1.2.4 Hoa hồng- thưởng
- Nhà phân phối, siêu thị: thưởng 2% trên tổng doanh số hàng tháng , tính trên
trị giá hoá đơn

- Đại lý: 5% trên giá bán đại lý
1.1.2.5 Vận chuyển hàng hóa
- Mua hàng: được người bán vận chuyển đến kho gần nhất với địa chỉ của nhà
cung cấp.
- Bán hàng: được giao ngay tại kho gần nhất với địa chỉ của người mua.
Trường hợp kho gần nhất thiếu hàng thì hàng hóa từ kho khác sẽ được vận
chuyển đến kho gần nhất để giao cho người mua
1.1.3 Đặc điểm hàng hoá
Gồm hai mặt hàng chính là Máy tính(để bàn, xách tay) và Máy in
Hàng hóa có giá trị lớn, lắp rắp nguyên chiếc, không có bán thành phẩm.
Là măt hàng dễ chịu tác động của phát triển công nghệ, xu thế và tâm lý người
tiêu dùng, sản phẩm thay thế, tính tiện lợi dẫn tới lỗi thời giảm giá trị của sản
phẩm.
SVTH: Nhóm 8 3
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
Chất lượng khó kiểm định
Yêu cầu bảo quản cao(nơi khô ráo, thoáng mát…)
Sản phẩm đa dạng về chủng loại, hình thức, chức năng kiểu dáng, màu sắc
Hàng bán bị trả lại: do kỹ thuật không tốt, chất lượng xấu, lỗi lỹ thuật
Chi phí bảo hành và các dịch vụ hậu mãi kèm theo: liên tục thay đổi và có thể
xẩy ra bất cứ lúc nào
Không có dịch vụ bảo hành, sản phẩm được bảo hành từ nhà cung cấp
1.1.4 Bộ máy sản xuất kinh doanh
Cơ cấu tổ chức gồm:
Một tổng giám đốc: phụ trách chung.
Hai phó tổng giám đốc.
1 Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh
1 Phó tổng giám đốc phụ trách nhân sự, hành chính, tài chính kế toán,
kiểm soát.
Phòng nhân sự hành chính: chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí nhân sự

theo yêu cầu, thực hiện các công tác hành chính…
SVTH: Nhóm 8 4
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
Phòng kế toán tài chính: chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán, tài chính
tại công ty. Đứng đầu là kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán tài chính.
Phòng mua hàng: chịu trách nhiệm mua hàng từ các nhà sản xuất tìm kiếm
nguồn hàng và nhập khẩu hàng từ nước ngoài, mua hàng theo yêu cầu của
công ty.
Phòng bán hàng: quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh
dịch vụ…
Phòng maketing: chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các hoạt động
khuyến mãi, quảng cáo cho công ty.
Bộ phận điều phối kho vận: chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua,
hàng bán, nhập xuất kho…
Ban kiểm soát: thực hiện công việc kiểm soát và kiểm tóan nội bộ tại công ty.
1.1.5 Mục tiêu- phương hướng
Trở thành nhà phân phối hàng đầu trên toàn quốc cho các nhà sản xuất máy
tính lớn.
Tăng số lượng khách hàng, nhà phân phối, đại lý trên nhiều phân vùng
Tìm kiếm những phân vùng được xem là thị trường tiềm năng, mở rộng thị
trường
Đẩy mạnh hoạt động marketing
1.2. Đặc điểm của hệ thống kế toán
1.2.1 Hình thức kế toán: tập trung, sử dụng phần mềm kế toán theo hình
thức nhật kí chung
1.2.2 Kỳ kế toán: theo tháng.
Đơn vị tiền tệ : VND
CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN
Yêu cầu thông tin kế toán
BẢNG MÔ TẢ NHU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN

SVTH: Nhóm 8 5
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
SVTH: Nhóm 8 6
STT
Người
sử
Mục tiêu Nội dung thông tin
Bộ
phận
Phạm vi
sử dụng
Tg
DN
Ng
DN
1
Giám
đốc
• Đánh giá
hiệu quả hoạt
động kinh
doanh.
• Đánh giá
khả năng tạo
ra tiền trong
quá trình hoạt
động, khả
năng chuyển
đổi tài sản
thành tiền.

• Dự đoán
về số lượng,
thời gian, độ
tin cậy của
các luồng tiền
trong tương
lai.
1. Kết quả hoạt động kinh
doanh:
• Doanh thu thuần về bán
hàng và cung cấp dịch vụ.
• Lợi nhuận gộp về bán
hàng và cung cấp dịch vụ.
• Lợi nhuận thuần từ hoạt
động kinh doanh.
• Lợi nhuận sau thuế thu
nhập doanh nghiệp.
2. Tình hình nguồn vốn, tài sản:
• Tỷ trọng vốn chủ sở hữu,
nợ phải trả trên tổng tài
sản.
• Biến động vốn chủ sở hữu.
3. Lưu chuyển tiền từ hoạt
động kinh doanh.
4. Lưu chuyển tiền từ hoạt
động đầu tư.
5. Các chỉ số tài chính:
• Tỷ số thanh toán hiện hành,
tỷ số thanh toán nhanh.
• Hiệu suất sử dụng tài sản cố

định, HSSD toàn bộ tài sản.
• Tỷ số nợ trên tài sản.
• Khả năng thanh toán lãi vay.
• Tỷ suất sinh lời trên doanh
thu, trên tổng tài sản.
6. Phân tích tình hình tài chính,
tình hình hoạt động ( năng suất,
hiệu quả…)
7. Tiến độ thực hiện các dự án
đang triển khai:
• Nguồn vốn, chi phí.
• Tỷ lệ hoàn thành…
Kế
toán
trưởng
X
• Đánh giá
về tình hình
kinh doanh
hiện tai. lãi lỗ
trong kỳ
• Đánh giá
hiệu quả kinh
doanh của
1. Doanh thu, giá vốn, giảm
giá, chiết khấu, lợi nhuận hoạt
KT
mua
hàng
KT bán

GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN
STT Nhóm đối tượng Tên đối tượng
Đối tượng quản lý
chi tiết
1 Tiền
1.1 Tiền mặt
1.2 Tiền gửi ngân hàng
Từng tài khoản tại ngân
hàng
2 Các khoản phải thu Phải thu của khách hàng Theo từng khách hàng
2.1 Tài sản thiếu chờ xử lý Theo nhân viên
2.2 Tiền thiếu chờ xử lý Theo nhân viên
2.3
Phải thu khác từ khách
hàng, nhà cung cấp
Khách hàng, nhà cung
cấp
2.4 Phải thu khác từ nhân viên Nhân viên
3 Hàng tồn kho
3.1 Hàng hoá Hàng hoá
3.2 Hàng gửi đi bán Hàng hoá
3.3 Hàng mua đang đi đường Hàng hoá
4 Khoản phải trả
4.1 Phải trả người bán Nhà cung cấp
4.2
Phải trả công nhân viên và
các khoản trích theo lương
5 Các khoản dự phòng
5.1 Dự phòng phải thu khó đòi Khách hàng

5.2
Dự phòng giảm giá hàng
tồn kho
Hàng hoá
5.3 Dự phòng phải trả
Khách hàng, Nhà cung
cấp
6 Tạm ứng Tạm ứng Nhân viên
7 Chi phí trả trước
7.1 Chi phí trả trước ngắn hạn
7.2 Chi phí trả trước dài hạn
8 Ký quỹ, ký cược
8.1 Ký quỹ, ký cược ngắn hạn
Khách hàng, nhà cung
cấp
8.2 Ký quỹ, ký cược dài hạn Khách hàng, nhà cung
SVTH: Nhóm 8 7
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
cấp
9 Tài sản cố định
9.1 Tài sản cố đinh hữu hình Bộ phận sử dụng
9.2 Tài sản cố định vô hình Bộ phận sử dụng
10
Hao mòn tài sản cố
định
11 Tiền vay
11.1 Vay ngắn hạn
Hợp đồng vay, khế ước
vay
11.2 Vay dài hạn

Hợp đồng vay, khê ước
vay
12 Thuế
12.1 Thuế GTGT
12.2 Thuế nhập khẩu
12.3
Thuế thu nhập doanh
nghiệp
13
Chi phí đầu tư xây
dựng cơ bản
Từng công trình
14
Nguồn vốn kinh
doanh
15
Chênh lệch tỷ giá
hối đoái
16 Quỹ đầu tư phát triển
17
Quỹ khen thưởng,
phúc lợi
17.1
Quỹ khen thưởng cho
nhân viên
Nhân viên
18
Nguồn vốn đầu tư
xây dựng cơ bản
19 Doanh thu

19.1 DT theo khu vực Hàng hóa
19.1.1 DT khu vực TP.HCM Hàng hoá
19.1.2 DT khu vực miền Bắc Hàng hoá
19.1.3
DT khu vực miền trung-
Tây Nguyên
Hàng hoá
19.1.4 DT khu vực Nam Bộ Hàng hoá
19.2 Doanh thu nội bộ Hàng hóa
20
Doanh thu hoạt động
tài chính
SVTH: Nhóm 8 8
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
21
Các khoản chiết
khấu
21.1
Chiết khấu thương mại
cho khách hàng
Hàng hoá
21.2 Hoa hồng cho khách hàng
22 Giảm giá hàng bán Hàng hoá
23 Giá vốn hàng bán Hàng hoá
24 Chi phí bán hàng
25
Chi phí quản lý
doanh nghiệp
26 Chi phí tài chính
DANH MỤC QUẢN LÝ ĐỐI TƯỢNG CHI TIẾT

SVTH: Nhóm 8 9
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
SVTH: Nhóm 8 10
STT
Tên đối
tượng
Nội dung mô tả
Nội dung quản
lý
Phương pháp
mã hoá
1
Tài khoản
ngân hàng
Số hiệu tài khoản,
tên ngân hàng,
loại tài khoản…
Quản lý chi tiết
theo từng tài
khoản, từng đơn
vị tiền tệ, theo
dõi chi tiết số dư,
số phát sinh hàng
ngày, định kỳ đối
chiếu.
Mã ngân hàng-số tài
khoản.
Ví dụ: VBC-
204038303944
2

Khách hàng
– Nhà cung
cấp
Mã khách hàng,
tên khách hàng,
địa chỉ, số điện
thoại…
Chi tiết theo từng
chứng từ, theo
dõi gốc nguyên
tệ, theo dõi thời
hạn nợ,…
Đối tượng- Khu vực-
phân vùng-STT của đối
tượng trong phân vùng
VD:KH1- 01- 011
(Khách hàngXX,ở khu
vực TPHCM,quận 1,số
thứ tự 011)
3 Nhân viên
Mã nhân viên, tên
nhân viên, địa chỉ,
số điện thoại,…
Quản lý chi tiết
theo từng phòng
ban
Tên cty- ban- tên phòng
ban-STT
VD: ABC- 01-KD-001
( cty ABC, phòng kinh

doanh thuộc quản lý của
phó giám đốc kinh
doanh, số thứ tự trong
phòng kinh doanh là
001)
4 Hàng hoá
Mã hàng hoá, tên
hàng hoá, loại
hàng, tên nhà cung
cấp, màu sắc…
Theo từng mặt
hàng, nhãn hiệu
Viết tắt hàng hóa- loại
hàng hóa-chủng loại
hàng-kho-STT
VD: HH-MT-L-01-001
(hàng hóa máy
tính,laptop, kho cty, số
thứ tự 001)
5 Kho hàng
Mã kho hàng, tên
kho hàng, địa chỉ,
…
Theo từng kho
hàng
KO-loại hình kho- khu
vực-STT
VD: KO201001
(kho hàng mua đang đi
đường,khu vực TP

HCM, kho số 001)
6
Tài khoản
TSCĐ
Tên tài sản, loại
tài sản,…
Chi tiết theo từng
tài khoản, từn
g nguyên giá, giá
trị còn lại, giá trị
hao mòn, bộ
phận sử dụng…
Tên tắt TS-phòng ban-
nhóm TSCĐ-STT
VD:TS-QL-01-001
(tài sản cố định thuộc
phòng quản lý,nhà của
vật kiến trúc, tài sản số
001)
Hợp đồng
Tên hợp đồng, tên
ngân hàng, ngày
Theo từng tài
khoản, theo dõi
Viết tắt loại vay- loại
tiền vay-STT hợp đồng
vay
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
2.2. Hệ thống chứng từ
2.2.1 Danh mục chứng từ

STT
Tên chứng
từ
Mấu Nơi lập
Nơi
duyêt
Mục đích sử dụng
1
Lệnh bán
hàng
Bộ phận
bán hàng
Trưởng
phòng
bán
hàng
Xét duyệt TD, HTK, căn cứ để
lập PXK và PGH
2
Hợp đồng
bán hàng
Tùy từng
hợp đồng
(doanh
nghiệp
lập or đối
tác)
P.giám
đốc,
giám

đốc
Là căn cứ pháp lý cho N.vụ bán
hàng, xác định quyền & nghĩa vụ
của 2 bên
3
Phiếu xuất
kho
Bộ phận
kiểm
nhận
hàng
Căn cứ để thủ kho xuất hàng, ghi
thẻ kho
4
Biên bản
giao hàng
Bộ phận
kiểm
nhận
hàng
Để ghi nhận số hàng thực giao
cho KH
5 Hóa đơn
Bộ phận
bán hàng
Căn cứ để ghi sổ kế toán, khấu
trừ thuế.
6
Phiếu yêu
cầu hàng

Bộ phân
có nhu
cầu
Trưởng
bộ
phận
có nhu
cầu
Xác nhận nhu cầu hàng, làm căn
cứ để lập đơn đặt hàng
7
Phiếu lựa
chọn nhà
cung cấp
Bộ phận
mua hàng
Lựa chọn nhà cung cấp có thực,
uy tín, có sản phẩm phù hợp với
nhu cầu
8
Đơn đặt
hàng
Bộ phận
mua hàng
Đại
diện
DN
(nếu
cần)
Xác định mặt hàng, số lượng, quy

cách làm căn cứ cho bên bán
giao hàng
SVTH: Nhóm 8 11
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
9
Hợp đồng
mua hàng
Bộ phận
mua hàng
Đại
diện
DN
Căn cứ pháp lý cho hoạt động
mua bán của hai bên
10
Biên bản
kiểm nhận
hàng
Bộ phận
nhận
hàng
Xác định số hàng thực nhận, làm
căn cứ để lập phiếu nhập kho
11
Phiếu nhập
kho
Bộ phận
kiểm
nhận
hàng

Xác nhận số lượng vật tư, dụng
cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập kho
làm căn cứ ghi sổ kho, thanh toán
tiền hàng, xác định trách nhiệm
với người có liên quan và ghi sổ
kế toán.
12
Phiếu chi,
ủy nhiệm
chi
Kế toán
tiền
Kế
toán
trưởng
và thủ
trưởng
đơn vị
Xác định các khoản tiền mặt,
ngoại tệ vàng bạc, kim khí quí, đá
quý thực tế xuất quĩ và làm căn
cứ để thủ quĩ xuất quĩ, ghi sổ quĩ
và kế toán ghi sổ kế toán
13
Phiếu xuất
kho kiêm
vận chuyển
nội bộ
Bộ phận
kiểm

nhận
hàng
Theo dõi số lượng hàng hoá di
chuyển từ kho này đến kho khác
trong nội bộ đơn vị, là căn cứ để
thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán
ghi sổ chi tiết hàng hoá, chứng từ
vấn chuyển trên đường
14
Phiếu xuất
kho hàng
gửi bán đại
lý
Bộ phận
kiểm
nhận
hàng
Theo dõi số lượng hàng hoá xuất
kho gửi bán, là chứng từ vận
chuyển trên đường
15 Phiếu thu
Mẫu
số 01 -
TT
Kế toán
tiền
Ghi nhân số tiền thực thu của
nghiệp vụ kinh tế
16
Biên lai thu

tiền
06-TT
Kế toán
tiền
Là căn cứ để lập phiếu thu, là
biên nhận chứng minh cho việc
đã thu tiền hoặc nhận Séc của
người nộp.
17 Bảng thanh
toán hàng
Mẫu
số 01
Bộ phận
bán hàng
Phản ánh tình hình thanh toán đại
lý (ký gửi) giữa công ty và đơn vị
SVTH: Nhóm 8 12
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
đại lý (ký
gửi)
-BH
nhận bán hàng. Là chừng từ để
công ty và đơn vị nhân đại lý, ký
gửi thanh toán 8tiền và ghi sổ kế
toán
18 Giấy báo có
(tùy
mỗi
ngân
hàng)

Ngân
hàng.
Là căn cứ để ghi sổ theo dõi tiền
gửi ngân hàng và phải thu khách
hàng.
19
Sổ phụ
ngân hàng
Ngân
hàng.
Là căn cứ để đối chiếu với tài
khoản tiền gửi ngân hàng của
công ty.
20
Khế ước
vay
(tùy
ngân
hàng)
Ngân
hàng, tổ
chức tín
dụng.
PGĐ
phụ
trách
tài
chính
hoặc
GD.

Làm cơ sở để ghi nhận, theo dõi
các khoản vay, chi phí lãi vay
theo từng hợp đồng tín dụng.
21
Bảng chấm
công
(C01a-
HD)
Trưởng
mỗi bộ
phận tự
lập
- Theo dõi ngày công thực tế làm
việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng
BHXH, của công chức, viên
chức và người lao động làm căn
cứ tính trả lương cho từng công
chức, viên chức, người lao động
trong đơn vị.
22
Bảng chấm
công làm
thêm giờ
(C01b-
HD)
Mỗi bộ
phận
(phòng,
ban, tổ,
nhóm )

có phát
sinh làm
thêm
ngoài giờ
Trưởng
bộ
phận
đơn vị
- Theo dõi ngày công thực tế làm
thêm ngoài giờ để có căn cứ tính
thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán
cho người lao động trong đơn vị
23 Giấy báo
làm thêm
giờ
(C01c-
HD)
Người
báo làm
thêm giờ
lập
Người
có
trách
nhiệm
kiểm
- Là chứng từ xác nhận số giờ
công, đơn giá và số tiền làm thêm
được hưởng của từng công việc
- Là cơ sở để tính trả lương cho

công chức, viên chức và người
SVTH: Nhóm 8 13
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
tra và
ký
duyệt
lao động.
24
Bảng thanh
toán tiền
lương
(C02a-
HD)
Kế toán
tiền
lương
P.Giám
đốc
nhân
sự
hành
chính
- Làm căn cứ để thanh toán tiền
lương, phụ cấp, các khoản thu
nhập tăng thêm ngoài tiền lương
cho công chức, viên chức và
người lao động
- Để kiểm tra việc thanh toán tiền
lương cho công chức, viên chức
và người lao động trong đơn vị.

25
Bảng thanh
toán thu
nhập tăng
thêm
(C02b-
HD)
Kế toán
tiền
lương
P.Giám
đốc
nhân
sự
hành
chính
-Làm căn cứ để thanh toán số thu
nhập tăng thêm từ khoản tiết
kiệm để chi cho công chức, viên
chức và người lao động trong đơn
vị.
26
Bảng thanh
toán học
bổng (sinh
hoạt phí)
(C03-
HD)
-Dùng làm căn cứ để thanh toán
học bổng (sinh hoạt phí) cho học

sinh, học viên thuộc các đối
tượng được hưởng học bổng và
ghi sổ kế toán.
27
Bảng thanh
toán tiền
thưởng
(C04-
HD)
P.Kế toán
lập cho
từng bộ
phận
Giám
đốc?
-Là chứng từ dùng làm căn cứ để
thanh toán tiền thưởng cho công
chức, viên chức, người lao động
trong đơn vị
28 Bảng thanh
toán phụ
cấp
(C05-
HD)
Kế toán
tiền
lương
Giám
đốc
-Nhằm xác định khoản phụ cấp

tháng hoặc quý được hưởng ngoài
lương (Khoản phụ cấp này chưa
được tính trong Bảng thanh toán
tiền lương tháng của đơn vị) của
những cán bộ kiêm nhiệm nhiều
việc cùng 1 lúc được hưởng phụ
cấp theo chế độ, là cơ sở để thanh
toán tiền phụ cấp cho cán bộ, công
chức, viên chức được hưởng (Ví
dụ: Phụ cấp cán bộ tham gia ban
quản lý dự án, phụ cấp Hội đồng
khoa học ).
SVTH: Nhóm 8 14
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
29
Giấy đi
đường
(C06-
HD)
BP.Hành
chính
-Là căn cứ để cán bộ, viên chức
và người lao động làm thủ tục cần
thiết khi đến nơi công tác và
thanh toán công tác phí, tàu xe
sau khi về tới cơ quan.
30
Bảng thanh
toán tiền
làm thêm

giờ
(C07-
HD)
Kế toán
tiền
lương
Thủ
trưởng
đơn vị(
Giám
đốc or
kế toán
trưởng)
-Nhằm xác định khoản tiền làm
thêm giờ mà người lao động được
hưởng sau khi làm việc ngoài giờ
theo yêu cầu công việc
31
Bảng kê
trích nộp
các khoản
theo lương
(C11-
HD)
Kế toán
tiền
lương
Thủ
trương
đơn vị

-Dùng để xác định số tiền bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh
phí công đoàn mà đơn vị và
người lao động phải nộp trong
tháng (hoặc quý) cho cơ quan bảo
hiểm xã hội và công đoàn.
-Chứng từ này là cơ sở để ghi sổ
kế toán về các khoản trích nộp
theo lương, tính vào chi của đơn
vị trừ vào lương của cán bộ, công
chức, viên chức.
32
Bảng kê
các khoản
thanh toán
công tác
phí.
(C12-
HD)
-Dùng để liệt kê các khoản thanh
toán công tác phí cho cán bộ,
công nhân viên trong cơ quan
trong trường hợp phải thanh toán
công tác phí cho nhiều người, cho
nhiều giấy đi đường khác nhau
hoặc nhiều giấy của 1 người cùng
thanh toán 1 lần.
33 Biên bản
giám định
hàng

Bộ phận
kỹ thuật
Trưởng
BP bán
hàng,
PGD
Dùng khi có các nghiệp vụ liên
quan đến trả lại hàng, giảm giá để
xác định số lượng hàng bị lỗi.
Làm căn cứ để lập hóa đơn giảm
SVTH: Nhóm 8 15
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
KD giá hàng bán, hóa đơn trả lại hàng
34
Lệnh điều
động nội bộ
Bộ phận
bán hàng
Trưởng
BP bán
hàng
Dùng để xét duyệt khả năng kinh
doanh, hàng tồn kho. Làm căn cứ
lập phiếu xuất kho kiêm vận
chuyển nội bộ
35
Giấy chiết
khấu
thương mại
Bộ phận

bán hàng
Xác định khoản chiết khấu hàng
bán cho khách hàng khi mua số
lượng lớn
36
Hóa đơn
giảm giá
hàng bán
Bộ phận
bán hàng
Ghi nhận số lượng hàng, mức
giảm giá trị hàng bán, các loại
thuế có liên quan
37
Hoán đơn
trả lại hàng
bán
Bộ phận
bán hàng
Ghi nhận số lượng, giá trị hàng
bán bị trả lại và mức thuế tương
ứng
2.2.2 Thiết kế chứng từ
2.2.2.1 Phiếu yêu cầu mua hàng
 Tên chứng từ: Phiếu yêu cầu mua hàng
 Số chứng từ: PYC xxyyy (PYC _tháng_số thứ tự)
 VD: phiếu yêu cầu mua hàng thứ 1 trong tháng 3: PYC 03001
 Thời gian lập: khi bộ phận có nhu cầu phát sinh những mặt hàng cần mua
và được sự phê chuẩn của người có thẩm quyền.
 Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng cần mua

 Nơi lập: bộ phận có nhu cầu
 Nơi nhận: bộ phận mua hàng
 Mục đích lập chứng từ: xác nhận yêu cầu mua hàng của từng bộ phận có
nhu cầu
Biểu mẫu chứng từ:
SVTH: Nhóm 8 16
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
2.2.2.2 Đơn đặt hàng
 Tên chứng từ: đơn đặt hàng
 Số chứng từ: DDH xxyyy (DDH_tháng(xx)_số thứ tự(yyy))
VD: đơn đặt hàng thứ 1 trong tháng 3: DDH 03001
 Thời gian lập: sau khi nhận được phiếu yêu cầu mua hàng đã đươc xét duyệt
bởi người có thẩm quyền.
 Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng đặt mua
 Nơi lập: bộ phận mua hàng
 Nơi nhận:liên 1 lưu tại bp mua hàng, liên 2 gửi nhà cung cấp, liên 3 gửi bộ
phận kiểm nhận hàng.
 Mục đích lập chứng từ: xác nhận hàng cần mua gửi nhà cung cấp
 Biểu mẫu chứng từ:
SVTH: Nhóm 8 17
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
2.2.2.3 Lệnh bán hàng
 Tên chứng từ: Lệnh bán hàng
 Số chứng từ: LBH xxyyy (LBH_tháng_số thứ tự)
 VD: Lệnh bán hàng thứ 1 trong tháng 3: LBH 03001
 Thời gian lập: sau khi được bộ phận tín dung xét duyệt và chấp nhận
đơn đặt hàng của khách hàng.
 Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng cần bán
 Nơi lập: bộ phận bán hàng
 Nơi nhận: liên 1 giữ lại bộ phận bán hàng, liên 2 bộ phận kiểm nhận

hàng, liên 3 gửi bộ phận kế toán bán hàng.
 Mục đích lập chứng từ: xác nhận, xét duyệt những mặt hàng cần bán
 Biểu mẫu chứng từ:
SVTH: Nhóm 8 18
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
2.2.2.4 Phiếu xác nhận hàng tồn trong kho
 Tên chứng từ : phiếu xác nhận hàng tồn trong kho
 Số chứng từ : PXNTK-XXX
 Mục đích : xác nhận số hàng tồn trong kho theo yêu cầu của BP mua
hàng xem có đáp ứng được ĐĐH của khách hàng hay không
 Chứng từ tham chiếu :
 Nơi lập : BP kho vận
 Nơi nhận : BP bán hàng
 Thời điểm lập : khi có yêu cầu từ BP bán hàng
 Biểu mẫu chứng từ
SVTH: Nhóm 8 19
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
2.2.2.5 Hoá đơn hàng bán bị trả lại
 Tên chứng từ: hoá đơn hàng bán bị trả lại
 Số chứng từ: HDBH/TL xxyyy
 VD: hoá đơn hàng bán bị trả lại thứ hai của tháng 6: HDBH/TL 06002
 Thời điểm lập: bộ phận kiểm định chất lượng ký trên biên bản nhận
hàng bán trả lại
 Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng cần trả lại cho người
bán
 Nơi lập: bộ phận bán hàng
 Nơi nhận: liên 1 lưu tại bộ phận bán hàng, liên 2 chuyển cho khách hàng,
liên 3 chuyển cho bộ phận kế toán bán hàng.
SVTH: Nhóm 8 20
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán

 Mục đích lập chứng từ: làm căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh
doanh số mua, bán, số thuế GTGT đã kê khai
 Biểu mẫu chứng từ:
2.2.2.6 Hoá đơn giảm giá hàng bán
 Tên chứng từ: hoá đơn giảm giá hàng bán
 Số chứng từ: HDHB/GG xxyyy
 VD: hoá đơn giảm giá hàng bán thứ 2 của tháng 7: HDHB/GG 07002
 Thời điểm lập: sau khi bộ phận kiểm định kiểm tra chất lượng hàng
hóa và được phê chuẩn chấp nhận giảm giá cho khách hàng bởi người
có thẩm quyền
 Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng cần giảm giá cho
người mua
 Nơi lập: bộ phận bán hàng
SVTH: Nhóm 8 21
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
 Nơi nhận: liên 1 lưu lại bộ phận bán hàng, liên 2 chuyển đến khách
hàng, liên 3 chuyển kế toán bán hàng
 Mục đích lập chứng từ: làm căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh
doanh số mua, bán, số thuế GTGT đã kê khai
Biểu mẫu chứng từ:
SVTH: Nhóm 8 22
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
2.2.2.7 Phiếu nhập kho
• Tên chứng từ: Phiếu nhập kho
• Số chứng từ: PNK xxyyy
• Ví dụ: phiếu nhập kho 001 thuộc tháng 1: PNK 01001
• Số tham chiếu: Biên bản giao nhận hàng
• Mục đích lập:Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ,
nhập kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp. Làm căn cứ
để tính giá xuất kho hàng hóa.

• Nơi nhận: Bộ phận nhận hàng, Bộ phận kho,Bộ phận mua hàng.
• Nơi lập: Bộ phận nhận hàng
• Biểu mẫu chứng từ:
SVTH: Nhóm 8 23
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán

2.2.2.8 Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại
• Tên chứng từ: phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại
• Số chứng từ: NHTL xxxxx
• VD: Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại thứ hai trong tháng 5: NHTL
05002
• Thời điểm lập: sau khi bộ phận kiểm định chất lượng ký trên biên bản
kiểm nhận và hàng đã được nhập kho.
• Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về những mặt hàng trả lại cần
nhập kho
• Nơi lập: bộ phận kiểm hàng
SVTH: Nhóm 8 24
GVHD: THS Nguyễn Phước Bảo Ấn Báo cáo tổ chức công tác kế toán
• Nơi nhận: liên 1 giữ lại bộ phận kiểm hàng, liên 2 gửi bộ phận kho,
liên 3 gửi kế toán bán hàng
• Mục đích lập chứng từ: làm căn cứ để bộ phận kho điểu chỉnh lại hàng
tồn kho và , kế toán bán hàng điều chỉnh lại doanh số bán hàng
• Biểu mẫu chứng từ:
2.2.2.9 Phiếu xuất kho
• Tên chứng từ: Phiếu xuất kho
• Số chứng từ: PXK xxyyy
Ví dụ: phiếu xuất kho thứ 25 thuộc tháng 12 PXK 12025
• Số tham chiếu: lệnh bán hàng
• Mục đích lập:
Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, xuất kho cho các bộ

phận sử dụng trong doanh nghiệp. Làm căn cứ để tính giá xuất kho.hàng
hóa.
SVTH: Nhóm 8 25