GT_Access potx

g

Access là một hệ quả trị cơ sỏ dữ liệu dựa
Access là một hệ quả trị cơ sỏ dữ liệu dựa
trên mô hình quan hệ.
trên mô hình quan hệ.

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc
của dữ liệu đ ợc l u trữ trên thiết bị trữ
của dữ liệu đ ợc l u trữ trên thiết bị trữ
tin.đáp ứng đ ợc nhu cầu của ng ời dùng với
tin.đáp ứng đ ợc nhu cầu của ng ời dùng với
nhiều mục đích khác nhau.
nhiều mục đích khác nhau.

Access tạo ra các Database ,xử lý thay đổi
Access tạo ra các Database ,xử lý thay đổi
dữ liệu mà không quan tâm đến thuật toán.
dữ liệu mà không quan tâm đến thuật toán.

Access có thể tạo ra các ứng dụng mà không
Access có thể tạo ra các ứng dụng mà không
cần lập trình.
cần lập trình.
I.
I.
Khëi ®éng vµ tho¸t khái Access.
Khëi ®éng vµ tho¸t khái Access.
1. Khëi ®éng: Thùc hiÖn mét trong 3 c¸ch sau:


Start/ Programs/ Microsoft Access.

Start/ Run/t×m ® êng dÉn tíi access .

KÝch ®óp vµo ShortCut access trªn DeskTop.
2. Tho¸t khái Access:

File/ Exit.

Chän biÓu t îng Close trªn thanh tiªu ®Ò.

Gâ tæ hîp phÝm Alt + F4.
3)Mµn h×nh khëi ®éng
3)Mµn h×nh khëi ®éng
Access:
Access:
Blank Access Database:
Blank Access Database:
T¹o míi mét tÖp CSDL.
T¹o míi mét tÖp CSDL.
T¹o tÖp CSDL míi theo
T¹o tÖp CSDL míi theo
MÊu ®· cã s½n.
MÊu ®· cã s½n.
Më tÖp CSDL ®· cã s½n
Më tÖp CSDL ®· cã s½n
trong m¸y.
trong m¸y.
4)T¹o míi CSDL trong Access
4)T¹o míi CSDL trong Access

a.T¹o míi khi khëi ®éng:
a.T¹o míi khi khëi ®éng:
B1 Khëi ®éng Access.
b2 .Blank Access Database.
b3.NhËp tªn Database.
b4.Creat.
b.
b.
T¹o míi khi ®· khëi ®éng Access:
T¹o míi khi ®· khëi ®éng Access:
*C1:File/ New/Database/ok/nhËp tªn
Database/Creat.
*C2:Ctrl + N/ Database/ok/nhËp tªn Database/Creat
Cöa sæ Database xuÊt hiÖn nh sau:
♦
Open:Më table,query
Open:Më table,query
♦
Design:Söa table,querry…
Design:Söa table,querry…
♦
New:t¹o míi table,query
New:t¹o míi table,query
♦
Mét CSDL trong Access gåm c¸c
®èi t îng sau:
Database
Tables Queries Forms Reports Pages Macros Moduls

Table(biểu bảng):l u giữ thông tin.

Table(biểu bảng):l u giữ thông tin.

Queries(bảng truy vấn):cho phép truy vấn và
Queries(bảng truy vấn):cho phép truy vấn và
hiệu chỉnh giữ liệu.
hiệu chỉnh giữ liệu.

Form(mẫu biểu):Dùng cho xem và nhập thông
Form(mẫu biểu):Dùng cho xem và nhập thông
tin.
tin.

Pages(trang):tập tim HTML chophép bạn xem
Pages(trang):tập tim HTML chophép bạn xem
dữ liệu Access bằng trình duyệt Internet explore.
dữ liệu Access bằng trình duyệt Internet explore.

Report(báo biểu):Dùng tóm tắt và in dữ liệu.
Report(báo biểu):Dùng tóm tắt và in dữ liệu.

Macro(lênh ngầm):thực hiện một hoặc một số
Macro(lênh ngầm):thực hiện một hoặc một số
thao tác một cách tự động.
thao tác một cách tự động.

Module:viết ch ơng trình thực hiện một số chức
Module:viết ch ơng trình thực hiện một số chức
năng trong CSDL
năng trong CSDL
5)Tạo bảng trong Access :

5)Tạo bảng trong Access :
5.1)Các khái niệm cơ bản trong bảng(table):
5.1)Các khái niệm cơ bản trong bảng(table):
a. Tên tr ờng (Field): Bảng đ ợc chia thành các cột.
Tên cột đ ợc gọi là tên tr ờng.
b. Bản ghi: Khi nhập dữ liệu tạo nên các hàng. Mỗi
hàng đ ợc gọi là một bản ghi.
c. Tr ờng khoá: Một tr ờng đ ợc gọi là khoá trong
CSDL nếu trên tr ờng đó không có bản ghi nào
trùng nhau.
* Căn cứ vào tr ờng khoá để nhận biết (phân biệt) các
bản Ghi vd:ng ời ta phân biệt các SV thông qua tr
ờng MSV do đó Msv gọi là tr ờng khoá.
5.2)Dữ liệu cơ bản trong Access :
5.2)Dữ liệu cơ bản trong Access :

AutoNumber:
AutoNumber:
đánh số tự động 1, 2, 3
đánh số tự động 1, 2, 3

Text:
Text:
kiểu văn bản(kiểu chữ).
kiểu văn bản(kiểu chữ).

Number:
Number:
kiểu số gồm các kiểu con sau:
kiểu số gồm các kiểu con sau:

Byte:
Byte:
số nguyên ngắn.
số nguyên ngắn.

Integer
Integer
:số nguyên th ờng.
:số nguyên th ờng.

Long Integer:
Long Integer:
nguyên dài.
nguyên dài.

Single:
Single:
số thực đơn.
số thực đơn.

Double:
Double:
số thực kép
số thực kép

Date/ time:
Date/ time:
kiểu ngày tháng.
kiểu ngày tháng.

Currency:
Currency:
kiểu tiền tệ.
kiểu tiền tệ.

Yes/ no:
Yes/ no:
kiểu Logic.
kiểu Logic.

Meno:
Meno:
kiểu ghi nhớ.
kiểu ghi nhớ.

OLE Object:
OLE Object:
kiểu đối t ợng đồ hoạ
kiểu đối t ợng đồ hoạ
5.3)t¹o b¶ng(table)b»ng chÕ ®é
design view.
a)T¹o cÊu tróc b¶ng:
a)T¹o cÊu tróc b¶ng:
b1:Creat table indesign view
b1:Creat table indesign view
B2:New
B2:New
B3:Design view/ok
B3:Design view/ok

B4:®¸nh tªn tr êng vµ chän kiÓu d÷ liÖu
B4:®¸nh tªn tr êng vµ chän kiÓu d÷ liÖu
Tªn tr êng
KiÓu
D÷
LiÖu
Ghi
chó
b)Nhập dữ liệu cho bảng:
b)Nhập dữ liệu cho bảng:
Sau khi tạo xong cấu trúc muốnnhập dữ liệu cho
Sau khi tạo xong cấu trúc muốnnhập dữ liệu cho
bảng ta chọn:
bảng ta chọn:
+menu File/Save/đánh tên bảng.
+menu File/Save/đánh tên bảng.
+ menu view/datasheetview
+ menu view/datasheetview
+Nhập dữ liệu
+Nhập dữ liệu
Chú ý :+khi đặt têncho bảng ta nên đặt tên sao cho
Chú ý :+khi đặt têncho bảng ta nên đặt tên sao cho
ngắn gọn và tên bảng sao cho gợi nhớ .
ngắn gọn và tên bảng sao cho gợi nhớ .
+Tr ớc khi tạo cấu trúc bảng ta phải định dạng dữ liệu
+Tr ớc khi tạo cấu trúc bảng ta phải định dạng dữ liệu
cho các tr ờng.
cho các tr ờng.
ví dụ :
ví dụ :

Khai b¸o b¶ng sau:
Khai b¸o b¶ng sau:


BangDiem: SBD, Hoten, NS, GT, DT, DL, DH,
BangDiem: SBD, Hoten, NS, GT, DT, DL, DH,
TD, KQ.
TD, KQ.
5.4)định dạng và sửa cấu trúc bảng:
a.
a.
Sửa cấu trúc bảng:
Sửa cấu trúc bảng:

Mở bảng cần sửa ở dạng Design View.
* Thay đổi tên tr ờng:
-Đ a trỏ text đến tr ờng cần sửa
-Xoá tên tr ờng cú đánh tên tr ờng mới
* Chèn thêm tr ờng:

Chọn vị chí cần chèn(tr ờng mới sẽ xuất hiện trên dòng nơi
con trỏ đang đứng)

Chọn menu insert/Row

Gõ tên tr ờng cần chèn và chọn kiểu dữ liệu của tr ờng đó
c)Xoá tr ờng:

Đánh dấu tr ờng cần xoá

Chọn menu Edit/Delete row

Chọn yes nếu muốn xoá hoặc No nếu không muốn xoá
2)Định dạng bảng
a)Di chuyển trong bảng:
-pgUp:Lên một trang -Shift tab:tr ờng đứng tr ớc
-Pgdn:Xuống một trang -Home:tr ờng đầu tiên của
-Tab:tr ờng tiếp theo bản ghi nơi con trỏ đang đứng
Ngoài ra có thể sử dung chuột hoặc các phím di chuyển
b)Thay đổi chiều cao hàng:
B1:Chọn cột cần thay đổi
B2:Format/rowHeight
B3:Nhập chiều cao vào ô Row height
B4:ok
C.Định dạng Font, size và mầu chữ.
C.Định dạng Font, size và mầu chữ.

Mở bảng ở chế độ Open.

Format/ Font.
D.Định dạng mầu nền và đ ờng l ới.
D.Định dạng mầu nền và đ ờng l ới.

Mở bảng ở chế độ Open.

Format/ Datasheet.
E.ẩn một tr ờng dữ liệu.

Mở bảng ở chế độ Open.

Bôi đen tr ờng cần ẩn.

Format/ Hide Columns.
F.Hiện một tr ờng dữ liệu bị ẩn.
F.Hiện một tr ờng dữ liệu bị ẩn.

Mở bảng ở chế độ Open.

Format/ UnHide Columns.

Chọn tr ờng cần hiện trở lại
H)Thêm một bản ghi:
H)Thêm một bản ghi:
Ta chỉ thêm đ ợc bản ghi vào cuối tệp
Ta chỉ thêm đ ợc bản ghi vào cuối tệp
Vào menu insert/Newrecord
Vào menu insert/Newrecord
O)Xoá bản ghi:
O)Xoá bản ghi:

Chọn bản ghi cần xoá
Chọn bản ghi cần xoá

Chọn menu Edit /Delete record
Chọn menu Edit /Delete record
Q)Thay thế dữ liệu:
Q)Thay thế dữ liệu:

Chọn ô đầu tiên của cột cần sửa dữ liệu
Chọn ô đầu tiên của cột cần sửa dữ liệu

Vào menu Edit/Replace
Vào menu Edit/Replace

Gõ đoạn văn bản cần tìm vào hộp Find What
Gõ đoạn văn bản cần tìm vào hộp Find What

Nội dung cần thay thế vào Replace Width
Nội dung cần thay thế vào Replace Width

Chọn Replace nếu muốn thay thế tất cả.
Chọn Replace nếu muốn thay thế tất cả.
3)Sắp xếp và lọc dữ liệu :
3)Sắp xếp và lọc dữ liệu :
*)Sắp xếp :
*)Sắp xếp :

Mở bảng cần sắp xếp ở chế độ Open.

Chọn tr ờng cần sắp xếp

Record/ Sort.
Hoặc

Chọn biểu t ợng Sort trên thanh công cụ
*)Lọc dữ liệu.
*)Lọc dữ liệu.

Mở bảng cần lọc ở chế độ Open.
C1: Record/ Filter by Form.
C2: Kích phải chuột và gõ biểu thức lọc vào
mục Filter for.
*)Huỷ lọc.
*)Huỷ lọc.

Chọn biểu t ợng Remove Filter trên hanh
cộng cụ chuẩn.

Record/ Remove Filter/ Sort.
4. Sử dụng tính năng Advanced
Filter/ Sort.

Chức năng của Advanced Filter/ Sort.
Chức năng của Advanced Filter/ Sort.

Dùng để sắp xếp và lọc dữ liệu trên
nhiều tr ờng.

Cách thực hiện:
Cách thực hiện:

Mở bảng cần sắp xếp hoặc lọc ở chế
độ Open.

Chọn Record/ Advanced Filter/ Sort.

Cửa sổ xuất hiện nh sau:
Field: Chọn tr ờng cần lọc hoặc sắp xếp.

Sort: Chọn kiểu sắp xếp.
Criteria: Dòng điều kiện khi lọc.
Or: Điều kiện hoặc.
Chú ý: Điều kiện nằm cùng dòng là AND khác dòng là
điều kiện OR.
Field: Chọn tr ờng cần lọc hoặc sắp xếp.
Sort: Chọn kiểu sắp xếp.
Criteria: Dòng điều kiện khi lọc.
Or: Điều kiện hoặc.
Chú ý: Điều kiện nằm cùng dòng là AND khác dòng là
điều kiện OR.
♦
Thùc hiÖn viÖc s¾p xÕp vµ
Thùc hiÖn viÖc s¾p xÕp vµ
läc b»ng mét trong hai c¸ch
läc b»ng mét trong hai c¸ch
sau:
sau:
–
Record/ Apply Filter/ sort.
–
Chän biÓu t îng Apply Filter.
♦
Huû s¾p xÕp vµ läc chän:
Huû s¾p xÕp vµ läc chän:
–
BiÓu t îng Remove Filter.
–
Record/ Remove Flter/ sort.
♦

Thùc hiÖn viÖc s¾p xÕp vµ
Thùc hiÖn viÖc s¾p xÕp vµ
läc b»ng mét trong hai c¸ch
läc b»ng mét trong hai c¸ch
sau:
sau:
–
Record/ Apply Filter/ sort.
–
Chän biÓu t îng Apply Filter.
♦
Huû s¾p xÕp vµ läc chän:
Huû s¾p xÕp vµ läc chän:
–
BiÓu t îng Remove Filter.
–
Record/ Remove Flter/ sort.
5. Sao chép bảng

Chọn bảng cần sao chép.
Chọn bảng cần sao chép.

Thực hiện một trong hai cách copy sau:
Thực hiện một trong hai cách copy sau:
Chọn bảng cần sao chép/Edit/ Copy.
Chọn bảng cần sao chép/Edit/ Copy.
Hoặc
Hoặc

Đ a chuột đến bảng cần sao chép/ Click phải chuột/ chọn
Đ a chuột đến bảng cần sao chép/ Click phải chuột/ chọn
Copy.
Copy.

Sau đó thực hiện trong hai cách dán sau:
Sau đó thực hiện trong hai cách dán sau:

Edit/ Paste.
Edit/ Paste.
Hoặc
Hoặc

Click phải chuột chọn Paste.
Click phải chuột chọn Paste.

Hộp thoại Paste hiện ra nh sau:
Hộp thoại Paste hiện ra nh sau:
•


Table Name: NhËp tªn b¶ng míi
Table Name: NhËp tªn b¶ng míi
•


Structure Only: ChØ sao chÐp cÊu tróc.
Structure Only: ChØ sao chÐp cÊu tróc.
•

Structure and Data: C¶ b¶ng d÷ liÖu vµ cÊu
Structure and Data: C¶ b¶ng d÷ liÖu vµ cÊu
tróc.
tróc.
•
Append Data Existing Table: GhÐp d÷ liÖu vµo
Append Data Existing Table: GhÐp d÷ liÖu vµo
b¶ng kh¸c.
b¶ng kh¸c.
6. Nhập và xuất bảng
a.
a.
Nhập bảng (Import).
Nhập bảng (Import).
Chức năng:
Nhập một bảng từ CSDL khác nh
Access, FoxPro, excel về CSDL
đang mở.
Cách thực hiện:

File/ Import.

Hoặc

Click phải chuột chọn Import.

Hộp thoại Import sau xuất hiện:

Look in: Tên th mục hoặc ổ đĩa l u bảng cần
nhập về

File Name: Tên tập tin cần nhập về.

File of Type: Kiểu bảng Import.