Đồ án tốt nghiệp - Phân tích thiết kế hệ thống - CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY SẢN pot

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP:
CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY SẢN

Mở ĐầU
Từ năm 1995 Trường Đại học Thủy sản bắt đầu tổ chức đào tạo theo học chế
học phần triệt để (còn gọi là học chế tín chỉ). Phần mềm “Hệ THốNG CHƯƠNG
TRÌNH QUảN LÝ Hệ TÍN CHỉ” do tác giả Thạc sỹ Võ Tấn Quân – ĐKBK Tp.
Hồ Chí Minh được dùng để phục vụ cho việc tổ chức đào tạo và quản lý sinh viên
theo học chế tín chỉ. Phần mềm này được viết hoạt động ở môi trường DOS với
phiên bản FOXPRO LAN 2.6. Chương trình được khai thác trên mạng Novell
NetWare hay Windows NT.
Qua hơn 8 năm hoạt động, chương trình luôn được cập nhập thay đổi nhằm
phù hợp với sự phát triển của nhà trường và sự thay đổi của quy chế quản lý. Đến
nay việc chuyển đổi phần mềm hoạt động ở môi trường Windows là việc làm cấp
thiết.
Dựa trên sườn đã có, lấy lại toàn bộ cấu trúc dữ liệu DBF và do công việc
hằng ngày đòi hỏi tôi mạnh dạn viết phần mềm “CHƯƠNG TRÌNH QUảN LÝ
ĐÀO TạO TRƯờNG ĐạI HọC THủY SảN” hoạt động ở môi trường Windows
98, Windows 2000, WindowsXP với ngôn ngữ Visual FoxPro 7.0 for Windows.
Chương trình này vẫn đang tiếp tục phát triển và hoàn chỉnh từng phần.
Chương trình được thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của Thầy Thạc sỹ Đỗ
Như An, Thạc sỹ Võ Tấn Quân (ĐKBK Tp. Hồ Chí Minh); sự giúp đỡ của Khoa
Công nghệ Thông tin Trường Đại học Thủy sản, Phòng Đào tạo trường Đại học
Thủy sản, đã động viên tạo mọi điều kiện để chương trình hoàn thiện.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về những sự giúp đỡ quý báu đó.
Vì trình độ, kinh nghiệm thực tế và thời gian có hạn nên việc thực hiện

chương trình gặp rất nhiều khó khăn, chương trình chắc chắn còn rất nhiều thiếu
sót, rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của các Thầy, các bạn đồng nghiệp và
những người có quan tâm đến vấn đề này.

Nha Trang, 8/2003



Chương I


MÔ Tả CHUNG CÁC
PHÂN Hệ CủA Hệ THốNG


I/ Các vấn đề chung :
1) Đặc điểm chính của chương trình :
Chương trình có đặc điểm chính như sau :
 Sử dụng trên mạng cục bộ (Mạng ngang hàng, Mạng Netware, Mạng
Windows NT, Mạng Windows 2000…), đảm bảo sự khai thác thông tin
của mọi đối tượng, kể cả sinh viên (nếu cần).
 Tích hợp tất cả các dữ liệu quản lý đào tạo chung trong một cơ sở dữ liệu,
bảo đảm tính nhất quán, không trùng lặp dữ liệu.
 Sử dụng để quản lý chung tất cả các hệ đào tạo (đào tạo tín chỉ, đào tạo
niên chế, đào tạo tại chức, đào tạo từ xa ) của nhà trường trong một cơ
sở dữ liệu duy nhất với cùng một giao diện khai thác.
 Phân quyền rõ ràng cho các cá nhân sử dụng, có ghi lại nhật ký cập nhật
dữ liệu (thời gian, cá nhân nhập liệu) một số số liệu quan trọng, nâng cao
tính an toàn cho dữ liệu nhập, nâng cao trách nhiệm của các cá nhân tham
gia nhập liệu cho hệ thống.

 Có phân quyền quản trị chung, quản trị phân hệ cho các cá nhân có trách
nhiệm quản lý.
 Có khóa sổ nhập liệu ở những thời điểm thích hợp để bảo đảm tính đúng
đắn cao cho dữ liệu.
 Có hệ thống lưu trữ và phục hồi dữ liệu, phòng hờ các tai nạn về dữ liệu
do sự cố điện, virus máy tính v.v
Phần mềm “Chương trình quản lý đào tạo Trường Đại học Thủy sản” có
12 phân hệ : Quản Lý Sinh Viên, Quản Lý CBCNV, Quản Lý Điểm, Học Bổng &
Miễn Giảm Học Phí, Xếp Thời Khóa Biểu, Quản Lý Phòng Học, Quản Lý Học
Phí Tài Vụ, Quản Lý Chương Trình Đào Tạo, Quản Lý Khối Lượng Giảng Dạy,
Đăng Ký Môn Học, Tuyển Sinh, Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo.
Do thời gian có hạn nên chỉ tập trung viết hoàn thiện 6 phân hệ : Quản Lý
Sinh Viên, Quản Lý Điểm, Học Bổng & Miễn Giảm Học Phí, Quản Lý Học Phí
Tài Vụ, Đăng Ký Môn Học.
Các phân hệ còn lại chỉ thực hiện các thao tác lệnh cần thiết có liên quan với
các phân hệ khác và sẽ lần lượt được hoàn thiện trong thời gian tới.

2) Môi trường hoạt động :
Chương trình hoạt động ở môi trường Windows 98, Windows 2000,
WindowsXP với ngôn ngữ Visual FoxPro 7.0 for Windows.
3) Font tiếng Việt trên màn hình :
Chương trình dùng trên nền Windows, font TCVN3 - ABC, font của môi
trường Windows.
4) Font tiếng Việt trên máy in :
Font TCVN3 - ABC, driver của môi trường Windows, vì vậy in được trên tất
cả các loại máy in.
5) Máy tính đơn và mạng máy tính :
Chương trình có thể vận hành trên máy đơn hoặc trên môi trường mạng.
Có thể dùng mạng nội bộ Windows 2000, Windows NT hoặc mạng ngang
hàng.

Cần phải phân quyền cho các user và khai thác chương trình trên mạng nội bộ
(LAN).
II/ Các phân hệ của hệ thống :
Có tổng cộng 12 phân hệ trong hệ thống (Hình 1) :
STT

Phân H
ệ

Vi
ết Tắt

Mã Phân H
ệ

1


Qu
ản Lý Sinh Viên

S

QL
S
V

2

Qu
ản Lý CBCNV

N

QL
N
S

3


Qu
ản Lý
Đi
ểm

D

D
IEM

4


H
ọc Bổng và Miễn Giảm Học
B

H

B
HP

5


X
ếp Thời Khóa Biểu

X

X
TKB

6


Qu
ản Lý Phòng Học

P

QL
P
H

7


Qu

ản Lý Học Phí Tài Vụ

V

Q
LT
V

8


Qu
ản Lý Ch
ư
ơng Tr
ình
Đào
C

C
TDT

9


Qu
ản Lý Khối L
ư
ợng Giảng
K

K
LGD

10


Đăng Ký Môn H
ọc

M

DK
M
H

11


Tuy
ển Sinh

T

T
SDH

12

Thông Tin Ph
ục Vụ Lãnh
Đ
ạo

L

PV
L
D


Ngoài ra còn có phân hệ Hệ Thống Quản Lý (HTQL), chữ viết tắt là H, phân
hệ này không có dữ liệu của người sử dụng, chỉ chứa các thông tin chung của toàn
hệ thống.
Phân hệ Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo cũng không có dữ liệu riêng của người
sử dụng, phân hệ này tham khảo dữ liệu từ tất cả các phân hệ khác.

Hình 1 : Các phân hệ trong hệ thống.
1) Nhiệm vụ chung của từng phân hệ :
Như tên gọi của các phân hệ, các nhiệm vụ chính của các phân hệ có thể tóm
tắt như sau :
1.1. Quản Lý Sinh Viên (QLSV) :
 Quản lý danh sách sinh viên & lý lịch sinh viên. Cập nhật danh sách sinh viên
& lý lịch trích ngang theo thời gian thực.
 Thống kê, tổng hợp danh sách sinh viên.
Quản lý Sinh viên
Quản lý Nhân sự
Đăng ký Môn học Quản lý Phòng học
Quản lý Điểm Quản lý Tài vụ

Xếp Thời khóa biểu
Chương trình Đào tạo

KLượng Giảng dạy TTin phục vụ LĐạo Học bổng & Miễn giảm HPhí

Tuyển sinh
 Tìm kiếm, khai thác dữ liệu sinh viên.
 In các biểu mẫu về quản lý sinh viên.
 Cung cấp dữ liệu cho các phân hệ : quản lý điểm, đăng ký môn học, học bổng
học phí.
 Có các tiện ích kiểm tra số liệu nhập.
 Quản lý sinh viên nhiều hệ đào tạo khác nhau trong cùng một cớ sở dữ liệu.
 Quan tâm đến đặc thù của học sinh tạm dừng.
 Lưu trữ tất cá các biến động về danh sách sinh viên, tiện cho việc thống kê sĩ
số, thống kê tình trạng biến động sĩ số…
 Quản lý vấn đề khen thưởng, kỷ luật sinh viên.
 In các biểu mẫu phù hợp với yêu cầu báo cáo cho Bộ Giáo Dục.
 Khóa sổ nhập liệu biến động sinh viên (theo học kỳ) ở những thời điểm thích
hợp để giữ mức tin cậy số liệu thông tin quản lý sinh viện ở mức cao.
1.2. Quản Lý CBCNV (QLNS) :
 Cập nhật danh sách cán bộ & lý lịch trích ngang theo thời gian thực.
 Thống kê, tổng hợp danh sách cán bộ.
 Tìm kiếm, khai thác dữ liệu cán bộ.
 In các biểu mẫu về quản lý cán bộ.
 Cung cấp dữ liệu cho các phân hệ : xếp thời khóa biểu, khối lượng giảng dạy.
Phân hệ QLCBCNV này chú trọng để phục vụ quản lý đào tạo, không đặt
trọng tâm như một phân hệ quản lý nhân sự.
1.3. Quản Lý Điểm (DIEM) :
 Cập nhật, sửa đổi, quản lý điểm bài tập, kiểm tra, điểm thi, điểm tổng hợp cho
từng sinh viên có đăng ký môn học từng học kỳ.

 Cập nhật, sửa đổi, quản lý điểm phúc tra, điểm bảo lưu.
 Thực hiện qui trình phúc tra điểm thi: Danh sách, nhập điểm, hồi điểm phúc
tra…
 Thực hiện qui trình tạo phách để chấm điểm: Danh sách, tạo phách, in đối
chiếu phách – số báo danh, nhập điểm theo phách, hồi điểm…
 Tổng kết , thống kê kết quả điểm thi cho toàn trường, theo ngành, theo môn
học.
 Xét các tiêu chuẩn học lực dựa vào điểm (để khen thưởng, cấp học bổng buộc
thôi học ).
 Trích lọc danh sách theo điều kiện điểm tùy ý (với biểu thức ràng buộc tùy
chọn).
 Quản lý nhiều qui chế điểm khác nhau trong cùng một hệ thống. (Cách thức
cộng điểm, cách thức tính đạt, xét nợ học phần. v.v ).
 Xét phân loại sinh viên (điểm thi & điểm tốt nghiệp) theo các qui định phân
loại khác nhau của từng loại qui chế.
 Tính tự động các loại điểm trung bình khác nhau tùy theo hệ đào tạo: Điểm
trung bình năm học, điểm trung bình giai đoạn, điểm trung bình học bồng,
điểm trung bình lần 1, điểm trung bình cao…
 Xét nợ học phần, xét tạm dừng, buộc thôi học cho từng học kỳ, từng năm học,
từng giai đoạn đúng với qui chế hiện hành.
 Xét đạt / không đạt các tiêu chuẩn hoàn thành các giai đoạn của các hệ/ngành
khác nhau. (Tiêu chuẩn do người quản trị thiết lập động theo qui chế từng thời
điểm xét).
 In các biểu mẫu quản lý điểm. (Đặc biệt các bảng điểm ra trường, các bảng
điểm lưu tại phòng Đào tạo có thể in dạng nhiều cột).
 Thiết lập lịch thi lại cho sinh viên các môn học không đạt (danh sách, phòng
thi, nhập điểm…).
 Thiết lập lịch thi giữa học kỳ cho sinh viên các môn học của học kỳ (danh
sách, phòng thi, nhập điểm ).
 Thiết lập lịch thi cuối học kỳ cho sinh viên các môn học của học kỳ (danh

sách, phòng thi, nhập điểm).
 Cho phép tổ chức thi học kỳ, thi giữa học kỳ nhiều đợt thời gian khác nhau
trong một học kỳ.
 Khóa sổ nhập liệu điểm ở những thời điểm thích hợp để giữ mức tin cậy số
liệu điểm ở mức cao.
 So sánh sự khác biệt về điểm của tất cả sinh viên (theo học kỳ) ở thời điểm bất
kỳ với dữ liệu đã lưu trước đó để giữ mức tin cậy số liệu điểm ở mức cao.
 Có các tiện ích kiểm tra số liệu nhập.
 Tìm kiếm, khai thác số liệu về điểm thi.
 Cung cấp số liệu cho phân hệ học bổng, học phí.
1.4. Học Bổng và Miễn Giảm Học Phí (HBHP) :
 Phân phối, cập nhật, quản lý học bổng khuyến khích, học bổng chính sách, học
bổng trợ cấp xã hội, học bổng ưu đãi.
 Tính toán học bổng khuyến khích theo các mô hình học bổng khác nhau.
 Nhập và quản lý danh sách miễn giảm học phí cho cả 2 đối tượng: Sinh viên
thường và sinh viên diện chính sách.
 Theo dõi việc nhận các loại học bổng theo từng tháng.
 Kết hợp với khen thưởng và kỷ luật của sinh viên trong phân hệ quản lý sinh
viên, kết hợp với phân hệ điểm để lọc ra danh sách học bổng khuyến khích.
 In các biểu mẫu về quản lý học bổng.
 In các biểu mẫu về quản lý miễn giảm học phí.
 Thống kê, tổng hợp số liệu học bổng.
 Thống kê, tổng hợp số liệu miễn giảm học phí.
 Tìm kiếm, khai thác số liệu học bổng.
1.5. Xếp Thời Khóa Biểu (XTKB) :
 Xếp thời khóa biểu từng học kỳ của các môn học mở trong học kỳ (cho phép
TKB khác nhau hàng tuần).
 Quản lý biểu đồ giảng dạy và học tập của các lớp xếp thời khóa biểu.
 Quản lý biểu đồ giảng dạy và học tập của các nhóm môn học.
 Quản lý thời khóa biểu hàng tuần của các nhóm môn học, các lớp, các phòng

học, các CBGD.
 Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê.
1.6. Quản Lý Phòng Học (QLPH) :
 Quản lý việc sử dụng phòng đột xuất không nằm trong phân hệ xếp thời khóa
biểu.
 Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê.
 Lịch sử dụng phòng hàng ngày.
 Phân bố sử dụng phòng hàng tuần.
 Lịch sử dụng một phòng học.
 Danh sách kiểm tra thực hiện giảng dạy.
1.7. Quản Lý Học Phí Tài Vụ (QLTV) :
 Quản lý việc đóng học phí của từng sinh viên (Phòng Tài Vụ).
 Kết hợp với phân hệ học bổng và miễn giảm học phí, theo dõi việc miễn giảm
học phí của sinh viên.
 In các hóa đơn học phí cho sinh viên.
 In theo dõi học phí của từng sinh viên cho toàn khóa học.
 Theo dõi các khoản thu chi khác liên quan đến học phí: Hoàn học phí, hủy hóa
đơn, xóa nợ học phí.
 In các biểu tổng hợp về đóng học phí, danh sách SV chưa đóng học phí.
 Thống kê, tổng hợp số liệu học phí.
 Tìm kiếm, khai thác số liệu học phí.
 Khóa sổ nhập liệu học phí (theo học kỳ) ở những thời điểm thích hợp để giữ
mức tin cậy số liệu quản lý ở mức cao.
1.8. Quản Lý Chương Trình Đào Tạo (CTDT) :
 Cập nhật, sửa đổi, quản lý chương trình đào tạo chung, chương trình đào tạo
từng học kỳ của các ngành học.
 Lưu trữ chương trình đào tạo chung từng hệ/ngành, chương trình quản lý đào
tạo dự kiến từng khối lớp khác nhau, chương trình đào tạo thực sự vận hành
của các khối lớp. So sánh tiến độ thực hiện …
 Quản lý chương trình đào tạo ở 3 mức: (1) chương trình đào tạo chung từng

hệ/ngành, (2) chương trình quản lý đào tạo dự kiến từng khối lớp khác nhau,
(3) chương trình đào tạo thực sự vận hành của các khối lớp.
 Cập nhật và theo dõi lịch học vụ (từng tuần) cho các khối lớp.
 In các biểu mẫu quản lý chương trình đào tạo.
 Quản lý các thuộc tính của các môn học (tín chỉ, môn học tiên quyết, song
hành, mức học phí ).
 Tìm kiếm, khai thác số liệu của chương trình đào tạo.
 Có các tiện ích kiểm tra số liệu nhập.
 Cung cấp thông tin về CTDT, về lịch học vụ hàng tuần cho các phân hệ điểm,
xếp thời khóa biểu, đăng ký môn học, khối lượng giảng dạy.
 Quản lý các tiêu chuẩn xét tốt nghiệp, tiêu chuẩn xét hoàn thành giai đoạn,
tiêu chuẩn xét chứng chỉ quốc gia.
 Quản lý biểu đồ giảng dạy và học tập của các khối lớp.
 Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê.
1.9. Quản Lý Khối Lượng Giảng Dạy (KLGD) :
 Quản lý khối lượng giảng dạy của từng CBGD, Bộ Môn, Khoa.
 Tính toán thù lao giảng dạy cho từng CBGD, Bộ Môn, Khoa.
 Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê.
1.10. Đăng Ký Môn Học (DKMH) :
 Quản lý đồng thời việc đăng ký theo nguyện vọng của hệ tín chỉ và đăng ký tự
động cho sinh viên hệ niên chế.
 Nhập, quản lý số liệu đăng ký môn học của từng sinh viên cho hệ tín chỉ.
 Nhập và xét đăng ký môn học cho từng sinh viên (theo nguyện vọng của sinh
viên), bảo đảm cho mỗi sinh viên có một thời khóa biểu học riêng và không
trùng. Cố gắng tối ưu việc sử dụng phòng học và sĩ số thích hợp cho mỗi
nhóm môn học.
 Xét vét đăng ký sinh viên tăng cao khả năng xét được đăng ký cho SV trong
hoàn cảnh thiếu tài nguyên.
 Nhập và xét đăng ký theo từng môn học.
 Tự động tính toán học phí cho sinh viên.

 Tổ chức nhiều đợt đăng ký khác nhau cho các lớp (nếu cần thiết).
 Nhập, quản lý số liệu đăng ký môn học các môn học lại, học vượt của từng
sinh viên cho hệ niên chế.
 Đăng ký môn học tự động của từng sinh viên cho hệ niên chế.
 Trích lọc số liệu trước đăng ký/sau đăng ký.
 Thống kê, tổng hợp số lượng đăng ký.
 In các biểu mẫu đăng ký môn học.
 Tìm kiếm, khai thác dữ liệu đăng ký.
 Cung cấp số liệu cho phân hệ quản lý điểm & phân hệ học bổng, học phí.
 Xếp lịch thi học kỳ.
 Quản lý TKB học & lịch thi của từng sinh viên.
1.11. Tuyển Sinh (TSDH) :
 Quản lý danh sách thí sinh nộp đơn, thí sinh dự thi.
 Đánh số báo danh, tạo phách, nhập điểm, hồi phách.
 Thống kê để xét điểm chuẩn & Xét tuyển.
 Quản lý chấm phúc tra.
 Quản lý danh sách trúng tuyển.
 Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê.
1.12. Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo (PVLD) :
Tìm kiếm, trích lọc, in các biểu liệt kê, thống kê các thông tin từ các phân hệ
theo quyền hạn của từng cá nhân (CBGD, sinh viên, nhân viên phòng ban ).
Chẳng hạn sinh viên có thể biết đuợc các thông tin: điểm, đăng ký môn học, học
bổng, học phí, thời khóa biểu của chính mình, CBGD có thể biết được thông tin:
khối lượng giảng dạy, thời khóa biểu của chính mình
2) Ý nghĩa của các chữ viết tắt từng phân hệ :
Mỗi phân hệ đều có một tên tắt và một ký tự viết tắt (Ví dụ Phân hệ quản lý
sinh viên có tên tắt là QLSV có ký tự viết tắt là S ). Ý nghĩa của chúng như sau :
Tên tắt để đặt tên cho thư mục tương ứng của các phân hệ và sử dụng trong
khi lập trình.
Ký tự viết tắt dùng làm chữ bắt đầu của các file chương trình và file dữ liệu

của các phân hệ. (Ví dụ các file chương trình & file dữ liệu của phân hệ quản lý
sinh viên đều bắt đầu bằng chữ S).
3) Tổ chức thư mục của hệ thống :
3.1. Tổ chức chung của cây thư mục :
DBF Chứa dữ liệu.
VFW Chứa chương trình.
BMP Chứa các file hình ảnh của QLSV và QLNS.
3.2. Tổ chức nhánh thư mục DBF :
DBF CHNG

Dữ liệu chung của đơn vị





USER

Dữ liệu riêng của Users





FMEM

Dữ liệu của các quản trị viên phân hệ

QLSV

991 Dữ liệu phân hệ QLSV




992 từng học kỳ




001





DIEM

991 Dữ liệu phân hệ DIEM




992 từng học kỳ

001




v.v
3.3. Tổ chức nhánh thư mục VFW :
VFW CLASS Các class của hệ thống

FORM Các form của hệ thống

REPORT Các report của hệ thống

HINH Các hình ảnh của hệ thống

HTQL Các hàm, thủ tục chung hoặc thông dụng

QLSV Các hàm và thủ tục của phân hệ QLSV

DIEM Các hàm và thủ tục của phân hệ DIEM
v.v.
Các lưu ý về nhánh thư mục VFW
 Các thư mục con của nhánh thư mục VFW chứa chương trình nguồn.
 Thư mục này được phân quyền read-only cho tất cả các user, ngoại trừ quản
trị viên & người phát triển hệ thống (được phân công nhiệm vụ sửa chương
trình nguồn, khi cần thiết).
III/ Vận hành hệ thống - Môi trường làm việc của người sử dụng :
1) File config.sys :

Chèn thêm dòng sau đây (hoặc tăng thêm số file mở nếu đã có)
files=200
Nếu sử dụng Windows 2000 hoặc Windows XP : Chèn files=200 vào file
config.NT trong Windows\System32\
2) Thư mục làm việc của người sử dụng :
Mỗi user cần tạo một thư mục làm việc trên máy đơn hoặc trên server.
ở một thời điểm, mỗi thư mục làm việc chỉ được sử dụng bởi nhiều nhất 1
user.
Thư mục làm việc nên có tên chính là username.
Thư mục làm việc chỉ chứa các file trung gian khi làm việc, không chứa các
file kết quả hoặc các file dữ liệu riêng của người dùng.
3) SHORTCUT chạy chương trình :
Từ Desktop của Windows tạo SHORTCUT có properties như sau : (Hình 2)

Target : "C:\Program
Files\Microsoft Visual FoxPro
7\vfp7.exe" -c
d:\DHTS\vfw\htql\config.fpw -t
d:\DHTS\vfw\htql\hmenu.fxp
Start in : d:\anh\
Thư mục làm việc của người sử
dụng.

4) Đăng nhập hệ thống :
Mỗi user đều có một mật khẩu riêng để thâm nhập chương trình.
Có hai mức mật khẩu, hai mật khẩu này không nhất thiết phải giống nhau :
- Mật khẩu mạng cục bộ (LAN)
- Mật khẩu chương trình (Hình 3).
Khi đăng nhập vào hệ thống, user phải trả lời đúng mật khẩu mới được khai
thác.

Để bảo đảm mật khẩu không bị lộ, người sử dụng nên thay đổi mật khẩu một
cách định kỳ.

Hình 3 : Username và mật khẩu khi vào hệ thống.
5) Cửa sổ browse :
Hầu hết các bảng trong chương trình được trình bày bằng dạng browse. Một số
cửa sổ cho phép sửa dữ liệu trực tiếp trên màn hình browse, một số khác chỉ cho
phép đọc dữ liệu.

Hình 4 : Cửa sổ browse khi xem tự điển sinh viên.
6) Chỉnh định tham số người sử dụng :
Mỗi user có một số tham số chỉnh định riêng cho các phiên làm việc của mình.
Ví dụ : Các thói quen, giá trị mặc nhiên của năm học, học kỳ hiện thời …
Các thông tin này lưu trong 2 file: hthtin.mem và z_info.mem. Hai file này
lưu trong thư mục làm việc của từng người sử dụng.
Trong lần chạy chương trình đầu tiên, 2 file này sẽ được tự động sinh ra.
Nếu xóa 2 tập tin này, các giá trị chỉnh định sẽ được gán lại từ đầu.
7) Khắc phục lỗi xảy ra khi vận hành chương trình :
Sau đây là một số báo lỗi và một số thông báo có thể gặp phải khi vận hành hệ
thống kèm theo các cách khắc phục hoặc giải quyết :
 Chưa Cấp Phát Quyền Sử Dụng :
Xảy ra khi người sử dụng chưa được cấp phát quyền khai thác.
Liên hệ với quản trị viên để được cấp phát quyền.
 File Đang Bị Mở Bởi Người Khác :
Khi hệ thống có nhu cầu mở một file riêng theo chế độ EXCL=ON, (chẳng
hạn cần Reindex) nhưng trên mạng đang có người sử dụng file này; nếu cần tiếp
tục, yêu cầu các người sử dụng khác (đang mở file này) tạm ngưng chương trình và
chạy lại chức năng đang chạy, hoặc đợi một dịp khác thuận tiện (không có người
đang sử dụng file này) sẽ chạy lại.

Đôi khi lỗi này có thể xảy ra khi đăng nhập (LOGIN) ở 2 trạm làm việc
(workstations) khác nhau từ 1 thư mục làm việc giống nhau trên mạng. Trong
trường hợp này một workstation phải thoát ra và đăng nhập lại từ một thư mục làm
việc khác.
 Data is not order/Record is out of range :
Lỗi này có thể do file bị mất index vì một lý do nào đó.
Chức năng này thực hiện khi phát hiện hệ thống chạy không đúng đắn, dẫn
đến các kết quả sai lệch hoặc báo lỗi “Record is out of range”.
Các file DBF trong hệ thống được thực hiện index bằng loại file compound
index CDX.
File index cdx giúp chương trình xử lý, tình toán, tìm kiếm nhanh hơn rất
nhiều lần. Tuy nhiên nếu file cdx bị hư, việc xử lý sẽ có nhiều khả năng rối loạn và
sai.
Việc mất index (do hư file cdx) thông thường chỉ xảy ra do sự cố mất điện đột
xuất trong lúc đang ghi file, do thay đổi cấu trúc file ngoài chương trình, do chép
một file từ đĩa lưu trữ vào đĩa làm việc mà không kèm theo file index CDX, v.v
Công việc Reindex là vô hại cho hệ thống nhưng chỉ thực hiện được nếu trên
mạng không có ai đang sử dụng chương trình. Khi cần reindex (hoặc cần bảo trì
chương trình), quản trị viên hãy yêu cầu tất cả người sử dụng ngưng sử dụng
chương trình.
Trong trường hợp này quản trị viên cần chạy chức năng REINDEX để index
lại các file DBF.
Nói chung khi mất index, hệ thống có thể sẽ còn một số báo lỗi khác nữa
không thể tiên liệu hết trong mọi tình huống (Ví dụ Variables not found, v.v ).
Chức năng Reindex là một chức năng vô hại, khi cần thiết có thể dùng nó như một
cách để thử khắc phục một số lỗi thông thường hoặc lỗi chưa tìm ra nguyên nhân.
 Too Many Files Open :
Lổi này do file config gán giá trị file quá nhỏ hơn nhu cầu của hệ thống.
Thêm dòng lệnh files=200 trong config.sys (hoặc tăng số file thành 200 nếu đã
có). Nếu sử dụng Windows 2000 hoặc Windows XP : Chèn files=200 vào file

config.NT trong Windows\System32\
 Too many memory variables :
Lỗi này được gây ra bởi foxpro không tham chiếu đến dòng lệnh:
mvcount=1200 trong file config.fpw (lưu trong \VFW\HTQL)
Để foxpro có thể tham chiếu đến file config.fpw này, cần phải chạy lệnh sau
đây ở cửa sổ lệnh : set foxprocfg=d:\DHTS\vfw\htql\config.fpw
(Giả sử d:\DHTS là thư mục của hệ thống)
 Source not available/Source is out of date :
Lỗi này xảy ra khi chương trình nguồn PRG đã lưu trữ nơi khác và chương
trình dịch (.FXP) chạy có lỗi (Sẽ báo 1 lỗi tương ứng kèm theo).
Ghi nhận tình trạng lúc xảy ra báo lỗi và báo với quản trị viên để tìm cách
khắc phục.



Chương II


BẢO MẬT CỦA HỆ THỐNG

I/ Phân quyền trong quản trị hệ thống :
1) Quản trị viên :
Ngoài vai trò người quản trị mạng (supervisor) của mang nội bộ LAN, cần có
một người giữ vai trò quản trị viên. Quản trị viên có nhiệm vụ theo dõi vận hành
của chương trình ở mức vĩ mô và làm đầu mối để quan hệ với nhóm lập trình trong
việc phát triển hệ thống. Các công việc của quản trị viên bao gồm :
 Phân công, phân quyền hệ thống.
 Chỉnh định các thông số chung của hê thống.
 Bảo trì và kiểm soát toàn bộ hoạt động.
 Đề ra các phương hướng cải tiến, phát triển hệ thống.

Trong một cơ quan có qui mô nhỏ: Quản trị mạng và quản trị viên có thể là 1
người.
Quản trị viên có toàn quyền trên tất cả các phân hệ.
2) Các quản trị viên phân hệ :
Ngoài vai trò quản trị viên (chung), cần có các nhân viên giữ vai trò quản trị
viên phân hệ. Quản trị viên phân hệ có nhiệm vụ :
 Quản lý các tự điển (danh mục) do phân hệ quản lý.
 Chỉnh định các thông số chung của hê thống.
 Bảo trì và kiểm soát toàn bộ hoạt động.
 Đề ra các phương hướng cải tiến, phát triển phân hệ.