Excel Phần 1:Sử dụng phần mềm bảng tính điện tử- Một số khái niệm và thao tác cơ bản với MS Excel pptx

Sử dụng phần mềm bảng tính điện tử
Sử dụng phần mềm bảng tính điện tử
Một số khái niệm và thao tác cơ bản với MS Excel
Một số khái niệm và thao tác cơ bản với MS Excel
06/28/14
2
GV: Huỳnh Phước Hải
Khái niệm & thao tác cơ bản trong MS Excel
Khái niệm & thao tác cơ bản trong MS Excel
1.
1.
Khởi động Excel.
Khởi động Excel.
2.
2.
Màn hình làm việc.
Màn hình làm việc.
3.
3.
Thoát khỏi Excel.
Thoát khỏi Excel.
4.
4.
Khởi tạo một bảng tính.
Khởi tạo một bảng tính.
5.
5.
Địa chỉ, miền và công thức.
Địa chỉ, miền và công thức.
6.
6.

Các thao tác soạn thảo.
Các thao tác soạn thảo.
7.
7.
Các thao tác với tập tin.
Các thao tác với tập tin.
8.
8.
Một số hàm đơn giản.
Một số hàm đơn giản.
06/28/14
3
GV: Huỳnh Phước Hải
1. Khởi động Excel
1. Khởi động Excel
1.
1.
Start
Start


Programs
Programs


Microsoft
Microsoft
Excel.
Excel.
2.

2.
Desktop
Desktop


Microsoft Excel.
Microsoft Excel.
3.
3.
Office Bar
Office Bar


Microsoft Excel.
Microsoft Excel.
06/28/14
4
GV: Huỳnh Phước Hải
2. Màn hình làm việc
2. Màn hình làm việc
06/28/14
5
GV: Huỳnh Phước Hải
Các thành phần của màn hình làm việc
Các thành phần của màn hình làm việc
•
Thanh tiêu đề (Title Bar).
Thanh tiêu đề (Title Bar).
•
Thanh menu (Menu Bar).

Thanh menu (Menu Bar).
•
Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar).
Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar).
•
Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar).
Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar).
•
Thanh biên tập công thức (Formula Bar).
Thanh biên tập công thức (Formula Bar).
•
Bảng tính (Sheet).
Bảng tính (Sheet).
–
256 cột (A Z, AA,AB…IV).
256 cột (A Z, AA,AB…IV).
–
65536 dòng.
65536 dòng.
–
Một tập tin (workbook) gồm nhiều bảng tính (sheet).
Một tập tin (workbook) gồm nhiều bảng tính (sheet).
•
Các thanh cuộn (scroll bars).
Các thanh cuộn (scroll bars).
•
Thanh trạng thái (status bar).
Thanh trạng thái (status bar).
•
Dòng tên cột (column heading).

Dòng tên cột (column heading).
•
Cột tên hàng (row heading).
Cột tên hàng (row heading).
•
…
…
06/28/14
6
GV: Huỳnh Phước Hải
3. Thoát khỏi Excel
3. Thoát khỏi Excel
•
Sử dụng Menu File
Sử dụng Menu File
–
File
File


Exit
Exit
•
Kích chuột vào biểu tượng đóng
Kích chuột vào biểu tượng đóng
ứng dụng ở góc trên bên phải màn
ứng dụng ở góc trên bên phải màn
hình
hình
06/28/14

7
GV: Huỳnh Phước Hải
4. Tạo bảng tính và một số thao tác
4. Tạo bảng tính và một số thao tác
•
Để tạo một tập tin (workbook) mới:
Để tạo một tập tin (workbook) mới:
–
File
File


New.
New.
–
Chọn New workbook.
Chọn New workbook.
•
Workbook có thể có nhiều trang tính (sheet). Để tạo một sheet
Workbook có thể có nhiều trang tính (sheet). Để tạo một sheet
mới:
mới:
–
Kích chuột phải vào tên một sheet nào đó (vd: Sheet1), chọn
Kích chuột phải vào tên một sheet nào đó (vd: Sheet1), chọn
Insert, sau đó chọn Worksheet.
Insert, sau đó chọn Worksheet.
•
Đặt tên cho trang tính:
Đặt tên cho trang tính:

–
Kích chuột phải vào tên trang, chọn Rename
Kích chuột phải vào tên trang, chọn Rename
–
Gõ tên rồi gõ Enter.
Gõ tên rồi gõ Enter.
•
Bố trí trật tự các sheets: Dùng chuột bấm và rê tên sheet tới vị
Bố trí trật tự các sheets: Dùng chuột bấm và rê tên sheet tới vị
trí mong muốn.
trí mong muốn.
06/28/14
8
GV: Huỳnh Phước Hải
4.1. Dịch chuyển con trỏ
4.1. Dịch chuyển con trỏ
•
Con trỏ ô (Cell pointer) là hình chữ nhật trùm quanh
Con trỏ ô (Cell pointer) là hình chữ nhật trùm quanh
đường viền ô.
đường viền ô.
•
Di chuyển: Sử dụng các phím mũi tên, Page Up, Page
Di chuyển: Sử dụng các phím mũi tên, Page Up, Page
Down, Home.
Down, Home.
•
Nhấn Ctrl + mũi tên để di chuyển đến ô cuối cùng
Nhấn Ctrl + mũi tên để di chuyển đến ô cuối cùng
(đầu tiên) của bảng tính theo chiều mũi tên.

(đầu tiên) của bảng tính theo chiều mũi tên.
•
Gõ F5 rồi gõ địa chỉ ô (xem phần sau)
Gõ F5 rồi gõ địa chỉ ô (xem phần sau)
•
Kích chuột vào ô nào đó
Kích chuột vào ô nào đó
06/28/14
9
GV: Huỳnh Phước Hải
4.2. Chọn miền, cột, dòng, bảng…
4.2. Chọn miền, cột, dòng, bảng…
•
Chọn miền (range)
Chọn miền (range)
–
Bấm và rê chuột từ ô trên cùng bên trái tới ô dưới cùng bên phải
Bấm và rê chuột từ ô trên cùng bên trái tới ô dưới cùng bên phải
của vùng (hoặc theo các chiều khác).
của vùng (hoặc theo các chiều khác).
•
Chọn cả dòng/cột
Chọn cả dòng/cột
–
Kích chuột trái tại tên dòng (cột) để lựa chọn cả dòng (cột).
Kích chuột trái tại tên dòng (cột) để lựa chọn cả dòng (cột).
•
Nhấn thêm phím Ctrl khi chọn để chọn các miền rời nhau.
Nhấn thêm phím Ctrl khi chọn để chọn các miền rời nhau.
•

Chọn cả bảng tính
Chọn cả bảng tính
–
Kích chuột vào giao giữa hàng tên cột và cột tên dòng
Kích chuột vào giao giữa hàng tên cột và cột tên dòng
06/28/14
10
GV: Huỳnh Phước Hải
4.3. Nhập dữ liệu {1}
4.3. Nhập dữ liệu {1}
•
Sử dụng bàn phím để nhập liệu cho ô tại vị trí con
Sử dụng bàn phím để nhập liệu cho ô tại vị trí con
trỏ.
trỏ.
Gõ Enter để hoàn tất!!!
Gõ Enter để hoàn tất!!!
•
Nhập số:
Nhập số:
–
Nhập bình thường
Nhập bình thường
–
Sử dụng dấu chấm “.” làm dấu phân cách thập phân
Sử dụng dấu chấm “.” làm dấu phân cách thập phân
(Regional setting là US).
(Regional setting là US).
–
Sử dụng dấu gạch chéo “/” để nhập phân số.

Sử dụng dấu gạch chéo “/” để nhập phân số.
–
Viết cách phần nguyên và phần thập phân để nhập hỗn số.
Viết cách phần nguyên và phần thập phân để nhập hỗn số.
06/28/14
11
GV: Huỳnh Phước Hải
Nhập dữ liệu
Nhập dữ liệu
•
Nhập số:
Nhập số:
–
123.456
123.456
–
-123.456 hoặc (123.456)
-123.456 hoặc (123.456)
–
3/2
3/2
–
1 1/2 (hỗn số).
1 1/2 (hỗn số).
–
3E+7 (dạng kỹ thuật).
3E+7 (dạng kỹ thuật).
•
Nhập chuỗi văn bản (text):
Nhập chuỗi văn bản (text):

–
Các chuỗi có chứa chữ, nhập
Các chuỗi có chứa chữ, nhập
bình thường
bình thường
–
Các chuỗi dạng số: “1234”, có
Các chuỗi dạng số: “1234”, có
hai cách nhập:
hai cách nhập:
•
=“1234”
=“1234”
•
‘
‘
1234
1234
•
Nhập ngày tháng
Nhập ngày tháng
–
Khuôn dạng: mm/dd/yyyy
Khuôn dạng: mm/dd/yyyy
(Mỹ)
(Mỹ)
–
Ví dụ:
Ví dụ:
•

02/09/2004
02/09/2004
•
12/31/2003
12/31/2003
•
Nhập thời gian
Nhập thời gian
–
Khuôn dạng: hh:mm:ss
Khuôn dạng: hh:mm:ss
–
Ví dụ:
Ví dụ:
•
13:30:55
13:30:55
06/28/14
12
GV: Huỳnh Phước Hải
5. Địa chỉ, miền, công thức
5. Địa chỉ, miền, công thức
•
Địa chỉ ô
Địa chỉ ô
–
Địa chỉ tương đối
Địa chỉ tương đối
–
Địa chỉ tuyệt đối

Địa chỉ tuyệt đối
•
Miền
Miền
–
Khái niệm miền
Khái niệm miền
–
Đặt tên miền
Đặt tên miền
•
Công thức
Công thức
–
Khái niệm
Khái niệm
–
Hàm
Hàm
06/28/14
13
GV: Huỳnh Phước Hải
5.1. Địa chỉ ô
5.1. Địa chỉ ô
•
Mỗi ô được xác định bởi hàng và cột chứa nó.
Mỗi ô được xác định bởi hàng và cột chứa nó.
•
Địa chỉ ô = tên cột + tên hàng
Địa chỉ ô = tên cột + tên hàng

•
Ví dụ
Ví dụ
–
Ô đầu tiên có địa chỉ A1 (A là cột A, 1 là hàng 1)
Ô đầu tiên có địa chỉ A1 (A là cột A, 1 là hàng 1)
•
Địa chỉ chia làm 2 loại: tương đối và tuyệt đối
Địa chỉ chia làm 2 loại: tương đối và tuyệt đối
06/28/14
14
GV: Huỳnh Phước Hải
Địa chỉ tương đối
Địa chỉ tương đối
•
Chỉ bao gồm tên cột viết liền tên hàng
Chỉ bao gồm tên cột viết liền tên hàng
•
Bị thay đổi theo vị trí tương đối của ô chép tới so với
Bị thay đổi theo vị trí tương đối của ô chép tới so với
ô gốc khi sao chép công thức
ô gốc khi sao chép công thức
•
Ví dụ
Ví dụ
–
A1
A1
–
F9

F9
06/28/14
15
GV: Huỳnh Phước Hải
Địa chỉ tuyệt đối
Địa chỉ tuyệt đối
•
Không bị thay đổi khi sao chép công thức
Không bị thay đổi khi sao chép công thức
•
Cách viết
Cách viết
–
Thêm dấu $ vào trước tên cột (hàng) không muốn thay đổi
Thêm dấu $ vào trước tên cột (hàng) không muốn thay đổi
khi sao chép công thức.
khi sao chép công thức.
–
Ví dụ:
Ví dụ:
•
$A1: Luôn ở cột A
$A1: Luôn ở cột A
•
$F$9: Luôn là ô F9
$F$9: Luôn là ô F9
06/28/14
16
GV: Huỳnh Phước Hải
5.2. Miền (range)

5.2. Miền (range)
•
Tập hợp ô
Tập hợp ô
•
Cách viết
Cách viết
–
Đ/c ô góc: Đ/c ô đối diện
Đ/c ô góc: Đ/c ô đối diện
•
C2:D8
C2:D8
–
Đ/c ô góc Đ/c ô đối diện
Đ/c ô góc Đ/c ô đối diện
•
A1 A5
A1 A5
–
Dùng “;” phân cách các miền
Dùng “;” phân cách các miền
rời nhau:
rời nhau:
•
B2 B8; E2:E8
B2 B8; E2:E8
06/28/14
17
GV: Huỳnh Phước Hải

Đặt tên cho miền
Đặt tên cho miền
•
Insert
Insert


Name
Name


Define
Define
•
Gõ tên miền (không có dấu cách)
Gõ tên miền (không có dấu cách)
–
Ví dụ: Ngày_thuê
Ví dụ: Ngày_thuê
•
Chọn Add
Chọn Add
•
Nhấn OK
Nhấn OK
•
Sử dụng để truy xuất miền
Sử dụng để truy xuất miền
–
Trong công thức

Trong công thức
–
…
…
06/28/14
18
GV: Huỳnh Phước Hải
5.3. Công thức (formula)
5.3. Công thức (formula)
•
Sử dụng để tính toán, thống kê trên dữ liệu.
Sử dụng để tính toán, thống kê trên dữ liệu.
•
Bắt đầu bằng dấu bằng ( = )
Bắt đầu bằng dấu bằng ( = )
•
Tiếp theo là:
Tiếp theo là:
–
Các hằng, địa chỉ,…
Các hằng, địa chỉ,…
–
Phép toán số học: +,-,*,/,^
Phép toán số học: +,-,*,/,^
–
Hàm
Hàm
–
Ví dụ:
Ví dụ:

•


=A1/B1+COS(A1)*SIN(B1)
=A1/B1+COS(A1)*SIN(B1)
06/28/14
19
GV: Huỳnh Phước Hải
Formula bar
Formula bar
•
Có thể sử dụng thanh công thức để nhập công thức
Có thể sử dụng thanh công thức để nhập công thức
cho tiện.
cho tiện.
•
Ví dụ
Ví dụ
–
=G3+G3*F3+J3-H3-I3
=G3+G3*F3+J3-H3-I3
06/28/14
20
GV: Huỳnh Phước Hải
6. Các thao tác soạn thảo
6. Các thao tác soạn thảo
•
Sao chép
Sao chép
•

Chuyển
Chuyển
•
Sửa
Sửa
•
Xoá
Xoá
•
Bỏ miền
Bỏ miền
•
Chèn
Chèn
•
Dán đặc biệt
Dán đặc biệt
•
Undo và Redo
Undo và Redo
06/28/14
21
GV: Huỳnh Phước Hải
6.1. Sao chép {1}
6.1. Sao chép {1}
•
Chọn miền cần sao chép (nếu là
Chọn miền cần sao chép (nếu là
một ô thì di chuyển con trỏ tới ô
một ô thì di chuyển con trỏ tới ô

đó).
đó).
•
Nhấn Ctrl+C hoặc chọn menu
Nhấn Ctrl+C hoặc chọn menu
Edit
Edit


Copy.
Copy.
•
Miền sẽ được bao bởi HCN nhấp
Miền sẽ được bao bởi HCN nhấp
nháy.
nháy.
•
Di chuyển tới nơi cần chép tới.
Di chuyển tới nơi cần chép tới.
•
Nhấn Ctrl+V hoặc chọn menu
Nhấn Ctrl+V hoặc chọn menu
Edit
Edit


Paste.
Paste.
06/28/14
22

GV: Huỳnh Phước Hải
6.1. Sao chép {2}
6.1. Sao chép {2}
•
Chép bằng chuột
Chép bằng chuột
–
Chọn vùng cần sao chép.
Chọn vùng cần sao chép.
–
Nhấn Ctrl, di con trỏ tới biên vùng đến khi
Nhấn Ctrl, di con trỏ tới biên vùng đến khi
xuất hiện dấu + ở cạnh chuột.
xuất hiện dấu + ở cạnh chuột.
–
Bấm và rê chuột để kéo vùng cần sao
Bấm và rê chuột để kéo vùng cần sao
chép sang vị trí khác rồi thả chuột.
chép sang vị trí khác rồi thả chuột.
•
Chép tới các ô cùng hàng/cột liền kề:
Chép tới các ô cùng hàng/cột liền kề:
–
Di chuột tới góc dưới bên phải vùng chọn
Di chuột tới góc dưới bên phải vùng chọn
tới khi chuột chuyển thành dấu cộng (+).
tới khi chuột chuyển thành dấu cộng (+).
–
Bấm và rê để chép tới các ô liên tiếp cùng
Bấm và rê để chép tới các ô liên tiếp cùng

hàng (cột).
hàng (cột).
06/28/14
23
GV: Huỳnh Phước Hải
6.2. Chuyển
6.2. Chuyển
•
Chọn miền cần chuyển (nếu là một ô thì di chuyển
Chọn miền cần chuyển (nếu là một ô thì di chuyển
con trỏ tới ô đó).
con trỏ tới ô đó).
•
Nhấn Ctrl+X hoặc chọn menu Edit
Nhấn Ctrl+X hoặc chọn menu Edit


Cut.
Cut.
•
Miền sẽ được bao bởi HCN nhấp nháy.
Miền sẽ được bao bởi HCN nhấp nháy.
•
Di chuyển tới nơi cần chép tới.
Di chuyển tới nơi cần chép tới.
•
Nhấn Ctrl+V hoặc chọn menu Edit
Nhấn Ctrl+V hoặc chọn menu Edit



Paste.
Paste.
06/28/14
24
GV: Huỳnh Phước Hải
6.3. Sửa và xóa dữ liệu
6.3. Sửa và xóa dữ liệu
•
Sửa:
Sửa:
–
Di chuyển con trỏ tới ô cần
Di chuyển con trỏ tới ô cần
sửa.
sửa.
–
Nhấn phím F2 hoặc kích đúp
Nhấn phím F2 hoặc kích đúp
chuột trái.
chuột trái.
–
Sửa nội dung.
Sửa nội dung.
–
Nhấn Enter.
Nhấn Enter.
•
Xóa dữ liệu:
Xóa dữ liệu:
–

Chọn miền cần xoá
Chọn miền cần xoá
–
Nhấn phím Delete để xoá dữ liệu
Nhấn phím Delete để xoá dữ liệu
(các ô không bị xoá).
(các ô không bị xoá).
06/28/14
25
GV: Huỳnh Phước Hải
6.4. Bỏ miền và chèn ô
6.4. Bỏ miền và chèn ô
•
Bỏ miền:
Bỏ miền:
–
Chọn miền cần bỏ
Chọn miền cần bỏ
–
Chọn menu Edit
Chọn menu Edit


Delete…
Delete…
–
Shift cells left: Đẩy sang trái.
Shift cells left: Đẩy sang trái.
–
Shift cells up: Đẩy ô lên trên.

Shift cells up: Đẩy ô lên trên.
–
Entire row: Xoá toàn bộ hàng.
Entire row: Xoá toàn bộ hàng.
–
Entire column: Xoá toàn bộ cột.
Entire column: Xoá toàn bộ cột.
•
Chèn ô: Chọn menu Insert
Chèn ô: Chọn menu Insert
–
Cells: Chèn ô
Cells: Chèn ô
–
Columns: Chèn cột vào bên trái cột hiện thời.
Columns: Chèn cột vào bên trái cột hiện thời.
–
Rows: Chèn hàng lên phía trên hàng hiện thời.
Rows: Chèn hàng lên phía trên hàng hiện thời.