Kết thúc dự án docx

1/15
Kết thúc dự án

Tổng quan

Thống kê lại dữ liệu và Rà soát

Giải thể/kết thúc
2/15
1. Tổng quan

Một dự án phải kết thúc mặc dù sớm hay
muộn.

Các lí do kết thúc dự án:

Đã hoàn thành các yêu cầu

Chưa hoàn thành các yêu cầu, nhưng

Kinh phí đã hết, không thể cấp thêm

Thời hạn đã hết, không cho phép gia hạn thêm

Ban Quản lý và nhà tài trợ quyết định chấm dứt

Những lý do đặc biệt khác
3/15
Hoàn tất dự án là việc giải thể tổ chức và môi
tr ờng dự án theo ph ơng thức đã đ ợc ấn định
sau khi đã đạt đ ợc các mục tiêu của dự án và

tất cả các nhiệm vụ trong kế hoạch làm việc
chi tiết đ ợc hoàn thành.
Hon thin d ỏn
4/15
Quy trỡnh hon thin d ỏn

Rà xét và cập nhật kế hoạch quản lý

Xây dựng kế hoạch chi tiết hoàn tất dự án

Tiến hành rà xét các hoạt động

Kết thúc hợp đồng với các nhà thầu phụ

Chuẩn bị các báo cáo dự án cuối cùng

Lập văn bản và giữ các kết quả bàn giao

Đóng văn phòng dự án/ Giải thể tổ chức dự án

Tiến hành các cuộc họp kết thúc dự án

Tiến hành rà xét sau thực hiện

Thiết lập lại việc phân bổ nhân sự
5/15
2. Thống kê lại và Rà soát

Cần thống kê lại các số liệu "lịch sử" về chi
phí, thời gian thực hiện, chất lượng công

việc, chất lượng sản phẩm.

So sánh giữa kế hoạch và thực tế

Tìm nguyên nhân (kể cả trong trường hợp
mọi sự là hoàn hảo)
6/15
Nguyờn tc

Quy trình đối với việc hoàn tất dự án cần đ
ợc lập kế hoạch với sự chú ý vào từng chi
tiết giống nh các giai đoạn vai trò và trách
nhiệm con ng ời trải qua sự thay đổi lớn vào
thời điểm cuối cùng của dự án

Các kế hoạch đối với việc hoàn tất dự án
cần lên lịch các hoạt động yêu cầu của Rà
xét sau thực hiện
7/15
Đề cương BC kinh nghiệm
I. Giới thiệu chung về dự án
A. Mục đích
B. Phạm vi
II. Tình hình/hiện trạng trước khi thực hiện dự án
III. Tóm tắt nội dung công việc của dự án
IV. Những điểm đã đạt được/thành công
A. Các thành công
B. Thảo luận về từng thành công
V. Các vấn đề gặp phải trong khi thực hiện dự án
A. Thảo luận về từng vấn đề

B. Cách khắc phục vấn đề
VI. Cơ hội cho công việc tương lai
8/15
Các nguồn tài liệu tham khảo để
viết tài liệu

Yêu cầu kiểm soát thay đổi

Bản ghi chi phí

Phỏng vấn với các thành viên tổ, Ban lãnh đạo và
khách hàng

Biên bản các cuộc họp

Lịch biểu thời gian

Phác thảo dự án và những sửa đổi

Tài liệu thống kê

Viết tài liệu cuối/ngay sau khi kết thúc DA
9/15
Tài liệu này là không có lợi khi
nào?

PM không đủ trình độ, không đủ thông tin =>
viết ra một tài liệu không chính xác.

Mục đích chính trị của tài liệu: Tài liệu không

phản ảnh sự thật, hoặc để công kích người
khác

Không phổ biến cho ai, hoặc không cho ai
đọc.
10/15
Tiến hành các cuộc họp kết
thúc dự án

Xem xét các yêu cầu dự án
các mục tiêu dự án
phạm vi dự án
Các kết quả bàn giao chính
phương pháp tiếp cận dự án
lịch trình ở mức cao

Xem xét các thành quả dự
án
nền tảng
kết quả bàn giao
đặc tính nổi bật
các lợi ích lớn đã đạt được

Thực trạng cuối cùng

kế hoạch so với thực tế

phân tích sự khác nhau và
thảo luận


Xem xét các khoản mục
mở

danh mục nổi bật

danh mục các vấn đề thay
đổi

khái quát các bước tiếp
theo

hoàn tất lịch trình chuyển
đổi

các mục tiêu/ kế hoạch đối
với rà xét sau thực hiện
Lịch trình
11/15
Tiến hành rà xét sau triển khai

Quy tr×nh vµ viÖc hoµn tÊt dù ¸n

Lîi Ých kinh doanh/ tÝnh hiÖu qu¶ cña dù
¸n

TiÕn hµnh vµi th¸ng sau khi triÓn khai

Thùc hiÖn vµ theo dâi ngoµi dù ¸n
12/15
Kiểm điểm sau khi bàn giao


Mục đích: Khảo sát hiệu suất phục vụ của sản
phẩm và các hoạt động duy trì, bảo trì, hỗ trợ
khách hàng.

Xác định xem mục đích và mục tiêu của dự án có đạt
được không?

Khẳng định sản phẩm có đáp ứng nhu cầu của
khách hàng không?

Đánh giá ích lợi thực sự của sản phẩm?

Khách hàng có thực sự thoả mãn?

Thảo luận sự hỗ trợ tiếp tục
13/15
Kiểm điểm sau khi bàn giao

Khi họp kiểm điểm, nên

Mời tư vấn độc lập

Khoanh vùng những nội dung cần họp bàn, tránh
đi lan man, cãi vã

Cần khoảng 3-6 tháng chuẩn bị cho cuộc họp (tuỳ
độ lớn của dự án)

Tổng kết những điểm mới (sáng kiến, kinh

nghiệm, ) trong dự án
14/15
3. Giải thể/kết thúc

Thải bớt người, phân công lại công việc

Xác nhận và công bố những cá nhân/đơn vị
đã làm tốt (động viên tinh thần, hoặc kèm
theo vật chất - dù nhiều/ít)

Lấy xác nhận từ phía khách hàng (một cách
để PM tự bảo vệ mình)
15/15
Cỏc nhõn t thnh cụng

Kế hoạch làm việc toàn diện đ ợc xây dựng

Việc đánh giá quá trình triển khai đ ợc tiến hành

Các báo cáo dự án cuối cùng đ ợc phát hành, các
kết quả bàn giao đ ợc l u giữ

Giải thể chính thức tổ chức của dự án

Việc rà xét toàn diện sau triển khai đ ợc tiến hành