LUẬN VĂN: Lưu trữ tại Công ty Thương mại Bình Minh Việt –Hà Nội doc

LUẬN VĂN:

Lưu trữ tại Công ty Thương mại
Bình Minh Việt –Hà Nội

A. Lời nói đầu

Những năm gần đây, với yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước nhầm đáp
ứng sự phát triển nhanh chóng của đất nước, chính vì vậy hệ thống văn bản quy phạm
phát luật văn thư lữu rất được quan tâm. Bởi vì công tác văn thư có liên quan đến mọi
hoạt động quản lý từ việc đề ra những chủ trương, chính sách xây dựng chương chình
kế hoạch cho đến việc phản ánh tình hình và nêu những ý kiến lên cấp trên hoặc giải
quyết nhằm nâng cao chất lượng, hệ thống quản lý hành chính nhà nước đòi hỏi người
cán bộ phải năng cao năng lực chuyên muôn nghiệp vụ.
Nhận thấy công việc trao đổi thông tin và lưu giữ thông tin ở các cơ quan nhà
nước cũng như các tổ chức là quan trọng.Vì công tác văn thư – lưu trữ có thể nói là sợi
dây gắn kết các chủ trương chính sách của nhà nước với các cơ quan đơn vị đoàn thể
và sự phản hồi, giúp những chủ trương đó đi vào thực tế.Vậy để có một đội ngũ cán bộ
có khả năng đảm nhiệm công việc được cọi là thước đo chất lượng quản lý nhà nước,
các tổ chức thì công tác đào tạo đang rất được chú trọng và quan tâm.
Trường đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức ngành GTVT là một đơn vị được
phép đào tạo cho đất nước những cán bộ làm về lĩnh vực này,Thật may mắn cho tôi khi
được học tập và rèn luyện trong môi trường như vậy.Tôi nghĩ học đi đôi với hành ,lý
luận luôn gắn liền với thực tiễn, thì mọi công việc sẽ trở lên dễ dàng hơn,đặc biệt phải
nói đến quãng thời gian học sinh được đi thực tập tại các đơn vị cơ quan về đúng
ngành học trong trường.Bản thân mỗi học sinh sẽ được thâm nhập thực tế đó là môi
trường làm việc trong các cơ quan, trong tổ chức. Họ được tiếp cận, thực hành các
nghiệp vụ văn thư – lưu trữ và sử dụng các trang thiết bị văn phòng để nâng cao nghiệp
vụ chuyên môn của mình. Đồng thời có thể so sánh giữ lý thuyết với thực tế từ đó học
sinh đúc rút ra những kinh nghiệm cần có về chuyên môn nghiệp vụ đối với một cán bộ
phục trách công tác công văn giấy tờ ở trong các cơ quan, các tổ chức.Đặc biệt những
học sinh qua khóa thực tập có thể nâng cao khả năng giao tiếp tác phong làm việc tại
cơ quan vì đây cũng là yếu tố quyết định sự thành bại trong giải quyết công.
Thật vậy, thực tập tốt nghiệp là khoảng thời gian để khép lại quy trình đào tạo,
học sinh có điều kiện rèn luyện thêm kỹ năng nghề nghiệp, chuyên môn trên nền tảng

kiến thức đã học ở trường. Để sau này khi tốt nghiệp học sinh có thể đáp ứng được các
yêu cầu khắt ke của công việc và góp phần vào việc phát triển kinh tế xã hội



Nội dung của chuyên đề thực tập
(Gồm 3 chương)

Chương I: Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của
công ty thương mại Bình Minh Việt – số 6, ngõ 228 – Kim Giang – Hà Nội.
Chương II: Công tác văn thư – lưu trữ và quản trị văn phòng tại công ty
Chương III: Những nhận xét, kiến nghị và thu hoạch của bản thân.

Chương I
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty thương mại
Bình Minh Việt
số 6, ngõ 228 – Kim Giang – Hà Nội.

 Vài nét về sự hình thành và phát triển của công ty:
Công ty Thương mại Bình Minh Việt được thành lập ngày 26 thánh 06 năm
1997 theo quyết định số 420/QD – UBND HN
Trụ sở chính đóng tại số 6, ngõ 228- Kim Giang – Hà Nội có tiềm năng kinh
doanh do nằm ở mặt phố.
Giai đoạn đầu mới thành lập công ty chỉ vẻn vẹn có trên dưới 15 nhân viên
chưa kể giám đốc, không có kho, xưởng, chỉ có một văn phong làm việc để giới thiệu
mặt hành và bán hành. Sau 2năm dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo kết hợp với sự lỗ
lực của các nhân viên trong công ty và đặc biệt phải nói đến là những chính sách của
nhà nước ưu đại cho các doanh nghiệp trẻ công ty đã dần lớn mạnh tham gia vào tất
các khâu của sản xuất, nghĩa là từ khâu sản xuất cho đến tay người tiêu dùng để đáp
ứng công việc, công ty đã xây dưng lại một hệ thống quản lý có bài bản phù hợp với
mô hình công ty. Cụ thể là có các phòng chuyên trách đảm nhiệm các công việc khác
nhau.Như phòng kinh doanh chuyên tìm kiếm khác hàng, chịu trách nhiệm lập các
phương án kinh doanh để Giám đốc xem xét quyết định, phòng hành chính chuyên giải

quyết các công việc giấy tờ công văn của công ty hay như phòng tài chính – kế toán lại
thực hiện tổ chức công tác việc hoạch toán kế toán và thiết lập báo cáo kế toán,cung
cấp thông tin về số liệu cần thiết cho hoạt động SXKD….Đến nay, công ty có 200
nhân viên làm cả ở xưởng, kho và trụ sở chính. Là đơn vị xản suất kinh doanh hoạch
toán kết toán độc lập có tài khoản và con dấu riêng. Doanh thu của công ty tăng đều
hàng năm, đời sống nhân viên ngày càng được cải thiện và uy tín của công ty ngày
càng được nâng cao.Công ty được thành lập và hoạt động với nhiệm vụ chủ yếu:


- Công ty kinh doanh về mặt hành văn phòng phẩm, sửa chữa và tu bổ các thiết bị
sử dụng trong học tập, trong công việc văn phòng.



- Tổ chức kinh doanh mua bán làm đại lý các mặt hàng trong nước và mặt hành
nhập khẩu
Có thể nói đây là 1 công ty không lớn về quy mô song hoạt động rất hiệu quả.Đặc
biệt công ty luôn chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ về thuế và các chính sách với
người lao động. Là một doanh nghiệp luôn chấp hành đúng mọi chủ trương chính sách
về kinh doanh của nhà nước quy định.

I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của công ty thương mại Bình
Minh Việt.
Do là công ty tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếu
xoay quanh việc kinh doanh những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với nhà nước.
1. chức năng:
Công ty Thương mại Binh Minh Việt là đơn vị kinh doanh. Chịu sự giám soát, kiểm
tra của bộ thương mại, UBND nơi công ty xin cấp giấy phép hoạt động.
Công ty được tham gia các loại hình hoạt động kinh doanh cũng như kinh danh
các mặt hàng không bị phát luật nhà nước cũng như pháp luật quốc tế cấm. Công ty tổ

chức và hoạt động theo nguyên tác tập chung ý kiến, đúng đầu là giám đốc có quyền
quyết định mọi vấn đề của công ty. Các phòng, ban có chức năng tham mưu. Mọi hoạt
động của công ty được thống nhất từ trên xuống dưới.
2.Nhiệm vụ quyền hạn của công ty:
- Do luật doanh nghiệp quy định: Công ty trách nhiệm hữu hạn có tư cách pháp
nhân kể từ ngày cấp giấy.
2.1.Trong lĩnh vực kinh tế:
Chịu sự phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội của quận, thành phố.
Thực hiện nộp ngân sách địa phương (thuế)
Không được phát hành cổ phiếu.



2.2. Trong lĩnh vực kinh doanh :
Tuân thủ tất cả các hính thức kinh doanh, cạnh tranh lành mạng



VD: Xây dựng tổ chức thực hiện các chương trình khuyến mại nhằm thúc đẩy sự
phát triển của công ty.
Kinh doanh mặt hành mà công ty đã đăng ký.
Chấp hành hiến pháp, luật pháp các văn bản cơ quan nhà nướcđối với doanh
nhiệp tư.
3. Cơ cấu tổ chức của công ty thương mại Bình Minh Việt
Căn cứ vào luật doanh nghiệp công ty được tổ chức như sau: Có một giám đốc,
hai phó giám đốc .
+ Phó Giám đốc kinh doanh
+ Phó Giám đốc kĩ thuật
Giám đốc là người đứng đầu và chỉ đạo chung công việc của công ty, kèm theo
quyền lợi là nghĩa vụ. Nghĩa vụ với đất nước với người lao động, trách nhiệm trước

pháp luật.
Hai Phó Giám đốc là trợ lý giúp việc trực tiếp cho người đứng đầu trong các lĩnh
vực cụ thể
VD: Phó giám đốc kĩ thuật thì tham mưu mọi lĩnh vực liên quan đến kĩ thuật
trong các kế hoạch xây dưng dây chuyền sản xuất
Dưới giám đốc là các trưởng phòng, chịu trách nhiệm giải quyết các công việc:
- 01 Trưởng phòng tài chính – kế toán
- 01 Trưởng phòng hành chính
- 01 Trưởng phòng kỹ thuật
- 01 Trưởng phòng kinh doanh
- 01 Trưởng phòng kế hoạch
Các nhân viên khác của công ty vào làm được thông qua hình thức tuyển chọn,
và được sắp xếp làm ở các bộ phận thích hợp.




II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng hành chính:



Trước tiên phải nói là hoạt đông của văn thư lưu trữ tập chung hết ở phòng
hành chính. Do không phải là cơ quan của nhà nước nên chức năng của phòng hành
chính chỉ trong phạm vi nhỏ và không phức tạp.
1.Chức năng:
Phòng hành chính là bộ phận giúp việc cho Giám đốc, có chức năng tham
mưu tổng hợp, tổ chức nơi làm việc, đảm nhiệm mọi yêu cầu hậu cần phục vụ các hoạt
đông của công ty.
2. Nhiệm vụ:
Trực tiếp soạn thảo các văn bản, các đề án do trưởng phòng giao,trình giám

đốc xem xét và quyết định.
Tổ chức công việc bố trí, truyền đạt các quyết định của Ban Giám đốc để
các phòng đơn vị liên quan biết.
Quản lý cán bộ, quản lý tài sản của công ty
Thực hiện tốt, kịp thời các nhiệm vụ đột xuất do giám đốc giao.
Quản lý thống nhất việc xây dựng và ban hành các văn bản công ty theo phát luật.
3.Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính:
Bộ phận này được tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty.Gọn nhẹ
nhưng vẵn đảo bảo tính chất công việc:
- Ông Trần Đức Minh trưởng phòng hành chính(phụ trách chung)
- Bà Tống Thanh Tâm chánh văn phòng
- Bà Lê Minh Hằng chuyên viên theo dõi khối kinh tế- kinh doanh của công ty
- Chị Tạ Thanh Vi cán bộ theo dõi khối kỹ thuật
- Chị Lương Anh Thu cán bộ chuyên trách văn thư(kiêm đanh máy photo)
- Chị Hà Thùy Linh cán bộ chuyên trách lưu trữ
- Anh Vũ Quý Toàn nhân viên lái xe



Chương II
Công tác văn thư – lưu trữ và quản trị văn phòng của công ty

I. Công tác văn thư:



Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác
quản lý, gồm toàn bộ các công việc tổ chức quản lý văn bản hình thành, tổ chức quản
lý và sử dụng con dấu trong hoạt động các tổ chức chính trị – xã hội của cơ quan nhà
nước .

Công tác văn thư là khâu quan trọng. Thực hiện tốt công tác này có ý nghĩa lớn.
Để góp phần nâng cao năng xuất và chất lượng việc tại cơ quan đảm bảo cho công việc
nhanh chóng và chính xác kịp thời.
Văn bản khi ban hành với thể thức. Đăng ký vào sổ chính xác, chuyển giao nhanh
chóng đúng nơi cơ quan nhận góp phần giải quyết công việc kịp thời.
Quản lý văn bản và lưu trữ đầy đủ các thông tin chứng từ về mọi hoạt động của
cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là nguồn gốc bằng chứng phát lý chứng minh
cho hoạt động của cơ quan một cách trân thực. Hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ,
giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm việc
trái pháp luật.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần bảo vệ bí mật của nhà nước, bí mật
của cơ quan.
Văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu ,thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia các
hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn bản được nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Để đạt hiệu quả
như trên văn thư cần phảI làm đúng và khoa học.
1. Quản lý chỉ đạo công tác văn thư của công ty
Trong công ty giám đốc là người chụi trách nhiệm chung về quản lý công tác văn
thư thuộc phạm vị của cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác ở các phòng. Khi
thực hiện quản lý công tác văn thư lãnh đạo cơ quan có nhiệm vụ giải quyết nhanh
chóng văn bản đến. Đồng thời có thể giao cho cấp dưới như phó giám đốc, thừa lệnh
những văn bản không quan trọng.

Đặc điểm ở các công ty tư nhân là quyền hạn ban hành các loại văn bản chỉ trong
phạm vị nhỏ chủ yếu nhằm đáp ứng những hoạt động kinh doanh của công ty. Nên bộ
phận này ngoài nhiệm vụ soạn thảo văn bản quản lý văn bản đi, đến và quản lý con
dấu, còn thêm cả tư vấn và đi giao dịch với khác hàng.



Để giúp cho công tác văn thư được tốt và không ngừng đưa công tác văn thư vào

nề nếp, ngoài việc tổ chức các khậu nghiệp vụ cũng phải tổ chức hợp lý khoa học nơi
làm việc.
Phòng làm việc của văn thư được bố trí ở tầng hai tiện cho khác đến cơ quan giao
dịch gần với phòng giám đốc để công việc chỉ đạo được tiến hành nhanh chóng.
Trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư: phòng hành chính văn phòng của
công ty được cung cấp đầy đủ mọi loại trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư khá
hiện đại như: máy tính có nối mạng, máy photo, máy fax, điện thoại… và các loại dụng
cụ khác phục vụ cho công tác văn thư, còn công tác lưu trữ cũng được trang bị đầy đủ
như: giá đựng tài liệu, tủ, cặp, ghim, kẹp…. Cũng được trang bị đầy đủ.
Công tác kiểm tra: Để nắm bắt được tình hình công tác văn thư của cơ quan, phó
phòng hành chính đã lập kế hoạch kiểm tra định kỳ thường xuyên pháp hiện ra những
sai xót để đưa ra các biện pháp khắc phục.Bên cạnh đó cũng có chế độ khen thưởng và
kỷ luật đổi với công tác văn thư để công tác văn thư tốt hơn phục vụ cho hoạt động của
cơ quan.
Hình thức tổ chức công tác văn thư của công ty là hình thức văn thư tập trung.Tất
cả các văn bản đi và đến được tập trung ở bộ phận văn thư. Sau đó bộ phận văn thư
dóng dấu văn bản và chuyển văn bản đến các cơ quan,đối tác hoặc cá nhân
Công ty thương mại Bình Minh Việt có cơ cấu tổ chức cũng không quá phức tạp
nên công tác văn thư được tổ chức theo hình thức tổng hợp chính vì vậy văn phòng
được bố tri như sau:




STT Công việc phụ trách
Trình độ
Đại học Cao đẳng Trung cấp

1 - Trưởng phòng 01
2 - Chánh văn phòng 01

3 - Công tác lưu trữ 01
4 - Công tác văn thư 01
5 - Đánh máy, in ấn 01




Cách tổ chức và bố trí cán bộ văn thư, đã đáp ứng yêu cầu giải quyết lượng công
việc của công ty, tuy nhiên, trình độ cán bộ còn chữ đồng đều nên ảnh hưởng đến chất
lượng chung trong công việc.
Ví dụ: Cán bộ phụ trách công tác văn thư nghỉ đột xuất thì khá năng thay thế rất
khó khăn ảnh hưởng tới chất lượng công việc chung.
2. Công tác soạn thảo:
2.1 Thẩm quyền ban hành loại văn bản
Do đặc điểm là công ty tư nên các loại văn bản quy phạm phát luật không được
ban hành mà chỉ nhận văn bản như quyết định chỉ thị nghị quyết của nhà nước về chính
sách kinh tế.
Cụ thể công ty ban hành các loại văn bản hành chính thông thường như:
Thông báo, báo cáo, hợp đồng, kế hoạch, giấy mời, tờ trình, hướng dẫn, công điện, sao
lục. Hầu hết các văn bản ban hành đều phù hợp với chủ trương chính sách của Đảng,
pháp luật của nhà nước và sự chỉ đạo của lãnh đạo, đúng thảm quyền và thể thức quy
định.
2.2 Tình hình soạn thảo văn bản
Công tác soạn thảo và quy trình soạn thảo văn bản của Công ty Thương mại Bình
Minh Việt do cán bộ văn thư tại phòng văn thư đảm nhiệm.Với những văn bản chuyên
ngành về kinh doanh như hợp đồng thì có bản thảo mang tính chất công việc của thư
ký làm căn cứ.
Tuy đặc điểm và nội dung của từng văn bản có khác nhau nhưng hậu hết việc
soạn thảo văn bản được tuân thủ theo qui trình sau:

1. Xác định mục đích, tính chất của văn bản.
2. Xác định tên loại văn bản
3. Thu thập và xử lý thông tin.
4. Xây dựng để cường và việt bản thảo.
5. Nhân bản văn.
6. ban hành văn bản.
 Qui trình soạn thảo văn bản của công ty như sau:



Hoạt động của công ty chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh nên để có một văn
bản sát với nội dung công việc thì người chịu trách nhiệm công việc đó sẽ phác thảo
một bản rùi trình cho lãnh đạo duyệt và đồng ý thì thư ký hoặc người đó chuyển cho
phòng văn thư đưa cho cán bộ chuyên viên đánh máy lần cuối. Người soạn thảo văn
bản có trách nhiệm soát lại văn bản in trước khi trình ký.
2.3. Thể thức văn bản của công ty:
Về thể thức văn bản của công ty đang sử dụng mẫu trình bày văn bản của nhà
nước theo tiêu chuẩn VN: 6909: 2001, bảo đảm tính trang trọng nghiêm túc theo đúng
quy định của nhà nước.
1. Quốc hiệu
2. Tên cơ quan
3. Số và kí hiệu
4. Địa danh và ngày tháng
5. Tên loại và trích yếu
6. Nội dung văn bản
7. Chữ ký
8. Dấu cơ quan
9. Nơi nhân
Ngoài ra còn có các thành phần bổ sung là: Dấu chỉ mức độ mật, chỉ mức độ
khẩn

Văn bản đánh máy thống nhất trong khổ A4, cách trình bày như sau:
 Trang mặt trước:
- Lề bên trái cách 2,5 cm
- Lề dưới cách 2,0 cm
- Lề trái cách 3,5 cm
- Lề phải cách 2,0 cm
 Trang mặt sau:
- Lề bên trái cách 2,5 cm
- Lề bên dưới cách 2,0 cm
- Lề trái cách 2,0 cm



Chữ trình bày trong các văn bản của công ty thống nhất VnTime hoặc
VnTime cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, khi xuống dồng phải cách dòng, đầu dòng phảI viết
hoa,đánh lùi vào cách lề 1 tab và không được viết tắt những chữ không thông dụng.
 Vị trí trình bày các thành phần thể thức
1 Quốc hiệu:Được trình bày về phía phảI, trang củ văn bản dòng trên trình bày
bằn phôn chữ VnTimeH cỡ chữ 13,kiểu chữ đậm, dòng dưới trình bày bằn phông chữ
VnTime, cỡ chữ 14 kiểu chữ đậm, giữa các cụm từ có các gạch nối, phía dưới có dòng
kẻ ngang bằn độ dài của dòng dưới.

VD: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - tự do - hạnh phúc

2.Tác giả văn bản: Được trình bày ở góc bên trái trên trang đầu của văn bản, bằn
phôn chữ VnTimeH, cỡ chữ 13 đậm, phía dưới có đường gạch ngang, nét liền.
VD : Công ty thương mại Bình Minh Việt
1. số và ký hiệu văn bản
Được trình bày ở góc dưới văn bản, số ngăn cách với ký hiệu bằng 1 gạch chéo,

băng phông chữ VnTime cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng.
2. Địa danh, ngày tháng văn bản
Được trình bày dưới quốc hiệu văn bản, bằn phông chữ VnTime cỡ chữ 14, kiểu
chữ nghiêng.Tên địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy. Số ngày tháng ban
hành văn bản phải viết bằng số ả rập.
VD: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập – Tự do - hạnh phúc

Hà Nội, ngày tháng năm

3. Tên loại và trích yếu nội dung:
- Tên loại: Trình bày ở chính giữ, dưới địa danh bằng phông chữ VnTimeH kiểu
chữ đứng đậm.
- Trích yếu: Trình bày dưới tên loại, băng phông chữ VnTime kiểu chữ đứng
đậm.



VD: Quyết định của……
Về việc …………
Đối với văn bản không có tên loại trích yếu nội dung được tricnhf bày ở góc tráI
số kí hiệu văn bản bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, nghiêng.



4. Nội dung
Được trình bày bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, trình bày ngắn gọn xác định,
đúng trọng tâm, trọng điểm, không tráI pháp luật một số văn bản được trình bày bằng
cả hai thứ tiếng (hợp đồng).
5. Chữ ký : Được trình bày ở dưới góc phải của văn bản

- Thể thức đề ký được quy định.

VD: Giám đốc
(Ký tên, đóng dấu)

- Giám đốc ký trực tiếp hoặc theo thể thừa lệnh những văn bản theo quy định

VD: TL. Giám đốc
Chánh văn phòng
(Ký tên,đóng dấu)

6. Dấu của cơ quan
Dấu được coi là tư cách pháp nhân của cơ quan ban hành văn bản. Dấu của cơ
quan có 2 loại: dấu chức danh và dấu cơ quan. Ngoài ra còn có dấu chỉ mức độ mật,
khẩn.Dấu chỉ được đóng lên văn bản khi đã có chữ ký và dấu đóng phải ngay ngắn, rõ
ràng, trùm 1/3 bên trái chữ ký.
7. Nơi nhận
Được trình bày ở góc trái cuối trang văn bản, bằng phông chữ VnTime cỡ chữ 12
kiểu chữ nghiêng đậm, phía được trình bày tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhân văn



bản bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 11, kiểu đứng.Đối với văn bản có tên loại có
thêm cụm từ “như trên”.
VD: Nơi nhận
Nơi nhận:
- Các phòng ban, công ty
 Nhận xét về công tác soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại một công ty tư nhân khá
ngắn gọn phù hợp với yếu tố công việc nhưng không thiếu sự chặt chẽ và nghiêm túc:

từ soạn thảo, đánh máy, kiểm tra trước khi ký… góp phần nâng cao năng chất lượng
công việc.
3.Quản lý văn bản đi, đến
3.1. Chuyển giao văn bản đi
Tất cả văn bản do cơ quan ban hành và gửi đến cơ quan, đơn vị, đối tác thì gọi là
công văn đi.
Việc quản lý văn bản đi của công ty do cán bộ văn thư phụ trách. Cán bộ văn thư
có trách nhiệm giao cho cán bộ đánh máy, đánh máy và in văn bản.
Các tủ tục chuyển giao văn bản đi
Bước 1: trình văn bản đi
Văn bản đi của cơ quan sau khi được soạn thảo và in ấn song thì phải trình cho
chánh văn phòng xem xét sau đó mới trình cho ban lãnh đạo là giám đốc ký chính
thức.
Bước 2: Xem lại thể thức, ghi sổ, ngày tháng văn bản
Văn thư có nhịêm vụ soát lại lần cuối tất cả các yếu tố và thể thức văn bản theo
quy định hịên hành, những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phảI sửa lại trước
khi chuyển giao đến người có trách nhiệm giải quýêt .
Bước3: Nhân bản, ký, đóng dấu văn bản đi
- Nhân bản : là văn bản được photo theo đúng thành phần nơi nhận.
- Sau khi soạn thảo và in ấn song thì chánh văn phòng phải xem xét lại rồi mới
trình lên giám đốc.
- Đón dấu: Việc đóng dấu văn bản do cán bộ văn thư đóng dấu công văn đI văn
bản có chữ ký hợp lệ và có chữ ký nháy ở cuối văn bản thì mới đúng với thể thức.dấu
đóng phải rõ ràng đúng màu mực quy định.



Bước 4: Đăng ký văn bản đi
Tất cả văn bản đi do cơ quan phát hành được đăng ký thống nhất vào sổ công văn
đi của cơ quan để tiện theo dõi, quản lý văn bản được chặt chẽ.

Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức đăng ký văn bản bằng số.
Qua khảo sát tìm hiểu và được làm thực tế tại công ty tôi thấy phương pháp đăng
ký văn bản đi của công ty so với lý thuyết đã được học giống nhau.
Mẫu sổ đến có 8 cột:
- Cột thứ nhất là:Ngày, tháng của văn bản
- Cột thứ hai là: Số ký hiệu văn bản
- Cột thứ ba là: Tên loại và trích yếu nội dung
- Cột thứ tư là: Người ký
- Cột thứ năm là: Nơi nhân
- Cột thứ sáu là: Đơn vị hoặc người nhân bản lưu
- Cột thứ bảy là: Số lượng văn bản
- Cột thứ tám là: Ghi chú
Bước 5: Chuyển, giao văn bản
Khi chuyển giao văn bản đi thì văn bản phải được cho vào phong bì, dán cẩn thận
và ngoài bì ghi rõ nơi nhận. Cuối cùng văn thư chuyển văn bản qua đường bưu điện
hoặc trực tiếp đưa đến địa chỉ nơi nhận, tất cả các loại văn bản đều phải vào sổ.
Chuyển, giao công văn đi có kèm theo phiếu gửi để cán bộ văn thư dễ theo dõi, kiểm
tra chặc chẽ việc vận chuyển để nắm chắc kết quả giao, nhận, kịp thời phát hiện xử lý
trường hợp chậm trễ, thất lạc.
Bước 6: Lưu công văn đi
Mỗi công văn đề lưu ít nhất 2 lần: 1 bản để lập hộ sơ theo dõi công văn ở cá nhân
hoặc đơn vị soạn thảo văn bản, bản ký chính thức được sắp xếp theo thừng văn bản để
tra tìm, phục vụ khi cần. Những bản lưu được sắp xếp theo từng loại, tháng, năm và
sau 3 tháng được bàn giao vào lưu trữ.
Số lượng văn bản ban hành 2006-2007 là 988 văn bản
Quyết định : 105 văn bản
Báo cáo : 97 văn bản
Thông báo : 230 văn bản
Công văn : 350 văn bản

Giấy mời họp : 79 văn bản
Và một số loại văn bản khác
Nhận xét:
ưu điểm: Văn bản của công ty đã áp dụng sổ đăng ký công văn đi để đảm bảo cho
công tác quản lý công văn giấy tờ của cơ quan được chặt chẽ, tránh thất thoát góp phần
giải quyết công việc được thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng năng cao hiệu quả công
việc.
Nhược điểm: Văn thư của công ty đôi khi đánh máy còn thừa văn bản hoặc thiếu
văn bản làm ảnh hưởng chất lượng chất công việc. Do tính chất công việc kinh doanh
cần tính chính xác và nhanh chóng nên cán bộ văn thư đôi lúc còn bỏ qua nhiều khâu.
3.2. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng con đường trực tiếp hay
qua đường bưu điện.
Văn thư ở công ty là nơi tiếp nhận tất cả các loại công văn giấy tờ đến cơ quan.
Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận và chuyển văn bản đến các phòng, cá nhân để giải
quyết.
Nguồn văn bản đến của công ty không rộng chủ yếu là các hợp đồng ký kết
trong kinh doanh, các đơn vị có liên quan đến lĩnh vực kinh tế, số ít là của các UBND
mà công ty có cơ sở đóng tại đó.
Văn thư đảm nhiệm công việc nhận văn bản đến, ký nhận sau đó chuyển tới người
có trách nhiệm giải quyết.Trong trường hợp giám đốc đi vắng chánh văn phòng có thể
trực tiếp bọc bì văn bản đến của công ty.
3.3. Tiếp nhận và chuyển văn bản để giải quyết
Cán bộ văn thư sau khi nhận công văn từ chánh văn phòng,từ đây chánh văn phòng
căn cứ chức năng nhiệm vụ quyền hạn của cá nhân để phân phụ trách giải quyết sau đó nhân
viên trong phòng tiến hành đóng dấu đến vào số ký hiệu, trích yếu nội dung … từ đó nhân
viên căn cứ vào ý kiến của chánh văn phòng và chuyển giao văn bản: thời gian, địa chỉ
chuyển đến cho ai, phòng nào để giải quyết.

Thực tế cho thấy việc bóc bì văn bản so với kiến thức được học có sự khác
nhau. Đối với công ty thì giám đốc trực tiếp bóc bì tất cả các giấy tờ, công văn gửi đến,
rồi cho ý kiến chỉ đạo giải quyết. Chánh văn phòng nhận và mới chuyển cho cán bộ
văn thư vào sổ, photo và chuyển giao. Còn theo lý thuyết được học sau khi văn bản đến



cơ quan cán bộ văn thư là người trực tiếp bóc bì văn bản, phân loại văn bản sau đó vào
sổ quản lý văn bản đến rồi chuyển lãnh đạo cơ quan xem xét cho ý kiến giải quyết. Từ
đó cán bộ văn thư căn cứ vào đó để chuyển văn bản tới người có trách nhiệm giải
quyết. So với lý thyết vào thực tiễn tuy khác nhau nhưng chất lượng giải quyết công
việc trong công ty vẫn đạt hiệu quả cao.
Việc đóng dấu đến sau khi nhận văn bản từ chánh văn phong rồi văn thư tiến hành
đóng dấu đến và vào sổ quản lý văn bản đến. Điều này nhằm mục đích kiểm soát được
toàn bộ khối lượng văn bản đến công ty vào ngày nào, số lượng văn bản là bao nhiêu,
cần photo gửi đi đến cá nhân nào,đối tác và đơn vị nào.
Bảng kê số lượng các văn bản đến của công ty trong năm 2006- 2007:
Trong quá trình kinh doanh và giao dịch công ty tiếp nhận 264 văn bản đến bao
gồm:
12 văn bản của thành phố,phương.
210 văn bản của đối tác làm kinh doanh.
42 của bộ thương mại.
Nhận xét: Thực tế việc tiếp nhận quản lý văn bản đến của công ty cho thấy văn
thư công ty làm rất tốt khâu này ngày từ khâu tiếp nhận văn bản và chuyển giao văn
bản tới người giải quyết.
Cũng như văn bản đi, sổ ghi văn bản đến mỗi năm của công ty cũng được thay
đổi.Việc theo dõi giải quyết văn bản đến sau khi chuyển giao cho các phòng cá nhân để
giải quyết chánh văn phòng là người có trách nhiệm theo dõi kiểm tra đôn đốc thực
hiện văn bản đó.
4. Quản lý con dấu.

Trong công ty tư con dấu không chỉ là yếu tố thể thức văn bản mà còn thể hiện
tính chân thực và hiệu lực pháp lý của mọi giấy tờ công văn của công ty.
Quản lý con dấu của công ty được thực hiện theo văn bản hướng dẫn của nhà
nước: Nghị định của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Công ty không phải cơ quan nhà nước nên không có nhiều thẩm quyền chỉ được
dùng nhưng con dấu theo quy định của nhà nước cho phép sử dụng cụ thể là dấu chức
danh, dấu thể hiện hiệu lực của công ty.
* Quản ký và sử dụng con dấu
Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm về quản lý con dấu trước công ty.



Cán bộ văn thư là người được giao giữ và sử dụng con dấu và chịu trách chánh
nhiệm trước chánh văn phòng
Các văn bản khi được giám đốc ký thì được mang đến phòng văn thư đóng dấu.
Con dấu luôn được cán bộ văn thư có trách nhiệm bảo quản trong hộp và khi
dóng dấu song và hết giờ làm việc hộp dấu được đưa vào tủ khóa cẩn thận, con dấu
được quản lý rất chặc chẽ, văn thư không cho ai mượn con dấu khi không có ý kiến của
cấp trên nếu có thì phải có biên bản bàn giao.
Thực tế công việc không nhiều cho văn thư trong công ty nên công việc quản lý
con dấu là khá tốt và cẩn thận.Dấu dóng theo đúng quy định của nhà nước đóng dấu
chùm 1/3 chữ ký.
Công ty không có hiện tưởng đóng dấu khống và khi đóng dấu,đóng dấu thì phải
có chữ ký của giám đốc hoặc người được ủy quyền mới được đóng dấu.
5. Công tác lập hồ sơ và lưu ở công ty
Lập hồ sơ là khâu cuội cùng trong công tác văn thư và nó là mắt xích, là cầu nối
liền giữa công tác văn thư và lưu trữ vì thế công ty cũng có một số quy định về công
tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ như sau:
Công ty chỉ có một phòng chuyên làm công tác văn thư và khối lượng văn bản
không đồ sộ nên việc thu thập các văn bản rất dễ dàng.Nhận thấy đặc điểm vậy,Cán bộ

văn thư chỉ cần tổng hợp lại dựa trên những sổ đã lập ở đầu năm và có trách nhiệm lập
hồ sơ đối với những văn bản chưa được lập hồ sơ.
- Chỉ lưu lại những văn bản phản ánh đến chức năng nhiệm vụ quyền hạn của
công ty.
- Hồ sơ được lập ra phải được biên nhận đầy đủ và chính xác.
- Việc lập hồ sơ hiện hành của công ty được tiến hành vào thời gian cuối năm
hoặc sau khi một kế hoạch kết thúc.Các phòng, cá nhân căn cứ vào những công việc
được giao và những văn bản hình thành trong quá trình giải quyếtt công việc để phân
loại ra từng vấn đề.
 Cách biên nhận bên trong, bên ngoài hồ sơ
* Biên mục bên ngoài bìa hồ sơ công ty dùng bìa hồ sơ theo dúng mẫu quy định,
gồm các thành phần
- Tên cơ quan hình thành phông: khi lập hồ sơ đơn vị, cá nhân ghi đầy đủ, chính
xác tên cơ quan.



Công ty thương mại Bình Minh Việt
-Tên đơn vị: ghi tên đơn vị lập hồ sơ
Phòng Kế hoạch
- Tiêu đề hồ sơ: Ghi ngắn gọn, phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung vấn đề hình
thành trong quá trình giải quyết công việc.
Ví dụ: Hồ sơ về tổ chức nhân viên của toàn công ty
- Thời gian bắt đầu và kết thúc: Được ghi phía dưới tiêu đề hồ sơ
Từ ngày 1/1/2005 đến 1/1/2007
- Tờ số: là tờ văn bản trong hồ sơ
Ví dụ:
Hồ sơ có 80 văn bản
- Thời hạn bảo quản: Được qui định theo 3 mức tạm thời vĩnh viễn, lâu dài.
- Số lưu trữ: Gồm số phông

- Mục lục số
- Hồ sơ số
* Biên mục bên trong hồ sơ
- Viết mục lục văn bản : kể tất cả những văn bản có trong hồ sơ và tờ mục lục
văn bản (theo mẫu)





S TT
Số KH
Văn bản
Ngày tháng
văn bản
Tác giả
văn bản
Tên loại và
trích yếu ND
Tờ số Ghi số
1

2 3 4 5 6 7

- Ghi chứng từ kết thúc: Là ghi những thông tin cần thiết về hồ sơ
Ví dụ : Đơn vị bảo quản có 27 tờ
Mục lục văn bản có 01 tờ
Đặc điểm trạng thái văn bản A: Không bị nấm mốc, ố vàng

Hà Nội, ngày tháng năm
Người lập hồ sơ
II. Quản trị văn phòng
1. Mô hình văn phòng
Trụ sở của công ty tuy không rộng nhưng các phòng được bố trí khá thích hợp và
khoa học cho hoạt đông kinh doanh.
Do tích chất là công ty tư nên chỉ có khác của công ty chứ không tiếp nhân dân
như các văn phòng, cơ quan của nhà nước chính vì vậy phòng văn thư được bố trí ở
tầng hai và gần với phòng giám đốc nhầm thuận tiện cho quá trình giải quyết công
việc.
Cách bố trí làm việc vủa cán bộ văn thư rất kéo và khoa học phù hợp với diện
thích 17 m2, trong phòng có 3 bàn làm việc 1 bàn lớn được đặt đối diện cửa vào, sát
tường.Đây là bàn làm việc của người phục trách của phòng(chánh văn phòng)2 bàn
nhỏ hơn được kê đối nhau làm ở hai bên của bàn lớn, là bàn làm việc của nhân
viên.Phòng còn có bàn uống nước để tiếp khác của công ty.Những trang thiết bị văn
phòng khá đầy đủ và hiện đại: Máy vi tính,máy photo, máy Fax, máy in, quạt, điều
hòa, tủ đựng tài liệu, hộp đựng con dấu, điện thoại.Cửa văn phong là kính cách âm,phù
hợp cho văn phong gần đường hạn chế được tiếng ồn do xe gây ra tạo môi trường làm
việc yên tĩnh cho nhân viên.
2.Tổ chức lao động khoa học
Hiện nay công ty có 148 nhân viên, đảm nhiệm các công việc khác nhau của công
ty trong đó có 3 nhân viên phụ trách công tác giấy tờ( hành chính văn thư). Người
đứng đầu Công ty là Giám đốc Châu Bá Minh – chánh văn phòng là người phụ trách
công tác văn thư – lưu trữ dưới có hai nhân viên trợ giúp.Công việc chuyên môn không
nhiều nên bộ phận văn thư còn là lực lượng tham mưu trong công việc kinh doanh cho
giám đốc.
VD: Có những chuyến đi công tác tìm kiếm mặt hàng thì nhân viên phòng văn
thư đôi lúc cũng đi cùng
Tuy là tuyển người làm ở cả hai lĩnh vực văn thư và lưu trữ nhưng cán bộ vẫn làm

lẫn công việc của nhau, nhiều lúc việc cấp bách cần giải quyết sớm thì phải sử dụng tất
cả nhân lực.Đây có thể là điểm khác giữa bộ phận văn thư của các cơ quan nhà nước
với công ty tư nhân



VD: văn phòng HĐND – UBND Huyện Từ Liêm có cán bộ làm văn thư riêng và
công tác lưu trữ riêng văn phòng bố trí cán bộ làm việc đúng chuyên môn, đúng với
nghiệp vụ.
III.Tình hình công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước hay một xã hội
nhằm tổ chức khoa học các tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan
các cá nhân nổi, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản
lý nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng của công dân.Tuy nghiên công tác lưu
trữ trong công ty thương mại Bình Minh Việt chỉ nhằm phục vụ chính nhu cầu của các
nhân viên làm việc trong công ty, chứ không mở rộng như tài liệu cơ quan nhà nước.
1. Cán bộ làm công tác lưu trữ:
Nhưng công tác này không phải không được thực hiện. Định kỳ quý I hàng năm
bộ phận lưu trữ cũng là bộ phận văn thư kiểm tra tài liệu tại phòng đã thu thập ở các
phòng, các bộ phận của công ty.Phân loaị, chỉnh lý sắp xếp biên mục và đưa vào lưu
trữ theo đúng quy định pháp lệnh lưu trữ.
Các tài liệu lưu trữ sắp xếp gọn gàng theo thứ tự của văn bản, có mục lục văn
bản, được bảo quản trong cặp hộp có đánh cặp số để thuận tiện cho việc theo dõi và tra
cứu, được sắp xếp gọn gàng trên giá tại văn phòng. Tài liệu lưu trữ đều có công cụ tra
cứu theo khối, theo từng năm nên việc khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho công
việc kinh doanh đạt hiệu quả,tăng nguồn thu cho công ty cũng như phát triển kinh tế dễ
dang nhanh chóng thuận tiện.
2.Công tác thu thập bổ sung và chỉnh lý khoa học tài liệu
Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc
xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ

quốc gia ,lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo thẩm quyền và
phạm vi đã được nhà nước quy định.
Lại phải đề cập là công ty tư ít tài liệu 1năm chỉ có hơn chục tài liệu hành
chính,giá trị tài liệu thuộc phạm vi cơ quan.
Nguồn thu thập và bổ sung là các lạo tài liệu hình thành trong quá trình kinh
doanh sản xuất của công ty,được thu thập từ các phòng,các đối tác và các đơn vị nhà
nước



Cán bộ lưu trữ chỉ thu thập, bổ sung những tài liệu đã giải quyết song và được lập
thành hồ sơ.
* Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu trong phòng theo một phương pháp khoa
học trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ (đơn vị bảo quản). Xác định
gí trị tài liệu làm công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản
và phục vụ khai thác tài liệu.
Trong quá trình hoạt động của công ty đã sinh ra một lượng tài liệu nhất định, vì
vậy chỉnh lý sổ tài liệu đó là nhiệm vụ cần thiết để hệ thống hóa sồ sơ theo phương án
phân loại khoa học, sửa chữa phục hồi những hồ sơ kém chất lượng để thực hiện tối ưu
hóa tài liệu.
Vì thời gian thực tập có hạn nên em không có điều kiện tham gia chỉnh lý khối tài liệu
của công ty. Em xin đưa ra phương án phân loại tài liệu đối với tài liệu của phòng văn thư
nơi em đã thực tập phương án: cơ cấu tổ chức – thời gian
3. Công tác bảo quản tài liệu
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài
tuổi thọ và bảo quản an toàn cho tài liệu phục vụ tốt cho yêu cầu nghiên cứu, khai thác
tài liệu.
Để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu, cơ quan tiến hành các biện pháp kiểm
tra, bảo quản, chống nấm mốc, chống côn trùng phá hại bắng các biện pháp khoa học.
Các trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản được trạng bị tương đối đầy đủ: Cặp, hộp,

tủ tài liệu, giá, quạt thông gió, ánh sáng thích hợp, thiết bị chống cháy.
Với các biện pháp bảo quản và trang bị hiện đại nên tài liệu của cơ quan không có
hiện tượng nấm mốc,mối mọt phá họai.Ngoài ra phòng lưu trữ còn có nội quy trong
phòng. Mặc dù khối lượng tài liệu không nhỏ nhưng tình trạng tài liệu còn rất tốt
không bị sát hại phục vụ thuận lợi cho khai thác, sử dụng.
4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu:
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu
lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những
nhiệm vụ hiện hành của cơ quan.
Công cụ phục vụ khai thác bằng mục lục hồ sơ, theo từng khối từng năm, số
công văn đi, đến.



Mỗi năm có rất nhiều các cá nhân trong cơ quan các phòng tìm nghiên cứu tài liệu
để phục cho công việc của mình.
 Nhận xét chung về công tác lưu trữ của công ty
Nhìn chung công tác lưu trữ tại công ty đã đi vào nề nếp và thực hiện nghiêm túc
và đầy đủ theo đúng quy định của nhà nước.Tài liệu được bảo quản tốt, có các trang
thiết bị bảo quản, sắp xếp tài liệu một cách khoa học, phục vụ kịp thời cho tra tìm và
khai thác tài liệu được lưu trữ những tài liệu có gí trị.Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế
như:
Tài liệu thu về lưu trữ một số ít được lập hồ sơ ngay cho nên vẫn bị bó gói.
Khối tài liệu nhiều cho nên gí đựng tài liệu vẫn còn nhiều.





Chương III.

Thu hoạch của bản thân

I. Những thu hoạch của bản thân qua đợt thực tập

Trải qua hơn một tháng thực tập tại phòng văn thư của Công ty, em đã trực tiếp nghiên
cứu khảo sát hoạt động của công ty cùng với sự quan tâm giúp đỡ nhiệt tình của Ban Giám
đốc và các nhân viên của công ty. Em đã vận dụng được lý thuyết, bài giảng vào thực tiễn
và học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý giá.
Qua đó em đã nhận thực được đầy đủ hơn về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu
trữ tuy là ở công ty tư nhân. Đồng thời em có thể hiểu biết rộng hơn về thực tiễn công tác
văn phòng của công ty, em đã tiếp thu được hinh nghiệm cần phải có đối với một người làm
công tác văn phòng để phục vụ cho em tuowng lai sau này để cá một hương pháp làm việc
cách tốt nhất và hiệu quả nhất.
Trong thời gian thực tập này em đã được tiếp xúc với nhiều đối tác làm kinh
doanh của công ty. Em đã học hỏi được cách quan hệ ngoại giao ứng xử giữa cán bộ
nhân viên trong cơ quan với nhau, khác đến cơ quan giao dịch. Đây là yếu tố quan



trọng đối với em một người cán bộ trong văn phòng phải có phẩm chất đạo đức tốt và
luôn học hỏi tác phong làm việc tại công sở.
Thời gian thực tập đã kết thúc, đã đẻ lại cho em nhiều giá trị của ngành học thật
sâu xắc để sau này em sẽ thấy yêu nghề của mình hơn mà em đã chon để phục vụ cho
cuộc sống tương lai của chính bản thân em.
Với sự cố gắng của bản thân và sự giúp đỡ của quý công ty Thương mại Bình
Minh Việt em rút ra một số kết quả trong hoạt động nghiệp vụ văn thư – lưu trữ như
sau:
Đối với văn bản đến :
Tiếp nhận và chuyển văn bản đến tới Chánh văn phòng kiểm tra và bóc bì văn bản
đến cho ý kiến giải quyết. Sau đó chuyển về văn thư tai đay tôi tiến hành đóng dấu đến,

đăng ký văn bản đến. Sau đó chánh văn phòng thấy văn bản nào quan trọng thì phải
vào sổ so văn bản để nhân văn bản theo mẫu thống nhất và photo chuyển tới các đối
tác, đơn vị, phòng có trách nhiệm giải quyết.
Đối với văn bản đi:
Việc đăng ký văn bản đi được đăng ký theo một trật tự khoa học và theo mẫu quy định
của cơ quan, sau khi văn bản soạn thảo xong, trình giám đốc hoặc chánh văn phòng xem xét
và ký duyệt sau đó mang đến phòng văn thư, tôi đã tiến hành đăng ký vào sổ công văn đi và
ghi số ký hiệu, ngày tháng ban hành văn bản, ghi đầy đủ tên, địa chỉ nơi nhận, văn bản gửi
đi theo danh sách đã được duyệt.
Ngoài ra tôi còn được thực hành công tac soạn thảo một số văn bản hành chính
thông thường và đánh máy văn bản, in văn bản, viết bì hồ sơ, phân lọai văn bản, tổng
hợp văn bản theo ngày tháng.
Quãng thời gian thực thập tôI được tiến hành đăng ký tầm 60 văn bản đi và 31
văn bản đến và được đóng dấu cũng khá nhiều giấy tờ như hợp đồng, phiếu kiểm hàng.
Nhìn chung công tác văn thư ở công ty khá dễ dàng không phức tạp. Tuy nhiên,
do văn băn của công ty có đặc điểm nội dung nhiều số liệu nên dễ nhầm lẫn có ảnh
hưởng đến công việc của công ty, đòi hỏi cán bộ văn thư phải luôn cẩn thân tỷ mỉ để
tránh những sai xót không đáng có.
* Về công tác lưu trữ
Tôi cũng có được thực tập trong một thời gian không ngắn của phòng lưu trữ
những công việc tôi được làm tại phòng của lưu trữ là khảo sát, thu thập tài liệu,viết



mục lục hồ sơ từ đó xác định gia trị tài liệu, chỉnh lý, đưa tài liệu vào bảo quản, tiến
hành sắp xếp tài liệu một cách khoa học.
II. Nhận xét
1.Nhận xét chung
Công tác văn thư – lưu trữ và quản trị tại văn phòng tại công ty thương mại Bình
Minh Việt đã được ban giám đốc rất quan tâm.Hiểu biết được vai trò,ý nghĩa,tác dung

của nghiệp vụ văn thư – lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, nên đã đề ra một số quy
định về thực hiện các nghiệp vụ văn thư – lưu trữ.
Trong 6 tuần thực tập tại phòng hành chính ở công ty ,tôI đã được quan sát và
được hướng dẫn trực tiếp làm những công tác nghiệp vụ của mình tại văn phòng, qua
lý luận và đối chiếu với thực tiễn tôi xin đưa ra một số nhận xét về công tác văn thư –
lưu trữ và quản trị
1.1.Ưu điểm
Công tác văn thư của văn phòng ngày càng được quan tâm chú trọng.Văn phong
của cơ quan đã góp phần rất quan trọng vào việc tham mưu cho công ty.Nâng cao hiệu
xuất làm việc trong công ty, không ngừng cải tiện nề lối làm việc, hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao.
Biên chế cán bộ văn thư rất phù hợp với mô hình nhỏ của công ty. Gồm 2 cán bộ
(1 văn thư, 1 lưu trữ).Nên rất được quan tâm, cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ luôn
làm tốt công việc của mình để góp phần tích cực trong công việc và sự ổn định về cấu
tổ chức của cơ quan.
Cán bộ được tiếp xúc với công nghệ cao, máy tính lối mạng do đó cán bộ có thể
cập nhập các kiến thức phục vụ công tác văn thư - lưu trữ tại đơn vị được thuận lợi và
khoa học hơn.
* Văn thư luôn làm đúng chức năng của mình là cung cấp thông tin cần thiết để
giám đốc có quyết định kịp thời vào đúng đắn giải quyết công việc một cách tốt nhất.
Công việc này sẽ thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp tạo doanh thu cao cho công
ty.
* Khi giám đốc ra quyết định văn phòng có nhiệm vụ soạn thảo rồi chuyển đế
người ,phòng thuộc lĩnh vực giảI quyết và thi hành, đặc biệt được theo dõi chặt trẽ
văn bản mình ban hành