Excel cơ bản và nâng cao (Lê Uyên Phương) potx

VIỆN KẾ TOÁN VÀ
QUẢN TRỊ DOANH
NGHIỆP
285 CMT8 – QUẬN 10 – TP.
HỒ CHÍ MINH
GV: LÊ NGUN PHƯƠNG




MICROSOFT
MICROSOFT
EXCEL
EXCEL

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
I. Chuẩn bị môi trường làm việc cho Excel
•
Vào Settings  Control Panel  Regional and Language
Options  Regional Options  Customize…điều chỉnh
lại kiểu định dạng ngày, số, … cho phù hợp với cách sử
dụng của bạn.
•
Vd: Decimal symbol: (.) - vd: 3.5
Digit grouping symbol: (,) - vd 100,000
List sparator: (;) - vd: Sum(a;b;c)
Short date format: dd/mm/yyyy - vd: 25/10/2006

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ

MICROSOFT EXCEL
II. Giới thiệu màn hình Excel
Các thành phần trên MS Excel
-
Thanh tiêu đề
-
Thanh thực đơn (Menu bar)
-
Thanh công cụ (Toolbar)
-
Thanh công thức (Formular bar)
-
Bảng tính (Sheet)
-
Thanh trạng thái (Status bar)

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
III.Giới thiệu về bảng tính Excel
-
Cột (Column): tên của cột được đánh dấu bằng các ký tự.
-
Dòng (Row): tên dòng được đánh dấu bằng các số
-
Ô (Cell): tên của ô xác định bởi tên của dòng và cột tạo
ra nó
-
Vùng bảng tính: là tập hợp các ô đứng liền nhau, được
xác định bởi ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải
của vùng

-
Bảng tính (Sheet): tập hợp tất cả các ô
-
Book: tập hợp tất cả các Sheet

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
IV.Làm việc với tập tin Excel
1. Tạo tập tin mới:
+ Vào File \ New
+ Nhấp vào biểu tượng New trên thanh công cụ
+ Nhấn phím Ctrl + N
2. Mở tập tin có sẳn:
+ Vào File \ Open (Ctrl + O) hoặc click vào biểu tượng
Open trên thanh công cụ
+ Chọn vị trí và tên tập tin muốn mở  Click Open

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
IV.Làm việc với tập tin Excel
3. Lưu tập tin với tên mới:
+ Vào File \ Save As
+ Chọn vị trí (ổ đĩa, thư mục) lưu tập tin
+ Đặt tên cho tập tin và nhấn nút Save
4. Lưu tập tin với tên cũ
+ Vào File \ Save
+ Nhấn Ctrl + N hoặc click vào biểu tượng Save trên
thanh công cụ

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ

MICROSOFT EXCEL
V. Nhập liệu trên Excel
1. Cách nhập dữ liệu
+ Sử dụng các phím mũi tên hoặc chuột để chọn ô muốn
nhập dữ liệu
+ Nhập liệu từ bàn phím rồi nhấn Enter
2. Sửa dữ liệu đã nhập
+ Double click vào ô muốn sửa dữ liệu hoặc nhấn phím
F2
+ Sửa lại dữ liệu và nhấn Enter

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
V. Nhập liệu trên Excel
3. Xoá dữ liệu
+ Sử dụng các phím mũi tên hoặc chuột để chọn ô muốn
xoá dữ liệu
+ Nhấn phím Delete

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
VI.Kiểu dữ liệu trên Excel
1. Kiểu dữ liệu số
+ Bao gồm các con số
+ Lưu ý: phải xác định dấu thập phân được quy định
trong Control Panel là dấu gì? (dấu phẩy hay dấu chấm)
2. Kiểu dữ liệu chuỗi
Có thể bao gồm chữ, số hoặc toàn số.
Vd: “Viện Kế Toán & Quản Trị Doanh Nghiệp”
“123456”

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
VI.Kiểu dữ liệu trên Excel
3. Kiểu dữ liệu ngày
+ Nhập ngày tháng năm phân cách bằng dấu / hay dấu –
+ Lưu ý: trước khi nhập liệu bạn kiểm tra trong Control
Panel kiểu định dạng.
4. Kiểu dữ liệu công thức
+ Nhập công thức bắt đầu bằng dấu = hay dấu +
+ Vd: =4+6
=if(C3>5;”Đậu”;”Rớt”)

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
VII.Chọn vùng bảng tính
1. Chọn một ô
+ Dùng phím: sử dụng phím mũi tên di chuyển đến ô
muốn chọn
+ Dùng chuột: Click chuột vào ô muốn chọn
2. Chọn một khối ô liên tiếp
+ Chuyển dấu chọn đến ô đầu tiên của nhóm
+ Chọn 1 trong 3 cách sau: Kéo chuột đến ô ở góc dưới
phải của nhóm; Nhấn Shift và click chuột trên ô cuối của
nhóm; Nhấn Shift và dùng phím mũi tên để chọn khối

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
VII.Chọn vùng bảng tính
3. Chọn nhiều khối ô không liên tiếp

+ Chọn ô đầu tiên của nhóm. Giữ phím Ctrl và dùng
chuột chọn các ô khác
4. Chọn một hoặc nhiều dòng (cột)
+ Chọn 1 dòng (cột): click chuột lên tên dòng (cột)
+ Chọn nhiều dòng (cột) liên tiếp: Click + Drag lên các
tên dòng (cột) muốn chọn
+ Chọn nhiều dòng (cột) không liên tiếp: chọn dòng (cột)
đầu tiên. Giữ Ctrl + click lên các dòng (cột) khác.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
VII.Chọn vùng bảng tính
5. Chọn toàn bộ bảng tính
Chọn 1 trong các cách sau:
+ Nhấn Ctrl + A
+ Click chuột lên ô giao nhau của tiêu đề dòng và tiêu đề
cột
6. Hủy bỏ sự lựa chọn
Nhấp chuột tại một vị trí bất kỳ trong bảng tính. Hoặc
dùng các phím di chuyển để dời ô lựa chọn đến vị trí
khác

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
VIII.Hiệu chỉnh dòng và cột
1. Thay đổi chiều rộng dòng, cột

Cách 1: Đưa con trỏ chuột đến vị trí giao nhau giữa dòng
(cột), click và drag chuột để thay đổi độ rộng.


Cách 2: Double click vào giao điểm của tiêu đề dòng
(cột): chiều cao (rộng) của dòng (cột) bằng với chiều cao
(rộng) của dòng (cột) của ô dữ liệu cao nhất (rộng nhất).

Cách 3: Vào Format \ Row (Column)

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
VIII.Hiệu chỉnh dòng và cột
2. Chèn dòng, cột

Cách 1:
+ Đưa con trỏ chuột đến trước ô muốn chèn
+ Vào Insert \ Rows (Column)

Cách 2:
+ Bấm chọn tiêu đề dòng (cột)
+ Click phải chuột lên tiêu đề dòng (cột) chọn Insert

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
VIII.Hiệu chỉnh dòng và cột
3. Xóa dòng, cột

Cách 1:
+ Chọn dòng (cột) muốn xóa
+ Nhấn phím Delete

Cách 2:
+ Chọn dòng (cột) muốn xóa

+ Click phải chuột lên tiêu đề dòng (cột) chọn Delete

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
IX.Sao chép dữ liệu
-
Chọn vùng dữ liệu muốn sao chép
-
Click phải chuột chọn Copy (hoặc nhấn Ctrl + C, hoặc
vào Edit \ Copy)
-
Di chuyển chuột đến vị trí muốn chép
-
Click phải chuột chọn Paste (hoặc nhấn Ctrl + V, hoặc
vào Edit \ Paste)

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
X. Các phép toán căn bản
-
Các phép toán có thể sử dụng bao gồm các phép toán số
học (+, -, *, /, %, ^), toán tử nối chuỗi (&) và các toán tử
so sánh (=, <, >, <=, >=, <>)
-
Thứ tự ưu tiên khi tính toán: cũng giống như trong đại số.
Thứ tự
Thứ tự
Phép toán
Phép toán
1

1
()
()
2
2
-
-
3
3
%
%
4
4
^
^
Thứ tự
Thứ tự
Phép toán
Phép toán
5
5
* /
* /
6
6
+ -
+ -
7
7
&

&
8
8
= < > <= >= <>
= < > <= >= <>

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
XI.Địa chỉ và cách thiết lập công thức
1. Các loại địa chỉ
-
Địa chỉ tương đối: sử dụng các kí hiệu [Cột][Dòng]. Vd:
A1, C3,…Loại địa chỉ này tự động sửa lại khi sao chép
các công thức.
-
Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước mỗi cột, dòng của địa
chỉ tương đối. Loại địa chỉ này không thay đổi khi sao
chép công thức. Vd: $A$1. $B$1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
XI.Địa chỉ và cách thiết lập công thức
1. Các loại địa chỉ
-
Địa chỉ hỗn hợp: là loại địa chỉ chỉ cho phép thay đổi theo
cột hoặc theo dòng. Để cố định thành phần nào ta thêm
dấu $ ở trước thành phần đó. Vd: $B5 (cố định cột), D$1
(cố định dòng)

Khi gõ địa chỉ ta có thể gõ trực tiếp dấu $ hoặc có thể

dùng phím F4 để chuyển đổi giữa các loại địa chỉ.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
XI.Địa chỉ và cách thiết lập công thức
2. Thiết lập công thức
-
Nhập công thức bằng cách thông thường
Chọn ô cần nhập công thức. Gõ dấu =. Gõ các thành phần
của công thức. Nhấn Enter để kết thúc.
-
Nhập công thức bằng cách chỉ đến các địa chỉ ô cần tính
toán
Chọn ô cần nhập công thức. Gõ dấu =. Sử dụng các phím
mũi tên đưa đến địa chỉ ô cần đưa vào công thức. Nhập
các toán tử cần thực hiện. Nhấn Enter để kết thúc.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
XI.Địa chỉ và cách thiết lập công thức
2. Thiết lập công thức
-
Các lỗi thông thường khi nhập công thức sai trong Excel:
Mã lỗi
Mã lỗi
Ý nghĩa
Ý nghĩa
#VALUE!
#VALUE!
Không tính được

Không tính được
#N/A
#N/A
Tham chiếu 1 giá trị không tồn tại
Tham chiếu 1 giá trị không tồn tại
#NAME?
#NAME?
Tên sử dụng trong công thức không hợp lệ
Tên sử dụng trong công thức không hợp lệ
#NUM!
#NUM!
Giá trị không hợp lệ
Giá trị không hợp lệ
#DIV/0
#DIV/0
Trong công thức có phép toán chia cho số không
Trong công thức có phép toán chia cho số không
#REF!
#REF!
Không tham chiếu được đến địa chỉ
Không tham chiếu được đến địa chỉ
#NUL!
#NUL!
Giá trị NUL
Giá trị NUL

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
XI.Địa chỉ và cách thiết lập công thức
3. Sửa đổi công thức

-
Chọn ô cần sửa đổi công thức
-
Nhấn F2 hoặc Double click trên ô đó. Sửa nội dung công
thức. Nhấn Enter để kết thúc
4. Sao chép công thức
-
Chọn ô cần sao chép công thức. Thực hiện lệnh Copy.
-
Chọn ô cần chép cộng thức. Thực hiện lệnh Paste

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ
MICROSOFT EXCEL
XI.Địa chỉ và cách thiết lập công thức
5. Đánh số thứ tự
-
Cách 1:
+ Nhập số 1 vào ô thứ nhất, số 2 vào ô thứ 2. Chọn 2 ô
trên
+ Đưa chuột vào vị trí góc dưới bên phải của vùng chọn.
Click + Drag chuột sang các ô tiếp theo
-
Cách 2:
Nhập số 1 vào ô thứ nhất. Click chọn ô vừa nhập, nhấn
giữ Ctrl, click + drag sang các ô tiếp theo.