09. Kỹ năng quản lý hồ sơ ppt

KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ
KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ
I/ KHÁI QUÁT CHUNG:
1. Khái niệm
2. Vai trò của quản lý hồ sơ
1. Quản lý hồ sơ là gì ?
Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn
bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm
vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức
2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ
•
Giảm chi phí mua sắm thiết bị
•
Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
•
Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
•
Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng.
•
Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên
chuyển bộ phận, nghỉ việc…
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
•
Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu
trữ hồ sơ.
•
Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi
cần.
•
Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không,
có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm

chậm trễ việc truy cập.
•
Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hổ sơ, các doanh nghiệp
cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số
lượng lớn hồ sơ khi cần.
•
-
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
•
Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều
hành nó. Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm
hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có.
•
Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự
hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ
sơ mật. Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt
động của tổ chức là một xem xét khác.
•
Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung
cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số
lãnh vực.
•
Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và
theo dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được
giữ cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau.
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
•
Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an
toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập
cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục sắp xếp.

•
Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo
chung.
•
Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình
phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động
để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là những thay đổi liên quan đến
việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị hiện đại.
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
•
Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phân
biệt những loại hồ sơ khác nhau.
•
Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận diện tức
thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào đó.
•
Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn. Tài
liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ.
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
•
Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục
chắc chắn được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên
riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên
hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được
tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại hồ
sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các
chữ cái; các từ kép nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt
trong các tên gọi hồ sơ. Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa.
•
Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ.

Như vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được
chia thành những hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S
đến Z. cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo
địa lý hoặc bằng một phương pháp khác
II/ CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ
•
Lưu theo vần, mẫu tự:
•
Lưu theo số, mã số
•
Phương tiện và thiết bị lưu trữ
1. Lưu theo vần, mẫu tự:
Sử dụng cho hồ sơ tên:
•
Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ
sơ tên (hoặc phong bì) riêng. Bên ngoài ghi tên và một số thông tin
cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếp các tư liệu theo ngày
tháng từ gần nhất đến xa nhất.
•
Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm
các tư liệu.
•
Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại theo từng
giai đoạn.
•
Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau tên, hoặc
sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt.
1. Lưu theo vần, mẫu tự (tt)
Hồ sơ theo chủ đề:
•

Tên chủ đề cần đặt cụ thể,
•
Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung
•
Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề
•
Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tư,
thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng có thể tạo lập
trên máy tính).
•
Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi
tiêu đề chính.
•
Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không
có trong chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm.
1. Lưu theo vần, mẫu tự (tt)
Hồ sơ theo địa danh:

•
Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề.
•
Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm (nên dùng
máy tính).
2. Lưu theo số, mã số
•
Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số.
•
Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã số), ví
dụ: 7-25-30.
•

Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó
thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã
đó.
3. Phương tiện và thiết bị lưu trữ
•
Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không
cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím
ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe,
•
Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi
phim,…
•
Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ
sơ, bìa kẹp 'out'
•
Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm
kiếm nào, thì việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác này là
rất quan trọng trong thời đại ngày nay, mà phổ biến nhất hiện nay
là máy vi tính cá nhân.
4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian
•
Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi
các tài liệu đã được đánh số.
•
Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có thể có một
hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách
đọc số từ phải sang trái,nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta
không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi
đọc.
•

Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ
và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa.
4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian
•
Những thuận lợi:nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại một sự
bảo mật nào đó;nó cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục;và số
hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham chiếu.
•
Các bất lợi là: chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực
hiện điều đó;và nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ,
đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ
xảy ra.
5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
•
Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc
biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh, đặc
biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh.
•
Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm
tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ.
•
Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với nột trong những
phương pháp phân loại khác. Do đó, là điều phổ biến khi hồ sơ
được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên
trong hồ sơ.
5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
•
Thuận lợi:hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian
nhiều nhất vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy
cập tìm kiếm có thể tự động nếu địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là

biết tên file.
•
Nhược điểm: phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo
quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian quá lâu.
6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự
•
Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia
thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa
là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một
quốc gia. Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống
kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể
được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những
nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ
nào hơn nữa sau này.
•

•
Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần
chỉ mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu,
và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai
hay không.
•

•
Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông dụng,
có thể trùng nhau.
6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự
•
Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân
chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa

học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt
đầu nhất trong một quốc gia.
•
Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống
kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng
có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép
mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này để giảm
thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.
6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự (tt)
•
Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó
không cần chỉ mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu
trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ
tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không.
•
Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông
dụng, có thể trùng nhau.
7. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề:
•
Đây là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ tự chữ
cái, trong đó các tài liệu được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của
tiêu đề chủ đề, ví dụ như bảo hiểm hoặc bất động sản. Trong nhóm
chủ yếu sẽ có những phân loại nhóm nhỏ hơn.
•
Thuận lợi: Phương pháp phân loại theo chủ đề dễ dàng và tiện lợi
cho việc mở rộng. Nó cũng mang lại một phương pháp hữu ích khi
các chủ đề được xác định rõ ràng và khi người ta đã quen thuộc với
nó thì việc truy cập sẽ dễ dàng hơn.
7. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề (tt)
Khó khăn:

•
Có thể có vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích hợp,
thường đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi cần có một
chỉ mục phức tạp.
•
Thường khi kiểu phân loại này được dùng thì sẽ hình thành một hồ
sơ lớn chứa các mục linh tinh với rất nhiều đề tài trong đó, trong
khi trong một hệ thống lưu trữ tốt thì một hồ sơ chỉ chứa đựng
những đề tài có liên quan. Điều này dường như do sự miễn cưỡng
mở một hồ sơ riêng biệt cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tinh.
8. Sắp xếp hồ sơ theo địa lý
•
Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp theo các địa
điểm như quận, thành phố… cho phân loại chủ yếu. Sau đó có thể
sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.
•
Phương pháp địa lý đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa điểm. Điều
này là dễ hiểu vì ý niệm của nó đơn giản và người sử dụng không
sớm thì muộn cũng sẽ quen thuộc với những khu vực địa lý có liên
quan.