Kỹ năng tạo lòng tin với khác hàng khi lập kế hoạch sự kiện doc

Kỹ năng tạo lòng tin với khác hàng khi lập
kế hoạch sự kiện
Event Channel - Khi tiếp xúc với khách hàng mới, người làm sự kiện -
đặc biệt là những người lập kế hoạch cho sự kiện phải có những kỹ
năng làm việc để tạo lòng tin cho khách hàng, nhằm khiến họ hoàn toàn
yên tâm khi ủy thác cho các bạn thực hiện sự kiện của mình. Làm sao
để vừa thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng, vừa đáp ứng được ngân
sách của họ và thực hiện được các sự kiện?
Có một số biện pháp bạn có thể làm để đạt được lòng tin của khách hàng
trong quá trình gặp và làm việc với họ để lấy được hợp đồng.
Ký hợp đồng
Ký kết hợp đồng với khách hàng của bạn là bước đầu tiên bạn có thể làm để
đạt được lòng tin của khách hàng. Đối với khách hàng của bạn, hợp đồng là
một văn bản quy phạm pháp luật, bảo đảm dịch vụ và chi phí của bạn. Đối
với bạn, hợp đồng là một cam kết của khách hàng phải trả tiền cho dịch vụ
của bạn. Tiền đặt cọc thường được thanh toán thực hiện khi cả hai bên ký
hợp đồng. Tiền đặt cọc có thể là một khoản tiền hoặc tỷ lệ phần trăm của
tổng số dịch vụ.
Sự kiện cực kỳ chi tiết theo định hướng công việc; khách hàng của bạn có
thể trở nên rất chi tiết như là một kết quả. Nếu khách hàng đặt vấn đề ngôn
1
ngữ pháp lý được sử dụng trong hợp đồng, hãy giải thích về các thuật ngữ
chuyên dùng trong tổ chức sự kiện để họ nắm được. Nếu khách hàng đặt vấn
đề thiếu sót nào của bất kỳ dịch vụ mà bạn hứa sẽ cung cấp, cần xem xét và
viết lại hợp đồng. Sử dụng những gợi ý trong các cuộc đàm phán hợp đồng
sẽ tăng thêm sự tin tưởng của khách hàng với bạn. Những gợi ý hợp lý đưa
ra đúng lúc sẽ khiến khách hàng đánh giá cao sự quan tâm và đầu tư của bạn
đối với sự kiện của họ.
Tạo lòng tin cho khách hàng trong công việc lập kế hoạch sự kiện
giúp bạn có được hợp đồng dễ dàng hơn
Đề cập đến kinh nghiệm trước đây

Có thể bạn không có kinh nghiệm với một sự kiện có tầm vóc như sự kiện
lần này của khách hàng, nhưng hãy để cho họ biết bạn đã từng thực hiện một
sự kiện tương tự như vậy trước đây bằng cách kể ra các công việc thực tế mà
bạn trải qua khi làm sự kiện đó.
Trong trường hợp bạn vẫn e ngại khách hàng không tin tưởng, hãy mời thêm
cộng sự của bạn (cùng công ty hoặc freelancer) đã có kinh nghiệm trong
việc tổ chức những sự kiện có quy mô lớn. Trong cuộc họp với khách hàng,
hãy để họ trình bày những chi tiết của chương trình, nếu phía khách hàng có
chất vấn gì thì họ cũng thay mặt bạn giải quyết những câu hỏi đó. Việc này
2
khiến khách hàng tin tưởng bạn hơn, vì không những các bạn đã có kinh
nghiệm mà còn có sự thống nhất, liên kết trong công việc.
Sử dụng ngôn ngữ tích cực
Sử dụng ngôn ngữ tích cực là một cách tuyệt vời để đạt được sự tin tưởng
của khách hàng. Với ngôn ngữ tích cực đến tư duy tích cực từ khách hàng
của bạn. Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể lập kế hoạch một sự kiện lớn, sau đó
khách hàng của bạn sẽ nghĩ như vậy. Sau đây là một danh sách các từ và
cụm từ xây dựng lòng tin vào bản thân và khách hàng của bạn.
"Chắc chắn"
"Tất nhiên"
"Có cùng suy nghĩ"
"Tôi rất vui để (làm việc A, B)"
"Sẵn lòng", "sẵn sàng"
Nếu bạn đang do dự về một chi tiết yêu cầu và không biết sẽ thực hiện được
hay không, nhưng đảm bảo khách hàng của bạn, bạn sẽ để cho họ biết chắc
chắn là một cách này hay cách khác. Ví dụ khách hàng muốn thuê một vài
xe cứu hỏa để làm mô hình thực tế cho chương trình, bạn có thể nói với họ
"Tôi sẵn lòng kiểm tra lại việc này để xem nó có thay đổi gì so với trước đây
không?" - Tức là trước đây việc này khả thi nhưng thời điểm này thì có thể
có sự thay đổi và bạn sẵn sàng kiểm tra để hồi đáp cho khách hàng.

Ngôn ngữ tích cực không phải là một công cụ để đánh lừa khách, nên sử
dụng nó kết hợp với sự trung thực. Ngôn ngữ tích cực là để trấn an khách
hàng, sau đó, bạn có thể cùng với khách hàng điều chỉnh những yêu cầu
không thể thực hiện sau khi đã xem xét và thử tìm cách đáp ứng.
3