Giáo trình Excel dành cho Kế toán docx

Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
1
)

Các phần hành kế toán chủ yếu.

1. Kế toán tiền mặt
2. Kế toán tiền gửi
3. Kế toán hàng tồn kho
4. Kế toán tài sản cố định
5. Kế toán tiền lương
6. Kế toán thuế
7. Kế toán mua hàng
8. Kế toán bán hàng
9. Kế toán giá thành


Tóm tắt công việc kế toán:

1. Thiết lập thông tin về doanh nghiệp và chính sách kế toán doanh nghiệp áp dụng.
2. Xây dựng danh mục: Hệ thống tài khoản, Khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, vật tư, TSCĐ
3. Cập nhật số dư đầu kì của các tài khoản.
4. Cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
5. Làm các bút toán cuối kỳ, khóa sổ kế toán.

Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
2
)


CHƯƠNG I: THIẾT LẬP THÔNG TIN DOANH NGHIỆP
VÀ SỐ DƯ ĐẦU KỲ CÁC TÀI KHOẢN

I. THIẾT LẬP THÔNG TIN BAN ĐẦU VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG DANH MỤC.
1. Thiết lập thông tin doanh nghiệp.

Tên doanh nghiệp (ten):
Địa chỉ (dc):
Mã số thuế (mst):

Tác dụng của việc đặt tên cho các thông tin trên: khi chuyển sang các sheet sổ khác nhau chúng ta phải
cập nhật ít nhất các thông tin cơ bản trên, để giảm thiểu thời gian, công sức để viết lại các thông tin đó,
chúng ta sẽ đặt tên cho từng thông tin và khi chuyển sang sheet sổ khác chúng ta chỉ cần đánh: = tên
viết tắt, khi đó ta đã có thông tin đầy đủ với thời gian nhanh nhất. Cách đặt tên cho thông tin chúng ta
sẽ tìm hiểu trong phần tạo lập danh mục.




Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
3
)


Chính sách kế toán áp dụng:
+ Chế độ kế toán áp dung: (QĐ 48)
+ Đồng tiền sử dụng:
+ Hình thức kế toán: (trong phạm vi sách chúng ta dùng hình thức kế toán nhật ký chung)
+ Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc.
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: (bình quân gia quyền).

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: (kê khai thường xuyên).
+ Phương pháp tính khấu hao: (đường thẳng).
+ Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch).
+


2. XÂY DỰNG DANH MỤC

- Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng:




Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
4
)

Khi xây dựng danh mục tài khoản ta cần mở các tiểu khoản để quản lý chi tiết, ví dụ như tiền gửi ngân
hàng, khách hàng, nhà cung cấp,

Việc mở bao nhiêu tiểu khoản không quan trọng, tuy nhiên nó cần phải đáp ứng được 2 yêu cầu sau:
Trước tiên là phải tuân theo tài khoản mẹ thuộc hệ thống tài khoản mà chế độ kế toán ban hành và điều
tiếp theo là phục vụ được yêu cầu quản lý của từng đơn vị.

- Xây dựng danh mục nhà cung cấp

Danh mục mục NCC gồm có các chỉ tiêu sau:

+ Số thứ tự, mã NCC, tên nhà cung cấp, mã số thuế và địa chỉ, chúng ta có thể thêm vào bất cứ chỉ
tiêu nào mà chúng ta muốn hay để đáp ứng yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.




+ Chúng ta đặt tên cho mã NCC: M_NCC

Trước tiên chúng ta bôi đen vùng từ cột mã nhà cung cấp đến cột địa chỉ và từ dòng đầu tiên của danh
mục đển hàng cuối cùng của danh mục.

Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
5
)



Sau đó ta có các cách để đặt tên cho vùng danh mục nhà cung cấp như sau:

• Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + F3
• Chọn menu sau: Insert./ Name/ Define
Với cả 2 cách trên chúng đều hiện ra cửa sổ con/ hộp thoại Define name như hình sau:

và ta đánh tên cho vùng mã nhà cung cấp là: M_NCC



Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
6
)



• Hoặc đánh tên vùng vào ô




Name
box

Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
7

)


+ Đặt tên cho danh mục NCC: DM_NCC
Trước tiên ta bôi đen vùng danh mục nhà cung cấp từ cột mã nhà cung cấp đến cột địa chỉ, từ hàng đầu
tiên đến hàng cuối cùng của danh mục.



và chúng ta cũng đặt tên cho vùng bằng ba cách trên:

• Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + F3
• Menu: Insert/ name/ Define: xuất hiện hộp thoại và đánh tên vào đó
• Đánh tên trực tiếp vào Name box.

- Xây dựng danh mục khách hàng.

Ta làm tương tự như với danh mục nhà cung cấp
+ Danh mục cũng gồm các chỉ tiêu: STT, Mã khách hàng, Tên khách hàng, Mã số thuế và Địa chỉ,
và các chỉ tiêu khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
+ Đặt tên cho mã khách hàng: M_KH, danh mục khách hàng: DM_KH theo ba cách.

- Xây dựng danh mục vật tư – hàng hóa

Danh mục hàng hóa gồm các chỉ tiêu: STT, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Tài khoản và các chỉ tiêu
khác theo yêu cầu quản lý.

Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k

ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
8
)

+ Ta đặt tên cho vùng mã hàng hóa: M_HH.
+ Đặt tên cho vùng danh mục hàng hóa từ cột mã hàng cho tới cột tài khoản: DM_HH
Đặt tên theo ba cách như bình thường



Danh mục vật tư gồm các chỉ tiêu: STT, Mã vật tư, Tên vật tư, Đơn vị tính, Kho.
+ Đặt tên cho vùng mã vật tư: M_VT.
+ Đặt tên cho vùng danh mục vật tư: DM_VT.
Đặt tên theo ba cách như bình thường


Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
9
)

Ta cũng xây dựng một danh mục gồm cả hàng hóa, vật tư để lọc số liệu cho bảng kê nhập hàng hóa –
vật tư.
Ta sẽ đặt tên cho vùng: A4:Dn (n số thứ tự dòng cuối cùng của danh mục)

Tên vùng: DM_HH_VT


- Xây dựng danh mục tài sản cố định
Ta xây dựng danh mục tài sản cố định theo các chỉ tiêu: STT, Mã TSCĐ, Tên TSCĐ,

- Danh mục phòng ban

Danh mục phòng ban gồm có các chỉ tiêu: STT, Mã phòng ban, Tên phòng ban.
Ta đặt tên cho danh mục phòng ban: M_PB, vùng chỉ có cột tên phòng ban.

Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
10
)



Đặt tên theo 3 cách ở các danh mục trước.

- Danh mục nhân viên

Danh mục nhân viên gồm các chỉ tiêu: STT, Mã nhân viên, Tên nhân viên, Chức vụ, Phòng ban, Số tài
khoản ngân hàng, Mã số thuế cá nhân, Mức lương cơ bản, Giảm trừ gia cảnh.

Trung tâm tin h

ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
11
)



Sau đó ta chọn vùng ô E8:E23 như hình vẽ sau đó chọn Data/ Validation.
Hiện ra cửa sổ:

Ta chọn
List
sẽ hiện ra cửa sổ:

Ta đánh :
=M_PB
vào ô Source như hình vẽ và nhấn OK
Màn hình sau khi nhấn như sau:

Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
12
)

Bây giờ ta sẽ đánh mã nhân viên, tên nhân viên, chức vụ, lương cơ bản, giảm trừ gia cảnh, mã số thuế,
tài khoản ngân hàng của từng nhân viên.
Riêng đối với Phòng ban nhân viên đó làm việc ta chỉ việc kích chuột vào và chọn phòng ban phù
hợp.


Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
13
)

Đến bước này chúng ta đã hiểu phần nào của việc đặt tên cho một vùng dữ liệu chưa ạ. Khi đặt tên cho
một vũng dữ liệu chúng ta có thể tiết kiệm thời gian cho đánh công thức và chúng ta cũng có thể tạo
được list các danh sách, danh mục giúp chúng ta thao tác nhanh hơn, đồng bộ hơn giữa các sheets sổ
khác nhau và chính xác hơn.

Đối với danh mục nhân viên ta sẽ đặt tên cho :
+ Vùng Danh mục nhân viên : DM_NV



+ Vùng Mã nhân viên : M_NV, vùng là cột mã nhân viên.

3. Hệ thống sổ

Hệ thống các sổ(mỗi sổ một sheet) cơ bản cần có trong hình thức kế toán nhật ký chung.
+ Sổ nhật ký chung.
+ Bảng cân đối tài khoản.
+ Sổ quỹ tiền mặt.
+ Bảng kê nhập hàng.

Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
14
)

+ Bảng kê xuất hàng.
+ Báo cáo nhập - xuất - tồn.
+ Sổ theo dõi tài sản cố định.
+ Bảng tính lương.
+ Bảng tính giá thành.
+ Sổ theo dõi công nợ phải thu, phải trả.


Cụ thể:

- Sổ nhật ký chung:

Sổ nhật ký chung gồm các chỉ tiêu cơ bản sau:
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế công ty.
+ Tên sổ
+ Ngày tháng bắt đầu ghi sổ và khóa sổ kế toán
+ Đơn vị tính:
+ Cột ngày tháng ghi sổ
+ Chứng từ: ngày tháng tháng từ, số chứng từ.
+ Diễn giải
+ Cột “Đã ghi sổ cái.”
+ Tài khoản hạch toán.
+ Tài khoản đối ứng
+ Số phát sinh nợ, có
+ Số dư nợ, có: lưu ý, nguyên tắc chung là các tài khoản loại 1 và 2 sẽ có số dư bên nợ và các tài
khoản loại 3, 4 sẽ có số dư bên có, khi đó ta sẽ dấu đi cột số dư còn lại khi tiến hành in sổ kế toán.










Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(

15
)

+ Ngoài ra ta sẽ mở thêm các chỉ tiêu như : tháng phát sinh chứng từ, và tài khoản để lọc số dư đầu kỳ.
Và cột mã chứng từ chỉ để cập nhật phiếu thu, chi, phiếu nhập nho, phiếu xuất kho.




- Bảng cân đối tài khoản.
Bảng cân đối tài khoản gồm:
+ Tên công ty:
+ Địa chỉ:
+ Tên sổ:
+ Năm tài chính
+ Số hiệu tài khoản.
+ Tên tài khoản kế toán.
+ Số dư đầu kỳ: Nợ và Có.
+ Số phát sinh: Nợ và Có.
+ Số dư cuối kỳ: Nợ và Có.
+ Ngoài ra ta còn mở thêm một số cột nhằm phục vụ cho các công việc tiếp sau: Cột “1”, Mã, Cột
“X”.

Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
16

)



Với bảng cân đối tài khoản ta sẽ đặt tên cho các vùng sau:
+ Cột “mã”: MA
+ Cột số hiệu tài khoản: M_TK
+ Số dư có đầu kỳ bên: SDCDK
+ Số dư nợ đầu kỳ: SDNDK
+ Số phát sinh có: SPSC
+ Số phát sinh nợ: SPSN
+ Số dư nợ cuối kỳ: SDNCK
+ Số dư có cuối kỳ: SDCCK
+ Cột “1”: M_1

- Sổ quỹ tiền mặt.
Sổ quỹ tiền mặt gồm:
+ Tên công ty:
+ Địa chỉ:
+ Tên sổ:

Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
17
)

+ Năm tài chính
+ Ngày tháng ghi sổ.
+ Số phiếu thu, chi.
+ Diễn giải.
+ Tài khoản đối ứng.
+ Số tiền: Thu, Chi, Tồn.
+ Tháng báo cáo, tài khoản báo cáo, nối tháng và tài khoản báo cáo – giúp phục vụ cho việc in sổ.


- Bảng kê mua hàng.
+ Tên công ty
+ Địa chỉ
+ Tên
+ Năm tài chính
+ Chứng từ: ngày tháng, và số hiệu: 2 chỉ tiêu này ta sẽ dùng công thức để tìm.
+ Số phiếu nhập: ta sẽ phải đánh, bởi một phiếu nhập ta có thể nhập nhiều loại hàng hóa khác nhau, số
lượng, đơn vị tính khác nhau,….
+ Tên vật tư, đơn vị tính: ta dùng công thức để tìm.

Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
18
)

+ Mã hàng hóa ta sẽ cập nhật dựa trên downlist được tạo bằng cách: Bôi đen cột mã hàng hóa và chọn
data/validation, xuất hiện hộp thoại và thao tác giống với danh mục nhân viên khi tìm phòng ban.

+ Mã vật tư hàng hóa: tự nhập


- Nhật ký bán hàng.

+ Tên công ty
+ Địa chỉ:
+ Tên bảng kê
+ Năm tài chính
+ Chứng từ: ngày tháng, số hóa đơn GTGT nhập – ta dùng công thức để tìm.
+ Số phiếu xuất kho:
+ Tên hàng hóa, vật tư, đơn vị tính – ta dùng công thức để nhập
+ Mã vật tư, hàng hóa – ta lấy từ Downlist.
+ Giá vốn: ta dùng công thức để tìm.
+ Số lượng mình tự đánh.
+ Doanh thu: đơn giá, thành tiền – tự nhập.
+ Mã vật tư
+ Lãi lỗ.

Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
19
)

- Báo cáo nhập - xuất - tồn.
+ Tên, địa chỉ công ty
+ Tên báo cáo
+ Tháng báo cáo => như vậy trong một năm ta sẽ có 12 bảng báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa.
+ STT, Mã hàng là mình tự nhập.
+ Tên hàng, đơn vị - dùng công thức để nhập.
+ Tồn đầu kỳ, nhập, xuất và tồn kho cuối kỳ về số lượng và thành tiền.

Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
20
)



- Sổ theo dõi tài sản cố định.

Trong giáo trình này, ta sẽ sử dụng phương pháp tính và trích khấu hao tài sản cố định là phương pháp
đường thẳng.
Và cũng tương tự như báo cáo nhập xuất tốn, ta cũng có 12 bảng tính và trích khấu hao tương ứng với
12 tháng trong năm.


Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k

ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
21
)





+ Bảng tính lương.


+ Bảng tính giá thành.




II. CẬP NHẬT SỐ DƯ BAN ĐẦU.

1. Khi cập nhật số dư đầu kỳ ta gồm có các phân hệ như sau:
- Công nợ phải thu.
- Công nợ phải trả.
- Tiền gửi ngân hàng.
- Hàng tồn kho.
- Tài sản cố định.
- Các tài khoản khác.

Trung tâm tin h
ọ

c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
22
)

2. Các công việc phải làm khi cập nhật số dư đầu kỳ.

- Cập nhật vào bảng cân đối tài khoản – phần số dư đầu kỳ.
- Cập nhật vào các sổ liên quan như báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa: cập nhật số lượng, đơn giá,….

3. Nội dung:

- Cập nhật vào bảng cân đối tài khoản
Một số lưu ý khi cập nhật số dư đầu kỳ các tài khoản:
Ta chỉ cập nhật số dư đầu kỳ cho các tài khoản ở cấp bé nhất.

Ví dụ: với tài khoản tiền gửi ngân hàng thì ta mở đến tiểu khoản cấp 3, như vậy ta chỉ cập nhật cho các
tài khoản cấp ba này. Còn đối với các tài khoản cấp cao hơn, số dư đầu kỳ của nó sẽ là tổng của các tài
khoản cấp bé hơn.




Tài khoản tiền mặt sẽ là tổng của
các tiểu khoản, ta dùng công
thức: =sum(E137:E139) để tính
ra số dư đầu kỳ của tài khoản
tiền mặt.

Còn đối với các tiểu khoản ta sẽ
nhập tay.

Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
23
)

- Cập nhật vào các sổ đặc biệt.
Đồng thời với việc cập nhật số dư đầu kỳ vào bảng cân đối số phát sinh ta còn phải cập nhật những
thông tin đầu kỳ khác vào các tài khoản quan trọng trong kỳ.

+ Cập nhật vào báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa, vật tư.



Đầu tiên ta sẽ khai báo những hàng hóa, vật tư nào có số tồn đầu kỳ.
• Cập nhật mã hàng hóa
- Để tiết kiệm thời gian đánh mã hàng hóa và tránh trường hợp gây khó khăn cho việc nhớ mã hàng
thì ta dung downlist để cập nhật mã hàng hóa.
- Bôi đen cột mã hàng hóa, và chọn: Data/ validation
- Xuất hiện hộp thoại Data Validation.

Trung tâm tin h
ọ

c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
24
)


ta chọn list trong thẻ Allow

Ta đánh: = M_HH
Như vậy ta đã tạo được Downlist trên cột mã hàng hóa, việc còn lại là kích vào biểu tượng
Downlist và chọn mã hàng hóa tương ứng.

• Cập nhật tên hàng và đơn vị tính – ta sẽ dùng công thức để tìm
Công thức:
Tìm tên hàng hóa : = if(mã hàng <>0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 2,0),””)
Tìm đơn vị tính : = if(mã hàng <>0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 3,0),””)
• Và cập nhật số lượng hàng tồn, đơn giá và dùng công thức: thành tiền = đơn giá * số lượng để tính
cột thành tiền.

Ta sẽ có 12 bảng báo cáo nhập xuất tồn:
Mỗi một tháng ta sẽ đặt tên cho vùng dữ liệu của tháng báo cáo đó:
NXT_HH1 : B9:N20
NXT_HH2 : …
NXT_HH3 : …
…………

+ Cập nhật vào sổ theo dõi công nợ phải thu (sổ công nợ phải trả làm tương tự)

Gồm sổ tổng hợp tình hình công nợ phải thu, phải trả và sổ chi tiết 131, 331 – số này sẽ cập nhật số dư
đầu kỳ, tình hình tăng giảm các khoản phải thu phải trả của tất cả khách hàng, nhà cung cấp trong kỳ
kế toán.

Trung tâm tin h
ọ
c văn phòng k
ế
toán Office Skills LH: 0974.214.650
(
25
)


Đầu kỳ kế toán, ta sẽ cập nhật các thông tin cho sổ tổng hợp công nợ phải thu, phải trả.
• STT
• Mã khách hàng/ nhà cung cấp ta cũng dùng validation để tạo Downlist và cập nhật tất cả các khách
hàng có dư đầu kỳ công nợ phải thu, phải trả. (Lưu ý: Một trong các cách check độ chính xác thông tin
mình cập nhật thì số tổng đầu kỳ của tài khoản cộng nợ phải thu, phải trả hay cả các tài khoản quan
trọng khác phải bằng số dư ở bảng cân đối tài khoản).
• Tài khoản 131, 331 là tài khoản lưỡng tính nên sẽ tồn tại cả số dư bên nợ và bên có.
Khi khách hàng trả trước tiền hàng thì tài khoản 131 sẽ có số dư có.
Và khi mình trả trước tiền hàng thì tài khoản 331 sẽ có số dư nợ.
• Đối với tên khách hàng, ta sẽ dùng công thức để tìm.
Công thức: = if(mã khách hàng <>0, vlookup(mã khách hàng, DM_KH, 2,0),””)