Cách dùng fax trên máy in đa năng từ A-Z pptx

Cách dùng fax trên máy in đa năng
từ A-Z
Tuy tính năng fax đã được nhiều dòng máy in đa năng trang bị
nhưng không phải ai cũng biết sử dụng và khai thác triệt để
tính năng này.
Để có thể gửi và nhận fax với chiếc máy in đa năng, bạn cần thực
hiện những bước thiết lập ban đầu. Bước này tương đối khó và đa
số các máy in đa năng sau khi cài driver thành công sẽ có một trình
thuật sĩ yêu cầu bạn thực hiện. Việc của bạn là chỉ làm theo các
bước đó. Mỗi dòng máy in giao diện có khác nhau nhưng cơ bản
gồm các bước sau (minh họa trên giao diện thuật sĩ máy in HP):
Kết nối máy in với máy tính
- Trước khi tiến hành các bước thiết lập, bạn nhớ mở nắp đậy của
cổng LINE và kết nối đường dây điện thoại vào cổng này.
- Trước tiên ở bước Connect Your Device Now, bạn hãy gắn nguồn
cho máy in > bật công tắt máy và kết nối máy in với máy tính
thông qua cáp USB. Bạn cần quan sát hình minh họa để có cách
làm đúng.
- Khi bạn thực hiện đúng thao tác và nhấn Next thì sẽ có thông báo
Device detected. Bạn chỉ cần đợi vài giây để chuyển sang bước
tiếp theo.
Thiết lập cơ bản tính năng fax cho máy in
Ở bước Fax Setup sẽ giúp bạn khai báo thông tin được hiển thị ở
Header của bản Fax đi, cài đặt cho máy nhận được Fax từ địa chỉ
khác gửi đến cũng như xem, in bản fax. Để bắt đầu, bạn nhấn Next.
- Cửa sổ thứ hai của Fax Setup, bạn hãy khai báo Location (Quốc
gia) là VietNam. Sau đó, bạn cẩn thận gõ đúng tên đơn vị hoặc cá
nhân dùng máy Fax ở ô Name, khai báo số Fax cho máy. Bên dưới
sẽ có hai câu hỏi cho bạn:
+ Are voice calls also received on this phone line?: Đường dây fax
bạn đang kết nối với máy in có thể nhận cuộc gọi?, bạn hãy chọn

vào Yes nếu đúng vậy, ngược lại hãy chọn No.
+ Do you have a distinctive ring for a fax calls? Máy in đa năng có
âm báo đặc biệt giúp bạn nhận dạng khi có fax tới?, bạn hãy nhấn
Yes.
- Hãy kiểm tra lại lần cuối thông tin và nhấn Next.
Lưu ý: Để biết chính xác số Fax, bạn cần xem lại đường dây tín
hiệu fax muốn kết nối với máy in và kiểm tra kỹ nó là số mấy
trước khi nhập. Nếu đường dây fax có tín hiệu thoại thì bạn có thể
gọi vào máy di động để biết số.
- Ở bước tiếp theo, bạn thiết lập cho chức năng trả lời của máy in
đa năng. Câu hỏi đầu What distinctive ring pattern is used for your
fax calls?, tùy theo sở thích mà bạn có thể chọn chuông đơn thuần
(All Rings), chuông đơn (Single Rings), chuông đôi hoặc ba
(Double/Triple Rings)… Câu hỏi thứ hai Is there an answering
machine on this line? (có hệ thống trả lời tự động ở đường dây này
hay không?) thì bạn nên chọn No. Sau đó, bạn nhấn Next.
- Bước tiếp theo, bạn hãy khai báo đường dây hiện tại có tín hiệu
DSL hay không (Do you have DSL Internet service on this phone
line?) và bạn có kết nối modem trên đường dây này hay không
(Are you connecting a computer modem on this phone line?). Sau
khi khai báo xong, bạn nhấn Next để sang bước tiếp theo.
- Ở bước Connect your Fax, bạn hãy đánh dấu chọn trước những gì
đã thiết lập và cài đặt cho máy in đa năng, đây chính là bước để
bạn kiểm tra thật kỹ các thiết lập. Chẳng hạn: I am sharing a voice
line with my fax để kiểm định lại là bạn có đang chia sẻ đường dây
điện thoại để fax hay không… Một sơ đồ sẽ hiện ra ở khung để bạn
so sánh. Khi đã chắc chắn, bạn hãy nhấn Next.
- Bước Testing the Fax Setup cho phép bạn fax thử với những thiết
lập vừa rồi. Bạn hãy kiểm tra lại thông số đằng sau dấu để chắc
chắn. Nếu muốn chạy thử, bạn nhấn chọn Run a fax test after

configuring my HP device và chọn Next.
- Nếu thông báo hiện như cửa sổ bên trên, bạn hãy nhấn Back để
kiểm tra lại các thiết lập có đúng hay không. Đặc biệt, hãy kiểm tra
lại đường dây điện thoại đã được kết nối vào máy in hay chưa.
Cuối cùng, bạn hãy cho in lại thử.
Thiết lập tính năng Fax số (Digital Fax) trên máy tính
Ở cửa sổ hoàn tất cài đặt, bạn đừng vội nhấn Exit mà hãy chọn Set
Up Digital Fax và tiến hành cài đặt tính năng này.
Ở cửa sổ Settings, bạn kích hoạt chế độ nhận Fax từ máy tính bằng
cách nhấn On ở mục Fax to PC Setup. Sau đó chỉ định thư mục lưu
Fax ở Destination Folder. Nếu muốn bản fax hiển thị thông tin
người gửi bạn hãy nhấn chọn Include Fax information in TIFF
header. Cuối cùng, bạn hãy chon On ở Incoming Fax Notification
để có âm báo khi có Fax và nhấn Finish để kết thúc