BÁO CÁO THỰC TẬP KHẢO SÁT THỰC TẾ VỀ LOẠI HÌNH CƠ QUAN, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN doc

BÁO CÁO THỰC TẬP
KHẢO SÁT THỰC TẾ VỀ LOẠI HÌNH CƠ
QUAN, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN
HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN
.











LỜI CẢM ƠN


Được sự giới thiệu của Trường Đại học Đồng Nai và sự chấp thuận của ban
lãnh đạo UBND huyện Định Quán,tỉnh Đồng Nai, tôi đã đến thực tập tại cơ quan
từ ngày 28/5/2012 đến ngày 23/6/2012.
Trong thời gian thực tập được sự dạy dỗ, hướng dẫn và sự chỉ bảo tận tình
của các cô chú, anh chị trong cơ quan, đã giúp đỡ tôi hoàn thành tốt công việc
được giao và bài “báo cáo thực tập giữa khóa” được hoàn chỉnh.
Qua bài báo cáo này, tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy cô giáo đã tận
tình giảng dạy, quan tâm, chỉ bảo trong quá trình học tập tại Trường Đại học Đồng

Nai. Đặc biệt là các thầy cô giáo trong khoa Văn thư nói chung và Chị Nguyễn Thị
Thu Trang- Chuyên viên văn thư nói riêng đã nhắc nhở, động viên, hướng dẫn và
tạo điều kiện hết sức chu đáo, giúp đỡ tôi hoàn thành bài “báo cáo thực tập giữa
khóa” này.
Tôi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo UBND huyện Định Quán đã tiếp
nhận tôi vào thực tập tại cơ quan.
Tôi xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị hiện đang công tác tại
UBND huyện Định Quán đã tận tình hướng dẫn, góp ý kiến để tôi hoàn thành tốt
đợt thực tập cũng như bài báo cáo của mình.





Định Quán, ngày tháng năm 2012

Sinh viên


Nguyễn Thị Bích Phượng

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ KHẢO SÁT THỰC TẾ VỀ LOẠI
HÌNH CƠ QUAN, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN
VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN.

A. Quá trình hình thành và phát triển.
I. Khảo sát thực tế
1. Quá trình hình thành.
Ngày 10 tháng 4 năm 1991, theo quyết định của Hội đồng Bộ trưởng số
107/HĐBT “Về việc phân vạch địa giới các huyện Xuân Lộc và huyện Tân
Phú”, được tách ra từ UBND huyện Tân Phú cũ năm 1991. UBND huyện Định
Quán chính thức có tên mới, là loại hình cơ quan quản lý hành chính Nhà nước
ở địa phương và hoạt động cho đến nay.
Định Quán là một vùng đất mới được thiên nhiên ưu đãi, khí hậu thuận hòa,
đất đai màu mỡ (60% diện tích là bazan). Nhân dân huyện Định Quán từ nhiều địa
phương của đất .nước hội tụ về, nhưng cùng chung một thành phần xuất thân, đó
là những người nông dân lao động nghèo bị địa chủ tư bản thực dân áp bức bóc
lột. Quá trình đấu tranh với thiên nhiên khắc nghiệt để sinh tồn, tạo lập xóm làng,
đấu tranh chống áp bức ở đồn điền cao su, đã kết nối các tầng lớp nhân dân thành
một khối thống nhất, đoàn kết tương thân, tương ái.
Huyện Định Quán được thành lập từ tháng 7 năm 1991, trên cơ sở chia tách
từ huyện Tân Phú cũ, là huyện thuộc khu vực miền núi của Tỉnh Đồng Nai, được
Tỉnh xác định là hậu phương chiến lược trong kế hoạch phòng thủ; Diện tích tự
nhiên là 96.879 ha, từ km 86 đến km 123 cách thành phố Biên Hòa 85 km và
thành phố Hồ Chí Minh là 115 km ( tính từ trung tâm thành phố) về phía Tây,
Diện tích đất nông nghiệp hiện nay là 38.446 ha, chiếm gần 40% diện tích đất tự
nhiên của huyện.
2. Vị trí địa lý
Huyện Định Quán có diện tích: 971.090.462 ha.
+Phía Bắc và Đông Bắc giáp huyện Tân Phú.

+Phía Đông giáp tỉnh Bình Thuận.
+Phía Nam giáp huyện Thống Nhất.
+Phía Tây giáp huyện Vĩnh Cửu.
Địa hình huyện Định Quán thuộc dạng miền núi trung du, các nhóm đất
chính như: Đất xám bạc màu, đất đỏ, đất đen …
Với vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên nêu trên huyện Định Quán có những
thuận lợi về kinh tế như: Phát triển sản xuất nông nghiệp mà chủ yếu là trồng các
loại cây lương thực( lúa, bắp), cây công nghiệp hang năm, cây công nghiệp lâu
năm, cây ăn

trái, ( xoài, tiêu, điều, cao su …). Về thủy sản khá thuận lợi với diện tích 17.000 ha
long hồ Trị An cùng với 2 con sông chinh là Sông đồng Nai và Sông La Ngà là
nguồn nước dồi dào cung cấp cho nuôi trồng thủy sản và nguồn nước tưới cho cây
trồng. Ngoài ra, ngành khai thác xây dựng cũng là một thế mạnh của huyện đã và
đang được tận dụng. Cơ cấu kinh tế phát triển theo hướng: Nông nghiệp-Công
nghiệp-Thương mại dich vụ, đời sống vật chất, văn hóa tinh thần của người dân
ngày càng ổn định và nâng cao
3. Tình hình phát triển
Từ một cơ quan ngày đầu thành lập, với rất ít cán bộ có trình độ Đại học, cao
đẳng. Đến nay, ủy ban nhân dân huyện Định Quán đã chuẩn hóa cán bộ công chức
có trình độ Đại học và trên đại học.
Ủy ban nhân dân huyện Định Quán là cơ quan nhiều năm liền liên tục hoàn thành
xuất sắc mhiệm vụ được giao.
3.1Về dân số.
Hiện nay dân số trên địa bàn huyện ước tính khỏng 222 821 người (năm
2007), tuy nhiên mật độ dân cư phân bố không đồng đều giữa các xã. Như xã
Thanh Sơn thuộc vùng xa, đất rộng người thưa đời sống nhân dân còn khó khăn.
Dân cư đông đúc là nguồn lao động dồi dào và là tiềm lực để phát triển kinh tế của
huyện. Mật độ dân số 221 người/km
2

3.2 Kinh tế - Xã hội
Huyện Định Quán là một huyện có diện tích lớn, nền kinh tế- xã hôi của
huyện chưa thực sự phát triển. Vì nơi đây nằm ở khu vực vùng sâu vùng xa tiềm
lực kinh tế thì mạnh nhưng chưa có nguồn đầu tư thích đáng, người dân chủ yếu là
làm ruộng làm rẫy, tuy nhiên những năm gần đây nền kinh tế huyện đã từng bước
phát triển rõ rệt.
Với quá trình công nghiệp hóa ngày nay, tình hình kinh tế- xã hội của
huyện có nhiều bước tiến rõ rệt. Hàng loạt trường học, các cơ sở văn hóa, các
công ty, doanh nghiệp ra đời, góp phần đứa nền kinh tế- xã hội của huyện đi lên và
từng bước hòa nhập với sự phát triển của đất nước.
Để đạt được kết quả trên, ủy ban nhân dân huyện Định Quán không ngừng
phấn đấu luôn bám sát sự chỉ đạo sâu sắc của tỉnh Đồng Nai và sự quan tâm sâu
sắc của lãnh đạo cán bộ huyện.
3.3 Về công tác phong trào.
Tham gia tích cực, đầy đủ các hoạt động và đạt được nhiều thành tích trong
các phong trào thi đua do tỉnh, hội, đoàn tổ chức.
Bên cạnh đó, bản thân từng cán bộ công chức trong ủy ban nhân dân huyện
nỗ lực không ngừng, luôn luôn tu dưỡng, rèn luyện phẩm chất đạo đức, tích cực
trong công tác nêu cao tinh thần tự học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp
vụ.

4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện Định Quán
a.Chức năng của UBND huyện Định Quán.
Theo điều 123 của Hiến pháp 1992: UBND huyện do HĐND bầu là cơ quan chấp
hành của HĐND, là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị
quyết của HĐND, UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước vừa do HĐND
giao cho vừa chịu sự lãnh đạo thống nhất của Chính phủ.
UBND là cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động thường xuyên của địa
phương thuộc hệ thống hành chính thông suốt cả nước, nhưng thực hiện việc chỉ

đạo, điều hành hàng ngày công việc hành chính Nhà nước địa phương. Như vậy,
UBND có vị trí pháp lý riêng, nhưng gắn bó mật thiết với HĐND.
b. Nhiệm vụ và quyền hạn của ủy ban nhân dân huyện.
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện trong việc thực hiện quản lý nhà
nước ở địa phương trong các lĩnh vực sau:
- Tổ chức chỉ đạo việc thực hiện Nghị quyết của HĐND cùng cấp, Nghị quyết của
Huyện ủy và các Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư của các cơ
quan Nhà nước cấp trên.
- Chỉ đạo các cấp, các ngành thuộc quyền mình thực hiện kế hoạch và ngân sách,
phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội, củng cố
quốc phòng cải thiện đời sống nhân dân địa phương, đồng thời bảo đảm sự thống
nhất của Nhà nước ở địa phương.
- Bảo đảm an ninh trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng
vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân.
- Xây dựng kế hoạch, nhiệm vụ kinh tế, xã hội hàng năm và tổ chức thực hiện
nhiệm vụ đó.
- Lập dự toán ngân sách nhà nước trên địa bàn và thực hiện phân bổ ngân sách
theo quy định.
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ nhu cầu
công ích ở địa phương.
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định
của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thong trong huyện theo phân
cấp.
- Quản lý việc xây dựng nhà ở tại huyện theo quy định.
- Tổ chức bảo vệ, liểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thong và các
công trình khác tại địa phương.
- Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng, kỹ thuật trên địa bàn huyện, ngăn chặn xử lý
các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kinh tế theo quy định của pháp luật.
- Quản lý và tổ chức biên chế lao động tiền lương, đào tạo viên chức, bảo hiểm xã

hội.
- Tổ chức việc thu chi ngân sách của địa phương, phối hợp với các cơ quan hữu
quan để đảm bảo thu đúng thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác
tại địa phương.
- Quản lý địa giới đơn vị hành chính địa phương, đồng thời có trách nhiệm phối
hợp với HĐND và các ban của HĐND cùng cấp chuẩn bị các nội dung các kỳ họp
với HĐND, xây dựng đề án trình HĐND xét duyệt và quyết định.
- Huy động sức đóng góp tự động của nhân dân để xây dựng đường giao thong,
cầu cống và giúp các gia đình khó khăn, các đối tượng chính sách, gia đình thương
binh- liệt sỹ, người có công với cách mạng.
- Thực hiện phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương.
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch.
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội ở huyện.
- Quản lý hộ khẩu, việc tạm trú, việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật, giải quyết các tranh chấp tại huyện.
- Tổ chức công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền.
- Phố hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án theo quy định của
pháp luật.
- Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn huyện.
- Tổ chức thực hiện Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện về việc thực hiện
đảm bảo thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội và quy hoạch.
c. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của ủy ban nhân huyện Định Quán.
UBND huyện do HĐND cùng cấp bầu ra gồm Chủ tịch và các Phó chủ tịch,
Chủ tịch là Đại biểu bầu cử vì vậy phải được Chủ tịch UBND Tỉnh trực tiếp phê
chuẩn, các Phó chủ tịch UBND là người giúp Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo, điều
hành và chịu trách nhiệm trực tiếp về lĩnh vực công tác được phân công.
Các phòng ban chịu sự chỉ đạo của UBND huyện về những vấn đề quan
trọng liên quan đến địa phương vừa là cơ quan tham mưu giúp việc cho UBND
huyện. UBND huyện gồm có 12 phòng ban QLNN và 1 số đơn vị sự nghiệp, đơn

vị lực lượng vũ trang, đơn vị thuộc ngành dọc cụ thể theo Nghị Định số
14/2008/NĐ-CP ngày 04 thánh 02 năm 2008 của Chính Phủ về việc Quy định tổ
chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành
phố thuộc tỉnh như sau:
Tổ chức bộ máy:
+Văn phòng HĐND và UBND
+Phòng tư pháp
+Thanh tra huyện
+Phòng Nội vụ
+Phòng Tài nguyên Môi trường
+Phòng y tế
+phòng Giáo dục và Đào tạo
+Phòng Văn hóa và Thông tin
+Phòng Tài chính - kế hoạch
+Phòng nông nghiệp và Phát triển nông thôn
+Phòng công thương
+Phòng Lao động- Thương binh và xã hội.
Các đơn vị sự nghiệp, đơn vị lực lượng vũ trang, đơn vị thuộc ngành dọc:
+ Các cơ quan, đơn vị sự nghiệp thuộc ngành dọc vừa có sự chỉ đạo quản lý
của UBND huyện về mặt quản lý Nhà nước ở địa phương, đồng thời có sự chỉ đạo
về chuyên môn nghiệp vụ theo ngành dọc từ cấp trên xuống.
+ Vừa có sự chỉ đạo quản lí của UBND huyện về mặt quản lí Nhà nước ở
địa phương đồng thời có sự chỉ đạo về chuyên môn nhiệp vụ theo ngành dọc từ
cấp trên xuống.
+ Cùng hoạt động trên địa bàn huyện có Viện kiểm sát nhân dân và Toà án
nhân dân là cơ quan độc lập với UBND, nhưng hoạt động của UBND, Viện kiểm
sát nhân dân và Tòa án nhân dân có liên quan chặt chẽ với nhau, cùng phối hợp
thường xuyên để kiểm tra thi hành pháp luật, giữ nghiêm pháp chế xã hội chủ
nghĩa.
Số lượng thành viên của UBND huyện Định Quán gồm 9 đồng chí:

+ Chủ tịch UBND;
+ 3 Phó chủ tịch;
+ Thủ trưởng 1 số cơ quan chức năng: Văn phòng HĐND –
UBND huyện, Thanh tra huyện, Công an huyện, Ban chỉ huy quân sự
huyện và Phòng Tài nguyên môi trường.
5. Quy chế hoạt động của cơ quan
a. Nguyên tắc làm việc của UBND huyện
1. Uỷ ban nhân dân huyện làm việc theo nguyên tắc tâp trung dân chủ; tập
thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, bảo đảm phát huy vai trò của tập thể UBND; đồng
thời đề cao trách nhiệm của cá nhân.
2. Giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền, bảo
đảm sự lãnh đạo của Huyện uỷ, sự giám sát của Hội đồng nhân dân huyện và sự
chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên,
3. Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ được giao một cơ quan, đơn vị,
một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Cấp trên không làm thay công
việc cho cấp dưới, tập thể không làm thay công việc cho cá nhân và ngược lại.
Công việc được giao cho cơ quan, đơn vị thì thủ trưởng cơ quan đơn vị đó phải
chịu trách nhiệm về công việc được giao.
4. Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định
của pháp luật chương trình, kế hoạch công tác và quy chế làm việc của UBND
huyện.
5. Đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công
việc, bảo đảm dân chr, minh bạch trong mọi hoạt động theo đúng phạm vi, chức
năng, nhiệm vụ quyền hạn được pháp luật quy định.

b. Tổ chức hoạt động :
UBND huyện Định Quán tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung
dân chủ.
Mỗi tháng họp thành viên 01 lần. Các Quyết định của UBND huyện phải
được quá nữa số thành viên tán thành.

Hoạt động của UBND theo nhiệm kỳ của HĐND cùng cấp (5 năm).
c. Chế độ làm việc:
Kết hợp giữa tập thể và cá nhân.
Là cơ quan quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn huyện, có trách nhiệm
xử lý các vấn đề về hành chính nhà nước, về dịch vụ hành chính công cho nhân
dân tại trụ sở UBND huyện Định Quán.
Mọi văn bản giấy tờ về xử lý hành chính, dịch vụ hành chính công đều dùng
danh nghĩa và đóng dấu UBND huyện.
• Chủ tịch UBND huyện Định Quán:
UBND huyện Định Quán đứng đầu là Chủ tịch, điều hành và chịu trách
nhiệm toàn bộ hoạt động của UBND. Theo định kỳ Chủ tịch báo cáo tình hình
phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh trật tự trên địa bàn huyện và có trách
nhiệm báo cáo những hoạt động của mình cho UBND Tỉnh Đồng Nai, Huyện uỷ
và HĐND huyện về thực hiện nhiệm vụ chung.
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện được kí và đóng dấu lên văn bản do
UBND huyện Định Quán ban hành.
• Các phó Chủ tịch UBND huyện:
Phó Chủ tịch phụ trách Văn hoá – Xã hội.
Phó Chủ tịch phụ trách về Kinh tế.
Phó Chủ tịch phụ trách về Nông lâm.
Các Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm điều hành giải quyết công việc của
UBND huyện Định Quán theo lĩnh vực được Chủ tịch phân công, các Phó Chủ
tịch được đăng ký và đóng dấu văn bản của UBND đối với các kế hoạch công tác,
văn bản hướng dẫn thi hành các công việc chuyên ngành và các văn bản do Chủ
tịch uỷ nhiệm.

B. QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG:

.
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ
QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN
ĐỊNH QUÁN :
1. chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quy chế hoạt
động của văn phòng HĐND – UBND :
1.Điều 2,3 Quyết định số 5173/QĐ-CT.UBH quy định:
Chức năng của Văn phòng HĐND-UBND huyện là tham mưu, nghiên cứu,
tổng hợp, phục vụ mọi hoạt động của HĐND-UBND .
Về nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND-UBND là:
Nghiên cứu xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác tuần, tháng, quý,
6 tháng, năm, các nghị quyết và kế hoạch hoạt động của HĐND, UBND, Chủ tịch,
Phó chủ tịch HĐND, UBND huyện trong việc thực hiện các Chương trình, Nghị
quyết và Kế hoạch đã được ban hành.
1. Tổ chức rà soát, thẩm định các đề án, dự án kinh tế - xã hội, các văn bản
xin chủ trương ý kiến của các đơn vị; biên tập, chỉnh lý các sự thảo văn bản pháp
quy trước khi trình HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện bảo đảm phù hợp với
quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu về chất lượng, nội dung và thời gian quy

định.
2. Văn phòng HĐND và UBND là đầu mối thu thập, xử lý thông tin, nghiên
cứu đề xuất ý kiến để tham mưu kịp thời việc ban hành các văn bản phục vụ cho
sự chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND.
3. Tổ chức triển khai kịp thời các chủ trương, chính sách của Đảng, các văn
bản pháp quy của Trung ương, của Tỉnh và các văn bản của HĐND, UBND, Chủ
tịch HĐND huyện đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn.
4. Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng,
các văn bản Chỉ thị, Nghị quyết,Quyết định của Trung ương, của Tỉnh và của
HĐND, và UBND và UBND, Chủ tịch HĐND huyện đối với các cơ quan, đơn vị
trên địa bàn theo thẩm quyền.
5. Tổng hợp thông tin, phối hợp các phòng, ban nghiệp vụ chuyên môn của
huyện xây dựng báo cáo HĐND, UBND theo quy định (tháng, quý, 6 tháng, năm),
báo cáo chuyên đề, báo cáo đề xuất theo quy định của tỉnh hoặc yêu cầu của Chủ
tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện.
6. Quản lý tài chính Văn phòng HĐND và UBND huyện theo chế độ quy
định, đảm bảo cho hoạt động HĐND, UBND và của Văn phòng.
7. Quản lý tài sản, đảm bảo cơ sở vật chất kĩ thuật, trang thiết bị, điều kiện,
phương tiện hoạt động cho HĐND, UBND và Văn phòng HĐND và UBND huyện
theo chế độ quy định; tổ chức, phục vụ tốt công tác lễ tân, tiếp khách và các cuộc
hội nghị của HĐND, UBND do Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện triệu tập.
8. Đảm bảo công tác hành chính, văn thư lưu trữ theo quy định chung để
kịp thời phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành HĐND, và UBND.
9. Văn phòng HĐND và UBND được cử công chức tham dự các cuộc họp
bàn về công tác, hội nghị sơ kết, tổng kết công tác của các cơ quan, đơn vị trong
huyện.
+ Được đề nghị các cơ quan, đơn vị trong huyện cung cấp hoặc phối hợp
các cơ quan liên quan trong việc nắm bắt thông tin, tư liệu, số liệu cần thiết theo
yêu cầu của HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện.
+ Được tham gia ý kiến với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện trong

việc chuẩn bị đề án, dợ án kinh tế- xã hội phù hợpvới chương trình hoạt động và
chủ trương của HĐND, và UBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND tỉnh và
huyện.
2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban thuộc UBND :
Căn cứ theo Quyết định số 34/2008/QĐ-UBND ngày 28 tháng 04 năm 2008
của UBND tỉnh Đồng Nai về việc Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn
thuộc huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hoà. Các cơ quan phòng, ban có
những chức năng và nhiệm vụ sau:
a. Chức năng các phòng ban :
 Phòng Nội Vụ : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện
chức năng quản lý Nhà nước các lĩnh vực: Tổ chức; biên chế các cơ quan hành
chính, sự nghiệp Nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa
giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước; cán bộ, công chức xã,
phường, thị trấn; hội, tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ Nhà nước; thi đua
– khen thưởng.
 Phòng Tư Pháp : Tham mưu, giúp UBND cấp huyện hực hiện chức
năng quản lý Nhà nước về: Công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật;
kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi
hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hòa giải ở cơ sở và các
công tác tư pháp khác.
 Phòng Tài chính - Kế hoạch : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp
huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: Tài chính, tài sản;
kế hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế
hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân.
 Phòng Tài nguyên và Môi trường : Tham mưu, giúp UBND cấp huyện
thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài
nguyên khoáng sản; môi trường; khí tượng, thuỷ văn; đo đạc, bản đồ.
 Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội : Tham mưu, giúp Uỷ ban
nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: Lao
động; việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất

nghiệp; an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ
em; phòng, chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới.
 Phòng Văn hóa và Thông tin : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp
huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Văn hóa; gia đình; thể dục, thể
thao; du lịch; bưu chính, viễn thông và Internet; Công nghệ thông tin; hạ tầng
thông tin; phát thanh; báo chí; xuất bản.
 Phòng Giáo dục và Đào tạo : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp
huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào
tạo, bao gồm : Mục tiêu, chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu
chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất,
thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ;
bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo.
 Phòng Y tế : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện
chức năng quản lý Nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, gồm : Y
tế cơ sở; y tế dự phòng; khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ
truyền; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh, chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh
an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; trang thiết bị y tế; dân số.
 Thanh Tra huyện : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực
hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác Thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố
cáo trong phạm vi quản lý Nhà nước của UBND cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn Thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng
theo quy định của pháp luật.
 Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân : Tham mưu tổng
hợp cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện về hoạt động của UBND; tham mưu cho
Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin
phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, Uỷ ban nhân dân và các cơ quan Nhà
nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND
và UBND.
 Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn : Tham mưu, giúp Uỷ ban
nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Nông nghiệp;

Lâm nghiệp; Thuỷ lợi; Thuỷ sản; Phát triển nông thôn; Phát triển kinh tế hộ,
kinh tế trang trại nông thôn, kinh tế hợp tác xã nông, lâm, ngư nghiệp gắn với
ngành nghể, làng nghề nông thôn trên địa bàn xã.
 Phòng Công thương : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện
thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Công nghiệp; Tiểu thủ công nghiệp;
Thương mại; Xây dựng; Phát triển đô thị; Kiến trúc, quy hoạch xây dựng; Vật
liệu xây dựng; Nhà ở và công sở; Hạ tẩng kỹ thuật đô thị ( gồm: cấp, thoát nước;
vệ sinh môi trường đô thị; công viên, cây xanh; chiếu sáng; rác thải; bến, bãi đỗ
xe đô thị); Gíao thông; Khoa học và công nghệ.
b. Nhiệm vụ các phòng, ban :
- Tham mưu, trình UBND huyện ban hành Quyết định, Chỉ thị về các lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao.
- Trình UBND huyện Chương trình, Kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm
về lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Trình UBND huyện Chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm
vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về
các lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Giúp UBND huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm định,
đăng ký, cấp giấy phép kinh doanh thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của
cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của UBND
huyện.
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản lý của cơ quan
chuyên môn cho công chức xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã)
- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông
tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vị của cơ
quan chuyên môn huyện.
- Giúp UBND huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm định,
đăng ký, cấp giấy phép kinh doanh thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của

cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của UBND
huyện.
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản lý của cơ quan
chuyên môn cho công chức xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã)
- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông
tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vị của cơ
quan chuyên môn huyện.
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình
thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của UBND huyện và Sở quản lý
ngành, lĩnh vực.
- Kiểm tra, thanh tra theo ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách đối với
tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện các quy định của pháp luật; giải quyết khiếu
nại, tố cáo, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật và phân công của
UBND huyện.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ
đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối
với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của cơ quan chuyên môn
huyện theo quy định của pháp luật, theo phân công của UBND.
- Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan chuyên môn theo quy định của
pháp luật và phân công của UBND huyện.
C. Quy chế hoạt động và cơ cấu tổ chức của văn phòng.
UBND huyện Định Quán tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung
dân chủ.
Mỗi tháng họp thành viên một lần, các Quyết định của UBND huyện phải
đựoc hơn nửa số thành viên tán thành.
Hoạt động của UBND huyện theo nhiệm kỳ của HĐND cùng cấp(5 năm)
3.Khảo sát tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cơ quan:
Cuối tháng 10 cán bộ chuyên môn, trưởng phòng ban trình UBND huyện
những vấn đề lớn vào chương trình công tác năm sau.
Tháng 11 theo sự chỉ đạo của Chủ tịch và căn cứ vào kiến nghị của cán bộ

chuyên môn, trưởng các phòng, ban. Văn phòng UBND dự thảo chương trình
công tác năm gửi đến các thành viên UBND huyện. Chậm nhất 5 ngày kể từ ngày
nhận được dự thảo chương trình công tác, các trưởng phòng, ban có trách nhiệm
xem xét và góp ý kiến về những vấn đề cần thay đổi, bổ sung và gửi lại văn phòng.
Lịch làm việc của Chủ tịch và Phó Chủ tịch được thông báo vào sáng thứ 6
hàng tuần.
Mỗi tháng UBND huyện giao ban 01 lần vào cuối tháng
Chương trình công tác của UBND và lịch làm việc của Chủ tịch, các phó
Chủ tịch được gửi đến các xã.
II.Tình hình một số nội dung của công tác văn phòng của cơ quan
1.Lập kế hoạch, chương trình công tác:
Văn phòng UBND huyện xác định việc đổi mới lề lối làm việc là nội dung
trọng tâm nhằm nâng cao chất lượng công tác, quan tâm đề cao hơn nữa trách
nhiệm phục vụ lãnh đạo triển khai công tác cải cách hành chính của địa phương.
Văn phòng đã duy trì thực hiện các quy trình quản lý theo tiêu chuẩn ISO đã được
xây dựng trong một số quy trình công việc nhằm đảm bảo chuẩn hóa, kiểm soát
quá trình xử lý, nâng cao chất lượng tham mưu phục vụ sự chỉ đạo điều hành của
lãnh đạo theo kế hoạch tiến độ đề ra. Việc cải tiến lề lối làm việc của văn phòng đã
gắn với việc nâng cao nhận thức và trình độ chuyên môn của CBCC, làm cho bộ
máy Văn phòng từng bước vận hành thông suốt và đạt hiệu quả cao.
Theo quy định của cơ quan việc xây dựng chương trình, kế hoạch được căn
cứ vào chức năng, nhiện vụ, quyền hạn của văn phòng cơ quan.
Phòng Tổng hợp có nhiệm vụ lập kế hoạch chung cho văn phòng, ngoài ra
mỗi phòng ban tùy vào điều kiện hoạt động của mình cũng tự lập những kế hoạch
công tác.
2.2. Hoạt động thu thập và xử lý thông tin
Hoạt động thu thập và xử lý thông tin được thực hiện liên tục và cập nhật
thường xuyên để theo dõi, kịp thời đề ra cách giải quyết khi có vấn đề xảy ra.
Đồng thời Văn phòng đã duy trì và tiếp tục thực hiện tốt các mối quan hệ, tạo nên
sự phối hợp thường xuyên trong công tác để bảo đảm sự chỉ đạo, điều hành tập

trung, thống nhất của các cơ quan lãnh đạo của tỉnh. Các Văn phòng đã xây dựng
và duy trì được mối quan hệ trong công tác, trao đổ kinh nghiệm và hỗ trợ nhau
giải quyết các công việc có tính chất liên ngành ngày càng tốt hơn. Nhờ đó mà tài
liệu được quản lý chặt chẽ, thông tin đảm bảo chính xác, không bị thất lạc và sẽ
nhanh chóng kịp thời giải quyết.
2.3 tổ chức hội họp
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm chung trong việc chỉ đạo và phân
công các đơn vị tham gia tổ chức phục vụ các cuộc họp; lãnh đạo Văn phòng chỉ
đạo các phòng chuyên ngành thực hiện các nhiệm vụ theo lĩnh vực được phân
công, trực tiếp chủ trì công tác chuẩn bị và làm đầu mối chung cho việc tổ chức
phục vụ các cuộc họp và phân công của Chánh Văn phòng.
- Chuyên viên các phòng giúp Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn
phòng trong việc chuẩn bị nội dung các cuộc họp theo lĩnh vực phân công.
- Thư ký Ban Cán sự Đảng UBND huyện chịu trách nhiệm tổ chức phục vụ
các cuộc họp Ban Cán sự Đảng UBND huyện.
- Phòng Tổng hợp chuẩn bị nội dung họp báo của Chánh Văn phòng, thông
báo tình hình hoạt động của UBND huyện và Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND
huyện.
- Phòng Tổng hợp chủ trì phối hợp phòng Hành chính – Tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ tiếp nhận, đánh máy, in sao, gửi và quản lý tài liệu phục vụ họp.
- Phòng Quản trị Tài vụ chuẩn bị cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật đáp
ứng các yêu cầu ăn, ở, đi lại, tổ chức phục vụ cuộc họp; chủ trì việc bảo đảm an
ninh, an toàn các cuộc họp, bảo đảm đủ, kịp thời khinh phí cho việc tổ chức phục
vụ các cuộc họp của UBND tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện
2.4. Tổ chức sắp xếp phòng làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị
văn phòng.
Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan: Văn phòng cơ quan được bố trí theo
kiểu cổ điển, tách từng phòng riêng. Có ưu điểm là hạn chế được sự ồn ào, công
việc được tập trung, không bị chi phối bởi hoàn cảnh khách quan, tâm lý làm việc
thoải mái. Nhưng lại có nhược điểm là trong việc xử lý công việc không nhanh

bằng mặt bằng mở.
Cán bộ được phân công công việc với khả năng và trình độ chuyên môn
của mỗi người, cách bố trí sắp xếp chỗ ngồi làm việc tương đối thuận lợi, hợp lý,
các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư như tủ, bàn ghế, giá kệ đựng tài
liệu đều đầy đủ, điện thoại và máy fax, máy vi tính, máy photo… các phương tiện
dùng để soạn thảo, sao in văn bản, máy quét tài liệu… giúp cho việc xử lý thông
tin một cách chính xác, nhanh chóng và thuận lợi.
Trên cơ sở vật chất của Văn phòng đã được trang bị, việc bảo quản tài liệu
các trang thiết bị tiếp tục được quan tâm đảm bảo, đáp ứng yêu cầu, phục vụ cho
hoạt động quản lý điều hành của UBND huyện và công tác tham mưu giúp việc
của Văn phòng.
Hoạt động tài chính đã được thực hiện tốt, tuân thủ chế độ kế toán, thống
kê, quản lý thu, chi tài chính, quản lý tài sản cơ quan đúng chế độ, nguyên tắc và
pháp luật của Nhà nước. Thực hiện nghiêm quy chế chi tiêu nội bộ và các quy
định về tiết kiệm chống lãng phí, thực hiện tiết kiệm, tạo điều kiện tăng thu nhập,
góp phần cải thiện đời sống cho CBCC Văn phòng.
Văn phòng đã làm tốt công tác lễ tân, phục vụ khách trong và ngoài nước.
Đội xe đã hoàn thành tốt nhiệm vụ, bảo đảm an toàn về người và phương tiện.
Công tác bảo vệ trật tự an ninh phòng cháy, chữa cháy trong khu vực của
cơ quan được tăng cường, bảo đảm an toàn trong và ngoài giờ làm việc.
Bên cạnh đó, Văn phòng đã quan tâm sắp xếp công việc trong nội bộ các
phòng để thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ về chính trị, nghiệp
vụ, chuyên môn cho CBCC, đặc biệt chú trọng nâng cao trình độ tin học, ngoại
ngữ, kiến thức quản lý Nhà nước cho CBCC trong cơ quan; tạo điều kiện cho
CBCC tự học văn hóa, chuyên môn, thực hiện quy hoạch chức danh và quy hoạch
đào tạo. Nhiều cán bộ tự học tập đạt kết quả cao, từng bước đáp ứng tốt hơn yêu
cầu công việc chuyên môn và tiêu chuẩn quy định đối với CBCC Nhà nước. Ngoài
ra hàng năm UBND huyện còn tổ chức mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp
vụ, chuyên môn cho các sở, ban, ngành, huyện, thị xã.
3. nhận xét chung

• Ưu điểm
Văn phòng UBND huyện được sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan
làm cho công tác văn phòng được giải quyết nhanh chóng, khoa học đáp ứng được
nhu cầu giải quyết công việc phục vụ cho sự quản lý điều hành của bộ máy nhà
nước, cơ quan được hoàn thiện hơn.
Văn phòng UBND huyện đã quan tâm triển khai ứng dụng công nghệ thông
tin vào công tác quản lý hành chính tại Văn phòng; đã xây dựng được mạng tin
học cục bộ và kết nối trên cơ sở mạng tin học diện rộng của Chính phủ. Phần lớn
cán bộ, chuyên viên đã được đào tạo tin học Văn phòng và sử dụng máy tính phục
vụ cho công việc chuyên môn. Công tác hành chính của hệ thống Văn phòng được
cải tiến một bước cơ bản.
Công văn được chuyển giao kịp thời, nhận, phát thông tin nhanh, chính
xác, giúp cho Lãnh đạo tiếp nhận thông tin kịp thời, đầy đủ và xử lý nhanh các
thông tin cần thiết trong ngày.
Trang thiết bị phục vụ cho công tác này được cơ quan cung cấp đầy đủ,
nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho công việc cụ thể như máy fax, máy quét tài
liệu, toàn bộ văn bản được sử dụng bằng máy vi tính được nối mạng với văn
phòng Chính phủ, các huyện và một số ngành trọng yếu trong tỉnh.
Chất lượng cán bộ, chuyên viên của VPUBND huyện là nhân tố quyết định
đến chất lượng hoạt động của UBND huyện. Chính vì vậy công tác tuyển dụng,
đào tạo và bồi dưỡng đội ngủ cán bộ, chuyên viên của VPUBND huyện đã được
chú trọng. Hàng năm UBND huyện đã có các kế hoạch tuyển dụng và đào tạo, bồi
dưỡng về mọi mặt cho cán bộ, chuyên viên của VPUBND huyện chính vì thế chất
lượng của đội ngũ cán bộ, chuyên viên của UBND huỵên đã được nâng cao và đáp
ứng được yêu cầu giải quyết công việc của UBND huyện.
• Nhược điểm
Bên cạnh những mặt ưu điểm trên đây công tác văn phòng ở UBND huyện
Định Quán vẫn còn nhược điểm như sau:Việc sắp xếp và bố trí văn phòng theo
mặt bằng đóng đã tạo nên sự ngăn cách giữa các phòng ban làm cho việc liên kết
trong giả quyết công việc gặp nhiều khó khăn.

• Ý kiến
Theo em cán bộ, chuyên viên của cơ quan cần được mở rộng thêm nhiều
kiến thức về tin học, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để góp phần giải quyết công việc
gọn gàng, nhanh chóng. Trung tâm lưu trữ tỉnh thường xuyên mở các lớp tập huấn
về nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho các nhân viên văn thư lưu trữ của các cơ quan
trên địa bàn tỉnh.
Để thực hiện mục tiêu công nghiệp hóa – hiện đại hóa nên UBND huyện
phải thay đổi từ chính mình, phải thay đổi và xiết chắt hơn về công tác giám sát,
kiểm tra, lãnh đạo của mình mà trước hết là với hoạt động của văn phòng UBND
huyện. Các chương trình kế hoạch đặt ra phải được đảm bảo thực hiện có hiệu quả
và đem lại một sự thay đổi nhất định trong sự phát triển của nền kinh tế - xã hội
của tỉnh.
C. Khảo sát về công tác văn thư.
I.Tổ chức- cán bộ văn thư cơ quan
Văn thư là một bộ phận quan trọng không thể thiếu được trong các cơ quan
nhà nước nói chung và Văn phòng UBND huyện nói riêng. Văn thư có nhiệm
vụ tiếp nhận văn bản, đăng ký chuyển giao và theo dõi, giải quyết các công văn
đến, tổ chức phát hành công văn đi, lập hồ sơ, nộp lưu, huỷ tài liệu, ứng dụng
khoa học công nghệ thông tin vào công tác văn thư.
Bộ phận văn thư gồm 03 phòng
- Phòng công văn đến
- Phòng công văn đi
- Phòng photo- đánh máy
Nhân viên chuyên trách gồm:
- Nhân viên văn thư quản lý công văn đi: nguyễn Thị Hồng, Đào Thị
Huyên.
- Nhân viên văn thư quản lý công văn đến: Hà Anh Tuấn,
- Nhân viên phát hành: Trương Tùng Lâm
- Nhân viên đánh máy: Lương Thị Mai
- Nhân viên kỹ thuật: Huỳnh Yến Nhi

- Bộ phận công văn đi ở UBND huyện Định Quán gồm 03 người: 01 người
cho số công văn, ghi sổ theo dõi công văn, nhập văn bản pháp quy vào máy vi
tính; 01 người kiểm tra để gửi đi các nơi; 01 người phát hành đi bưu điện.
- Bộ phận công văn đến có 2 người: 1 người vào sổ, giao nhận công văn,
chuyển giao công văn, báo chí; 1 người đóng dấu, điện thoại, máy fax…
- bộ phận photo- đánh máy có 03 người: 01 người đánh máy, 01 người
photo và 01 người nhận và gửi email.
Trình độ chuyên môn từ Cao đẳng trở lên.

II. Các văn bản chỉ đạo
* Văn bản hành chính là văn bản mang tính chất thông tin, điều hành nhằm
thực thi các văn bản pháp luật hoặc để giải quyết những vụ việc cụ thê, phản ánh
tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc.
* Văn bản hành chính thông thường bao gồm: công văn, thông báo, thông
cáo, tờ trình, biên bản, đề án, phương án, kế hoạch, chương trình, diễn văn, công
điện,…
* Các loại giấy: giấy mời, giấy đi đường, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép,
giấy giới thiệu,…
Các loại phiếu: phiếu chuyển, phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình.
* Văn bản Chuyên môn – Kỹ thuật
* Văn bản cá biệt: là các văn bản được ban hành để giải quyết những vụ
việc cụ thể đối với những nhiệm vụ cụ thể đối với những đối tượng cụ thể như
quyết định lên lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động, bổ nhiệm, phê duyệt dự án,
pháp động phong trào thi đua. Văn bản cá biệt không thuộc phạm vi điều chỉnh
của luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật gồm:
+ Văn bản cá biệt của Chủ tịch UBND huyện Định Quán.
+ Văn bản cá biệt của Văn phòng UBND huỵên Định Quán.
Nhìn chung tình hình ban hành văn bản và tổ chức văn bản của cơ quan
diễn ra tương đối tốt, chất lượng nội dung được đảm bảo, đáp ứng được yêu cầu.
Làm cho người tiếp nhận văn bản hiểu và thực hiện đúng.

Các văn bản của Văn phòng UBND huyện ban hành đúng thể thức gồm đầy
đủ những yếu tố sau:
 Quốc hiệu
 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
 Số, ký hiệu văn bản
 Địa danh, ngày, tháng ban hành văn bản
 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
 Nôi dung văn bản
 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thảm quyền
 Dấu của cơ quan
 Nơi nhận
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo đúng TT
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật văn bản.






2. Tình hình tổ chức quản lý văn bản.

3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ
3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Trước tiên phải là người có đủ trình độ, năng lực được cơ quan phân công
phụ trách một lĩnh vực công tác nào đó, văn bản thuộc lĩnh vực nào thì phải là
người thuộc về chuyên môn khối đó phụ trách soạn thảo. Việc soạn thảo các văn
bản như chỉ thị, thông tư, quyết định, báo cáo thường trải qua các bước sau:
+ Xác định mục đích, tính chất của văn bản dự định ban hành
+ Xác định tên loại văn bản
+ Thu thập và xử lý thông tin (thông tin pháp lý và thông tin thực tế)
+ Xác định đề cương văn bản và viết văn bản
+ Trình Lãnh đạo duyệt bản thảo
+ Nhân bản văn bản
+ Hòan thiện vản bản về mặt thể thức như: chữ ký, đóng dấu, ghi số, ký
hiệu, ngày, tháng, năm văn bản
III. Quản lý văn bản đến.
Tất cả các văn bản, kể cả đơn, thư do đơn vị, tổ chức, cá nhân gửi đến Văn
phòng UBND huyện đều là văn bản đến và phải được quản lý theo trình tự sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc xử lý văn bản đến.
Văn bản đến có thể được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản trên máy vi tính, và ở Văn phòng UBND huyện được đăng ký trên
máy vi tính.Văn bản đến được đăng ký vào sổ theo cấp độ tác giả, cụ thể như sau:
- Sổ “A” : đăng ký các văn bản đến từ các cơ quan Trung ương và các cơ

quan ngoài tỉnh;
- Sổ “B” : đăng ký các văn bản đến từ các cơ quan cấp tỉnh;
- Sổ “C” : đăng ký các văn bản đến từ các cơ quan cấp huyện;
- Sổ “D” : đăng ký đơn thư khiếu nại, tố cáo của cá nhân;
- Sổ “M” : đăng ký các văn bản đến có tính mật;
- Sổ fax : đăng ký các văn bản đến bằng fax.
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến (kể cả văn bản đến có tính chất mật)
thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Khi đăng ký văn bản phải bảo đảm tính chính xác, rõ ràng, không viết bằng
bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
Trường hợp văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn bản
đến loại mật thì đóng dấu dưới phần số và ký hiệu trên bì và đăng ký theo thông
tin ghi được ngoài bì văn bản đó; khi cần thiết người được phép mở bì sẽ cung cấp
trích yếu nội dung văn bản đó để văn thư đăng ký.






MẪU SỔ CÔNG VĂN ĐẾN
-Tờ bìa

UBND HUYỆN ĐỊNH QUÁN
VĂN PHÒNG

SỔ ĐĂNG KÝ
CÔNG VĂN ĐẾN



Năm : 2012

Từ số ………………đến số ………………
Từ ngày: ……/……/……… đến ngày:……/……/……….





Quyển số:

- Phần phụ lục
Ngày
đến
Số
đến
Tác giả
Số, ký
hiệu
Ngày
tháng

CV

Tên loại và trích
yếu nội dung
Đơn
vị
hoặc
người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
(1) 2 3 4 5 6 7 8 9

06/8/
2012
01 Công ty
Xăng dầu
ĐN
154/CV 04/8/
2012
V/v đề nghị
không cấp
GCNQSDĐ
Phòng
CNN
Nguyễn
Minh
Hòang

15/8/
2012
07 Ban an
toàn giao
thông tỉnh
99/TT-
ATGT
12/8/
2012
V/v cải tạo bảo
dưỡng hệ thống
tín hiệu điều
khiển giao thông
tại ngã 4

AMATA

Phòng
Kinh
tế
Ngô
Thị
Anh
Thy

09/8/2
009
03 Sở khoa
học –
công nghệ

165/GM 07/8/
2012
V/v Mời tham
dự hội thảo ứng
phó sự cố an
tòan bức xạ trên
địa bàn tỉnh ( 8
giờ ngày
06/8/2009)
Phòng
CNN
Hòang
Văn
Thái

… … … … … … … …

IV. Tình hình quản lý văn bản đi.
Văn bản đi là tất cả văn bản (kể cả bản sao và văn bản mật), bao gồm văn
bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản khác
và văn bản nội bộ do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.
Quản lý văn bản đi gồm các bước như sau:
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng của văn bản.
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật.
3. Đăng ký văn bản đi:
a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ;
-Lập sổ đăng ký văn bản đi: sổ đăng ký tất cả các loại văn bản(loại
thường), sổ đăng ký văn bản đi (loại mật).
- Đăng ký văn bản đi