Dạy sếp cách giao tiếp với nhân viên pptx

Dạy sếp cách giao tiếp với nhân viên
Bạn đang làm sếp ở một công ty nhưng xem ra mối quan hệ giữa bạn và
nhân viên không tốt cho lắm, nhân viên làm việc dưới quyền của bạn
không cãi bạn hay lớn tiếng với bạn. Không phải họ nể bạn hay sợ bạn
mà họ sợ mất việc. Vậy phải làm sao để cải thiện mối quan hệ giữa bạn và
nhân viên ở nơi công sở.

1. Hãy là một người lắng nghe tốt.
Một trong những yếu tố quan trọng của những người làm lãnh đạo là phải
biết lắng nghe nhân viên nói. Nghe những chia sẻ của nhân viên về công
việc, về công ty và thấm chí là cả người lãnh đạo là bạn. Tất nhiên là nhân
viên không ai dại gì mà nói điều không hay của sếp trước mặt sếp bao giờ.
Vì vậy bạn là người phải khơi nguồn "cảm xúc" cho họ. Thắng thắn nói lên
quan điểm của mình và tự nhận xét về bản thân mình.
Hãy chú ý lắng nghe các nhân viên của bạn. “Nghe có vẻ rất đơn giản,
nhưng đây là một trong những thiếu sót giao tiếp lớn nhất mà các nhà quản
lý thường mắc phải”, – Maureen Dolan Rosen, một chuyên gia nhân sự tại
hãng Chapel Hill cho biết. Trong số những điều Maureen nhấn mạnh tại các
hội thảo quản lý là: “Hãy học cách lắng nghe tốt hơn”. Bà cũng dẫn chứng
một câu truyện về ông sếp của bà trước đây, người luôn đặt tay dưới cằm và
im lặng nghe mọi người xung quanh nói chuyện tại các cuộc họp bàn, hội
thảo. Nhưng nếu quan sát kỹ một chút, bạn sẽ thấy sau cặp mắt kính, hai mắt
ông nhắm nghiền. Ông đã sử dụng cuộc họp để chợp mắt trong chốc lát.
2. Dành thời gian cho nhân viên.
Thông thường, những cuộc giao tiếp trực tiếp với các nhân viên trong công
ty là rất quan trọng; chỉ khi các nhân viên làm việc ở xa, bạn mới nên nói
chuyện qua điện thoại. Nếu bạn không thể gặp gỡ hàng tuần, hãy thực hiện ít
nhất một lần trong một tháng. Và bạn đừng nghe điện thoại khi đang họp, trừ
khi có việc khẩn cấp. Hãy thể hiện cho nhân viên thấy sự quan tâm đầy đủ
của bạn. Bạn nên nói chuyện về con đường sự nghiệp của họ và bạn đang
hình dung thế nào về sự thăng tiến của họ trong công ty.

3. Trò chuyện với nhân viên về công việc.
Bạn nên thường xuyên tiếp cận để tìm hiểu về các thay đổi tại công sở từ
trên xuống dưới. Việc này có thể khá khó khăn. Bạn sẽ rất dễ quên những
việc cần phải nói với một ai đó về điều họ cần biết liên quan tới công việc
của họ, nhưng bạn cần nhớ rằng: Công việc có thể không được hoàn thành
và bạn có thể là người duy nhất biết những điều mà mọi người chưa biết.
4. Đưa ra những thông điệp nhất quán về những quan điểm của bản
thân.
Điều này giúp các nhân viên của bạn đưa ra được những quyết định tốt hơn
(hay ít nhất là những quyết định bạn sẽ cảm thấy phù hợp hơn). Nếu thông
tin bạn đưa ra mỗi lúc một khác, nhân viên của bạn sẽ rơi vào trạng thái
mơhồ và bạn sẽ phải chịu hậu quả do những quyết định sai lầm của họ.
5. Định kỳ đưa ra các phản hồi, ý kiến đánh giá; tránh những điều ngạc
nhiên bất ngờ.
Đừng để đến buổi họp thường niên, các nhân viên mới phải giật mình trước
những đánh giá của bạn về công việc họ làm. Họ nên biết trước và sẵn sàng
lắng nghe các ý kiến của “sếp” rằng có một vài điều họcần phải cải thiện
nhằm đáp ứng nhu cầu công việc tốt hơn. Những buổi đánh giá thường niên
nên là nơi bạn tổng kết lại và cùng với các nhân viên thảo luận phương
hướng hành động trong thời gian tới.
6. Học cách giao tiếp trò chuyện trước các nhóm nhân viên.
Vấn đề ở đây không phải là kỹ năng diễn thuyết trước đám đông, mà là khả
năng trò chuyện với một nhóm nhân viên cụ thể. Nếu bạn không thể nói
chuyện tốt tại các buổi họp hay trước một nhóm nhân viên, bạn sẽ đánh mất
vị thế của một nhà quản lý như một người có năng lực lãnh đạo và đáng tin
cậy. Hãy học cách để làm được điều này, học cách để trò chuyện tự tin và
truyền cảm hơn. Bạn cũng cần lưu ý tới những điều tương tự khi viết e-mail
đồng gửi cho nhiều nhân viên.
7. Đừng che đậy đằng sau các e-mail.
E-mail là một công cụ giao tiếp quan trọng, nhưng hầu hết các vấn đề tế nhị

cần phải được thảo luận cá nhân. Các xung đột cũng cần phải được giải
quyết trong khuôn khổ cá nhân, bằng cách mặt giao tiếp trực diện hay ít nhất
là qua điện thoại. Khi vấn đề liên quan đến các cảm xúc, tình cảm…, thì e-
mail chính là một phương tiện giao tiếp kém hiệu quảnhất. Và e-mail cũng
chưa bao giờ là cách thức phù hợp để nói với ai đó rằng họ đang làm việc
không hiệu quả.
Quan tâm tới việc tự đánh giá bản thân Liệu có nên biết những đánh giá của
các nhân viên về công việc của bạn trên cương vị một nhà quản lý? Chắc
chắn là có, bởi điều đó sẽ gia tăng lòng trung thành của nhân viên, và giúp
bạn trở thành một ông chủ tốt hơn. Vậy bạn có thể nhận được những phản
hồi đó như thế nào? Những công ty lớn – chẳng hạn như Microsoft,
Apple,… – có các mẫu góp ý về công việc của “sếp” tại công sở. Các nhân
viên được phát mẫu góp ý định kỳ và điền vào (có thể ghi tên hay dấu tên
tuỳ theo quyết định của nhân viên).
Đây là một cách thức để đánh giá bản thân và cũng là cách thức hiệu quả
đểđánh giá những vấn đề khác. Bạn cần không ngừng nỗ lực thu thập các
phản hồi cá nhân như là một phần trong các cuộc giao tiếp với các nhân viên
của bạn. Đừng làm việc này qua e-mail mà hãy sử dụng các cuộc giao tiếp
trực tiếp với các nhân viên để lắng nghe những tâm sự, ý kiến đóng góp của
họ về phong cách quản lý và giao tiếp của bạn. Với đôi chút hài hước và tế
nhị, bạn có thể tìm hiểu những suy nghĩ của các nhân viên về mình. Và bạn
hãy tỏ ra quan tâm một cách chân thành về những gì các nhân viên đóng
góp. Việc này có thể có đôi chút khó khăn đối với bạn, nhưng bạn nên hiểu
rằng nói ra suy nghĩ của mình là điều không hề đơn giản đối với những
người dưới quyền của bạn.
Kết quả cuối cùng sẽ là một mối quan hệ tốt đẹp hơn. Vậy còn trong trường
hợp các nhân viên không chịu nói ra ý kiến của họ thì sao? Tốt hơn cả là bạn
vẫn tiếp tục cuộc nói chuỵện với nhân viên. Một cách thức thông minh để
kết thúc cuộc trò chuyện là làm như tình cờ hỏi một cách ngẫu nhiên (nhưng
nghiêm túc): “Liệu còn điều gì anh/chị chưa giãi bày không?” và biểu lộ một

thái độ rất mong muốn lắng nghe. Cùng với thời gian, một khi đã tạo được
lòng tin, bạn sẽ được nghe nhân viên thổ lộ nhiều hơn những suy nghĩ của
họ. Hành động trên những phản hồi của nhân viên Bạn giải quyết những
phàn nàn, chỉ trích của các nhân viên như thế nào? Bạn hãy lắng nghe những
gì nhân viên nói, đặt ra các câu hỏi thích hợp, đón nhận những đề xuất của
nhân viên về việc bạn có thể sửa đổi như thế nào và sau đó cam kết sẽ quan
tâm tới việc này.
Bạn có thể không đồng ý với tất cả những ý kiến phản hồi của nhân viên.
Nhưng hãy đón nhận nó một cách bình tĩnh và nhẹ nhàng. Phản ứng bác
bỏhoàn toàn là một hành động không nên làm. Thay vào đó, bạn cần nói với
nhân viên rằng bạn sẽ dành thời gian để suy nghĩ về những ý kiến đóng góp,
và chắc chắn sẽ có câu trả lời. Sau đó hãy làm đúng như vậy. Các nhân viên
luôn cảm kích trước thái độ giao tiếp và tình cảm chân thành của các “sếp”
trước những ý kiến đóng góp của họ, thậm chí cả khi “sếp”, sau khi đã suy
nghĩ, vẫn không đồng tình với họ. Nói chung, việc tự rèn luyện các kỹ năng
giao tiếp cộng với nỗ lực điều chỉnh bản thân dựa trên những phản hồi của
nhân viên sẽ giúp bạn hoàn thiện chính mình trong vai trò một nhà lãnh đạo,
nhà quản lý. Một “ông sếp” như thế chắc chắn sẽ được nhân viên tín nhiệm,
và hiệu quả kéo theo của lòng tin đó là nhân viên sẽ không bỏ bạn mà đi với
lý do “hành vi và thái độquản lý nghèo nàn”.
8. Tạo mối quan hệ thần tình giữa sếp và nhân viên
Những bữa tiệc nhỏ thân mật trong công ty được tổ chức, đó cũng là dịp để
bàn tạo mối quan hệ tốt với nhân viên. Trong lúc này bạn không phải trong
vai trò của một ông sếp hay bà sếp mà bạn là người bạn, hãy chỉ là bạn. Tất
nhiên là bạn cũng đừng quên hỏi thăm hoàn cảnh của từng nhân viên, chia sẻ
cuộc sống hiện tại của mình với họ. Một khi bạn đã mở lòng thì sẽ không có
ai không chia sẻ với bạn.
Một khi bạn đã hiểu hơn về từng nhân viên của mình thì bạn sẽ có cách làm
việc với họ hiệu quả hơn. Một lãnh đạo giỏi không phải là một người có
giọng nói to, la lớn hay quát mắng nhân viên khiến họ sợ xanh mặt. Một

lãnh đạo mà làm cho nhân viên mình phải phục về tài năng và đạo đức