Bí quyết viết e-mail chuyên nghiệp.Nếu bạn muốn email của mình luôn được pptx

Bí quyết viết e-mail
chuyên nghiệp


Nếu bạn muốn email của mình luôn được đọc đầu tiên và hữu ích đối với
người nhận, hãy áp dụng những quy tắc sau:

Bí quyết viết e-mail chuyên nghiệp
Tiêu đề đúng chủ đề

Tiêu đề của một bài báo luôn có 2 chức năng: thu hút sự chú ý của độc giả và
cho họ biết nội dung chính của bài báo là gì để họ xem có nên đọc tiếp không.
Tiêu đề của e-mail cũng như vậy. Vì thế, hãy đặt tiêu đề e-mail ngắn gọn
nhưng cần chọn lựa kỹ càng ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung
chính xác của e-mail. Nếu e-mail bạn gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như
các báo cáo hàng tuần về một dự án, bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi trong
tiêu đề e-mail.

Không ai muốn nhận phải thư rác; vì vậy, nếu bạn đặt tiêu đề e-mail phù hợp
thì cơ hội để người nhận đọc e-mail của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ xóa
ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra.

Bạn cũng đừng bao giờ bỏ trống tiêu đề e-mail nhé! Việc này cũng kỳ dị
giống như bạn đăng một bài báo mà không có tên.

Một chủ đề, một e-mail

Nếu bạn muốn trình bày nhiều vấn đề với ai đó, hãy viết e-mail riêng cho

từng chủ đề. Khi đó, người nhận sẽ dễ dàng sắp xếp để trả lời tất cả e-mail
của bạn. Vì một số vấn đề họ có thể trả lời ngay một cách ngắn gọn, nhưng
một số khác họ cần nhiều thời gian hơn để nghiên cứu. Việc viết những e-
mail riêng rẽ cũng giúp bạn nhận được những câu trả lời rõ ràng hơn.

Cũng giống như thư tín thương mại truyền thống, nội dung e-mail nên cô
đọng và rõ ràng. Bạn nên sử dụng những câu ngắn và liên quan trực tiếp đến
điều muốn nói, nêu rõ lý do viết e-mail trong đoạn đầu tiên.

Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản hồi

Hãy cho người nhận e-mail biết bạn muốn họ trả lời bạn theo cách nào, chẳng
hạn qua điện thoại hay gặp trực tiếp. Bạn nhớ ghi thông tin liên lạc, bao gồm
tên, chức vụ và số điện thoại trong e-mail (kể cả e-mail nội bộ). Bạn càng tạo
điều kiện thuận lợi để người nhận e-mail hồi đáp, xác suất họ làm thế càng
cao hơn.

Hãy là người dùng e-mail chuyên nghiệp!

Nếu bạn thường liên lạc qua e-mail, bạn nên dọn dẹp hộp thư của mình
thường xuyên.

Nếu bạn cần viết một e-mail dài để trả lời nhưng lại chưa có thời gian, hãy
gửi một e-mail cho người gửi, thông báo bạn đã nhận được e-mail của họ,
đồng thời cho biết thời gian bạn sẽ trả lời họ một cách chính thức.

Khi không thể check e-mail trong một ngày hay nhiều hơn, bạn cần thiết lập
chế độ gửi e-mail trả lời tự động để thông báo bạn tạm thời không có trong
văn phòng.

E-mail nội bộ - Cũng cần chuyên nghiệp!

Bạn nên thường xuyên kiểm tra e-mail mà sếp hay đồng nghiệp gửi cho bạn
và nhanh chóng trả lời, vì chúng thường liên quan đến các dự án cần hoàn
thành đúng tiến độ, thông tin cập nhật, thông báo họp… Tuy nhiên, bạn cũng
cần viết email nội bộ theo cách chuyên nghiệp giống như email gửi ra ngoài
vì người nhận email của bạn hoàn toàn có thể in chúng ra cho nhiều người
khác đọc. Vì thế, bạn nên dùng công cụ kiểm lỗi chính tả và tuyệt đối tránh
dùng từ lóng.