Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (93.1 KB, 3 trang )
Bí quyết quản lý khách mời ổn định trong
sự kiện
Xác định số lượng khách tham gia
Nếu công ty bạn là đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện theo đơn đặt hàng của
khách hàng, sau khi nhận được danh sách khách mời từ khách hàng bạn nên
yêu cầu khách hàng phối hợp để làm việc trên danh sách ấy. Phân chia việc
gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận tham dự là bước cơ bản. Có những sự
kiện khách hàng của bạn sẽ mời nhưng cũng có một số sự kiện, đơn vị tổ
chức sẽ đảm nhận luôn phần việc này. Sau khi liên hệ với khách mời, bạn sẽ
có một danh sách ban đầu với tương đối chính xác số lượng khách mời. Và
trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng
để cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức tốt nhất nên được
gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.
Điều tiết tốt việc check in
Phía trước nơi diễn ra sự kiện thường được đặt khoảng hai đến bốn bàn với
các PGs làm nhiệm vụ check in cho khách tham dự. Trong những sự kiện có
sự tham gia của các khách mời VIP hoặc các cơ quan truyền thông, bạn nên
sắp xếp một bàn riêng để check in cho những đối tượng trên, vì đây là những
nhân vật cần được quan tâm nhiều hơn. Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG
đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình
trạng khách đến vào cùng một lúc. Ngoài ra, một số sự kiện sẽ đặt nhiều bàn
check in với chức năng khác nhau, ví dụ bàn ghi danh/lấy thông tin, bàn cài
hoa lên áo, bàn tặng quà door gift…mục đích để phân tán mỏng lượng khách
mời.
Đảm bảo khách tham gia sự kiện an toàn
Thông thường những sự kiện được tổ chức tại những phòng hội nghị hoặc
những địa điểm chuyên tổ chức hội nghị thì việc sắp xếp và đảm bảo trật tự
trong suốt sự kiện là điều khá đơn giản. Nhưng nếu theo yêu cầu của khách
hàng, bạn phải xây dựng một buổi giới thiệu sản phẩm hay cảm ơn khách
hàng trong một khuôn viên của một quán bar thì điều này không hề đơn