Các bước tổ chức một buổi hội nghị, hội thảo pptx

Các bước tổ chức một buổi hội nghị,
hội thảo
Thông thường kết cấu của một buổi hội nghị, hội thảo thường đơn giản, bao
gồm phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới
(nếu có), trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ như văn nghệ giải trí, trò
chơi, rút thăm trúng thưởng.
Lên chủ đề cho chương trình
Nội dung chính hay chủ đề (topic) là linh hồn của chương trình, nó quyết
định mục đích tổ chức của người tổ chức và mục đích tham dự của người
tham dự. Chẳng hạn như chủ đề của một buổi hội thảo dành cho những
người sắp khởi nghiệp có thể là "Kỹ năng tạo lập quan hệ trong kinh doanh",
một buổi hội thảo dành cho các nhà phân phối có thể là "Tri ân khách hàng",
hay nhân dịp kỷ niệm sinh nhật công ty.
Đối với những chương trình mà bạn bán vé tham dự hoặc mở cửa tự do thì
nội dung chương trình rất quan trọng vì nó quyết định bạn có đông khách
tham dự hay không. Nếu có thể, nên làm một cuộc khảo sát trong số những
người tham dự tiềm năng để tìm ra những chủ đề mà họ mong muốn tham
dự nhất.
Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, khách mời
Việc mà Ban tổ chức thường làm đối với những vị khách mời này là bàn bạc
với họ về nội dung buổi nói chuyện, thời gian nói chuyện. Tuy nhiên đã có
rất nhiều chương trình "bể show" vì diễn giả không kiểm soát tốt thời gian
của mình, họ có thể cao hứng nói nhiều hoặc tiết mục của họ gây mất thời
gian hơn dự kiến. Nhiều nhà tổ chức tỏ ra khá lúng túng khi xử lý việc này,
họ đành để mặc cho diễn giả muốn làm gì thì làm, dẫn đến việc các diễn giả
nói sau có ít thời gian chuyện hơn, hoặc buổi hội thảo kéo dài cả qua giờ
nghỉ trưa. Bạn nên chuẩn bị trước các hình thức "nhắc khéo" diễn giả, bằng
cách chuyền giấy hoặc giơ bảng thông báo về thời gian còn lại dành cho họ,
như vậy sẽ giúp kiểm soát chương trình tốt hơn.
Trong những buổi hội thảo lớn, mời những diễn giả tiếng tăm, có thể bạn
phải cân nhắc việc đưa rước tận nơi để đảm bảo sự đối đãi chu đáo dành cho

họ. Nếu diễn giả đến từ địa phương khác, bạn cũng cần sắp xếp trước việc đi
lại, ăn ở của họ, nên đặt phòng cho họ ở một khách sạn gần chỗ diễn ra hội
thảo để đảm bảo thuận tiện đi lại.
Những thông tin về diễn giả rất quan trọng trong các buổi hội thảo, huấn
luyện, chuyên đề liên quan đến việc diễn thuyết, tập huấn vì uy tín của
họ quyết định sự hấp dẫn của Event đó. Bởi vậy cho nên bạn nên công bố rõ
ràng tên, chức danh của diễn giả, nếu diễn giả chưa nổi tiếng lắm hoặc đến
từ các
Tìm kiếm địa điểm phù hợp
Bạn nên tổ chức ở những địa điểm phù hợp với mục đích tổ chức của mình,
chẳng hạn như một hội thảo lớn cần tổ chức ở các trung tâm hội nghị hay
khách sạn, một buổi workshop nhỏ mang không khí thân mật có thể làm tại
quán cafe. Bạn không nên chọn địa điểm quá rộng so với số lượng người
tham dự vì như vậy sẽ làm không khí trở nên loãng.
Bạn cũng cần kiểm tra những tiện ích mà chủ địa điểm cung cấp cho bạn
xem phần nào họ sẽ miễn phí và phần nào sẽ tính phí nhằm lên dự trù kinh
phí cho phù hợp. Bạn cũng cần để ý đặc điểm của nơi tổ chức xem có phù
hợp để mình tổ chức hay không. Chẳng hạn như những quán cafe sân vườn
diện tích lớn không phù hợp tổ chức hội thảo, workshop vào buổi sáng vì
trời sẽ rất nóng, nếu ngồi đông người sẽ tạo không khí nóng bức, ngột ngạt,
một số địa điểm có tiếng vang làm cho việc theo dõi của khán giả thêm khó
khăn. Có lần tác giả đến dự một buổi training lớn ở nhà thi đấu Nguyễn Du,
do địa điểm và nhà cung cấp âm thanh xử lý tiếng vang không tốt làm cho
việc thuyết trình của diễn giả hầu như không thể nghe rõ được.
Những vật dụng cần cho việc tổ chức
Hãy dự trù cho tất cả các vật dụng cần thiết tại event để đảm bảo việc tổ
chức diễn ra chu đáo nhất, để biết những vật dụng cần thiết cho một buổi hội
thảo, hãy xem thêm: Checklist tổ chức một hội nghị khách hàng, tổ chức hội
thảo
Bạn cũng cần hỏi rõ các nhu cầu của diễn giả, xem trong quá trình nói

chuyện, họ có cần thêm công cụ bổ trợ nào không, chẳng hạn diễn giả muốn
hình tượng hoá hay muốn khán giả tham gia chơi một trò chơi, làm một bài
tập nhỏ thì sẽ cần những dụng cụ như giấy tờ, bút viết, đạo cụ giảng dạy, họ
muốn rảnh tay để diễn thuyết thì bạn cần trang bị micro cài áo thay vì loại
cầm trên tay, họ muốn chiếu clip từ laptop của họ thì cần có màn chiếu và
âm thanh dẫn từ laptop ra ngoài. Bạn đừng mặc định là diễn giả cần gì thì sẽ
nói với bạn vì có nhiều khi họ sẽ sơ ý quên mất. Có một buổi training nho
nhỏ nọ, diễn giả muốn chiếu cho mọi người xem một đoạn clip trong máy
của mình. Tuy nhiên do không có sự chuẩn bị trước, Bộ phận kỹ thuật không
có cáp nối âm thanh từ laptop ra dàn loa lớn, vì vậy khán giả đành xem hình
và hầu như không nghe thấy âm thanh nhỏ xíu phát ra từ loa chiếc laptop.
Truyền thông cho sự kiện
Nếu là một sự kiện mà nguồn khách tham dự có sẵn như hội nghị nhà phân
phối, huấn luyện nhân viên công ty, bạn sẽ không phải bận tâm nhiều về việc
truyền thông, tuyên truyền để mời khách. Nhưng với những hội thảo, lớp
học thu phí hay mở cửa tự do, thì bạn sẽ cần dành nhiều thời gian đầu tư cho
công tác tuyên truyền nếu không muốn Event của mình vắng như chùa bà
Đanh.
Một số kênh truyền thông hiệu quả bao gồm: Email, báo chí, diễn đàn, mạng
xã hội Đối với các hội thảo có tính phí tham dự tương đối cao, bạn cần các
hình thức truyền thông mang tính "tấn công" nhiều hơn như gọi điện thoại
trực tiếp mời tham dự. Đối với một số sự kiện dành cho đối tượng tham dự
tương đối cao cấp như giám đốc, chủ doanh nghiệp, rất có thể bạn phải bố trí
nhân viên gọi điện mời họ tham dự, đừng trông đợi rằng gởi đi vài ngàn
email và sẽ có người liên hệ với bạn để đăng ký tham dự.
Bạn cũng cần cân nhắc thời gian truyền thông cho phù hợp, nếu truyền thông
quá cận ngày tổ chức thì người tham dự có thể kẹt công việc và sắp xếp
không được, nhưng truyền thông sớm quá cũng chưa hẳn là tốt, người tham
dự thấy thời gian còn xa nên chủ quan không đăng ký, sau đó họ quên không
đăng ký nữa.

Database khách tham dự tiềm năng là một công cụ quan trọng để bạn "chào
bán" hội thảo của mình, bạn có thể mua lại dữ liệu khách hàng từ các công
ty quảng cáo, truyền thông, website giới thiệu việc làm hay những trang
cung cấp dữ liệu khách hàng chuyên nghiệp như www.timkhachhang.com.
Tuỳ vào hình thức tuyên truyền, bằng email hoặc số điện thoại để bạn quyết
định danh sách tuyên truyền phù hợp cho mình.
Việc đăng ký
Cần suy nghĩ về hình thức đăng ký tham dự sao cho phù hợp, nên yêu cầu
trả tiền trước hay thu tiền tại Event, nên cho đăng ký online qua trang web
hay nhắn tin vào tổng đài điện thoại, nếu thu tiền thì nên yêu cầu khách
chuyển khoản, đến tận nơi đóng tiền hay cần có nhân viên đi thu phí.
Khi có người đăng ký tham dự, bạn nên có hình thức xác nhận đăng ký để
họ an tâm, và cũng là nhắc họ đừng quên ngày tham dự. Có thể xác nhận
đăng ký bằng email, tin nhắn điện thoại, gần ngày tổ chức, bạn nên nhắn
tin/email lần nữa để nhắc họ về thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo cũng
như những vấn đề lặt vặt như đi đúng giờ, đem theo business card.
Để khuyến khích mọi người đăng ký sớm để tiện cho công tác chuẩn bị, và
cũng là một cách để lôi kéo khách tham dự, nhiều nhà tổ chức đưa ra hình
thức khuyến mãi chiết khấu theo thời gian đăng ký sớm, chẳng hạn như
giảm 30% nếu đăng ký trước 2 tháng, giảm 10% nếu đăng ký trước 2 tháng,
một số nhà tổ chức thì khuyến mãi khi đăng ký theo nhóm, chẳng hạn chiết
khấu 15% khi đăng ký nhóm 3 người trở lên.
Cần phòng ngừa trước những tình huống người đăng ký quá ít hoặc quá
nhiều để có thể thay đổi địa điểm, phòng tổ chức phù hợp, cũng như quyết
định tăng hay giảm khẩu phần ăn, các bản handout hay phần quà cho người
tham dự. Nếu không tính toán kỹ, bạn sẽ lãng phí nếu người tham dự quá ít
hoặc bị đánh giá là tổ chức thiếu chu đáo nếu người tham dự quá đông và
không được phục vụ kịp thời.
Nếu bạn có ý định giữ liên lạc với những người đăng ký tham dự, hãy đề
nghị họ gởi lại danh thiếp tại bàn đăng ký hoặc hoàn thiện các thông tin như

tên họ, công ty, chức danh, số điện thoại, email trong mẫu điền thông tin.
Để họ có động lực làm việc này hơn, có thể khuyến khích họ bằng những
món quà, chẳng hạn bốc thăm trúng thưởng hay trao giải thưởng cho người
điền đầy đủ thông tin vào bảng thăm dò.