Những điều lưu ý trong tổ chức đấu giá docx

Những điều lưu ý trong tổ chức đấu
giá
Đấu giá là một trong những hoạt động mua bán mang lại nhiều giá trị
nhất và có thể thấy được rằng để tổ chức một buổi đấu giá tốt không
phải là điều dễ dàng. Sau đây sẽ là những điều bạn nên lưu ý nếu không
muốn bị đau đầu và có một buổi đấu giá thành công.
Xây dựng một Uỷ ban đấu giá
Một thành phần không thể thiếu đó chính là Ủy ban điều hành buổi đấu giá
và có thể nói đó chính là một thành phần bảo đảm cho sự thành công của
cuộc đấu giá. Ủy ban đấu giá được giao một nhiệm vụ duy nhất đó chính là
giúp bạn tìm thấy các mục để bán đấu giá tại sự kiện của bạn. Hãy cung cấp
cho thành viên ủy ban và những người tình nguyện những công cụ cần thiết
như tờ rơi, thư mời, thông cáo về sự kiện, hình thức bán đấu giá và một danh
sách các mặt hàng đấu giá.
Lên danh sách đấu giá và gửi thư mời tài trợ
Khi bạn đã có một Uỷ ban làm việc cho bạn, hãy lên danh sách những mặt
hàng bạn có thể đấu giá và liên lạc với những cửa hàng cũng như dịch vụ,
thông tin bạn có thể tìm trên mạng hoặc trong cuốn những trang vàng. Bạn
nên liệt kê càng nhiều sản phẩm và dịch vụ càng tốt, sau đó hãy viết một lá
thư dài khoảng 1 trang và gửi đến họ. Trong thư bạn nên nêu rõ những gì
bạn yêu cầu tài trợ, giới thiệu một chút về tổ chức của bạn, sự kiện này là gì,
tại sao sự kiện này quan trọng ?, và làm thế nào để họ có thể giúp bạn. Khi
bạn có hoàn thành thư mời, hãy đính kèm một thư rỗng để các nhà dịch vụ
có thể gửi lại bạn form nhận sản phẩm tài trợ hoặc gift card nếu đó là nhà
cung cấp dịch vụ. Trong trường họp này gửi thư giấy qua bưu điện thể hiện
với nhà cung cấp tổ chức của bạn có thật và bạn thật sự tôn trọng họ.
Theo dõi tài trợ và nhập thông tin
Việc theo dõi tài trợ và nhập thông tin là một phần không thể thiếu của một
buổi đấu giá và bạn hãy làm nó đúng cách ngay từ đầu. Ban nên tạo một
bảng tính tổng thể và ghi tất cả những việc cần làm vào đó. VD: các thông
tin về tài trợ đóng góp, gửi thư cảm ơn của bạn đến với các nhà tài trợ, chuẩn

bị tờ thầu…
Tổ chức đấu giá
Tùy thuộc vào kích thước và sự quan trọng của buổi đấu giá mà ta có những
cách chuẩn bị khác nhau.
Đội ngũ cộng tác viên: như đã đề cập tùy vào độ lớn của buổi đấu giá mà
bạn cần một lực lượng cộng tác viên khác nhau. Hãy tính toán thật kỹ và
điều này thật sự mang đến sự trôi chảy cho buổi đấu giá của bạn, đặc biệt khi
bạn có rất nhiều mặt hàng mời thầu. Hãy tuyển dụng họ sớm và đào tạo thật
kỹ.
Bổ nhiệm bán đấu giá: hãy dành ra ít nhất 2 cộng tác viên để làm công tác
này. Nhiệm vụ của họ là để mắt đến vật được đấu giá trong suốt quá trình
đấu giá diễn ra, chắc chắn rằng mọi người thấy được giá thầu tối thiểu, trả
lời các câu hỏi về các hạng mục và thu lại các tờ thầu sau khi việc đấu thầu
kết thúc.
Sử dụng Clipboard và viết: Bạn có thể để những tờ thầu trên bàn và một vài
cây viết nhưng nếu thực sự bạn muốn chạy một buổi đấu giá chuyên nghiệp
hãy đưa từng tờ thầu lên một clipboard và kèm theo mỗi hạng mục là một
cây viết. Chắc chắn bạn sẽ nhận được nhiều giá thầu hơn từ khách mời.
Nhóm vật đấu giá theo loại: đây là cách giúp cho khách mời dễ dàng hơn
trong việc tìm và đưa giá thầu cho món đồ họ yêu thích.
Đóng đấu thầu của bạn theo mục: cũng như nhóm vật đấu giá theo loại, bạn
nên đấu giá theo từng mục, chương trình của bạn sẽ diễn ra trôi chảy và bạn
cũng sẽ không làm bản thân mình cũng như khách hàng bị rối.
Một trong những công việc cuối cùng nhưng cũng không hứa hẹn sẽ dễ chịu
chính là thanh toán đối với những người thắng thầu. Hãy cử một bộ phận
nhận những tờ trúng thầu từ khách mời và mang chúng ra khu vực thanh
toán. Đừng quên chấp nhận hình thức thanh toán qua thẻ thay vì chỉ thanh
toán bằng tiền mặt vì chắc chắn có những món đồ với giá trị cao thật sự
không tiện trong việc thanh toán bằng tiền mặt.